Kaderbrief BEVAT DE RICHTLIJNEN VOOR DE TOTSTANDKOMING VAN DE INSTRUMENTEN VOOR DE PLANNING & CONTROLCYCLUS Vastgesteld door het College van B&W van Langedijk op 31 januari. 1
2
Inhoudsopgave 1. Algemeen 5 2. Planning & Controlcyclus 5 2.1 Jaarstukken 2011 5 2.2 Kadernota -2016 5 2.3 Programmabegroting 2013 en Meerjarenraming 2014-2016 6 2.4 Eindejaarsrapportage 6 2.5 Kwartaalrapportages 6 2.6 Planning P&C-instrumenten 7 3. Financieel Kader 2013-2016 7 3.1 Financiële positie 7 3.2 Uitgangspunten 8 3.2.1 Algemene uitkering 8 3.2.2 Formatie 8 3.2.3 Actualisatie jaarschijven grondexploitatie 8 3.2.4 Investeringen met een maatschappelijk nut 8 3.3 Interne begrotingsrichtlijnen 8 3.3.1 Rentepercentages vermogen 8 3.3.2 Prijspeil 2013 8 3.3.3 Belastingen/heffingen en tarieven/huren 9 3.3.4 Investeringsplan 2013-2016 9 3.3.5 Structurele effecten Eindejaarsrapportage 2011 9 3.3.6 Structurele effecten Jaarstukken 2011 9 3.3.7 Overige besluitvorming 10 3.3.8 Nieuw beleid 10 3
4
1. Algemeen In deze Kaderbrief zijn beknopt de richtlijnen en uitgangspunten voor de totstandkoming van de diverse instrumenten van de Planning & Controlcyclus opgenomen; P&C-instrumenten die in de loop van worden opgesteld. Het College stelt deze richtlijnen vast op grond van haar bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering. De Raad wordt in kennis gesteld van deze uitgangspunten. Bij de verschillende P&C-instrumenten wordt aangegeven wat de veranderingen in het proces en/of de inhoud zijn ten opzichte van kaderbrieven van voorgaande jaren, zodat deze Kaderbrief meer gericht is op de specifieke aandachtspunten van de diverse P&C-instrumenten. Daarnaast worden in het Financieel Kader 2013-2016 de specifieke interne en externe ontwikkelingen benoemd en toegelicht, voor zover die zich in de komende periode 2013-2016 zullen voordoen. 2. Planning & Controlcyclus 2.1 Jaarstukken 2011. Doel: Met de vaststelling van de Jaarstukken 2011, bestaande uit het Jaarverslag en de Jaarrekening, legt het College verantwoording af aan de Raad. Aandachtspunten: Evenals vorig jaar is de formele vaststelling van de Jaarstukken 2011 in de maand juli gepland, zodat het College in mei de Jaarstukken mèt de afgegeven accountantsverklaring aan de Raad ter vaststelling kan aanbieden. Doel hiervan is meer ruimte te bieden aan de adviesfunctie van de auditcommissie en de behandeling door de Raad. In verband met de accountantscontrole dient het boekwerk eind maart in concept gereed te zijn. Nieuw voor het jaarrekeningproces is de verandering van accountant. De accountants van PricewaterhouseCoopers/PwC beoordelen de jaarcijfers van 2011 en de subsideverantwoordingen in de SiSa-bijlage op getrouwheid en rechtmatigheid. De Raad heeft bij de behandeling van de beleidsverantwoording in de Jaarstukken 2010 de aansluiting met de beleidsdoelstelling in de Programmabegroting 2010 gemist. Voor 2011 is het doel om zoveel mogelijk wel die aansluiting te maken. Wanneer dit niet goed mogelijk is dan geven we dat expliciet aan. Planning: De oriënterende en meningsvormende behandeling van de Jaarstukken 2011 door het College/MT is op woensdag 23 mei. De besluitvorming is door het College op dinsdag 29 mei. De vaststelling door de Raad is voorzien op 10 juli. 2.2 Kadernota -2016 Doel: Vanuit het coalitieprogramma en overige strategische plannen stelt het College in de Kadernota -2016 de financiële en de beleidsinhoudelijke kaders op ter voorbereiding op de Programmabegroting 2013 en de Meerjarenraming 2014-2016, die in november door de Raad worden vastgesteld. De integrale afweging van nieuw beleid vindt in de Kadernota plaats. Voorstellen vanuit de takendiscussie worden in deze Kadernota meegenomen. 5
