Procesbeschrijving aanbestedingprocedure Formule Rotterdamse Groene Gebouwen cluster zwembaden Versie 1 Juni 2011
Inhoudsopgave Inleiding 3 Betekenis Rotterdam Climate Initiative voor Rotterdamse Groene Gebouwen 4 Doelstelling Formule Rotterdamse Groene Gebouwen 5 Formule Rotterdamse Groene Gebouwen 5 Uitgangspunten/Randvoorwaarden 7 Procesbeschrijving 10 Resultaten pilot zwembaden 17 Leerpunten pilot zwembaden 18 Vervolgactiviteiten door gemeente Rotterdam 20 Bijlage Overzicht gestandaardiseerde en beschikbare documenten 23 Versie 1 juni 2011 2 van 23
Inleiding In deze beschrijving van de formule Rotterdamse Groene Gebouwen (RGG-formule) wordt de aanpak geschetst die de gemeente Rotterdam heeft gekozen en uitgevoerd voor het verduurzamen van een eerste cluster gebouwen (zwembaden) uit haar eigen vastgoedportefeuille. Deze aanpak is voortgekomen uit het Rotterdam Climate Initiative (RCI), een klimaat-programma dat eind 2006 werd gestart door de gemeente Rotterdam. Allereerst zal in dit document worden uitgelegd wat de betekenis was van het RCI voor het ontstaan van de RGG-formule. Daarna wordt een korte beschrijving gegeven van de doelstelling en hoofdlijnen van de RGG-formule. Vervolgens wordt ingegaan op het proces en zal uiteen worden gezet welke aanbestedingsprocedure de gemeente Rotterdam heeft gehanteerd om dit concept voor het eerste vastgoedcluster te kunnen realiseren. Gelet op het feit dat de RGG-formule een vorm van Publiek Private Samenwerking (PPS) is, wordt de gemeente Rotterdam (als overheidspartij) aangemerkt als aanbestedende dienst, zodat in het kader van (Europese) wet-en regelgeving een aanbestedingsprocedure moet worden doorlopen. Tevens wordt in dit document kort uiteengezet wat er moet gebeuren om de RGG-formule daadwerkelijk uit te voeren als de PPS op basis van de aanbestedingsprocedure in een contract is vastgelegd. Een dergelijk contract wordt ook wel een Onderhoud en Energie Prestatie Contract (OEPC) genoemd. Voor zowel aanbesteden van de RGG-formule als uitvoering van deze formule is een aantal documenten ontwikkeld, die de gemeente Rotterdam en andere (publieke) vastgoedbezitters kunnen gebruiken bij het in de toekomst toepassen van deze formule voor het verduurzamen van andere clusters vastgoed. Aan de hand van de procesbeschrijving wordt een opsomming gegeven van de beschikbare documenten die door de gemeente Rotterdam zijn vrijgegeven, nadat de eerste aanbestedingsprocedure voor de zwembaden succesvol was verlopen. De aanbestedingsprocedure volgens de RGG-formule voor de pilot zwembaden vond plaats in de periode 2010 2011. De uitvoering van de RGG-formule voor de zwembaden startte in mei 2011 en loopt door tot einde looptijd contract (2021). De resultaten die de eerste aanbestedingsprocedure voor de zwembaden heeft opgeleverd en die vastgelegd zijn in het eerste OEPC worden kort weergegeven na de procesbeschrijving, alsmede enkele leerpunten uit de pilot met de zwembaden. Tot slot wordt in dit document beschreven hoe de gemeente Rotterdam verder gaat met de uitrol van de RGG-formule. De aanbestedingsdocumenten zijn op 19 april 2012 vrijgegeven en staan op de websites www.rotterdam.nl/groenegebouwen en www.agentschapnl.nl/esco. Voor vragen over de documenten kunt u contact opnemen met Lex Keijser (a.keijser@rotterdam.nl) of Hans Korbee (hans.korbee@agentschapnl.nl). Versie 1 juni 2011 3 van 23
Betekenis Rotterdam Climate Initiative voor Rotterdamse Groene Gebouwen Het Rotterdam Climate Initiative (hierna RCI) is in 2006 opgericht en is een samenwerkingsverband tussen de gemeente Rotterdam, Havenbedrijf Rotterdam NV, DCMR Milieudienst Rijnmond en Deltalinqs (organisatie die de gezamenlijke belangen behartigt van de Rijnmond industrie). Het RCI heeft een aanjaagfunctie met de ambitie om Rotterdam te ontwikkelen tot CO 2 -arme stad en energie haven bij uitstek. Daartoe is een forse hoofddoelstelling geformuleerd, namelijk 50% CO 2 reductie in 2025 ten opzichte van 1990. Onderstaande figuur geeft deze ambitieuze doelstelling weer. 50% CO 2 -reductie Figuur 1 Hoofddoelstelling RCI programma Om deze ambitieuze doelstelling te realiseren is een groot aantal acties en maatregelen vormgegeven en worden innovatie en investeringen in energiebesparing en duurzame energie, zowel in de stad als in de haven gestimuleerd. Daarbij is de gebouwde omgeving één van de belangrijkste sectoren waar grote winst valt te behalen op het gebied van CO 2 - reductie en energiebesparing. Tegelijkertijd kunnen daardoor ook grote kostenbesparingen worden gerealiseerd. De gemeente Rotterdam is in dit verband ook aan de slag gegaan met haar eigen vastgoed. Het Clinton Climate Initiative (CCI), dat als partner en klankbord fungeert voor het RCI, heeft Rotterdam geïnformeerd over het Building Retrofit Concept. Het principe van het Building Retrofit-concept is gebaseerd op het realiseren van energiebesparing over een bepaalde looptijd, waarbij de investering wordt betaald uit de bespaarde energiekosten gedurende die Versie 1 juni 2011 4 van 23
