1. Principes en verwijzingen versturen

Transcriptie

1 Artsen in ONS*

2 Inhoudsopgave 1. PRINCIPES EN VERWIJZINGEN VERSTUREN INLOGGEN IN ONS EEN CLIËNT OPZOEKEN IN ONS DE BASISGEGEVENS VAN EEN CLIËNT INZIEN CONTACT RELATIES TOEVOEGEN Medewerker relatie toevoegen HET MEDISCH DOSSIER GEBRUIKEN Medische voorgeschiedenis Allergieën en overgevoeligheden Medisch beleid Een juridische status vastleggen Een wilsonbekwaamheid vastleggen PROFIELLIJSTEN INZIEN HET ZORGPLAN Het zorgplan inzien Vastleggen van een vrijheidsbeperkende maatregel Een episode inzien RAPPORTEREN Rapporteren op het zorgplan Rapporteren - Vrije rapportage DOCUMENTEN OVERDRACHT - RAPPORTAGES BERICHTEN IN ONS

3 Deze werkinstructie beschrijft de werkzaamheden die artsen in ONS hebben. Dit betreft onder andere de volgende onderwerpen: - Het invullen van het medisch dossier van een cliënt - Het inzien van het overige dossier zoals gevoerd wordt door de begeleiders en behandelaren Deze instructie legt uit hoe het systeem werkt, en legt soms de accenten op afspraken gemaakt voor de procesvoering. 1. Principes en verwijzingen versturen Voordat de instructie van start gaat, enkele uitgangspunten die gelden voor de artsen bij de dossiervoering in ONS: - De medische dienst werkt in hun eigen huisartsen informatie systeem: Scipio. Jaarlijks vullen zij in ONS de medische voorgeschiedenis (in het tabblad medisch overzicht) en dit wordt bij grote medische gebeurtenissen geactualiseerd. Indien nodig vult de arts ook andere bladen in het tabblad medisch overzicht. Informatie die beschikbaar is via ONS zullen artsen ook via ONS gaan inzien. - De medische dienst is verantwoordelijk voor het invullen van de medische diagnose. Behandelaren doen dit NIET, ook niet in episodes. - Als een arts onderdeel uitmaakt van een expertiseteam (bijvoorbeeld expertiseteam valpreventie), zullen de artsen ook gebruik maken van de desbetreffende profiellijsten. Verwijzing versturen De verwijzingen worden verstuurd door regiebehandelaren of artsen van Siza. Hieronder ter informatie wat aan hen uitgelegd wordt. - De profiellijst verwijzing wordt gevuld door de regiebehandelaar of arts. - Indien verwijzing voor vakgroep: regiebehandelaar of arts stuurt via Dossier > Rapportage een Actie. (Zie figuur 1) o Tekstvak: Verwijzing voor vakgroep, zie verwijzing o Starttijd: Niets invullen o Acties voor: Kies juiste vakgroep/expertiseteam o Zichtbaar voor: Niets invullen, zichtbaar voor iedereen - Indien verwijzing voor expertiseteams: regiebehandelaar of arts stuurt via Dossier > Rapportage een Actie naar één van de betrokken vakgroepen. o Tekstvak: Verwijzing voor expertiseteam, zie verwijzing o Starttijd: Niets invullen o Acties voor: Kies juiste vakgroep/expertiseteam o Zichtbaar voor: Niets invullen, zichtbaar voor iedereen 3

4 Daarnaast stuurt de verwijzer via berichten een bericht naar alle leden van het expertiseteam om te melden dat er een nieuwe verwijzing gestuurd is. Een lijst met alle leden van de verschillende expertiseteams is te vinden op de G-schijf (BK&O > Algemeen > Algemene informatie). De teams zijn zelf verantwoordelijk voor het up to date houden van de lijst. - Indien de verwijzer een arts is (geen regiebehandelaar) stuurt de verwijzer een bericht naar de regiebehandelaar om te melden dat er een nieuwe verwijzing is verstuurd. 2. Inloggen in ONS Om in te loggen in ONS heb je drie mogelijkheiden, namelijk: 1. Binnen netwerk Siza op PC of Laptop via dit icoontje op het bureaublad 2. Op ipad Siza via Web@Work. 3. Buiten netwerk Siza via de website: siza.ioservice.net. Je ontvang dan een SMS met authenticatiecode. 4

