Regiebegeleiders in Ons*
Inhoud 1. INLOGGEN IN ONS... 3 2. EEN CLIËNT OPZOEKEN IN ONS... 5 3. DE BASISGEGEVENS VAN EEN CLIËNT INZIEN... 7 4. CONTACT RELATIES TOEVOEGEN... 8 4.1 Medewerker relatie toevoegen... 8 4.2 Contactpersonen toevoegen... 11 4.3 Contactgegevens Curator, mentor, bewindvoerder of voogd... 15 4.4 Externe zorgleveranciers toevoegen... 16 5. HET MEDISCH DOSSIER INZIEN... 19 5.1 Het medisch beleid vastleggen... 21 6. VRAGENLIJSTEN INVULLEN... 22 6.1 Vragenlijst - Dit vind ik ervan!... 27 6.2 Vragenlijst - Risico inventarisatie... 31 6.3 Mutatieformulieren & checklist... 35 7. ZORGPLAN... 37 7.1 Het zorgplan vastleggen... 37 7.2 Vastleggen van een vrijheidsbeperkende maatregel... 52 7.3 Een episode inzien... 58 8. RAPPORTEREN... 59 8.1 Rapporteren op het zorgplan... 59 8.2 Rapporteren - Vrije rapportage... 63 9. DOCUMENTEN... 65 9.1. Hoe krijg ik toegang tot het archief met Cura-documenten?... 667 10. OVERDRACHT - RAPPORTAGES... 76 11. OVERDRACHT - AGENDA... 78 12. HET DASHBOARD - KWALITEITSMONITOR... 80 13. BERICHTEN IN ONS... 85 2
Deze werkinstructie beschrijft de werkzaamheden die regiebegeleiders in Ons hebben. Dit betreft onder andere de volgende onderwerpen: - Het vastleggen van relaties bij de cliënt - Vragenlijsten invullen - Het zorgplan invullen - Rapporteren Deze instructie legt uit hoe het systeem werkt, en legt soms de accenten op afspraken gemaakt voor de procesvoering. 1. Inloggen in Ons Om in te loggen in Ons ga je naar de volgende website: siza.ioservice.net 3
Voer vervolgens je gebruikersnaam en je wachtwoord in en meld je aan. Indien je het wachtwoord vergeten bent, dan heb je de optie 'Wachtwoord vergeten' om je wachtwoord te herstellen. Het is dus niet noodzakelijk om hiervoor contact op te nemen met functioneel beheer. Het kan voorkomen dat je een sms code op je telefoon krijgt. Dit is alleen het geval als je niet op het netwerk van Siza bent ingelogd. 4
2. Een cliënt opzoeken in Ons Na het inloggen kom je uit in Ons Administratie. Het eerste tabblad waarop je uitkomt is het dashboard. Dit onderwerp wordt later in de instructie besproken. Selecteer nu eerst de tab Cliënt. Bij de tab cliënt heb je meerdere mogelijkheden om de cliënt op te zoeken, namelijk: 1. Via het locatiegram kan je op zoek gaan naar de cliënten die bij een bepaalde locatie horen. Let op: Je ziet hier slechts de locaties waarvoor je geautoriseerd bent. Indien je slechts een locatie mag inzien, dan zie je direct de lijst met cliënten. 2. Je ziet hier de laatst bezochte cliënten. Dit zijn er maximaal 5. 3. Je kan via de zoekbalk een cliënt opzoeken. Hier kan je bijvoorbeeld via de achternaam van de cliënt de cliënt benaderen. 5
4. Via de knop 'Mijn cliënten' zie je de cliënten waarmee jij als medewerker een relatie hebt, bijvoorbeeld de cliënten waarvan je regiebegeleider bent. Het bovenstaande scherm laat de inhoud van de knop 'Mijn cliënten' zien. Hier kan je snel naar het dossier gaan van de cliënten waar je bijvoorbeeld regiebegeleider van bent. Via de zoekbalk kan je de achternaam van de cliënt ingeven. Het systeem gaat dan zoeken naar de cliënten die overeenkomen. 6
3. De basisgegevens van een cliënt inzien Wanneer je een cliënt hebt geopend, dan kom je uit op het overzicht van de cliënt. Op het administratief overzicht staat onder andere de zorglegitimatie van de cliënt. Dit is de beschikking vanuit bijvoorbeeld de gemeente of het zorgkantoor. Dit gedeelte wordt beheerd door Siza Entree en de Zorgadministratie. De basisgegevens van de cliënt zijn in te zien onder de tab algemeen. Hier zijn de NAW-gegevens en het BSN te vinden. Hier bevinden zich tevens de relaties 7
van de cliënt, namelijk de medewerker relaties, contactpersonen en de externe zorgleveranciers. 4. Contact relaties toevoegen Ons kent drie verschillende soorten relaties, namelijk: - Medewerker relaties: Relaties tussen medewerkers van Siza en cliënten. Denk hierbij aan: Regiebegeleider, regiebehandelaar, fysiotherapeut etc.. - Contactpersonen: Relaties tussen externen en cliënten. Denk hierbij aan: Eerste relatie en vrijwilliger - Externe zorgleveranciers: Professionele relaties tussen externen en cliënten. Denk hierbij aan: Huisarts, apotheek 4.1 Medewerker relatie toevoegen Binnen het tabblad algemeen klik je op 'Medewerkerrelaties'. 8
Klik op 'Voeg een medewerker toe'. Voer de volgende gegevens in om de medewerker relatie aan te maken: 1. Zoek de medewerker op die je wilt vastleggen als medewerker relatie 2. Selecteer het juiste type medewerker relatie 3. Voer eventueel de juiste start- (en/of eind)datum in. De einddatum is van belang bij het wijzigen of afsluiten van een medewerker relatie, zodat de historie inzichtelijk blijft. 4. Sla vervolgens de gegevens op. 9
