Handleiding Zarafa Webapp The Best Open Source Email & Collaboration Software Door: Campai BV Tel. : 079-3637050 Tel. Support: 079-3637051 Gemaakt op: 22-03- 2013
Inhoud 1. Inloggen... 3 2. Settings (instellingen)... 4 3. E- mail opstellen... 5 4. Mail beantwoorden... 7 5. Een contactpersoon toevoegen... 8 6. Agenda... 9 7. Out of office bericht instellen... 9 8. Mailbox/mappen delen... 10 9. Gedeelde mailbox/mappen openen... 11 10. Mail regels maken... 12 Handtekening maken en instellen... 13 Versiebeheer Datum Door Toelichting 22-03- 2013 Arjun Prahladsingh versie 1 2
1. Inloggen 1.1 Log in met uw mailadres en wachtwoord. Nadat u bent ingelogd krijgt u het volgende scherm te zien: U kunt nu gebruik maken van de Mail, Agenda, Contactpersonen, Taken en Notitie functionaliteit. 3
2. Settings (instellingen) 2.1 Om de instellingen van de WebApp te wijzigen klikt u rechtsboven op Settings (instellingen). Hier kunt u bijvoorbeeld de taal van de WebApp wijzigen naar Nederlands of een andere gewenste taal. Let op! Zodra u een aanpassing heeft gemaakt, is het nodig om te klikken op de knop 'toepassen' rechtsonder in het beeldscherm en daarna af te melden en weer opnieuw in te loggen. 4
3. E- mail opstellen 3.1 Om een e- mail op te stellen en te versturen klikt u eerst op de menu optie 'Zarafa' of 'e- mail' linksboven in het blauwe menu. 3.2 Vervolgens verschijnt een icoon van een envelop. Klik op het icoon om het venster voor een nieuwe mail te openen. 5
In het venster van een leeg e- mailbericht typt u uw boodschap en selecteert u een respondent uit het adresboek (klik op de knop 'Aan:' of tik het email adres. Meerdere emailadressen kunt u scheiden door een komma. TIP: Als u tijdens het schrijven van een mail bericht een ander bericht moet lezen of beantwoorden, dan kunt u weer klikken op 'Inbox'. Uw e- mailvenster blijft geopend als aparte tab. 6
4. Mail beantwoorden Een E- mail beantwoorden op twee manieren. 4.1 Klik in uw Inbox met de rechtermuisknop op de gewenste mail. U krijgt een lijst met opties. In dit geval kiest u voor 'beantwoord'. 4.2 De andere manier is om in uw Inbox te klikken op het bericht. In het leesvenster ziet u rechtsboven enkele iconen. Het meest linker icoon (pijltje naar links) is 'beantwoorden'. TIP: Als u met uw muis over de iconen 'hangt' verschijnt een toelichting. 7
5. Een contactpersoon toevoegen 5.1 Als u een contactpersoon wilt toevoegen, dan klikt u linksboven op Contactpersonen en vervolgens links op het icoontje met een poppetje. 5.2 Hier kunt u de gegevens van de contactpersoon invoeren. Zodra u klaar bent met de gegevens van de contactpersoon moet u deze opslaan om later te kunnen gebruiken. Het opslaan doet u met het eerste icoontje (diskette). 8
6. Agenda 6.1 Klik op de module 'agenda' in de blauwe navigatiebalk. 6.2 Klik op het icoon '24+'. Een menu met mogelijke acties verschijnt. Kies uw gewenste actie. 7. Out of office bericht instellen 7.1 Om de automatische afwezigheids assistent in te stellen gaat u rechtsbovenin naar 'Instellingen' (Settings). 9
7.2 Kies de optie 'niet aanwezig'. Nu ziet u rechts van het venster de tekst die u kan instellen welke ervoor zorgt dat de personen die u mailen automatisch te zien krijgen dat u afwezig bent. 8. Mailbox/mappen delen 8.1 Als u een mailbox of map wilt delen klikt u met de rechtermuisknop op de map die u wilt delen, en kies 'eigenschappen'. 8.2 Kies vervolgens het tabblad 'permissions' (permissies). 8.3 Klik op 'toevoegen' en kies de gebruiker waarmee u een map wilt delen. 8.4 Nadat u weer op OK heeft geklikt komt u weer terug in het scherm met de eigenschappen. Daar staat nu de aangegeven gebruiker bij. Klik als volgt deze gebruiker aan en geef de gewenste rechten. Herhaal dit eventueel voor andere gebruikers om het vervolgens op te slaan door op OK te klikken. Let op! Als u rechten geeft op bijvoorbeeld de map Inbox, dan worden deze rechten ook automatisch doorgegeven op de eventuele sub mappen onder Inbox. 10
9. Gedeelde mailbox/mappen openen Om een gedeelde mailbox/map te openen gaat u als volgt te werk. 9.1 Klik linksonder in het menu op Open shared folders (Open gedeelde mappen) 9.2 Klik vervolgens op Naam om de juiste mailbox te selecteren 9.3 Kies bij Map type voor de juiste map. Let op! Map type Alle Mappen voegt de gehele mailbox toe. Dit is alleen mogelijk wanneer u op z n minst Folder visible (Map weergeven) rechten heeft op de toplevel van de mailbox: Mocht u bijvoorbeeld geen rechten hebben op de Sent items dan is deze map zelf wel zichtbaar, maar de inhoud niet. 11
10. Mail regels maken Om regels aan te maken voor het automatisch routeren van binnenkomende mail, dient u als volgt te werk te gaan: 10.1 Klik bovenin op 'Settings' (instellingen) en ga vervolgens naar 'Mail filters' 10.2 Klik op New om een nieuwe regel aan te maken 10.3 Geef de regel een naam en kies de handeling die uitgevoerd dient te worden als een mailbericht aan de juiste kenmerken voldoet. 12
11. Handtekening maken en instellen Om een handtekening te maken en deze in te stellen dient u als volgt te werk te gaan: 11.1 Klik bovenin op Settings (instellingen) en ga vervolgens naar Mail 11.2 Onderin kunt u bij signatures voor new (nieuw) kiezen 11.3 Vervolgens verschijnt er onderin een extra veld waarin de handtekening gemaakt kan worden: 11.4 Wanneer de handtekening is aangemaakt kan deze opgeslagen worden door op Apply te klikken 11.5 Hierna kunt u bij Signature for new messages / Signatures for replies and forwards (Handtekening voor nieuwe berichten / Handtekening voor antwoorden en doorsturen) de aangemaakt handtekening instellen door deze te selecteren (klik op het pijltje welke naar beneden wijst): 11.6 Klik vervolgens op Toepassen (Apply) om het op te slaan. Let op! Om een plaatje te kunnen toevoegen in een handtekening dient deze online te staan (Bijv. http://www.pimbox.nl/themed/pimbox- v2/img/layout/logo- pimbox.jpg ). Hier dient u zelf voor te zorgen. Bij vragen; neem contact op met de servicedesk. 13