Augustus 2018 Handleiding Subsidieportaal Uitvoering Van Beleid Augustus 2018
Inhoudsopgave Subsidieportaal Uitvoering Van Beleid... 3 Account aanmaken... 4 Gegevens invullen... 5 Home pagina... 6 Mijn Gegevens... 7 Gegevens aanpassen... 7 Wachtwoord wijzigen... 8 Mijn regelingen... 9 Betrokken personen... 11 Nieuwe registratie... 12 Mijn aanvragen... 14 Nieuwe aanvraag... 15 Status aanvraag... 17 Voortgangsrapportage indienen... 18 Betrokken personen... 20 Bijlagen... 21 Mijn contactpersonen... 22 Nieuwe gebruiker toevoegen... 24 Veel gestelde vragen... 25 2
Subsidieportaal Uitvoering Van Beleid Via het Subsidieportaal van Uitvoering Van Beleid is het mogelijk om ondermeer subsidies van het Europees Sociaal Fonds (ESF), Europese migratie- en veiligheidsfondsen en de regeling Cofinanciering Sectorplannen aan te vragen en te verantwoorden. U kunt via dit portaal een aanvraag voor subsidie indienen en de status van uw aanvraag bekijken. Figuur 1:Inlog pagina van het Subsidieportaal. 3
Account aanmaken Om gebruik te maken van het Subsidieportaal dient u een account aan te maken. Dit kunt u doen door te klikken op de knop Maak een account aan. Na het invullen van de gegevens ontvangt u een e-mail. Figuur 2: Account aanmaak pagina. Heeft u al een account maar bent u uw wachtwoord vergeten. Ga dan naar Wachtwoord vergeten?. Als u uw gebruikersnaam niet meer weet dan kunt u contact opnemen met Uitvoering Van Beleid via telefoonnummer 070-3152054 of via uw vaste contactpersoon. 4
Gegevens invullen Na het aanmaken van uw account kunt u inloggen op het Subsidieportaal. Voordat u gebruik kunt maken van het Subsidieportaal dient u uw gegevens in te vullen. Klik na het invullen van de gegevens op de knop Opslaan. Figuur 3:Lege Mijn gegevens pagina. 5
Home pagina Na het invullen van alle gegevens zullen er nieuwe tabbladen beschikbaar zijn. De totale set van tabbladen beschikbaar voor een aanvrager, buiten de homepagina zijn: Mijn gegevens Mijn regelingen Mijn aanvragen Mijn contactpersonen Een aanvrager met volledig ingevulde gegevens zal altijd de volgende tabbladen zien: Mijn gegevens, Mijn regelingen en Mijn aanvragen. Indien de ingelogde aanvrager de rol tekenbevoegde heeft, zal deze ook het tabblad Mijn contactpersonen te zien krijgen. Figuur 4:Home pagina, met toegang tot alle tabbladen. 6
Mijn Gegevens Het tabblad Mijn gegevens toont een overzicht van de gegevens van de ingelogde aanvrager. Daarnaast is het ook mogelijk om het wachtwoord te wijzigen. De wachtwoord wijzigen functie is enkel beschikbaar als de gegevens in het gegevens overzicht niet bewerkt worden. Figuur 5: Mijn gegevens pagina. Gegevens aanpassen Om gegevens aan te passen klikt u op de knop Bewerken. De gegevens kunnen dan aangepast worden. Klik na het aanpassen op de knop Opslaan om de gegevens daadwerkelijk te bewaren. Figuur 6:Mijn gegevens in bewerkbare status. 7
Wachtwoord wijzigen Een ingelogde gebruiker heeft de mogelijkheid om zijn wachtwoord te wijzigen. Het scherm wat volgt na het klikken op de knop Wachtwoord wijzigen toont het wachtwoordbeleid en de velden die ingevuld moeten worden, namelijk: het oude wachtwoord, het nieuwe wachtwoord en de bevestiging van het nieuwe wachtwoord. Figuur 7:Wachtwoord wijzigen pagina. 8