Een ingevuld voorbeeld ziet er als bovenstaand uit. Sla vervolgens de gegevens op. De medewerker relatie is nu aangemaakt. Via 'Voeg een medewerker toe' kan je een tweede, andere medewerker relatie vastleggen. De bestaande relatie kan je aanpassen door op de naam van de medewerker te klikken. 10
4.2 Contactpersonen toevoegen Op het tabblad 'Algemeen' klik je op 'Contactpersonen'. 11
Klik op 'Relatie toevoegen'. Bij het vastleggen van de contactpersoon is het van belang het juiste type contactpersoon te selecteren. Dit doe je middels het open klappen van het veld aan de linkerkant. Vul vervolgens de velden zo volledig mogelijk in. Optioneel is het toevoegen van het sociaaltype. Hiermee kan je aangeven dat een vrijwilliger tegelijkertijd de broer van de cliënt is. Je kunt alle contactpersonen toevoegen met uitzondering van wettelijke vertegenwoordiging (zie punt 4.3). Een ingevuld voorbeeld ziet er als bovenstaand uit. 12
De contactpersoon is nu aangemaakt. Het is nu zaak om verdere contactgegevens vast te leggen zoals een adres, telefoonnummer of e- mailadres. Dit doe je middels de optie 'Adres toevoegen'. Hier kan je de overige gegevens van de contactpersoon toevoegen. 13
Een ingevuld voorbeeld ziet er als bovenstaand uit. Sla vervolgens de gegevens op. De contactpersoon is nu juist en volledig aangemaakt. Het is belangrijk om de gegevens zo volledig mogelijk in te vullen. Dit voor zowel de mogelijk tot het uitdraaien van rapportages, als voor het eigen gebruik. Je kunt hier tevens de huidige relatie wijzigen, net als dat je hier een nieuwe relatie kan toevoegen via 'Relatie toevoegen'. 14
4.3 Contactgegevens Curator, mentor, bewindvoerder of voogd De contactgegevens van bovenstaande contactpersonen worden opgevoerd in het dossier van de cliënt door de zorgadministratie. Alleen deze afdeling vult de gegevens in. De gegevens kun je aanleveren door de button profiel te openen. Zoek de vragenlijst mutatie curator/bewindvoerder/mentor/ voogd op en vul deze in. De beschikking kun je bij documenten uploaden en een label geven (juridische beschikkingen) of stuur de beschikking als bijlage per mail naar de zorgadministratie. Na het invullen druk je op de button opslaan. Druk na het opslaan op de button overzicht. 15
Na invullen druk je op de button volgende status en zet je de mutatie op bespreken. De zorgadministratie krijgt nu, nadat je op de button hebt gedrukt een melding en verwerkt de mutatie in ONS. 4.4 Externe zorgleveranciers toevoegen In het tabblad 'Algemeen' klik je op 'Externe zorgleveranciers'. Hier klik je op 'Toevoegen'. 16
Selecteer hier vervolgens het type externe zorgleveranciers dat je wilt vastleggen, bijvoorbeeld de huisarts. Hier heb je vervolgens de keuze uit de bij Siza bekende huisartsen. Deze lijst is door functioneel beheer ingevoerd. Selecteer hier de gewenste huisarts. Indien je een huisarts mist, communiceer dit dan naar functioneel beheer zodat zij de huisarts kunnen toevoegen. 17
De huisarts is nu vastgelegd. Hier kan je middels 'Weghalen' ook de externe zorgleveranciers verwijderen. Middels 'Toevoegen' kan je een andere externe zorgleveranciers vastleggen. Het tabblad 'Algemeen' is nu volledig gevuld met contactpersonen, medewerker relaties en externe zorgleveranciers. Het is aan de regiebegeleider/regiebehandelaar/behandelaar om dit scherm up to date te houden. 18
5. Het medisch dossier inzien Het medisch dossier kent onderwerpen die door verschillende disciplines gebruikt en beheerd worden. Hieronder een kort overzicht van de aanwezige optie en daarbij beschreven wie eigenaar is van het onderdeel: Episodes: Hier kunnen behandelaren dossiervoering noteren. Tevens kunnen er hier documenten en vragenlijsten aan gekoppeld worden, zodat alle dossiervoering omtrent een onderwerp gebundeld is. Ook kan een onderwerp zichtbaar worden onder het zorgplan, zodat de begeleiding taken kan uitvoeren en erop kan rapporteren. 19
Medische voorgeschiedenis: Hier kunnen door behandelaren diagnoses vastgelegd worden. Diagnoses kunnen ook gekoppeld zijn aan diagnoses die door behandelaren gemaakt zijn. Een andere discipline die de diagnoses gebruikt zijn de artsen. Zij vullen de diagnoses in van cliënten waarbij zij betrokken zijn, en zullen ze up to date houden. Allergieën en overgevoeligheden: Artsen zullen de allergieën en overgevoeligheden vastleggen van cliënten waarbij zij betrokken zijn. Medisch beleid: Hier wordt vastgelegd of een cliënt wel of niet gereanimeerd wil worden. Indien er vanuit Siza een arts betrokken is, zal de arts dit vastleggen. Indien er geen arts betrokken is, kan een regiebehandelaar of regiebegeleider dit ook vastleggen. Juridische status: De regiebehandelaar kan vastleggen of er bijvoorbeeld sprake is van een vrijwillige opname of van een rechterlijke machtiging. Wilsonbekwaamheden: Regiebehandelaren kunnen vastleggen dat een cliënt wilsonbekwaam is op een of meerdere onderwerpen. 20
