Functiebeschrijving: D2 Administratief Hoofdassistent Beleidsdomein: Entiteit: Afdeling: Graad: Aantal vacante betrekkingen: Functie momenteel te begeven in: Vacaturenummer: Leefmilieu, Natuur en Energie Departement Leefmilieu, Natuur en Energie Afdeling Milieu-inspectie D2 1 Leuven OPW/2014/303
1. Functiedoel Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan de afdeling binnen het departement LNE teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit. 2. Resultaatgebieden 1. Informatieverzamelingen en -verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. MI kernactiviteit 2: Uitvoeren MIP (specifieke handhavingscampagnes, routinecotroles, reactieve controles, voortgangscontrole en eigen initiatief) Deelnemen aan intern overleg; Moeilijkheden of problemen bespreken met collega s, diensthoofd en afdelingshoofd; De werklast van gemeenschappelijke taken (invoer Dossieropvolgingssysteem, versturen briefwisseling, ) zo efficiënt mogelijk verdelen. MI kernactiviteit 5: opstellen en bijsturen van interne richtlijnen en procedures Opmerkingen geven die aanleiding kunnen geven tot bijsturen van de interne richtlijnen en procedures aangaande administratieve, logistieke of personeelsaangelegenheden; Nieuwe richtlijnen en procedures i.v.m. personeelsaangelegenheden overmaken aan collega s. MI kernactiviteit 12: organiseren volgen van vorming en training Technische opleidingen (informatica, personeelszaken, ) volgen georganiseerd door de Vlaamse Overheid; De verworven kennis toepassen. 2. Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. MI kernactiviteit 4: beheren van een geïntegreerd informatie en dossierbeheersysteem Verzorgen van interne rapportering uit het MI Dossieropvolgingssysteem op vraag van het diensthoofd en toezichthoudende ambtenaren;
Klasseren van documenten; Rapporteren aan het diensthoofd. 3. Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. MI kernactiviteit 4: beheren van een geïntegreerd informatie en dossierbeheersysteem Gemeenschappelijke taken (invoer Dossieropvolgingssysteem, versturen briefwisseling, ) onderling zo efficiënt mogelijk verdelen; Invoeren van gegevens in het DOS volgens de afgesproken procedures; Kwaliteitscontrole bij de invoer van gegevens in het Dossieropvolgingssysteem; Verzorgen van interne rapportering uit het Dossieropvolgingssysteem op vraag van de leidinggevende en toezichthoudende ambtenaren. 4. Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties ) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Inventariseren en bijhouden personeelsgegevens, kwartaalstaten van bijzondere opdrachten van TA s van de afdeling; 5. Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Ondersteunende taken Fotokopies nemen en verspreiden; Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning bij vergaderingen en ontvangst van bezoekers (vergaderzalen beleggen, zorgen voor drank, broodjes, documenten, projector, ); Inspringen bij afwezigheid van collega s. Administratieve ondersteuning personeelszaken
Invoeren van gegevens in Vlimpers; Aanmaken van vervoersbewijzen van de NMBS; Bijhouden en aanvullen van prikklokgegevens; invoer en regularisatie tijdsregistratie; Administratieve ondersteuning bij ziekte of andere afwezigheden; Aangifte van werkongevallen; Instaan voor aanvragen medische controle. Administratieve ondersteuning dossieropvolgingssysteem MI MI kernactiviteit 4: beheren van een geïntegreerd informatie en dossierbeheersysteem Inschrijven binnenkomende en uitgaande post, inspecties, pv s, en alle bedrijfsgerelateerde gegevens; Verdelen van briefwisseling naar de betrokkenen; Verzenden van pv s aanmaningen, dwangmaatregelen, enz. volgens de richtlijnen in de code van goede praktijk van administratieve afhandeling van MI (kopies nemen, versturen aan de juiste personen of instanties, nakijken of alle documenten en bijlagen aanwezig zijn, ); Verzorgen van administratieve ondersteuning bij het toepassen van het handhavingsinstrumentarium van MI Verzenden van algemene, niet dossiergebonden poststukken; Ondersteuning bieden bij het beheer van het archief van de afdeling; Rapporteren aan het diensthoofd. Administratieve en praktische ondersteuning logistiek en financiën MI kernactiviteit 14: administratief ondersteunen (secretariaat, personeel, logistiek, financiën, Bestellen klein burotica materieel en veiligheidskledij voor de toezichthoudende ambtenaren; Instaan voor de administratieve verplichtingen rond binnenlandse zendingen en vergaderingen; Bestellen monsternamematerieel en buffers van ph-meters; Aanmaken van bestelbons; Administratief afhandelen van ongevallen met dienstvoertuigen; Controle en afhandeling binnen de afdeling van facturen; Administratief plannen en volgen van technisch onderhoud en controle van de dienstwagens; Tweemaandelijks nazicht van de reiswijzers van de dienstwagens en rapporteren over de resultaten hiervan aan het diensthoofd.
