3.2 Definities De gegevens die op één regel in een adressenlijst staan, noemen wij een record. Eén enkel gegeven op die regel, noemen wij een veld. Meer algemeen gezegd: de gegevens die allemaal betrekking hebben op één item uit een tabel vormen samen een record; hetzelfde soort gegeven dat bij verschillende records voorkomt noemen wij een veld. Records en velden worden geïdentificeerd door een ID meestal een recordnummer en een veldnaam. CTS/Advies 13-02-15 31/185
3.2.1 Gegevensbestand Een gegevensbestand is een document, met in de eerste alinea de veldnamen en in de daarop volgende alinea s de gegevens van de records. De veldnamen in de eerste alinea en de gegevens van de records worden onderling van elkaar gescheiden door een tab of een puntkomma [komma]. Tussen de alinea s mogen geen witregels voorkomen. Hieronder ziet u een voorbeeld van een zogenaamd kommagescheidenbestand dat voldoet aan deze voorwaarden. Ook als een gegeven ontbreekt, moet u hiervoor toch een plaats reserveren in het gegevensbestand. De ruimte tussen de puntkomma s [Engels: komma s] laat u dan leeg. Doet u dit niet, dan schuiven de veldgegevens op naar het volgende veld! Om de gegevens overzichtelijk te houden kunnen de veldnamen en de records beter worden ondergebracht in een Word-tabel of Excel-sheet, maar dit is dus niet noodzakelijk. CTS/Advies 13-02-15 32/185
3.2.2 De Wizard voor het samenvoegen Het hoofddocument kan een brief, maar kan ook een etiket of enveloppe zijn. Bij het samenvoegen van het hoofddocument met het gegevensbestand worden telkens de gegevens van één record gelezen en op het hoofddocument ingevuld. Op de plaatsen waar in het hoofddocument een gegeven uit een bepaald veld moet komen, plaatst u een code die verwijst naar de veldnaam van dat veld. De Wizard voor het samenvoegen, vindt u in het Lint onder de tab Verzendlijsten. Kies Verzendlijsten - Afdruk samenvoegen starten- Afdruk samenvoegen starten - Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen. Aan de rechterzijde van het venster verschijnt een Taakvenster. In het taakvenster ziet u verschillende typen hoofddocumenten. (had u in voorgaand groepsvak eerder een type document geselecteerd dan wordt deze stap overgeslagen.) Kies Brieven [Letters] en klik op Volgende [Next]. Vervolgens vraagt Word of u hiervoor het huidige document, een bestaand of een nieuw document (eventueel gebaseerd op een sjabloon) wilt gebruiken. Kies Het huidige document gebruiken [Use the current document]. Vervolgens vraag Word of u als gegevensbestand een bestaande lijst wilt gebruiken, een nieuwe lijst wilt typen of de lijst met contacten uit Outlook wilt gebruiken. Kies Een bestaande lijst gebruiken [Use an existing list]. Word geeft u de mogelijkheid om een document op schijf te selecteren. Selecteer in de map met oefenbestanden het document Namen en klik OK. Word toont nu een dialoogkader, waarmee u records kunnen sorteren en selecteren. CTS/Advies 13-02-15 33/185
Sorteren doet u door op het pijltje achter de kolomnaam te klikken en vervolgens op de optie Oplopend sorteren of Aflopend sorteren te klikken. Het selecteren van de records die aan het samenvoegen mee gaan doen, doet u door de vinkjes voor de records aan of uit te schakelen. Ook kunt u bepaalde records selecteren, door op de pijltjes achter de veldnamen te klikken en uit de lijst die verschijnt, bepaalde veldwaarden te selecteren. Onder in het dialoogkader vindt u geavanceerdere opties voor het sorteren en selecteren. Hier kunt u op meerdere velden tegelijk sorteren en een selectie maken die gebaseerd is op waarden in meerdere velden. Laat alle records geselecteerd staan en klik OK. Voor de adressering en groetregel kunt u gebruik maken van standaard stukken tekst die de benodigde verwijzingen naar de veldgegevens al bevatten. Voorwaarde is wel, dat de velden in het gegevensbestand namen hebben zoals Word die verwacht. Is dit niet het geval dan kan dat ook nog wel weer worden aangepast, maar meestal is het makkelijker om maar gelijk zelf de verwijzingen naar de juiste veldgegevens op de juiste plaats in het document te plaatsen. Type het woord Aan: en druk op Enter. Klik op de knop Meer Items [More items]. Selecteer het veld Titel en druk op Invoegen. Op de plaats waar de cursor staat verschijnt een code die naar het veld met de veldnaam Titel verwijst. CTS/Advies 13-02-15 34/185
