Taxis Pitane Business Suite VERWERKING NOTEERRITTEN Censys BV Eindhoven
Inhoudsopgave Inleiding... 3 Karakter van een noteerrit... 4 Basis reizigers... 5 Soorten noteerritten... 6 Type noteerrit... 6 Standaard noteerrit... 6 Koprit van een noteerroute... 7 Onderdeel van een noteerroute... 8 Lege koproute voor koppeling aan basis reizigers... 9 Methode activeren van een noteerrit... 10 Altijd, afhankelijk van de dag instellingen... 10 Even weken, afhankelijk van de dag instellingen... 10 Oneven weken, afhankelijk van de dag instellingen... 10 Om de dag, afhankelijk van de dag instellingen... 10 Tijdstippen van de opdracht... 11 Activeren van de noteerrit in de planning... 11 Basisreizigers aan een lege koproute toevoegen... 12 Verwijderen van een noteerrit... 13 Onderbreken van een reiziger in een noteerrit... 14 Verwerkingsgegevens van een noteerrit / ritaanvraag... 15 CENSYS BV Taxis Pitane Business Suite NOTEERRITTEN 2
Inleiding In dit document beschrijven wij de verschillende mogelijkheden om noteerritten aan te maken in de Taxis Pitane Business Suite. Een noteerrit is een ritopdracht of een route met een herhalend karakter en kan men gebruiken voor debiteuren die met regelmaat dezelfde ritopdracht uitvoeren. Een noteerrit bestaat uit een enkele ritopdracht of route. Dit wil zeggen dan men een noteerrit aanmaakt voor zowel de heenrit als de terugrit. Noteerritten zijn herkenbaar in de centrale agenda door een paars blokje wat in de ritregels is opgenomen. Wanneer noteerritten zijn geactiveerd kunnen alle aangemaakte ritopdrachten afzonderlijk worden gewijzigd in de centrale agenda. Let op: Wanneer u een noteerrit uitschakelt worden alle eerder aangemaakte ritopdrachten verwijderd in de centrale agenda. Wanneer u dit niet wenst klik dan in de centrale agenda op de betreffende ritopdracht met de rechtse muisknop en kies ontkoppelen noteerrit. Vanaf dat ogenblik blijft uw ritopdracht in de centrale agenda staan, ook wanneer u de noteerritten uitschakelt. Tip Wanneer u een bestaande ritopdracht wenst om te zetten naar een noteerrit kies dan in het rittensscherm de rechtse muisknop op de betreffende rit en selecteer omzetten naar een noteerrit. De ritopdracht verdwijnt uit het rittenscherm en verschijnt automatisch in planning optie noteerritten. CENSYS BV Taxis Pitane Business Suite NOTEERRITTEN 3
Karakter van een noteerrit Een noteerrit kan elke willekeurige vervoersvorm aannemen maar wordt meestal gebruikt voor het aanmaken van zorgritten. Een noteerrit maakt men aan op dezelfde manier als een gewone ritopdracht en moet gekoppeld worden aan een debiteur. Het is niet raadzaam noteerritten aan te maken voor de standaard debiteur van de ritaanvraag aangezien met deze niet individueel kan onderbreken of uitschakelen. Doet u dit wel dan loopt u het risico dat bij het invoeren van een onderbreking alle noteerritten van de standaard debiteur worden uitgeschakeld. Enkele tips: - Kies altijd een debiteur in de ritaanvraag - Voer alle gegevens zorgvuldig is zoals adressen, tarief en vervoersvorm - De datum en tijd is onbelangrijk tijdens de ritaanvraag - Noteerritten zijn terug te vinden in de planning optie noteerritten - Koppel nooit noteerritten aan externe eigenaars zoals Achmea - Voer eventueel de standaard wagen en chauffeur in op het tabblad planning - Zorg dat de afstandsberekening zorgvuldig is uitgevoerd - Controleer het tarief en betreffende ritbedrag Aandacht Wanneer u een noteerrit aanmaakt voor een Achmea klant en u maakt gebruik van de Taxis Pitane koppeling voor Achmea koppel dan de noteerrit NOOIT aan Achmea tijdens het opslaan van uw ritaanvraag. Na het activeren van uw noteerrit worden de ritten in de centrale planning aangemaakt die kunnen gekoppeld worden aan uw Achmea account via de optie communicatie / Achmea. CENSYS BV Taxis Pitane Business Suite NOTEERRITTEN 4
