Seattle journey DB div.1 LUMC
PURPOSE: LIDZ: 4 NL hospitals (Jeff)Kaas tailored: lean leader Learning together and practice what you preach
Future of our Division 1 What would it be nice if 1. Impossible Making it possible 2. Distrust Trust 3. Stress Balance 4. Frustration Happiness 5. standstill Growth
Future division 1: more autonomy/accountability teams Change in leadership: 1. Goal and direction 2. Coaching & developing 3. Continuous improvement
What did we learn in Seattle?
De KAAS filosofie GEVOLGEN: 7 Verspillingen 1. Overproductie 2. Transport 3. Bewegen 4. Wachten 5. Processing: Over- Onder- Shitty - 6. Voorraad 7. Defecten OORZAKEN: - Batch - Push - Not knowing TEGENMAATREGELEN: (KAAS guiding principles) - Bit - Pull - Truth
The KAAS way of working; 6 principles: 1. Standardisation 2. Continuous improvement 3. Leadership team empowerement 4. Orchestra 5. Visualisation 6. Gemba & Escalatie meeting
Continue VERBETEREN 1. M.b.v. een standaard KAIZEN FORMULIER verbeteren medewerkers dagelijks bestaande standaarden of creeren ze nieuwe. 2. Leiders coachen periodiek ieder teamlid op het gebruik van de A3 (PDCA skills) Continu verbeteren KAIZEN is de basis van het KAAS systeem: iedereen en elke dag! Principe 2: Iedereen is bezig met Continue Verbeteren Continu verspillingen wegnemen en standaarden verbeteren zorgt voor een toename van de kwaliteit van de dienstverlening voor patiënten én een toename van het werkplezier voor de medewerkers
Een medewerker van kaas licht trots zijn KAIZEN (verbeter project) toe Exploring and seeking truth (Kaizen) prevents pointing at each other (Jeff) KAIZEN FORMULIER KAAS: Standaard PDCA format Standaard KAIZEN FORMULIER verbeterbord SEH Seattle Children s Hospital
Dagelijks VERBETEREN Opvolgen van lopende KAIZEN s op het verbeterbord Cancer care unit - Seattle Children s
Drie taken van een DIENEND LEIDER : 1) Doelen/richting geven ( true north ) i.p.v. oplossingen 1) A true north is neccesary to set a destination (Jeff) 2) how do we lead without causing waste? (Jeff) 2) Continue verbeteren (Kaizen) van standaarden en processen: 3. Ontwikkelen (coachen) van medewerkers: 3) Growing people is what we do (Jeff) Principe 3: DIENEND LEIDERSCHAP vergroot OPLOSSEND VERMOGEN van teams Een leider geeft doelen/ richting en stelt kaders. Teams kunnen binnen deze kaders zelfstandig problemen oplossen en daarmee kwaliteit voor de patiënt en werkplezier voor de medewerker vergroten
orkest van KAAS Principe 4: Organiseer het ORKEST Zelfsturing als uitgangspunt.. Een duidelijke organisatiestructuur (ORKEST) t.b.v. zelfsturing: Autoriteiten (wie heeft waar welk gezag in het orkest?) Rollen & Taken (wie heeft welke rol en taak in het orkest?) Gedrag (wie vertoont welk gedrag in het orkest?)
Autoriteiten in het KAAS ORKEST Drie systemen Zes leiderschapsrollen Open systeem (O) O6: directeur zet strategie/ doelen uit, handelt externe relaties; coachen O5 O5: general manager dirigent ; optimaliseren performance van gehele systeem; coachen verbeteringen SO4 Semi-Open systeem (SO) SO4: manager verbeteren grotere procesproblemen in SO systeem; handelen grotere escalaties; coachen verbeteringen SO3 SO3: TL verbeteren processen in G systeem & SO systeem; handelen escalaties G systeem; coaching verbeteringen G1 & G2 Gesloten systeem (G) G2: achterwacht TL verbeteren processen in G systeem G1:medewerkers uitvoeren en verbeteren van individuele taken binnen G systeem
BEERCUP : algehele status afdeling inzichtelijk: Groen geen probleem Oranje probleem; afdeling heeft zelf plan klaar (m.b.v. achterwacht) Rood probleem; afdeling heeft hulp nodig van teamleider Not knowing your problems results in a disorganized chaos which leads to survival behaviour me myself and I (Jeff) Team JAARBORD Principe 5: Status afdeling/keten inzichtelijk m.b.v. Visualisatie Afwijking van de standaard is input voor verbeteren! Dagelijks team VERBETERBORD
Dagelijks team VERBETERBORD kaas: the most powerful waste reduction is telling the truth (Jeff) Ambitie (best at delivery) Doelstellingen (target) Resultaten (yearly/monthly/quarterly/weekly/daily) Bezetting (capacity) Rollen (Roles) Afwijkingen/problemen (issues) Standaarden/protocollen (team train) Veiligheid (safety) Team clean
Patiënten status BORD afdeling Cancer care unit - Seattle Children s Hospital Real-time takenlijst t.b.v. doorstroom (flow) van patienten.
Dagelijks TEAM VERBETERBORD SEH Seattle Children s Hospital
Because we felt each others pain, people got out of their silo s (Jeff) The daily escalation ladder was needed to get transcending problems on the right shoulders (Jeff) Principe 6: Dagelijkse GEMBA (werkvloer bezoek) met aansluitend een ESCALATIE MEETING Het leiderschap loopt dagelijks langs alle afdelingen en vormt sámen op de dansvloer een gemeenschappelijk beeld van de werkelijkheid, waarna acties binnen het juiste systeem worden belegd en opgevolgd (PDCA)
Dagelijks ESCALATIE BORD (wat wie wanneer) Telling the truth leads to trust (Jeff) Dagelijkse GEMBA & ESCALATIE MEETING : GEMBA Semi-Open (TL + Manager) en Open systeem (General manager + Directeur) lopen dagelijks langs alle afdelingen om de stand van zaken op te halen m.b.v. borden en evt. aanvullende vragen (Max. 10 min). ESCALATIE MEETING Vervolgens komt iedereen bij het centrale bord bij elkaar om successen te vieren, rode afwijkingen te delen en acties te bepalen. Middels het bord wordt PDCA geborgd van lopende issues in het SO en O systeem (max. 10 min).
How to translate this to the LUMC?
Plan van Aanpak (10 stappen) 2. Selectie kernteam (wie zijn de kartrekkers) 3. Opleiden kernteam (verdiepen in kaas principes en systeem) 4. Kickoff sessie kerntaam (waarom en wat) 1. Selectie Pilot afdeling en periode (waar en wanneer) 10. Verbeter/uitrol (vervolgstappen bepalen) 5. Uitdenken ideale afdeling (hoe: kernteam vertaald kaas principes naar de zorg praktijk) 9. Evaluatie pilot (learnings ophalen ) 8. Start pilot Start pilot 7. Inrichten ideale afdeling randvoorwaarden voor succes op orde vóór start pilot 6. Toetsen ideale afdeling (Catchballen en aanscherpen intern en evt. Extern)
Seattle reis DB divisie1
ACTION 2019: EMERGENCY MEDICINE: FLOW WARDS: CONTINUOUS IMPROVEMENT/FLOW DEPARTMENTS: X-MATRIX 3 DUTIES: PATIENT CARE EDUCATION SCIENCE
How are we doing??
Going for gold!!
Going for gold!!!