Dienstbeschrijving Voor al uw Office 365 varianten Exchange Online, OneDrive voor Bedrijven, Office voor Bedrijven, Office 365 Instap en Premium Versie januari 2016
Inhoudsopgave Hoofdstuk 1. Inleiding 3 1.1. Geen investeringen 3 1.2 Deze dienstbeschrijving 3 Hoofdstuk 2. Office varianten 4 2.1 Overzicht 4 2.1.1 OneDrive voor Bedrijven van KPN 4 2.1.2 Exchange Online 5 2.1.3 Office voor Bedrijven 5 2.1.4 Office 365 5 2.2 Microsoft productlicenties 5 Hoofdstuk 3. Mogelijkheden van Office 365 van KPN 6 3.1 Functionaliteiten Exchange Online 6 3.2 OneDrive voor Bedrijven en SharePoint Online 7 3.3 Skype voor Bedrijven Online (onderdeel van Office 365 Instap en Premium) 7 3.4 Office (onderdeel van Office 365, OneDrive voor Bedrijvenen Office voor Bedrijven) 8 3.5 Domeinnaam 8 4. Technische aspecten 9 4.1 Vereisten voor besturingssystemen en webbrowsers 9 4.2 Beschikbaarheid 9 4.3 Beveiliging en privacy 9 5. Service 10 5.1 Service 10 5.2 Ondersteuning 10 5.3 Gebruikersvragen 10 5.4 Communicatie vanuit KPN 10 5.5 Abonnement 10 5.6 Factuur 10 5.7 Voorwaarden 10 5.8 Beveiligingsmaatregelen 10 5.9 Hebt u nog vragen? 11 2 van 11
Hoofdstuk 1. Inleiding Met de Office 365 familie van KPN hebt u altijd en overal over uw zakelijke e-mail, agenda en documenten bij de hand. Of u nu werkt op uw pc of smartphone. Op kantoor of onderweg bent. U hebt altijd toegang tot dezelfde en de laatste versie van uw documenten. De Office 365 pakketten bestaan uit een aantal diensten: Office 365 Premium, uw complete werkplek Exchange Online, e-mail OneDrive voor Bedrijven, opslag in de Cloud E-mail en opslag in de Cloud zijn los verkrijgbaar als: Exchange Online en OneDrive voor Bedrijven. Bij Office voor Bedrijven van KPN krijgt u OneDrive voor Bedrijven en lokaal geïnstalleerde office (zonder e-mail). Voor een compleet overzicht zie tabel 1. 1.1. Geen investeringen Voor alle varianten binnen Office 365 hoeft u niet te investeren in nieuwe apparatuur. Ook hebt u geen omkijken naar uw programma s. Voor een vast bedrag per maand werkt u altijd met de laatste versie. Daarnaast is het zo ontworpen dat het voldoet aan de behoeften van de meest uiteenlopende bedrijven. 1.2 Deze dienstbeschrijving In hoofdstuk 2 van deze dienstbeschrijving leest u meer over de functionaliteiten en mogelijkheden van de varianten van Office 365. In hoofdstuk 3 vindt u meer informatie over de technische specificaties. In hoofdstuk 4 staat het contract en de service van de Office 365 diensten beschreven. De uitgebreide dienstbeschrijvingen van Microsoft kunt u vinden via de volgende link. 3 van 11
Hoofdstuk 2. Office varianten 2.1 Overzicht Binnen de Office 365 familie zijn een aantal varianten beschikbaar: Exchange Online (Instap en Premium), OneDrive voor Bedrijven, Office voor Bedrijven, Office 365 Instap -en Premium. Per medewerker kiest u welke variant van Office 365 nodig is. Tabel 1: overzicht van de verschillende Office varianten 2.1.1 OneDrive voor Bedrijven van KPN Met OneDrive voor Bedrijven hebt u een uitgebreide opslagdienst van Microsoft tot uw beschikking. Met OneDrive voor Bedrijven: Kunt u overal eenvoudig bestanden opslaan, raadplegen en delen met anderen Kunt u eenvoudig bestanden synchroniseren met uw pc, tablet of smartphone Hebt u 1 TB opslagruimte tot uw beschikking Worden uw bestanden in de datacenters van Microsoft opgeslagen 4 van 11
2.1.2 Exchange Online Met Exchange Online hebt u de beschikking over professionele e-mail. Exchange Online is verkrijgbaar in: Exchange Online Instap, een basis postvak van 2 GB met agenda en contactpersonen Exchange Online Premium, een volledig postvak van 50 GB met agenda, contactpersonen en uitgebreide functionaliteiten, zoals agendabeheer en e-mail met synchronisatie 2.1.3 Office voor Bedrijven Met Office voor Bedrijven hebt u OneDrive voor Bedrijven en het lokaal geïnstalleerde Office tot uw beschikking. In dit pakket zit geen e-mailfunctionaliteit. Zie tabel 1. 