looptijd. Rotterdam heeft dit principe vervolgens uitgebreid tot de formule Rotterdamse Groene Gebouwen. Doelstelling Formule Rotterdamse Groene Gebouwen De RGG-formule is gericht op het verduurzamen van clusters van gebouwen. Dit betekent concreet dat voor elk (nader te bepalen) cluster gebouwen uit de eigen vastgoedportefeuille, door de gemeente Rotterdam een driedelige doelstelling is geformuleerd: 1. reduceren van het energieverbruik en verminderen van de CO 2 -uitstoot; 2. optimaliseren van het onderhoud; 3. verbeteren van het binnenklimaat en comfort. Formule Rotterdamse Groene Gebouwen Via een Publiek Private Samenwerking krijgt een private partij, die ook wel Energy Service Company (ESCo) wordt genoemd, de opdracht om de drieledige duurzaamheiddoelstelling te realiseren, waarbij het (energie)beheer en onderhoud van de gebouwen gedurende de looptijd van het contract door de gemeente Rotterdam als opdrachtgever wordt uitbesteed aan de ESCo. Dit alles wordt vastgelegd in een prestatiecontract. De gebouwen blijven in juridisch eigendom van de gemeente. De ESCo heeft vervolgens de mogelijkheid om zelf energiebesparende maatregelen door te voeren, het planmatige en correctieve onderhoud uit te voeren en te optimaliseren en maatregelen te nemen ter verbetering van het binnenklimaat. Het geïntegreerde Onderhoud en Energie Prestatie Contract (OEPC) is feitelijk samengesteld uit twee elkaar beïnvloedende contractonderdelen: een Energie Prestatie Contract (EPC) en een Onderhoud Prestatie Contract (OPC). Door zowel het energiebeheer als het onderhoud van de gebouwen uit te besteden aan één opdrachtnemer ontstaat synergie, zodat meer besparingen worden gerealiseerd, zowel op de energie- als onderhoudskosten. Via de budgetten voor energie- en onderhoudskosten van de gemeente is de ESCo als opdrachtnemer in staat om de drieledige duurzaamheiddoelstelling van de gemeente Rotterdam te realiseren en gelijktijdig kostenreductie voor de gemeente te bewerkstelligen. Versie 1 juni 2011 5 van 23
Onderstaande figuur geeft een schematisch overzicht van de werking van het EPC gedeelte Energie kosten Huidige gebruikskosten Vergoeding aan ESCo Gebruikskosten na aanbesteding Energie Prestatie Contract Besparing verbruik Start energiereductie Einde contractperiode Tijd Figuur 2. Werking EPC De voor deelname aan het aanbestedingstraject geselecteerde ESCo s maken een analyse van de beschikbare data en stellen op basis daarvan energiebesparende maatregelen en een plan van aanpak voor. De geselecteerde ESCo s doen vervolgens voorstellen voor benodigde investeringen en garanderen een bepaalde energiebesparing gedurende de door opdrachtgever vastgestelde contractperiode. De Opdrachtgever gebruikt (een deel van) de financiële besparingen om de ESCo aan wie het OEPC gegund wordt op periodieke basis te betalen voor de geleverde energieprestatie (blauwe deel in figuur 1). De daadwerkelijk geleverde prestatie wordt met een monitoringsysteem vastgelegd. Indien de afgesproken energiereductie niet wordt behaald, houdt de Opdrachtgever een korting in op de periodieke betaling. Dit alles wordt vastgelegd in een OEPC. Na afloop van het contract komen de financiële voordelen van de energiereductie volledig ten goede van de Opdrachtgever (witte deel in figuur 1). De periodieke vergoeding aan de ESCo bestaat onder meer uit betalingen voor investering in hardware, beheer en onderhoud, monitoring en rapportage, risicobeheer en financieringskosten. De Opdrachtgever kan naast de gegarandeerde energieprestatie tijdens de contractperiode tevens aanvullende garanties van de ESCo verlangen, zoals kwaliteit van de te installeren hardware en vervangingsinvesteringen, de kwaliteit van het binnenmilieu en de conditie waarin energiebesparende maatregelen en installaties na afloop van de contractperiode worden overgedragen. Versie 1 juni 2011 6 van 23
Onderstaande 2 figuren geven een schematisch overzicht van de werking van het OPC gedeelte Onderhoud budget vóór optimalisatie Hoogte budget 1 Figuur 3 Werking OPC 2 3 4 5 6 Tijd 7 8 9 10 11 Onderhoud budget ná optimalisatie Hoogte budget 1 Figuur 4. Werking OPC 2 3 4 5 6 Tijd 7 8 9 10 11 De voor deelname aan het aanbestedingstraject geselecteerde ESCo s maken ook een analyse van de beschikbare data gericht op het optimaliseren van de Meer Jaren Onderhouds Planningen (MJOP s) van de gebouwen. De geselecteerde ESCo s doen vervolgens voorstellen voor aangepaste MJOP s met door de opdrachtgever als gewenst resultaat dat: Versie 1 juni 2011 7 van 23