Mijn regelingen Het tabblad Mijn regelingen toont een overzicht van alle subsidies waarvoor de aanvrager een registratie heeft gedaan. Een goedgekeurde registratie is nodig om een aanvraag in te kunnen dienen. De filter optie kan gebruikt worden om gemakkelijk een registratie te vinden. Na het selecteren van filters kan door gebruik van de knop alle filters verwijderd worden. Alleen een tekenbevoegde kan een nieuwe registratie indienen. Om een nieuwe registratie toe te voegen klikt u op de knop Nieuwe registratie. Figuur 8: Mijn regelingen pagina met de Nieuwe registratie knop 1 en filter opties 2. Alle filter opties verwijderen 3. Naast het indienen van nieuw registraties kan een tekenbevoegde gebruiker ook bestaande registraties openen. Dit kan door de knop Openen te gebruiken. Figuur 9: Bestaande registraties. 9
Na het openen van een bestaande registratie ziet de tekenbevoegde twee verschillende tabbladen. De tab Registratie levert dezelfde informatie die je ziet in de lijst onder Mijn regelingen. Figuur 10: Geopende bestaande registratie. 10
Betrokken personen In de tab Betrokken personen ziet de tekenbevoegde alle personen die bij deze registratie betrokken zijn, inclusief de ingelogde tekenbevoegde. Naast de tekenbevoegde bevat dit overzicht ook de bij de registratie betrokken contactpersonen. Deze contactpersonen zijn ofwel automatisch toegevoegd bij het indienen van de registratie (op basis van de bij de organisatie betrokken personen) ofwel naderhand handmatig aan de registratie toegevoegd door de tekenbevoegde. Een bestaand contactpersoon kan worden toegevoegd door een tekenbevoegde door de knop Toevoegen te gebruiken. Typ de gebruikersnaam in van de contactpersoon die u wilt toevoegen. Let op, de gebruiker moet al wel een contactpersoon zijn. Om een nieuwe gebruiker contactpersoon te maken dient een tekenbevoegde dit te doen in het tabblad Mijn contactpersonen. Figuur 11: Tabblad Betrokken personen. 11
Nieuwe registratie Om een nieuwe registratie in te dienen klikt een tekenbevoegde op de knop Nieuwe registratie. Vervolgens dient de regeling, actie en het tijdsvak gekozen te worden. Om een regeling te kiezen klikt u op de knop Selecteren. U kunt de filter knop gebruiken om snel een regeling te vinden. Figuur 12: Nieuwe registratie, selecteer de regeling. Er is een filter optie aanwezig. Na het selecteren van de regeling selecteert u de actie. Figuur 13: Selecteer hier de actie voor een nieuwe registratie. 12
Wanneer de actie geselecteerd is kan het tijdvak worden aangegeven. Na het selecteren van het tijdvak kan de registratie worden toegevoegd. Figuur 14: Selecteer hier het tijdvak voor een nieuwe registratie. Na het registreren voor een regeling, krijgt u een overzicht van deze registratie en zal de registratie de status Ingediend hebben. De registratie moet de status goedgekeurd krijgen van UVB om een aanvraag daarvoor in te dienen. Dit gebeurd binnen een werkdag. 13
Mijn aanvragen Dit tabblad toont een overzicht van alle aanvragen waarbij de ingelogde gebruiker betrokken is. Deze aanvragen zijn te openen, waarna de gebruiker een overzicht van de aanvraag te zien krijgt. aanvragen zijn te onderscheiden op projectnummer, naam, startdatum, einddatum, soort aanvraag en status. Dit tabblad toont een overzicht van alle aanvragen waarbij de ingelogde gebruiker betrokken is. Ook is het mogelijk om een nieuwe aanvraag in te dienen. Dit kan alleen gedaan worden door een tekenbevoegde. Figuur 15: Mijn aanvragen pagina, ook hier zijn filter opties aanwezig. 14
Nieuwe aanvraag Om een nieuwe aanvraag in te dienen klikt u op de knop Nieuwe aanvraag. Er kan alleen een nieuwe aanvraag worden ingediend wanneer de registratie is goedgekeurd door UVB. Figuur 16: Nieuwe aanvraag indien pagina. Na het kiezen van de registratie klikt u op de knop Verder om de aanvraag van een projectnaam te voorzien, vervolgens kan het aanvraag formulier gestart worden. Figuur 17: Kiezen van een projectnaam voor de nieuwe aanvraag. 15
