SHAREPOINT = HET NIEUWE ARCHIVEREN. Zit je ook wel eens te turen naar stapels papier op je bureau? Klik je ook je muisvinger lam bij het doorspitten van lange rijen mapjes op de netwerkschijf? Vraag je jezelf wel eens af hoe het komt dat niet iedereen dat probleem heeft? Laten we dan eerst even onderzoeken of je een filer of een piler bent. Ben je een filer of een piler? Tom Malone beschreef in 1981 twee soorten kenniswerkers op basis van waarop zij documenten opbergen. De Filers zijn de archiveerders. Ze hebben alles in mappen (fysiek en digitaal). Zij houden van categorieën en labels. Het zijn de medewerkers die een clean desk hadden, nog voordat het woord werd uitgevonden. De Pilers zijn de stapelaars. Op een rommelig bureau ligt een grote stapel waarbij de recente documenten bovenaan liggen. Vaak hebben ze twee stapels: een stapel in progress en eentje met de rest. Het gaat, hoe dan ook mis. Filers lijken de boel meer onder controle te hebben. Echter, het ordenen van die hele informatiestroom is tijdrovend, vraagt concentratie en vaak dient nagedacht te worden over weer een nieuwe categorie of map. Filers slaan vaak nutteloze informatie op in mappen allerlei of varia. Digitaal kun je ze traceren aan de enorme hoeveelheid mapjes die ze hebben aangemaakt.
Pilers hebben vaak dermate hoge stapels dat ze niet meer toekomen aan de onderste documenten. Het is ook erg moeilijk voor hen om iets te op te zoeken. De oplossing ligt in het midden. In dit artikel wil ik het enkel hebben over de digitale informatiestroom, niet de papieren. Daarin is makkelijk een combi-systeem aan te brengen die de Filers en de Pilers bij elkaar brengt. Een systeem met de voordelen van het stapelen (recente info bovenaan) en de voordelen van het archiveren (op meerdere categoriën). Microsoft is al klaar. Nu jij nog. Microsoft beveelt zelf aan om alle e-mailberichten netjes te laten staan in het postvak en ze te categoriseren. Het razendsnelle zoekvak in Outlook 2010 en de snelle mogelijkheden te filteren of sorteren met de verschillende velden, doen de rest. Oké, daarin kun je van mening verschillen. Maar voor de duizenden bestanden in het netwerk is er echt wel iets anders nodig dan de huidige mappenstructuren. De groepsschijven zijn opgebouwd vanuit denkpatronen van andere mensen en zijn niet op meerdere wijzen te sorteren. Heb je ook al gemerkt hoe lastig het is een document te zoeken in de mappenbrij van een ander? En stel dat de projectplannen in de betrokken groepen worden bewaard; hoe kan dan de dienst marketing snel een overzicht genereren van de projecten die dit jaar op stapel staan? Door alle documenten te categoriseren met labels (=metadata) kun je ze hierop sorteren of filteren. Pilers die de recent toegevoegde documenten willen zien, sorteren gewoon op datum. Microsoft heeft dit met Sharepoint al jaren voorzien maar in de huidige informatie-overload gaan organisaties er vandaag pas massaal op over. Op de afbeelding een voorbeeld van een lijst in een map van de windows verkenner en dezelfde lijst die door middel van een filter uit enkele duizenden bestanden is geplukt. 2/5
Wat is Sharepoint? In zijn meest pure vorm is een Sharepoint-omgeving een bibliotheek met bestanden die gelabeld zijn met meta-data (= categorieën). Ieder label staat in een kolom vermeld en daardoor kun je er op sorteren zoals je dat in een Excellijst zou doen. Vergelijk het met de lijstweergave die je nu hebt in je Windows-verkenner. Voorwaarde is dan wel dat je alle bestanden van labels hebt voorzien op het moment dat je deze opslaat. En daar knelt het eerste schoentje. Iemand, of een afdeling, heeft beslist welke meta-data van belang is (Waar wil je later op kunnen zoeken?). Als je voor ieder document dat je opslaat verplicht meer dan 5 labels