1. De totale onderhoudskosten gedurende de looptijd van het OEPC lager zijn dan de totale geraamde onderhoudskosten door opdrachtgever bij gelijkblijvende kwaliteit; 2. De jaarlijks benodigde onderhoudsbudgetten minder fluctueren in hoogte. Via het OEPC kunnen door opdrachtgever ten aanzien van het beheer- en onderhoud aan de installaties en eventuele renovatiewerkzaamheden garanties voor de beschikbaarheid/openstelling van de gebouwen worden verlangd. Vanzelfsprekend voldoet de ESCo tijdens de contractperiode aan de eisen die worden gesteld op het gebied van weten regelgeving. Het derde onderdeel verbeteren van het binnenklimaat van de drieledige duurzaamheiddoelstelling wordt gerealiseerd via de eerste twee onderdelen. In de functionele specificaties die de opdrachtgever opstelt per cluster gebouwen, wordt aangegeven welk minimum niveau zij voor een aantal parameters (temperatuur, lucht- en lichtkwaliteit etc.) gerealiseerd en gehandhaafd wil zien. Maatregelen die gericht zijn op energiebesparing en onderhoudsverbetering worden zodoende gekoppeld aan maatregelen gericht op verbetering binnenklimaat, waardoor er ook in dit verband synergie ontstaat. In het OEPC worden heldere afspraken gemaakt over de verdeling van taken en verantwoordelijkheden tussen Opdrachtgever en ESCo, de wijze van prestatiemeting- en afrekening en het gebruik van de objecten door de exploitant. Tijdens de aanbestedingsprocedure worden de uitgangspunten gezamenlijk nader uitgewerkt. De Opdrachtgever selecteert vervolgens de ESCo met de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (en dus niet alleen op prijs) en sluit hiermee het OEPC. De RGG-formule wordt per cluster gebouwen (en niet per afzonderlijk gebouw) uitgevoerd, zodat de kans daardoor wordt vergroot op voldoende kritische massa. Toepassing van de RGG-formule zal interessant zijn, indien sprake is van significante reductie op de energie- en onderhoudskosten in relatie tot de te maken transactie- en financieringskosten voor het af te sluiten contract en de benodigde investeringen. Uitgangspunten/randvoorwaarden De formule Rotterdamse Groene Gebouwen resulteert alleen in een goed werkend OEPC, indien uitgegaan wordt van de volgende zes randvoorwaarden ofwel kritische succesfactoren: 1. Gegarandeerde energiebesparing De gemeente (opdrachtgever) sluit een meerjarig contract (ca. 10 jaar) met een private partij (opdrachtnemer) en legt daarin de overeengekomen prestaties voor de reductie van het energieverbruik duidelijk vast. De opdrachtnemer wordt daarbij via het OEPC gestimuleerd om creatieve oplossingen in te zetten gedurende de contractlooptijd en de door hem gegarandeerde energie reductie te realiseren. 2. Budgetneutraal Er zijn geen extra investeringsbudgetten nodig. Opdrachtnemer financiert de investeringen voor energiemaatregelen en verdient deze terug door de kostenbesparing op de energierekening. Versie 1 juni 2011 8 van 23
3. Optimalisering en professionalisering onderhoud Door planmatig en tijdig onderhoud en een goede monitoring door opdrachtnemer gedurende de looptijd van het contract, vermindert de kans op storingen en uitval, worden de onderhoudskosten voor opdrachtgever verlaagd en wordt opdrachtgever ontzorgd. 4. Verhoging van het comfort voor de gebruiker Door een verbetering van het binnenklimaat via o.a. verbeterde regeling van temperaturen, lucht- en lichtkwaliteit. 5. Flexibel contract De in het contract vastgelegde afspraken kunnen worden aangepast, wanneer sprake is van wijzigingen in het aantal gebouwen dat tot het cluster behoort of het gebruik/openstelling van de gebouwen. 6. Verbetering van de kwaliteit van het vastgoed Conditieverbetering van de gebouwen door investeringen in nieuwe materialen, installaties en/of technieken en het onderhouden van deze conditieverbetering. Versie 1 juni 2011 9 van 23
Procesbeschrijving Voor uitvoering van de eerste aanbestedingsprocedure in het kader van de RGG-formule (de aanbesteding van de zwembaden) is gekozen voor de concurrentiegerichte dialoog. Concurrentiegerichte dialoog De concurrentiegerichte dialoog is een procedure waaraan alle ondernemers mogen verzoeken deel te nemen en waarbij de aanbestedende dienst een dialoog voert met de tot de procedure toegelaten ondernemers, ten einde een of meer oplossingen te zoeken die aan de behoeften van de aanbestedende dienst beantwoorden en op grond waarvan de geselecteerde ondernemers zullen worden uitgenodigd om in te schrijven. Deze aanbestedingsvorm wordt niet zo vaak toegepast. De keuze door gemeente Rotterdam voor deze aanbesteding had te maken met 3 factoren: 1. De RGG-formule is voor Nederland innovatief (vanwege de combinatie energiereductie, onderhoud optimalisatie en comfortverbetering) en in Nederland nog niet eerder toegepast, zodat er nog geen referentiekader (met o.a. documenten) voor handen was. 2. De vraag c.q. opdracht aan de marktpartijen is vrij complex, waardoor deze op verschillende terreinen (technisch, juridisch en financieel) tijdens de procedure moest worden uitgediept. 3. De kennis van marktpartijen is essentieel voor het uitwerken van de opdracht en het realiseren van een zo goed mogelijke Definitieve Inschrijving (definitieve offerte). Deze kennis kan het beste worden aangewend via een dialoog tussen opdrachtgever en mogelijke opdrachtnemers. De dialoogfase in de aanbestedingsprocedure is een krachtig middel, omdat op deze wijze een intensieve informatie uitwisseling wordt mogelijk gemaakt, teneinde een zo goed mogelijk resultaat (definitieve inschrijving) te bewerkstelligen. Tegelijkertijd maakt deze dialoogfase de procedure nogal intensief en complex, aangezien intensieve informatieuitwisseling nooit ten koste mag gaan van de commerciële belangen van de private partijen. Projectorganisatie Door de gemeente Rotterdam is daarom een stevige projectorganisatie ingericht met voldoende kennis en bevoegdheden om de eerste aanbestedingsprocedure volgens de RGG-formule vorm te geven. Onderstaande figuur toont de opzet van de projectorganisatie. Versie 1 juni 2011 10 van 23
