Bijsluiter ingebruikname ONS*

Transcriptie

1 Bijsluiter ingebruikname ONS* 1

2 Bijsluiter overgang Cura naar ONS Waarom deze bijsluiter? Jij gaat helpen om het cliëntdossier van Cura over te zetten naar ONS. In de training die je hebt gevolgd of nog gaat volgen, krijg je uitgebreide toelichting op het gebruik van ONS. In deze bijsluiter informeren we je over de stappen die nodig zijn om dossiergegevens uit Cura en uit eventuele andere documenten over te zetten naar ONS. Op sommige plekken in het document staat een verwijzing naar de handleiding. Deze kun je vinden op de website: Op het moment dat je start met dossiervoering in ONS voor een cliënt, moet je er zeker van zijn dat de gegevens in ONS volledig en juist zijn. Sinds 1 januari 2018 worden basisgegevens (o.a. naam, adres, woonplaats, telefoonnummer) en indicatiegegevens (ZZP of WMO-indicatie) al bijgehouden in ONS. De stap die we nog moeten maken, is het overzetten van dossiergegevens. Het helpt als je de dossiergegevens in Cura goed op orde hebt. Dit bespaart je tijd om uit te zoeken wat wel/niet klopt. Wat volledig en juist is, kan per cliënt verschillen. Jouw inzicht in wat wel en niet nodig is om te starten met de dossiervoering van een cliënt in ONS is dus van groot belang. Wie doet wat? De driehoek (regiebegeleider-cliënt-regiebehandelaar) is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van dossiergegevens. Dit betekent niet dat je alles zelf hoeft te doen. Een groot deel van de omzetting wordt uitgevoerd door zogenaamde centrale ondersteuners die een groot deel van de dossiergegevens overzetten. Daarnaast gaat een deel geautomatiseerd. Een deel van de gegevens zijn zo cliënt specifiek of privacygevoelig, dat je dit zelf moet doen in overleg met je collega regiebegeleiders/- behandelaren. Elk team krijgt tijdens de overgang een buddy toegewezen die je ondersteunt en de weg wijst met betrekking tot allerlei zaken waar je tegenaan loopt. Deze buddy helpt je ook in de afstemming met de centrale ondersteuning. De buddy is een collega die het zorgproces begrijpt en er zelf actief in is. Het overzetten van dossiergegevens van Cura naar ONS is een combinatie van 4 vormen, waarvan 2 door de centrale ondersteuners worden uitgevoerd en 2 door jou en je collega s. De 4 vormen zijn: 2

3 A. De centrale ondersteuning zet de volgende gegevens van Cura naar ONS over : 1. Administratieve gegevens waar geen cliëntkennis voor nodig. Dit zijn: Naam Regiebegeleider (en indien van toepassing regiebehandelaar); Huisarts, apotheker en overige externe zorgaanbieders; Contactpersonen (1e relatie, mentor, curator, bewindvoerder, etc.); Juridische status; Dossier plan.pdf (export uit Cura, inclusief Entree gegevens); Dossier plan persoonsgegevens.pdf (export uit Cura); Actueel BBP.pdf (export uit Cura van laatst bekend BBP in Cura); Rapportage vanaf 1 januari 2013.pdf (export uit Cura, rapportage voor is niet beschikbaar in Cura). 2. Alle documenten van een cliënt die ooit zijn ingelezen/geïmporteerd in Cura, worden automatisch overgezet. De bedoeling is dat eind september de automatische omzetting werkt. Via het tabblad Documenten kun je deze documenten benaderen (zie handleiding). Mocht deze automatische omzetting nog niet werken, dan bespreekt de buddy met de regiebegeleider/- behandelaar wat minimaal beschikbaar moet komen in ONS en wie de omzetting uitvoert. Het gaat o.a. om de volgende documenten, mits van toepassing op de cliënt) : Ondertekend Overeenkomst Zorg- en Dienstverlening; Ondertekend BBP; Niet-reanimatieverklaring (indien aanwezig); Evaluatieverslagen BPP; MDO-verslagen; Gesprekverslag DVIE; Overige afspraken af te nemen diensten en vergoedingen (zoals Ondertekende Regeling Kosten Dienstverlening); Zelfredzaamheidsmatrix; Documenten die op de G:- of H:-schijf staan. B. Jij en/of je collega s zetten de volgende gegevens over: 1. Specifieke dossiergegevens waar cliëntkennis voor nodig is, leg jij (regiebegeleider/- regiebehandelaar) vast in ONS. De volgende dossiergegevens leg je vast (mits van toepassing op de desbetreffende cliënt): Middelen & Maatregelen; Overige medewerkerrelatie(s) (anders dan regiebegeleider- /behandelaar); Medische bijzonderheden die in Cura staan (o.a. allergieën, wilsonbekwaamheid, medische voorgeschiedenis); 3

