Releasenotes WebKasBankBoek. 2.5.2.0 Door: M. Verschuren Laatst bijgewerkt 20-11-2015 Vereiste WEBKBB 2.5.2.: Minimale CGA Versie 4.6. d.d. 21/09/2015
Inhoudsopgave Belangrijke / grote veranderingen:... 3 1. Begrotingsproces... 4 Inleiding... 4 Belangrijkste veranderingen:... 4 Begrotingsproces Jaarlijks:... 4 ApplicatieBeheer... 5 Achtergrondinformatie... 5 Begrotingen... 5 Onderhoud kostensoorten... 7 Onderhoud medewerker... 7 Interfacing... 8 Wijzigingen import Begroting en Historie (Handmatig & auto interface)... 8 Export Begrotingen (Handmatig en auto interface)... 8 Registratie... 9 2. Onderhoud... 10 Verdere optimalisatie... 10 Positionering buttons in pop-ups... 10 Bewonersverdeling in Internet Explorer 11... 10 Gebruik agenda... 10 ApplicatieBeheer - Double list boxes... 10 Maken journaalposten... 10 Aantal spelfoutjes... 10 Ophalen voorbeeld transactie*... 11 Foutmeldingen - Onderhoud Kostensoort... 11 Ontkoppelen Transacties Flexwerker als administratief medewerker... 11 Historische kastelling opvragen... 11 2
Belangrijke / grote veranderingen: 1. Begrotingsproces 2. Verdere optimalisatie webpagina Let OP: - De versie WebKBB 2.5.2.0 alleen gebruiken i.c.m. CGA versie 4.6. 21/09/2015 of later. - Nieuwe web.config t.b.v. browsercompatibiliteit - Opschonen budgethistory transacties en nieuwe synchronisatie vanuit CGA is een advies. Let op bij de CGA export. Deze export is niet meer per boekjaar. Bepaal daarom vooraf het eerste journaalbladnummer van het jaar dat je opnieuw wilt synchroniseren. Vul dat journaalbladnummer in bij de parameter export Begroting & Historie in CGA. Vergeet het uit te sluiten dagboek niet in te regelen (in de wachtrij). Raadpleeg de helpdesk, of de consultant voor meer informatie. 3
1. Begrotingsproces Inleiding De begrotingsronde is een arbeidsintensief project voor organisaties met veel afhankelijkheden en betrokkenen. Zowel in CGA, als in het WebKasBankBoek is gerichte functionaliteit beschikbaar om uw organisatie te ondersteunen bij het maken, onderhouden en distribueren van de begrotingen. Door het goed inzetten van de juiste software en het toepassen van de juiste methodiek kan m.b.t. de jaarlijkse begrotingsronde een flinke efficiency slag gemaakt worden. Belangrijkste veranderingen: 1. In het WebKBB kan van één bewoner de begroting van twee jaar worden onderhouden, 2. Verbetering interface CGA <> WebKBB, 3. Nieuwe collectieve beheerfunctionaliteit in het WebKBB m.b.t. Begrotingen, 4. Status begrotingsjaar actief / gesloten, 5. Begrotingsstatus per cliënt per begrotingsjaar, 6. Tonen & tellen (alleen lezen) optie bij invoer begroting, 7. Nieuwe mogelijkheden m.b.t. het afdrukken en distribueren van de begrotingen, 8. Nieuwe opzet Budget & historie, waardoor de medewerkers in het WebKBB altijd de juiste informatie hebben m.b.t. de werkelijkheid ten opzichte van de begroting. Begrotingsproces Jaarlijks: Door het op een goede manier gebruiken van de software i.c.m. de onderstaande uitgangspunten kan de basis gelegd worden voor een kwalitatief hoogstaande begroting, met minder afhankelijkheden. 1. Begrotingsproces = bulkproces, minder maatwerk, 2. Begroting genereren o.b.v. in te stellen rekenregels, 3. U bent in control, 4. Gescheiden onderhoud CGA en WebKBB, 5. Interactief met de persoonlijk begeleider (via het WebKBB). 4
