behandeling in PMC d.d. 18 december 2012 Onderwerp Gemeentelijke huisvesting Gemeenteraad 1 Agendanr. 4.1 Soort behandeling doel behandeling inspreekmogelijkheid openbaar/besloten (x) beeldvorming en oordeelsvorming over raadsvoorstel ( ) beeldvorming over collegevoorstel ( ) presentatie/informatie en mogelijkheid tot vragen stellen ( ) consultatie fracties ( ) korte stemverklaring ( ) hamerstuk ( ) bespreken voorstel ( ) advies aan AgC over vervolgbehandeling ( ) informatievergaring (x) besluitvorming ( ) ja (x) nee (x) openbaar ( ) besloten, met als reden:.. voorafgaande behandeling (x) Gecombineerde vergadering Politieke Kamer 1 / 2 van 27 november (aangehouden) en 11 december 2012. toelichting De raad wordt gevraagd: 1. 1.In te stemmen met het volgende besluit. a. Met Peter van Dijk Projects & Investments (hierna te noemen PvD) te komen tot een overeenkomst om de medewerkers van de gemeente langdurig te huisvesten in het pand Aleida Kramersingel 4 b. De afspraken uit te werken in een af te sluiten erfpachtovereenkomst voor de duur van 25 jaar, waarbij de uitwerking zodanig zal zijn dat de materiële verhouding tussen gemeente en PvD gelijk is aan de situatie dat er sprake is van een verhuurovereenkomst c. De erfpachtcanon bij aangaan van de overeenkomst bedraagt 175.000 per jaar.
d. De erfpachtcanon wordt jaarlijks verhoogd met een vast percentage van 1.5%. e. De overeenkomst aan te gaan onder de navolgende voorwaarden: i. PvD verbouwt het door de gemeente te gebruiken gedeelte van het pand conform het plan dat de gemeente in 2010 heeft opgesteld om in het pand de medewerkers te huisvesten; ii. PvD investeert voor een bedrag van 50.000 in extra duurzaamheidmaatregelen. iii. Er wordt door de gemeente geen borg betaald. f.met betrokkenen, waaronder mogelijk PvD, te overleggen over een in 2013 (streven) af te sluiten intentieovereenkomst met betrekking tot een ontwikkeling op deelgebied C van het BOGAS-terrein. 2.De 2e begrotingswijziging van 2013 vast te stellen
Raadsvoorstel gemeente Coevorden Datum raadsvergadering 18 december 2012 Versie Agendapunt Politieke Kamer 1 / 2, punt 4 Naam rapporteur E. Kuin Rv.nr. 993 Openbaar Portefeuillehouder Onderwerp Voorgesteld besluit Ja B.J. Bouwmeester Gemeenteljike huisvesting 2. In te stemmen met het volgende besluit. a. Met Peter van Dijk Projects & Investments (hierna te noemen PvD) te komen tot een overeenkomst om de medewerkers van de gemeente langdurig te huisvesten in het pand Aleida Kramersingel 4
b. De afspraken uit te werken in een af te sluiten erfpachtovereenkomst voor de duur van 25 jaar, waarbij de uitwerking zodanig zal zijn dat de materiële verhouding tussen gemeente en PvD gelijk is aan de situatie dat er sprake is van een verhuurovereenkomst c. De erfpachtcanon bij aangaan van de overeenkomst bedraagt 175.000 per jaar. d. De erfpachtcanon wordt jaarlijks verhoogd met een vast percentage van 1.5%. e. De overeenkomst aan te gaan onder de navolgende voorwaarden: 1. PvD verbouwt het door de gemeente te gebruiken gedeelte van het pand conform het plan dat de gemeente in 2010 heeft opgesteld om in het pand de medewerkers te huisvesten; 2. PvD investeert voor een bedrag van 50.000 in extra duurzaamheidmaatregelen. 3. Er wordt door de gemeente geen borg betaald. f. Met betrokkenen, waaronder mogelijk PvD, te overleggen over een in 2013 (streven) af te sluiten intentieovereenkomst met betrekking tot een ontwikkeling op deelgebied C van het BOGAS-terrein. 3. De 2e begrotingswijziging van 2013 vast te stellen
