Plannen in ONS Groepszorg*

Plannen in ONS Groepszorg*

Inhoudsopgave 1. NAVIGEREN NAAR ONS GROEPSZORG... 3 2. ONS GROEPSZORG... 4 3. EEN CLIËNT INPLANNEN OP EEN GROEP... 6 3A. EEN GROEP SELECTEREN... 8 3B. UURSOORTEN TOEWIJZEN... 9 3C. DE START- EN EINDDATUM INVULLEN... 11 3D. DE WEKELIJKSE PLANNING BEPALEN... 12 4. HET VERWIJDEREN VAN DE PLANNING... 15 5. HET WIJZIGEN VAN DE PLANNING... 16 6. AFWEZIGHEID VAN DE CLIËNT... 18 7. INPLANNEN LOGEREN... 19 8. WAT TE DOEN BIJ VRAGEN... 22 2

1. Navigeren naar Ons Groepszorg Om in te loggen in de productie omgeving van Ons ga je naar de volgende website: "Siza.mijnio.nl". Hier kan je vervolgens inloggen met je gebruikersnaam en je wachtwoord. Let op: Vul geen "www." in bij het opzoeken van de website. Vanuit het Medewerkerportaal kan de hub geopend worden. Vervolgens worden de beschikbare omgevingen van Ons getoond. Hier kan er gekozen worden voor Groepszorg. Let op: De beschikbare omgevingen kunnen per gebruiker verschillend zijn. Dit is afhankelijk van de rechten van je persoonlijke account. 3

2. Ons Groepszorg In Groepszorg kom je uit op het bovenstaande scherm. Onder het tabblad planning zie je onder andere de groepen die bekend zijn in Groepszorg. Hier is het zo dat je als medewerker alleen de groepen ziet waaraan jij als medewerker bent toegevoegd. Je hebt de mogelijkheid om deze groepen te openen, waardoor je de planning per groep kunt inzien. Om een cliënt in te plannen in Groepszorg is het van belang om eerst op zoek te gaan naar de cliënt. Hiervoor gebruik je de optie "Cliënt zoeken". In het tekstvak "Cliënt zoeken" type je de achternaam van de cliënt in en selecteer je de cliënt. 4

De persoonlijke pagina van de cliënt in Groepszorg opent zich nu. Op deze pagina zie je de volgende zaken: 1. De naam van de cliënt is hier zichtbaar. Verder heb je hier de mogelijkheid om door te klikken naar het zorgplan of naar de rapportages van de cliënt. Let op: In fase 1 zijn deze opties nog niet beschikbaar. 2. Een taakbalk met verschillende opties is zichtbaar: - Wekelijkse planning: Alle afspraken in de geselecteerde week van de betreffende cliënt in Groepszorg. Let op: Je komt in het overzicht altijd uit bij de huidige week. - Groepsoverzicht: Een overzicht van alle groepen waarin de cliënt ingepland is - Zorgarrangement: Een inzicht in het zorgarrangement van de cliënt. Hieraan staat het zorgarrangement zoals het in Ons Administratie is ingevoerd, met nadruk op de uursoorten die in Groepszorg gebruikt dienen te worden. - Afwezige periodes: Hier heb je de mogelijkheid om een afwezige periode van een cliënt aan te geven. Voor de geselecteerde periode wordt de cliënt uit de planning gehaald. - Registraties: Wanneer er registraties gedaan zijn bij de cliënt, verzamelen deze zich onder deze tab. 3. Via deze knop heb je de mogelijkheid om een cliënt in te plannen op een van de bestaande groepen. 5

3. Een cliënt inplannen op een groep Zoals eerder besproken heb je op de persoonlijke pagina van de cliënt in Groepszorg de mogelijkheid om een cliënt in te plannen op een groep. Door op de knop "Cliënt inplannen" te klikken, kom je in het scherm waarin je de cliënt daadwerkelijk op een groep kan inplannen. 6

Je kan nu beginnen met het inplannen van de cliënt. In dit scherm heb je de volgende opties: 1. De keuze of een cliënt periodiek (herhaaldelijk) of eenmalig (voor een dag) ingepland wordt. 2. Hier dien je de groep te kiezen waarop de cliënt ingepland dient te worden. 3. De juiste uursoorten moeten gekozen worden, zodat de zorg juist geregistreerd wordt. 4. De planning dient voorzien te worden van een startdatum, dus vanaf wanneer de planning ingaat. Optioneel kan er ook een einddatum ingevuld worden. 5. De planning dient per dag gespecificeerd te worden. Je geeft dus aan op welke dag(delen) de cliënt komt op de groep. De keuzes hierboven zullen nu stap voor stap doorgenomen worden, met uitzondering van keuze 1. In deze instructie wordt uitgegaan van een periodieke planning. 7

3a. Een groep selecteren De eerste stap bestaat uit het koppelen van de juiste groep. In de zoekbalk dien je op zoek te gaan naar de juiste groep. Er wordt hier geen keuzebalk getoond als je niets ingeeft. In dit voorbeeld wil ik de cliënt inplannen op de groep "De Heuvel atelier". Ik ga op zoek naar die groep en selecteer de groep "De Heuvel Atelier". 8

3b. Uursoorten toewijzen De groep is nu succesvol toegewezen aan de cliënt. Je ziet dat er start- en eindtijden al ingevuld zijn als suggestie. Dit zijn de tijden die horen bij de groep. Indien gewenst kan dit nog aangepast worden. Eerst dienen de juiste uursoorten gekozen te worden bij de cliënt. 9