Aandachtspunten: Concretiseren van in 2011 nog niet gerealiseerde bezuinigingsvoorstellen, voor zover die nog niet zijn ingevuld; De resultaten van de takendiscussie verwerken in de Kadernota; Het investeringsbeleid nog nadrukkelijker in de afweging betrekken. In het voorjaar van wordt daartoe een beleidsnota Investeringen opgesteld. Planning: De oriënterende en meningsvormende behandeling van de Kadernota -2016 door het College/MT is op woensdag 25 april. De besluitvorming is door het College op woensdag 9 mei. De vaststelling door de Raad is gepland op woensdag 20 juni. 2.3 Programmabegroting 2013 en Meerjarenraming 2014 2016 Doel: Met de vaststelling van de Programmabegroting 2013 stelt de Raad op basis van de Kadernota - 2016 het uit te voeren beleid en het daarbij behorende financiële kader voor het komende jaar vast en autoriseert daarmee het College tot uitvoering hiervan. Aandachtspunten: In samenwerking met de Raad en de werkgroep IRIS wordt de beleidstabel met daarin de prestatie/effect-indicatoren verder ontwikkeld en verwerkt in de Programmabegroting 2013; De samenstelling van de beleidstabel bestaat uit de volgende 2 kolommen: Wat willen we bereiken? -> de gewenste outcome/maatschappelijk effect en waar gewenst en mogelijk een indicator die aangeeft in hoeverre de doelstellingen worden gerealiseerd; Wat doen we daarvoor? -> welke activiteiten zetten we daarvoor in en wanneer. Planning: De oriënterende en meningsvormende behandeling van de Programmabegroting 2013 en de Meerjarenraming 2014 2016 door het College/MT is op woensdag 26 september. De besluitvorming is door het College op woensdag 3 oktober. De vaststelling door de Raad is gepland op dinsdag 6 november. 2.4 Eindejaarsrapportage Doel: Met de Eindejaarsrapportage wordt de Raad tussentijds geïnformeerd over de realisatie van het beleid en het budgettaire kader over de eerste acht kalendermaanden/peildatum 1 september. De Raad stelt de begrotingswijziging voortvloeiende uit de Eindejaarsrapportage vast. Aandachtspunten: Overheveling van budgetten alleen voor jaaroverschrijdende incidentele beleidsvoorstellen. Planning: De oriënterende en meningsvormende behandeling van de Eindejaarsrapportage door het College/MT is op woensdag 21 november. De besluitvorming is door het College op dinsdag 27 november. De vaststelling door de Raad is gepland op dinsdag 18 december. 2.5 Kwartaalrapportages De Raad heeft met de behandeling van de Programmabegroting de wens uitgesproken tussentijds door kwartaalrapportages geïnformeerd te willen worden. Doel is om te informeren en de afwegingsfunctie door de Raad te versterken. Gerapporteerd wordt over budgetafwijkingen van 6
25.000 of meer, zowel mee- als tegenvallers, en risicovolle (ruimtelijke) projecten. Te nemen begrotingswijzigingen worden meegenomen bij de Kadernota -2016 en de Eindejaarsrapportage. Kwar College Raad taal Verzending Behandeling Verzending Wijziging begroting in 1 5 april 10 april 13 april Kadernota -2016 2 5 juli 10 juli 13 juli Eindejaarsrapportage 3 11 oktober 16 oktober 19 oktober Eindejaarsrapportage 4 10 januari 2013 15 januari 2013 18 januari 2013 Geen 2.6 Planning P&C-instrumenten De hiervoor genoemde instrumenten van de Planning&Controlcyclus en de geplande data van besluitvorming daarover in de Raad zijn de volgende: Instrument Jaarstukken 2011 Kadernota -2016 Programmabegroting 2013 Eindejaarsrapportage Behandeling College/MT* College** Woensdag Dinsdag 23 mei 29 mei Woensdag Woensdag 25 april 9 mei Woensdag Woensdag 26 september 3 oktober Woensdag Dinsdag 21 november 27 november Verzending Inloopspreekuur Behandeling stukken in forum en vaststelling Raad 31 mei 2 juli 10 juli 21 mei 4 juni 19 en 20 juni 12 oktober 29 november 6 november 29 november 10 december 18 december * Oriënterend en meningsvormend ** Besluitvormend 3. FINANCIEEL KADER 2013-2016 3.1 Financiële