5.1 Het medisch beleid vastleggen Klik op "Toevoegen" om een medisch beleid aan te maken. De volgende opties tonen zich: 1. Ruimte om het beleid toe te lichten. 2. De status van het medisch beleid kiezen (Keuze uit: Actieve wilsbeschikking, Besproken met cliënt of Besproken met familielid). 3. De beslissingen. In de zoekbalk zijn verschillende onderwerpen te selecteren naast de reeds zichtbare keuze omtrent reanimeren. 4. Ruimte om een bijlage toe te voegen. 5. Het beleid opslaan wanneer alles naar wens ingevuld is. 21
6. Vragenlijsten invullen De vragenlijsten in Ons zijn te vinden onder de tab 'Profiel'. Om een nieuwe vragenlijst in te vullen kies je 'Nieuwe vragenlijst'. Het scherm met de beschikbare vragenlijsten opent zich. Vragenlijsten zijn formulieren die per cliënt in te vullen zijn. Voorbeelden van vragenlijsten zijn bijvoorbeeld '1. Persoonsbeeld', '2. Dit vind ik ervan' vragenlijst en '3. de risico inventarisatie' en. Selecteer de gewenste vragenlijst. Het is eventueel mogelijk om met de zoekbalk specifiek te zoeken naar een bepaalde vragenlijst. 22
In het onderstaande voorbeeld wordt de vragenlijst 'Persoonsbeeld' ingevuld. De vragenlijst opent zich nu. De vragenlijst bestaat uit een pagina, waarbij er eerst ruimte is om de levensloop van de cliënt te beschrijven aan de hand van een aantal vragen. 23
Vervolgens komen de domeinen van kwaliteit van leven terug. Op ieder domein is er ruimte om de geschiedenis en de actuele stand van zaken te beschreven. Per onderwerp is er een uitleg om aan te geven waarom gedacht kan worden bij het betreffende domein. Onder het vraagteken staan vragen die je kunt stellen aan de cliënt om informatie over het gebied in te winnen. Let op: Bij het invullen van de vragenlijst is het niet noodzakelijk om bij ieder domein iets in te vullen. Vul alleen relevante informatie in. Wanneer je de vragen op een pagina hebt ingevuld, vergeet dan niet om de antwoorden op te slaan. Dit doe je middels de knop Opslaan onder aan de pagina. Gebruik vervolgens de knop 'Overzicht' om de ingevulde vragenlijst in te zien. 24
De antwoorden die ingevuld zijn, zijn nu inzichtelijk. De vragen waarop geen antwoord is gegeven, zie je niet meer terug. De vragenlijst is in concept opgeslagen. Dit betekent dat de vragenlijst nog niet definitief is, dus de vragenlijst is dus nog te wijzigen. Wanneer de vragenlijst definitief is, dan kan de vragenlijst op actueel worden gezet middels de knop 'Volgende status'. 25
De vragenlijst is nu actueel. De knop om de vragenlijst te wijzigen is nu ook verdwenen. Wel kan er opnieuw een concept vragenlijst gemaakt worden die de inhoud van de actuele vragenlijst bevat. Dit doe je middels de knop 'Dupliceer'. Wanneer de vragenlijst niet meer actueel is, kan de huidige actuele vragenlijst gearchiveerd worden. Dit doe je door nogmaals de knop 'Volgende status' te gebruiken. Onder de knop 'Profiel' is de vragenlijst Persoonsbeeld nu inzichtelijk. 26
6.1 Vragenlijst - Dit vind ik ervan! Een andere vragenlijst die in Ons beschikbaar is, is de vragenlijst 'Dit vind ik ervan'. Deze vragenlijst wordt in een jaarcyclus gebruikt om het 'Dit vind ik ervan' gesprek in vast te leggen. De vragenlijst DVIE bevat 11 pagina's, waarbij alle domeinen op een aparte pagina staan. De vragen vanuit het originele DVIE formulier zijn verwerkt in Ons. Deze vul je gedurende het jaar in t.b.v. het DVIE jaargesprek. 27
In dezelfde vragenlijst heb je ook de mogelijkheid om doelen en afspraken aan te maken die later in het zorgplan zichtbaar zijn. Dit doe je door de laatste vragen van ieder DVIE domein te beantwoorden. Indien je antwoord met ja, dan wordt er in het zorgplan een doel of afspraak aangemaakt. 28
Vul de DVIE vragenlijst in en vul deze lijst gedurende het jaar aan. Onder aan iedere pagina zijn de knoppen waarmee je kan navigeren door de vragenlijst. Vergeet na het invullen van informatie niet om de vragenlijst op te slaan. Wanneer je overigens middels de knop Volgende naar een volgende pagina van de vragenlijst gaat, slaat het systeem automatisch de vragenlijst op. De knop Overzicht laat je zien welke vragen binnen de vragenlijst ingevuld zijn. 29
Je ziet nu de vragenlijst terug die je ingevuld hebt. De vragenlijst Dit vind ik ervan maak je een keer per jaar definitief wanneer je het DVIE gesprek hebt gehad met de cliënt. Dit doe je middels de knop 'Volgende status'. Voor de volgende jaarcyclus maak je een nieuwe vragenlijst. Deze ga je vanaf leeg weer opnieuw vullen. 30
6.2 Vragenlijst - Risico inventarisatie Een andere vragenlijst beschikbaar in Ons is de risico inventarisatie. Klik op 'Nieuwe vragenlijst' om de risico inventarisatie in te vullen. Selecteer de Risico inventarisatie. 31
De risico inventarisatie bevat alle risico gebieden, waarop enkel met ja of nee geantwoord kan worden. Wanneer je antwoord dat er sprake is een risico op een bepaald gebied, dan komt dit gebied terug in het zorgplan. 32