Aan de raad, Inleiding Door Peter van Dijk Projects & Investments (hierna te noemen PvD) is aan de gemeente een aanbod gedaan om te komen tot een langdurige verbintenis in plaats van de in de samenwerkingsovereenkomst genoemde periode van 5 jaar. Voor de voorgestelde langdurige verbintenis zal het pand AK4 volledig geschikt worden gemaakt om de medewerkers conform het concept werken beweegt voor langere periode te huisvesten. PvD heeft het voorstel gedaan vanuit zijn visie op de verdere ontwikkeling van het centrum van Coevorden. Daarbij heeft hij vooral gezocht naar een manier om van de ingang van het centrum rond het Kasteel ook op de lange termijn een sterk, samenhangend en aantrekkelijk geheel te maken. De vraag is relevant waarom nu een nader voorstel mogelijk is dan in de samenwerkingsovereenkomst is voorzien. Hierbij speelt de bovenstaande visie van PvD belangrijke rol. Een langdurige overeenkomst met de gemeente helpt bij zo n invulling. Daar komt bij dat PvD ook een langdurige relatie aan is gegaan met een huurder voor het gedeelte van het pand dat niet door de gemeente wordt gebruikt. Zekerheid voor de verhuur op lange termijn maakt het vervolgens mogelijk om meer te investeren in en aan het pand en bovendien voor een aantrekkelijker tarief aan te bieden aan de gemeente. Daarmee is een situatie ontstaan die zodanig verschilt van de variant waarover op 12 juni is beslist, dat een heroverweging op zijn plaats is. Het nieuwe voorstel omvat zodanige voordelen ten opzichte van de variant waarover op 12 juni 2012 door uw raad een besluit is genomen, dat wij adviseren op dit nieuwe voorstel in te gaan. Daarbij constateren wij dat, naast de bovenstaande argumenten, het voorstel ook op een aantal andere argumenten die in juni zijn gepresenteerd binnen de aangegeven randvoorwaarden blijft dan wel voordelen biedt. Argumenten 1 Verdere ontwikkeling Centrumplan Met het nieuwe voorstel van PvD ontstaat een stevige en aantrekkelijke ingang van het centrumgebied aan het Kasteel. Die stevigheid ontstaat door de fysieke ingreep die PvD gaat doen met betrekking tot de entrees en de gevel. Die ingreep gaat duidelijk verder dan bij de uitwerking van de samenwerkingsovereenkomst. Op die manier ontstaat nu een meer markant gebouw aan de ingang van het centrum, terwijl in de eerdere plannen slechts ruimte was voor het opwaarderen tot een in het kader van de omgeving acceptabel niveau. Door de concentratie van kantoorruimte en de daarbij horende loop ontstaat in dit gebied een levendig geheel dat ten goede komt aan alle ontwikkelingen in dit gedeelte van het centrum. Bovendien is, als de gemeente ingaat op het voorstel van PvD, ook voor de toekomst een aantrekkelijke uitstraling van dit gedeelte van het centrum geborgd. Eventuele risico s door leegstand of andere ongewenste ontwikkelingen na afloop van de oorspronkelijk voorziene huurperiode door de gemeente, zijn daarmee weggenomen. Tegelijkertijd blijft staan dat met het reeds genomen besluit, een onderzoek zou plaats vinden naar de mogelijkheden voor ontwikkeling van gemeentelijke huisvesting op het BOGAS-terrein, met een realisatietermijn van vijf jaar. PvD heeft aangegeven bereid te zijn daar, al dan niet in samenwerking met anderen, uiterlijk over 5 jaar een ontwikkeling te realiseren, in het geval dat zo n ontwikkeling niet door andere betrokkenen wordt gerealiseerd. Daardoor moet het mogelijk zijn om nog in 2013 (streven) een intentieovereenkomst te sluiten met betrekking tot de verdere invulling van deelgebied C van het BOGAS-terrein. Overleg daarover met alle betrokkenen willen wij nog in 2012 starten. Alles overwegende vinden wij dat op deze manier, zeker op de langere termijn, een grotere impuls aan het centrum wordt gegeven dan in de oorspronkelijk voorziene variant.