moet invullen, zul je al snel met heimwee naar je oude netwerkschijf verlangen. Gelukkig bepaal je als afdeling of projectgroep zelf welke en hoeveel labels je instelt en of het wel of niet verplicht is deze in te vullen. Vaak wordt voor dit klusje een sitemanager aangesteld die hiervoor de machtigingen heeft. Bedenk vooral dat het werk dat je hebt met opslaan van een document resulteert in sneller zoeken nadien. Sharepoint is beter georganiseerd dan de bieb in je buurt. In een bieb staan boeken op leeftijd, schrijver, titel of genre. In Sharepoint kun je nog veel meer categorieën verzinnen. En als een boek in de bieb teruggezet wordt op een verkeerd rek, dan zoek je je te pletter. Een document dat in Sharepoint per toeval verplaatst is vis je er zo weer uit op basis van de metadata die er aan gekoppeld is. Zijn er dan geen ouderwetse mappen meer in Sharepoint? Het is nog steeds mogelijk om mappen te maken. Dit heeft bijvoorbeeld zin om de snelheid van opslaan te bevorderen en daarmee de gebruiksvriendelijkheid. Het is namelijk mogelijk om in te stellen dat documenten automatisch een reeks metadata meekrijgen die voor alle bestanden in een bepaalde map dezelfde zijn. Je hoeft vervolgens nog maar 1 of 2 extra labels aan te duiden. En wanneer het gaat om duizenden bestanden worden meerdere mappen aangeraden om de performance te verbeteren. We willen namelijk graag ook nog snel werken, toch? 3/5
De interface van Sharepoint ziet er ingewikkeld uit. Zoals wel vaker bij Microsoft omgevingen verdient ook Sharepoint niet de prijs voor eenvoudig en intuïtief programma. De reden is altijd hetzelfde: dit stukje software kan veel te veel. Sharepoint bevat immers veel meer dan enkel een bibliotheek met documenten. Naast een documentbibliotheek heb je ook afbeeldingenbibliotheken en formulieren. Verder zijn er nog massaal veel lijsten aan te maken. Er zijn taken- en actielijsten, enquêtes en discussies, en zelfs agenda`s en contactpersonen. Documenten in een Sharepointbibliotheek verlangen andere omgangsvormen. Het is wel even anders werken. Voorheen dook je via opslaan als in de netwerkschijven op de server. Nu kies je voor opslaan in Sharepoint, vervolgens kies je voor de juiste site en drop je het in een documentbibliotheek. Je moet dan ook nog even de juiste meta-data aangeven. Dit is soms verplicht, soms niet. Een document openen gaat ook anders. Je kunt kiezen of je het online wilt bewerken (dat doe je in een uitgeklede office-applicatie) of in de lokaal geïnstalleerde office-applicatie. Verder heb je ook de mogelijkheid (soms de verplichting) om in te checken. 4/5
Inchecken en uitchecken Sharepoint voorziet er in dat documenten tegelijkertijd kunnen worden bewerkt. Vaak kiezen organisaties er liever voor dat er versiebeheer wordt toegepast op documenten. Zo kun je altijd traceren wie er iets wijzigt, wat dat is en wanneer dat is gebeurd. In dat geval wordt bij het openen van een bestand gevraagd om dit eerst uit te checken. Er verschijnt een icoontje in de lijst om iedereen duidelijk te maken dat dit is gebeurd. Niemand kan op dat moment het document nog openen. Zelf krijg je een concept mee dat je desgewenst op je laptop plaatst zodat je offline op de trein of thuis kunt verder werken ( mijn lokale conceptmap gebruiken ). Je collega`s staan vervolgens voor een gesloten deur en kunnen enkel nog zien wie er aan het werk is. Van zodra je de zaak weer incheckt kies je of de wijzigingen moeten worden doorgevoerd of niet en wordt er een nieuwe versie van het document toegevoegd. Het is zelfs mogelijk tussentijds in te checken om een versie aan te maken maar wel uitgecheckt blijven om nog verder te werken ( Het document uitgecheckt houden nadat deze versie is ingecheckt ). Zo kunnen anderen je vorderingen bijhouden. 5/5