Figuur 5 Opzet projectorganisatie De voornaamste sturende elementen in deze projectorganisatie waren: Stuurgroep De Stuurgroep, met als voorzitter de directeur Vastgoed ofwel de ambtelijk opdrachtgever, die de bevoegdheid heeft besluiten te nemen over strategische zaken zoals go/no go momenten, risico s, inzet personeel, communicatie etc. Projectmanagementteam Het projectmanagement werd gevoerd door een gemandateerd afdelingshoofd van Vastgoed en de voor dit project aangestelde projectleider. Het projectmanagementteam droeg zorg voor voorbereiding en uitvoering van de stuurgroep besluiten, coördineerde de uitvoerende werkzaamheden met en tussen de verschillende inhoudelijke disciplines en was verantwoordelijk voor het realiseren van de projectplanning binnen budget en met behoud van integraliteit en de doelstelling voor energiebesparing. Het projectmanagementteam was tevens verantwoordelijk voor het opstellen van het integrale ambitiedocument en de aanbestedingsstrategie. De sub teams Juridisch, Techniek & Gebruik en Financieel De voorzitters van de sub teams maakten deel uit van het projectmanagementteam. Zij stelden (delen van) de aanbestedingsdocumentatie op en namen tijdens de dialoogfase deel aan gesprekken en de beoordeling van dialoogproducten/biedingen. De inhoudelijke subteams werden in de voorbereidingsfase vanuit verschillende organisatieonderdelen voorzien van de benodigde kennis, informatie en ondersteuning. Afhankelijk van de benodigde kennis en beschikbaarheid van de voorzitters werden de teams aangevuld met specialisten. Versie 1 juni 2011 11 van 23
Aanbestedingsprocedure De aanbestedende dienst die een overheidsopdracht gunt of een raamovereenkomst sluit, doorloopt achtereenvolgens tenminste de volgende stappen of fasen in de aanbestedingsprocedure volgens de concurrentiegerichte dialoog: voorbereidingsfase, aankondigingfase, selectiefase, dialoogfase, gunningfase en contractfase. Voordat de eigenlijke aanbestedingsprocedure van start kan gaan, zal de opdrachtgever een aantal voorbereidende werkzaamheden moeten uitvoeren om de aanbestedingsprocedure tot een succes te maken. De gemeente Rotterdam heeft in dit verband o.a. een marktconsultatie uitgevoerd. Nadat het contract gesloten is, volgt de uitvoeringsfase. Figuur 6 geeft een schematisch overzicht van de in totaal 7 fasen. In de toelichting op figuur 6 worden de verschillende fasen nader beschreven. In figuur 6 worden tevens per fase de verschillende documenten benoemd die door de gemeente Rotterdam ontwikkeld en vrijgegeven zijn voor gebruik door derden. Deze documenten zijn te downloaden via de opgegeven websites in de inleiding. Voorbereidingfase Aankondigingsfase Selectiefase Dialoogfase Beschikbare documenten: > Afwegingskader OEPC > Berekening energiebesparing- > Financieringstructuur > Marktconsultatie prestatie (Bijlage E) > Baseline energieverbruik plus toelichting (Bijlage F) > Selectie- en gunningcriteria Gunningfase Contractfase Uitvoeringfase > Onderhoud en Energie Prestatiecontract (OEPC) > Outputspecificaties incl. bijlagen (Bijlage D) > Betalingmechanisme (Bijlage G) > Acceptatieprocedure (Bijlage H) > Risicolijst (Bijlage L) > Selectie- en gunningcriteria Figuur 6 Fasen Aanbestedingsprocedure Toelichting op de fasen in de aanbestedingsprocedure 1. Voorbereidingsfase Begin 2010 heeft de gemeente Rotterdam een marktconsultatie uitgevoerd waaraan uiteenlopende marktpartijen hebben deelgenomen. Uit deze marktconsultatie bleek dat: 1. Er brede interesse van marktpartijen bestaat ten aanzien van het project; Versie 1 juni 2011 12 van 23
