Mens & Werk in Beeld Handleiding Beheerder versie 1.4 v1.4 oktober 2010
Inhoudsopgave Wat is Mens & Werk in Beeld?...4 Voor u aan de slag gaat...5 Support... 5 Waar komen de gegevens in Mens & Werk in Beeld vandaan?... 5 Begrippenlijst... 5 Uitleg van de Knoppen:... 6 Dashboard...7 Nieuws...8 Nieuws item toevoegen... 8 Nieuws item aanpassen... 8 Nieuws item verwijderen... 8 (Bedrijfs) Favorieten...9 Actiesjablonen...10 Actiesjabloon aanmaken... 10 Planning aantal dagen... 11 Reminder periode dagen... 11 Actiesjabloon wijzigen... 12 Actiesjabloon verwijderen... 12 Autorisatie actiesjablonen...13 Gebruikers...14 Gebruiker koppelen aan een loginnaam... 14 Deactiveren van een gebruikersaccount... 15 Nieuw wachtwoord... 15 Autorisatie gebruiker...16 Autorisatie...19 Autorisatie gebruikersnaam... 20 Autorisatie van gebruiker op afdeling(en)... 20 Autorisatie afdelingen... 21 Gebruiker autoriseren voor afdeling(en)... 21 Zoekfunctionaliteit op autorisatie gebruiker en afdeling... 21 Autorisatie ongedaan maken... 22 2
Autorisatie acties...23 Actie koppelen aan een gebruiker... 23 Autorisatie ongedaan maken... 23 Zoekfunctionaliteit op autorisatie gebruiker en actiesjabloon... 24 Gebruiker uitsluiten voor bepaalde werknemers...25 Groepen...27 Aanmaken van een groep... 27 Wijzigen van de naam van een groep... 27 Verwijderen van een groep... 28 Toevoegen/autoriseren van werknemers aan een Groep... 28 Instellingen...30 Overzichten...32 Overzichten admin/beheerder... 32 Verwijderen actie...33 Verwijderen bij medewerkergegevens.... 33 Verwijderen bij Verzuimgegevens... 34 Multi login...35 Geblokkeerd account...36 3
Wat is Mens & Werk in Beeld? Mens & Werk in Beeld is een flexibel online managementsysteem met informatie over uw medewerkers. Mens & Werk in Beeld is de drager van transparante informatie als het gaat over de status van uw verzuimende en niet verzuimende medewerker. Tevens kunt u over uw niet verzuimende medewerker informatie verkrijgen. Een actief stuk gereedschap voor u als betrokken manager of personeelsfunctionaris. Mens & Werk in Beeld is een internetapplicatie dat uw gebruikers ondersteunt bij de begeleiding van zowel verzuimende als niet verzuimende medewerkers. Mens & Werk in Beeld geeft een signaal als uw gebruikers acties moeten ondernemen. Dus nooit meer te laat voor de wettelijke Poortwachterregels. Alle betrokkenen in een verzuim of preventief traject zijn meteen zichtbaar op verschillende niveaus. De gebruiker volgt, behalve zijn eigen acties, ook alle acties van Achmea Vitale. Gebruikers kunnen hun eigen aantekeningen en documenten opslaan en bewaren in het elektronische dossier. Dus een duidelijk overzicht op één vaste plek. Mens & Werk in Beeld is een gebruikersvriendelijk systeem. De heldere informatie en voorspelbare structuur maken een gebruiker snel wegwijs. 4
Voor u aan de slag gaat U heeft van Achmea Vitale een welkoms e-mail/brief ontvangen met daarin uw gebruikersnaam en wachtwoord met daarbij de link naar de website. Indien u de gegevens kwijt bent verzoeken wij u om per e-mail (helpdesk.mwib@verzuimdata.nl) een verzoek in te dienen voor het opnieuw leveren van de inloggegevens. Support Heeft u vragen of loopt u tegen problemen aan? Bel 088-4624000 of mail naar helpdesk.mwib@verzuimdata.nl Waar komen de gegevens in Mens & Werk in Beeld vandaan? Alle gegevens betreffende personen en verzuim komen uit de registratie van de gegevens die door u aan Achmea Vitale zijn doorgegeven. Alle Vitale acties die getoond worden komen uit het bronsysteem van Achmea Vitale. Alle Werkgever acties die getoond worden zijn door uzelf aangemaakt. Begrippenlijst Voor een goed begrip van de applicatie is het noodzakelijk de verschillende benamingen en de relaties daartussen te kennen. Relatie : Organisatorische eenheid. Klant : Een klant van Achmea Vitale. Heeft in de applicatie zelf geen betekenis. Beheerder : Persoon die de inrichting van de applicatie binnen de relatie beheert. Medewerker : Een werknemer van een relatie. Afdeling : Een eenheid binnen de organisatorische eenheid. Gebruiker : Een persoon die geautoriseerd is door de beheerder voor de applicatie. Verzuim : Het afwezig zijn van het werk van een medewerker wegens ziekte. Preventie : Preventieve activiteiten bij niet verzuimende medewerkers Actie : Acties horen bij een medewerker. Er zijn twee soorten acties: 1. Acties die uitgevoerd moeten worden door Achmea Vitale. 2. Acties die uitgevoerd moeten worden door de klant. Nieuws : Communicatiemiddel van de beheerder naar zijn gebruikers. Autorisatie : Een toegangsrecht. Autorisaties geven toegang tot verzuimen van verschillende niveaus, te weten: 1. Relaties. 2. Afdelingen. Een autorisatie op een relatie betekent toegang tot alle verzuimen van medewerkers in alle afdelingen binnen de relatie. Een autorisatie op een afdeling betekent toegang tot alle verzuimen van medewerkers binnen de afdeling. Dus geen toegang tot verzuimen van medewerkers van een andere afdeling van dezelfde relatie. De administrator (helpdesk M&WiB) kent autorisatie toe aan de beheerder. 5