positie In de verschillende P&C-instrumenten wordt de financiële positie toegelicht met gebruikmaking van de volgende drie categorieën: Actualisatie/autonome ontwikkelingen; Hieronder vallen de verhogingen en verlagingen in baten en lasten waarvan de beleidskeuze al eerder is gemaakt, maar het budget nog aangepast of ingesteld dient te worden en dit onvermijdelijk is (géén beleidskeuze). Minder taken of genoegen nemen met een lager kwaliteitsniveau; Met deze categorie worden de budgetbesparingen aangegeven als er vanuit de takendiscussie besloten wordt om taken niet meer zelf te doen, dan wel in mindere mate (beleidskeuze) of in de uitvoering een lager kwaliteitsniveau te accepteren. 7
Nieuw beleid/beleidsintensivering; Gelet op de financiële situatie en vooruitzichten van de gemeente zal voor deze voorstellen budgettaire ruimte gezocht moeten worden (beleidskeuze). 3.2 Uitgangspunten 3.2.1 Algemene uitkering In de Kadernota -2016 worden de gegevens opgenomen die op 1 april bekend en verwerkt zijn in PAUW (Product Algemene Uitkering op het Web). Vooralsnog ziet het er naar uit dat dit op basis van de Decembercirculaire 2011 zal zijn. In de Decembercirculaire 2011 is aangegeven dat nadere informatie over de Algemene uitkering volgt in de Meicirculaire. Voor de Programmabegroting 2013 geldt hiervoor de meest recente circulaire. De middelen die de gemeente binnen de Algemene uitkering ontvangt in het kader van een decentralisatie- en/of integratie-uitkering reserveren voor die specifieke taken of beleidsterreinen. Wanneer na een jaar er nog geen voorstel tot een bestedingsdoel is dan vervalt de reservering en vallen deze gelden vrij in de algemene middelen. 3.2.2 Formatie De raming van de personeelslasten is gebaseerd op de formatie en het salaris- en lastenniveau per 1 april ; de anciënniteit wordt gesteld op het maximum van de eindschaal per 1-1-. 3.2.3 Actualisatie jaarschijven grondexploitatie Om de inzichtelijkheid op het Programma RO te behouden wordt in de Eindejaarsrapportage geen budgettair neutrale begrotingswijziging van de actualisatie van de jaarschijven van de grondexploitatie meer verwerkt. Een uitzondering hierop geldt voor winst- en verliesnemingen, die zowel in de Kadernota als in de Eindejaarsrapportage kunnen worden meegenomen. 3.2.4 Investeringen met een maatschappelijk nut Investeringen met een maatschappelijk nut worden in één keer afgeschreven door een onttrekking van de gelijknamige reserve. Voor de inzichtelijkheid wordt de aanpassing van ramingen alleen verwerkt in de Kadernota en niet in de Eindejaarsrapportage. 3.3 Interne begrotingsrichtlijnen 3.3.1 Rentepercentages vermogen Voor de begroting 2013 geldt voor de berekening van de kapitaallasten van investeringen een rentepercentage van 5%. 3.3.2 Prijspeil 2013 In december 2011 heeft het Centraal Planbureau het inflatiecijfer voor 2011 berekend op 2% en de loonvoet sector overheid op 3%. Uitgaande van de gewogen gemiddelde van de stijging van de lonen voor 80% en 20% voor de prijzen betekent dit een stijging van de subsidies met 2,8%. Vooralsnog gaan wij voor 2013 uit van deze nominale verhogingen. Mocht de financiële situatie daarvoor aanleiding geven dan zal het College gemotiveerd aangepaste voorstellen doen. De ramingen voor de jaren 2014, 2015 en 2016 worden op basis van constante prijzen gedaan. 8