2 Huisvesting gemeentelijke organisatie Door de af te sluiten langdurige overeenkomst worden de medewerkers gehuisvest op het door ons gewenste niveau. Tegelijk is een structureel voordeel van 20.000 per jaar op de begroting te halen, dat vervolgens in te zetten is op de bezuiniging bedrijfsvoering op basis van Perspectief vraagt Durf. Per direct ontstaat bij de medewerkers duidelijkheid over de huisvesting op lange termijn. Bovendien zijn er geen kosten en personele capaciteit nodig voor planvorming en uitvoering van nieuwbouw op en verhuizing naar een kantoor op het BOGAS_terrein. 3 Is er sprake van een vergelijkbaar kostenniveau? Uitgangspunt van de beoordeling van het college is steeds geweest dat de totale kosten voor de gemeente niet hoger mogen zijn dan bij de variant 5 jaar huur / BOGAS. In het voorstel dat PvD nu heeft gedaan is sprake van een te betalen bedrag per jaar bij aanvang van de overeenkomst dat 20.000 lager ligt dan bij de variant 5 jaar huur / BOGAS. Bovendien wordt dat bedrag jaarlijks geïndexeerd met 1,5%, wat 1% lager is dan het inflatiepercentage ad 2,5% waarmee eerder rekening gehouden moest worden. Om te kijken of er sprake is van een vergelijkbaar kostenniveau is het voorstel van PvD op een zelfde manier bekeken als is gedaan met de varianten in het Raadsvoorstel dat in juni is aangenomen. Daarbij zijn eerst de financiële gevolgen van de variant 5 jaar huur / BOGAS voor een periode van 25 jaar berekend. Vervolgens is het aanbod van PvD doorgerekend op basis van dezelfde uitgangspunten en aannames. Daarbij is bij de doorrekening van de langdurige overeenkomst meegenomen dat wij in jaar 5 een besparing hebben van 150.000 doordat we geen 2 e keer hoeven te verhuizen. Bovendien is gekeken naar het risico dat de grond op het BOGAS-terrein uiteindelijk in de markt minder oplevert dan de huidige boekwaarde. In het voorstel dat in juni is aangenomen is immers als argument benoemd dat door de nieuwbouw van een kantoor door de gemeente dat risico is weggenomen. Om die reden hebben wij in de berekening een afboeking van 300.000 op de grondwaarde meegenomen. In de onderstaande tabel zijn alle financiële variabelen meegewogen. Contante waarde vergelijking Langdurige overeenkomst 5 jaar huur / BOGAS Totaal kosten exploitatie 25 5.884.000 6.636.000 jaar Contante waarde exploitatie 3.502.000 4.203.000 Boekwaarde over 25 jaar 1.675.000 Contante waarde boekwaarde over 25 jaar Contante waarde met inachtneming voor- en nadelen Contante waarde met inachtneming eindwaarde 3.681.000 533.000 3.669.000 Uit deze vergelijking kan de conclusie worden getrokken dat de financiële gevolgen van beide varianten ook met meeweging van alle financiële variabelen met elkaar vergelijkbaar zijn. Als dan wordt gekeken naar de effecten op de gemeentelijke begroting is er voor de gemeente een positief verschil te constateren. Bij een langdurige overeenkomst liggen de jaarlijks te betalen lasten lager dan in de variant dat de kantoorruimte op BOGAS wordt gerealiseerd. Daardoor ontstaat zoveel ruimte op de begroting dat een voordeel van 20.000 per jaar is in te boeken. Simpel gezegd: in de variant 5 jaar huur / BOGAS wordt tegelijkertijd gespaard wat resulteert in