De beheerder ontvangt volgens contractafspraak een aantal accounts voor zijn gebruikers. De beheerder kan uitsluitend de autorisaties die hij van de administrator gekregen heeft toekennen aan gebruikers en de gebruikers autoriseren op afdelingsniveau. Uitleg van de Knoppen: Opslaan : Gekozen autorisaties worden opgeslagen. Kopiëren : Alle autorisaties op het betreffende dat ter vergelijking is opgeroepen worden overgenomen naar het in het linker deel van het scherm gekozen item. Annuleren : U verlaat het scherm en komt terug in het voorgaande scherm zonder iets op te slaan. Omdraaien : Alles ingeschakelde autorisaties uitschakelen en omgekeerd. Alles aan : Alle autorisaties inschakelen, ook de items die op voorgaande of opvolgende pagina s staan. Alles uit : Alle autorisaties uitschakelen, ook de items die op voorgaande of opvolgende pagina s staan. Indien u niet zeker bent van de naam van een actie of afdeling kunt u in het zoekscherm * in het zoekveld neer zetten u krijgt dan een overzicht van alle acties of afdelingen. 6
Dashboard Als u bent ingelogd komt u op uw persoonlijke homepagina, het Dashboard. Uw naam staat boven in de pagina (figuur 1). Hier kunt u ook weer uitloggen via de link Uitloggen. Nadat u opnieuw inlogt, is boven in de pagina achter uw naam te zien wanneer u voor het laatst ingelogd bent geweest (figuur 1). Vanuit ieder scherm zijn onderstaande items (figuur 1) voor u zichtbaar in het linker deel van het scherm en kan er naar een aantal opties doorgestart worden door dit item aan te klikken. De items in het middendeel en aan de rechterkant van het scherm zijn bestemd voor uw gebruikers. De items Nieuws, Actiesjablonen, Gebruikers, Autorisatie, Groepen, Instellingen en Overzichten zijn specifiek voor u bestemd. Deze items vormen de basis voor uw inrichting en worden in de volgende hoofdstukken beschreven. De overige opties worden beschreven in de handleiding voor de gebruiker. Deze items worden getoond omdat u ook over alle gebruikersfunctionaliteit kunt beschikken. Figuur 1 Help Klikt u op Help dan komt u op de overzichtspagina van de verschillende helpschermen. Per onderwerp kunt u doorklikken. Deze optie is altijd beschikbaar. 7
Nieuws U kunt zelf nieuwsitems aanmaken en deze gedurende een bepaalde periode publiceren. Zo kunt u de gebruikers bijvoorbeeld laten weten dat het verzuim gedaald is, of dat er een wijziging is in het verzuimbeleid. Nieuwsberichten worden getoond in het middendeel van het Dashboard van zowel de gebruiker als van beheerders. U kunt ook de aangemaakte berichten raadplegen door het item Nieuws aan te klikken. Nieuws item toevoegen Klik op het item Nieuws. Klik op de link Nieuws toevoegen rechtsboven in het scherm. Vul de titel in. Datum: datum waarop het nieuwsbericht betrekking heeft. Tonen vanaf: vul de datum in vanaf wanneer het nieuwsitem zichtbaar moet zijn voor gebruikers. Tonen tot: de datum tot wanneer het nieuwsitem zichtbaar moet blijven. Vul de samenvatting in. Vul het bericht in. Klik op de knop Opslaan. Veldnaam Waar getoond Veld waarde Titel* In het middendeel van het dashboard onder het item Nieuws tekstveld Datum* Deze datum wordt voor het nieuwsbericht getoond dd-mm-jjjj Tonen vanaf* Deze datum wordt verder niet getoond dd-mm-jjjj Tonen tot Deze datum wordt verder niet getoond dd-mm-jjjj Samenvatting De tekst wordt zichtbaar door met de muis over de titel van het bericht te gaan tekstveld Bericht De tekst wordt zichtbaar door op het krant icoon te wijzen tekstveld De velden met een * zijn verplicht. De gegevens worden niet opgeslagen als u klikt op de knop Annuleren. Nieuws item aanpassen Klik op de het item Nieuws. Klik op de link Aanpassen in het nieuws item welke u wilt aanpassen. Voer de wijziging uit. Klik op de knop Opslaan. Nieuws item verwijderen Klik op het item Nieuws. Klik op de link Verwijderen links onder de titelbalk van het bericht. Indien u dit nieuws item definitief wilt verwijderen klik dan op de knop Verwijderen. Het nieuws item is nu definitief verwijderd. 8
