Wijzigingsdocument Kleos versie 4.1 november 2014
Belangrijkste wijzigingen 1. Mogelijkheid om declaraties te maken zonder declaratieonderdelen p. 13 2. Lay-out en gebruikersvriendelijkheid agenda verbeterd p. 7 3. Uitbreiding gelden derden administratie p. 3 4. Relaties zoeken op BSN p. 6 5. Workflow toegevoegd aan e-mailschermen bij versturen en importeren (Kleos voor p. 18 Outlook) 6. Rechtermuismenu beschikbaar in diverse lijsten p. 17 7. Declaraties van een bepaalde periode aanmanen p. 13 8. Declaraties zoeken op basis van declaratietype p. 15 9. Document verkenner op tabblad Documenten van een dossier p. 3 10. Bedragen niet gedeclareerd en achterstallige betalingen direct zichtbaar in dossier p. 5 Wijzigingsdocument Kleos versie 4.1 Pagina 2 van 19
Module Dossiers Beheer gelden derden verbeterd en verplaatst naar tabblad Administratie De optie om gelden derden in te voeren is uitgebreid met de mogelijkheid om verkeerd ingevoerde gelden derden te verwijderen. Daarnaast is het beheer van gelden derden verplaatst van het tabblad Declaratie van een dossier naar het tabblad Administratie. Op dat tabblad zijn de gelden derden nu ook zichtbaar opgenomen in de lijst Opbrengsten/kosten. Document verkenner op tabblad Documenten In Kleos 4.1 wordt een nieuwe weergave voor uw documenten op het tabblad Documenten van een dossier geïntroduceerd: de Document verkenner. In deze weergave wordt aan de linkerkant van het scherm een nieuw paneel met de mappenstructuur getoond, zodat u per virtuele map kunt bekijken welke documenten erin opgeslagen zijn. Achter de submappen wordt getoond hoeveel documenten erin zijn opgeslagen, achter de hoofdmappen treft u eerst de hoeveelheid documenten in de hoofdmap aan en achter de slash het totaal aan documenten in hoofd- en submappen. Als u alle documenten van het dossier in de lijst wilt bekijken, kiest u voor Alle mappen. NB: Net zoals dat mogelijk is in de Windows verkenner, kunt u de Document verkenner gebruiken om snel documenten te verplaatsen naar een andere map. U selecteert de bestanden met uw muis en sleept ze vervolgens naar de doelmap. Wijzigingsdocument Kleos versie 4.1 Pagina 3 van 19
Deze nieuwe weergave wordt in versie 4.1 standaard voorgesteld als u het tabblad Documenten opent. U kunt ervoor kiezen om de mappenstructuur te verbergen door op de button te klikken rechtsboven de documentenlijst. Deze instelling wordt door Kleos bewaard, zodat u bij een volgende sessie niet opnieuw de mappenstructuur hoeft te verbergen. U kunt het paneel Document verkenner overigens inklappen (en daarmee dus ook verbergen) door op de pijltjes te klikken. Als u een document importeert, zal de op het tabblad Documenten geselecteerde map voorgesteld worden op het scherm Bestand import: Wijzigingsdocument Kleos versie 4.1 Pagina 4 van 19
Bedragen niet-gedeclareerd en achterstallige betalingen direct zichtbaar Voor een snel financieel overzicht zijn in Kleos 4.1 bij het openen van een dossier direct de totaalbedragen zichtbaar die: 1. nog gedeclareerd moeten worden; en 2. volgens de betalingstermijn al betaald hadden moeten worden (maar dat nog niet (volledig) zijn). Dit laatste totaalbedrag (achterstallige betalingen) wordt in rood weergegeven: Opmerking: u kunt beide bedragen alleen zien als u daarvoor de juiste autorisaties hebt gekregen in Rechtenbeheer. Bij het domein 'Activiteit' moet Bekijken financiële gegevens zijn aangevinkt voor Bedrag niet-gedeclareerd en bij het domein 'Declareren in dossier' Raadplegen declareren in dossier voor Achterstallige betalingen. Wijzigingsdocument Kleos versie 4.1 Pagina 5 van 19
Module Relaties Relaties zoeken op BSN In Kleos 4.1 kunt u relaties ook zoeken op het burgerservicenummer. Op het zoekscherm Relaties is een nieuw veld BSN opgenomen: Wijzigingsdocument Kleos versie 4.1 Pagina 6 van 19