Door op de balk onder "Uursoorten en toeslagen" te klikken, opent zich een zoekbalk met daarin alle uursoorten die in Groepszorg te gebruiken zijn. De eerste uursoorten, onder de kop "Zorgarrangement", zijn de uursoorten die ingevuld zijn in het zorgarrangement in Ons Administratie. Deze uursoorten dienen ten aller tijden overgenomen te worden in de planning binnen Groepszorg. In het bovenstaande voorbeeld zijn de uursoorten overgenomen zoals gesuggereerd door het zorgarrangement. Hierbij is het belangrijk om te vernoemen dat het vervoersuursoort toegevoegd wordt bij "Uursoorten en Toeslagen", en niet bij "Vervoer (optioneel)". 10

3c. De start- en einddatum invullen Om de start- en einddatum in te geven klik je op de velden onder "startdatum" en "einddatum". Hier opent zich vervolgens een kalender waarmee je de datums kunt bepalen. Let op: De startdatum van de planning in Groepszorg kan in het verleden starten. 11

3d. De wekelijkse planning bepalen Na het aangeven van de juiste start- en einddatum kan je de wekelijkse planning gaan bepalen. Hierbij staat er al een suggestie van begin- en eindtijd ingegeven vanuit de instelling van de gekozen groep. Deze tijden zijn echter nog wel aan te passen indien een cliënt een afwijkende begin- en/of eindtijd heeft. Bij de wekelijkse planning kan je aanvinken op welke dagen de cliënt op de groep komt. Hierbij geef je aan of dit iedere week zo is, of dat het om de 2, 3 of 4 weken zo is. Tenslotte controleer je de begin- en eindtijd, of pas je deze aan. 12

Wanneer alle velden ingevuld zijn, kan je de planning opslaan. De planning is nu succesvol aangemaakt. Je ziet dat er 2 dagen zijn ingepland, van 09:30 tot 16:00, op de groep De Heuvel Atelier. Er is daarnaast een ochtend 13

ingepland op dezelfde groep. Tevens zie je een auto icoon voor de planning staan. Dit betekent dat de cliënt ook vervoer afneemt, doordat er een vervoer uursoort is toegevoegd. Verder is het nog mogelijk de planning van de cliënt te wijzigen of te verwijderen. Let op: Dit is alleen mogelijk op dagen die in de toekomst liggen. De planning kan niet met terugwerkende kracht veranderd worden, dit doe je namelijk in de registratie van de zorg. 14

4. Het verwijderen van de planning De planning kan per dag verwijderd worden door op de juiste dag het rode vuilnisbakje te selecteren. Let op: Het verwijderen van de planning kan niet in het verleden, alleen toekomstige afspraken kunnen verwijderd worden. Het systeem vraagt je vervolgens of dat je alleen de dag wil verwijderen die je hebt geselecteerd (in dit geval donderdag 16-11-2017), of dat je alle donderdagen uit de planning wilt halen binnen de desbetreffende groep. Nadat je deze keuze hebt gemaakt, is de planning verwijderd. 15

5. Het wijzigen van de planning De planning is per dag te wijzigen door te klikken op het pen icoontje. In dit voorbeeld wil ik de tijd aanpassen op de donderdag. 16

Het systeem vraagt/toont de volgende zaken: 1. Gaat het om een eenmalige wijziging, of om een periodieke wijziging. Met andere woorden: Wil je alleen donderdag 02-11-2017 veranderen, of ook alle daaropvolgende donderdagen? 2. Het is mogelijk om de groep te wijzigen. 3. Het is mogelijk om de start- en einddatum van de planning op de donderdagochtenden te wijzigen. 4. Het is mogelijk om de dag, frequentie van herhalen, starttijd en eindtijd te wijzigen. 5. Het is mogelijk om de uursoorten te wijzigen. 6. Na het aanbrengen van de wijziging, klik je op bijwerken. 17

6. Afwezigheid van de cliënt In Groepszorg is het mogelijk om afwezigheden per cliënt op te geven. Je kunt aangeven van welke startdatum tot en met welke einddatum de afwezigheid geldt. De afwezigheid zorgt ervoor dat de cliënt uit de planning wordt gehaald op een bepaalde groep, of op alle groepen waarop de cliënt ingepland staat. 18

7. Inplannen logeren Het inplannen van logeren in Groepszorg werkt grotendeels hetzelfde als het inplannen van dagdelen, maar er zijn bepaalde spelregels, namelijk: In Groepszorg zoek je de cliënt op, en vervolgens ga je naar cliënt inplannen: 19

In het planscherm volg je dezelfde als bij het inplannen van dagdelen zoals eerder benoemd. 1. Je selecteert de groep waarop je de cliënt wilt inplannen 2. Je selecteert het juiste uursoort. Hierbij kies je het uursoort wat als suggestie vanuit het zorgarrangement getoond wordt. 3. Je voert de startdatum van de planning in, en optioneel ook de einddatum. 4. Vervolgens geef je de dagen aan waarop de cliënt komt. Bij de planning dien je goed uit te kijken hoeveel dagen er ingepland worden. Dit zal hieronder verder toegelicht worden: 20

In het bovenstaande voorbeeld wordt een cliënt ingepland op de Groep Logeren K&J. De cliënt komt van vrijdag tot zondag, en hiervoor mogen twee etmalen gerekend worden. In Groepszorg dien je het dan op de bovenstaande manier in te plannen. Indien je de zondag ook nog in de planning zet, dan worden er drie etmalen geregistreerd. 21

8. Wat te doen bij vragen Bij vragen: Afhankelijk van de soort vraag kan je terecht bij applicatiebeheer of bij productieadministratie. Voor vragen over de werking van het systeem, mail of bel applicatiebeheer: Mail: fb-ons@siza.nl Telefoonnummer: 088-3779116 Voor inhoudelijke vragen over de cliënt, mail of bel productieadministratie: Mail: Productieadministratie@siza.nl Telefoonnummer: 088-3779088 22