(Bedrijfs) Favorieten Favorieten kunnen aangemaakt worden via de menukeuze Zoeken. Nadat u een zoekopdracht heeft uitgevoerd die resultaat heeft opgeleverd ziet u de optie Toevoegen aan favorieten. Alleen de beheerder kan een bedrijfsfavoriet aanmaken. Waar kan bedrijfsfavorieten voor gebruikt worden? Denk bijvoorbeeld aan bepaalde selectie waar het gehele bedrijf profijt van heeft. Indien u kiest voor de optie bedrijfsfavoriet is deze voor alle gebruikers van dat bedrijf zichtbaar in het menu links. Wanneer u hier op klikt krijgt u het volgende scherm. Favorieten onderscheiden wij in twee groepen: Favorieten, persoonlijk voor elke gebruiker. Zelf aan te maken en te verwijderen. Bedrijfsfavorieten, zichtbaar voor elke gebruiker. Alleen aan te maken en te verwijderen door de beheerder. 9
Actiesjablonen U kunt een actiesjabloon aanmaken van het type Verzuim of Preventief. U kunt aan een actie een planning en een reminderperiode meegeven. De ingeplande acties moeten door uw gebruikers uitgevoerd worden. Hoe u een actie aan een gebruiker kunt koppelen wordt beschreven onder hoofdstuk Autorisatie acties. Let op bij het aanmaken van een nieuwe actie dat de gebruikers geautoriseerd dienen te worden. Actiesjabloon aanmaken Voor het aanmaken van een nieuw actiesjabloon (figuur 3) gaat u als volgt te werk: Klik op het item Actiesjablonen in het linker deel van het scherm. Klik op de link Nieuw sjabloon toevoegen rechts boven in het scherm. Vul de naam van de actie in. Kies bij type voor verzuim of preventief. Vul bij planning het aantal dagen in. Vul bij reminder periode het aantal dagen in. Optioneel Niet bij zwangerschap Optioneel Maakt acties op basis van samengesteld verzuim Klik op de knop Opslaan. Veldnaam Mogelijke waarde Naam* Letters, cijfers, spaties en _ Type* Verzuim of Preventief Planning - dagen Getal tussen 0 en 750 Reminder periode - dagen Getal tussen 0 en 31 Notitie Vrije invoer Indien men dit aanvinkt dan wordt er geen actie Niet bij zwangerschap** aangemaakt wanneer het verzuim zwangerschap gerelateerd is. Indien men dit aanvinkt dan wordt de plandatum van de actie bepaald door de verzuimdagen op Maakt acties op basis van samengesteld basis van samengesteld verzuim. De actie wordt verzuim** ook aangemaakt indien er geen sprake is van samengesteld verzuim, mits het aantal dagen planning wordt bereikt. De velden met een * zijn verplicht. De gegevens worden niet opgeslagen als u klikt op de knop Annuleren. ** De standaardwaarde van deze instelling is aan te passen in het instellingsscherm. Zie het hoofdstuk instellingen voor meer informatie. Figuur 3 10
Sjablonen die op basis van samengesteld verzuim werken, worden in een periode van samengesteld verzuim (bestaande uit meerdere verzuimperiodes) maar één keer automatisch ingepland. Sjablonen die niet op basis van samengesteld verzuim werken, worden in iedere verzuimperiode automatisch ingepland. Voor beide soorten geldt wel dat het opgegeven aantal dagen planning bereikt moet zijn voor de actie zichtbaar wordt. Planning aantal dagen Planning is een verplicht veld als het een actie betreft van het type Verzuim. Het aantal ingevulde dagen bepaalt de datum waarop een actie bij automatisch aanmaken gepland wordt. Plandatum van een actie is gebaseerd op de eerste verzuimdag. De plandatum is bij acties die niet op samengesteld verzuim gebaseerd zijn de eerste verzuimdag plus het aantal dagen uit het veld Planning. Bij acties die wel gebaseerd worden op samengesteld verzuim worden ook de dagen uit voorgaande periodes meegeteld, mits deze minder dan 28 dagen uit elkaar liggen. Dit is niet het geval als bij Instellingen gekozen is voor de optie Nieuwe actiesjablonen werken standaard op basis van samengesteld verzuim op nee gezet is. Als het veld Planning niet gevuld wordt verschijnt als het type Verzuim gekozen is de melding: Deze waarde is verplicht. De actie wordt 14 dagen voor de plandatum in het systeem getoond bij de verzuimende medewerkers. Is de plandatum minder dan 14 dagen gerekend vanaf de eerste verzuimdag dan wordt de actie direct getoond in het systeem. Als de datum gepland in het verleden komt te liggen omdat het verzuim te laat gemeld is dan zal de actie gepland gelijk gepland worden met een datum gepland in het verleden. Indien er gekozen wordt voor de optie Preventief is het niet mogelijk om iets bij planning in te vullen. Dit is immers een actie die handmatig aan het dossier dient toegevoegd te worden. Reminder periode dagen Als het aantal dagen reminderperiode verstreken is na de plandatum van een actie en de actie is nog niet afgehandeld, dan wordt er automatisch een herinneringse-mail gestuurd naar de gebruiker die de actie moet uitvoeren. Als er nog geen specifieke uitvoerende bekend is, krijgen alle gebruikers met autorisatie voor de desbetreffende actie en werknemer een e-mail. 11