Nadat het aanvraag formulier is ingevuld kan deze worden ingediend. Dit kan alleen worden gedaan door een tekenbevoegde. Zolang een aanvraag niet is ingediend, heeft deze de status Concept. Ook kan in de concept status de aanvraag verwijderd worden. Figuur 18: Lijst van aanvragen van de organisatie. Klik op de knop Openen om de aanvraag aan te vullen, of in te dienen. Figuur 19: De aanvraag informatie. 16
Status aanvraag In de kolom Status is te zien in welke fase een aanvraag zich bevindt. Een overzicht van de verschillende statussen is hieronder te vinden. Concept U bent bezig met indiening van de aanvraag. Ter ondertekening De aanvraag staat klaar ter ondertekening door bevoegd persoon. Verzonden Bevoegd persoon heeft de aanvraag verzonden naar Agentschap UVB. Ingediend De aanvraag is door UVB ontvangen en krijgt de status ingediend. Afgewezen Uw aanvraag is afgewezen, u ontvangt hierover een beschikking. Verleend Uw aanvraag is verleend, u ontvangt hierover een beschikking. ED indienen De einddatum van het project is verlopen, u kunt uw einddeclaratie indienen. ED Ingediend Uw einddeclaratie is ingediend. Vaststellen De controlefase binnen UVB is afgerond, na een eventuele tweedelijns controle ontvangt u een vaststellingsbeschikking. Vastgesteld Uw project is vastgesteld, u ontvangt hierover een beschikking. Tabel 1: overzicht van de status van een project, en welke acties daarbij mogelijk zijn. 17
Voortgangsrapportage indienen Het tabblad Voortgangsrapportages toont alle bij de aanvraag horende voortgangsrapportages. De tab is alleen beschikbaar wanneer er ten minste één tussendeclaratiemoment vanuit DIANE in het portaal is aangemaakt. Tussendeclaraties kunnen niet vanuit het portaal worden aangemaakt. Dit wordt vanuit DIANE gedaan. Aanvraag- en einddeclaratie formulieren kunnen wel vanuit het portaal worden aangemaakt. Figuur 20: Het tabblad Voortgangsrapportages met de mogelijkheid om te openen. Het is mogelijk om een voortgangsrapportage te openen. Een geopende voortgangsrapportage wordt getoond in bewerkbare of alleen lezen vorm. De vorm waarin de voortgangsrapportage wordt getoond is afhankelijk van zowel de project status als de formulier status. Tabel 2: Een overzicht waarin een tussendeclaratie wordt getoond bij de mogelijke project- en formulier status. Grijze cellen geven aan dat de combinatie niet mogelijk is. Overige combinaties zijn mogelijk. Het is ook mogelijk om een voortgangsrapportage te verwijderen. Dit kan alleen wanneer het project niet is afgewezen en het betreffende formulier is gestart maar nog niet is verzonden, dus de status Concept of Ter ondertekening. 18
BSN rapportage indienen Een aanvrager kan via de knop BSN rapport indienen een BSN rapportage bij een aanvraag naar UVB versturen. Het insturen van een BSN rapportage bestaat uit twee stappen. Eerst wordt de BSN rapportage geüpload en gevalideerd. Daarna worden de gegevens uit de BSN rapportage bevestigd in DIANE. Alleen een tekenbevoegde kan een BSN rapportage indienen. Figuur 21: Aanvraag overzicht waar een BSN rapport ingediend kan worden. In de eerste stap dienen alle gegevens van de BSN rapportage ingevuld te worden. Volg het stappenplan in het portaal. In de tweede stap van het indienproces dient de aanvrager de BSN rapportage te bevestigen en kan deze verzonden worden naar DIANE. 19