3.3.3 Belastingen/heffingen en tarieven/huren Voor de berekening van de hoogte van de tarieven voor afvalstoffenheffing, rioolheffing en bouwleges is het uitgangspunt volledige kostendekkendheid. Op basis van de besluitvorming met betrekking tot de Programmabegroting is voor de hondenbelasting een stijging van het tarief bepaald op 12,5%. De aanpassing van het OZB-tarief voor woningen en voor niet-woningen wordt op basis van de volgende drie factoren berekend: 1. Compensatie met de te verwachten waardedaling om de OZB-opbrengst op hetzelfde niveau van te houden; 2. Verhoging met het inflatiepercentage voor 2013 (2%); 3. Een jaarlijkse verhoging met 5% tot en met 2014 om het tarief gelijkwaardig met de regiogemeenten te trekken, zoals in de Bezuinigings- en belastingsvoorstellen 2011 is afgesproken. Met betrekking tot de lijkbezorgingsrechten heeft de Raad in december 2011 een motie aangenomen waarin het College verzocht wordt: Een onderzoek in te stellen naar de mogelijkheden om de lijkbezorgingrechten in een periode van 4 jaren te verhogen naar een dekkingspercentage van 80%; Een onderzoek in te stellen naar de mogelijkheden om te komen tot differentiatie van de lijkbezorgingrechten per begraafplaats in Langedijk; De Raad in kennis te stellen van de uitkomsten van deze onderzoeken vóór de behandeling van de Kadernota -2016. Voor de tarieven van overige belastingen en heffingen geldt op dit moment als uitgangspunt het inflatiepercentage zoals hierboven genoemd; voor 2013 wordt uitgegaan van 2%. Voor de verhoging van de huren van de gemeentelijke woningen, gebouwen en accommodaties volgen wij het door het Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer vastgestelde percentage, dat het inflatiecijfer volgt. Voor 2013 wordt daarom uitgegaan van 2%. 3.3.4 Investeringsplan 2013-2016 De basis voor het nieuwe investeringsplan 2013 2016 is het vastgestelde investeringsplan bij de Programmabegroting. In het Investeringsplan 2013 2016 zijn alle investeringen opgenomen. Dus ook de investeringen waarvoor (door middel van een reserve) al dekking aanwezig is. Zo vindt ook op dit punt een integrale afweging van de in te zetten capaciteit plaats. Het plan dient voor elk planjaar en voor elk investeringsvoornemen aan de actualiteit te worden aangepast. Aandachtspunten: Het investeringsbeleid nog nadrukkelijker in de afweging betrekken. In het voorjaar van wordt hiertoe een nota Investeringen opgesteld; Stuwmeren van nog uit te voeren investeringen voorkomen door uit te gaan van een realistische planning met een duidelijke fasering in voorbereiding en uitvoering. 3.3.5 Structurele effecten Eindejaarsrapportage 2011 Bij de aanlevering van gegevens voor de Eindejaarsrapportage 2011 die tot een aanpassing van de begrotingscijfers van moeten leiden, kan ook sprake zijn van structurele effecten. De besluitvorming over deze rapportage wordt verwerkt in de Kadernota -2016 en aldus in de conceptbegroting voor 2013. 3.3.6 Structurele effecten Jaarstukken 2011. Op grond van de realisatie van 2011 kunnen zich ontwikkelingen voordoen die ook effect hebben op de begrotingscijfers van en verder. Daarbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan een actueel 9
bestand van de gereedgekomen investeringen, waardoor de te ramen kapitaallasten afwijken van waar werd uitgegaan bij de totstandkoming van de Programmabegroting. Maar ook een herijking van de bestaande budgetten kan plaatsvinden. 3.3.7 Overige besluitvorming In de loop van het begrotingsjaar kan het College of de Raad besluiten nemen, waarbij is bepaald dat de financiële consequenties worden meegenomen bij de Kadernota -2016. De politieke afweging hierover heeft dan al plaatsgevonden. Besluitvorming over voorstellen voor nieuw beleid in de Programmabegroting is in verband met het ontbreken van een integrale afweging niet toegestaan. Zwaarwegende argumenten kunnen echter reden zijn hiervan af te wijken. Deze moeten in het college-/raadsbesluit zijn aangegeven. 3.3.8 Nieuw beleid Als uit de takendiscussie naar voren komt dat beleid geïntensiveerd moet worden dan dient daar ook financiële dekking voor te zijn. Vooralsnog verwachten wij dat niet en zal de Kadernota naar verwachting weinig Nieuw beleid bevatten. 10