Actiesjabloon wijzigen Klik op het item Actiesjablonen in het linker deel van het scherm. Klik op de naam van het actiesjabloon dat u wilt wijzigen. Klik op de link Aanpassen links onder de titelbalk van de actienaam. Wijzig de actie. Klik op de knop Opslaan. Het wijzigen van een sjabloon heeft tot gevolg dat alle geplande acties van de betreffende sjabloon opnieuw ingepland worden met de gewijzigde gegevens, mits de actie nog niet is uitgevoerd of voorzien is van een document of een notitie. Een actie wordt door het systeem nooit gewijzigd of verwijderd indien: De actie is uitgevoerd. De actie een notitie heeft. De actie een document heeft. Actiesjabloon verwijderen Klik op het item Actiesjablonen in het linker deel van het scherm. Klik op de naam van het actiesjabloon dat u wilt verwijderen. Klik op de link Verwijderen. Indien u een actiesjabloon definitief wilt verwijderen klik dan op de knop Verwijderen. Het actiesjabloon is nu definitief verwijderd. Het verwijderen van een actiesjabloon heeft tot gevolg dat: Alle geplande acties van de betreffende actie verwijderd worden. Alle afgehandelde acties van de betreffende actie niet verwijderd worden. Ook hier geldt dat acties waar een notitie of document bij aanwezig is niet verwijderd worden. 12
Autorisatie actiesjablonen Het scherm Actiesjablonen heeft een extra kolom gekregen: Autorisatie. Via deze knop kunt u direct naar het scherm Autorisaties, waar gebruikers geautoriseerd kunnen worden voor dit sjabloon. Wanneer u klikt op Autorisatie volgt het volgende scherm. U kunt hier de gewenste gebruikers voor autorisatie aanvinken. Indien u de autorisatie wilt kopiëren van een andere actie doet u dit via het scherm zoeken (rechts bovenin) krijgt u het volgende scherm. Door middel van het intoetsen van een letter krijgt u een overzicht van actiesjablonen waarmee u kunt vergelijken. Kiest u vervolgens het sjabloon waarvoor u autorisaties wilt vergelijken met het aan de linkerkant afgebeelde sjabloon. Klik vervolgens op kopiëren en de indeling wordt gekopieerd van het rechts afgebeelde sjabloon naar links. Sla vervolgens op met de knop. Indien u alle geselecteerde gebruikers uit wilt zetten en de niet geselecteerde gebruikers aan wilt zetten gebruikt u de knop omdraaien. 13
Gebruikers U krijgt van de administrator een aantal gebruikersaccounts volgens contract afspraak. De administrator (helpdesk M&WiB) heeft de login namen aangemaakt en gekoppeld aan de gewenste relaties. Een gebruikersaccount kan door de helpdesk M&WiB aangemaakt worden met het kenmerk Medisch. Dit kenmerk geeft toegang tot documenten met het kenmerk Medisch. Vanuit Vitale wordt dit kenmerk nooit meegegeven, de documenten afkomstig van Achmea Vitale zijn dus te bekijken door alle gebruikers, onafhankelijk of men het kenmerk Medisch heeft. Gebruikers kunnen zelf documenten uploaden. Daarbij kan het kenmerk Medisch worden aangegeven als de gebruiker het kenmerk Medisch heeft. Bij het aanmaken van een gebruikersaccount moet er een e-mailadres ingevoerd worden. Deze wordt gebruikt voor de herinneringsemail die verstuurd wordt bij het niet op tijd uitvoerende van een actie. Bij het autoriseren van een gebruiker kan er een telefoonnummer ingevoerd worden. Dit kan worden afgebeeld op een dossierpagina als deze gebruiker te maken heeft met het desbetreffende dossier. Dit geldt ook voor het e-mailadres. Gebruiker koppelen aan een loginnaam Klik op het item Gebruikers in het linker deel van het scherm. Klik op de loginnaam die u wilt gebruiken. Klik op de link Aanpassen, links onder de titelbalk van de loginnaam. Onderstaand scherm verschijnt, figuur 4. Vul het veld Nieuw Wachtwoord. Vul de velden voorletters, voorvoegsels en achternaam in. Vul het e-mailadres van de gebruiker in. Vul het telefoonnummer van de gebruiker in. Casemanager. Indien dit een Casemanager is vinkt u dit aan. Indien gewone gebruiker gewoon leeg laten. Klik op de knop Opslaan. Figuur 4 De velden met een * zijn verplicht. De gegevens worden niet opgeslagen als u klikt op de knop Annuleren. 14
