Functiebeschrijving: B2 Hoofddeskundige Management assistent

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: B2 Hoofddeskundige Management assistent Beleidsdomein: Entiteit: Afdeling: Graad: Aantal vacante betrekkingen: Functie momenteel te begeven in: Vacaturenummer: Leefmilieu, Natuur en Energie Departement Leefmilieu, Natuur en Energie Afdeling Milieu-, Natuur- en Energiebeleid B2 1 Brussel OPW/2014/104

2 1. Functiedoel Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan de algemeen directeur/afdelingshoofd van de afdeling Milieu-, Natuur- en Energiebeleid en aan de medewerkers binnen deze afdeling teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit 2. Resultaatgebieden 1. Informatieverzameling en -verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers Registratie en administratieve verwerking en opvolging van parlementaire vragen en kabinetsnota s Samenbrengen van documenten ter voorbereiding van vergaderingen waaraan de algemeen directeur/afdelingshoofd deelneemt : opmaken van een vergadermap, klaarleggen van dossiers, Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid Opzoekwerk in bibliotheek, op internet, Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ): opzoeken allerlei diverse informatie (vb. i.v.m. dienstreizen, productinfo, ) Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn : - Voorbereiding van betalingsorders ter ondersteuning van de rekenplichtige - Nazien leverings- en betalingsgegevens 2. Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Digitaal bijhouden van het klassement ten behoeve van het secretariaat Parlementaire vragen en kabinetsnota s (vragen en antwoorden) Bijhouden van het persoonlijk (digitaal) klassement van de algemeen directeur/afdelingshoofd Opvolgen en doorgeven van de agenda, beslissingen, documenten van de Vlaamse Regering aan de algemeen directeur/afdelingshoofd Archiefbeheer Klasseren van facturen, brieven, rapporten, Verslagen van vergaderingen digitaal archiveren,

3 Documenten en informatie op de pc bewaren in een geordend systeem Collega s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn Bestellen, verdelen en ter beschikking stellen van boeken, tijdschriften en documentatiemateriaal Nieuwe boeken, rapporten, brochures inschrijven in de databank van de (afdelings)bibliotheek 3. Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers i.v.m. personeelsaangelegenheden helpen opmaken, administratief verwerken als personeelsverantwoordelijke teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Opvolgen van dossiers rond personeelsadministratie, Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen Doorsturen van gegevens naar de centrale administratie Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier over o.a. hospitalisatieverzekering, procedure arbeidsongevallen Fungeert als aanspreekpunt IDEWE (arbeidsgeneeskunde) Volgen en administratief afhandelen van PLOEG-documenten; fungeren als ploeg coördinator van de afdeling Instaan voor de vlotte, administratieve verwerking van buitenlandse zendingen en aanvragen voor (interne/externe) vormingen Decentrale beheerder van e-ploeg 4. Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties, etc.) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo s, aanwezigheidslijsten, bestelbons, Opmaak bestelbonnen voor aankopen van bureaumateriaal Invullen en opstellen van verschillende formulieren (vb. drukwerkaanvragen, dienstverplaatsingen) Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen Opmaken van lay-out van typedocumenten Afleveren van rapporten via Cognos Inventariseren en bijhouden personeelsgegevens

4 5. Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de afdeling. Voorbereiding van vergaderingen/seminars/studiedagen: reserveren van vergaderzalen (online), verzorgen van het logistieke luik (drank, lcd-projector, ) Uitnodigen van de deelnemers via , outlookkalender of brief, organiseren van werklunches, Instaan voor klein onderhoud van fax- en kopieertoestel Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega s, diensten, chef Fotokopies nemen en verspreiden, scannen van documenten, verzenden van faxberichten, Helpen bij het versturen van zendingen, bv. opvolging en verdeling van promotiemateriaal Inspringen bij afwezigheid van collega s Praktische regelingen bij de interne verhuis ICT-Siteverantwoordelijke voor de afdeling Ondersteunende functie voor de ICT-verantwoordelijke administratieve luik zoals opmaak en versturen van werkaanvragen, verzoeken, CMDB up-to-date houden Stockbeheer (magazijn organiseren en voorraden inventariseren, aankopen van klein materiaal, magazijnruimte net en ordelijk houden) voorraadbeheer en verdeling bureaumateriaal uitschrijven van treintickets via NMBS Contractual Ticket on Line 6. Post Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post teneinde de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. Nakijken of te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn Versturen van uitgaande stukken (in enveloppe steken, adresseren, ) Openen van briefwisseling en doorsturen aan betrokkenen Soms briefwisseling doornemen en relevante zaken aanduiden Opvolgen van correspondentie in postregistratiesysteem 7. Onthaal en telefoon Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de afdeling. Verzorgen van de telefonische permanentie en het persoonlijk secretariaat van de algemeen directeur/afdelingshoofd (in samenwerking met collega s) Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen (ook naar andere afdelingen of instanties) Ontvangen en begeleiden van bezoekers