de waarde van een gebouw, maar wat wel elk jaar geld kost. Gezien onzekerheden op tal van beleidsterreinen zijn lagere jaarlijkse lasten gunstig voor de gemeentebegroting. Aan het eind van onze financiële berekeningen is nog onderzocht in hoeverre de door de gemeente te betalen bedragen marktconform zijn. Het te betalen bedrag komt uit op een prijs van ca. 85,00 per m2 per jaar, wat volgens onze adviseurs een redelijk tarief is voor een dergelijk gebouw op een centrumlocatie. 4 Duurzaamheid Binnen de mogelijkheden die het pand biedt worden extra maatregelen in het kader van duurzaamheid gerealiseerd. Daarbij wordt onder andere gedacht aan maatregelen op het gebied van energiemanagement, extra investeringen in (werkplek)verlichting en het plaatsen van zonnepanelen. Bovendien zal een nieuwe cv-ketel worden geïnstalleerd die voldoet aan de hoogste eisen van energiezuinigheid. De totale kosten worden begroot op 100.000,--, waarvan PvD bereid is 50% daarvan voor zijn rekening te nemen. Het bedrag dat voor rekening van de gemeente komt kan worden betaald uit de reserve nieuwbouw. Een eerste inventarisatie van mogelijke maatregelen en te verwachten besparingen op het energieverbruik leidt tot de conclusie dat de kosten ten laste van de gemeente binnen de looptijd van de overeenkomst worden terugverdiend. De extra investering die PvD wil plegen leidt er toe dat de exploitatie meer in lijn komt met prognoses zoals die zijn gemaakt voor de nieuwbouw van een kantoor op het BOGAS-terrein Daarmee ontstaat een gebouw dat voldoet aan de te stellen eisen met betrekking tot duurzaamheid binnen de mogelijkheden van een gebouw van 20 jaar oud. Bovendien krijgt het pand AK4 door de bestemming voor 25 jaar een langere levensduur en daarmee een meer duurzaam karakter. 5 Risico s. Op basis van de varianten Aan de verschillende varianten kleven risico s. Bij de langdurige overeenkomst is eventuele vergroting van het aantal ambtenaren als gevolg van decentralisaties alleen op te vangen door aanpassing van de werkplekfactor. Bij nieuwbouw op het BOGAS-terrein is er in de (beperkte) voorbereidingstijd nog een mogelijkheid om op ontwikkelingen in te spelen. Bij de langdurige overeenkomst bestaat het risico dat de grond op het BOGAS-terrein uiteindelijk in de markt minder opbrengt dan de boekwaarde. Een eventuele afboeking van 300.000 kan door de gemeente worden opgevangen binnen de financiële kaders zoals die zijn beschreven in het plan dat in juni door uw raad is aangenomen. Bij de BOGAS-variant is rekening gehouden met een restwaarde van het pand. Dat is echter een boekwaarde waarbij onzeker is of op dat moment de opbrengst bij verkoop hetzelfde zal zijn. Op basis van het regeerakkoord Daarnaast zijn er risico s die te maken hebben met de plannen uit het onlangs gepresenteerde regeringsakkoord. Als schaalvergroting doorzet is bij een langdurige overeenkomst de kans aanwezig dat de gemeente het pand niet meer nodig heeft voor de huisvesting van ambtenaren. Om die reden wordt in de overeenkomst de mogelijkheid opgenomen om onder te verhuren. Bij de voorbereiding van nieuwbouw op het BOGAS-terrein is er nog een korte periode om in te schatten in hoeverre de plannen uit het regeringsakkoord daadwerkelijk invloed zullen hebben. Als eenmaal met de bouw is begonnen rest ons bij overcapaciteit de mogelijkheid om het pand te verhuren dan wel te verkopen. Een andere maatregel uit het regeerakkoord is het plan om het BTW-compensatiefonds af te schaffen. Als gevolg daarvan zou de nieuwbouw voor de gemeente duurder uitvallen. Onduidelijk is in hoeverre dat nadeel door compenserende maatregelen wordt opgevangen. De aan PvD te betalen bedragen zijn niet BTW-plichtig.