Veldnaam Waarde Mogelijke foutmelding Oplossing Gebruikersnaam* Dit veld is alleen te raadplegen. Geen Nieuw wachtwoord Minimaal 5 posities Wachtwoord moet minimaal 5 posities zijn Een wachtwoord kiezen van 5 posities Voorletters* Voorletters van de gebruiker. 1. Dit veld is verplicht 2. Dit veld mag alleen letters bevatten 1. Vul waarde in 2. Vul letters in Voorvoegsels Eventueel voorvoegsel(s) in de naam gebruiker Dit veld mag alleen letters bevatten Vul letters in Achternaam* Email adres* Achternaam gebruiker e-mailadres van de gebruiker. e-mailadres moet een @ bevatten. 1. Dit veld is verplicht 2. Dit veld mag alleen letters bevatten 1. Dit veld is verplicht 2. Ongeldig e-mailadres 1. Vul waarde in 2. Vul letters in 1. Vul een e-mailadres in 2. Vul een geldig e- mailadres in Telefoonnummer Telefoonnummer van de gebruiker ongeldig telefoonnummer. Vul 10 cijfers in bij het telefoonnummer Medisch Ja/Nee Geen Deactiveren van een gebruikersaccount Klik op het item Gebruikers in het linker deel van het scherm, Klik op de loginnaam van de gebruiker, Klik op de link Deactiveren, Indien u de gebruiker wilt deactiveren klik dan op de knop Deactiveren. Let op: De acties die nog open staan op de naam van de gedeactiveerde gebruiker blijven open staan. En kunnen niet afgehandeld worden door een andere gebruiker. Wel kunt u als beheerder deze verwijderen. Let hierbij wel op dat u geautoriseerd moet zijn voor de medewerker en de actiesjabloon. Het deactiveren van een login naam kan ongedaan worden gemaakt door op de login naam van de gedeactiveerde gebruikersnaam te klikken. Pas de gegevens aan en klik op de knop Opslaan. Met de gedeactiveerde gebruikersaccount kan niet meer ingelogd worden. De gebruiker wordt grijs afgebeeld en kan weer gereactiveerd worden door alle gegevens opnieuw in te vullen. Op deze manier kan een account worden overgedragen aan een andere persoon binnen uw organisatie. Indien een gebruiker te vaak heeft geprobeerd in te loggen staat de desbetreffende account ook grijs in dit overzicht. In deze situatie zijn alle gegevens wel bewaard gebleven en kan door een nieuw wachtwoord op te geven deze account weer in gebruik worden genomen. Nieuw wachtwoord U kunt uw eigen wachtwoord of van een gebruiker wijzigen in een nieuw wachtwoord. Klik op het item Gebruikers in het linker deel van het scherm, Klik op de betreffende loginnaam, Klik op de link Aanpassen, links onder de titelbalk van de loginnaam, Vul het veld Nieuw Wachtwoord, Klik op de knop Opslaan. 15
Autorisatie gebruiker Het autorisatiescherm bij gebruikers is sorteerbaar op een kolom naar keuze (af- en oplopend). De nieuwe optie Start autorisatie biedt de mogelijkheid om de gehele autorisatie van de gebruiker te realiseren of aan te passen. Via deze optie kan de beheerder in drie stappen de gehele autorisatie doorlopen. Klikt u op Start autorisatie dan krijgt u vervolgens het volgende scherm. 16
Op het scherm Autorisatie is een extra knop afgebeeld: Opslaan en doorgaan. Via deze knop wordt de gebruiker na de aanpassing doorgestuurd naar de tweede autorisatievorm: autorisatie op actiesjablonen. U krijgt dan het volgende scherm. Door vervolgens weer de knop opslaan & doorgaan te gebruiken in het scherm van autorisatie op actiesjablonen, komt u in derde en laatste autorisatievorm: werknemers uitsluiten voor de huidige gebruiker. U krijgt het volgende scherm te zien. 17
Beheerders kunnen voor iedere gebruiker instellen of deze gebruiker de rol casemanager heeft of niet. De casemanager coördineert de uitvoering van het plan van aanpak, en werkt aan een versnelde terugkeer in het arbeidsproces. De overige rollen blijven onaanpasbaar. 18
Autorisatie Klik op het menu item Autorisatie in het linker deel van het dashboard. Onderstaand scherm wordt getoond. Wilt u een bepaalde gebruiker voor een afdeling (of groep), actiesjabloon of werknemer autoriseren dan kiest u voor autorisatie selectie op gebruikersnaam. Wilt u voor een bepaalde afdeling of groep een aantal gebruikers autoriseren dan kiest u voor autorisatie selectie op afdeling. Wilt u een aantal gebruikers autoriseren voor een zelfde actiesjabloon dan kiest u voor autorisatie selectie op actiesjabloon. Wilt u gebruikers uitsluiten op werknemer niveau dan kiest u voor autorisatie selectie op medewerker. 19