5 Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie (mondeling/schriftelijk/ Beheer van het algemeen adres van AMNE: beantwoorden of doorsturen van de vragen (in samenwerking met collega) Uitdelen en verspreiden van informatiepakketten Erover waken dat het management niet onnodig gestoord wordt Onthaalbeleid nieuwe personeelsleden: praktische regelingen 8. Agendabeheer Beheren van de agenda van de leidinggevende of groep van medewerkers teneinde bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk Agenda van Algemeen Directeur/afdelingshoofd: - Afspraken maken - Dagelijks bespreken van de agenda - Opvolgen van de agenda s en tijdig de noodzakelijke documenten klaarleggen - Bij agendawijzigingen de betrokkenen informeren en de nodige stappen zetten om afspraken te verzetten, derden verwittigen, - Mee prioriteiten bepalen van de agenda items - Signaleren of herinneren aan afspraken - Duurtijd van vergaderingen en overleg bewaken 9. Milieubewust handelen Consequent milieubewust handelen op de werkplek ten einde bij te dragen aan de voorbeeldfunctie van het Departement LNE op het gebied van milieuzorg. Naleven van milieu- en veiligheidsregels: lekken en defecten (sanitair, toestellen, verlichting, verwarming, airco...) melden; melden als onderaannemers die werken uitvoeren hun afval niet verwijderen; gangen vrijhouden (geen kasten ) voor eventuele evacuatie. Energie, water en grondstoffen spaarzaam gebruiken: deuren sluiten, lichten doven, apparaten uitzetten bij verlaten ruimte ; radiatoren/ventilo's niet bedekken; geen persoonlijke bijzetradiatoren, waterkokers gebruiken; waar mogelijk trap i.p.v. lift gebruiken; (warm)watergebruik in keukentjes/sanitair beperken; papiergebruik beperken (digitale dragers gebruiken, dubbelzijdig afdrukken, omslagen voor interne verzendingen vermijden); kantoormaterialen (mappen ) hergebruiken vooraleer nieuwe te vragen. Milieuvriendelijk verplaatsen (STOP-principe): eerst stappen (te voet), dan trappen (fietsen), openbaar vervoer en tenslotte kiezen voor (personen)wagen; waar mogelijk carpoolen met collega s bij gebruik (dienst)wagens. Afval correct sorteren: vergaderzalen netjes achterlaten, afval correct sorteren op werkplek, in keukentjes Milieuverantwoord aankopen: waar mogelijke via MOD / ACD / Communicatiedienst bestellen; duurzame keuzes maken, ook bij bestelling via bv.mod; duurzaamheidscriteria integreren in eigen aankopen (bestelbon, bestek).

6 10. Logistiek & ICT-verantwoordelijke Als logistiek verantwoordelijke: - naleven van instructies inzake aankoopbeheer - ondersteuning bieden /meewerken aan acties inzake efficiënte inzet van logistieke middelen - efficiënt beheer van logistieke middelen - Als ICT verantwoordelijke: - bewerkstelligen dat op werkvloer ICT-middelen efficiënt worden ingezet in eigen afdeling - ervoor zorgen dat afdeling voor meest milieuverantwoorde ICT-opstelling kiest in gegeven situatie - voorstellen doen op vlak van energie & materiaal besparing (groene ICT) 11. Kennisdelen Helpt collega s vakinhoudelijk. Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te houden. collega s wegwijs maken in horizontale processen (bijv. e-ploeg) Nieuwe collega s begeleiden ivm horizontale processen Nieuwigheden opvolgen ivm horizontale processen (bijv. volgen van werkgroepen) en delen met collega s/ vertaalslag maken naar de afdeling toe 3. Gedragscompetenties Organiseren niveau 2 Initiatief niveau 2 Nauwgezetheid niveau 2 Coachen niveau 1 Voortdurend verbeteren niveau 2 Klantgerichtheid niveau 2 Samenwerken niveau 2 Betrouwbaarheid niveau 2 4. Vaktechnische competenties Specifieke software: Alfresco, interflex, Vlimpers, cmdb 2, NMBS ticket-on-line Kantoorapplicaties Administratief organisatorische vaardigheden IT- personele en logistieke processen

7 Relevante ervaring: Je hebt minstens 6 jaar beroepservaring m.b.t. organisatorische en inhoudelijke ondersteuning van het secretariaat van een leidinggevende waarvan minimum 3 jaar als coördinator van één of meer managementondersteunende taken (personeel en organisatie, facilitair management, informatica, communicatie, financiën) in een afdeling (of entiteit).