5 Voer vervolgens je gebruikersnaam en je wachtwoord in en meld je aan. Indien je het wachtwoord vergeten bent, dan heb je de optie 'Wachtwoord vergeten' om je wachtwoord te herstellen. Het is dus niet noodzakelijk om hiervoor contact op te nemen met functioneel beheer. 5

6 Het kan voorkomen dat je een sms code op je telefoon krijgt. Dit is alleen het geval als je niet op het netwerk van Siza bent ingelogd. 6

7 3. Een cliënt opzoeken in ONS Na het inloggen kom je uit in ONS Administratie. Het eerste tabblad waarop je uitkomt is het dashboard. Dit onderwerp wordt later in de instructie besproken. Selecteer nu eerst de tab Cliënt. Bij de tab cliënt heb je meerdere mogelijkheden om de cliënt op te zoeken, namelijk: 1. Via het locatiegram kan je op zoek gaan naar de cliënten die bij een bepaalde locatie horen. Let op: Je ziet hier slechts de locaties waarvoor je geautoriseerd bent. Indien je slechts een locatie mag inzien, dan zie je direct de lijst met cliënten. 2. Je ziet hier de laatst bezochte cliënten. Dit zijn er maximaal Je kan via de zoekbalk een cliënt opzoeken. Hier kan je bijvoorbeeld via de achternaam van de cliënt de cliënt benaderen. 7

8 4. Via de knop 'Mijn cliënten' zie je de cliënten waarmee jij als medewerker een relatie hebt, bijvoorbeeld de cliënten waarvan je de betrokken arts bent. Het bovenstaande scherm laat de inhoud van de knop 'Mijn cliënten' zien. Hier kan je snel naar het dossier gaan van de cliënten waar je bijvoorbeeld de betrokken arts van bent. Via de zoekbalk kan je de achternaam van de cliënt ingeven. Het systeem gaat dan zoeken naar de cliënten die overeenkomen. 8

9 4. De basisgegevens van een cliënt inzien Wanneer je een cliënt hebt geopend, dan kom je uit op het overzicht van de cliënt. Op het administratief overzicht staat onder andere de zorglegitimatie van de cliënt. Dit is de beschikking vanuit bijvoorbeeld de gemeente of het zorgkantoor. Dit gedeelte wordt beheerd door Siza Entree en de Zorgadministratie. De basisgegevens van de cliënt zijn in te zien onder de tab algemeen. Hier zijn de NAW-gegevens en het BSN te vinden. Hier bevinden zich tevens de relaties 9

10 van de cliënt, namelijk de medewerker relaties, contactpersonen en de externe zorgleveranciers. 5. Contact relaties toevoegen ONS kent drie verschillende soorten relaties, namelijk: - Medewerker relaties: Relaties tussen medewerkers van Siza en cliënten. Denk hierbij aan: Regiebegeleider, regiebehandelaar, fysiotherapeut, arts etc.. - Contactpersonen: Relaties tussen externen en cliënten. Denk hierbij aan: Eerste relatie, mentor, vrijwilliger - Externe zorgleveranciers: Professionele relaties tussen externen en cliënten. Denk hierbij aan: Huisarts, apotheek 5.1 Medewerker relatie toevoegen Als Arts heb je de mogelijkheid om een medewerker relatie vast te leggen. Dit betekent dat je de eigen betrokken kan vastleggen in de vorm van een medewerker relatie. Binnen het tabblad algemeen klik je op 'Medewerkerrelaties'. 10

11 Klik op 'Voeg een medewerker toe'. Voer de volgende gegevens in om de medewerker relatie aan te maken: 1. Zoek de medewerker op die je wilt vastleggen als medewerker relatie 2. Selecteer het juiste type medewerker relatie 3. Voer eventueel de juiste start- (en/of eind)datum in. De einddatum is van belang bij het wijzigen of afsluiten van een medewerker relatie, zodat de historie inzichtelijk blijft. 4. Sla vervolgens de gegevens op. 11