Autorisatie gebruikersnaam Gebruikers kunnen via dit item geautoriseerd worden op werknemerniveau en u kunt gebruikers uitsluiten voor bepaalde werknemers. Vul de gebruikersnaam in of een deel ervan of zoek deze via de Zoek functie en selecteer de gewenste gebruiker. Gezocht op gebruiker VTEST4 geeft onderstaand resultaat. De gebruiker kunt u nu autoriseren voor afdelingen, sjablonen en werknemers door op één van de icoontjes te klikken. Autorisatie van gebruiker op afdeling(en) Klik op het icoontje onder de tabelnaam Afdelingen Onderstaand scherm wordt getoond. Zet een vinkje voor de afdelingen of groep(g) waarvoor de gebruiker geautoriseerd moet worden. Klik op de knop Opslaan om de gegevens vast te leggen De autorisatie van een gebruiker kan vergeleken worden met een andere gebruiker. Via de Zoek knop in het rechter deel van het scherm voert u de gebruiker in waarmee u wilt vergelijken. Wilt u de autorisatie overnemen van deze gebruiker dan klikt u op de knop Kopiëren. 20
Autorisatie afdelingen U kunt hier uw gebruikers autoriseren voor afdelingen. In het scherm worden de afdelingen getoond die aan- of uitgevinkt kunnen worden. Het betreft de afdelingen die uit de registratie van uw organisatiegegevens bij Achmea Vitale komen. Wanneer een gebruiker geautoriseerd is voor een desbetreffende afdeling de persoons - en verzuimgegevens ziet van de medewerkers. Gebruiker autoriseren voor afdeling(en) Deze optie gebruikt u als u een aantal gebruikers voor dezelfde afdeling wilt autoriseren Werking is identiek aan autorisatie selectie op gebruiker afdelingen. Een groep is gelijk aan een afdeling en is dan ook te vinden via de zoekfunctie op afdeling. Een groep kunt u aanmaken door te klikken op het item Groepen in het linker deel van het dashboard. Vervolgens klikt u op Nieuwe groep toevoegen in de rechter bovenhoek van het scherm. Hierbij is het verplicht om een naam in te geven voor de betreffende afdeling. Tevens heeft u de mogelijkheid om een omschrijving in te geven voor de betreffende groep die u heeft aangemaakt. Bij Autorisatie op afdeling kan na het aanmaken van een groep ook op groep geautoriseerd worden. In het afdelingen overzicht wordt de naam van de groep na de afdelingsnamen getoond als: (G) <naam groep>. Klik op het item Autorisatie afdelingen in het linker deel van het dashboard. Zet een vinkje bij de afdeling die bij de gebruiker getoond wordt door in het vierkantje te klikken. Klik op de knop Opslaan. Zoekfunctionaliteit op autorisatie gebruiker en afdeling Zijn er veel gebruikers en afdelingen dan kunt u gebruik maken van de zoekfunctie bij het autoriseren. U kunt op naam, op afdeling of op beide velden zoeken. Dit kunt u doen door de naam of een gedeelte ervan in te vullen. Indien gewenst is om alle afdelingen zichtbaar te maken klik dan zonder iets in te vullen op Zoek. 21
U ziet vervolgens aan de rechterkant onderstaande scherm verschijnen met daar in alle afdelingen. Indien u vervolgens op het icoontje in de kolom van gebruikers klikt, krijgt u het scherm om de autorisatie in te stellen. Wilt u de autorisaties voor een bepaalde afdeling gelijk maken aan een andere afdeling dan kunt u die bepaalde afdeling kopiëren. Vul de afdeling of klik op zoek. Vervolgens verschijnen alle afdelingen en groepen. Kies vervolgens de afdeling en klik op kopiëren. De gegevens blijven zichtbaar ongeacht de ingegeven zoekcriteria. Autorisatie ongedaan maken Klik op het item Autorisatie afdelingen in het linker deel van het scherm. Zoek de gebruiker op. Zet het vinkje bij de afdeling die bij de gebruiker getoond wordt uit door erop te klikken. Klik op de knop Opslaan. 22
Autorisatie acties In het scherm worden de actiesjablonen getoond die aan- of uitgevinkt kunnen worden. Actie koppelen aan een gebruiker Deze optie gebruikt u als u een aantal gebruikers voor dezelfde actiesjabloon wilt autoriseren Werking is identiek aan autorisatie selectie op gebruiker / afdelingen. Vul actie in of klik op zoek om de actie te vinden in het linker deel van het scherm (autorisatie selectie). U ziet vervolgens het scherm Gezocht op sjabloon met aan de rechterkant verschijnen. Kies vervolgens de gewensde actiesjabloon. Klik op gebruiker icoontje. Vervolgens komt u in een volgend scherm (gezocht op sjabloon met). Kies de gebruiker(s). Klik op de knop Opslaan. Autorisatie ongedaan maken Klik op het item Actiesjabloon in het linker deel van het scherm. Zoek de actiesjabloon op. Klik op de gebruiker. Zet het vinkje bij de gebruiker uit. Klik op de knop Opslaan. 23
Zoekfunctionaliteit op autorisatie gebruiker en actiesjabloon Zijn er veel gebruikers en actiesjablonen dan kunt u gebruik maken van de zoekfunctie bij het autoriseren. U kunt op naam van de gebruiker of op actiesjabloon naam zoeken of op beide velden door op deze velden de naam of een deel ervan in te vullen. Wilt u de autorisaties voor een bepaalde actiesjabloon gelijk maken aan een andere afdeling dan kunt u die bepaalde afdeling kopiëren. Vul de afdeling of klik op zoek. Vervolgens verschijnen alle actiesjablonen. Kies vervolgens de actiesjabloon en klik op kopiëren. 24
