Dienstbeschrijving Zakelijk Exchange Online Versie april 2014

Transcriptie

1 Dienstbeschrijving Zakelijk Exchange Online Versie april 2014

2 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1. Inleiding 3 Hoofdstuk 2. Gebruik Productvarianten en opties De mogelijkheden van Zakelijk Exchange Online Functionaliteiten Synchronisatie Toegang tot uw box Domeinnaam en DNS beheer Nieuwe domeinnaam registreren Bestaande domeinnaam gebruiken DNS beheer 7 Hoofdstuk 3. Technische aspecten Vereisten voor besturingssystemen en webbrowsers Beschikbaarheid Beveiliging en privacy 8 Hoofdstuk 4. Service Hebt u nog vragen? Factuur Abonnement Voorwaarden Service en ondersteuning 10 2 van 10

3 Hoofdstuk 1. Inleiding Met Zakelijk Exchange Online hebt u altijd uw agenda en bij de hand. U bent overal via internet bereikbaar en u kiest zelf hoe uitgebreid u het abonnement wilt hebben. Zakelijk Exchange Online is gebaseerd op Office 365 van Microsoft en wordt inclusief domeinnaam geleverd. Met Zakelijk Exchange Online hoeft u niet meer te investeren in de aanschaf en het beheer van servers en softwarelicenties. U betaalt al naar gelang uw gebruik, waarbij u het aantal mailboxen snel en flexibel kunt uitbreiden of afbouwen. In deze dienstbeschrijving gaan we nader in op de faciliteiten en mogelijkheden van Zakelijk Exchange Online. Ook worden de verschillen toegelicht tussen de varianten van de dienst: Zakelijk Exchange Online Kiosk Zakelijk Exchange Online Standaard Zakelijk Exchange Online Standaard met Archivering Tot slot wordt nader ingegaan op de technische, contractuele en serviceaspecten van Zakelijk Exchange Online. 3 van 10

4 Hoofdstuk 2. Gebruik Zakelijk Exchange Online biedt u uitgebreide functionaliteiten. Daarnaast ontvangt u een zakelijke domeinnaam die u kunt registreren bij KPN. Raadpleeg voor vragen over de installatie of het ingebruiknemen van de dienst onze handige tools en handleidngen op kpn.com/aandeslag onder Zakelijk Exchange Online 2.1 Productvarianten en opties Zakelijk Exchange Online wordt geleverd in de varianten: Kiosk, Standaard en Standaard met Archivering. Zo is er altijd een oplossing die bij uw bedrijf past. De belangrijkste kenmerken vindt u hieronder. Zakelijk Exchange Online Kiosk Zakelijk Exchange Online Standaard Zakelijk Exchange Online Standaard met Archivering Iedere gebruiker ontvangt een e- mailaccount, individuele agenda en een lijst voor contactpersonen opslag¹ per gebruiker met berichten versturen tot max. 25 MB Mobiele toegang tot vanaf alle telefoons (Windows Phone, Android, ios, Blackberry) die kunnen ontvangen Toegang tot Outlook Web App voor e- mail, agenda en contactpersonen via de webbrowser met premium anti-spam en anti-virusscan 2GB 50 GB¹ Geen limiet¹ Koppelen aan Microsoft Outlook 2007 en nieuwere versies van Outlook Protocol voor het ophalen van van de server (POP) Protocol voor het synchroniseren van e- mail (IMAP) en een persoonlijk archief¹ en sms-notificatie 4 van 10