In het bovenstaande voorbeeld is er sprake van een risico op het gebied van 'Vallen'. Dit ga je later in het zorgplan terugzien. Vergeet niet de vragenlijst op te slaan en terug te gaan naar het overzicht. 33
De ingevulde vragen zijn nu inzichtelijk. Verder zijn de knoppen 'Wijzig', 'Dupliceer' en 'Volgende status' beschikbaar, zoals bij de meeste vragenlijst. 34
6.3 Mutatieformulieren & checklist Binnen Ons zijn er verschillende mutatieformulieren. Mutatieformulieren kan je invullen op eenzelfde manier als andere vragenlijsten in te vullen zijn. Binnen Ons zijn er drie verschillende mutatieformulieren, namelijk: - Mutatieformulier aanvang zorg - Mutatieformulier Einde zorg/interne overplaatsing - Mutatieformulier personalia cliënt Deze vragenlijsten zijn in te vullen wanneer de Zorgadministratie een bepaald gegeven van de cliënt aan dient te passen. De vragenlijsten zijn in te vullen zoals andere vragenlijsten. Na het invullen van de informatie en het opslaan van de gegevens, kan je via de overzichtspagina de vragenlijst van status wisselen. De mutatieformulieren kennen een status die bij andere vragenlijsten niet functioneel is, namelijk bespreken. Deze status geeft de zorgadministratie het signaal dat zij de mutatie moeten verwerken. Verander 35
dus de status van de vragenlijst van concept naar bespreken. Indien dit niet gebeurd, dan wordt de mutatie niet verwerkt! De vragenlijst is nu op de status bespreken gezet. De zorgadministratie gaat aan de slag met de mutatie en zal de vragenlijst verder afhandelen. Er is tevens een checklist in Ons die regiebegeleiders kunnen gebruiken als geheugensteun bij het in- en uit zorg melden van cliënten. 36
7. Zorgplan 7.1 Het zorgplan vastleggen Het zorgplan is terug te vinden onder het tabblad 'Zorgplan'. Doordat er vanuit de vragenlijst Dit vind ik ervan' en vanuit de risico inventarisatie al gegevens zijn doorgezet naar het zorgplan, is er een concept zorgplan aangemaakt. Dit zorgplan dienen we nu te wijzigen. 37
Het risico op het gebied van 'Vallen', vanuit de risico inventarisatie, is inzichtelijk. Dit risico gebied dienen we verder in te vullen. Klik hiervoor op 'Kies doel'. In dit scherm is 'Risico's' het domein, 'Vallen' is het aandachtsgebied. Je komt nu uit in de structuur van Ons. Er dient een doel gekozen te worden bij het aandachtsgebied 'Vallen'. Bij een risico ga je als doel altijd toelichting geven waarom er sprake is van een risico. Klik hiervoor op 'Toelichting:'. De volgende stap in Ons is het kiezen van een actie bij het aandachtsgebied. Bij een risico ga je opschrijven welke afspraak er is gemaakt omtrent het risico. Klik hiervoor op 'Afspraak omtrent risico'. 38
Je hebt nu de mogelijkheid om de toelichting en de afspraak omtrent het risico op te schrijven. Gebruik het 'Doelcommentaar' om toe te lichten waarom er sprake is van een risico. Gebruik het 'Actiecommentaar' om de afspraak omtrent het risico vast te leggen. Sla vervolgens de gegevens op. 39
Het risico op het gebied van 'Vallen' is nu volledig ingevuld. De volgende opties zijn nog inzichtelijk: 1. Het gehele risico is te verwijderen middels het 'Stopbord' bij 'Toelichting'. 2. De toelichting bij het risico is aan te passen door te klikken op de tekst onder 'Toelichting'. 3. De afspraak bij het risico is te verwijderen middels het 'Stopbord' bij de afspraak. 4. De afspraak is aan te passen door te klikken op de tekst onder 'Afspraak omtrent risico'. 40
Net als het risico wat vanuit de Risico inventarisatie is aangemaakt in het zorgplan, zijn er ook een doel en een afspraak toegevoegd in het zorgplan vanuit de vragenlijst Dit vind ik ervan'. In het voorbeeld wordt alleen het doel uitgewerkt. Op het domein 'Doelen' is het aandachtsgebied aangemaakt vanuit 'Doen'. Hier dien je nog een doel en een actie bij te formuleren. Dit doe je door 'Kies doel' aan te klikken. Je komt vervolgens weer uit in de structuur van het systeem. Kies het doelgebied bij het aandachtsgebied vanuit Doen. Er is overigens gekozen om hier de domeinen vanuit Schalock te gebruiken om het doelgebied te categoriseren. Kies het gewenste gebied. 41
Vervolgens dien je nog een actie te selecteren. Hier heb je altijd alleen de keuze voor 'Wie doet wat?'. Selecteer deze optie. Vervolgens is er de ruimte om het doel en de actie van commentaar te voorzien. 42
Specifieer het doel en de actie en sla de gegevens op. 43
Het doel is nu aangemaakt. De volgende opties zijn mogelijk: 1. Het gehele doel is te verwijderen middels het 'Stopbord' bij 'Contacten en relaties'. 2. De toelichting bij het doel is aan te passen door te klikken op de tekst onder 'Contacten en relaties. 3. De actie bij het doel is te verwijderen middels het 'Stopbord' bij 'Wie doet wat?'. 4. De actie is aan te passen door te klikken op de tekst onder 'Wie doet wat?'. 5. Er is een streefdatum toe te voegen aan het doel. 6. Het is mogelijk om een tweede actie toe te voegen aan hetzelfde doelgebied. 7. Het is mogelijk een tweede doelgebied te selecteren bij het aandachtspunt vanuit 'Doen'. 44
