Functie Graadnaam: coördinator Functienaam: coördinator beleids- en bestuursadministratie Functiefamilie: leidinggevend coördinatoren Functionele loopbaan: A1a-A3a Afdeling: ondersteuning Dienst: beleids-en bestuursadministratie Subdienst: Code: Doel van de dienst De cluster ondersteuning staat in voor de optimale ondersteuning van de diverse afdelingen en diensten van de organisatie en van de algemeen directeur. De diverse ondersteunende diensten begeleiden de organisatie bij hun kwaliteitsbeleid, personeelsbeleid, ICT-beleid, archiefbeleid en bij de administratieve procedures (secretariaat). De cluster biedt eveneens ondersteuning aan de organisatie op vlak van preventie en noodplanning. De dienst beleid- en bestuursadministratie staat in voor de coördinatie en opvolging van het strategisch beleidsplan, het kwaliteitsbeleid, de organisatieontwikkeling, het stimuleren van veranderingsmanagement en de ondersteuning bij de decretale taken van de algemeen directeur (vb. interne controlesysteem). Daarnaast staat deze dienst ook in voor het begeleiden van clusteroverschrijdende projecten en het voorbereiden van de beleidsvorming. De dienst neemt zich eveneens de rol van secretariaat op en focust daardoor ook op de ondersteuning van de hele interne organisatie op vlak van de administratieve voorbereiding en verwerking van de bestuursorganen. Ook de coördinatie van het archief en informatiebeheer wordt binnen deze dienst voorzien. Plaats in de organisatie Geeft leiding aan: alle medewerkers van de dienst Werkt onder leiding van en rapporteert aan: algemeen directeur (ondersteuning, algemeen directeur) CC Consult 22 november 2018 pagina 1 / 11
Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam CC Consult 22 november 2018 pagina 2 / 11
Kernresultaten Beleidsvoorbereiding en beleidsevaluatie Beleidsdoelstellingen opmaken en bijsturen op basis van de prioriteiten van het bestuur en in overleg met het managementteam. Doel: een kader en richting voor de organisatie bepalen jaarlijks een voorstel van beleidsnota opmaken en toezien op een goede integratie van de budgettaire aspecten ondersteuning bieden bij opmaak van het meerjarenplan beleidsvoorstellen en -adviezen voorbereiden voor de beleidsorganen voorstellen vernieuwingstrajecten opmaken van een voorstel van strategische nota evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing ervan voorstellen of adviezen formuleren om het beleid te verbeteren en te professionaliseren Strategische beleidsvoering (BBC) Instaan voor een correcte uitvoering van de beheers- en beleidscyclus ter ondersteuning van de algemeen directeur. Doel: zorgen voor een correcte beleidsvoorbereiding, - uitvoering en -evaluatie binnen de budgettair voorziene ruimte beleidsvoorstellen voorbereiden voor de beleidsnota's beleidsdoelstellingen toetsen aan de missie en visie van de organisatie de algemeen directeur ondersteunen bij de opmaak van een voorstel van strategische nota van het meerjarenplan en de beleidsnota van het budget waken over de efficiënte en effectieve vertaling van de strategische visie in beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties toezien op een outputgerichte vertaling van het financiële luik in het geheel van het meerjarenplan jaarlijks een voorstel van beleidsnota opmaken evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing ervan CC Consult 22 november 2018 pagina 3 / 11
Coördinatie en leiding van de dienst Instaan voor de planning, organisatie, aansturing en opvolging van de dienst en concrete opdrachten en doelstellingen voor de directe medewerkers bepalen. Doel: continuïteit en kwalitatieve werking van de dienst garanderen coördineren van de dagelijkse activiteiten van de dienst eindverantwoordelijke voor een vlotte werking van de dienst bestuursadministratie (o.a. faciliteren en organiseren van de werking van de bestuursorganen, eindverantwoordelijkheid m.b.t. notulen en ontwerpbeslissingen, postverwerking, archiefbeheer) waken over de uitvoering van de opdrachten optimaal inzetten van medewerkers opvolgen van de diverse projecten en administratieve procedures instaan voor de continuïteit van de dienst uitwerken van procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden binnen de dienst toepassen van en waken over het correcte en efficiënte gebruik van de interne project- en procesmethodieken waken over de kwaliteit van de interne werking en de dienstverlening coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten organisatie van de voorbereiding van de dossiers van de dienst die aan de bestuursorganen moeten worden voorgelegd zorgen voor een projectmatige en gestructureerde aanpak van het werk indicatoren van de eigen dienstverlening bepalen nemen van ambtelijke eindverantwoordelijkheid van alle beslissingen binnen de dienst Coaching en begeleiding Medewerkers van de dienst opvolgen, coachen en helpen in hun ontwikkeling binnen de functie. Doel: zorgen voor gemotiveerde en competente medewerkers opvolgen van de regels en afspraken van de organisatie en de dienst (bv. verlofaanvragen) personeelsgesprekken voeren (bv. functionering, evaluatie ) zorgen voor een goede verstandhouding binnen het team bewaken van een goede werksfeer CC Consult 22 november 2018 pagina 4 / 11
medewerkers informeren on-the-job coachen van medewerkers stimuleren en begeleiden van medewerkers m.b.t. hun ontwikkeling en ontplooiing openstaan voor vragen van medewerkers Management organisatie Actief deelnemen aan het managementteam voor de punten die betrekking hebben op het kwaliteitsbeleid. Doel: zorgen voor een goede, gecoördineerde organisatie op vlak van kwaliteitsbeleid mee bewaken van de eenheid in werking, kwaliteit van de organisatie en de werking van de diensten o.v.v. kwaliteitsbeleid aanbrengen van problemen en gezamenlijk uitwerken van oplossingen m.b.t. kwaliteitsbeleid suggesties formuleren en projecten initiëren en opvolgen m.b.t. de optimalisatie van de werking van de diensten o.v.v. kwaliteit Intern controlesysteem (ICS) Uitwerken en opvolgen van een intern controlesysteem. Doel: beheersbaar maken van de organisatie opmaak van een algemeen kader interne controle (maatregelen en procedures die bepalen hoe de interne controle wordt georganiseerd) rapporteren en communiceren van de wijze waarop de interne controle wordt georganiseerd aan het managementteam, de medewerkers en het bestuur opvolgen en indien nodig bijsturen van het intern controlesysteem organiseren van een periodieke zelfevaluatie jaarlijks rapporteren aan de raad over de stand van zaken m.b.t. interne controle Kwaliteitsbeleid Ontwikkelen, invoeren en opvolgen van een beleidsvisie op kwaliteit binnen de organisatie. Doel: verhogen van de efficiëntie, de kwaliteit en de transparantie in de organisatie bepalen van de visie op kwaliteit bepalen van de projecten waaraan men wil werken i.k.v. kwaliteitsbeleid bewaken van de kwaliteitszorg CC Consult 22 november 2018 pagina 5 / 11
opleiden en ondersteunen van de medewerkers bepalen van kwaliteitsindicatoren opbouw van een kwaliteitshandboek meten van klantentevredenheid Procesmanagement Het beheersen van organisatieprocessen. Doel: verbeteren van de organisatieprocessen inventariseren van de kernprocessen en risicovolle processen van de organisatie actueel houden van de uitgetekende processen opdracht m.b.t. her-/uittekenen van processen inschatten, uitwerken en organiseren documenteren en her-/uittekenen van processen Projectmatig werken Specifieke, duidelijk afgebakende en dienst overschrijdende (verbeter)projecten op een gestructureerde wijze aanpakken. Doel: vooropgestelde doelen structureel behalen opstarten en ondersteunen van projectgroepen (met verschillende kennis en disciplines) vooropgestelde timings bewaken opvolging en eventueel bijsturing van projecten de principes en werkwijzen van projectmanagement toepassen, evalueren en bijsturen leren uit de verschillende projecten en de conclusies ter beschikking stellen van de organisatie en toepassen in volgende projecten het resultaat en de kost van de projecten op een aanvaardbaar niveau houden Klachtenmanagement Instaan voor een correct beheer en correcte opvolging van klachten. Doel: zorgen dat er een systeem is om de klachten correct te behandelen om de werking van de organisatie structureel te kunnen verbeteren opmaak en onderhoud van een procedure voor behandeling van klachten CC Consult 22 november 2018 pagina 6 / 11