Type een spatie en selecteer vervolgens het veld Achternaam en druk weer op Invoegen. Indien u het venster met de veldnamen gesloten hebt, dan kunt u dit weer oproepen door opnieuw op Meer Items te klikken. Hebt u ook het taakvenster gesloten, dan kunt u in het Lint ook op de optie Verzendlijsten - Samenvoegvelden invoegen klikken. Plaats op zelfde wijze op de regels er onder een verwijzing naar de velden Straat, Postcode en Plaats. Let bij het invoegen van veldverwijzingen op de volgende punten: De volgorde, waarin de verwijzingen naar de velden in het gegevensbestand staan, kan volkomen willekeurig zijn. U kunt in een hoofddocument ook meermalen dezelfde verwijzing opnemen, of van een bepaalde veldverwijzing juist in het geheel geen gebruik maken. Het is niet mogelijk de veldverwijzingen direct in te typen. U kunt wel zelf de tekens «...» invoegen, maar daarvoor moet u drukken op Ctrl-F9 Word toont nu als voorbeeld de gegevens van het eerst record, ingevuld in het hoofddocument. In het taakvenster vindt u twee knoppen waarmee u naar het volgende of voorgaande record kunt gaan. Ook in het Lint onder de tab Verzendlijsten in het vak Voorbeeld van het resultaat, vindt u een aantal knoppen waarmee u de weergave in het hoofddocument van de gegevens uit het gegevensbestand, kunt uitproberen: CTS/Advies 13-02-15 35/185
Werkbalk-optie Samenvoeggegevens weergeven [Merge] Eerste record [First Record] Voorgaand record [Previous Record] Functie De gegevens van het eerste record worden ingevuld op de plaats waar nu nog veldcodes staan. Het hoofddocument wordt hierdoor duidelijker. Het is echter nog geen "echte" samenvoeging, tenzij u slechts één document wilt afdrukken. Knop om, nadat u eerder op de ABC-knop heeft geklikt, de gegevens van het eerste record weer te geven. Knop om, nadat u eerder op de ABC-knop heeft geklikt, de gegevens van het voorgaande record weer te geven. Weergave nummer van het getoonde record Volgend record [Next Record] Laatste record [Last Record] Knop om, nadat u eerder op de ABC-knop heeft geklikt, de gegevens van het volgende record weer te geven. Knop om, nadat u eerder op de ABC-knop heeft geklikt, de gegevens van het laatste record weer te geven. Klik achtereenvolgens op de knoppen Volgend record [Next Record], Voorgaand record [Previous Record], 'Laatste record' [Last Record] en 'Eerste Record' [First Record]. Vervolgens gaat u het hoofddocument en het gegevensbestand samenvoegen. Hiervoor vindt u twee opties in het taakvenster. Werkbalk-optie Afdrukken Afzonderlijke brieven bewerken. Functie Het hoofddocument wordt samengevoegd met het gegevensbestand. Het resultaat gaat naar de printer. Het hoofddocument wordt samengevoegd met de gegevens uit het gegevensbestand. Het resultaat verschijnt op uw scherm in een apart venster. Klik op de optie Afzonderlijke brieven bewerken. Word vraagt eerst welke records moeten worden samengevoegd alvorens de optie uit te voeren. Klik op Alles [All]. Bekijk het document op scherm. CTS/Advies 13-02-15 36/185
In het Lint onder de tab Voltooien vindt u ook nog de optie E-mail bericht verzenden. Het hoofddocument wordt samengevoegd met het gegevensbestand en het resultaat wordt als e-mail verzonden. Sluit het resultaat van het samenvoegen zonder het te bewaren. Het heeft geen zin om het resultaat van samenvoegen op schijf te bewaren. Op het moment dat u de samengevoegde documenten opnieuw nodig heeft, kunt u deze altijd opnieuw aanmaken. CTS/Advies 13-02-15 37/185