PROJECT PLAN VOOR DE IMPLEMENTATIE VAN EEN STANDAARD SITE VOOR DE VERENIGING O3D Auteur : P. van der Meer, Ritense B.V. Datum : 17 juli 2008 Versie : 1.3 2008 Ritense B.V.
INHOUD 1 VERSIEBEHEER...1 2 PROJECT OMSCHRIJVING...2 2.1 INTRODUCTIE...2 2.2 BASIS SITE...2 2.3 RANDVOORWAARDEN...3 3 PROJECT ORGANISATIE...4 3.1 ROLLEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN...4 4 PROJECT AANPAK...5 4.1 VOORTRAJECT...5 4.2 VORMGEVING EN ANDERE INPUT...5 4.3 IMPLEMENTATIE...5 4.4 DE ACCEPTATIETEST...5 4.5 NA OPLEVERING...6 5 PROJECT PLANNING...7
1 VERSIEBEHEER Historie Versie Datum commentaar auteur 1.0 23/04/07 I. Verbeek 1.1 24/04/07 Review P. van der Meer 1.2 04/02/08 Aanpassingen t.a.v. C. Schulte planning 1.3 17/07/08 Aanpassingen n.a.v. P. van der Meer wijziging opzet standaard sites Distributie versie Datum Naam 1.0 23/04/07 Intern, PvdM 1.1 24/04/07 Jan-Willem Janssen 1.2 04/02/08 Klant 1.3 17/07/08 Jan-Willem Janssen
2 PROJECT OMSCHRIJVING 2.1 Introductie De term standaard site wordt binnen de Vereniging O3D gebruikt om een nieuwe website aan te duiden, geïmplementeerd binnen het Content Management Systeem RCMS, die voldoet aan een aantal vaste afspraken en functionaliteiten. Voor de uitrol van een standaard site is een vast bedrag afgesproken tussen de Vereniging en leverancier Ritense, waarmee tegen minimale kosten een groot aantal functies kunnen worden gerealiseerd. Echter, de klant dient zich hierbij wel te conformeren aan alle afspraken die tussen de Vereniging en Ritense zijn gemaakt voor levering van standaard sites. Dit document bevat naast een overzicht van die afspraken, de procedures, ook een leidraad voor het project en een aanpak. Dit document refereert naar de volgende bronnen: - Het Functioneel Ontwerp, bestaande uit: o Functioneel Ontwerp Standaard site, in de meest recente versie, ook wel genoemd als FO. In dit FO ligt exact vastgelegd welke functionaliteit de klant binnen een standaard site mag verwachten. o Functioneel Ontwerp Standaard RCMS add-ons. Dit document beschrijft de functionaliteit van alle vaste add-ons van RCMS. Het FO Standaard site refereert hiernaar en derhalve kan de combinatie van deze twee documenten als het FO worden gezien. - Input voor design, op een standaard wijze aangeleverd. - Een overzicht van de aangeboden designs, de mogelijke soorten vormgeving waaruit een klant kan kiezen voor implementatie van de standaard site. - Het memo Aanpassing standaard vormgevingspakket, waarin staat omschreven hoe een vormgever invulling dient te geven aan de vormgeving voor een standaard site. De hierboven genoemde documentatie is beschikbaar via de website van Vereniging O3D, op het adres: http://www.verenigingo3d.nl/standaardsites De term klant zal in dit document worden gebruikt als referentie naar de opdrachtgever voor wie Ritense het project uitvoert. Er zal geen afzonderlijk Plan van Aanpak (PvA) worden gemaakt per project. Dit document is een generiek exemplaar. 2.2 Basis site Zoals aangegeven kunnen alle aangeboden designs, eventueel met voorbeelden van daadwerkelijke implementaties, bekeken worden op de website van de Vereniging. Uit deze designs (een combinatie van indeling en navigatie) kan worden gekozen voor implementatie van de standaard site. Nadat de klant een keuze heeft gemaakt uit één van de beschikbare designs en dit kenbaar heeft gemaakt aan Ritense, zal Ritense een specifiek voor dat design bijbehorend bronbestand leveren. De klant dient deze aan een vormgever te verstrekken zodat deze aanpassingen daarin kan verrichten aan dat bestand om de gewenste vormgeving van de site te bewerkstelligen. Meer informatie hierover is terug te vinden in het memo Aanpassing standaard vormgevingspakket.