Basis reizigers Debiteuren die gekoppeld kunnen worden aan noteerritten van het type lege koproute noemen we basis reizigers. Tijdens het koppelen van de reizigers die men achteraf in de centrale agenda kan toevoegen aan de route worden volgende beperkingen in acht genomen: - De betalende instantie reiziger moet dezelfde zijn als de debiteur van de lege koproute - De betreffende reiziger moet beschikken over de vervoersvorm van de lege koproute - De reiziger moet actief staan in de stamgegevens Deze manier van werken is ontzettend handig voor routes waarvan men weet dat ze wel worden gereden maar men vooraf nog niet weet welke reizigers gaan deelnemen aan het vervoer. In de centrale agenda kan men op de betreffende route achteraf de reizigers selecteren die in de noteerritten werden gekoppeld aan de betreffende noteerrit. Werkwijze: Maak een lege koproute aan voor de betalende instantie en selecteer het juiste tarief voor de betreffende route (opbrengst van de route). Wanneer men achteraf basis reizigers koppelt aan deze route zal uw software automatisch het tarief overnemen van de betreffende reiziger in combinatie met de juiste vervoersvorm. CENSYS BV Taxis Pitane Business Suite NOTEERRITTEN 5
Soorten noteerritten Taxis Pitane kent verschillende soorten noteerritten die ingesteld kunnen worden onder de knop tijdstippen van uw noteerrittenscherm. Vooraleer u de tijden kunt instellen moet u eerst de ritaanvraag invoeren (zie aanmaken ritaanvraag). Type noteerrit Er bestaan verschillende soorten noteerritten die allemaal een eigen karakter hebben en wellicht afhankelijk van de situatie uitkomst bieden voor uw vervoersopdracht. - Standaard noteerrit - Koprit van een noteerroute - Onderdeel van een noteerroute - Lege koproute voor koppeling aan basis reizigers Standaard noteerrit Een standaard noteerrit heeft als eigenschap dat deze is gekoppeld aan een reiziger. De reiziger (debiteur) kan zijn beurt weer gekoppeld worden aan een betalende instantie indien van toepassing (zie stamgegevens debiteuren). De ritopdracht wordt aangemaakt als een standaard ritaanvraag en voorzien van alle noodzakelijke informatie zoals de vervoersvorm, de tariefcode en de afstand en reistijd. Wanneer de noteerrit meestal door een vaste wagen of chauffeur moet worden uitgevoerd kunt u dit best vooraf instelling op het tabblad planning. Indien u gebruik maakt van de automatische centralist kunt u eveneens alle instellingen vooraf koppelen tijdens de ritaanvraag. Tijd en datum van een noteerrit Het invoeren van de datum en tijd tijdens de ritaanvraag is niet belangrijk. Meestal staat de datum en tijd op het moment van aanmaken van de noteerrit. Wanneer de noteerrit is opgeslagen is het mogelijk om de tijdsblokken aan te maken. In dit venster kunt u per dag instellen wanneer de ophaaltijd van de klant is en welke dagen van de week de rit moet uitgevoerd worden. CENSYS BV Taxis Pitane Business Suite NOTEERRITTEN 6
Koprit van een noteerroute Een noteerroute biedt de mogelijkheid om standaard routes op te bouwen in het rittenscherm zonder gebruik te moeten maken van de module groepsvervoer. De noteerroute is een ritaanvraag waarin meestal het traject van een route is opgenomen (voorbeeld vanaf de stalling van de wagen naar de school). Een noteerroute is de basis voor een ander soort noteerritten die wij onderdelen van een noteerroute noemen. Een noteerroute heeft als eigenschap dat deze meestal is gekoppeld aan een betalende instantie indien van toepassing (zie stamgegevens debiteuren) of aan het bedrijf die als betalende instantie zal optreden. De ritopdracht wordt aangemaakt als een standaard ritaanvraag en voorzien van alle noodzakelijke informatie zoals de vervoersvorm, de tariefcode en de afstand en reistijd. Wanneer de noteerroute meestal door een vaste wagen of chauffeur moet worden uitgevoerd kunt u dit best vooraf instelling op het tabblad planning. Indien u gebruik maakt