Gebieden in het zorgplan zijn niet altijd afkomstig vanuit vragenlijsten. Het is ook mogelijk om handmatig zaken in het zorgplan aan te maken. Kies hiervoor 'Voeg doel toe'. Je hebt vervolgens de keuze uit de vijf domeinen die het zorgplan kent. De domeinen 1, 2 & 6 dienen altijd handmatig te worden toegevoegd in het zorgplan. De domeinen 3, 4 en 5 kunnen afkomstig zijn vanuit een vragenlijst, maar kunnen ook altijd handmatig toegevoegd worden aan het zorgplan. Selecteer het gewenste domein. 45
Kies vervolgens het aandachtsgebied. Kies de tekst die je wilt plaatsen bij het doelgebied. Kies de tekst die je wilt plaatsen bij het actiegebied. Vervolgens krijg je de ruimte om commentaar te geven bij het doelgebied en het actiegebied. 46
Een ingevuld voorbeeld van het toekomst- & ontwikkelperspectief ziet er vervolgens als bovenstaand uit. Wanneer je het zorgplan naar wens hebt ingevuld, is het tijd om het zorgplan te activeren. Voordat je het zorgplan kan activeren, dien je aan te geven wat de geldigheid van het zorgplan is. Klik hiervoor op 'Onbekend'. Je hebt hier de mogelijk om aan te geven wat de start- en einddatum van het zorgplan is. Tevens dien je hier aan te geven of je wel of geen handtekening onder het zorgplan wilt. Sla vervolgens de gegevens op. 47
Het zorgplan kan nu geactiveerd worden. Bij het activeren wordt er gevraagd of dat jij, als degene die het zorgplan activeert, akkoord gaat met het zorgplan. Klik op 'Ok'. 48
Het zorgplan is nu actief. Dit betekent dat het vanaf nu mogelijk is om op dit zorgplan te rapporteren. Tevens is het nu mogelijk het zorgplan te laten ondertekenen. Dit doe je middels de knop 'Onderteken'. Je komt vervolgens uit in het scherm waar het zorgplan ondertekend kan worden. 49
Onder aan het scherm is het mogelijk om door de cliënt, of vertegenwoordiger van de cliënt, het zorgplan te laten ondertekenen. 50
Klik op 'Akkoord' om de handtekening te bevestigen. Klik op de melding die naar voren komt om terug te gaan naar het zorgplan in Ons. 51
Het zorgplan is nu succesvol ondertekend door de cliënt. 7.2 Vastleggen van een vrijheidsbeperkende maatregel Onder de tab Zorgplan heb je ook de mogelijkheid om een vrijheidsbeperkende maatregel vast te leggen. Let op: Indien er een concept of actueel zorgplan is, dan is de vrijheidsbeperkende maatregel te vinden onder het zorgplan. Klik op Nieuwe vrijheidsbeperkende maatregel om een maatregel aan te maken. 52
Het vastleggen van een vrijheidsbeperkende maatregel begint met de keuze of het een onvoorziene maatregel is of niet. Indien het een onvoorziene maatregel is, zal automatisch noodmaatregel aangemaakt worden. De overige vragen zullen niet ingevuld hoeven worden. Wanneer de vrijheidsbeperkende maatregel in het plan opgenomen moet worden, doorloop dan de onderstaande vragen. Geef aan of de cliënt wilsbekwaam is inzake het onderwerp, of de cliënt/vertegenwoordiger akkoord gaat en of de cliënt zich verzet. Afhankelijk van de keuzes verandert de aard van de maatregel (vrijwillig of dwangbehandeling). 53
Na het invullen van de linker kolom kan de vrijheidsbeperkende maatregel aangevuld worden met de reden van de maatregel, het doel van de maatregel, de begin- en evaluatiedatum, de vrijheidsbeperkende maatregel zelf en de uitvoering. - Zorgprobleem/reden: Wat ligt er ten grondslag van de vrijheidsbeperkende maatregel? - Doel: Wat is het gewenste effect van de vrijheidsbeperkende maatregel? - Start- en evaluatiedatum: Vanaf welke datum wordt de maatregel ingezet, en wanneer dient deze te worden geëvalueerd? - VBM: Welke vrijheidsbeperkende maatregel wordt er ingezet? Bijvoorbeeld: Fixatie of afzondering? Let op: Er kan hier een keuze worden gemaakt tussen BOPZ maatregelen of WGBO maatregelen. - Mag uitgevoerd worden door: Welke deskundigheid heeft een medewerker minimaal nodig om de maatregel uit te mogen voeren. Geef tevens aan wanneer de maatregel toegepast mag worden. 54
Een ingevulde vrijheidsbeperkende maatregel ziet er als bovenstaand uit. 55
Na het invullen van de bovenstaande heb je nog de mogelijkheid om extra informatie omtrent de vrijheidsbeperkende maatregel te noteren. Gebruik hiervoor de onderste vragen. Na het invullen van de vrijheidsbeperkende maatregel klik je op Opslaan. 56
De vrijheidsbeperkende maatregel is nu in concept aangemaakt. Je kan de vrijheidsbeperkende maatregel nog wijzigen totdat deze is geactiveerd. Let op: Het activeren van de vrijheidsbeperkende maatregel wordt altijd gedaan door de BOPZ-arts. Deze arts krijgt na het aanmaken van de concept vrijheidsbeperkende maatregel een melding dat er een vrijheidsbeperkende maatregel klaar staat ter beoordeling. Wanneer de vrijheidsbeperkende maatregel voldoet, dan zal de BOPZ-arts de maatregel activeren. Indien de vrijheidsbeperkende maatregel niet voldoet, dan neemt de BOPZ-arts contact op met je, zodat de benodigde wijzigingen doorgevoerd kunnen worden. Een geactiveerde vrijheidsbeperkende maatregel ziet er als volgt uit. De maatregel is onder het actuele zorgplan terug te vinden. Er kan nu tevens gerapporteerd worden op de vrijheidsbeperkende maatregel en er kan geëvalueerd worden. 57
