Aanmeldingsformulier Gemeenten', GT Print

Transcriptie

1 Aanmeldingsformulier Gemeenten', GT Print Bijlage: Toelichting op aanmeldingsformulier Gemeenten 1. Aanmelding gemeente Ondergetekende (naam vertegenwoordiger) in de hoedanigheid van (functie vertegenwoordiger) namens (naam gemeente) welke persoon hierna wordt genoemd Aanmelder, meldt de bovengenoemde gemeente als Deelnemer aan voor de aanbesteding GT Print. Aanmelder geeft hiermee een machtiging en een volmacht aan de Vereniging Nederlandse Gemeenten, hierna VNG, met het recht van substitutie om mede namens de Deelnemer en de tot de rechtspersoon van de Deelnemer behorende organisatieonderdelen een aanbestedingsprocedure uit te voeren conform de strategie zoals vastgelegd in het document Strategiedocument Aanbesteding GT Print v1.0 zoals gepubliceerd op De machtiging en volmacht aan de VNG omvat het mede namens de betreffende Deelnemer beoordelen van inschrijvingen, nemen van gunningbeslissingen, het op basis daarvan sluiten van een raamovereenkomst met maximaal vier winnende inschrijvers, het verrichten van rechtshandelingen in het kader van het beheer van deze raamovereenkomst en de op basis daarvan gesloten nadere overeenkomsten, waaronder het verlenen van machtiging en volmacht aan een contractbeheerorganisatie, en het voeren van juridische procedures met betrekking tot de (aanbesteding van de) raamovereenkomst en nadere overeenkomsten. Aanmelder verbindt hiermee de Deelnemer en de tot de rechtspersoon van de Deelnemer behorende organisatieonderdelen om niet af te wijken van de door de VNG te nemen gunningbeslissingen, de op basis daarvan door VNG te sluiten raamovereenkomst en door VNG te verrichten rechtshandelingen in het kader van het beheer van deze raamovereenkomst en de op basis daarvan gesloten nadere overeenkomsten en om de door VNG vast te stellen beheervergoeding te voldoen. De Deelnemer is daarmee gebonden om na de inwerkingtreding van de raamovereenkomst vanaf de ad 3. genoemde startdatum één of meer nadere overeenkomsten te sluiten op basis van de raamovereenkomst voor de levering van de in de raamovereenkomst opgenomen en voor zijn organisatieonderdelen benodigde diensten, programmatuur en producten en om de in de raamovereenkomst opgenomen diensten, programmatuur en producten vanaf de afronding van de migratie van deze nadere overeenkomsten niet buiten deze nadere overeenkomsten om door middel van andere overeenkomsten te zullen afnemen of verwerven. Evenmin mogen zij binnen deze nadere overeenkomsten diensten, programmatuur en producten afnemen die niet tot de scope van de raamovereenkomst behoren. 2. Omschrijving Deelnemer en eventuele samenwerking Deelnemer is de rechtspersoon Gemeente (naam gemeente). Deelnemer is voornemens om de ad 1 bedoelde nadere overeenkomsten gezamenlijk te sluiten met de hieronder genoemde deelnemers, die zich apart zullen aanmelden voor deelname aan GT Print: 3. Startdatum Deelnemer zal vanaf (startdatum) diensten, programmatuur en producten afnemen door middel van de ad 1. bedoelde nadere overeenkomsten. Voor de hieronder genoemde organisatieonderdelen van de Deelnemer zal een afwijkende startdatum gelden:

2 4 Uitsluitingen De volgende organisatieonderdelen van de Deelnemer zullen voor de aangegeven diensten, programmatuur en producten geen gebruik maken van de raamovereenkomst en de op basis daarvan gesloten nadere overeenkomsten. 5. Aanvullende gegevens Aanmelder verplicht Deelnemer om het separaat door het GT Projectteam te verstrekken inventarisatieformulier volledig in te vullen. Het inventarisatieformulier is bedoeld om zicht te krijgen op de omvang en de inhoud van de aan de deelnemers te leveren diensten, programmatuur en producten. Aanmelder parafeert elke pagina van het ingevulde inventarisatieformulier en ondertekent de laatste pagina. Tevens verbindt Aanmelder Deelnemer om ook gedurende de looptijd van de onder 1. bedoelde nadere overeenkomsten, soortgelijke informatie over het gebruik, de omvang en de inhoud van de aan de Deelnemer geleverde diensten, programmatuur en producten te delen met een door de VNG of diens gevolmachtigde aan te wijzen contractbeheerorganisatie, en verleent Aanmelder namens de Deelnemer toestemming aan deze contractbeheerorganisatie om die informatie rechtstreeks op te vragen bij de opdrachtnemer van deze nadere overeenkomsten en deze informatie te gebruiken voor het uitvoeren van haar taken. 6. Gegevens contactpersoon Contactpersoon: Functie: Telefoon: 7. Ondertekening Aanmelder Plaats: Datum: Naam: Handtekening: 02/05