Module Agenda Lay-out en gebruikersvriendelijkheid agenda verbeterd De lay-out van de overzichtsweergave van de agenda is vernieuwd. Daarnaast zijn enkele veranderingen aangebracht die de gebruikersvriendelijkheid vergroten. Zowel boven de dagplanner als in de overzichtsweergave boven de lijst met afspraken is de datum van de geselecteerde dag opgenomen. In de week- en maandplanner worden de data van het desbetreffende tijdsinterval weergegeven (ook in de overzichtsweergave). Met behulp van de pijltjes kunt u snel naar de volgende dag, resp. week of maand bladeren: In de werkbalk zijn enkele buttons verplaatst (Zoeken, Afdrukken en Synchroniseren). De buttons waarmee u de uren in de dagplanner kunt opsplitsen in periodes van 5, 10, 15 of 30 minuten zijn geclusterd in de button Interval, waaraan een extra interval is toegevoegd van 60 minuten. De button Agendaweergave is uit de werkbalk verwijderd, in de nieuwe agenda van versie 4.1 heeft deze button geen toegevoegde waarde meer: Nadat u een zoekopdracht hebt uitgevoerd, kunnen op het scherm met de resultatenlijst de buttons Overzicht, Dag, Week, Werkweek en Maand geselecteerd worden om de desbetreffende weergave te openen (met de zoekresultaten daarin ondergebracht). Voorheen waren deze buttons niet actief. Wijzigingsdocument Kleos versie 4.1 Pagina 7 van 19
Aan de linkerkant van het scherm zijn in Kleos 4.1, afhankelijk van uw schermresolutie, minimaal twee maanden in de kalender opgenomen (in 4.0 was dat minimaal 1 maand): Nieuw is ook dat u dit paneel nu kunt inklappen met de dubbele pijltjes rechtsboven, waardoor de ruimte waarin de afspraken getoond worden, groter wordt. Boven de kalender treft u de functionaliteit aan om agenda's te selecteren. De optie Mijn agenda is in versie 4.1 opgenomen in de dropdownbox (van voorheen Agenda van). De naam van de ingelogde gebruiker treft u niet meer aan in de lijst, immers deze gebruiker kan geselecteerd worden door voor 'Mijn agenda' te kiezen. Wijzigingsdocument Kleos versie 4.1 Pagina 8 van 19
In de tweede dropdownbox eronder, aangeduid met het icoon, kunt u agenda s toevoegen. Om overzicht te behouden, werkt die optie alleen in de dagplanner. Als u een bepaalde agenda heeft toegevoegd, zal de naam van de eigenaar in de dropdownbox verschijnen. Heeft u meerdere agenda's toegevoegd, dan zijn de namen van alle eigenaren in de dropdownbox zichtbaar: Zodra u 1 of meerdere agenda's heeft toegevoegd, heeft u in de dropdownbox de mogelijkheid om de toevoeging van deze agenda's tegelijkertijd ongedaan te maken. U klikt daarvoor op Geen selectie bovenin de lijst. Binnen dezelfde sessie heeft u vervolgens weer de mogelijkheid om de laatst ingestelde selectie opnieuw toe te passen. Bovenin de lijst is namelijk de optie Laatste selectie verschenen: In versie 4.0 kon u al taken met een vervaldatum in de komende maand bekijken. In versie 4.1 heeft u nog meer instelmogelijkheden. U kunt nu zelf een datum in de toekomst selecteren, waarmee u dus zelf de uiterste vervaldatum van de taken in het overzicht bepaalt. U kiest dan voor de optie Tot en selecteert vervolgens in het kalenderveld dat dan verschijnt de gewenste datum. Daarnaast zijn in de overzichtsweergave buttons toegevoegd om nieuwe taken toe te voegen dan wel reeds bestaande taken te bekijken/bewerken en het bijbehorende dossier te openen. Wijzigingsdocument Kleos versie 4.1 Pagina 9 van 19
