Gebruikershandleiding Taxis Pitane Business Suite (GROEPSVERVOER)

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding Taxis Pitane Business Suite (GROEPSVERVOER)

2 Inhoud Wat is Taxis Pitane Groepsvervoer?... 4 Structuur van routes maken... 5 Stappenplan om routes te maken... 6 Navigeren in groepsvervoer... 7 Routes... 7 Voorkeuren... 8 Facturatie... 8 Dagen van een route... 9 Ritten in een route Locaties Reizigers Opdrachtgevers Locaties Vakanties en onderbrekingen Rekenregels Reizigers koppelen aan een route Bulkverwerking Handmatig inplannen op een route Instellingen Dagen Adressen Details (segmenten) Reiziger handmatig toevoegen aan route Veel gemaakte fouten Afdrukken van een route Wat is optimaliseren van routes? Hoe kan men route optimaliseren? Voordelen van optimaliseren Optimaliseren van de reisweg

3 Beschikbaarheid van reisgegevens per route Materiaalritten

4 Wat is Taxis Pitane Groepsvervoer? Met behulp van deze extra module kunt u de Taxis Pitane Business Suite gebruiken om school- of groepsvervoer in te plannen voor de contractperiode van het vervoer. Groepsvervoer heeft binnen de software een eigen vervoersoort aangeduid met de letter S. Deze vervoersvorm mag enkel gebruikt worden voor geregeld vervoer wat via het groepsvervoer pakket automatisch in de planning wordt geplaatst. Alle ritopdrachten die vanuit het groepsvervoer in de planning komen zijn gekoppeld aan de route. Elke wijziging in de route zal automatisch leiden tot het aanpassen van alle ritopdrachten die betrekking hebben op de route. Routes uit het groepsvervoer gaan altijd naar een zelfde bestemming of vertrekken vanuit een zelfde locatie. Het bundelen van routes gebeurd in de centrale agenda (ritplanning). Waarschuwing: Wanneer in de software routes worden geactiveerd zal de software alle ritten aanmaken voor de periode van de contractperiode van de betreffende route. Let hier mee op dat u deze periode niet onnodig groot instelt om uw ritnummers te sparen. Sommige datacommunicatie vormen hebben helaas de beperking maximaal ritnummers te ondersteunen van 6 posities. 4

5 Structuur van routes maken Om efficiënt routes te maken moet aan een aantal voorwaarden worden voldaan. In de onderstaande tabel geven wij een overzicht van de hiërarchie van de software. Debiteur Betalende instanties Reizigers Leerlingen Locaties Scholen Bedrijven Instellingen Sociale werkplaatsen Planning Activeren Centraal rittenscherm Toewijzen / bestemmen Vrijmelden Wizjigen opdracht Facturatie Verzamelen Afdrukken Betalingen Boekhouding Opdrachtgevers Gemeenten Instanties Contracthouders Routes Parameters Reizigers Optimalisering Ritstaten Controle uitvoering Afstempelen Extra kosten 5

6 Stappenplan om routes te maken o Maak de debiteur of opdrachtgeven aan als betalende instantie o Maak de rekenregels aan voor de facturatie van het vervoer o Maak de opdrachtgever aan in het groepsvervoer o Maak de locaties voor de opdrachtgever aan o Voer eventueel de vaste sluitingsdagen of vakanties per locatie in o Maak de basisroutes aan (ochtend, middag en avondroutes) o Importeer de reizigers of voer deze handmatig in o Koppel aan elke reiziger de vervoersvorm schoolvervoer (S) en bijbehorende parameters o Maak een nieuwe route aan (bulk) of gebruik de functie inplannen (handmatig) o Selecteer routes en normaliseer de routes o Activeer de routes in de planning (inschakelen) 6

7 Navigeren in groepsvervoer Het groepsvervoerpakket beschikt over zijn eigen manier van ritten aanmaken en gebeurd niet vanuit de reguliere ritaanvraag, dit in tegenstelling met alle andere vervoersvormen. Via het tabblad groepsvervoer zijn een aantal onderwerpen opgenomen. Routes In deze optie treft men alle instellingen aan met betrekking tot de route zoals de reisrichting, de start- en einddatum van het contract en de standaard locatie van de route. Elke route wordt automatisch geoptimaliseerd. Wanneer het noodzakelijk is, bijvoorbeeld een reiziger moet altijd als laatste worden opgehaald, kan men een route van de automatische optimalisering afhalen. De segmenten worden dan wel uitgerekend maar geplaatst in de handmatige toewijzing van de ophaal- of uitstap positie. 7