3 Bijlage: Toelichting Aanmeldingsformulier Gemeenten, GT Print Wie kunnen zich met dit formulier aanmelden voor deelname? Dit aanmeldingsformulier is bedoeld voor de aanmelding van gemeenten inclusief de tot de rechtspersoon van de gemeente behorende organisaties. Voor de aanmelding van gemeentelijke organisaties met een aparte rechtspersoonlijkheid (bijv. dochterondernemingen, gemeenschappelijke regelingen, stichtingen e.d.). dient er een ander aanmeldingsformulier te worden gebruikt, het Aanmeldingsformulier Gemeentelijke Deelnemingen. Zie Hoe meldt u zich aan? Per gemeente dient één aanmeldingsformulier te worden ingevuld en ondertekend door de Aanmelder. Dit is een persoon die bevoegd is om de aangemelde gemeente met betrekking tot de aanbesteding, het sluiten van de raamovereenkomst en het toekomstig contractbeheer te binden en om in dat kader een machtiging en volmacht af te geven aan de VNG om de aanbesteding uit te voeren, de raamovereenkomst te sluiten en het beheer van de raamovereenkomst en de nadere overeenkomsten uit te voeren. U dient als Aanmelder bevoegd te zijn om de gemeente te vertegenwoordigen en te binden en het aanmeldingsformulier in te vullen en te ondertekenen. De Aanmelder dient tevens een contactpersoon op te geven. Dat kan iemand anders zijn dan de Aanmelder. De contactpersoon is het aanspreekpunt met wie het projectteam rechtstreeks contact kan opnemen voor nadere informatie over onder andere de aanmelding, het Inventarisatieformulier en voor het aanleveren van reviewcapaciteit voor het reviewen van de aanbestedingsdocumenten. Ook nadere informatie en nieuwsbrieven over de voortgang van de aanbestedingsprocedure en de gunning worden aan de contactpersoon gericht. Wat houdt aanmelding in? Aanmelding betekent dat u namens de Deelnemer en de tot de rechtspersoon van de Deelnemer behorende organisatieonderdelen machtiging en volmacht verleent aan de VNG om de aanbestedingsprocedure uit te voeren conform het document Strategiedocument Aanbesteding GT Print v1.0 zoals gepubliceerd op De machtiging en volmacht strekken zich uit tot het organiseren van de aanbesteding, het beoordelen van de inschrijvingen, het nemen van gunningbeslissingen, het sluiten van een raamovereenkomst op basis van deze gunningbeslissingen, het uitvoeren van contractbeheer over deze raamovereenkomst en de op basis daarvan gesloten nadere overeenkomsten en het voeren van eventuele juridische procedures met betrekking tot de (aanbesteding van) de raamovereenkomst en de nadere overeenkomsten. De VNG is bevoegd rechtshandelingen te verrichten met betrekking tot deze overeenkomsten in het kader van contractbeheer, zoals ingebrekestelling en verlenging, en zal daartoe ook een beheerorganisatie aanwijzen en machtigen. De aanmelding is bindend en onvoorwaardelijk. Voorwaardelijke aanmeldingen zullen niet worden geaccepteerd. Door middel van de aanmelding verbindt u de Deelnemer en de tot de Deelnemer behorende organisatieonderdelen om zich te conformeren aan de gunningbeslissingen, de op basis daarvan gesloten raamovereenkomst, het gevoerde contractmanagement en om een nadere overeenkomst te sluiten en de door VNG vast te stellen beheervergoeding te voldoen. Nota bene: deelname aan GT Print is niet vrijblijvend. De VNG zal namens alle Deelnemers een raamovereenkomst sluiten met maximaal vier partijen op basis van de uitkomst van de aanbesteding conform het contractmodel dat in de aanbestedingstukken is opgenomen. De Deelnemers zijn verplicht om na de inwerkingtreding van de raamovereenkomst vanaf de ad 3. aangegeven startdata de diensten, programmatuur en producten van de raamovereenkomst af te nemen, die ze voor hun organisaties nodig hebben. Hiertoe dienen ze één of meer nadere overeenkomsten te sluiten met een opdrachtnemer van de raamovereenkomst op grond van een minicompetitie conform het contractmodel dat in de raamovereenkomst is opgenomen. De te sluiten nadere overeenkomsten hebben een minimale looptijd van drie jaar exclusief de migratie. In aanvulling daarop kan een nadere overeenkomst worden verlengd tot een totale looptijd van maximaal zeven jaar, exclusief de migratie. De Deelnemer en de tot de rechtspersoon van de Deelnemer behorende organisatieonderdelen mogen vanaf de afronding van de migratie van de nadere