ApplicatieBeheer In dit hoofdstuk de belangrijkste wijzigingen / nieuwe functionaliteiten m.b.t. het ApplicatieBeheer. Achtergrondinformatie + Status Begrotingsjaar Per begrotingsjaar houden we in het WebKasBankBoek een status bij. We onderscheiden de volgende statussen: 1 = ACTIEF 2 = GESLOTEN Er kunnen maximaal twee ACTIEVE begrotingjaren bestaan. De status stuurt o.a. welke begrotingsjaren worden getoond bij het invoeren van de bewonersbegrotingen. + Status Begroting per bewoner per begrotingsjaar Indien er een begroting is voor een bewoner dan kennen we daar een status aan toe. Deze status bewaren we natuurlijk per begrotingsjaar. De status moet per bewoner, per jaar voor alle begrotingsregels hetzelfde zijn. We onderscheiden de volgende statussen: 0 = Open 1 = Opgeslagen 2 = Gesloten (definitief opgeslagen) 3 = Geëxporteerd Begrotingen Er zijn tools voorhanden waarmee de applicatiebeheerder de begrotingen collectief kan beheren. Daarvoor is t.b.v. de rol ApplicatieBeheer een nieuwe optie aan de functiebalk toegevoegd. In de functie zijn de actieve begrotingsjaren zichtbaar. Let op: na het instellen van de optie + klikken op Uitvoeren kan het zijn dat de functie wat tijd nodig heeft om alle begrotingrecords bij te werken. In sommige gevallen moeten er veel records bijgewerkt worden. Wacht daarom altijd tot het systeem een melding teruggeeft. 5
De verschillende opties: 1. Aanmaken nieuw Begrotingsjaar Aanmaken nieuw begrotingsjaar met status = ACTIEF Deze optie kan alleen toegepast worden als er één actief begrotingsjaar is. M.a.w. als er twee actieve begrotingsjaren zijn, moet de applicatiebeheerder het oudste begrotingsjaar sluiten voordat een nieuw begrotingsjaar aangemaakt kan worden. 2. Definitief opslaan alle ingevulde cliëntbegrotingen Deze tool is metname handig wanneer er een deadline is afgegeven als m.b.t. het invoeren / controleren van begrotingen in het WebKBB. Voor alle cliënten waar een begroting voor bestaat, maar waar de status van de begroting is: - 0 = OPEN - 1 = OPGESLAGEN kan m.b.v. deze functie de status collectief aangepast worden naar 2 = GESLOTEN. Vanzelfsprekend wordt dit alleen toegepast voor de begrotingen van het geselecteerde jaar. Aansluitend zou m.b.v. de functie EXPORT Export alleen nieuwe begrotingen de collectief afgesloten begrotingen geëxporteerd worden naar CGA. 3. Afsluitingen begrotingsjaar Met deze functie kan een begrotingsjaar van 1 = ACTIEF naar 2 = GESLOTEN worden gezet. Het systeem zal op de achtergrond alle begrotingen met status - 0 = OPEN - 1 = OPGESLAGEN omzetten naar status naar status 2 = GESLOTEN, zodat nog niet geëxporteerde begrotingen alsnog geëxporteerd kunnen worden. Cliëntbegrotingen met status 3 = Geëxporteerd worden niet geraakt met deze functie. 4. Heropenen alle cliëntbegrotingen binnen begrotingsjaar Met deze optie worden alle cliëntbegrotingen, binnen het geselecteerde begrotingsjaar, ongeacht de status, op status = 1 = OPGESLAGEN gezet. Er kan in deze functie alleen gekozen worden voor ACTIEVE begrotingsjaren. 6
Onderhoud kostensoorten Bij het onderhouden van de kostensoorten is een extra optie beschikbaar m.b.t. de begrotingsfunctionaliteit. Bij de optie Gebruik bij invoer nieuwe begroting is een nieuwe waarde beschikbaar: - Enkel tonen Dankzij deze optie kunnen begrotingscijfers getoond en meegerekend worden in de functie Invoer nieuwe begroting, zonder dat de WebKBB medewerker de cijfers m.b.t. deze begrotingspost kan wijzigen. Onderhoud medewerker Binnen de rol raadpleger is een extra waarde beschikbaar waarmee een raadpleger wel de optie krijgt registratief werk te doen m.b.t. de begrotingen. Hierdoor kunnen persoonlijk begeleiders, wettelijk vertegenwoordigers die niet als begeleider zijn aangemaakt toch een bijdrage leveren aan het invoeren / controleren van de begrotingen. 7