12 Een ingevuld voorbeeld ziet er als bovenstaand uit. Sla vervolgens de gegevens op. De medewerker relatie is nu aangemaakt. Via 'Voeg een medewerker toe' kan je een tweede, andere medewerker relatie vastleggen. De bestaande relatie kan je aanpassen door op de naam van de medewerker te klikken. 12

13 Wanneer het tabblad 'Algemeen' volledig gevuld is met contactpersonen, medewerker relaties en externe zorgleveranciers, ziet het er als bovenstaand uit. Het is aan de regiebegeleider/regiebehandelaar/behandelaar/arts om dit scherm up to date te houden. 13

14 6. Het medisch dossier gebruiken Het medisch dossier kent onderwerpen die door verschillende disciplines gebruikt en beheerd worden. Hieronder een kort overzicht van de aanwezige optie en daarbij beschreven wie eigenaar is van het onderdeel: Episodes: Hier kunnen behandelaren dossiervoering noteren. Tevens kunnen er hier documenten en vragenlijsten aan gekoppeld worden, zodat alle dossiervoering omtrent een onderwerp gebundeld is. Ook kan een onderwerp zichtbaar worden onder het zorgplan, zodat de begeleiding taken kan uitvoeren en erop kan rapporteren. Medische voorgeschiedenis: Hier kunnen door artsen en/of de medische dienst diagnoses vastgelegd worden. De artsen vullen jaarlijks de medische voorgeschiedenis aan/bij wanneer het MDO plaatsvindt. Ook bij grote medische gebeurtenissen zal de medische voorgeschiedenis bijgewerkt worden. 14

15 Allergieën en overgevoeligheden: Regiebegeleiders en regiebehandelaren kunnen hier de allergieën en overgevoeligheden vastleggen van cliënten waarbij zij betrokken zijn. Medisch beleid: Hier wordt vastgelegd of een cliënt wel of niet gereanimeerd wil worden. Indien er vanuit Siza een arts betrokken is, zal de arts dit vastleggen. Indien er geen arts betrokken is, kan een regiebehandelaar of regiebegeleider dit ook vastleggen. Juridische status: De regiebehandelaar of arts kan vastleggen of er bijvoorbeeld sprake is van een vrijwillige opname of van een rechterlijke machtiging. Wilsonbekwaamheden: Regiebehandelaren kunnen vastleggen dat een cliënt wilsonbekwaam is op een of meerdere onderwerpen. 15

16 6.1 Medische voorgeschiedenis Klik op "Toevoegen" om een medisch probleem toe te voegen aan de voorgeschiedenis. De volgende opties zijn beschikbaar bij het toevoegen van een diagnose: 1. Zoek de medische diagnose en verfijn deze waar nodig. 16

17 2. Er is ruimte om extra informatie omtrent de diagnose te noteren. 3. Geef aan of de diagnose nog actief is. Een relevante diagnose zal op het "Medisch overzicht" scherm zichtbaar zijn, een niet relevante diagnose niet. 4. Klik op opslaan wanneer je alles ingevuld hebt. 6.2 Allergieën en overgevoeligheden Klik op "Toevoegen" om een allergie toe te voegen. Selecteer waarvoor de cliënt allergisch of overgevoelig is. 17

18 Er is ruimte om de allergie of overgevoeligheid toe te lichten en extra informatie te noteren. Vul de gewenste gegevens in en klik op "Opslaan" om de allergie of overgevoeligheid aan te maken. 18

19 6.3 Medisch beleid Klik op "Toevoegen" om een medisch beleid aan te maken. De volgende opties tonen zich: 1. Ruimte om het beleid toe te lichten. 2. De status van het medisch beleid kiezen (Keuze uit: Actieve wilsbeschikking, Besproken met cliënt of Besproken met familielid). 3. De beslissingen. In de zoekbalk zijn verschillende onderwerpen te selecteren. 4. Ruimte om een bijlage toe te voegen. 5. Het beleid opslaan wanneer alles naar wens ingevuld is. 19