2. De toepassing van de RGG-formule voldoende mogelijkheden biedt voor het realiseren van duurzame energiebesparing en kwaliteitsverbetering in de gebouwen; 3. Een aanbestedingsprocedure op basis van de concurrentiegerichte dialoog de meest geëigende zou zijn; 4. Marktpartijen een duidelijke visie hebben op de randvoorwaarden voor het doorlopen van een effectief aanbestedingsproces en het sluiten van een passend OEPC. De uitkomsten van de marktconsultatie gaven de gemeente Rotterdam het vertrouwen om te starten met de aanbestedingsprocedure. Daarnaast is de voorbereidingsfase van belang voor het verzamelen van data omtrent het energieverbruik van de gebouwen, de conditie van de gebouwen en overige data die van belang zijn voor het afsluiten van een OEPC. 2. Aankondigingfase De aanbestedende dienst die voornemens is een overheidsopdracht te gunnen of een raamovereenkomst te sluiten bv. een gemeente, publiceert hiertoe een aankondiging van de overheidsopdracht of de raamovereenkomst. Zij gebruikt voor de aankondiging het daartoe bestemde formulier dat op de website van TenderNed beschikbaar is. De aanbestedende dienst vermeldt in de aankondiging o.a. op welke wijze de communicatie plaatsvindt, de termijn voor het indienen van verzoeken tot deelneming en de uitsluitinggronden en selectiecriteria, zoals opgenomen in de Selectieleidraad. Om te kunnen meedingen in de aanbestedingsprocedure dienen marktpartijen zich aan te melden als Gegadigde. 3. Selectiefase Na de aankondiging zal de aanbestedingsprocedure worden de Selectiefase gestart. De aanbestedende dienst kan het aantal Gegadigden dat hij zal uitnodigen tot deelname aan de dialoog beperken op voorwaarde dat er voldoende geschikte Gegadigden zijn. Het minimum aantal Gegadigden dat de aanbestedende dienst blijkens de aankondiging voornemens is uit te nodigen bedraagt ten minste drie. Het aantal uitgenodigde Gegadigden volstaat in ieder geval om daadwerkelijke mededinging te waarborgen.ofwel de mate van mededinging die noodzakelijk is voor de naleving van de fundamentele vereisten en het bereiken van de twee doelstellingen van de wet: enerzijds, de individuele onderneming het recht waarborgen om haar activiteiten op de markt van haar keuze uit te oefenen binnen duidelijke en welomschreven grenzen en, anderzijds, het kader creëren zodat de ondernemingen en particulieren kunnen genieten van de gunstige effecten van de concurrentie op de prijzen en de kwaliteit van de producten. Daardoor kan de daadwerkelijke gunning op basis van het criterium laagste prijs of economisch meest voordelige inschrijving (de beste prijs-kwaliteit verhouding) worden gewaarborgd. Versie 1 juni 2011 13 van 23
De selectiefase wordt gebruikt om de geschiktheid van Gegadigden te beoordelen op basis van de in de aankondiging vermelde uitsluitinggronden, geschiktheidcriteria en selectiecriteria en te selecteren voor deelname aan de Dialoogfase. De aanbestedende dienst doorloopt het beoordelingsproces via de volgende stappen: 1. toets of een Gegadigde valt onder een door de aanbestedende dienst gestelde uitsluitinggrond; 2. toets of een niet uitgesloten gegadigde voldoet aan de door de aanbestedende dienst gestelde geschiktheideisen; 3. beoordeel de niet uitgesloten of afgewezen gegadigden aan de hand van de door de aanbestedende dienst gestelde selectiecriteria; 4. nodig de niet uitgesloten of afgewezen gegadigden uit tot deelname aan de dialoog; 4. Dialoogfase Indien Gegadigden worden geselecteerd voor de Dialoogfase, nu geheten Deelnemers, ontvangen zij daarvoor een uitnodiging tot dialoog en uitgebreide informatie over het gebouwcluster dat wordt aanbesteed in het kader van RGG, voor zover deze informatie nog niet was opgenomen in de Aankondiging. Een bezoek aan de gebouwen kan in de Dialoogfase tot de mogelijkheden behoren. De agenda voor de Dialoogfase wordt gezamenlijk opgesteld. De dialoog heeft als doel na te gaan en te bepalen welke middelen en oplossingen geschikt zijn om zo goed mogelijk aan de behoefte van de aanbestedende dienst te voldoen. Tijdens deze dialoog kan de aanbestedende dienst alle aspecten van de opdracht bespreken met de Deelnemers. De aanbestedende dienst waarborgt de gelijke behandeling van alle Deelnemers aan de dialoog. De aanbestedende dienst geeft geen informatie die één of meerdere Deelnemers kan bevoordelen boven andere. Tijdens de dialoog worden voor alle Deelnemers op gelijke wijze eventuele optimalisaties (generieke wijzigingen) van de Aanbestedingsdocumenten doorgevoerd zodat deze als grondslag voor het vervolg van de Dialoogfase en Inschrijving kunnen dienen. Tevens zullen Deelnemers worden gevraagd tussentijds dialoogproducten (plannen, oplossingen e.d.) in te dienen waarvan de haalbaarheid en wenselijkheid zal worden besproken. Deze specifieke plannen/oplossingen zullen uiteraard vertrouwelijk worden behandeld. Tenslotte heeft de Dialoog onder meer tot doel inzicht te verkrijgen in majeure prijsopdrijvende elementen in de uitvraag. 5. Gunningfase Na afronding van de Dialoog worden de Deelnemers, nu geheten Inschrijvers, schriftelijk uitgenodigd tot het doen van een Definitieve Inschrijving. Doel van de Definitieve Inschrijving Versie 1 juni 2011 14 van 23