2.1.4 Office 365 Bij Office 365 hebt u een totaalpakket: E-mail- en agendafunctionaliteiten met een 50 GB postvak Ingebouwde virus- en spambescherming De mogelijkheid om documenten op te slaan in de cloud en te delen De optie om uw aanwezigheid te tonen en gebruik te maken van chatberichten en audio of videoconferenties De mogelijkheid om online documenten te bewerken met Office Online De mogelijkheid om Office 365 Instap en Premium te combineren onder dezelfde domeinnaam Kiest u voor Office 365 Premium? Dan krijgt u de laatste versie van de Office 365 software: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher en OneNote. Deze software is te installeren op maximaal 5 pc's of Mac s. Indien u meer pc s of Mac s wilt voorzien van deze software, dan koopt u een extra licentie. 2.2 Microsoft productlicenties KPN hanteert andere productnamen dan Microsoft. Op welke licenties onze dienstverlening gebaseerd is, ziet u in onderstaande tabel: Product Microsoft Licentie OneDrive voor Bedrijven OneDrive for Business Exchange Online Instap Exchange Online Kiosk Exchange Online Premium Exchange Online Plan 1 Office voor Bedrijven Office 365 Business Office 365 Instap van KPN Office 365 Business Essentials Office 365 Premium van KPN Office 365 Business Premium Tabel 2: productlicenties 5 van 11
Hoofdstuk 3. Mogelijkheden van Office 365 van KPN Office 365 bestaat uit verschillende onderdelen die samen onderstaande functionaliteiten bieden: Onderdeel Exchange Online SharePoint Online & OneDrive voor Bedrijven Skype voor Bedrijven Office Tabel 3: mogelijkheden van Office 365 Functionaliteit Uitgebreide e-mail- en agendafunctionaliteiten, zoals agendabeheer en e-mail door synchronisatie, met ingebouwde virus- en spambescherming Veilig documenten opslaan in de Cloud en deze delen met anderen binnen en buiten uw bedrijf Uw online aanwezigheid tonen en gebruikmaken van chat, audioen videoconferenties. Raadplegen en bewerken van Office documenten in de browser versies van Word, PowerPoint, Excel, en OneNote met Office Web Apps. Hebt u Office 365 Premium afgenomen? Dan hebt u ook de nieuwste versies van de bekende desktopsoftware (o.a. Word, PowerPoint, Excel, Outlook). Deze kunt u installeren op uw pc, laptop, smartphone en tablet. De meest belangrijke functies staan in deze dienstbeschrijving beschreven. Voor de uitgebreide dienstbeschrijvingen van Microsoft kunt u terecht op de volgende link. 3.1 Functionaliteiten Exchange Online Cloudgebaseerde e-mail, agenda en contactpersonen met altijd actuele beveiliging tegen virussen en spam. U krijgt: Een postvak van 50 GB (Exchange Online Premium) en de mogelijkheid om bijlagen tot 25 MB te versturen of Een postvak van 2 GB (Exchange Online Instap) Per gebruiker een agenda en lijst voor contactpersonen Premium antivirus en anti-spam Gedeelde agenda's, contactpersonen en taken Mobiele e-mail voor de meeste smartphones, waaronder Windows Phone, iphone, BlackBerry en Android Online (via de webbrowser) toegang tot uw e-mail, agenda en contactpersonen via Outlook Web App Ondersteuning voor Microsoft Outlook 2007 en nieuwere versies van Outlook (alleen bij Exchange Online Premium) Ondersteuning bij de e-mailprotocollen POP (Zowel bij Exchange Online Instap en Premium) Ondersteuning bij de e-mailprotocollen MAPI en IMAP (alleen bij Exchange Online Premium) 6 van 11
Exchange Online Premiun werkt op basis van synchronisatie. Uw meest recente e-mails, agenda-afspraken, adresinformatie en taken staan altijd op de exchange server in de Cloud. Alle apparaten (pc s, laptops, smartphones) die in contact staan met deze server in de Cloud van Microsoft synchroniseren deze informatie. U hebt hierdoor altijd de laatste informatie ter beschikking ongeacht de plaats waar u bent en het apparaat waarmee u werkt. Exchange Online Instap kent geen synchronisatie. U haalt uw e-mail op met uw mailprogramma van de server, dit door middel van het zogenaamde POP-protocol. Wel kunt u uw smartphone koppelen aan uw e-mailbox, waardoor wel synchronisatie mogelijk is. 3.2 OneDrive voor Bedrijven en SharePoint Online Bewaar uw documenten in de cloud, zodat er naadloos offline en online gewerkt wordt. Collega's, partners en klanten kunt u de beschikking geven over gesynchroniseerde en actuele versies