5 Zakelijk Exchange Online Kiosk Zakelijk Exchange Online Standaard Zakelijk Exchange Online Standaard met Archivering MAPI voor het versturen van vanuit een Windows applicatie Date Loss Prevention (DLP) protocol om te identificeren, monitoren en beschermen van gevoelige data door een uitgebreide analyse Wettelijke bewaring², bewaart verwijderde en bewerkte boxitems (In-Place Hold) en hosted voic ¹ Bij Zakelijk Exchange Online Standaard is de 50 GB opslag verdeeld over de box en persoonlijke opslag van de gebruiker. Bij Zakelijk Exchange Online Standaard met Archivering heeft de gebruiker een box van 50 GB en een extra persoonlijk opslag van 100 GB. In het uitzonderlijke geval dat u meer opslag nodig hebt, kunt u contact opnemen via kpn.com/cloudservice met onze online adviseur via de livechat. De functionaliteiten worden geleverd door verschillende licenties van Microsoft. Op welke licenties de verschillende Zakelijk Exchange diensten gebaseerd zijn ziet u in onderstaande tabel. Product Microsoft Licentie Zakelijk Exchange Online Kiosk Exchange Online Kiosk Zakelijk Exchange Online Standaard Exchange Online (Plan 1) Zakelijk Exchange Online Standaard met Exchange Online (Plan 2) Archivering De belangrijkste functies vindt u in deze dienstbeschrijving. Voor de uitgebreidere dienstbeschrijvingen van Microsoft raadpleegt u De mogelijkheden van Zakelijk Exchange Online Functionaliteiten Bij Zakelijk Exchange Online krijgen uw medewerkers de beschikking over een box, een persoonlijke agenda, adresboek en takenlijst. box Uw medewerkers krijgen een persoonlijk adres, gebaseerd op het domein dat voor u is geregistreerd. Daarnaast is het mogelijk om gebruik te maken van distributielijsten om eenvoudig een e- mail te kunnen verzenden naar een groep personen. Alle boxen hebben de mogelijkheid om aliassen aan te maken. Zo kan 1 box onder meerdere adressen bereikbaar worden en kan men ook onder 1 van de aliassen afzender zijn ( Verzenden als ). Naast persoonlijke boxen is het bij Zakelijk Exchange Online Standaard en Standaard met Archivering óók mogelijk om gedeelde boxen aan te maken. Zo kunnen meerdere medewerkers werken vanuit 1 box, bijvoorbeeld info@uwbedrijf.nl. Voor een gedeelde box hebt u geen extra licentie nodig. Een gedeelde box is 5 GB groot. 5 van 10

6 Agenda Met de elektronische agenda kunnen medewerkers afspraken bijhouden en planningen maken door taken vast te leggen. Afspraken maken met andere groepsleden wordt eenvoudiger, omdat de elektronische agenda online weergeeft of alle genodigden op het gewenste tijdstip beschikbaar zijn. Gebruikers kunnen collega s elektronisch uitnodigen via de agenda. Uitgenodigde collega s kunnen vervolgens een afspraak bevestigen of weigeren met een simpele muisklik. Gebruikers kunnen agenda s zo instellen dat andere gebruikers deze kunnen bekijken. Bij Zakelijk Exchange Online Standaard en Standaard met Archivering kunnen gebruikers daarnaast gemachtigden aanwijzen om agenda s door anderen te laten beheren. Zakelijk Exchange Online Standaard is dus bijzonder handig wanneer mensen een agenda willen delen. Denk hierbij aan een verkoopafdeling met zowel een binnen- als buitendienst of aan de werkrelatie tussen een directeur en een secretaresse. Adresboek Zakelijk Exchange Online bevat een database waarin de gegevens van medegebruikers en anderen kunnen worden opgeslagen. Hierin kunnen onder meer naam, adres, woonplaats, telefoonnummer(s), adres(sen) en bedrijfsnaam worden opgeslagen. U kunt de database op meerdere manieren sorteren en weergeven. Vanuit de database kunt u ook rechtstreeks een versturen. Zodra gebruik wordt gemaakt van Zakelijk Exchange Online Standaard zijn de contactgegevens voor alle client-applicaties gesynchroniseerd beschikbaar. Zakelijk Exchange Online biedt een adresboekfunctie voor alle boxen die u hebt aangemaakt. Als u Outlook gebruikt bij een Standaard- box, is dit adresboek ook zichtbaar in Outlook. Dit geldt niet voor Kiosk- boxen. Gebruikt u webmail, dan is het adresboek zichtbaar voor zowel Standaard als Kiosk boxen. Taken Met de functie Taken kunnen gebruikers een persoonlijke takenlijst bijhouden en naar eigen wens inrichten en vervolgens de voortgang bijhouden. Aan taken kunnen prioriteiten worden toegekend en ze kunnen aan derden worden toegewezen Synchronisatie Zakelijk Exchange Online Standaard en Zakelijk Exchange Online Standaard met Archivering werken op basis van synchronisatie. Uw meest recente s, agenda-afspraken, adresinformatie en taken staan hierdoor altijd op de Exchange server in de Cloud. Alle apparaten (PC s, laptops, smartphones) die in contact staan met deze server in de Cloud synchroniseren deze informatie. U hebt hierdoor altijd de laatste informatie ter beschikking ongeacht de plaats waar u bent en het apparaat waarmee u werkt. Zakelijk Exchange Online Kiosk kent geen synchronisatie. U haalt uw met uw mailprogramma van de server op door middel van het zogenaamde POP-protocol. U kunt wel uw smartphone koppelen aan uw box Toegang tot uw box U kunt op verschillende manieren toegang krijgen tot uw Exchange box. Microsoft Outlook Met Microsoft Outlook op uw pc of laptop kunt u optimaal gebruik van de functionaliteiten van Zakelijk Exchange Online. De volgende versies zijn hiervoor geschikt: Microsoft Outlook 2007/2010/ van 10