Gebruiker uitsluiten voor bepaalde werknemers Medewerkers kunnen uitgesloten worden voor een specifieke gebruiker, deze uitsluiting weegt zwaarder dan de autorisatie op afdeling of groep. Klik op het icoontje onder de tabelnaam Medewerker. Onderstaand scherm wordt getoond. Vul in het zoekscherm zoekcriteria in en klik op de knop Zoeken. Klik op icoontje in de kolom Uitsluiten. De uitgesloten medewerker wordt getoond in het linker deel van het scherm. Om de uitsluiting weer ongedaan te maken klikt u op het icoontje in de regel die getoond wordt in het linker deel van het scherm onder Uitgesloten medewerkers voor deze gebruiker. 25
Let op! Als een gebruiker wordt uitgesloten voor een bepaalde werknemer, maar deze gebruiker is als uitvoerende aangewezen voor een actie op deze werknemer, dan ontvangt deze gebruiker mogelijk nog wel een e-mail. Zorg ervoor dat voor een gebruiker wordt uitgesloten deze geen acties meer persoonlijk op naam heeft staan. Dit betekent dat de gebruikers die uitgesloten zijn, mits geautoriseerd voor de betreffende werknemer, een automatisch gegenereerde e-mail kunnen ontvangen van de e-mail notificator in verband met een openstaande actie. Dit is afhankelijk van de gekozen e-mail instelling. Zie hiervoor het hoofdstuk Instellingen. Advies is om de actie aan iemand anders toe te wijzen. 26
Groepen Een groep is een afdeling die alleen binnen M&WiB bestaat. U kunt werknemers aan een groep toevoegen. Zo kan men bijvoorbeeld een groep maken van een aantal werknemers uit verschillende afdelingen. Een groep kan aangemaakt, gewijzigd, verwijderd of gedeactiveerd worden. Standaard is een werknemer onderdeel van een afdeling. Een werknemer kunt u daarbij onderdeel maken van een groep, meerdere groepen of geen enkele groep. Let op: Medewerkers die in een groep geplaatst zijn blijven ook zichtbaar op de afdeling waartoe ze behoren. Wilt u dat de geautoriseerde gebruiker van de betreffende afdeling deze medewerker niet meer ziet dan zult u de medewerker voor deze gebruiker moeten uitsluiten. Aanmaken van een groep Ga naar Groepen. Klik op de knop Nieuwe groep toevoegen. Vul het veld Naam in, dit is verplicht. Het veld code is optioneel en heeft buiten dit scherm (nog) geen verdere functie. Actief betekent dat de groep wel of niet in gebruik is. Bij omschrijving kunt u in het kort vermelding waar de groep voor is aangemaakt. Dit is optioneel. Klik op de knop Opslaan. Wijzigen van de naam van een groep Ga naar Groepen. Klik op de naam van de te wijzigen groep. Klik op de aanpassen. De naam, omschrijving en code kunnen aangepast worden. Hier kunt u ook de groep deactiveren door op de radiobutton te klikken voor Nee bij het veld Actief. Later kunt u eventueel de groep weer actief maken door op de radiobutton voor Ja te klikken. Klik op de knop Opslaan om de gegevens vast te leggen. 27
Verwijderen van een groep Ga naar Groepen. Klik op de naam van de te verwijderen groep. Klik op de verwijderen. De melding verschijnt. Klik op de knop Verwijderen om de verwijdering definitief te maken. Alle door u aangemaakte groepsnamen vindt u terug door dubbel te klikken op het menu item Groepen in het linker deel van het dashboard. Toevoegen/autoriseren van werknemers aan een Groep Ga naar Groepen. Voor indelen klik op het icoontje. Voor autorisatie klik op het icoontje. Roep via één van de zoekmogelijkheden de werknemers op die in een groep moeten komen. Voeg de werknemers aan een groep toe door een vinkje te zetten voor de naam en vervolgens op de knop Voeg geselecteerde werknemers toe of door op het icoontje in het veld Toevoegen te klikken achter de betreffende werknemer. De geselecteerde werknemers komen nu onder Groep indelen te staan in het linker deel van het geopende scherm. 28
Let op! De werknemers die in een groep staan blijven ook zichtbaar op de afdeling waartoe ze behoren. Als de werknemer niet zichtbaar op een bepaalde afdeling moet zijn voor een gebruiker dan kunt u deze werknemer uitsluiten voor die gebruiker. Dit wordt beschreven onder Autorisatie op werknemer niveau. Let op! Wilt u een groep maken met de medewerkers die uit dienst zijn dan moet u dus ook deze medewerkers op afdelingsniveau uitsluiten voor de geautoriseerde gebruiker van de afdeling waartoe de medewerker behoort. 29