overeenkomsten de in de raamovereenkomst opgenomen diensten, programmatuur en producten gedurende de looptijd van deze nadere overeenkomst(en) niet meer buiten de raamovereenkomst en deze nadere overeenkomst(en) om door middel van andere overeenkomsten afnemen of verwerven, tenzij en voor zover de betreffende dienst, programmatuur of het product voor hen is uitgesloten van de scope ad 4. Indien en voor zover zij bepaalde programmatuur of een bepaald product niet afnemen onder GT Print, omdat zij de programmatuur of het product al in eigendom hebben, dient de betreffende programmatuur of het betreffende product eveneens te worden uitgesloten ad 4. Indien een Deelnemer bepaalde programmatuur heeft uitgesloten van de scope, omdat hij deze al in eigendom heeft of elders afneemt, mag hij toch van de opdrachtnemer eisen om daarop aan te sluiten, mits de betreffende programmatuur merkonafhankelijk is. Evenmin staat het een Deelnemer vrij om niet in de raamovereenkomst opgenomen diensten, programmatuur en producten binnen de werking van deze nadere overeenkomst(en) te brengen. 03/05

4 Het contractbeheer van de door VNG aan te wijzen beheerorganisatie zal zich in beginsel richten op strategisch contractbeheer met betrekking tot de raamovereenkomst. De Deelnemer is verantwoordelijk voor het contractbeheer van de door de Deelnemer te sluiten nadere overeenkomst(en). In voorkomende gevallen kan de beheerorganisatie van VNG echter ook de Deelnemer adviseren over het contractbeheer van de nadere overeenkomst of dienen als escalatiepunt. Omschrijving Deelnemer en eventuele samenwerkingsverbanden De Deelnemer dient ad 2. aan te geven wie de Deelnemer is en of en met welke andere deelnemers zal worden samengewerkt door het sluiten van één gezamenlijke nadere overeenkomst. De andere deelnemers met wie wordt samengewerkt dienen zich in beginsel apart aan te melden. Indien het samenwerkingsverband een eigen rechtspersoonlijkheid heeft, kan het samenwerkingsverband ook als geheel worden aangemeld. Hiertoe dient echter een ander formulier, het Aanmeldingsformulier Gemeentelijke Deelnemingen te worden gebruikt. Bij een aparte rechtspersoonlijkheid van het samenwerkingsverband is het in beginsel niet nodig dat de leden van het samenwerkingsverband zich apart aanmelden. Het samenwerkingsverband c.q. de Aanmelder dient dan wel gemandateerd / gemachtigd te zijn om de leden van het samenwerkingsverband te kunnen binden en mede namens de leden de verplichtingen aan te gaan in het kader van GT Print. Afhankelijk van de situatie dient er een keuze te worden gemaakt om ofwel de leden van een samenwerkingsverband apart aan te melden ofwel om het samenwerkingsverband als één geheel aan te melden. Startdatum Een Deelnemer dient ad 3. zijn startdatum op te geven. Dat is de datum vanaf wanneer de Deelnemer de in de raamovereenkomst opgenomen diensten, programmatuur en producten zal afnemen door middel van een nadere overeenkomst. Doorgaans is dit de datum waarop de huidige overeenkomst van de Deelnemer afloopt c.q. de Deelnemer geen verplichtingen meer heeft jegens de huidige leverancier. Omdat er voorafgaand aan de afname van de diensten, programmatuur en producten een minicompetitie wordt gehouden en een migratie zal worden uitgevoerd, dient de Deelnemer wat dat betreft vooruit te plannen en tijdig de minicompetitie voor te bereiden. Het kan voorkomen dat de startdatum voor bepaalde organisatieonderdelen afwijkt. Het aanmeldingsformulier biedt de mogelijkheid om dat aan te geven. Uitsluitingen Het kan voorkomen dat bepaalde organisatieonderdelen van de Deelnemer niet meedoen aan GT Print of voor bepaalde diensten, programmatuur en producten niet meedoen. Een Deelnemer kan dit aangeven bij Uitsluitingen ad 4. Kosten en verplichtingen die gepaard gaan met aanmelding De kosten van de aanbesteding en van het contractbeheer aan de zijde van VNG en de door VNG aan te wijzen beheerorganisatie, worden gedekt door het doorvoeren van een opslag op de tarieven van de te contracteren diensten, programmatuur en producten. Dit is de beheervergoeding. De baten die als gevolg van deze opslag ontstaan, worden uitsluitend aangewend voor de kosten van de aanbesteding en het beheer van de raamovereenkomst of voor het ontplooien van nieuwe, door de stuurgroep goedgekeurde, gezamenlijke initiatieven. Indien een juridische procedure de beoogde gunning verhindert, zullen de kosten van de aanbesteding