Het takenpaneel is in de overzichtsweergave overigens verplaatst naar de onderkant van het scherm, waar er meer ruimte is om de verschillende kolommen van de takenlijst te tonen. In agendapaneel bureaublad mogelijkheid om andere agenda te selecteren U kunt vanaf nu ook in het agendapaneel op het bureaublad de afspraken in de agenda van een collega bekijken. Bovenin het paneel is een selectieveld Agenda van toegevoegd en de button Mijn Agenda, om snel terug te keren naar de lijst met afspraken in uw eigen agenda. Aan de bovenkant van het bureaublad treft u een link aan naar de afspraken van vandaag van de in het paneel ingestelde agenda. Ernaast worden de begintijden van de afspraken van de desbetreffende kantoormedewerker of -groep (of van u zelf, als u voor Mijn agenda heeft gekozen) weergegeven: Bij opnieuw inloggen in Kleos zullen in het paneel de afspraken worden getoond van de kantoormedewerker (-groep) die bij de laatste keer uitloggen was geselecteerd. De keuze voor een bepaalde agenda in het paneel op het bureaublad staat overigens los van de instelling in de module Agenda. Wijzigingsdocument Kleos versie 4.1 Pagina 10 van 19
Bij automatische invulling locatie: nu gedeelte van adres mogelijk U kunt in de module Configuratie voor elke soort agendapunt of taak instellen dat deze standaard op een bepaalde locatie plaatsvindt. Ook kunt u het veld Locatie automatisch laten vullen op basis van de gegevens ingevuld bij een dossier (zie WD 3.5: Automatische invulling van de locatie). In versie 4.1 is daarbij nieuw dat de adresgegevens zijn opgesplitst in straat en nummer, plaats en postcode. Zo kunt u er nu bijvoorbeeld voor zorgen dat de postcode niet in het locatieveld bij de afspraak wordt weergegeven. Groepsagenda verbeterd Voorheen werd in de agenda van een groep dezelfde afspraak van de groepsleden (bijvoorbeeld 'vergadering boekhouding') meerdere malen (afhankelijk van het aantal groepsleden dat aan de afspraak deelnam) in de groepsagenda weergegeven. In Kleos 4.1 wordt de afspraak slechts 1 maal opgenomen, in een mouse-over worden details van de afspraak en de overige deelnemende groepsleden getoond: Ook in de overzichtsweergave van de groepsagenda wordt slechts 1 afspraak getoond (voorheen werd dezelfde afspraak voor elke deelnemer weergegeven). Zowel de afspraakeigenaar als de deelnemers worden aangeduid: Wijzigingsdocument Kleos versie 4.1 Pagina 11 van 19
Module Documenten Bevestigingsscherm na afsluiten e-mail zonder opslaan U krijgt vanaf nu een bevestigingsscherm als u een e-mail afsluit (met de button Annuleren dan wel rechtsboven in het scherm) zonder op te slaan: Mouse-over en rechtermuismenu op scherm E-mail Op het scherm E-mail zijn nu bij enkele velden een tooltip en het rechtermuismenu beschikbaar: Als u scrollt over de naam van bijvoorbeeld de geadresseerde bij Aan, krijgt u het e-mailadres van deze persoon te zien. De velden Dossier, Onderwerp, Beschrijving en Map (op tabblad Geavanceerd) hebben een rechtermuismenu met de functies Knippen, Kopiëren en Plakken. De velden Aan, Cc en Bcc hebben een rechtermuismenu waarin daarnaast ook nog de functies Annuleren en Alles selecteren zijn opgenomen. Wijzigingsdocument Kleos versie 4.1 Pagina 12 van 19
Module Declaratie Declaraties van een bepaalde periode aanmanen U kunt nu een periode selecteren waarin de aan te manen declaraties worden verzameld in de aanmaningenwizard. In de eerste stap van de wizard zijn daarvoor onder Periode nieuwe datumvelden Van en Tot opgenomen. Op deze manier kunt u oude of geïmporteerde declaraties waarvoor het niet nodig is om een aanmaning te versturen uitsluiten van de selectie. De Van- en Tot-datum worden ook bovenaan het scherm weergegeven als u een set aan te manen declaraties opent via de button Bekijken en in de aanmaningenlijst zijn nieuwe kolommen Datum vanaf en Datum tot opgenomen: NB.: Indien u gebruikmaakt van de financiële administratie in Kleos, treft u deze functie niet