4 Metingen per client.pdf (export uit Cura); Document Intake zorgregie op afstand.pdf (export uit Cura); Document Zorgkaart nachtzorg.pdf (export uit Cura); In overleg kan de centrale ondersteuner helpen met exports uit Cura, maar wees alert op de privacy gevoeligheid van gegevens. 2. Zorgplan, persoonsbeeld, risico-inventarisatie, signaleringsplan en M&M: Om te kunnen starten met het gebruik van ONS, moet je minimaal het volgende vastleggen in ONS: a. Actuele doelen van het bestaande BBP in het zorgplan (let op: in ONS heet het BBP zorgplan); b. Persoonsbeeld; c. Risico-inventarisatie; d. Het signaleringsplan (indien van toepassing op cliënt); e. Middelen & maatregelen (indien van toepassing op cliënt). In het laatste deel van de bijsluiter, lees je de enkele belangrijke aandachtspunten per vorm. Alle dossiergegevens van cliënten in ONS juist en volledig beschikbaar? Afhankelijk van het cliënttype en de situatie van een cliënt en jouw beschikbare tijd, maak je een keuze welke gegevens je naast de minimale gegevens in ONS wilt vastleggen. Schakel je buddy in om te bespreken wat haalbaar is. De buddy kan samen met je bespreken waar we extra ondersteuning kunnen bieden en op welke wijze in ieder geval de minimale gegevens overgezet kunnen worden. En/of kijk waar je collega s je kunnen ondersteunen. Zonder een hulpvraag kunnen we je niet helpen. Houd per cliënt bij welke gegevens je niet overzet bij de start van het gebruik van ONS, maar op een later moment wilt doen. De benodigde doorlooptijd om alle dossiergegevens over te zetten naar ONS, verschilt per team. Gemiddeld is dit 2 weken waarbij we rekenen met 2 uur tijd per cliëntdossier. Deze tijd wordt overigens vergoed uit het projectbudget. Zodra van een cliënt het zorgplan en aanvullende minimale gegevens in ONS beschikbaar zijn, ben je klaar met het dossier van de betreffende cliënt. Stem in overleg met je buddy goed af wanneer de centrale ondersteuner de gegevens van Cura naar ONS overzet. De buddy van jouw team bespreekt met jullie het exacte moment wanneer jullie met ONS gaan werken. Tot die tijd blijf je 4

5 rapporteren in Cura voor de betreffende cliënt. Op het laatste moment zal de centrale ondersteuner zorgen dat de rapportages en eventuele metingen uit Cura via een export in ONS komen te staan (tabblad Documenten in ONS). Aandachtspunten Op de volgende pagina s zijn aandachtspunten genoemd die je meer inzicht geven. 5