Interfacing In dit hoofdstuk de belangrijkste wijzigingen / nieuwe functionaliteiten m.b.t. de uitwisseling van informatie tussen CGA <> WKBB. Wijzigingen import Begroting en Historie (Handmatig & auto interface) - De begrotingsstatus CGA per bewoner, per begrotingsjaar, wordt bijgewerkt van CGA WebKBB Dankzij deze aanvulling is op verschillende plekken in het WebKBB de CGA Begrotingstatus zichtbaar, - In een in het WebKBB in te lezen bestand kunnen begrotingscijfers van meerdere jaren aangeboden worden. Dit maakt de synchronisatie van informatie in de maanden rond de jaarwisseling een stuk eenvoudiger, - Actuele cijfers worden niet meer aangeboden vanuit CGA, maar berekend in het WebKBB, - In de oude situatie werden bij de import van begrotingen de begrotingscijfers op 0,00 gezet in het WebKBB. De aangeboden waardes uit CGA werden vervolgens ingelezen in de begrotingen tabel. In de nieuwe situatie worden de begrotingen niet meer op 0,00 gezet bij het importeren. Hierdoor kunnen er vanuit meerdere CGA omgevingen begroting & historie gegevens aangeboden worden aan één WebKasBankBoek. - De import van begrotingen uit CGA heeft geen invloed meer op de begrotingstatus in het WebKBB. Export Begrotingen (Handmatig en auto interface) Bij de export begrotingen (Alleen nieuw) worden alleen de begrotingen met status 2 = GESLOTEN geëxporteerd. Bij de export begrotingen (Alle) worden de begrotingen geëxporteerd met status 2 = GESLOTEN, en 3 = Geëxporteerd. Begrotingen met status 0 = OPEN, 1 = Opgeslagen worden niet geëxporteerd. Begrotingen met status 2 = GESLOTEN, krijgen na de export de nieuwe status 3 = Geëxporteerd. Let op: M.b.v. de interface service kunnen ook begrotingen worden geëxporteerd. De interface service exporteert de begrotingen met status = 2 (GESLOTEN) van het eerst lopende begrotingsjaar. Begrotingen van het twee actieve jaar worden (nog) niet automatisch geëxporteerd. 8
Registratie In dit hoofdstuk de belangrijkste wijzigingen / nieuwe functionaliteiten m.b.t. de invoer en het onderhouden van begrotingen. Let op: het kunnen invoeren / onderhouden van begrotingen is onder andere afhankelijk van de verschillende inrichtingszaken binnen de applicatie. Denk o.a. aan de instellingen op de kostensoort, kostenset, woongroep en medewerker. Voor meer details raadpleeg de handleiding of neem contact op met de consultant of de helpdesk. Begeleider, Raadpleger en Teamleider Als begeleider, raadpleger en teamleider bestaat de optie om een Nieuwe Begroting in te voeren voor bewoners. De invoer van de begroting kan opgestart worden nadat de gebruiker is aangemeld bij een woongroep. Zichtbaar zijn (afbeelding 1) de bewoners binnen de woongroep, of deze lid zijn van de beheerstichting (binnen de zorginstelling) en welke begrotingsjaren actief zijn. Afbeelding 1 Afbeelding 2 In afbeelding 2 is de inhoudelijke begroting zichtbaar. Afhankelijk van de status van de begroting is het mogelijk om de begroting aan te vullen / te wijzigen. Ook is zichtbaar dat sommige begrotingsposten grijs