2.3 Randvoorwaarden De technische realisatie wordt door Ritense uitgevoerd, de taak van hosting en beheer zal ook bij Ritense bij komen te liggen. De functionaliteit van een standaard site is vastgelegd in het FO. Hiervan kan niet worden afgeweken. De klant dient dit expliciet te accepteren. Voor de vormgeving is de klant gebonden aan alle restricties van het gekozen design, en de standaard werkwijze zoals omschreven in het memo Aanpassing standaard vormgevingspakket. Hiervan kan niet worden afgeweken. Er vindt geen training plaats. Klant is zelf verantwoordelijk voor het correct gebruik van het CMS. Er is geen of beperkt telefonisch advies mogelijk, de Vereniging O3D organiseert periodiek trainingen RCMS. Indien Ritense van mening is dat klant ten onrechte aanspraak maakt op support ten laste van het SLA budget van de Vereniging, zal zij dit melden en in overleg alsnog een individuele workshop RCMS inplannen, waarbij de kosten in rekening worden gebracht bij de klant.
3 PROJECT ORGANISATIE Opdrachtgever Draagt verantwoordelijkheid voor het overall project. Account manager Is verantwoordelijk voor het account vanuit Ritense. Aanspreekpunt voor commerciële kwesties. Projectcoördinator Draagt zorg voor samenwerking van afzonderlijke teamleden en de planning. Architect Ontwikkelaar Ontwerpt de technische opzet van het systeem en ondersteunt de ontwikkelaar. Draagt verantwoordelijkheid voor de technische realisatie van (een deel van) het project. Gegevens van betrokken partijen: Naam Functie Bedrijf Telefoon en e-mail adres Rutger Haagsma Account manager Ritense +31 (20) 42 32 467 rutger.haagsma@ritense.com Peter van der Meer Projectleider Ritense +31 (20) 42 32 467 casper.schulte@ritense.com Wordt vastgesteld per project Ontwikkelaar Ritense +31 (20) 42 32 467 3.1 Rollen en verantwoordelijkheden Opdrachtgever - capaciteit en beslissingsbevoegdheid voor mogelijke tussentijdse beslissingen; - aanleveren van vormgeving, op de standaard wijze; - beoordelen en acceptatie van documenten FO & PvA; - acceptatie van het eindproduct; Ritense - aanlevering van bronbestand vormgeving; - ontwikkeling van de website; - installatie van de website;
4 PROJECT AANPAK 4.1 Voortraject In het voortraject dient de klant zich te informeren over alle mogelijkheden en onmogelijkheden van de standaard site. Dit document, maar vooral ook het FO dienen hiervoor als referentiemateriaal. Klant dient beide document en de daarin beschreven randvoorwaarden respectievelijk functionaliteit expliciet te accepteren alvorens Ritense over zal gaan tot implementatie. Op de website van de Vereniging kan de klant alle aangeboden designs bekijken waaruit kan worden gekozen voor implementatie van de standaard site. Indien de klant kiest voor een design die nog niet is omgezet tot basis site (zie 2.2) zal dit deelproject eerst moeten worden ingepland en afgerond. 4.2 Vormgeving en andere input De klant kiest zelf voor een partij welke zorg zal dragen voor de vormgeving, de Vereniging kan u voorzien van advies hieromtrent. De klant kan, indien deze hiervoor de kennis en middelen heeft, eventueel ook zelf het design aanpassen. Het benodigde bronbestand zal Ritense toesturen nadat zij de keuze omtrent vormgevingstemplate en navigatie, en een akkoord op het financiële voorstel van Ritense heeft ontvangen. Zodra de vormgeving gereed is, levert de klant deze op bij Ritense, op de wijze zoals omschreven in het memo Aanpassing standaard vormgevingspakket. 4.3 Implementatie Implementatie vangt aan nadat klant heeft bevestigd het voortraject te hebben afgerond en de documenten te accepteren. Verder moet de vormgeving zijn ontvangen in het juiste formaat, middels één definitieve aanlevering. Indien aan deze voorwaarden is voldaan zal de standaard site worden geïmplementeerd. Zodra de standaard site gereed is verschaft Ritense de klant toegang tot de backend van het CMS. 4.4 De acceptatietest De basis site is reeds geaccepteerd door Vereniging O3D op basis van het FO en de daarin vastgelegde functionaliteit. Aangezien de standaard site een exacte kopie is van de basis site, is daarmee de standaard site ook automatisch geaccepteerd ten opzichte van het FO. Er zal geen aparte acceptatietest worden uitgevoerd. Nadat de applicatie is opgeleverd, gaat het Service Level Agreement in dat Vereniging O3D heeft afgesloten met Ritense. Aanvullende aanpassingswensen na dit moment zullen - m.u.v. duidelijke bugs - apart worden gefactureerd.