en de juridische procedure doorberekend worden aan alle Deelnemers. Opzegging door Deelnemer Opzegging van deze aanmelding is slechts mogelijk tot vier weken vóór publicatiedatum van de aanbesteding. In geval van opzegging wordt aan de Deelnemer eenmalig een bedrag van vijfduizend euro exclusief btw in rekening gebracht. Alleen indien uiterlijk vier weken vóór de publicatiedatum, na overleg met het projectteam GT Print, blijkt dat de scope van de aanbesteding zoals deze wordt beschreven in de Specificatie van de Prestatie (Spec P) niet past op de situatie van een Deelnemer, zal VNG het hiervoor bedoelde bedrag niet aan de Deelnemer in rekening brengen. De publicatiedatum en eventuele wijzigingen daarvan worden kenbaar gemaakt via de website dan wel via een bericht aan de contactpersoon van de Deelnemer. Indien de Deelnemer gebruik maakt van de hiervoor bedoelde mogelijkheid tot opzegging dan dient dit via een aangetekende brief aan de VNG te geschieden door een persoon, die evenals de Aanmelder bevoegd is de Deelnemer te vertegenwoordigen en te binden. Vanaf 4 weken vóór de publicatiedatum is opzegging niet meer mogelijk, ook niet vanwege de in deze alinea genoemde situatie. Indien een Deelnemer desondanks later dan 4 weken vóór de publicatiedatum opzegt c.q. zich terugtrekt uit GT Print, is de betreffende Deelnemer jegens VNG niet alleen het hiervoor bedoelde bedrag verschuldigd, maar ook schadeplichtig voor kosten en schade, die daaruit voortvloeien voor zover deze hoger zijn. Opzegging door VNG De stuurgroep GT neemt voorafgaand aan het publiceren van de aanbesteding een finaal Go/NoGo besluit. Eén van de overwegingen bij dit besluit is of er voldoende Deelnemers zijn om de economische haalbaarheid van dit project te borgen. Indien de stuurgroep besluit het project niet verder voort te zetten is de VNG gerechtigd tot eenzijdige opzegging van de aanmelding. Indien sprake is van opzegging door VNG zullen geen kosten worden doorberekend aan de Deelnemer. Indien sprake is van opzegging door VNG zullen door enerzijds VNG en anderzijds de Deelnemers over en weer geen kosten en schade worden doorberekend. 04/05

5 Hoe en waar dien ik het aanmeldingsformulier in? Aanmelder dient het aanmeldingsformulier inclusief de bijlage op elke pagina te paraferen en op de tweede pagina te ondertekenen Het volledig ingevulde en ondertekende aanmeldingsformulier dient u in pdf-formaat, alsmede de volledig ingevulde Word-versie, via in te dienen bij gtproject@vng.nl onder vermelding van Aanmelding <naam Deelnemer> GT Print, waarbij op de plek van <naam Deelnemer> de naam van de betreffende Deelnemer wordt ingevuld Wat is deadline voor aanmelding? De deadline voor de aanmelding is 30 september 2019 In verband met de voorbereiding van de aanbestedingsprocedure is het niet mogelijk om na sluiting van de aanmeldingstermijn alsnog aan te melden. Aanvullende gegevens Bij de aanmelding dient tevens door de Deelnemer een Inventarisatieformulier te worden ingevuld, dat het projectteam GT Print zal verstrekken en gebruikt om zicht te krijgen op het volume van de te leveren diensten, programmatuur en producten aan de Deelnemers. Die informatie heeft het projectteam GT Print nodig voor het beschrijvend document; de Europese aanbestedingsregels schrijven voor dat bij aanvang van de aanbesteding duidelijk moet zijn wat de totale omvang en de scope is van de opdracht die in de markt wordt gezet. Aanmelder dient het Inventarisatieformulier op elke pagina te paraferen en op de laatste pagina te ondertekenen. Met ondertekening van het aanmeldingsformulier verplicht u de Deelnemer om ook gedurende de looptijd van de te sluiten nadere overeenkomst(en) informatie te delen over de afgenomen diensten, programmatuur en producten binnen de organisatie van de Deelnemer ten behoeve van het contractbeheer. In bepaalde gevallen is het eenvoudiger om dergelijke informatie te laten aanleveren door de opdrachtnemer(s). Daarom geeft de Deelnemer door zijn aanmelding tevens toestemming om die gegevens rechtstreeks bij de opdrachtnemer van de nadere overeenkomst op te vragen en te gebruiken voor het contractbeheer.. Vragen? Heeft u nog vragen over het invullen van dit formulier dan kunt u contact opnemen met het projectteam GT Print, via op gtproject@vng.nl. De leden van het projectteam GT Print beantwoorden graag al uw vragen over de aanbesteding. Nadere en actuele informatie vindt u ook op 05/05