Service Pack notes CRM SPE SP3

Transcriptie

1 Service Pack notes CRM SPE SP3 Versie 1.1

2 INHOUD Opslag documenten in de database... 3 Wijzigen methodiek opslag documenten... 3 Controleren documenten... 3 Repareren documenten... 3 Documenten verplaatsen naar de database... 4 Synchronisatie telecomgegevens backoffice... 5 Initiële conversie... 5 Vullen communicatiegegevens... 6 Communicatie relaties... 6 Communicatie contactpersonen... 7 Opgeloste meldingen... 7 UNIT4 Business Software B.V. Disclaimer zoals vermeld op Pagina 2 van 7

3 Opslag documenten in de database Naast de mogelijkheid om documenten op een share op te slaan, is het nu mogelijk om de documenten op te slaan in de database. Deze mogelijkheid is met name bedoeld om de documenten ook in Mobile Sales te kunnen tonen. Er kan alleen sprake zijn van één van beide instellingen. Om de bestaande documenten op de share te verplaatsen naar de database moet een conversie uitgevoerd worden. Deze conversie zal als scheduled task op de achtergrond worden uitgevoerd. Wijzigen methodiek opslag documenten Beheer Instellingen Documenten in de database De bestaande wijze van opslag van documenten wordt vet gedrukt getoond. Daaronder is de mogelijkheid aanwezig om van methodiek te veranderen: Er kan altijd van methodiek worden veranderd. Nieuwe documenten worden conform de actuele methodiek opgeslagen. Per document wordt geregistreerd of het document op de share- of in de database is opgeslagen. Zodra is gekozen voor de opslag in de database, zal in Mobile Sales de TAB 'Documenten' aanwezig zijn bij de relatie. Controleren documenten Het is mogelijk dat na het verplaatsen van documenten enkele documenten achterblijven op de share. Dit zijn de documenten waarbij geen geldig verband is tussen het document op schijf en de sub administratie van de documenten in CRM. Dit kan diverse oorzaken hebben die genoemd worden onder de optie voor het repareren van documenten. De controle brengt deze inconsistentie in kaart. De controle is verplicht voor het starten van de conversie van documenten naar de database. Dit wordt nader toegelicht in de functie voor het verplaatsen van documenten naar de database. Repareren documenten Deze optie kan eventuele inconsistenties tussen de sub administratie documenten in CRM en de fysiek aanwezige documenten op de share herstellen. Hierbij zijn de volgende opties beschikbaar: UNIT4 Business Software B.V. Disclaimer zoals vermeld op Pagina 3 van 7

4 Documenten verplaatsen naar de database Deze functie verplaatst de gekoppelde documenten op de file share naar de LOB-database. Voor de conversie kan worden gestart, dient een controle van de documenten uitgevoerd te worden. De controle van documenten zal beoordelen of er voldoende ruimte beschikbaar is in de LOB-database om de aanwezige gekoppelde documenten te verplaatsen. Hierbij wordt een factor 2 gehanteerd. Voor bijvoorbeeld 5 GB aan documenten dient 10 GB vrije ruimte in de database aanwezig te zijn. Als er onvoldoende ruimte beschikbaar is, wordt dit op het scherm gemeld. Het is dan niet mogelijk om de conversie te starten. U kunt in dat geval contact opnemen met de helpdesk van UNIT4 of uw dealer voor de te nemen maatregelen. Situatie waarbij de controle nog plaats moet vinden: Situatie na de controle waarbij gebrek aan ruimte is geconstateerd: Situatie na de controle waarbij voldoende ruimte beschikbaar is: Als de controle is uitgevoerd en er voldoende ruimte is, wordt de optie voor het verplaatsen van de documenten naar de database getoond. Voor het verplaatsen gestart kan worden, moet eerst het controlegetal overgenomen worden ter bevestiging. Het verplaatsen van de documenten wordt in de achtergrond via een scheduled task uitgevoerd en kan mogelijk vele uren in beslag nemen. Deze taak verschijnt bovenin het scherm onder de opsomming van taken. Van de uitgevoerde taak (status is uitgevoerd) wordt een verslag aangemaakt welke bovenin het scherm verschijnt onder de opsomming van verslagen. Om de actuele status van de taak te zien, moet het scherm ververst worden. Dit kan door het scherm te sluiten en weer te starten. UNIT4 Business Software B.V. Disclaimer zoals vermeld op Pagina 4 van 7