en de beoordeling daarvan is het selecteren van de Inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving. De aanbestedende dienst toetst of de inschrijvingen voldoen aan de tijdens de dialoog voorgelegde en gespecificeerde oplossing of oplossingen. Daarnaast beoordeelt de aanbestedende dienst de geldige inschrijvingen aan de hand van de gunningcriteria de economische meest voordelige inschrijving en de door de aanbestedende dienst gestelde subcriteria. Indien de aanbestedende dienst heeft besloten een overheidsopdracht waarvoor een aankondiging was gepubliceerd niet te gunnen of een raamovereenkomst waarvoor een aankondiging was gepubliceerd niet te sluiten en de procedure opnieuw te beginnen, deelt hij de redenen daarvoor schriftelijk mee aan alle inschrijvers. Indien de aanbestedende dienst wel voornemens is om over te gaan tot gunning, deelt zij iedere afgewezen inschrijver in de mededeling van de gunningbeslissing het volgende mede: 1. de redenen voor de afwijzing; 2. de kenmerken en voordelen van de uitgekozen inschrijving en de naam van de uitgekozen inschrijver of partijen bij de raamovereenkomst. Indien de aanbestedende dienst bij de gunning de gunningcriteria van de economisch meest voordelige aanbieding hanteert en daarbij scores heeft toegekend, stelt de aanbestedende dienst iedere afgewezen Inschrijver voorts schriftelijk in kennis van: 3. zijn eigen eindscore en de geanonimiseerde eindscores van de uitgekozen Inschrijver of partijen bij de raamovereenkomst; 4. zijn eigen scores op specifieke criteria en indien niet de maximale score is toegekend de reden waarom dit niet is gebeurd. De aanbestedende dienst deelt bepaalde gegevens niet mee aan de afgewezen Inschrijvers, indien verstrekking van die gegevens: in strijd zou zijn met enig wettelijk voorschrift; in strijd zou zijn met het openbaar belang; de rechtmatige commerciële belangen van ondernemers zou kunnen schaden; of afbreuk aan de eerlijke mededinging tussen ondernemers zou kunnen doen. 6. Contractfase De aanbestedende dienst gunt de overheidsopdracht en sluit de raamovereenkomst. De mededeling van de gunningbeslissing houdt nog geen aanvaarding in, als bedoeld in het Burgerlijk Wetboek, van een aanbod van een Inschrijver. De aanbestedende dienst gunt niet Versie 1 juni 2011 15 van 23
eerder de overheidsopdracht en sluit niet eerder de raamovereenkomst op basis van de gunningbeslissing dan nadat een termijn van 15 dagen na verzending van de mededeling van die gunningbeslissing is verstreken ( Standstill termijn ofwel de Alcatel termijn ). De aanbestedende dienst kan slechts van deze termijn afwijken, indien dit strikt noodzakelijk is wegens dwingende spoed als gevolg van gebeurtenissen die door de aanbestedende dienst niet konden worden voorzien en die niet aan de aanbestedende dienst te wijten zijn. Na het verstrijken van de standstill termijn wordt het OEPC gesloten met de Uitgekozen Inschrijver. Het sluiten van het OEPC verloopt in 2 stappen: De contract close ofwel de feitelijke contract ondertekening. De financial close is het moment dat afronding van de project documentatie heeft plaatsgevonden en dat aan alle van te voren te vervullen voorwaarden is voldaan. Vanaf financial close zijn de leningen beschikbaar en kunnen bedragen door de opdrachtnemer worden opgenomen. Financiering van het project vindt slechts doorgang als de geldverstrekkers tevreden zijn met de inhoud van het contract (en de overige projectdocumentatie) en de ingesloten risicoverdeling. 7. Uitvoeringsfase In de uitvoeringsfase gaat de Inschrijver aan wie het OEPC uiteindelijk gegund is, aan de slag als opdrachtnemer om invulling te geven aan de afspraken uit het afgesloten OEPC. De uitvoeringsfase van het contract is onder te verdelen in 2 fasen: de implementatiefase en de beheerfase. In de implementatiefase worden zo veel als mogelijk alle energiebesparende maatregelen geïnstalleerd en wordt een begin gemaakt met het optimaliseren van het onderhoud volgens de specificaties die opdrachtnemer in zijn Definitieve Inschrijving heeft opgenomen. In de beheerfase zullen alle (energiebesparende) maatregelen door opdrachtnemer zijn geïnstalleerd en zal het onderhoud jaarlijks door opdrachtnemer volgens de opgegeven specificaties worden uitgevoerd. De aanbestedende dienst ofwel opdrachtgever zal een contractmanager aanwijzen of aanstellen, die aanspreekpunt is voor de opdrachtnemer om: voortgangsbesprekingen te voeren; de (kwartaal en jaar) monitoring-resultaten te bespreken; voorstellen te formuleren in het kader van de garantie-afspraken uit het OEPC. Versie 1 juni 2011 16 van 23
Resultaten pilot zwembaden De eerste aanbestedingsprocedure in het kader van de RGG-formule heeft een OEPC voor de zwembaden opgeleverd, waarin de volgende resultaten zijn gegarandeerd: Gegarandeerde besparing energiekosten van 34% ofwel 3,4 mln. NCW (Dit is een gemiddelde besparing over alle 9 baden in 10 jaar) Dit komt overeen met een vermindering CO 2 -uitstoot van ca. 500 woningen per jaar; Besparing van 43% gas, 56% elektra, 35% warmte, 9% water; Indien opdrachtnemer in de komende 10 jaar mogelijkheden ziet om nog meer energie te besparen levert dit een bonus op. Deze bonus wordt 50-50 verdeeld. Investering besparende maatregelen ca. 2,6 mln. Er worden investeringen in energiebesparende maatregelen gedaan, zoals het afdekken van de zwembaden, installatie of optimalisatie van gebouwbeheersystemens, installatie van WKK-installaties en optimalisatie