4.5 Na oplevering Er vindt geen test- & verbeterronde plaats. Issues die optreden nadat de standaard site is opgeleverd kunnen worden gemeld via het support systeem van Ritense als tickets. Deze zullen worden verwerkt conform afspraken in de SLA. Er vindt in beginsel geen training of workshop plaats. Het gebruik van RCMS zal niet worden toegelicht. Er is online documentatie beschikbaar, maar we wijzen er op dat dit mogelijk niet toereikend is. Ook telefonische toelichting is niet inbegrepen in het project. Derhalve zijn we van mening dat de klant of een zeker affiniteit moet hebben met het gebruik van Content Management Systemen in het algemeen, of een standaard site inzet als tweede of opvolgende site bij een casco project, waar wel een workshop heeft plaats gevonden. Optioneel kan een workshop worden aangevraagd waarin Ritense een training geeft voor gebruik van het systeem. Indien Ritense van mening is dat klant ten onrechte aanspraak maakt op support ten laste van het SLA budget van de Vereniging, zal zij dit melden en in overleg alsnog een workshop RCMS inplannen, waarbij de kosten in rekening worden gebracht bij de klant. Deze zal dus apart worden gefactureerd en is dus niet inbegrepen in dit project.
5 PROJECT PLANNING Onderstaand schema geeft per fase/activiteit de geplande weken en bijbehorende doorlooptijden weer. Daarbij is T0 het moment van start van het project, het moment dat Ritense akkoord krijgt op implementatie van een nieuwe standaard site. De doorlooptijd is grotendeels afhankelijk van de reactie-/aanlevertijd van de klant, de doorlooptijd van de realisatie van een Standaard Plus site zal in de regel wat langer zijn. Daar waar een goede inschatting te geven is, is voor de fasen waarvoor Ritense verantwoordelijk is, een inschatting gegeven van de doorlooptijd van de betreffende fase. Omschrijving Ingeschatte opmerkingen doorlooptijd Start project Ritense levert het standaard PvA aan de klant. De meest actuele versie van het FO wordt door de Klant zelf van de website van de Vereniging gehaald. Opstellen voorstel (Ritense) Goedkeuren voorstel (Klant) Aanleveren bronbestand vormgeving aan Klant (Ritense) Uitwerken vormgeving d.m.v. gebruik bronbestand (Klant, Ritense of derde partij) Verfijnen vormgeving (Ritense) en goedkeuren vormgeving (Klant) Ontwikkeling / implementatie (Ritense) Acceptatietest (Klant) en herstelwerkzaamheden (Ritense) Oplevering (Ritense) 1 week 1 week na goedkeuring voorstel door klant. De fase wordt afgesloten door expliciete acceptatie van beide documenten door de klant, en een keuze van de klant m.b.t. de gewenste combinatie van vormgevingstemplate en navigatie van de site, en in het geval van een Standaard Plus site ook van de gewenste functionaliteit. Deze verfijningfase is alleen van toepassing als Ritense de vormgeving verzorgt. 1 week na Vormgeving dient opgeleverd te ontvangst worden op de eerder omschreven vormgeving wijze. Alleen van toepassing voor standaard plus sites / projecten, niet voor standaard sites. De oplevering van een standaard site kan bijzonder snel gaan, het is voornamelijk afhankelijk van de reactiesnelheid van de Klant, en de tijd welke benodigd is om de vormgeving samen te stellen. Er vindt geen voortgangsrapportage plaats gedurende de looptijd van het project. ---