6. Post Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post teneinde de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. Fotokopies nemen en verspreiden; Verdelen van briefwisseling naar betrokkenen; Verzenden van algemene, niet dossiergebonden poststukken. 7. Onthaal en telefoon Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling. MI kernactiviteit 14: administratief ondersteunen (secretariaat, personeel, logistiek, financiën, Telefoonpermanentie waarnemen; 8. Agendabeheer Beheren van de agenda van de leidinggevende of groep van medewerkers teneinde bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. MI kernactiviteit 14: administratief ondersteunen (secretariaat, personeel, logistiek, financiën, Bijhouden van de agenda s van de toezichthouders. 9. Milieubewust handelen Consequent milieubewust handelen op de werkplek ten einde bij te dragen aan de voorbeeldfunctie van het Departement LNE op het gebied van milieuzorg. Naleven van milieu- en veiligheidsregels: lekken en defecten (sanitair, toestellen, verlichting, verwarming, airco...) melden; melden als onderaannemers die werken uitvoeren hun afval niet verwijderen; gangen vrijhouden (geen kasten ) voor eventuele evacuatie. Energie, water en grondstoffen spaarzaam gebruiken: deuren sluiten, lichten doven, apparaten uitzetten bij verlaten ruimte ; radiatoren/ventilo's niet bedekken; geen persoonlijke bijzetradiatoren, waterkokers gebruiken; waar mogelijk trap i.p.v. lift gebruiken; (warm)watergebruik in keukentjes/sanitair beperken; papiergebruik beperken (digitale dragers gebruiken, dubbelzijdig afdrukken, omslagen voor interne verzendingen vermijden); kantoormaterialen (mappen ) hergebruiken vooraleer nieuwe te vragen.
Milieuvriendelijk verplaatsen (STOP-principe): eerst stappen (te voet), dan trappen (fietsen), openbaar vervoer en tenslotte kiezen voor (personen)wagen; waar mogelijk carpoolen met collega s bij gebruik (dienst)wagens. Afval correct sorteren: vergaderzalen netjes achterlaten, afval correct sorteren op werkplek, in keukentjes Milieuverantwoord aankopen: waar mogelijke via MOD / ACD / Communicatiedienst bestellen; duurzame keuzes maken, ook bij bestelling via bv.mod; duurzaamheidscriteria integreren in eigen aankopen (bestelbon, bestek). 10. Logistiek verantwoordelijke Naleven van instructies inzake aankoopbeheer. ondersteuning bieden /meewerken aan acties inzake efficiënte inzet van logistieke middelen; efficiënt beheer van logistieke middelen. 3. Gedragscompetenties Plannen niveau 1 Flexibel gedrag niveau 1 Initiatief niveau 1 Nauwgezetheid niveau 3 Voortdurend verbeteren niveau 1 Klantgerichtheid niveau 1 Samenwerken niveau 1 Betrouwbaarheid niveau 1 4. Vaktechnische competenties Administratief-organisatorische vaardigheden Mobiliteit (rijbewijs B) Relevante ervaring: Je beschikt over minstens 6 jaar beroepservaring in administratieve ondersteuning van een afdeling of dienst.