8 Voorkeuren Elke route heeft zijn eigen voorkeuren zoals een vaste wagen of chauffeur. Het vertrek of einde van de route is instelbaar en kan een van de volgende mogelijkheden zijn. o o o Standaard adres bedrijf (de thuislocatie van de centrale) Vertrekplaats van de wagen (adres opgegeven in de stamgegevens van de wagen) Huisadres van de chauffeur (het huisadres van de chauffeur opgegeven in de stamgegevens personeel) Facturatie Stel hier de berekeningswijzen in van de route. Elke route is gekoppeld aan een rekenregel (zie verder) en een individueel tarief voor de reiziger indien van toepassing. Zowel de route of koprit (verzameling van de losse ritten) als de sub rit (losse rit) kan gefactureerd worden binnen de software. In de praktijk zal men zowel de koprit als de sub rit op rekening plaatsen. Plaatst men bijvoorbeeld de sub rit niet op rekening zal de reiziger een contant bedrag moeten afrekenen tijdens het vervoer. De daadwerkelijke facturatie heeft plaats na het afsluiten van de ritstaten zoals dat ook het geval is voor alle andere ritopdrachten in de Taxis Pitane Business Suite. 8

9 Dagen van een route Per route is instelbaar welke dagen van de week de route zal gereden worden. Belangrijk is uiteraard het tijdstip op locatie en de actieve dagen in te vullen. Met het tijdstip aanrijden moet men niets mee doen. Dit zal automatisch na optimaliseren van de route per dag worden berekend op basis van de aanwezige reizigers. Eventueel kan men na optimalisering de aanrijtijden aanpassen (spitstijden, omrijden, etc.). Tijdens het activeren van de route naar de planning toe worden dan de aangepaste tijden alsnog overgenomen. 9

10 Ritten in een route Na activeren van een route zijn alle ritten zichtbaar op verschillende plaatsen in de software. o o o o o Op het tabblad ritten bij de route In de centrale agenda Bij de debiteur op tabblad ritten Bij de betalende instantie op tabblad ritten In de verschillende standaard rapporten Voorbeeld: Alle routes in het centraal rittenscherm herkent men door de letter S, alle sub ritten zijn herkenbaar door de letter s. Locaties Het is binnen het groepsvervoer mogelijk met meerdere locaties te werken binnen een route. Wanneer men gebruik maakt van deze optie is optimaliseren niet meer mogelijk. Ons advies is route afzonderlijk te houden en later binnen de planning te bundelen. 10

11 Reizigers Elke route toont per dag overzichtelijk de reizigers die in de route werden opgenomen. Het tijdstip wat men na optimalisering te zien krijgt is de tijd dat de wagen zal voorrijden of de klant zal uitstappen. Afhankelijk van de reisrichting van het vervoer. Alle berekende tijden houden rekening met de in- of uitstaptijd die ingesteld werd in de constanten van de software onder de optie aantal minuten extra reistijd schoolvervoer (START / CONSTANTEN / RITAANVRAAG). Eerder / Later Per reiziger is het mogelijk om zelf de instap of uitstap positie te bepalen. Dit kan men doen door gebruik te maken van de knoppen EERDER en LATER. Let op: Wanneer men gebruik maakt van deze optie zal de software automatisch de route uit de normalisering halen. 11

12 Opdrachtgevers Elke route binnen de software heeft een opdrachtgever. Elke opdrachtgever is gekoppeld aan een betalende instantie. Wanneer de opdrachtgever en de betalende instantie dezelfde zijn moet deze zowel in de stamgegevens debiteuren als in de lijst van opdrachtgevers worden opgenomen. De opdrachtgever of toezichthouder is eveneens de organisatie die eventueel over de schouder kan meekijken naar de uitvoering van het vervoer (Taxis Pitane Business Portaal). De opdrachtgever heeft geen verdere invloed op de productie van de routes maar is de eigenaar van de route. 12