7.3 Een episode inzien Onder het tabblad Zorgplan zijn tevens episodes inzichtelijk. Episodes worden door behandelaren aangemaakt in het kader van een behandeling van een cliënt. Behandelaren voeren hun dossier op middels episodes. De doelen en acties van de episodes kunnen echter worden doorgezet naar het zorgplan, zodat de begeleiding hiermee aan de slag kan. Let op: een episode staat altijd onder het actuele zorgplan en onder de actuele vrijheidsbeperkende maatregelen. De episode is als bovenstaand inzichtelijk en er kan gerapporteerd worden op de episode. 58
8. Rapporteren Binnen Ons zijn er twee plaatsen waar gerapporteerd kan worden. Het is mogelijk om op het Zorgplan te rapporteren, en het is mogelijk om een vrije rapportage te plaatsen. 8.1 Rapporteren op het zorgplan De rapportage op het Zorgplan is te doen onder het tabblad 'Zorgplan'. Op ieder gebied is de knop 'Rapportage' te gebruiken. 59
Wanneer je de knop 'Rapportage' open klikt, opent het bovenstaande scherm zich. Hier zie je de rapportage mogelijkheden die Ons biedt. Selecteer het gewenste type rapportage en meting en rapporteer. Bij de rapportage is het mogelijk om de starttijd aan te passen. Standaard wordt de rapportage geplaatst op de daadwerkelijke tijd van rapporteren, maar door deze optie is deze tijd te manipuleren tot 24 uur in het verleden. Tevens is het mogelijk om de rapportage te markeren. Hierop kan je later filteren. Vergeet tot slot niet om de rapportage op te slaan. 60
De rapportage is nu aangemaakt. De volgende opties zijn beschikbaar: 1. Je ziet welke medewerker heeft gerapporteerd op welk moment. 2. Je ziet de inhoud van de rapportage. 3. Het paperclip icoon betekent dat een rapportage is gedaan op een bepaald gebied in het zorgplan. Het is geen vrije rapportage. 4. De rapportage is gemarkeerd. 5. De rapportage is nog te wijzigen. Dit is mogelijk tot aan 24 uur na het aanmaken van de rapportage. 6. De rapportage is nog te verbergen. Dit is mogelijk tot aan 3 uur na het aanmaken van de rapportage. 61
In het zorgplan is het tevens mogelijk om de voortgang te scoren bij doelen. Hier kan je op een 10-puntsschaal aangeven hoe het gaat met het bereiken van het doel. Vergeet niet om toe te lichten waarom je een bepaalde waarde scoort, omdat het anders te subjectief is. Let op: Deze optie is alleen beschikbaar bij het domein Doelen. 62
8.2 Rapporteren - Vrije rapportage Vrije rapportages in Ons doe je onder het tabblad 'Dossier'. Wanneer je het tabblad 'Dossier' opent, kom je altijd uit op het overzicht. Hier verzamelen alle rapportage die bij deze cliënt zijn gedaan zich. 63
Het aanmaken van een vrije rapportage werkt op eenzelfde manier als het aanmaken van een rapportage behorend bij het zorgplan. Het enige verschil is dat het 'Paperclip' icoon niet aangemaakt zal worden bij het maken van een vrije rapportage. 64
9. Documenten In Ons heb je de mogelijkheid om documenten te uploaden in het dossier van de cliënt. Hiervoor gebruik je de tab 'Documenten'. Vervolgens open je de tab 'Uploaden', waar je een bestand vanaf je computer kan uploaden. Kies het bestand dat je vanaf je computer wilt uploaden. In het bovenstaande voorbeeld is er een schermafbeelding toegevoegd om te uploaden in het dossier van de cliënt. 65
Bij het document dat je wilt uploaden kan je een label en een omschrijving toekennen. Het label kan je gebruiken om later het document makkelijk op te zoeken. De omschrijving is extra informatie die je meegeeft aan het document. Klik op 'Uploaden' om het document definitief te plaatsen in Ons. Het document is nu geplaatst in het dossier van de cliënt. Het document is geplaatst met het Label 'Archief Cura'. Tevens is te zien welke medewerker het bestand heeft geüpload, en op welk moment het document is geplaatst. 66
Door het document te selecteren tonen de opties 'Verwijderen', 'Downloaden' en 'Archiveren' zich. - Verwijderen: Het document verplaatsen naar de prullenbak. - Downloaden: Het document downloaden vanuit Ons - Archiveren: Het document verplaatsen naar het archief in Ons. Vanuit het archief heb je wederom enkele opties wanneer je een document selecteert. Je kan wederom het bestand verwijderen, downloaden en nu ook actualiseren. Dit laatste betekent dat het bestand terug naar de tab 'Actueel' gaat. Vanuit de Prullenbak heb je dezelfde opties. Hier kan je een bestand archiveren, downloaden en actualiseren. 67
