pag.: 1 van 5 Michigan State University inkoopbenchmarkmodel In 1993 is Professor R. Monczka aan de Michigan State University (MSU) een benchmarking initiatief gestart, waarin circa 150 (multinationale) ondernemingen actief participeerden. Bijzonder aan dit initiatief is dat de deelnemende bedrijven proceskennis uitwisselen en niet alleen maar kwantitatieve gegevens. Een grote onderzoeksstaf heeft de meest succesvolle processen van de 150 deelnemende bedrijven geanalyseerd en onderzocht wat de bijbehorende aanpak en kritische succesfactoren zijn. Deze zijn vertaald in zogenaamde leermodules, waarin de best practices van alle deelnemende bedrijven zijn vertaald in een systematische methode om prestaties te verbeteren. Deze leermodules worden getraind aan organisaties door de inkooptrainingorganisaties die het Monczka model mogen en kunnen trainen. Dit is dus een snelle methode om de best practices van de best in class inkopende organisaties te implementeren in de eigen organisatie. Het model is een integraal raamwerk van acht strategische processen en zes ondersteunende processen (enablers) op het terrein van inkoop- en supply management (zie afbeelding en afbeelding 3). Voor elk van deze veertien processen in het model is een beoordelingsmethode opgesteld. Bij elk proces zijn criteria ontwikkeld om een organisatie te positioneren op een schaal van nul tot en met tien. Op deze manier kan voor elk van de veertien processen een score vastgesteld worden waarop een bedrijf zich bevindt. Dat wordt weergegeven in een spindiagram (zie afbeelding 1). Voor elk proces staat het tiende niveau voor het hoogste niveau, het niveau van Purchasing Excellence. Deze zelfbeoordeling kan worden afgezet tegen s werelds besten, zoals die zijn opgenomen in de MSU database. Door deze scores te vergelijken, kan de achterstand ten opzichte van de best in class niveau worden bepaald. Op basis van deze scores kunnen de leermodules van het model worden ingezet om de inrichting van bepaalde processen te verbeteren. Door de wijze waarop de tien stappen zijn beschreven, kun je ook zonder vergelijking met andere organisaties al vaststellen wat mogelijke volgende procesverbeteringen zijn. Het bereiken van een volgend niveau kan alleen via het zogenaamde strict-step principe, waarbij volledig aan de criteria van niveau 1 moet zijn voldaan voordat niveau wordt bereikt. Het is overigens belangrijk om te beseffen dat de scores van de strategische processen en die van de ondersteunende processen van elkaar afhankelijk kunnen zijn, waarbij een goede score op een ondersteunend proces bepalend kan zijn voor de score op een strategisch proces. Op basis van de scores van de MSU beoordeling kiezen bedrijven op welk van de veertien processen verbeteringen doorgevoerd gaan worden. Het verdient aanbeveling met name die processen te verbeteren, die in belangrijke mate bijdragen aan de realisatie van de ondernemingsdoelstelling, en die processen die erg slecht scoren. Ook zit er een logische volgorde in mogelijke verbeteringsprocessen. Je zult bijvoorbeeld niet met leveranciersontwikkeling starten voordat je een onderscheid hebt gemaakt tussen belangrijke en niet belangrijke leveranciers.
pag.: van 5 afbeelding 1: diagram MSU beoordeling inrichten van wereldwijd geïntegreerde en afgestemde strategieën en plannen strategisch kostenmanagement personeelsontwikkeling en -training ontwikkelen en implementeren van ondersteunende IS/IT systemen ontwikkeling van een inkoop- en supply chain meetsysteem insourcing/ outsourcing ontwikkelen van commodity /artikelgroepstrategieën opzetten van een world class leveranciersbestand globalisering ontwikkelen van organisatie- en teamstrategieën 0 8 10 ontwikkelen en managen van leveranciersrelaties integreren van product/proces/diensten ontwikkelingsproces integreren van leveranciers in het orderrealisatieproces leveranciersontwikkeling en kwaliteitsmanagement
pag.: 3 van 5 De acht strategische processen in het model We bespreken kort de essentie van de acht strategische processen in het model. afbeelding : strategische processen MSU (bron: Michigan State University) 3 1 Ontwikkelen van commodity artikelgroepstrategieën Insourcing/outsourcing Opzetten van een world-class leveranciersbestand integraal, afgestemd en wereldwijd Ontwikkelen en managen van leveranciersrelaties Integreren van product/proces/diensten ontwikkelingsproces 5 8 Strategisch kosten management- Leveranciersontwikkeling en kwaliteitsmanagement 7 Integreren van orderrealisatieproces Kritische geïntegreerde supply chain processen Insourcing/outsourcing Outsourcing houdt in dat een onderneming mensen, competenties, activa en infrastructuur om bepaalde activiteiten uit te voeren, die niet bijdragen aan een korte/lange termijn concurrentievoordeel, desinvesteert om zich volledig te kunnen richten op de kernactiviteiten. De uit te besteden activiteiten zijn wel noodzakelijk voor de productportfolio of voor de bedrijfsvoering en zullen vervolgens bij derden worden ingekocht. Insourcing is het spiegelbeeld hiervan. Ontwikkelen van artikelgroepstrategieën Een artikelgroepstrategie is een systematisch plan voor een artikelgroep, met daarin de doelstellingen en de bijbehorende korte en lange termijn strategie. Dit kan worden vastgelegd in een productgroepactieplan. Elementen van een artikelgroepstrategie zijn onder andere de karakteristieken van product/proces, het inkoopbeleid, de inrichting van het leveranciersbestand, de bijbehorende contractvormen en de logistieke elementen. Door het optimaal combineren van deze elementen kan voor elke artikelgroep een passende strategie en bijbehorende acties worden opgesteld. Opzetten van een World Class leveranciersbestand Een World Class leveranciersbestand bevat het juiste aantal en de meest geschikte leveranciers van een onderneming. Het continue proces van selecteren van goede leveranciers, ABC analyse en portfolio-analyse zijn aspecten van het opzetten van zo n bestand. Dit proces wordt optimaal gestuurd vanuit de artikelgroepstrategie. Ontwikkelen en managen van leveranciersrelaties Leidende ondernemingen in de wereld kennen een gedifferentieerd leveranciersbestand en een daarop afgestemd beleid. Succesvolle leveranciersrelaties brengen een hoog niveau van coördinatie, vertrouwen, informatieverdeling, communicatie en creativiteit met zich mee. Dit geldt met name voor de meest strategische relaties (partnerships, allianties).