6 Aandachtspunten Vorm A.1: Administratieve gegevens De centrale ondersteuner zal pas op het allerlaatste moment rapportages en eventuele metingen uit Cura in een pdf-document exporteren en overzetten naar ONS. Hiermee is de kans klein dat je gegevens mist in ONS. Mis je na de overgang toch gegevens dan kun je dit laten weten aan je buddy. We zorgen dan dat de gegevens alsnog in ONS komen. In het tabblad documenten in ONS, vind je na de omzetting de volgende documenten: Dossier plan.pdf (inclusief Entree gegevens); Dossier plan persoonsgegevens.pdf; Actueel BBP.pdf (laatst bekend BBP in Cura); Rapportage vanaf 1 januari 2013.pdf (eerder is niet beschikbaar in Cura). Deze documenten zijn met het label Archief Cura vastgelegd door de centrale ondersteuner. Zo ben je altijd verzekerd van snelle toegang tot historische Cura-gegevens. De centrale ondersteuning zet gegevens over van Cura naar ONS. De check op juistheid en volledigheid blijft de verantwoordelijkheid van de regiebegeleider/- behandelaar. Vorm A.2: (Automatische omzetting) Cura-documenten naar ONS Alle documenten van een cliënt die ooit zijn ingelezen/geïmporteerd in Cura, worden automatisch overgezet. Jij hoeft hier niets voor te doen. De labels die in Cura gebruikt zijn, worden overgezet naar het archief. Dit archief zit niet in ONS zelf, maar is wel benaderbaar via ONS. Er zal een pdf-document beschikbaar zijn met de naam Archief Cura. Zodra je deze opent kun je op een snelkoppeling klikken waarmee je in het archief van de specifieke cliënt terecht komt. Indien jij vindt dat documenten in het archief rechtstreeks in de documententab van ONS benaderbaar moeten zijn, dan heb je als regiebeleider of behandelaar de mogelijkheid om dit te doen. Nadere instructie volgt, zodra het archiefsysteem werkt. De bedoeling is dat eind september de automatische omzetting werkt. Via het tabblad Documenten kun je deze documenten benaderen (zie handleiding). 6

7 Mocht deze automatische omzetting nog niet werken, dan bespreekt met de regiebegeleider/- behandelaar wat minimaal beschikbaar moet komen in ONS en wie de omzetting handmatig gaat uitvoeren. Documenten op G:- en/of H:-schijf Het gebruik van documenten met cliëntgegevens op G:- en/of H:-schijven, is vanwege de nieuwe privacywetgeving niet meer toegestaan. We zijn namelijk verplicht om aan te tonen welke Siza-collega inzage heeft gehad in dossiergegevens. Dit kan niet indien documenten op een G:- of H:-schijf staan. Het projectteam overweegt een oplossing te ontwikkelen die automatisch documenten van de G:- en/of H:-schijven kan overzetten naar de archiefomgeving. Zij wachten eerst af wat de exacte noodzaak hiervan is op basis van de eerste groep dossiers die overgezet worden. Wellicht kan de centrale ondersteuner voldoende hulp bieden. Wat dit precies aan ordening vraagt is nog onduidelijk. Zolang de automatische oplossing er niet is kun je deze documenten: - zelf importeren in ONS; - laten importeren door de centrale ondersteuner. Je moet dan zelf met de centrale ondersteuner afspreken hoe je de documenten aanlevert. Beperk je wel tot de hoogstnoodzakelijke documenten. Zodra de automatische koppeling actief is, wordt alles overgezet inclusief documenten van cliënten uit zorg. Vorm B.1: Cliëntspecifieke dossiergegevens overzetten De gegevens in deze vorm zijn cliënt specifiek en kunnen niet zonder meer door de centrale ondersteuner worden overgezet naar ONS. Middelen en Maatregelen Actuele Middelen en Maatregelen zoals beschreven in Cura moet je handmatig overnemen in ONS (onderaan het zorgplan, kop Vrijheid beperkende Maatregelen ). Medewerkerrelaties Medewerkerrelaties zijn relaties die een cliënt heeft met Siza-collega s (o.a regiebegeleider, fysiotherapeut). Per cliënt voeg je medewerkerrelaties toe in ONS, deze relaties geven inzicht in verantwoordelijkheden en taken. De regiebegeleider moet altijd vastgelegd worden. De regiebehandelaar alleen bij een ZZP inclusief behandeling. Behandelaren zijn zelf verantwoordelijk voor het vastleggen van hun betrokkenheid. Leg overige relaties alleen vast, indien dit bijdraagt aan een betere ondersteuning aan de cliënt. Elke relatie die je vastlegt, moet je namelijk ook actueel houden. De training en handleiding gaan hier 7