9.1. Hoe krijg ik toegang tot het archief met Curadocumenten? Enkele aandachtspunten vooraf zijn: 1. De archiefomgeving met Cura-documenten heet M-Files; 2. Alle Cura-documenten van alle cliënten (inclusief van cliënten die niet (meer) in zorg zijn) staan in M-Files; 3. De Cura-documenten in M-Files zijn alleen toegankelijk via ONS. Heb je documenten nodig van cliënten die niet in ONS staan, dan kun je contact opnemen met applicatiebeheer van ONS; 4. Cura-documenten in M-Files kun je inzien, maar niet wijzigen of verwijderen; 5. Een kopie van een Cura-document in M-Files mag je importeren in ONSdocumenten (zie verderop hoe je dit kunt doen); 6. Documenten in ONS kun je niet overzetten naar M-Files; 7. Indien een document ontbreekt in M-Files, kun je contact opnemen met applicatiebeheer van ONS. Zij kunnen tot en met 31 december 2018 nog een document uit Cura halen. Vanaf 1 januari 2019 is dit niet meer mogelijk. In het cliëntdossier in ONS zit een tabblad documenten. Hierin kun je zelf documenten zetten. In deze lijst met documenten staat nu een document met de naam: <cliëntnr> Archief Cura-documenten.pdf (cliëntnr is bijvoorbeeld 1). Let op: In de werkelijkheid staan er meerdere documenten in de tab Documenten. Als je toegang wilt tot M-Files, dan kun je op het tabje met de tekst Zoeken klikken (naast de groene tab met de tekst Uploaden). Type dan het woord Archief in en een lijst verschijnt met de tekst Archief. Klik daar op en dan verschijnt het document: <cliëntr> Archief Curadocumenten.pdf 68
Klik op het document <cliëntnr> Archief Cura-documenten.pdf en het volgende scherm verschijnt: Klik je op de tekst Klik hier en de lijst met alle documenten verschijnt. Halverwege het scherm zie je verticaal twee tabjes met de tekst metagegevens en voorbeeld. Klik je op Voorbeeld en vervolgens op een document, dan verschijnt rechts in beeld het voorbeeld van het document. Je kunt op het printsymbool klikken als je het document wilt printen. Tip: In de grijze balk aan de bovenzijde zie je de teksten Documenten (donkergrijs) en M-Files Web (lichtgrijs) staan. Klik je op Documenten dan activeer je ONS weer. Hoe open ik een document? Dubbelklik op een document dat je wilt openen. 69
Hoe sla ik een kopie op van een Cura-document in ONS? 1. Dubbelklik op een document dat je wilt openen. 2. Sla deze tijdelijk (!) op. 3. Importeer deze in ONS via het tabblad Documenten (zie voor details in de handleiding op de website In het nieuwe ECD). 4. Nadat je het document in ONS hebt geïmporteerd, moet je het tijdelijke opgeslagen document direct verwijderen. 70
10. Cliëntagenda In de cliëntagenda heb je de mogelijkheid om afspraken met en taken bij de cliënt vast te leggen. Klik op 'Toevoegen' om een afspraak in de cliëntagenda vast te leggen. 71
Kies vervolgens 'Nieuwe afspraak'. Er kan nu een afspraak toegevoegd worden in de agenda van de cliënt. De volgende opties zijn inzichtelijk: 1. Geef hier de titel en omschrijving van de afspraak. 2. Geef hier aan of het een eenmalige afspraak is of dat het een herhaaldelijke afspraak is. Indien het een herhaaldelijke afspraak is, vul dan hier het herhalend patroon in. 3. Geef aan hoe laat de afspraak begint en eindigt. Geef tevens de begindatum (en ook einddatum) van de afspraak in. 4. Vul hier in welke medewerker en/of team betrokken is bij de afspraak. Dit is een optioneel veld. 5. Vergeet niet de gegevens op te slaan. 72
De afspraak is nu vastgelegd in de cliëntagenda. Nu wordt er in het voorbeeld een taak toegevoegd aan de cliëntagenda. Klik hiervoor wederom op 'Toevoegen'. Klik op 'Nieuwe taak'. 73
Je kan hier de taak aanmaken. De volgende opties tonen zich: 1. Geef de taak een titel en voeg eventueel een omschrijving hierbij. 2. Geef aan of het een eenmalige taak is of dat het een herhaaldelijke taak is. 3. Geef aan wat de begindatum is en eventueel wat de einddatum van de taak is. Voeg tevens de starttijd en de duur van de taak aan. 4. Vergeet niet de gegevens op te slaan. 74
De taak is nu aangemaakt in de cliëntagenda. Nu zal er ter illustratie een afwezigheid worden toegevoegd in de agenda van de cliënt. Gebruik hiervoor wederom de knop Toevoegen. Gebruik de optie Afwezigheidsregistratie. 75
Geef de begin- en einddatum op van de afwezigheid. De reden van de afwezigheid staat altijd op afwezig. Gebruik dus het notitieveld om aan te geven waarom de cliënt afwezig is. Sla vervolgens de gegevens op. De afwezigheid is nu succesvol geregistreerd. 11. Overdracht - Rapportages Aan het begin van de dienst heb je de mogelijkheid om rapportage van bijvoorbeeld een gehele locatie snel in te zien. Dit doe je middels de overdracht die zich bevindt op het 'Dashboard'. 76