van de automatische centralist kunt u eveneens alle instellingen vooraf koppelen tijdens de ritaanvraag. Tijd en datum van een noteerroute Het invoeren van de datum en tijd tijdens de ritaanvraag is niet belangrijk. Meestal staat de datum en tijd op het moment van aanmaken van de noteerrit. Wanneer de noteerrit is opgeslagen is het mogelijk om de tijdsblokken aan te maken. In dit venster kunt u per dag instellen wanneer de ophaaltijd van de klant is en welke dagen van de week de rit moet uitgevoerd worden. Tip: Plaats in het veld opmerking van de ritaanvraag van een noteerroute een herkenbare naamgeving zodat u deze later op een makkelijke manier kunt koppelen aan de onderdelen (zie verder) CENSYS BV Taxis Pitane Business Suite NOTEERRITTEN 7
Onderdeel van een noteerroute Een onderdeel van een noteerroute is eigenlijk een noteerrit die nooit afzonderlijk zal worden geactiveerd in de centrale planning maar een onderdeel is van een noteerroute. Deze ritten zijn duidelijk herkenbaar aan een dubbele pijl in het noteerrittenscherm. De koppeling aan een noteerroute gebeurd in het venster tijdsblokken. Uw software herkent automatisch de juiste ritten en zal u toestaan de koppeling te maken uit een keuzelijst van beschikbare noteerroutes. Tip Maak vooraf de noteerroutes aan voor u de onderdelen van een noteerroute aanmaakt. Een onderdeel noteerroute biedt de mogelijkheid om standaard ritten op te bouwen die gekoppeld aan zijn een noteerroute. Ze verschijnen in het rittenscherm zonder gebruik te moeten maken van de module groepsvervoer als samengestelde routes. De onderdeel noteerroute is een ritaanvraag waarin het traject is opgenomen van de reiziger (voorbeeld vanaf het huisadres van de reiziger naar de school). Een onderdeel noteerroute is de basis voor een ander soort noteerritten die wij noteerroute noemen. Een onderdeel noteerroute heeft als eigenschap dat deze meestal rechtstreeks is gekoppeld aan de reiziger (zie stamgegevens debiteuren). De ritopdracht wordt aangemaakt als een standaard ritaanvraag en voorzien van alle noodzakelijke informatie zoals de vervoersvorm, de tariefcode en de afstand en reistijd. Tijd en datum van een onderdeel noteerroute Het invoeren van de datum en tijd tijdens de ritaanvraag is niet belangrijk. Meestal staat de datum en tijd op het moment van aanmaken van de noteerrit. Wanneer de noteerrit is opgeslagen is het mogelijk om de tijdsblokken aan te maken. In dit venster kunt u per dag instellen wanneer de ophaaltijd van de klant is en welke dagen van de week de rit moet uitgevoerd worden. Wanneer u gebruik maakt van de Taxis Pitane Business Suite kunt u in het rittenscherm uw routes normeren. De software bepaalt de meest efficiënte manier van klanten binnen de route ophalen en de tijdstippen wanneer uw klant zijn taxi of bus kan verwachten. CENSYS BV Taxis Pitane Business Suite NOTEERRITTEN 8
Lege koproute voor koppeling aan basis reizigers Deze noteerrit in de Taxis Pitane Business Suite is een zeer handige manier om per dag te bepalen wie deelneemt aan het vervoer. Wanneer u niet vooraf weet wie meereist maar wel weet dat u ongeacht het aantal deelnemers de route moet rijden maakt u gebruik van dit onderdeel in combinatie met basisreizigers. Het is zelfs mogelijk om uw klant of opdrachtgever zelf aan te laten geven via het online Taxis Pitane klantenportaal wie meereist. Een lege koproute biedt de mogelijkheid om standaard route (nog niet voorzien van reizigers) op te bouwen in het rittenscherm zonder gebruik te moeten maken van de module groepsvervoer. De lege koproute is een ritaanvraag waarin meestal het traject van een route is opgenomen (voorbeeld vanaf de stalling van de wagen naar de dagactiviteit). Een lege koproute heeft als eigenschap dat deze meestal is gekoppeld aan een betalende instantie indien van toepassing (zie stamgegevens debiteuren) of aan het bedrijf die als