5 Synchronisatie telecomgegevens backoffice Het was niet mogelijk om de telecomgegevens bij de relatie en de persoon leeg te laten. Er werd altijd op basis van de parameters CRM een eerste telecomgegeven ingevuld. Omdat dit leidde tot onjuiste telecomgegevens bij de relatie, en met name contactpersonen, is besloten om niet langer een eerste telecomgegeven in te vullen. De optie "Geen" is een geldige optie geworden in de functie 'Communicatie debiteur/crediteur' en 'Communicatie contactpersonen' in de backoffice. Initiële conversie Ook tijdens de initiële conversie naar CRM worden de telecomgegevens niet langer op basis van een eerste gegeven worden gevuld. Alleen de aanwezige gegevens in de functies 'Communicatie debiteur/crediteur' en 'Communicatie contactpersonen' worden overgehaald naar CRM. UNIT4 Business Software B.V. Disclaimer zoals vermeld op Pagina 5 van 7

6 Vullen communicatiegegevens Systeembeheer CRM Omdat niet langer een eerste telecomgegeven wordt gekoppeld maar alleen wordt uitgegaan van de aanwezige gegevens in de communicatiegegevens bij de debiteur, crediteur en gekoppelde contactpersonen, is er een hulpmiddel voor het vullen van deze communicatiegegevens. Dit is vooral bedoeld als voorbereiding voorafgaand aan de initiële conversie naar CRM zodat na de initiële conversie de aanwezige telecomgegevens bij de organisatie ook zichtbaar zullen zijn bij de debiteur, crediteur of contactpersoon in CRM. Voorbeeld: voor een debiteur bestaat er bij de organisatie een algemeen telefoonnummer, faxnummer en URL naar de website. Als deze gegevens nog niet zijn gekoppeld in de communicatiegegevens bij de betreffende debiteur, zijn deze gegevens voor die relatie in CRM ook niet zichtbaar. De onderstaande procedure vult de communicatiegegevens van de relatie en/of de contactpersoon op basis van aanwezige gegevens bij de organisatie. Communicatie relaties Voor debiteuren en crediteuren is het mogelijk om op basis van diverse criteria de telecomgegevens te vullen. Naast de mogelijkheid om aan te geven welk telecomgegeven gekoppeld dient te worden, zijn de volgende criteria van toepassing: Alleen mits uniek: alleen bij het bestaan van 1 gegeven. In geval van bijvoorbeeld van het telefoonnummer, wordt er geen telefoonnummer gekoppeld als er meerdere telefoonnummers aanwezig zijn bij de betreffende organisatie. Alleen mits gebruik Algemeen: het telefoonnummer wordt alleen gekoppeld als het gebruik van het type 'Algemeen' is. UNIT4 Business Software B.V. Disclaimer zoals vermeld op Pagina 6 van 7

7 Communicatie contactpersonen De optie biedt de mogelijkheid om bestaande personen bij de organisatie te koppelen in de functie 'Communicatie contactpersonen' bij de betreffende debiteur / crediteur. De telecomgegevens blijven buiten beschouwing. Opgeloste meldingen Nummer Omschrijving Kopiëren groepsrechten Het kopiëren van groepsrechten verliep onder Internet Explorer 11 soms niet goed. Mijn CRM Het ophalen van activiteiten, de organisatie indeling en de gekoppelde documenten wordt nu in de achtergrond uitgevoerd. Opmerking: Als gevolg van het tegelijk ophalen van veel data ontstond er een wit scherm waarbij gewacht moest worden op resultaat. Nu zal Mijn CRM direct beschikbaar zijn waarbij de betreffende browsers achteraf worden bijgewerkt. Deze methodiek zal in komende fixen nog verder worden uitgebreid. UNIT4 Business Software B.V. Disclaimer zoals vermeld op Pagina 7 van 7