In de overdracht zie je de volgende opties: 1. Je kan selecteren welke rapportage je wilt inzien. Alles: De rapportages van alle locaties waarvoor je geautoriseerd bent. Locatie: Hier kan je een specifieke locatie selecteren. Cliënt: Zoek de rapportages van een cliënt op. 2. Selecteer het tijdvak waarvoor je de rapportages wilt inzien. 3. Selecteer hier of je alleen gemarkeerde rapportages wilt inzien, of dat je alle rapportages wilt inzien. Tevens kan je selecteren dat je alleen rapportages wilt inzien die zijn gedaan door een bepaalde deskundigheid. Hierdoor kan je bijvoorbeeld alleen rapportages oproepen die zijn aangemaakt door fysiotherapeuten. 4. Je ziet, als resultaat van de gemaakte selecties, de gewenste rapportages onder elkaar. Door op de naam van de cliënt te klikken, ga je naar het dossier van die cliënt. 77
12. Overdracht - Agenda De overdrachtsagenda geeft je de mogelijkheid om een bundeling op te vragen van de afspraken van meerdere cliënten. De overdrachtsagenda is te vinden op het 'Dashboard'. Vervolgens ga je naar de functie 'Overdracht'. Binnen de overdracht zie je de functie 'Overdrachtsagenda'. Hier zijn de volgende selecties uit te voeren: 1. Je kunt selecteren van welke cliënten je de agenda's wilt inzien. Mijn cliënten: Alle cliënten waarmee jij als begeleider bekend staat als medewerker relatie. Locatie: Hier kan je een specifieke locatie selecteren. Cliënt: Hier kan je een specifieke cliënt selecteren. 2. Het tijdvak waarover je de agenda wilt inzien is hier in te stellen. 3. Hier kan je selecteren welke gegevens je wilt inzien. Afspraken: De afspraken en taken zoals gemaakt in de cliëntagenda. Planning: Hier kan je de planning selecteren vanuit bijvoorbeeld Groepszorg. Alles: Hier krijg je zowel de afspraken en de planning te zien. 78
In de huidige selectie is er een overzicht opgevraagd voor alle cliënten van de locatie 'W. Eekschillerweg'. Tegelijkertijd is er een selectie opgevraagd over het tijdvak van 16-04 tot 22-04. Hierbij worden alleen de afspraken opgevraagd, niet de planning. Klik vervolgens op 'Agenda' om een bestand op te vragen waarin de afspraken gebundeld staan. Je krijgt vervolgens een overzicht van alle afspraken van de opgevraagde locatie te zien. 79
13. Het dashboard - Kwaliteitsmonitor De kwaliteitsmonitor is de plek waar je als regiebegeleider signalen krijgt op zorginhoudelijke onderwerpen. De kwaliteitsmonitor is te vinden op het 'Dashboard'. Hier vind je de knop 'Kwaliteitsmonitor'. 80
In de kwaliteitsmonitor bevinden zich de volgende opties: 1. In de kwaliteitsmonitor heb je meerdere manieren waarop je meldingen kan opvragen. Via de knop 'Mijn overzicht' kan je op zoek gaan naar cliënten waarmee je een relatie hebt (bijvoorbeeld: regiebehandelaar/regiebegeleider). Indien je deze optie kiest, kan je aangeven voor welke relatie je de monitor wilt inzien. 2. In de kwaliteitsmonitor heb je meerdere manieren waarop je meldingen kan opvragen. Via de knop 'Siza' kan je gaan zoeken naar de locatie waarvoor je de monitor wilt inzien. 3. Standaard krijg je op ieder onderwerp wat ingesteld is een melding te zien in de kwaliteitsmonitor. Via het filter kan je dit anders instellen. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat je alleen het zorgplan wilt inzien. 4. Indien je kiest om te zoeken naar een bepaalde locatie binnen Siza, dan dien je hier de gewenste locatie op te zoeken. Je ziet hier overigens alleen de locaties waarvoor je geautoriseerd bent. 5. Hier komen de meldingen in beeld. 81
In het bovenstaande voorbeeld is de kwaliteitsmonitor ingezoomd op de locatie 'Eekschillerweg'. Je ziet hier dat er bij twee cliënten meldingen zijn, om specifiek te zijn aankomende meldingen. De meldingen geven aan dat er over circa 3 weken iets dient te gebeuren bij de cliënten. Naarmate de tijd vordert, kruipt de melding naar boven. Wanneer de melding in het rood komt te staan, dan ben je te laat met het oppakken van de melding. Er is geen filter ingesteld. Door op de naam van de cliënt te klikken, zie je de meldingen in. 82
De meldingen van cliënt Daniel Ricciardo zijn nu inzichtelijk. Middels het pijltje achter de melding ga je naar de plek in het dossier waar je de taak kunt uitvoeren. 83
Wanneer je bij het instellen van de kwaliteitsmonitor ervoor kiest om 'Mijn overzicht' in te zien, dan kan je gaan zoeken naar cliënten waarmee jij een bepaalde relatie hebt. Via de optie 'Relatie' kan je op zoek gaan naar een bepaald type relatie. In het bovenstaande voorbeeld is er gezocht op de medewerker relatie 'Regiebegeleider'. De meldingen komen in de kwaliteitsmonitor vervolgens in beeld. 84
14. Berichten in Ons Ons kent een soort 'SMS-functie'. Dit heet berichten. Deze functie is te gebruiken om berichten naar specifieke collega's of naar hele teams te sturen. Klik op het 'Envelop' icoon om de berichten optie te openen. Klik vervolgens op 'Nieuw bericht' om een bericht aan te maken. 85
Bij het maken van een nieuw bericht staat standaard je gehele eigen team geselecteerd als ontvanger. Wanneer je dit niet wilt, klik dan je team weg en voeg de gewenste ontvanger(s) toe. Schrijf je bericht en verstuur het bericht. 86