Instellingen Dit scherm, dat via het menu te bereiken is, biedt de mogelijkheid de standaardwaardes in te stellen die voor uw organisatie van toepassing zijn. Kort uitleg over de instellingen. Nieuwe actiesjablonen zijn standaard niet van toepassing op zwangerschap Deze instelling bepaalt wat de standaard instelling is bij het aanmaken van een nieuw sjabloon. Door hier Ja te kiezen wordt op het scherm Actiesjablonen de optie Niet bij zwangerschap standaard aan. De mogelijkheid bij een nieuw sjabloon alsnog uit te schakelen blijft beschikbaar, deze instelling beïnvloedt alleen de standaard waarde van de optie Niet bij zwangerschap. Nieuwe actiesjablonen werken standaard op basis van samengesteld verzuim Als boven, maar voor de optie Maakt acties op basis van samengesteld verzuim op het scherm Actiesjablonen. 30
E-mailinstelling Geen email. Er wordt dan naar niemand een email verzonden. Alleen bij persoonlijk toegewezen acties. Er wordt alleen een email verzonden indien er een uitvoerende is gekozen bij een actie, en deze actie nog niet is afgesloten. Bij alle mogelijk uit te voeren acties Er wordt bij nieuw ingeplande acties en persoonlijk toegewezen acties mail gestuurd naar de desbetreffende gebruikers. Zoekscherm: Standaard zoeken op Actueel verzuim U kunt met de instelling standaard zoeken op Actueel verzuim de keuze maken om het zoeken op actueel verzuim op het zoekscherm standaard op ja of nee te zetten. Indien er voor de optie Ja gekozen wordt, wordt deze optie op het zoekscherm standaard op Ja gezet. Deze waarde kan op het zoekscherm aangepast worden, maar de standaardwaarde van de instelling bij het openen van het zoekscherm is hier te beïnvloeden. 31
Overzichten Overzichten admin/beheerder Via het nieuwe scherm Overzichten kunnen beheerders een keuze maken uit zeven overzichten. Deze overzichten kunnen als PDF en Excel worden opgeslagen of op de website worden geraadpleegd. De overzichten in de kolom Rapport zijn beter geschikt als PDF af te drukken, de overzichten in de laatste kolom zijn beter geschikt voor Excel. 32
Verwijderen actie Om als beheerder een actie te kunnen verwijderen die ten onrechte is opgevoerd door een gebruiker dient de beheerder geautoriseerd te zijn voor de werknemer en actiesjabloon. U kunt acties verwijderen bij medewerkergegevens en verzuimgegevens, maar alleen zolang de actie nog niet is afgesloten. Verwijderen bij medewerkergegevens. Ga naar de desbetreffende medewerker. U ziet nu in de linker boven hoek het linkje Verwijderen. Wanneer u kiest om de actie te verwijderen volgt het volgende scherm. Kiest u voor de optie Verwijderen van wordt de actie definitief verwijderd. Let op: Ook de notities en documenten die bij de actie zijn toegevoegd worden definitief verwijderd. 33
Verwijderen bij Verzuimgegevens Ga naar de desbetreffende verzuimmelding van een medewerker. U ziet nu in de linker boven hoek het linkje Verwijderen. Wanneer u kiest om de actie te verwijderen volgt het volgende scherm. Kiest u voor de optie Verwijderen van wordt de actie definitief verwijderd. Let op: Ook de notities en documenten die bij de actie zijn toegevoegd worden definitief verwijderd. 34
Multi login Een multi login houdt in dat u onder één account al uw bedrijfsonderdelen in M&WIB kunt beheren. U kunt uw verzoek sturen naar: helpdesk.mwib@verzuimdata.nl Er wordt vervolgens één Multi inlog voor u aangemaakt. Indien u hiervoor een gebruiker minder wenst te hebben dient u aan te geven welke gebruiker u wenst op te zeggen. Na het inloggen met een Multi login kiest u voor een van de onderdelen waarvoor u geautoriseerd bent door op één van de getoonde namen te klikken of via de zoekfunctie (figuur 1). U kunt altijd terug naar het beginscherm waar een ander onderdeel van uw organisatie gekozen kan worden via Kies Bedrijf in het linker deel van het scherm (figuur 2). Figuur 1 Figuur 2 35
Geblokkeerd account Als een gebruiker 3x foutief inlogt, zal het account geblokkeerd worden. De regel wordt grijs weergegeven in het autorisatie scherm Gebruikers. Ook wanneer de gegevens niet correct ingevuld zijn of ontbreken dan zal de regel grijs zijn. Het account kunt u deblokkeren door op de naam te klikken, een nieuw wachtwoord in te vullen. Sla vervolgens de gegevens op. De regel is nu rood. Als u eigen account (beheerder) geblokkeerd is dan moet u contact opnemen via: 088-4624000 Helpdesk.mwib@verzuimdata.nl Indien u de beschikking heeft over een tweede beheerder account kunt u via de bovenstaande stappen het geblokkeerde beheerder account zelf deblokkeren. Vragen? Heeft u de handleiding gelezen, de helpmenu s geraadpleegd en komt u er toch niet uit? Bel 088-4624000 Of Mail naar helpdesk.mwib@verzuimdata.nl 36
37