13 Locaties Informatie opgenomen in locaties is belangrijk en vormt de basis van de route (koprit). De adresgegevens bij de locatie zijn de gegevens die eveneens worden gebruikt tijdens het optimaliseren van de route. Per locatie kan men de reizigers bekijken die op een bepaalde locatie worden opgehaald of gebracht worden. 13

14 Vakanties en onderbrekingen Elke locatie kan men voorzien van vaste vakantiedagen of onderbrekingen. Tijdens het activeren van de route zal de software rekening houden met deze onderbrekingen en geen routes produceren op de betreffende dagen. Individuele onderbrekingen moet men invoeren bij de debiteur (reiziger) zelf. Ga hiervoor als volgt te werk: o o Kies STAMGEGEVENS / DEBITEUREN Selecteer de knop onderbrekingen 14

15 Er zijn 2 mogelijkheden om de onderbreking door te voeren: - Bijwerken: alle bestaande ritten worden voorzien van de opmerking die u invoert in het veld reden onderbreking - Verwijderen: alle bestaande ritten worden verwijderd uit te route (niet aan te bevelen gezien de optimalisering die eerder werd uitgevoerd) Het is aan te bevelen wanneer iemand langdurig ziek is de persoon te onderbreken in het groepsvervoerpakket zelf en een nieuwe optimalisering uit te voeren. Dit kan een gunstig resultaat opleveren in reistijden en kilometers. 15

16 Rekenregels Rekenregels vormen de basis voor de facturatie van de individuele ritten of koproutes. De rekenregels worden enkel gebruikt voor de facturatie van de route (koprit). Voor facturatie van de reizigers, indien van toepassing, worden de standaard bedrijfstarieven gebruikt. 16

17 Reizigers koppelen aan een route Er zijn 2 manieren om reizigers te koppelen aan een route: NIEUWE ROUTE (bulk verwerking) INPLANNEN (handmatig inplannen) Bulkverwerking Selecteer de optie GROEPSVERVOER / NIEUWE ROUTE In deze optie worden alle reizigers getoond die beschikken over de vervoersvorm schoolvervoer (S). Zoeken reiziger: Met deze functie kunt u zoeken naar een specifieke reiziger in de selectie. Alles selecteren: De complete selectie op geselecteerd plaatsen Selectie uitschakelen: De complete selectie op nee plaatsen in de selectie 17

18 Sub centrale: Selecteer de enkel de reizigers die aan de met betrekking tot de sub centrale. Reizigers koppelen aan een sub centrale kan via de stamgegevens debiteuren / tabblad vervoersvormen. Sub centrales aanmaken kan via de tabellen / overige tabellen / sub centrales. Filteren: Reizigers kunnen binnen de stamgegevens worden voorzien van een filter. Vaak gebruikt men deze optie om de bulk van reizigers al vooraf te filteren per school of locatie wat het verwerken van de gegevens stukken makkelijker maakt. Wanneer geen behoefte is aan een sub centrale geniet het filteren van de reizigers de voorkeur. Werkwijze om de bulkverwerking te starten: Selecteer de betreffende reizigers Selecteer de route Druk op de knop routes aanmaken voor selectie. Na het verwerken van de selectie heeft uw software de betreffende reizigers gekoppeld aan de route. Alle verdere aanpassingen moeten vanaf nu gebeuren via de optie INPLANNEN. Aandacht: Uw software controleert automatisch of een reiziger niet eerder in de betreffende route werd opgenomen. Een reiziger kan uiteraard in meerdere verschillende routes worden opgenomen. 18

19 Handmatig inplannen op een route Deze optie is noodzakelijk om de ritten, eventueel via de bulkoptie te controleren en te activeren. Immers kan een aantal reizigers sommige dagen van de week niet meereizen of vanuit een ander adres vertrekken. Al deze informatie kan men hier instellen maar de meeste gegevens worden tijdens het optimaliseren van de route automatisch aangemaakt. Instellingen Alle instellingen worden overgenomen van de route maar kunnen per reiziger worden aangepast. Volgende gegevens kan men instellen: Route (in welke route de persoon werd opgenomen) De tariefafspraak voor de reiziger (optioneel) De start- en einddatum van het vervoer voor deze reiziger (standaard contract periode) Actief / of niet actief deelnemer van de route Afwijking of ziekmelding Let op: Het instellen heeft geen invloed meer op de productie wanneer de route werd ingeschakeld. Aanpassingen worden pas overgenomen na het her activeren van de betreffende route. 19