betalende instantie zal optreden. De ritopdracht wordt aangemaakt als een standaard ritaanvraag en voorzien van alle noodzakelijke informatie zoals de vervoersvorm, de tariefcode en de afstand en reistijd. Wanneer de lege koproute meestal door een vaste wagen of chauffeur moet worden uitgevoerd kunt u dit best vooraf instelling op het tabblad planning. Indien u gebruik maakt van de automatische centralist kunt u eveneens alle instellingen vooraf koppelen tijdens de ritaanvraag. Tijd en datum van een lege koproute Het invoeren van de datum en tijd tijdens de ritaanvraag is niet belangrijk. Meestal staat de datum en tijd op het moment van aanmaken van de noteerrit. Wanneer de noteerrit is opgeslagen is het mogelijk om de tijdsblokken aan te maken. In dit venster kunt u per dag instellen wanneer de ophaaltijd van de klant is en welke dagen van de week de rit moet uitgevoerd worden. (zie hoofdstuk basisreizigers aan een lege koproute toevoegen) CENSYS BV Taxis Pitane Business Suite NOTEERRITTEN 9
Methode activeren van een noteerrit Een noteerrit heeft een methode van verwerking tijdens het activeren van de ritopdracht. Afhankelijk van de vraag van uw klant kunt u kiezen uit volgende methodes. - Altijd, afhankelijk van de dag instellingen - Even weken, afhankelijk van de dag instellingen - Oneven weken, afhankelijk van de dag instellingen - Om de dag, afhankelijk van de dag instellingen Altijd, afhankelijk van de dag instellingen De noteerrit wordt aangemaakt op alle dagen van de week zoals ingesteld in de tijdsblokken zonder verdere voorwaarden. Vergeet niet dat heen- en terug rit twee verschillende noteerritten zijn. Even weken, afhankelijk van de dag instellingen De noteerrit wordt aangemaakt op de even weken van het jaar op de tijdstippen zoals ingesteld bij de tijdsblokken zonder verdere voorwaarden vanaf de startdatum in het tijdsblok. Vergeet niet dat heen- en terug rit twee verschillende noteerritten zijn. Oneven weken, afhankelijk van de dag instellingen De noteerrit wordt aangemaakt op de oneven weken van het jaar op de tijdstippen zoals ingesteld bij de tijdsblokken zonder verdere voorwaarden vanaf de startdatum in het tijdsblok. Vergeet niet dat heen- en terug rit twee verschillende noteerritten zijn. Om de dag, afhankelijk van de dag instellingen De noteerrit wordt aangemaakt vanaf de startdatum om de dag (een dag wel / een dag niet) zonder verdere voorwaarden vanaf de startdatum in het tijdsblok. Vaak wordt deze methode gebruikt bij bestraling van patiënten. Vergeet niet dat heen- en terug rit twee verschillende noteerritten zijn. Tip Maak de heenrit aan voor een noteerrit in het centraal rittenscherm. Selecteer de betreffende noteerrit en kies onder aan het rittenscherm de optie retour. Er bevinden zich nu twee normale ritopdrachten in het rittenscherm met zowel de heenrit als de terugrit. Selecteer de ritopdracht, rechtse muisknop en kies omzetten naar noteerrit. Herhaal dezelfde actie van de andere ritopdracht en pas daarna de tijdsblokken aan. CENSYS BV Taxis Pitane Business Suite NOTEERRITTEN 10
Tijdstippen van de opdracht De tijdstippen van uw noteerrit kunt u invoeren via de optie tijdstippen in het venster onderhoud noteerritten. De tijdstippen zijn per dag instelbaar en worden aangehouden na het activeren van de noteerrit tussen de startdatum en de einddatum. Activeren van de noteerrit in de planning Wanneer u de noteerrit wenst te activeren in de centrale planning plaats dan de noteerrit actief en kies voor opslaan gegevens. Alle ritopdrachten worden dan automatisch aangemaakt in de centrale agenda voor de geselecteerde periode. Wanneer u een actieve noteerrit wenst uit te schakelen kies dan voor de optie niet actief en opslaan gegevens. Alle actieve noteerritten worden verwijderd in de centrale planning. CENSYS BV Taxis Pitane Business Suite NOTEERRITTEN 11