20 6.4 Een juridische status vastleggen Klik op Toevoegen: nieuwe juridische status om een juridische status aan te maken. De volgende opties tonen zich: 1. Selecteer de gewenste juridische status. Je hebt keuze uit: Vrijwillige opname, Artikel 60 BOPZ indicatie, Rechterlijke machtiging (RM) en in bewaringstelling. 2. Noteer de verantwoordelijke arts. 3. Noteer de datum waarop de status betrekking heeft. 4. Ruimte om extra commentaar of een bijlage bij de juridische status te vermelden. 5. Klik op "Opslaan" wanneer de juridische status naar wens ingevuld is. 20

21 6.5 Een wilsonbekwaamheid vastleggen Klik op 'Toevoegen: nieuwe wilsonbekwaamheid' om een wilsonbekwaamheid vast te leggen. Selecteer het onderwerp waarop de cliënt wilsonbekwaam is. Voeg tevens de motivatie toe en klik op slaan. De wilsonbekwaamheid is nu toegevoegd in het dossier van de cliënt. 21

22 7. Profiellijsten inzien Onder de tab profiel zijn vragenlijsten te vinden die ingevuld worden door regiebegeleiders, behandelaren of regiebehandelaren. De knop Nieuwe vragenlijst is beschikbaar, maar je krijgt een foutmelding wanneer je hierop klikt. Je ziet in het overzicht welke vragenlijst ingevuld zijn, inclusief de status van de vragenlijst. Door op de naam van de vragenlijst te klikken, opent de vragenlijst zich. 22

23 De vragenlijst is nu geopend, waardoor je de inhoud van de vragenlijst in kan zien. Het wijzigen van de vragenlijsten is niet mogelijk als begeleider. 23

24 8. Het zorgplan 8.1 Het zorgplan inzien Het zorgplan is terug te vinden onder het tabblad 'Zorgplan'. Het zorgplan wordt aangemaakt en ingevuld door de regiebegeleider en/of regiebehandelaar. Als begeleider kan je zowel het concept als actuele zorgplan inzien. In het zorgplan zie je onder andere de risico s, doelen en afspraken terug die relevant zijn bij de cliënt. 24

25 8.2 Vastleggen van een vrijheidsbeperkende maatregel Onder de tab Zorgplan heb je ook de mogelijkheid om een vrijheidsbeperkende maatregel vast te leggen. Let op: Indien er een concept of actueel zorgplan is, dan is de vrijheidsbeperkende maatregel te vinden onder het zorgplan. Klik op Nieuwe vrijheidsbeperkende maatregel om een maatregel aan te maken. 25

26 Het vastleggen van een vrijheidsbeperkende maatregel begint met de keuze of het een onvoorziene maatregel is of niet. Indien het een onvoorziene maatregel is, zal automatisch noodmaatregel aangemaakt worden. De overige vragen zullen niet ingevuld hoeven worden. Wanneer de vrijheidsbeperkende maatregel in het plan opgenomen moet worden, doorloop dan de onderstaande vragen. Geef aan of de cliënt wilsbekwaam is inzake het onderwerp, of de cliënt/vertegenwoordiger akkoord gaat en of de cliënt zich verzet. Afhankelijk van de keuzes verandert de aard van de maatregel (vrijwillig of dwangbehandeling). 26

27 Na het invullen van de linker kolom kan de vrijheidsbeperkende maatregel aangevuld worden met de reden van de maatregel, het doel van de maatregel, de begin- en evaluatiedatum, de vrijheidsbeperkende maatregel zelf en de uitvoering. - Zorgprobleem/reden: Wat ligt er ten grondslag van de vrijheidsbeperkende maatregel? - Doel: Wat is het gewenste effect van de vrijheidsbeperkende maatregel? - Start- en evaluatiedatum: Vanaf welke datum wordt de maatregel ingezet, en wanneer dient deze te worden geëvalueerd? - VBM: Welke vrijheidsbeperkende maatregel wordt er ingezet? Bijvoorbeeld: Fixatie of afzondering? Let op: Er kan hier een keuze worden gemaakt tussen BOPZ maatregelen of WGBO maatregelen. - Mag uitgevoerd worden door: Welke deskundigheid heeft een medewerker minimaal nodig om de maatregel uit te mogen voeren. Geef tevens aan wanneer de maatregel toegepast mag worden. 27