8 nader op in. De volgende soorten medewerkersrelaties kunnen aangegeven worden per cliënt (uiteraard alleen de relaties vullen die van toepassing zijn per cliënt). Externe zorgaanbieders die geen dienstverband hebben bij Siza (o.a. huisarts, apotheek), worden door de centrale ondersteuning vastgelegd (mits beschikbaar in Cura). Externe behandelaren die werken vanuit een overeenkomst met BK&O worden vastgelegd bij externe zorgleveranciers. Exportdocument Metingen per client.pdf Indien er sprake is van metingen in Cura, moet je vanuit Cura een export naar pdf maken. Doe dit zo dicht mogelijk op het moment dat je dossiervoering met ONS gaat starten, zodat je geen meting mist. Het pdf-document importeer je in ONS en geef je het label Archief Cura. De centrale ondersteuner kan dit op aangeven van jou ook uitvoeren. Intake zorgregie op afstand.pdf en zorgkaart nachtzorg.pdf Indien er nachtzorg voor de cliënt van toepassing is, moet je de intake Zorgregie op afstand en zorgkaart nachtzorg.pdf overzetten naar ONS. De intake Zorgregie op afstand importeer je in ONS en geef je het label Archief Cura. De centrale ondersteuner kan dit op aangeven van de regiebegeleider/- behandelaar ook uitvoeren. De Zorgregiecentrale zorgt dat de profiellijst Zorgkaart wordt ingevuld. Medische bijzonderheden Medische bijzonderheden die in Cura zijn vastgelegd, moet je overzetten naar ONS. Bespreek heel goed met de driehoek en betrokken Siza-arts wie wat voor zijn/haar rekening neemt. De volgende onderdelen komen hierin terug: Medisch beleid In geval van niet-reanimeer-verklaring, dien je erop te letten dat de centrale ondersteuner de niet-reanimeer verklaring heeft overgezet vanuit Cura. Medische voorgeschiedenis De arts legt dit deel vast. Indien er geen arts vanuit Siza betrokken is, dan medische voorgeschiedenis verwerken in het persoonsbeeld. Allergieën Leg allergieën en overgevoeligheden van de cliënt vast. Gebruik hierin de voor gedefinieerde definities. Wilsonbekwaamheden Middels de wilsonbekwaamheden is vast te leggen welke acties de cliënt niet zelf kan uitvoeren of onvoldoende in staat is om dit te bepalen. 8

9 Episodes Behandelaren werken in episodes. Hierdoor ontstaat een overzicht van alle (lopende) behandelingen. Behandelaren zijn zelf verantwoordelijk voor het maken van een episode. Zij kopiëren het doel naar het zorgplan zodat het doel zichtbaar wordt in Carenzorgt en het doel onderdeel wordt van het zorgplan waar de cliënt zijn/haar handtekening onder zet. Begeleiders en behandelaren rapporteren op de episode indien nodig. Vorm B.2: Zorgplan, persoonsbeeld, risico-inventarisatie, signaleringsplan en M&M De gegevens in vorm B.2 mogen niet door de centrale ondersteuner worden overgezet. Je moet mimimaal in ONS vastleggen: o Voor de langdurige zorg en jeugd (WLZ/JW): De doelen uit het bestaande BBP vastleggen in het zorgplan in ONS. Heb je voldoende tijd beschikbaar dan gebruik je hiervoor de profiellijst Dit vind ik ervan!. Ontbreekt de tijd dan leg je alleen de doelen vast van het huidige BBP in het tabblad zorgplan. Persoonsbeeld (tabblad profiel); Risico-inventarisatie (tabblad profiel); Signaleringsplan (indien van toepassing) (tabblad profiel);. Middelen & Maatregelen (onderaan Zorgplan); De driehoek stemt af of bovenstaande juist en volledig is. Als dat het geval is, maak je het zorgplan actueel. Zodra het zorgplan op status actueel staat, kunnen jij en je collega s rapporteren op doelen en acties en zijn de vragenlijsten (onder tabblad profiel) zichtbaar voor je collega s. o Voor sociaal domein (WMO): De doelen uit het bestaande BBP vastleggen in het zorgplan in ONS. Heb je voldoende tijd beschikbaar dan gebruik je hiervoor de profiellijst SD/ start zorgplan en formuleer je de doelen en bijbehorende acties. Ontbreekt de tijd dan leg je alleen de doelen vast van het huidige BBP in het tabblad zorgplan. Persoonsbeeld (tabblad profiel); Risico-inventarisatie (tabblad profiel); De regiebegeleider checkt of de profiellijsten en zorgplan compleet en juist zijn. Als dat het geval is, maak je het zorgplan actueel. Zodra het zorgplan op status actueel staat, kunnen jij 9

10 en je collega s rapporteren op doelen en acties en zijn de vragenlijsten (onder tabblad profiel) zichtbaar voor je collega s. 10