7 De licentiekosten voor Outlook cliënt software zijn niet in de dienstverlening van Zakelijk Exchange Online inbegrepen. Webmail / Outlook Web App Naast Outlook kunt u ook via uw browser uw box benaderen. U logt dan in op de Outlook Web App. Hiermee heeft een medewerker vanaf iedere willekeurige desktop of laptop met HTML-browser toegang tot zijn eigen , agenda, adresboek en taken. De Outlook Web App heeft een grote gelijkenis met Outlook, zodat medewerkers gemakkelijk met webmail kunnen werken. Mobiel Zakelijk Exchange Online synchroniseert via Exchange ActiveSync uw mail naar uw Smartphone. Zo kunnen uw medewerkers het toestel online synchroniseren voor up-to-date , agenda en adresboek. Hierdoor is het mogelijk om in elke situatie de actuele gegevens te raadplegen en te verwerken: Direct ontvangen en versturen Actuele afspraken bekijken en plannen Contactgegevens inzien en gebruiken bij het versturen van berichten De synchronisatie met Microsoft Zakelijk Exchange-server is instelbaar en kan direct, periodiek of handmatig plaatsvinden. Voor het gebruik van Exchange ActiveSync op uw smartphone is een mobiel data-abonnement een vereiste. 2.3 Domeinnaam en DNS beheer Nieuwe domeinnaam registreren Bij Zakelijk Exchange Online krijgt u een domeinnaam. U kunt hiermee ook uw adressen koppelen aan uw domeinnaam, bijvoorbeeld info@bedrijfsnaam.nl of j.pieterse@bedrijfsnaam.nl. KPN kan voor u domeinnamen registreren onder de volgende domeinextensies:.nl,.com,.net,.org,.info,.biz en.eu Bestaande domeinnaam gebruiken Hebt u al een domeinnaam die niet in beheer is bij KPN, dan faciliteert KPN de verhuizing van uw domeinnaam naar de systemen van KPN als u dit wilt. Afhankelijk van het type domein gelden daar verschillende procedures voor. U kunt alleen een bestaande domeinnaam verhuizen als u daar de eigenaar van bent en toestemming geeft. Als u uw domeinnaam niet wilt verhuizen naar KPN, maar bij uw huidige provider wilt laten staan dan is dit ook mogelijk. Volgt u hiervoor de instructies zoals omschreven in het bericht dat u ontvangt nadat u besteld hebt DNS beheer KPN draagt ook zorg voor het DNS-beheer als u besluit de domeinnaam bij KPN te registreren of naar KPN te verhuizen. Dat houdt in dat KPN zorg draagt voor een correcte verwijzing in de Domain Name Servers (DNS) van uw (sub)domeinnamen naar de IP-adres(sen) van de systemen waarop uw website draait. Voor een correcte werking van Zakelijk Exchange Online zijn specifieke instellingen nodig van uw domeinnaam. Als uw domeinnaam door KPN is geregistreerd, zijn de juiste domeinnaaminstellingen al voor u uitgevoerd in de DNS van KPN. 7 van 10