28 Een ingevulde vrijheidsbeperkende maatregel ziet er als bovenstaand uit. 28

29 Na het invullen van de bovenstaande heb je nog de mogelijkheid om extra informatie omtrent de vrijheidsbeperkende maatregel te noteren. Gebruik hiervoor de onderste vragen. Na het invullen van de vrijheidsbeperkende maatregel klik je op Opslaan. 29

30 De vrijheidsbeperkende maatregel is nu in concept aangemaakt. Je kan de vrijheidsbeperkende maatregel nog wijzigen totdat deze is geactiveerd. Let op: Het activeren van de vrijheidsbeperkende maatregel wordt altijd gedaan door de BOPZ-arts. Deze arts krijgt na het aanmaken van de concept vrijheidsbeperkende maatregel een melding dat er een vrijheidsbeperkende maatregel klaar staat ter beoordeling. Wanneer de vrijheidsbeperkende maatregel voldoet, dan zal de BOPZ-arts de maatregel activeren. Indien de vrijheidsbeperkende maatregel niet voldoet, dan neemt de BOPZ-arts contact op met je, zodat de benodigde wijzigingen doorgevoerd kunnen worden. Een geactiveerde vrijheidsbeperkende maatregel ziet er als volgt uit. De maatregel is onder het actuele zorgplan terug te vinden. Er kan nu tevens gerapporteerd worden op de vrijheidsbeperkende maatregel en er kan geëvalueerd worden. 30

31 8.3 Een episode inzien Onder het tabblad Zorgplan zijn tevens episodes inzichtelijk. Episodes worden door behandelaren aangemaakt in het kader van een behandeling van een cliënt. Behandelaren voeren hun dossier op middels episodes. De doelen en acties van de episodes kunnen echter worden doorgezet naar het zorgplan, zodat de begeleiding hiermee aan de slag kan. Let op: een episode staat altijd onder het actuele zorgplan en onder de actuele vrijheidsbeperkende maatregelen. De episode is als bovenstaand inzichtelijk en er kan gerapporteerd worden op de episode. 31

32 9. Rapporteren Binnen ONS zijn er twee plaatsen waar gerapporteerd kan worden. Het is mogelijk om op het Zorgplan te rapporteren, en het is mogelijk om een vrije rapportage te plaatsen. 9.1 Rapporteren op het zorgplan De rapportage op het Zorgplan is te doen onder het tabblad 'Zorgplan'. Op ieder gebied is de knop 'Rapportage' te gebruiken. 32

33 Wanneer je de knop 'Rapportage' open klikt, opent het bovenstaande scherm zich. Hier zie je de rapportage mogelijkheden die ONS biedt. Selecteer het gewenste type rapportage en meting en rapporteer. Bij de rapportage is het mogelijk om de starttijd aan te passen. Standaard wordt de rapportage geplaatst op de daadwerkelijke tijd van rapporteren, maar door deze optie is deze tijd te manipuleren tot 24 uur in het verleden. Tevens is het mogelijk om de rapportage te markeren. Hierop kan je later filteren. Vergeet tot slot niet om de rapportage op te slaan. 33

34 De rapportage is nu aangemaakt. De volgende opties zijn beschikbaar: 1. Je ziet welke medewerker heeft gerapporteerd op welk moment. 2. Je ziet de inhoud van de rapportage. 3. Het paperclip icoon betekent dat een rapportage is gedaan op een bepaald gebied in het zorgplan. Het is geen vrije rapportage. 4. De rapportage is gemarkeerd. 5. De rapportage is nog te wijzigen. Dit is mogelijk tot aan 24 uur na het aanmaken van de rapportage. 6. De rapportage is nog te verbergen. Dit is mogelijk tot aan 3 uur na het aanmaken van de rapportage. 34

35 In het zorgplan is het tevens mogelijk om de voortgang te scoren bij doelen. Hier kan je op een 10-puntsschaal aangeven hoe het gaat met het bereiken van het doel. Vergeet niet om toe te lichten waarom je een bepaalde waarde scoort, omdat het anders te subjectief is. Let op: Deze optie is alleen beschikbaar bij het domein Doelen. 35

