gemeente Eindhoven Dossiernummer Initiatiefvoorstel Vervolg raadsverkenningen. Voorstel voor nieuwe werkwijze. Inleiding Op 11 maart 2014 is met een initiatiefvoorstel het Overdrachtsdocument voor de nieuwe raad de meest innovatieve stad vraagt het meest innovatieve bestuur aangeboden. Dit overdrachtsdocument was het resultaat van de in 2013 gehouden raadsverkenningen. Na het vertrek van wethouder Fiers heeft de raad besloten raadsverkenningen te houden naar de wisselwerking tussen het bestuur en het ambtelijk apparaat, dus naar de cultuur binnen het Stadhuis en naar de vraag of de gemeente wel klaar is voor maatschappelijke ontwikkelingen die vragen om een veranderende rol van de overheid, een andere werkwijze en dus ook om een andere organisatiestructuur. Met het aannemen van het initiatiefvoorstel heeft de raad besloten om kennis te nemen van het overdrachtsdocument en de nieuwe raad aan te bevelen uitvoering te geven aan de experimenten die in het overdrachtsdocument worden genoemd. Na de verkiezingen is de raadswerkgroep raadsverkenning/nieuwe werkwijze (hierna: de raadswerkgroep) hiermee aan de slag gegaan. In onderhavig initiatiefvoorstel wordt een aantal concrete voorstellen gedaan om mee te gaan experimenteren op basis van de aanbevelingen uit het overdrachtsdocument. Doelstelling Experimenten starten om recht te doen aan nieuwe maatschappelijke ontwikkelingen die vragen om een andere manier van werken én een andere manier van samenwerken van raad en college. Voorstel 1. Onderstaande prioritaire thema s te benoemen waarbij de raad vroegtijdig betrokken wil worden: a. Internationaal programma b. Herijking visie bedrijventerreinen c. Roadmap mobiliteit d. Woonvisie e. Visie op sport
f. Privacy g. Transformatie sociaal domein/wijeindhoven h. Transformatie ruimtelijk domein i. Invoering participatiewet 2. Te starten met een andere wijze van inspreken. 3. Te starten met een andere wijze van verantwoorden bij een nader te bepalen pilot. 4. Te starten met een inloopspreekuur waarbij ambtenaren technische vragen beantwoorden of presentaties geven en waarbij wethouders raads- en commissieleden kunnen bijpraten. 5. De raadswerkgroep communicatie te vragen te bekijken op welke wijze er uitvoering kan worden gegeven aan de wens te komen tot een andere wijze van meningsvorming (debatten in de stad, politiek café, etc.). 6. Ruimte te geven aan deze nieuwe manier van werken door het vergadersysteem te wijzigen in een driewekelijkse cyclus bestaande uit Voorbereiding (A), Commissies (B), Raad (C). 7. De raadswerkgroep opdracht te geven om voor de 1 e raadsvergadering na het zomerreces 2014 wijzigingen in de verordeningen ter besluitvorming voor te leggen. 8. De raadswerkgroep opdracht te geven de experimenten te monitoren, te evalueren en waar nodig bij te sturen. 9. De raadswerkgroep opdracht te geven om 1 e kwartaal 2015 samen met het college een conferentie/raadsverkenning te organiseren om te komen tot een andere rolafbakening. Argumenten 1. Uitvoering geven aan de aanbeveling: andere wijze van behandelen van raadsonderwerpen Uit de raadsverkenningen is gebleken dat de raad behoefte heeft aan het bij belangrijke majeure dossiers vooraan in het proces te komen en in een vroeg stadium betrokken te worden. Op basis van het coalitieakkoord is geïnventariseerd welke onderwerpen/thema s zich hier vooral voor lenen. Bij deze dossiers wil de raad aan de voorkant actief meedenken, probleemverkenningen houden, scenario s onderzoeken, en ook met partners en betrokkenen in de stad of deskundigen spreken. De wijze van betrokkenheid van inwoners en partners bij deze processen vormt een belangrijk aandachtspunt voor de raad. De lijst van prioritaire thema s is niet limitatief, er is geen volgorde in belangrijkheid en starten ook niet allemaal direct. Op een aantal thema s lopen al initiatieven: woonvisie, transformatie sociaal domein, transformatie ruimtelijk domein. Op de andere thema s wordt, afhankelijk van wanneer het aan de orde is, bepaald op welke wijze de betrokkenheid van de raad concreet vorm krijgt. Er kunnen ook tussentijds thema s worden toegevoegd of worden geschrapt. 2