van overige elektrotechnische en werktuigbouwkundige installaties. Daarnaast wordt ook geïnvesteerd in isolatie en de kwaliteit van het zwembadcomplex. Besparing onderhoudskosten 15% (ca. 1,1 mln. NCW) Doordat opdrachtnemer investeert in o.a. nieuwe installaties, wordt een besparing op onderhoud- en onderhoudsbudgetten gerealiseerd. Gemeente Rotterdam besteedt de uitvoerende taken in zijn geheel uit aan opdrachtnemer en behoudt als professionele vastgoedorganisatie de regie op de kwaliteit middels contractmanagement en het prestatiecontract. De investeringen die hiermee gemoeid zijn worden terugverdiend uit de energiekostenbesparing. Verbetering waterkwaliteit in 7 van de 9 zwembaden Opdrachtnemer neemt de verantwoordelijkheid voor handhaving van het huidige comfort (luchtvochtigheid, water en luchttemperatuur, verlichting, toegankelijkheid etc.) in alle baden. In alle baden, behalve in baden die op korte termijn sluiten wordt de waterkwaliteit sterk verbeterd door een lager chloorgehalte toe te staan. Afwijkingen van de door de gemeente gestelde comfortnormen levert een malus op. Hierdoor is er een sterke prikkel om direct maatregelen te treffen wanneer ergens in het bad een mankement wordt geconstateerd. Versie 1 juni 2011 17 van 23
Leerpunten pilot zwembaden Ondanks het feit dat de aanbesteding van de zwembaden een groot succes is geworden, gelet op het OEPC dat voor de zwembaden is afgesloten, zijn er enkele punten waar de gemeente Rotterdam bij volgende aanbestedingsprocedures (nog) nadrukkelijk(er) aandacht aan zal besteden. Onderstaand volgen de belangrijkste leerpunten: Vooraf tijd en energie vrijmaken voor grondige gegevensverzameling Voordat de aanbestedingsprocedure daadwerkelijk begint met de Aankondiging is het aan te raden dat de dataverzameling volledig is afgerond. Daarnaast is het aan te bevelen om tijdens de aanbestedingsprocedure marktpartijen de kans te geven om de nauwkeurigheid van de metingen en dataverzameling te verifiëren. Mocht bepaalde informatie onverhoopt toch niet voorhanden zijn, dan kan dat vermeld worden bij de Aankondiging. Op die manier wordt onnodige discussie vermeden omtrent de betrouwbaarheid en volledigheid van de door opdrachtgever ter beschikking gestelde informatie. Juiste scope-definiëring voordat aanbesteding start Door te kiezen voor de concurrentiegerichte dialoog heeft de projectgroep van de gemeente Rotterdam een bewuste keuze gemaakt om tussentijdse scopewijzigingen tijdens de aanbestedingsprocedure mogelijk te maken. Dit werd vooral ingegeven door de beperkte ervaring tot dan toe met (O)EPC s. Een neveneffect daarbij is dat er veel aanvullende vragen om informatie ontstaan, met een kostenverhogend effect op de lopende procedure. Met gebruikmaking van de eerste ervaringen uit de aanbesteding voor de zwembaden (die o.a. zijn vastgelegd in een aantal vrijgegeven documenten) zijn tussentijdse scopewijzigingen minder noodzakelijk geworden. Daarnaast moeten onzekerheden omtrent het afstoten of opnemen van gebouwen bij de Aankondiging zo veel mogelijk worden gemeld. Borging van kennis in de organisatie van opdrachtgever Veel opgedane kennis tijdens de aanbestedingsprocedure voor de zwembaden is vastgelegd in documenten. Deze documenten staan in principe ter beschikking van alle medewerkers binnen de organisatie van de gemeente Rotterdam of andere opdrachtgevers. Voor het efficiënt en effectief uitvoeren van volgende aanbestedingsprocedures, is het echter ook van belang dat er continuïteit is in de beschikbaarheid van interne medewerkers. Op die manier kunnen zij bij deelname aan nieuwe procedures hun opgedane kennis en vaardigheden effectief inzetten en overdragen aan andere interne medewerkers. Versie 1 juni 2011 18 van 23
Proceskosten activeren onder materiële activa Publieke vastgoedbezitters die gehouden zijn als aanbestedende dienst om een aanbesteding uit te voeren volgens de RGG-formule, maken aanloop-/transactiekosten (proceskosten van de aanbesteding) om toekomstige voordelen te realiseren. Daarbij is de publieke vastgoedbezitter in staat om een substantiële levensduurverlenging aan te tonen. Op basis van deze overwegingen is het aan te raden om de aanloop-/transactiekosten van de aanbestedingsprocedure te activeren onder de materiele activa met een economisch nut, als onderdeel van de betreffende gebouwen uit het aanbestede cluster. De kosten dienen te worden afgeschreven op basis van de resterende economische levensduur van de gebouwen. Publieke vastgoedbezitters, zoals gemeenten, kunnen op deze wijze in overleg met hun accountant de investering in transactiekosten spreiden over de looptijd van het OEPC, waardoor de transactiekosten minder zwaar drukken op het budget van het jaar waarin de aanbesteding wordt uitgevoerd. Meer flexibiliteit in het OEPC en samenhangende financieringsconstructie Tijdens de looptijd van het OEPC kunnen zich altijd wijzigingen voordoen in de omvang van de scope, ook al is de scope vooraf zo goed