8 Hoofdstuk 3. Technische aspecten 3.1 Vereisten voor besturingssystemen en webbrowsers Om het optimale te halen uit Zakelijk Exchange Online dient uw apparaat te voldoen aan een aantal minimale systeemvereisten. Daarnaast is een internetverbinding en een ondersteunde browser of mailprogramma vereist. De recentste systeem vereisten vindt u op kpn.com/microsoftsoftware. Voor de beste ervaring raden we aan altijd de laatste versie van uw browser te gebruiken, en software updates te installeren zodra deze beschikbaar komen. Zakelijk Exchange Online is ontworpen om te werken met: De huidige en de een na laatste versie van Internet Explorer en Firefox en de laatste versie van Chrome en Safari Elke versie van Microsoft Office waarvoor Microsoft nog support levert Bij oudere versies van browsers en clients kan de werking niet gegarandeerd worden, maar u wordt niet actief geweerd om de dienst te gebruiken. 3.2 Beschikbaarheid Zakelijk Exchange Online wordt geboden vanaf het Office 365-platform van Microsoft. Deze omgeving is ontworpen om 24 uur per dag en 7 dagen per week beschikbaar te zijn. Door de gebruikte infrastructuur en de gebruikte technieken (o.a. redundancy) kan de dienst geboden worden met een zeer hoge beschikbaarheid. 99,8% beschikbaarheid DNS beheer kent een beschikbaarheid van 99,5% 3.3 Beveiliging en privacy Bij Zakelijk Exchange Online worden uw gegevens beschermd volgens de strengste normen van fysieke en digitale beveiliging. Exchange Online heeft ingebouwde antivirus- en antispamfilters die zo zijn ontworpen dat ze bekende en onbekende virus- en spamgevaren uitschakelen, zodra deze zich openbaren (die via de mail binnenkomen/verzonden worden). Uw mail en data wordt opgeslagen in dubbel uitgevoerde, geografisch verspreide servers die worden onderhouden door Microsoft. Meer informatie over de beveiliging en het privacy beleid van Microsoft Online Services is te vinden op de volgende locaties: Office 365 privacy en beveiliging: kpn.com/microsoftbeveiliging Microsoft Online Services Privacy Statement: kpn.com/microsoftprivacy U kunt zelf ook een belangrijke bijdrage leveren aan het beveiligen van uw informatiestromen en (elektronische) persoonsgegevens. Denk hierbij bijvoorbeeld aan uw gebruikersnaam en wachtwoord of het beveiligen van uw interne draadloze netwerk. Wij adviseren u daarom om zelf ook effectieve 8 van 10

9 beveiligingsmaatregelen te treffen. Dit kan bijvoorbeeld door een erkende installateur in te schakelen. Voor tips en aanvullende informatie kunt u terecht op kpn.com/zakelijkveiliginternetten. 9 van 10

10 Hoofdstuk 4. Service 4.1 Hebt u nog vragen? Ga naar kpn.com/cloudservice en stel uw vraag bij een online adviseur via de live chat. Onze medewerkers zijn van maandag tot en met vrijdag van tot uur bereikbaar. 4.2 Factuur Facturering van Zakelijk Exchange Online gebeurt maandelijks per automatisch incasso. Restitutie van abonnementsgelden bij opzegging is niet mogelijk. 4.3 Abonnement De abonnementsduur van Zakelijk Exchange Online is 1 maand. Het abonnement wordt steeds automatisch met een periode van 1 maand verlengd. U kunt het elk gewenst moment opzeggen met een opzegtermijn van een maand. 4.4 Voorwaarden Op de dienst Zakelijk Exchange Online zijn de Algemene Leveringsvoorwaarden KPN, Aanvullende Voorwaarden Online Diensten en de Aanvullende Gebruiksvoorwaarden voor Online Microsoft Diensten van toepassing. Deze voorwaarden kunt u vinden op kpn.com/allevoorwaarden. Bij afname van domeinnamen gaat u ook akkoord met de voorwaarden van OpenSRS. Voor.nl domeinnamen gelden de voorwaarden van SIDN. Voor alle overige gelden de voorwaarden van ICANN. 4.5 Service en ondersteuning De serviceverlening Zakelijk Exchange Online is beperkt tot het melden van fouten in de werking van de dienst, problemen bij installatie en problemen bij gebruik van de dienst. De ondersteuning wordt gegeven op de functionaliteiten die in de handleiding van Zakelijk Exchange Online worden beschreven en door KPN zijn gepubliceerd op kpn.com/aandeslag. 10 van 10