20 Dagen De dagen van de week dat de reiziger meereist in de route. Standaard de dagen van de route maar aan te passen volgens eigen inzicht. Het tijdstip reiziger wordt automatisch ingevuld na optimaliseren van de route. 20

21 Adressen Een reiziger kan een of meerdere adressen hebben. In onze software is het mogelijk per route en per dag de adressen in te stellen voor de reiziger. Voorbeeld: Op woensdagmiddag moet de chauffeur het kind naar oma brengen in plaats van het huisadres. Adressen aanmaken moet gebeuren in de stamgegevens van de betreffende reiziger op het tabblad adressen. Let op de juiste schrijfwijze van de adressen aangezien het optimaliseringsproces enkel gebruik maakt van correct ingevoerde adressen. Probeer zoveel mogelijk de juiste postcode in te voeren bij alle adressen die u gebruikt in het groepsvervoerpakket. 21

22 Details (segmenten) Hier toont de software alle informatie met betrekking tot de uitgevoerde optimalisering (zie verder). Na het optimaliseren beschikken wij over de waarden. Elk segment bevat de waarden tot het volgende segment van een andere reiziger. De optelsom van alle segmenten geeft het totaalbeeld van de route. De informatie over de aan- en afrijdrit (materiaalrit) is terug te vinden op de route zelf. 22

23 Reiziger handmatig toevoegen aan route Stappenplan: Selecteer de reiziger of voeg een nieuwe reiziger toe via de knop + NIEUWE REIZIGER Selecteer de betreffende route of klik op de knop + NIEUWE ROUTE Pas eventueel de waarden aan en sla de gegevens op 23

24 Veel gemaakte fouten Mijn reiziger is niet zichtbaar in de route Selecteer GROEPSVERVOER / INPLANNEN Zoek de betreffende reiziger op Controleer de start- en einddatum Controleer of de reiziger op actief staat Mijn route wil niet optimaliseren Controleer de adressen van de route Controleer het startadres van de wagen of huisadres van de chauffeur Check eventueel de adressen via de postcode zoekfunctie (COMMUNCATIE / POSTCODE CHECK) Herstart het optimaliseren Ik zie de reiziger niet in de lijst staan Selecteer stamgegevens / debiteuren / vervoersvormen Controleer of de vervoersvorm schoolvervoer (S) aanwezig is en actief staat Herstart groepsvervoer inplannen functie 24

25 Afdrukken van een route De meest eenvoudige manier om een route af te drukken is via de optie GROEPSVERVOER / ROUTES / REIZIGERS o o Selecteer de dag van de week Klik op de knop afdrukken route per dag Het is ook mogelijk om alle routes van een betreffende reiziger af te drukken via de optie STAMGEGEVENS / DEBITEUREN / GROEPSVERVOER o o Klik rechtse muisknop Selecteer afdrukken groepsvervoer Via deze optie drukt u alle routes af voor de betreffende reizigers waarin hij werd opgenomen, inclusief de dagen en tijdstippen wanneer de wagen komt voorrijden of hij zal thuisgebracht worden. 25

26 Wat is optimaliseren van routes? Met deze extra functionaliteit staat de software toe groeps- of schoolvervoer zo optimaal mogelijk uit te voeren. Bij het optimaliseren van de routes zal de route her berekend worden op basis van de in- of uitstapadressen. Alle reizigers binnen een geoptimaliseerde route vertrekken vanuit of gaan naar een zelfde adres (school, ziekenhuis of bedrijf). Na het optimaliseren van een route beschikken we over de volgende informatie: - Kilometers van aan- of afrijden - Segment kilometers per route onderdeel - Segment reistijd per route onderdeel - Totaal aantal kilometers van de segmenten - Totale reistijd van de segmenten - Totaal aantal kilometers van de route - Opbrengst van alle segmenten - Opbrengst van de segmenten per kilometer - Opbrengst van de route per kilometer - Totale duur van de route - Totale opbrengst per uur van de route ` Alle gegevens na normaliseren van een route worden gepresenteerd in het normaliseringsrapport en zijn per route beschikbaar. 26