mogelijk gedefinieerd. Van belang daarbij is dat er voldoende flexibiliteit zit in de afspraken die zijn vastgelegd tussen opdrachtgever en opdrachtnemer in het OEPC. Tegelijkertijd moet er voldoende flexibiliteit zitten in de afspraken die gemaakt zijn tussen opdrachtnemer en financier teneinde de investeringen (in duurzaamheidmaatregelen, zoals vastgelegd in het OEPC mogelijk te maken. Scopewijzigingen waardoor minder of juist meer investeringen nodig, dan wel rendabel zijn, moeten soepel kunnen worden opgevangen. Dit kan door enerzijds de geplande investeringen in andere objecten van opdrachtgever uit te voeren, zodat de rentabiliteit gewaarborgd blijft. Anderzijds kunnen geplande investeringen die uiteindelijk niet worden geëffectueerd, vanwege een scopewijziging, wellicht worden omgebogen naar een lager niveau. Hiervoor zal nader overleg nodig zijn met marktpartijen en financiers. Versie 1 juni 2011 19 van 23
Vervolgactiviteiten door gemeente Rotterdam De gemeente Rotterdam bezit een groot aantal gebouwen. In totaal zo n 3500 gebouwen, waarvan ongeveer 1700 gebouwen onderdeel zijn van de kernportefeuille. Rotterdam wil in ieder geval voor de gebouwen uit de kernportefeuille bewerkstelligen, dat de bovenstaand geformuleerde driedelige duurzaamheiddoelstelling in de komende jaren wordt gerealiseerd. Daarbij richt de ambitie van Rotterdam zich voor de korte termijn op het verder verfijnen van de RGG-formule. Hiervoor heeft de gemeente Rotterdam via een Green Deal met de Rijksoverheid zich verbonden aan onderstaand programma: Een onderhoud- en energieprestatiecontract voor meerdere clusters (eigen) maatschappelijk vastgoed (bijvoorbeeld scholen, sportaccommodaties, musea, theaters) in gemeente Rotterdam en een energie- en CO 2 -reductie van ca. 30% per contract; Het toepassen van de RGG-formule bij minimaal 50.000 m 2 aan commerciële kantoorpanden, waardoor de jaarlijkse energieconsumptie van deze panden met minimaal 25% afneemt; Het toepassen van dit concept bij minimaal 2 andere gemeenten met elk minimaal 2 gebouwen en een energie- en CO 2 -reductie van ca. 30% per contract. Concreet heeft de gemeente Rotterdam daarvoor de volgende planning: Het standaardiseren van een aantal documenten is in april 2012 afgerond. Deze documenten zijn door de gemeente Rotterdam ontwikkeld tijdens de Versie 1 juni 2011 20 van 23
aanbestedingsprocedure van de zwembaden. Aan de hand van de procesbeschrijving in dit document wordt aangegeven welke documenten het betreft. Vanaf april 2012 staan de documenten ter beschikking van derden (zoals aangegeven in de inleiding van dit document), zodat zowel potentiële opdrachtgevers als opdrachtnemers hiermee hun voordeel kunnen doen. Vervolgens gaat Rotterdam verder met het verfijnen van de RGG-formule door het aanbesteden van 3 nieuwe clusters gebouwen. De eerst volgende clusters die Rotterdam in overleg met andere gemeenten nu onderzoekt om aan te besteden volgens de RGG-formule zijn scholen, musea en andere culturele instellingen en kantoorgebouwen gecombineerd met gemeentelijke stadskantoren of het stadhuis van één of twee samenwerkende gemeenten. Om deze korte termijn ambitie te kunnen realiseren, zal Rotterdam weer een projectorganisatie inrichten die als volgt wordt vormgegeven: Ambtelijk Opdrachtgever Stuurgroep Projectteam Verfijnen RGG Formule Onderzoek en vaststelling clusters Werkgroep juridisch Werkgroep Financieel Werkgroep cluster scholen Werkgroep overige clusters Onderwerpen die door de nieuwe projectorganisatie verder zullen worden onderzocht zijn ondermeer: Versie 1 juni 2011 21 van 23
het verder ontwikkelen van de meest optimale aanbestedingsstrategie voor toekomstige clusters; het verder toepasbaar maken voor andere clusters van reeds ontwikkelde documenten; Mogelijke verfijning van de financieringsconstructie teneinde financiële consequenties van scope-wijzigingen tijdens de uitvoering van het contract zo veel mogelijk te neutraliseren; het verzamelen van informatie over andere clusters op basis van het afwegingskader OEPC (zie Model Afwegingskader). Versie 1 juni 2011 22 van 23
Bijlage Alfabetisch overzicht gestandaardiseerde en beschikbare documenten In deze alfabetische opsomming is ook een verwijzing opgenomen naar de verschillende fasen van de aanbestedingsprocedure (figuur 6), waarin deze documenten in ieder geval beschikbaar moeten zijn. Acceptatieprocedure (Bijlage H) Gunningfase Afwegingskader OEPC Voorbereidingfase Berekening energiebesparingprestatie (Bijlage E) Aankondigingfase Baseline Energieverbruik plus toelichting (Bijlage F) Aankondigingfase Betalingsmechanisme (Bijlage G) Gunningfase Financieringsstructuur Dialoogfase Marktconsultatie Voorbereidingsfase Onderhoud en Energie Prestatie Contract (OEPC) Gunningfase Outputspecificatie incl. bijlagen (Bijlage D) Gunningfase Risicolijst (Bijlage L) Gunningfase Selectie en gunningcriteria OEPC Selectiecriteria Aankondigingfase Gunningcriteria Gunningfase Versie 1 juni 2011 23 van 23