formuleren van voorstellen en aanbevelingen om de dienstverlening van de organisatie te verbeteren, op basis van de resultaten van het klachtenonderzoek Ondersteunen beleidsorganen Inhoudelijk en administratief ondersteunen van de werking van de beleidsorganen. Doel: steunen en bevorderen van een kwalitatieve interne werking bijwonen van vergaderingen verslaggeving van de bijeenkomsten Archiefbeheer Instaan voor de normen, plannen, procedures en activiteiten gericht op het archiefbeheer en de organisatie van het archief. Doel: een geordend archief uitwerken Externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden zorgen voor de toepassing van de wet betreffende openbaarheid van bestuur ontvangen van binnenkomende vragen, opmerkingen en klachten Administratie Uitvoeren van administratieve handelingen. Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de dienst opstellen van ontwerpbeslissingen voor bestuursorganen overheidsopdrachten (technische ondersteuning bieden bij opmaak bestek) notulen instaan voor correct beheer van het archief van de eigen dienst Interne ondersteuning Collega's ondersteunen bij de uitvoering van de taken. Doel: meewerken aan een vlotte interne werking CC Consult 22 november 2018 pagina 7 / 11
taken van collega s van de eigen dienst overnemen bij afwezigheid of tijdelijke werktoename Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de collega's van andere diensten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren overleg en terugkoppeling met algemeen directeur meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de dienst zorgen voor de informatiestroom naar de dienst communicatie (intranet, info voor de website, folders en brochures, pers ) informeren van de medewerkers van de eigen dienst over het strategisch beleid en de veranderingsprocessen toepassen en uitvoeren van het vooropgestelde communicatieplan en de huisstijl afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen informeren van de leden van het managementteam over de projecten en werkzaamheden van de dienst signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse diensten en medewerkers verstrekken van nuttige informatie omtrent doelgroepen aan verantwoordelijken van andere diensten die dit kunnen aanbelangen actief deelnemen aan intern overleg bevorderen van communicatie in de hele organisatie teamoverleg coördineren en voorzitten Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de dienst. Doel: de dienst voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen dienst briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te houden CC Consult 22 november 2018 pagina 8 / 11
wetgeving en regelgeving kunnen toepassen organiseren van bijscholing, vorming voor het op peil houden van het benodigde kennisniveau vakgerichte informatie raadplegen Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de medewerker ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. CC Consult 22 november 2018 pagina 9 / 11
grondig voldoende elementair gradatie 3 gradatie 2 gradatie 1 Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische competenties Gradatie Cluster PC-Vaardigheden Competentie Algemene PC-vaardigheden PIM (Personal Information Manager) (Outlook) Presentaties (PowerPoint) Rekenbladen (Excel) Software eigen aan de functie Tekstverwerking (Word) Werking en werkmiddelen Mondelinge communicatie Procedures en procesbeheer Projectmatig werken Schriftelijke communicatie Werking van de organisatie Wetgeving en regelgeving Kennis van de wetgeving m.b.t. de functie Gedragscompetenties Gradatie Cluster Competentie CC Consult 22 november 2018 pagina 10 / 11
Beheersmatige vaardigheden Informatieverwerkend gedrag Plannen en organiseren Organisatiebewustzijn (+) Interactief gedrag Teamwerk en samenwerken (*) Overtuigingskracht (+) Leiderschap Coaching Persoonsgebonden gedrag Flexibiliteit (*) Kwaliteit en nauwgezetheid (+) Probleemoplossend gedrag Klantgerichtheid (*) Besluitvaardigheid Waardegebonden gedrag Diversiteit (*) Integriteit (*) (*) generieke competentie (+) functiespecifieke competentie CC Consult 22 november 2018 pagina 11 / 11