zijn. Deze worden getoond en geteld, echter kunnen niet aangepast worden, ongeacht de status van de begroting. Als de begroting definitief is opgeslagen / geëxporteerd is het niet meer mogelijk om de begroting te wijzigen. Let op: de teamleider kan een begroting heropenen, ook wanneer de begroting definitief is opgeslagen, of geëxporteerd naar CGA. Een extra aanvulling in dit scherm is de begrotingsstatus CGA. Deze informatie is ook zichtbaar op o.a. de bestedingsoverzichten en op verschillende overzichten. M.b.v. de nieuwe optie afdrukken kan de begroting afgedrukt worden. 9
2. Onderhoud Verdere optimalisatie Positionering buttons in pop-ups Onder sommige browseromstandigheden vielen knoppen en buttons buiten beeld. Bijvoorbeeld bij: - Betaalopdrachten - Voorbeeld transactie ophalen - Voorbeeld transactie opslaan - Agenderen - Transactie koppelen Deze knoppen vallen nu altijd mooi binnen de kaders van het venster, zoals in de afbeelding te zien is: Bewonersverdeling in Internet Explorer 11 Bij sommige klanten werkte de bewonersverdeling in IE11 niet helemaal goed. Om een transactie te verdelen over alle cliënten moet soms twee keer een vinkje gezet worden. Gebruik agenda Onder sommige browseromstandigheden veroorzaakte het gebruik van de agenda voor problemen. Die zijn nu opgelost. ApplicatieBeheer - Double list boxes Nieuw aangemaakte records waren niet altijd goed zichtbaar in de onderstaande soort schermen. Daardoor was het als applicatiebeheerder soms moeilijk om bepaalde inrichtingszaken op te pakken. Maken journaalposten Onder sommige browseromstandigheden werkte de functies Journaalpost maken en Journaliseren niet stabiel genoeg waardoor de kassen niet gejournaliseerd konden worden. Aantal spelfoutjes Op verschillende plekken wat slordige spelfoutjes gecorrigeerd. 10
Ophalen voorbeeld transactie* Er ging e.e.a. fout bij het ophalen van de voorbeeldtransactie i.c.m. de nieuwere Internet Explorer. Een aantal issues zijn opgelost: - Geen foutmelding meer m.b.t. het ophalen van de data - Onterechte melding dat het verdeelde bedrag niet overeen kwam met totaalbedrag *Het kan zijn dat voorbeeldtransacties een keer opnieuw opgeslagen moeten worden voordat het resultaat effectief is. Foutmeldingen - Onderhoud Kostensoort Paar kleine foutjes misschien bij het onderhouden van kostensoorten opgelost: 1. Aanvullen kostensoort Als gevolg van de Import Begrotingen en Historie kon het voorkomen dat er door het systeem kostensoorten aangemaakt werden ZONDER een kenmerk inkomsten / uitgaven. Het gevolg was dat deze kostensoorten niet bewerkt konden worden door de applicatiebeheerder. Een vervelende foutmelding was het resultaat. Oplossing: een (nieuwe) kostensoort krijgt nu initieel de indicator uitgaven. 2. Kostensoort zonder groep. Bij het aanmaken / wijzigen van kostensoorten (zonder groep) volgde vaak een vervelende foutmelding: AppManagement.GetGroupSignType: Costtype group '' has multiple signtypes. Dit problem is opgelost. Ontkoppelen Transacties Flexwerker als administratief medewerker Dit kan de administratief medewerker nu snel en makkelijk regelen via de uitgebreide Transactie Monitor. Natuurlijk kan dit alleen maar zolang de transactie niet geëxporteerd is, of de woongroep periode is gejournaliseerd waaraan de transactie is gekoppeld. Historische kastelling opvragen Vanuit transactie-overzicht kan de kastelling opgevraagd worden. 11