Betrokken personen In het tabblad Betrokken personen kunt u alle betrokken personen bij de aanvraag terug zien. Zowel de contactpersonen als de tekenbevoegden. Om de gegevens van een gebruiker te bekijken klikt u op de knop Openen. Een tekenbevoegde heeft de mogelijkheid om een gebruiker te verwijderen uit een aanvraag. Hiervoor klikt u op de knop Verwijderen. Om een gebruiker toe te voegen aan de aanvraag klikt u op de knop toevoegen. Figuur 22: Het tabblad Betrokken personen in het aanvraagoverzicht. Door de gebruikersnaam in te voeren kunt u iemand rechten geven voor de aanvraag. Dit kan ook iemand zijn uit een andere organisatie, bijvoorbeeld een adviesbureau. Klik vervolgens op de knop Zoeken om de gebruiker te vinden, de gebruiker wordt alleen gevonden wanneer de gebruikersnaam exact is ingevuld. Vervolgens klikt u op de knop Selecteren om de gegevens van de gebruiker te controleren. Figuur 23: Toevoegen van een nieuwe gebruiker. Daarna klikt u op de knop Opslaan om de gebruiker toe te voegen aan de aanvraag. 20
Bijlagen In het tabblad Bijlagen kan een bijlage worden toegevoegd of worden gedownload. Dit wordt ook wel de postbus functie genoemd. Om een bijlage toe te voegen klikt u op de knop Bijlage toevoegen. Om een bijlage te downloaden klikt up op het download icoon. Figuur 24: Aanvraag overzicht waar een bijlage kan worden toegevoegd. 21
Mijn contactpersonen In het tabblad Mijn contactpersonen kan een tekenbevoegde zijn contactpersonen beheren en aanmaken. Onderin het scherm Contactpersonen beheren zijn alle regelingen en aanvragen te vinden waar de gebruiker bij betrokken is. Figuur 25: Het tabblad Mijn contactpersonen met filter mogelijkheden. Om de rechten van een gebruik in te zien of te verwijderen klikt u op de knop Selecteren. Rechten toevoegen op nieuwe regelingen kan gedaan worden in het tabblad Mijn regelingen. Rechten toevoegen op nieuwe aanvragen kan gedaan worden in het tabblad Mijn aanvragen. 22
Figuur 26: Een contactpersoon beheren. De knop Selecteren geeft alle gegevens van de gebruiker. De knop Verwijderen verwijderd alle rechten die de gebruiker heeft bij de aanvraag of regeling. Om meerdere gebruikers te selecteren kunt u gebruik maken van de []. Figuur 27: De mogelijkheid om het project te openen, of de rechten te verwijderen. 23
Nieuwe gebruiker toevoegen Om een nieuwe gebruiker als contactpersoon toe te voegen klikt u op de knop Creëer nieuwe gebruiker. Voor vervolgens de gebruikersnaam en het e-mail adres in van de nieuwe gebruiker. Druk op de knop Volgende om een het account aan te maken. De gebruiker ontvangt een e-mail waar deze zijn account kan activeren, en een wachtwoord kan invoeren voor het account. Figuur 28: Een contactpersoon toevoegen. De gegevens van een bestaande gebruiker zijn bewerkbaar, klik op de knop Selecteren om naar de beheer tab te gaan. Klik op de knop Bewerken om de gegevens aan te passen, klik vervolgens op de knop Opslaan om de veranderingen te bewaren. Figuur 29: Het bewerken van een contactpersoon als tekenbevoegde. 24
Veel gestelde vragen Hieronder een aantal veel gestelde vragen over het Subsidieportaal van Uitvoering Van Beleid. Hier volgen een paar algemene punten: Zorg dat u op het nieuwe Subsidieportaal zit, te herkennen aan het robijn rode thema, via: www.mijnuitvoeringvanbeleidszw.nl Er kan een nieuw wachtwoord worden aangevraagd met de knop Wachtwoord vergeten. Vervolgens zal er een e-mail worden gestuurd met een link, deze link is geldig tot 30 minuten na verzending. Bij de eerste keer inloggen op het nieuwe Subsidieportaal dient u uw gegevens te controleren en op te slaan. Ook als u geen wijzigingen heeft. Indien er geen e-mail is ontvangen voor het wijzigen van het wachtwoord kan deze in de spam of ongewenst folder terecht zijn gekomen. Problemen bij het inloggen Allereerst is het van belang dat u naar het nieuw Subsidieportaal gaat via: www.mijnuitvoeringvanbeleidszw.nl Logt u voor het eerst in op het nieuwe