27 Hoe kan men route optimaliseren? Alle ritten die verzameld werden in een route (handmatig of via de optie visueel plannen) worden aangebonden aan de functionaliteit optimaliseren. De software controleert automatisch op de verschillende adressen en de juistheid van bestemmings- of ophaalpunten. Elke route kan worden geoptimaliseerd zonder de gegevens op te slaan in de database. Wanneer de gegevens wel worden opgeslagen zal men per rit in de route beschikken over volgende informatie: - Kilometers van aan- of afrijden (op de koprit van de route) - Segment kilometers per route onderdeel - Segment reistijd per route onderdeel - Totaal aantal kilometers van de segmenten (op de koprit van de route) - Totale reistijd van de segmenten (op de koprit van de route) Voordelen van optimaliseren U moet zelf niet meer bepalen hoe men de route moet rijden aangezien een optimaal model voor u uitgewerkt is. Ook het bepalen van de eerste rit in de route behoort tot verleden tijd. U kunt vooraf schoolvervoer routes normaliseren en de wijzigingen (meeropbrengst) meteen in een normalisatie rapport afdrukken. U beschikt over alle segment informatie wat de opbrengst inzichtelijk maakt. Optimaliseren van routes moet leiden tot minder onbezette kilometers 27

28 Optimaliseren van de reisweg De software berekend niet alleen de informatie maar zal eveneens de af te leggen weg opslaan per ritonderdeel in de centrale agenda. Wanneer men gebruikt maakt van datacommunicatie worden de gegevens eveneens aangeboden aan de datacommunicatie software zodat de chauffeur de route kan rijden zoals eerder werd berekend. Elk onderdeel (segment) beschikt na het normaliseren over zijn segment informatie. Zo is meteen zichtbaar hoelang elke reiziger aanwezig is in de route. Facturatie en kwaliteitsnormen kunnen worden afgestemd op deze informatie. Binnen kleinschalig personenvervoer is maximaal 8 personen in een route plaatsen gebruikelijk. De software kan 20 losse ritten (segmenten) normaliseren afhankelijk van uw licentie. 28

29 Beschikbaarheid van reisgegevens per route Naast een geoptimaliseerde route beschikt de chauffeur eveneens over meer informatie betreffende de af te leggen reisweg. Voorbeeld van de normalisering na berekening Vertrek vanaf Fellenoord 130, 5611 Eindhoven, Nederland Reis verder naar Veldmaarschalk Montgomerylaan 1, 5612 Eindhoven, Nederland Afstand 0.64 km. Reistijd 2 minuten Instapper op Veldmaarschalk Montgomerylaan 1, 5612 Eindhoven, Nederland Reis verder naar Locomotiefstraat 1, 5641 Tongelre, Nederland Afstand 3.24 km. Reistijd 7 minuten Instapper op Locomotiefstraat 1, 5641 Tongelre, Nederland Reis verder naar Versailleslaan 45, 5627 Eindhoven, Nederland Afstand km. Reistijd 16 minuten Instapper op Versailleslaan 45, 5627 Eindhoven, Nederland Reis verder naar Anthony Fokkerweg, Eindhoven, Nederland Afstand 3.96 km. Reistijd 8 minuten Materiaalritten In ons voorbeeld zien wij dat de eerste opdracht een rit is vanuit de garage of vertrekadres van de wagen naar het eerste ophaaladres. Deze rit noemen wij de materiaalrit. Wanneer sprake is van een route vanuit een school of bedrijf zal de laatste rit worden aangevuld met een materiaalrit. Vertrek vanaf Fellenoord 130, 5611 Eindhoven, Nederland Reis verder naar Veldmaarschalk Montgomerylaan 1, 5612 Eindhoven, Nederland Afstand 0.64 km. Reistijd 2 minuten 29