van documenten. De mogelijkheden van OneDrive voor bedrijven en SharePoint: Bestanden opslaan en delen Voor iedere medewerker een persoonlijke opslagruimte van 1 TB in OneDrive voor Bedrijven Bij Office 365 Instap en Premium: een online omgeving per bedrijf (SharePoint) van 10 GB per bedrijf + 500 MB per gebruiker Deel bestanden intern en extern, en bepaal wie bestanden kunnen zien en bewerken Overal toegang Bekijk en bewerk bestanden online of met mobiele apps Synchroniseer bestanden met pc of Mac1. Offline werken is hiermee mogelijk Functies voor teams (SharePoint is alleen beschikbaar bij Office 365 Instap en Premium) Maak teamsites als werkruimte aan voor teams. Inclusief geavanceerde toegangsverlening Bewaar (project) e-mails en gedeelde documenten op 1 plaats met een project specifiek Postvak IN waar alleen teamleden toegang tot hebben 3.3 Skype voor Bedrijven Online (onderdeel van Office 365 Instap en Premium) Met Skype voor Bedrijven kunt u: Audio- en videogesprekken tussen pc's in HD kwaliteit met de mogelijkheid tot schermdelen Chatberichten en presence: snel communiceren of de beschikbaarheid van iemand controleren Vergaderingen organiseren en eraan deelnemen via Outlook. Externe deelnemers kunnen zich via een webbrowser aanmelden om de inhoud van de vergadering te bekijken Communicatie en overleg onderweg via mobiele apps Communiceren met 1 klik via Outlook, SharePoint en andere Office-applicaties Communiceer met Skype gebruikers, oa delen van uw status, chatten en audiobellen (van pc naar pc) Federatie: gebruikers toestaan om Skype voor Bedrijven-gebruikers van andere bedrijven toe te voegen aan de contactlijst 1 Het maximale aantal items (bestanden en folders) dat kan worden gesynchroniseerd in OneDrive voor Bedrijven is 20.000 items. Het maximale aantal items (bestanden en folders) dat kan worden gesynchroniseerd in team sites is 5.000 items. 7 van 11
3.4 Office (onderdeel van Office 365, OneDrive voor Bedrijvenen Office voor Bedrijven) De meestgebruikte serie kantoorsoftware. U kunt Office online gebruiken (webversie van Office) of een lokale installatie van de laatste versie van Office. Complete, vertrouwde Office-ervaring met integratie van diensten in Office 365 Office Online Online versies van Office, inclusief Outlook, Word, Excel en PowerPoint. Maken en bewerken van bestanden via een webbrowser Office voor pc of Mac Beschikbaar voor gebruikers met een Office 365 Business Premium of Office Instap? voor bedrijven licentie Lokale installatie van Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher2 en OneNote3. Installeren is mogelijk op maximaal 5 pc's of Mac s Office Mobile, bekijk en bewerk documenten Word, Excel en PowerPoint voor uw ipad of iphone, Android of Windows Phone. Volledige functionaliteit is beschikbaar voor gebruikers met een Office 365 Business Premium licentie. Voor op maximaal 5 tablets en 5 smartphones Altijd de laatste versie van Office tot uw beschikking 3.5 Domeinnaam De meeste bedrijven gebruiken het e-mail gedeelte binnen Office 365 (Exchange Online) in combinatie met een domeinnaam. Deze wordt gebruikt om uw e-mailadressen een professionele uitstraling te geven. Uw e-mailadres of dat van uw medewerkers wordt dan bijvoorbe: ers krijgen dan bijvoorbeeld de vorm info@bedrijfsnaam.nl of j.pieterse@bedrijfsnaam.nl. U kunt een domeinnaam registreren bij KPN. De actuele tarieven hiervoor vindt u op kpn.com/cloud. KPN zorgt ook dat de instellingen correct staan (DNS-beheer). Het kan ook zijn dat u al een domeinnaam hebt. U kunt deze bij uw huidige aanbieder laten staan, of verhuizen naar KPN. Als uw domein bij uw huidige aanbieder blijft moet u zelf enkele instellingen aanpassen. U kunt alleen een bestaande domeinnaam verhuizen als u daar de eigenaar van bent en toestemming geeft. 2 Publisher: uitsluitend programma en functies voor Windows-pc. Niet voor gebruik op meerdere apparaten. 3 OneNote OneNote voor Mac is beschikbaar als aparte download uit de Mac App Store. 8 van 11