portaal dan dient u een wachtwoord in te stellen. Dit kan gedaan worden door op de knop Wachtwoord vergeten te klikken. E-mail niet ontvangen Het komt voor dat u geen e-mail heeft ontvangen. Zorg ervoor dat u de juiste gebruikersnaam heeft ingevoerd. Controleer uw spam of ongewenst folder. Als het bovenstaande is gecontroleerd dan kan het zijn dat een account niet gekoppeld is aan het gewenste e-mailadres. Neem hiervoor contact op met UVB. Account geblokkeerd Een account in het Subsidieportaal wordt geblokkeerd wanneer er 5 keer een ongeldig wachtwoord is ingevoerd. Of wanneer er meer dan 2 keer binnen 24 uur een nieuw wachtwoord is aangevraagd. Er verschijnt een foutmelding: Er kan momenteel niet worden ingelogd. Er wordt aangegeven op de knop Wachtwoord vergeten te klikken voor een wachtwoord reset. Echter kan het account alleen ontgrendeld worden door UVB. Stuur een e-mail met daarin de situatie uw gebruikersnaam en projectnummer naar UVB. 25
Foutmelding wachtwoord wijzigen Na het gebruik van de knop Wachtwoord vergeten en het invullen van de gebruikersnaam. Wordt er een e-mail gestuurd naar het e-mailadres. Hierin staat een link die tot 30 minuten na verzending geldig is. Wanneer er na 30 minuten op de link wordt geklikt krijgt u een foutmelding te zien: Er is een fout opgetreden Met daarbij een willekeurige gebruikersnaam. U dient opnieuw een wachtwoord aan te vragen via de knop Wachtwoord vergeten en gebruik te maken van de link in de nieuwe e-mail, binnen 30 minuten. Subsidieaanvraag niet zichtbaar Wanneer u voor het eerst inlogt op een bestaand account in het nieuw Subsidieportaal. Dient u eerst uw gegevens te controleren. De melding die verschijnt: Uw gegevens zijn nog niet ingevuld Controleer uw gegevens. Ook als u geen wijzigingen heeft in uw gegevens. Klik op de knop Bewerken, vervolgens op de knop Opslaan. Staat de subsidieaanvraag niet onder het tabblad Mijn aanvragen dan is deze waarschijnlijk gekoppeld aan een andere account. Het bijbehorende account kan worden opgezocht door UVB. Staat een aanvraag van DI 2016 wel in het aanvraagoverzicht. Maar krijgt u na het openen van het aanvraag formulier de melding: Het formulier voor deze aanvraag is nog niet beschikbaar Dan was dit een handmatig ingediende aanvraag en daarom niet beschikbaar in het portaal. Indien u het formulier wilt inzien kan deze uit het DIANE dossier in Excel vorm worden opgehaald en verstuurd. Hiervoor neemt u contact op met UVB. Foutmelding bij het indienen van een einddeclaratie Wanneer u een foutmelding krijgt bij het indienen van een einddeclaratie. Dan komt dit meestal door 1 of meerdere bijlagen. Open de einddeclaratie en klik op de knop Verder tot u bij stap 6 bent. Hier ziet u een overzicht van de bijlagen. Klik op de download knop achter een bijlage. Krijgt u een foutmelding bij een bijlage dan is er iets mis gegaan met de bijlage, en is deze corrupt geraakt, u dient deze te verwijderen en opnieuw te uploaden. Let op, het bestand moet te openen zijn op de computer van de aanvrager. En het moet voldoen aan de restricties die op de pagina worden gegeven. Ook mag er per bijlage maar 1 document worden geselecteerd. Is het hierna nog niet mogelijk om de einddeclaratie in te dienen. Of als alle bijlagen zonder problemen gedownload kunnen worden. Dan kunt u contact opnemen met UVB. Hierbij is gewenst een screenshot van de foutmelding te leveren. 26
Voor meer vragen of opmerkingen kunt u contact opnemen met Uitvoering Van Beleid via telefoonnummer 070-3152054. Of vul het contactformulier in via de website van Uitvoering Van Beleid op https://www.uitvoeringvanbeleidszw.nl/contact 27