Voorbeeld ter illustratie Een voorbeeld waar op dit moment al de nieuwe manier van werken gehanteerd wordt is de woonvisie. Hierbij wordt de raad in een vroegtijdig stadium betrokken, namelijk in het stadium dat de ambtenaren bezig zijn het net op te halen in de stad. Er worden thematafels georganiseerd waarbij diverse partijen/organisaties worden uitgenodigd. Raadsleden kunnen bij deze thematafels aansluiten. Niet om mee te discussiëren, maar vooral om te horen en ervaren wat er leeft in de stad, wat zijn de kansen en uitdagingen van partijen in het veld, etc. Na deze thematafels vindt een prioriteringssessie plaats waar de raad ook bij aanwezig kan zijn. Op basis daarvan wordt een manifest opgesteld dat voor opiniërend beraad door de wethouder wordt voorgelegd aan de raadscommissie. Op dat moment vindt de politieke meningsvorming plaats. Op basis daarvan kan de wethouder verder. Uiteindelijk moet het totale proces leiden tot een nieuwe woonvisie. Ook is er de wens om op majeure onderwerpen meer debat in de raad mogelijk te maken en meer te differentiëren in wijze van bespreking. Het gaat dan om die majeure dossiers die belangrijk/ingrijpend zijn voor de stad en waar de wens is om in een raadsvergadering bij stil te kunnen staan zonder dat dit noodzakelijkerwijs gebeurt aan de hand van moties en amendementen. Aan de categorie-indeling zonder moties en amendementen, met moties en amendementen, zou een extra categorie toegevoegd moeten worden, discussieonderwerp, met of zonder moties en amendementen. Het betreft hier uitzonderingsgevallen die vanwege de aard en zwaarte van het onderwerp door het presidium in deze categorie geplaatst worden. 2. Uitvoering geven aan de aanbeveling: andere wijze van inspreken De huidige werkwijze wordt als te statisch ervaren. Echte discussie met insprekers vindt niet plaats. De raadswerkgroep raadsverkenning/nieuwe werkwijze (hierna: de raadswerkgroep) stelt dan ook voor om te starten met het experimenteren met inspreken op locatie. Bijvoorbeeld bij bestemmingsplannen waar veel insprekers zijn, in de buurt/wijk die het betreft zodat ook de situatie ter plekke in ogenschouw kan worden genomen. Ook wil de raadswerkgroep het inspreken echt als voorbereiding laten dienen voor bespreking in een commissie door het los te trekken van de vergadering en door bijvoorbeeld een inspreekavond te organiseren waarbij ook meer ruimte is voor discussie. Hierdoor kan informatie ook nog in fractieoverleg worden ingebracht en kan het bij de standpuntbepaling een rol spelen. 3. Uitvoering geven aan de aanbeveling: andere wijze van verantwoording Tijdens de raadsverkenningen waarbij onderling gediscussieerd is over een andere manier van werken en communiceren met elkaar is door de ambtelijke organisatie het voorbeeld van de halfjaarlijkse rapportages rondom Spoorzone (o.a. Strijp S) meermalen aangehaald, onder meer bij de plenaire slotbijeenkomst. De raadswerkgroep wil niet starten met de Spoorzone, maar vindt het idee om te komen 3