aan in de module Declaratie, maar in de module Financieel. Mogelijkheid om declaraties te maken zonder declaratieonderdelen Vanaf Kleos versie 3.8 kunt u al declaraties aanmaken als er nog geen declaratieonderdelen op het dossier zijn ingevoerd of als alle ingevoerde declaratieonderdelen reeds gedeclareerd zijn. In versie 4.1 slaat u bij afwezigheid van declaratieonderdelen stap 2 van de declaratiewizard over en komt u meteen terecht op het scherm Declaratie, waar u het te declareren bedrag kunt invullen op het tabblad Overzicht in de hieronder aangegeven velden: Wijzigingsdocument Kleos versie 4.1 Pagina 13 van 19
Afhankelijk van de velden waarin u een bedrag hebt ingevuld, herberekent Kleos de juiste waarden in de andere velden op basis van het btw-percentage. Om de bedragen te kunnen dekken, genereert Kleos automatisch één of meer btwdeclaratieonderdelen. Eenvoudiger andere partij als debiteur selecteren Bij het aanmaken van een nieuwe declaratie/nota voor een dossier, kon u voorheen alleen snel een relatie selecteren die als debiteur op het dossier was ingevoerd (zie Debiteuren beheren). In Kleos 4.1 worden in de dropdownlijst achter het veld Debiteur niet alleen de op het dossier ingevoerde debiteur(en) voorgesteld, maar ook de partijen die de rol cliënt hebben en/of met het relatieprofiel Debiteur: Zodra u de declaratie/nota voor de 'nieuwe' debiteur succesvol heeft aangemaakt, voegt Kleos deze automatisch toe als debiteur op het dossier. Wijzigingsdocument Kleos versie 4.1 Pagina 14 van 19
Declaraties zoeken op basis op declaratietype U kunt nu ook declaraties zoeken op basis van het type. Op het zoekscherm kunt u aanvinken welke typen declaraties meegenomen moeten worden in de zoekopdracht: Wijzigingsdocument Kleos versie 4.1 Pagina 15 van 19
Module Financieel Overzichten openstaande posten debiteuren/crediteuren: selectie op periode mogelijk U kunt nu een periode selecteren waarbinnen u de overzichten Openstaande posten crediteuren/debiteuren door Kleos laat samenstellen. In de filter van beide overzichten zijn daartoe de datumvelden Vanaf en Tot opgenomen: U kunt nu bijvoorbeeld de financiële situatie opvragen tot de laatste dag van het vorige boekjaar. Wees voorzichtig met het invullen van de Vanaf-datum. Er zouden betalingen in het overzicht kunnen worden getoond die niet gelinkt zijn aan een declaratie, omdat de declaratiedatum buiten het bereik van de geselecteerde periode valt. Wijzigingsdocument Kleos versie 4.1 Pagina 16 van 19
Algemeen Rechtermuismenu beschikbaar in diverse lijsten In de diverse lijsten die in Kleos beschikbaar zijn, zoals de dossierlijst, de declaratielijst, maar ook in de resultatenlijsten die getoond worden na een zoekopdracht en in de lijsten op de panelen van het bureaublad is een rechtermuismenu beschikbaar. De functies die beschikbaar zijn, zijn afhankelijk van de lijst waarin u het rechtermuismenu oproept. Onderstaand menu wordt getoond in de dossierlijst: De volgorde van de diverse functies komt overeen met de volgorde van deze functies in de taakbalk. Wijzigingsdocument Kleos versie 4.1 Pagina 17 van 19
Kleos voor Outlook Workflow toegevoegd aan e-mailschermen bij versturen en importeren Als u een e-mail (of de bijlage) vanuit Outlook met de Kleos voor Outlook-plugin importeert in Kleos of verstuurt, kunt u vanaf nu direct een activiteit, afspraak of taak aan de e-mail koppelen. U plaatst het groene vinkje door op de button te klikken: Kleos stelt de soort activiteit (dan wel afspraak of taak) voor die is ingesteld bij Configuratie Algemeen, Mijn voorkeuren. Wijzigingsdocument Kleos versie 4.1 Pagina 18 van 19
U bent vrij om een andere soort te selecteren: Wijzigingsdocument Kleos versie 4.1 Pagina 19 van 19