36 9.2 Rapporteren - Vrije rapportage Vrije rapportages in ONS doe je onder het tabblad 'Dossier'. Wanneer je het tabblad 'Dossier' opent, kom je altijd uit op het overzicht. Hier verzamelen alle rapportage die bij deze cliënt zijn gedaan zich. 36

37 Het aanmaken van een vrije rapportage werkt op eenzelfde manier als het aanmaken van een rapportage behorend bij het zorgplan. Het enige verschil is dat het 'Paperclip' icoon niet aangemaakt zal worden bij het maken van een vrije rapportage. 37

38 10. Documenten In ONS heb je de mogelijkheid om documenten te uploaden in het dossier van de cliënt. Hiervoor gebruik je de tab 'Documenten'. Vervolgens open je de tab 'Uploaden', waar je een bestand vanaf je computer kan uploaden. Kies het bestand dat je vanaf je computer wilt uploaden. In het bovenstaande voorbeeld is er een schermafbeelding toegevoegd om te uploaden in het dossier van de cliënt. 38

39 Bij het document dat je wilt uploaden kan je een label en een omschrijving toekennen. Het label kan je gebruiken om later het document makkelijk op te zoeken. De omschrijving is extra informatie die je meegeeft aan het document. Klik op 'Uploaden' om het document definitief te plaatsen in ONS. Het document is nu geplaatst in het dossier van de cliënt. Het document is geplaatst met het Label 'Archief Cura'. Tevens is te zien welke medewerker het bestand heeft geüpload, en op welk moment het document is geplaatst. 39

40 Door het document te selecteren tonen de opties 'Verwijderen', 'Downloaden' en 'Archiveren' zich. - Verwijderen: Het document verplaatsen naar de prullenbak. - Downloaden: Het document downloaden vanuit ONS - Archiveren: Het document verplaatsen naar het archief in ONS. Vanuit het archief heb je wederom enkele opties wanneer je een document selecteert. Je kan wederom het bestand verwijderen, downloaden en nu ook actualiseren. Dit laatste betekent dat het bestand terug naar de tab 'Actueel' gaat. Vanuit de Prullenbak heb je dezelfde opties. Hier kan je een bestand archiveren, downloaden en actualiseren. 40

41 11. Overdracht - Rapportages Aan het begin van de dienst heb je de mogelijkheid om rapportage van bijvoorbeeld een gehele locatie snel in te zien. Dit doe je middels de overdracht die zich bevindt op het 'Dashboard'. 41

42 In de overdracht zie je de volgende opties: 1. Je kan selecteren welke rapportage je wilt inzien. Alles: De rapportages van alle locaties waarvoor je geautoriseerd bent. Locatie: Hier kan je een specifieke locatie selecteren. Cliënt: Zoek de rapportages van een cliënt op. 2. Selecteer het tijdvak waarvoor je de rapportages wilt inzien. 3. Selecteer hier of je alleen gemarkeerde rapportages wilt inzien, of dat je alle rapportages wilt inzien. Tevens kan je selecteren dat je alleen rapportages wilt inzien die zijn gedaan door een bepaalde deskundigheid. Hierdoor kan je bijvoorbeeld alleen rapportages oproepen die zijn aangemaakt door fysiotherapeuten. 4. Je ziet, als resultaat van de gemaakte selecties, de gewenste rapportages onder elkaar. Door op de naam van de cliënt te klikken, ga je naar het dossier van die cliënt. 42

43 12. Berichten in ONS ONS kent een soort 'SMS-functie'. Dit heet berichten. Deze functie is te gebruiken om berichten naar specifieke collega's of naar hele teams te sturen. Klik op het 'Envelop' icoon om de berichten optie te openen. Klik vervolgens op 'Nieuw bericht' om een bericht aan te maken. 43

44 Bij het maken van een nieuw bericht staat standaard je gehele eigen team geselecteerd als ontvanger. Wanneer je dit niet wilt, klik dan je team weg en voeg de gewenste ontvanger(s) toe. Schrijf je bericht en verstuur het bericht. 44