4. Technische aspecten 4.1 Vereisten voor besturingssystemen en webbrowsers Om het optimale te halen uit de diensten van Office 365 dient uw apparaat te voldoen aan een aantal minimale systeemvereisten. Vereist zijn een geschikt apparaat, een internetverbinding en een ondersteunde browser. Microsoft publiceert de recentste systeemvereisten op onderstaande link: kpn.com/microsoftsoftware. 4.2 Beschikbaarheid Voor Office 365 garandeert KPN op het gebied van levering de volgende beschikbaarheid: 99,8% beschikbaarheid DNS beheer kent een beschikbaarheid van 99,5% Belangrijk: deze beschikbaarheid geldt niet voor uw internettoegang, deze is afhankelijk van uw aanbieder. Als u geen verbinding hebt tot internet kunt u geen gebruik maken van de online functionaliteiten van de gekozen licenties. U kunt wel de lokaal geïnstalleerde cliënt van Office 365 Premium van KPN gebruiken als u offline werkt. 4.3 Beveiliging en privacy Bij alle diensten binnen de Office 365 familie worden uw gegevens beschermd volgens de strengste normen van fysieke en digitale beveiliging. Exchange Online heeft ingebouwde antivirus- en antispamfilters die zo zijn ontworpen dat ze bekende en onbekende virus- en spamgevaren uitschakelen, die via de e-mail binnenkomen of verzonden worden. Uw e-mail en gegevens worden opgeslagen in dubbel uitgevoerde, geografisch verspreide datacenters die worden onderhouden door Microsoft. Meer informatie over de beveiliging en het privacy beleid van Microsoft Online Services is te vinden op de volgende locaties: Office 365 privacy en beveiliging: kpn.com/microsoftbeveiliging Microsoft Online Services Privacy Statement: kpn.com/microsoftprivacy 9 van 11
5. Service 5.1 Service De serviceverlening op de Office 365 diensten van KPN is beperkt tot het melden van fouten in de werking van de dienst, problemen bij installatie en problemen bij gebruik van de dienst. De ondersteuning wordt gegeven op de functionaliteiten die in de handleiding worden beschreven en door KPN zijn gepubliceerd op kpn.com. 5.2 Ondersteuning KPN levert bij de afname van producten uit de Office 365 familie geen ondersteuning voor andere software en hardware van uw pc, laptop of smartphone, zoals het besturingssysteem. Ook gaat KPN ervan uit dat u voldoende bekend bent met de functionaliteit en werking van Microsoft Office. Eventueel dient u zelf de benodigde kennis met betrekking tot Microsoft Office eigen te maken aan de hand van publicaties van Microsoft. Gebruikersvragen zoals: Hoe maak ik een draaitabel in Excel? of Hoe krijg ik animaties in mijn PowerPoint presentatie?. Worden niet ondersteund door KPN, voor dit soort vragen verwijzen wij u graag door naar de Microsoftwebsite of een daar gepubliceerd trainingsinstituut. 5.3 Gebruikersvragen Voor gebruikersvragen en vragen over producten verwijzen wij u naar de handleiding op kpn.com/cloudservice onder Instellingen en gebruik en vervolgens Office 365. 5.4 Communicatie vanuit KPN Tijdens de aankoop van de dienst hebt u een e-mailadres opgegeven. Alle communicatie over bijvoorbeeld resetten van het wachtwoord, factuur- en onderhoudsinformatie ontvangt u via het door u opgegeven e-mailadres. 5.5 Abonnement De abonnementsduur van uw contract is 1 maand. 5.6 Factuur Facturering van de dienst gebeurt maandelijks per automatisch incasso. 5.7 Voorwaarden Op deze dienst zijn de Algemene Leveringsvoorwaarden en Aanvullende Voorwaarden Online Diensten van toepassing. U vindt deze op kpn.com/allevoorwaarden bij Zakelijk en vervolgens Cloud. 5.8 Beveiligingsmaatregelen U kunt zelf ook een belangrijke bijdrage leveren aan het beveiligen van uw informatiestromen en (elektronische) persoonsgegevens. Denk hierbij bijvoorbeeld aan uw gebruikersnaam en 10 van 11
wachtwoord of het beveiligen van uw interne draadloze netwerk. Wij adviseren u daarom om zelf ook effectieve beveiligingsmaatregelen te treffen. Dit kan bijvoorbeeld door een erkende installateur in te schakelen. Voor tips en aanvullende informatie kunt u terecht op kpn.com/zakelijkveiliginternetten. 5.9 Hebt u nog vragen? Dan kunt u terecht op kpn.com/cloudservice. Hier vindt u vragen over de dienst. Of stel uw vraag via kpn.com/zakelijkklantenservice via de Online Assistente. 11 van 11