tot een andere wijze van verantwoorden wel het proberen waard. Daarom wordt voorgesteld te starten met een andere wijze van verantwoorden bij een nader te bepalen pilotproject en in de evaluatie nadrukkelijk mee te nemen of deze wijze van verantwoorden voldoet en daarmee op meer gebiedsontwikkelingen kan worden toegepast. Belangrijk punt is of de raad op adequate manier van informatie is voorzien om de controlerende taak uit te oefenen. Het pilotproject zal in afstemming met de ambtelijke organisatie en het presidium worden bepaald. Voorbeeld ter illustratie Nu wordt er halfjaarlijks bij turap en jaarrekening een uitgebreide rapportage opgesteld wat een behoorlijke tijdsinspanning vraagt van de organisatie en waarvan het de vraag is of hij echt gelezen wordt en/of de goede informatiewaarde geeft. Mede in het licht van een nieuwe visie op de planning en controlvisie (minder papier, meer gesprek) heeft het de voorkeur om eveneens halfjaarlijks een informatiebijeenkomst te houden waarbij de raad wordt geïnformeerd over de voortgang, risico s en resultaten. Dat geeft meer de mogelijkheid om naast een presentatie ook toegesneden informatie te geven, op meerdere abstractieniveaus en op vragen die leven bij de raad. Dit leidt tot betere informatie en vermijden van overbodig papier. Om de raad te helpen bij de voorbereiding kan het bijvoorbeeld dienstbaar zijn om vooraf korte, algemene informatie te geven in de vorm van grafische en cijferreeksen, als basismateriaal. Geen uitgebreide teksten, maar gestandaardiseerde basisinformatie over budgetten, planningen, etc. in de vorm van een A4-tje. Een dergelijke werkwijze is voor meer onderwerpen mogelijk. Te denken is aan andere gebiedsontwikkelingen zoals Meerhoven, Grondbedrijf, Eindhoven NW, HOV, en uiteindelijk ook de Spoorzone, maar ook andere inhoudelijke onderwerpen met actualiteit op andere domeinen. Ook daarbij is het goed te kijken hoe dat goed voor te bereiden is, door zowel ambtelijke organisatie en portefeuillehouder als raad. 4. Uitvoering geven aan de aanbeveling: andere wijze van vragenstellen. In het overdrachtsdocument is de behoefte neergelegd om het vraag-en-antwoord spel dynamischer te maken, dus korter en sneller. Ambtenaren gaven bij de verkenningen aan raadsleden bij te willen praten over projecten/thema s en vragen mondeling te beantwoorden. De raadswerkgroep stelt voor om te starten met een inloopspreekuur waarbij in verschillende ruimtes ambtenaren technische vragen beantwoorden of presentaties geven en wethouders raadsleden kunnen bijpraten (bijvoorbeeld wethouder Scholten heeft aangegeven dit voor WIJeindhoven te willen starten). 4
Voorbeeld ter illustratie Het inloopspreekuur kan op verschillende manieren gevuld worden: 1. Presidium bekijkt vooraf o.b.v. aangeleverde dossiers voor commissie/raad of er behoefte zal zijn aan inloopspreekuur. Dat wordt dan op voorhand ingepland. 2. Fracties kunnen o.b.v. aangeleverde dossiers voor commissie/raad vragen om inloopspreekuur te organiseren. 3. Fracties kunnen vragen geïnformeerd/bijgepraat te worden over een bepaald project of programma. Daar hoeft dus GEEN dossier onder te liggen. 4. Ambtenaren/wethouders kunnen vragen raadsleden te informeren/bij te praten over een bepaald project of programma. Daar hoeft dus GEEN dossier onder te liggen. 5. Uitvoering geven aan de aanbeveling: andere wijze van informatie vergaren en andere wijze van meningsvorming Dit zijn vooral aanbevelingen die de verhouding met de stad raken en waarbij het initiatief ook vooral in de stad zou moeten liggen. Als raad zou je hier wel een faciliterende rol in kunnen spelen. In het verleden zijn door de raadswerkgroep communicatie goede ervaringen opgedaan met bijvoorbeeld het slotdebat bij de verkiezingen of met het politiek café. De raadswerkgroep stelt dan ook voor de raadswerkgroep communicatie deze thema s op te laten pakken om te komen tot mogelijke voorstellen om uitvoering te geven aan deze aanbevelingen. 6. Ander vergadersysteem als sluitstuk om veranderingen mogelijk te maken Het vergadersysteem is het sluitstuk van in gang te zetten veranderingen. Er moet ruimte gecreëerd worden om dingen anders te doen. Dit betekent dat de raadswerkgroep voorstelt om te starten met een driewekelijkse vergadercyclus. De vaste vergaderdag blijft dinsdag (m.u.v. presidium eens in de 3 weken). 5