Het is vooral dit laatste punt dat maakt dat op basis van het regeerakkoord het nu door PvD gedane voorstel tot kleinere risico s leidt. 6 Vergelijking beide varianten In het voorstel dat uw raad heeft aangenomen op 12 juni 2012 zijn de volgende argumenten benoemd die mede tot het besluit hebben geleid tijdelijk te huren en daarna nieuwbouw te plegen op het BOGAS-terrein. Over 5 jaar kunnen we dan beschikken over huisvesting voor onze medewerkers die optimaal voldoet aan de te stellen eisen. Gegeven dat bij Aleida Kramersingel uitgegaan moet worden van een bestaand gebouw zijn op een aantal punten in dat geval concessies noodzakelijk. Er is bij deze variant niet alleen sprake van een verdere ontwikkeling van het centrum van Coevorden in de omgeving van het Kasteel maar ook op het BOGAS-terrein wat eveneens onderdeel uitmaakt van het centrumplan. Bij deze variant is sprake van een positieve bijdrage aan het Centrumplan. De gemeente gaat immers grond benutten die anders op de markt verkocht zou moeten worden ten behoeve van woningbouw. Zoals bekend is de woningmarkt op dit moment erg moeilijk en staan de hierbij behorende grondwaarden erg onder druk. Er kan een gebouw worden gerealiseerd waarin duurzame maatregelen (o.a. op het gebied van gebruikte materialen en energie) kunnen worden geïmplementeerd. Als het nu voorliggende voorstel met inachtneming van de hierboven genoemde punten wordt vergeleken met de variant 5 jaar huur / BOGAS dan levert dat het volgende beeld op. Inrichting Duurzaamheid Relatie centrumplan Langdurige overeenkomst Voldoet aan eisen gemeente voor huidige aantal medewerkers. Klimaatbeheersing voldoet aan redelijke eisen. Het gebouw voldoet aan te stellen eisen met betrekking tot duurzaamheid binnen de mogelijkheden van een gebouw van 20 jaar oud. Het pand AK4 krijgt door de verlenging van de levensduur een meer duurzaam karakter. Door deze variant ontstaat voor een langdurige periode een stevige ingang van het centrumgebied aan het Kasteel. Niet alleen fysiek, maar door de Tijdelijk huren / BOGAS Voldoet aan eisen gemeente voor in elk geval huidige aantal medewerkers. Eventuele andere vooruitzichten tijdens voorbereiding mee te nemen. Klimaat beheersing voldoet ten minste aan redelijke eisen. Het gebouw kan binnen de gestelde financiële kaders worden ontworpen op basis van de huidige stand van zaken met betrekking tot duurzaamheid. Er vindt een ontwikkeling plaats op het BOGAS-terrein. Daardoor stijgt het kantoorvolume in Waardering Langdurige overeenkomst voldoet aan de te stellen eisen; BOGAS variant levert lichte plus op Neutraal Langdurige variant scoort positiever dan BOGAS-variant.