Basisreizigers aan een lege koproute toevoegen Noteerritten laten u toe om lege koproutes (zie hoofdstuk lege koproute voor koppeling basisreizigers) aan te maken in de centrale agenda waarvan u op de dag zelf in de centrale agenda pas bepaalt wie meereist. Wanneer de noteerrit is geactiveerd treft u in het centraal rittenscherm een route aan, herkenbaar aan het icoon met meerder personen. Klik twee maal op de route in het centraal rittenscherm zodat u de inhoud van de route kunt bekijken. Via de knop basisreizigers kunt u op een gemakkelijke manier kiezen welke reizigers die dag deelnemen aan het vervoer. Er zijn enkele voorwaarden: Reizigers moeten vooraf gekoppeld zijn als basisreiziger aan de noteerrit Reizigers moeten beschikken over dezelfde vervoersvorm als de noteerrit Reiziger moet actief staan in de stamgegevens debiteuren De tariefcode van de reiziger wordt standaard overgenomen van de tariefcode van de vervoersvorm van de betreffende reiziger, ongeacht de tariefcode gekoppeld aan de koprit lege noteerroute. Tip: Er kunnen meerdere basisreizigers worden geselecteerd tijdens de samenstelling van de route in het centraal rittenscherm. Na samenstelling van de route adviseren wij altijd de route te normeren en vooraf de in- en uitstap posities door de software te laten berekenen. Op deze manier beschikt u altijd over de optimaal beladen kilometers en minimale reistijd. Opgelet: Wanneer u in de centrale agenda een lege koproute aanvult met basisreizigers en daarna de noteerrit op niet actief zet worden alle bestaande routes uit het centraal rittenscherm verwijderd. CENSYS BV Taxis Pitane Business Suite NOTEERRITTEN 12
Verwijderen van een noteerrit Noteerritten kunt u via de optie tijdsblokken op niet actief plaatsen. Bij het opslaan van de noteerrit worden alle bestaande niet toegewezen routes en ritten verwijderd uit het centraal rittenscherm. Controleer altijd de startdatum van een noteerrit om te voorkomen dat opdrachten in het centraal ritten scherm worden geplaatst die in het verleden. Technisch is het mogelijk om noteerritten in het verleden te produceren. Tijdens het niet actief plaatsen van een noteerrit ziet u rechts op het scherm een overzicht van alle routes waar de noteer werd opgenomen. Wanneer een noteerrit werd toegewezen aan een wagen of de klant is ingestapt op een geactiveerde noteerrit is het niet mogelijk om de noteerrit op jiet actief te plaatsen. Probeer het dan opnieuw op een later tijdstip wanneer geen actieve toegewezen of onafgewerkte ritten aanwezig zijn. CENSYS BV Taxis Pitane Business Suite NOTEERRITTEN 13
Onderbreken van een reiziger in een noteerrit Reizigers kunnen worden onderbroken in het systeem (voorbeeld bij ziekte of tijdelijke afwezigheid van de klant). Via de onderbrekingen optie bestaat de mogelijk om de onderbreking op twee manier uit te voeren. Tip 1. Onderbreking met tijdelijke opmerking op de ritopdracht 2. Verwijderen van de bestaande eerder geproduceerde ritopdrachten Her activeer nooit noteerritten die onderbroken staan, alle onderbrekingen worden overschreven door nieuwe ritopdrachten. Doet u dit toch moet u de onderbreking opnieuw activeren nadat u de noteerrit heeft geactiveerd. CENSYS BV Taxis Pitane Business Suite NOTEERRITTEN 14
Verwerkingsgegevens van een noteerrit / ritaanvraag STARTDATUM EINDDATUM NAAM KLANT DEBITEUR NUMMER BSN NUMMER GEBOORTEDATUM NOTEER/RIT NUMMER REIZIGER EXTERN NUMMER ZORGNUMMER OPHAALADRES HUISNUMMER TOEVOEGING POSTCODE STAD LAND BESTEMMINGSADRES HUISNUMMER TOEVOEGING POSTCODE STAD LAND TELEFOONNUMMER UZOVI NUMMER/ZORGVERZEKERAAR MACHTIGINGSNUMMER MOBIEL NUMMER Tijden: Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Vrijdag Zaterdag Zondag Heenrit Terugrit Opmerking Soort vervoer o Particulier vervoer o Zorgvervoer o Schoolvervoer o Groepsvervoer o Luchthavenvervoer o Woon / werk o Overig Afgesproken tarief: CENSYS BV Taxis Pitane Business Suite NOTEERRITTEN 15