Week A Voorbereiding 17.00 uur 18.00 uur Inloopspreekuur waarbij in verschillende ruimtes ambtenaren technische vragen beantwoorden en wethouders raadsleden kunnen bijpraten 17.00 uur 22.30 uur Werkbezoeken, hoorzittingen, inspraak, presentaties, raadswerkgroepen etc. Meerdere bijeenkomsten kunnen parallel lopen Week B Commissies 17.00 uur 19.30 uur Commissie 1 Commissie 2 Presidium 20.15 uur 22.45 uur Commissies 3 Commissies 4 DONDERDAG 17.00 uur 18.00 uur Terugkoppeling commissies; vaststellen conceptagenda raad; Vaststellen voorbereiding en conceptagenda s commissies volgende ronde Week C Reserveruimte 17.00 uur 18.00 uur Tijd voor nader in te plannen activiteiten. Presidium 18.00 uur 18.30 uur Voorbereiding raad die avond Raad 19.00 uur 23.00 uur 7. Aanpassen verordeningen De nieuwe werkwijze leidt tot een aantal noodzakelijke aanpassingen in het Reglement van orde van de raad en de Verordening op de Raadscommissies. De raadswerkgroep zal deze wijzigingen voorbereiden zodat hierover in de 1 e raadsvergadering na het reces besluiten kunnen worden genomen. 8. Monitoren, bijsturen en evalueren belangrijk bij het experimenteren. Het is belangrijk om de experimenten te monitoren, waar nodig bij te sturen en te evalueren. Evaluatiepunten zijn: 1. Is er meer contact met de stad? 2. Is de raad meer vooraan in het proces gekomen? 3. Voldoet de nieuwe wijze van verantwoorden in het pilotproject (zijn we op een adequate manier van informatie voorzien) en kan het daarmee over meerdere gebiedsontwikkelingen worden toegepast? 4. Hoe is de deelname bij activiteiten? Wordt het gebruikt als voorbereiding of als vrij(blijvend)e ruimte? 5. Is het organisatorisch te regelen? Is er voldoende tijd voor voorbereiding, maar met name ook voor commissies? 6
De raad zal regelmatig door de raadswerkgroep geïnformeerd worden over de voortgang. Waar nodig zal de raadswerkgroep voorstellen doen om direct bij te sturen. 9. Experimenteren met andere vormen van vragenstellen, verantwoorden, inspreken, betekent uitvoering geven aan een andere rolafbakening, maar dat is niet zomaar te organiseren. Een andere wijze van met elkaar omgaan, leidt ook tot andere invulling van rollen en andere afbakening van verantwoordelijkheden. Het gaat dan over mandaat, eigenaarschap en de vertrouwenskwestie. Voor het in gang zetten van de veranderingen zoals voorgesteld in dit initiatiefvoorstel geldt ook dat zaken fout kunnen gaan. In het overdrachtsdocument is beschreven dat onderlinge communicatie meer nodig is vanuit een lerende houding dan vanuit een directe afrekencultuur: "de standaard zou hierbij moeten zijn: tolereren dat dingen misgaan, maar niet tolereren dat je er niets van leert. Hierbij is aangegeven dat de bestuurlijke vertrouwenskwestie minder snel aan de orde zou moeten zijn. Er moet nog verder doorgedacht worden op dit onderwerp waarbij ook het college richting ambtelijk apparaat een belangrijke rol heeft. Voorgesteld wordt om in het 1 e kwartaal 2015 samen met het college een conferentie/raadsverkenning te organiseren om hier verder met elkaar over te spreken. Kanttekeningen Blijft er voldoende tijd voor de raadscommissies? De vergadertijd voor raadscommissies wordt minder. Dit zou theoretisch niet tot problemen