pag.: van 5 Integreren van product/proces/diensten ontwikkelingsproces Integratie van product/proces/diensten ontwikkelingsproces houdt in dat kennis van externe leveranciers over het producten, processen en diensten maximaal wordt geïntegreerd bij het maken van de inkoopspecificatie, ontwikkeling van nieuwe producten en in de interne processen. Integreren van order realisatie proces Met het orderrealisatieproces wordt gedoeld op het proces van voorspellen, bestellen en leveren. Het bevat de activiteiten die ten grondslag liggen aan het simplificeren, standaardiseren en onderling afstemmen van operationele processen van een onderneming. Bij het integreren van leveranciers in dit proces kunnen voordelen met betrekking tot onder andere snelheid, customer services, capaciteit, kosten, besluitvorming en communicatie worden gerealiseerd. Leveranciersontwikkeling en kwaliteitsmanagement De belangrijkste doelstelling van dit proces is de ontwikkeling van de vaardigheden en de prestaties van leveranciers. Het tempo waarin dit gebeurt, heeft een belangrijke invloed op de concurrentiekracht van een bedrijf. Denk hierbij aan het werken met vendorrating, kwaliteitsplannen, zero defects aanpak en verbeteringsprogramma s. Strategisch kostenmanagement Strategisch kostenmanagement houdt zich bezig met het identificeren van kosten en hun veroorzakers en de formulering en uitvoering van strategieën met als doel kostenreductie door de gehele keten te bereiken. De zes ondersteunende processen in het model We bespreken kort de essentie van de zes ondersteunende processen in het model. afbeelding 3: ondersteunende processen MSU (bron: Michigan State University) Ontwikkelen van organisatie- en teamstrategieën Globalisering 3 1 Inrichten van wereldwijd geïntegreerde en afgestemde strategieën en plannen integraal, afgestemd en wereldwijd Ontwikkelen van een inkoop- en supply chain meetsysteem Personeelsontwikkeling en -training Ontwikkelen en implementeren van ondersteunende IS/IT systemen 5 Inrichten van wereldwijd geïntegreerde en afgestemde strategieën en plannen Inkoopstrategieën moeten zijn afgeleid van de algemene ondernemingsstrategie en zijn opgenomen in een inkoopactieplan. Dit onderdeel gaat in op de wijze waarop het inkoopactieplan wordt opgesteld en hoe er mee wordt omgegaan.
pag.: 5 van 5 Ontwikkelen van organisatie- en teamstrategieën Dit ondersteunende proces kijkt met name naar de inrichting van een inkooporganisatie en de samenwerkingsvormen met andere disciplines, opdat de doelstellingen van het bedrijf en de daarvan afgeleide inkoopdoelstellingen maximaal worden gerealiseerd. Globalisering Globalisering van inkoopprocessen en -strategieën betekent het organiseren van inkoopactiviteiten op wereld-, regionaal en lokaal niveau met het doel globale inkoopmogelijkheden te benutten. Factoren als het behalen van schaalvoordelen, het coördineren van inkoopstrategieën per regio en internationale samenwerking zijn hierbij van belang. Ontwikkeling van een inkoop- en supply chain meetsysteem Inkoopprestatiemeting beoordeelt de mate waarin wordt bijgedragen aan de algemene ondernemingsstrategie en in hoeverre de doelstellingen van het inkoopactieplan worden gerealiseerd. Dit onderdeel gaat in op de wijze waarop de inkoopprestatiemeting is vormgegeven en hoe er mee wordt omgegaan. Ontwikkelen en implementeren van ondersteunende IS/IT systemen Het ontwikkelen en implementeren van ondersteunende informatiesystemen en informatietechnologie zijn belangrijk elementen voor een goede supply chain management strategie. Volledig geïntegreerde IS/IT systemen slaan bruggen tussen opeenvolgende schakels in de supply chain en zijn de basis voor het verbeteren en ontwikkelen van nieuwe producten of services. Personeelsontwikkeling en -training Bij personeelsontwikkeling en -training wordt het proces beschreven van de identificatie van noodzakelijke kennis en vaardigheden voor de realisatie van ondernemings- en inkoopdoelstellingen tot en met de implementatie van de juiste competenties. Aspecten als beloning, training, werving en selectie en kennisbehoud zijn geïntegreerd in dit ondersteunende proces.