Financieel Risico s als gevolg van plan. Risico s als gevolg van regeerakkoord. concentratie van kantoorruimte ontstaat in dit gebied een levendig geheel dat ten goede komt aan alle ontwikkelingen in dit gedeelte van het centrum. Op het BOGAS-terrein vindt ook een ontwikkeling plaats. Eventuele lagere opbrengst van de grond in de toekomst kan worden opgevangen binnen de door de Raad geschetste financiële kaders. Het totaal aan kantoorvolume in het centrum wijzigt niet. Contante waardes tenminste vergelijkbaar met andere variant. Duidelijk minder hoge belasting van gemeentelijke begroting. Eventuele vergroting van het aantal ambtenaren als gevolg van decentralisaties is op te vangen door aanpassing van de werkplekfactor. Als samenwerking / fusies doorzet is bij een overeenkomst voor 25 jaar de kans aanwezig dat we het pand gedurende de looptijd niet meer nodig hebben. Daarom is voorzien in de mogelijkheid om onder te verhuren. Afschaffing BTWcompensatiefonds niet van invloed. het centrum. Contante waardes vergelijkbaar met andere variant. Door investeren hogere belasting van gemeentelijke begroting In voorbereiding is nog rekening te houden met nieuwe ontwikkelingen. Er is rekening gehouden met een restwaarde van het pand. Dat is echter een boekwaarde waarbij onzeker is of op dat moment de opbrengst bij verkoop hetzelfde is. Ontwikkelingen rond samenwerking / fusies is tijdens de planvorming nog mee te nemen. Afschaffing BTWcompensatiefonds leidt naar verwachting tot hogere kosten. Langdurige overeenkomst scoort positiever dan BOGASvariant. Beoordeling beide varianten neutraal. Langdurige overeenkomst biedt minder risico s dan BOGAS-variant.
Op basis van deze vergelijking trekken wij de conclusie dat het afsluiten van een langdurige verbintenis met PvD de voorkeur heeft. Opmerkingen Erfpachtovereenkomst PvD heeft de gemeente verzocht om de overeenkomst te gieten in de vorm van een, tegelijk met de overdracht, te vestigen erfpachtovereenkomst. Dit model wordt vaker toegepast bij sale en lease-back varianten van onroerend goed omdat daardoor de te betalen overdrachtsbelasting lager wordt. Wij zijn van mening dat het verantwoord is de overeenkomst in deze vorm te gieten. Met PvD is overeengekomen dat de erfpachtovereenkomst materieel leidt tot dezelfde rechten en plichten als was er sprake van een huurovereenkomst. Zo worden de voorwaarden uit de Algemene Voorwaarden met betrekking tot de (ver)huur van kantoorruimte van de ROZ onverkort overgenomen. Ten opzichte van een verhuurovereenkomst heeft een erfpachtconstructie ook voor de gemeente voordelen omdat daarmee een zakelijk recht ontstaat. Kosten, baten, dekking De budgettaire consequenties van de overeenkomst resulteren in een structureel voordeel van 20.000 op begrotingsbasis. Wij stellen voor deze in te zetten in voor de nog openstaande bezuinigingsmaatregelen op de bedrijfsvoering binnen Perspectief vraagt Durf. Wij vinden dit passend omdat de kosten en baten van de in juni aangenomen variant (als huisvestingslasten) ook vallen binnen de budgetten voor bedrijfsvoering. Door af te zien van nieuwbouw op het BOGAS-terrein ontstaan hier risico s dat de huidige boekwaarde ( 615.000) niet gerealiseerd kan worden in een ontwikkeling. Wij stellen voor vooralsnog een bedrag van 300.000 in de reserve nieuwbouw voor mogelijk boekwaardeverlies te reserveren, tot het ontwikkelingspotentieel voor deze locatie duidelijk is. Daarnaast kan het restant van de reserve nieuwbouw vrij vallen. Wij stellen voor een bedrag van 385.000 toe te voegen aan de algemene reserve. De financiële mutaties zijn verwerkt in de 2e wijziging van de begroting 2013 (zie bijlage). Aanpak/uitvoering De besluiten rondom AK4 moeten worden verwerkt in de door de notaris op te stellen akten die uiterlijk 15 december gepasseerd moeten zijn. Ontwikkelingen op het BOGAS-terrein worden besproken met betrokken partijen en moeten nog in 2013 leiden tot een intentieovereenkomst en nadere voorstellen aan de Raad. Burgemeester en wethouders van Coevorden, de gemeentesecretaris M.N.J. Broers de burgemeester B.J. Bouwmeester