moeten leiden, omdat de winst te halen is met meer en betere voorbereiding. De raadswerkgroep gaat er dan ook vanuit dat de vergadertijd van de commissies minder wordt. Bovendien wordt er in de raad meer ruimte gegeven aan debat. Dat betekent dat een onderwerp in de commissie niet helemaal uitbehandeld hoeft te zijn. Het kan zijn dat alle (technische) informatie voor handen is, maar dat politieke punten in de raad nog aan de orde komen, waar dat voorheen in een extra commissievergadering zou plaatsvinden. Belangrijk is vast te stellen dat er voldoende informatie voorhanden is om tot een afgewogen oordeel te komen. Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. De raadswerkgroep raadsverkenning/nieuwe werkwijze. Tom van den Nieuwenhuijzen Thomas Reijnaerts Hans Rozendaal Mieke Verhees Wilco Vromans 7
Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het Overdrachtsdocument voor de nieuwe raad de meest innovatieve stad vraagt het meest innovatieve bestuur (februari 2014); gezien het voorstel van de raadswerkgroep raadsverkenningen/nieuwe werkwijze d.d. 1 juli 2014; besluit: 1. Onderstaande prioritaire thema s te benoemen waarbij de raad vroegtijdig betrokken wil worden: a. Internationaal programma b. Herijking visie bedrijventerreinen c. Roadmap mobiliteit d. Woonvisie e. Visie op sport f. Privacy g. Transformatie sociaal domein/wijeindhoven h. Transformatie ruimtelijk domein i. Invoering participatiewet 2. Te starten met een andere wijze van inspreken. 3. Te starten met een andere wijze van verantwoorden bij een nader te bepalen pilotproject. 4. Te starten met een inloopspreekuur waarbij ambtenaren technische vragen beantwoorden of presentaties geven en waarbij wethouders raads- en commissieleden kunnen bijpraten. 5. De raadswerkgroep communicatie te vragen te bekijken op welke wijze er uitvoering kan worden gegeven aan de wens te komen tot een andere wijze van meningsvorming (debatten in de stad, politiek café, etc.). 6. Ruimte te geven aan deze nieuwe manier van werken door het vergadersysteem te wijzigen in een driewekelijkse cyclus bestaande uit Voorbereiding (A), Commissies (B), Raad (C). 7. De raadswerkgroep opdracht te geven om voor de 1 e raadsvergadering na het zomerreces 2014 wijzigingen in de verordeningen ter besluitvorming voor te leggen. 8. De raadswerkgroep opdracht te geven de experimenten te monitoren, te evalueren en waar nodig bij te sturen. 9. De raadswerkgroep opdracht te geven om 1 e kwartaal 2015 samen met het college een conferentie/raadsverkenning te organiseren om te komen tot een andere rolafbakening. 8
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 8 juli 2014. R. van Gijzel, voorzitter. J. Verheugt, griffier. 9
BIJLAGE Concrete planning najaar 2014 op basis van overgang naar driewekelijkse cyclus Datum Oud Oud aanlevering griffie Nieuw Nieuw aanlevering griffie 26-aug Commissies C 2-jul Commissies C 2-jul 2-sep Raad D Raad D 9-sep Commissies A 20-aug Voorbereiding A 20-aug 16-sep Raad B Commissies B 23-sep Commissies C Raad C 30-sep Raad D Voorbereiding A 10-sept 7-okt Commissies A 17-sept Commissies B 14-okt Raad B Raad C 20-okt Reces Reces 28-okt Commissies begroting Commissies begroting 4-nov Raad begroting Raad begroting 11-nov Commissies C Voorbereiding A 22-okt 18-nov Raad D Commissies B 25-nov Commissies A 5-nov Raad C 2-dec Raad B Voorbereiding A 12-nov 9-dec Commissies C Commissies B 16-dec Raad D Raad C Totaal uren vrije ruimte Totaal uren commissie (excl. begroting) Totaal uren raad (excl. begroting) Aantal aanlevermomenten (excl. begroting) 17,5 (=7*2,5) 20 (=4*5) (plus 4 uur reserveruimte) 70 (= 7*2*5) 50 (=5*2*5) 17,5 (=7 *2,5) 18,5 (= 1*2,5 + 4*4) 4 5 1