Functiekaart 1 IDENTIFICATIEGEGEVENS Item Beschrijving Functiefamilie Functietype Functiegraad Functietitel Niveau Administratief Conceptueel Hoofddeskundige Conceptueel Administratief Hoofddeskundige A Datum versie 2018v1 (310) 2 POSITIONERING IN HET ORGANOGRAM Kan je altijd terugvinden in de meest actuele versie van het goedgekeurde organogram. 3 DOEL VAN DE FUNCTIE De functie is gedefinieerd in het functiehuis van de gemeente Heist-op-den-Berg. Het volledige functiehuis en competentiewoordenboek, kan je terugvinden in het rapport Functies & Competenties. Creativiteit Ondernemerschap Innovatie pagina 1 van 6
4 RESULTAATSGEBIEDEN Beleidsondersteuning DOELSTELLING: Het bestuur in staat stellen het strategisch plan concreet te maken en te realiseren Uitwerken en opvolgen van de acties binnen de vooropgestelde beleidsdoelstellingen voor het eigen Rapporteren aan de eigen coördinator. Acties formuleren en uitvoeren vanuit de toegewezen beleidsdoelstellingen. Beleidsvoorbereiding DOELSTELLING: Het bestuur in staat stellen het strategisch plan concreet uit te voeren Voorbereiden van strategische en operationele doelstellingen binnen de budgettair voorziene ruimte voor het eigen Meewerken aan het uitwerken van beleidsvoorstellen mbt het eigen Evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op de verbetering ervan. Bespreken met de budgethouder en/of coördinator Bijdrage aan de dagelijkse werking DOELSTELLING: Het waarborgen van de dagelijkse werking Vervullen van een voorbeeldfunctie inzake werkafspraken, toepassing van procedures en actieve bijdrage tot concrete resultaten binnen het eigen beleidsdomein. Waken over de naleving van de werkinstructies die van toepassing zijn in het domein en de geldende regelgeving. Naleven van en waken over de door P&O vastgelegde afspraken en procedures naar de interne werking (verlofaanvragen, overuren, ). Tijdig advies inwinnen bij specifieke situaties op de werkvloer bij de preventieadviseur, P&O (HR Business Partner of de secretaris. Budgettering Opstellen en opvolgen van budgetvoorstellen en het opmaken van een meerjarenplanning voor de Aanbrengen van voorstellen naar optimalisatie in Creativiteit Ondernemerschap Innovatie pagina 2 van 6
toegewezen materie. uitvoering m.b.t. middelen en kosten. DOELSTELLING: Het bestuur in staat stellen om de financiële middelen vast te leggen en proactief te beheren Input leveren aan de beleidscoördinator voor budgetopmaak en -beheer voor de toegewezen materie. Activeren en opvolgen van subsidiedossiers om de budgetten te optimaliseren. BIJDRAGE AAN DE GOEDE DAGELIJKSE WERKING Naleven van de opgestelde procedures en instructies. Zich gedragen als een goede huisvader voor toegekend materiaal. DOELSTELLING: De dagelijkse werking te waarborgen Gebruiken van de juiste arbeids- en beschermingsmiddelen. Signaleren van onregelmatigheden en behoeften in het kader van welzijn en bescherming op het werk. Naleven van de door het bestuur vastgelegde procedures (bv arbeidsreglement, administratieve dossierafhandeling,...). INTERNE COMMUNICATIE Instaan voor een open interne communicatie mbt eigen Instaan voor een optimale interne communicatie binnen het team, naar de beleidscoördinator en de leidinggevende DOELSTELLING: Ervoor te zorgen dat iedereen toegang heeft tot de noodzakelijke informatie De nodige info ter beschikking stellen ifv efficiënte interne communicatie EXTERNE COMMUNICATIE Meewerken aan een gerichte externe communicatie mbt Aanleveren van de inhoud voor externe publicaties / presentaties /... aan het resultaatsgebied imago met Creativiteit Ondernemerschap Innovatie pagina 3 van 6
DOELGROEP: De communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden te verzekeren eigen betrekking tot het eigen DIENSTVERLENING (INTERN/EXTERN) DOELSTELLING: Een kwalitatieve en klantgerichte dienstverlening te garanderen Instaan voor een kwaliteitsvolle en klantgerichte dienstverlening met betrekking tot de aangeboden producten en diensten vanuit het toegewezen Adviezen formuleren ter verbetering van de dienstverlening. Op de hoogte blijven van de ontwikkelingen in wetgeving, regelgeving en vakkennis voor het toegewezen werkgebied en deze informatie overbrengen naar het team. Meewerken aan het meten van klanttevredenheid. Meewerken aan kwaliteitszorg. Meewerken aan het up-to-date houden van de producten- en dienstencatalogus van het toegewezen Onderhouden van contacten met externe partners ifv opvolging overeenkomsten. INTERNE CONTROLE DOELSTELLING: Zorgen voor het 1) bereiken van de doelstellingen 2) naleven van de wetgeving en de procedures 3) over betrouwbare financiële en beheersinformatie te beschikken 4) efficiënt en economisch gebruik van middelen 5) bescherming van activa 6) voorkomen van fraude Rapporteren over het bereiken van de doelstellingen en het gebruik van middelen. Interpreteren van de resultaten van het interne controlesysteem. Uitvoeren van een permanente evaluatie van de middelen ter beschikking. Tijdig signaleren van mogelijke risico's. Creativiteit Ondernemerschap Innovatie pagina 4 van 6
SAMENWERKING DOELSTELLING: Het organisatiemodel waar te maken Actief bijdragen tot de goede samenwerking binnen de ganse organisatie, meer bepaald met het team, met de eigen coördinator en met andere medewerkers in het kader van toegewezen opdrachten. Actieve deelname aan de gedefinieerde overlegstructuren. Contacteren van / rapporteren aan de juiste collega. Een positieve houding aannemen voor het samenwerken aan resultaat. Creativiteit Ondernemerschap Innovatie pagina 5 van 6
5 COMPETENTIES Gedragscompetentie Gradatie Technische competentie Gradatie Conceptueel denken Communicatiemanagement Plannen en organiseren Strategisch management Besluitvaardigheid Informatiebeheer Creativiteit MS-Office Impact en invloed Specifieke software Informatie zoeken (leervermogen) Procesmatig denken Klantgerichtheid Producten en diensten Kwaliteit en accuraatheid Projectmatig werken Integriteit en loyaliteit Werking van de organisatie Werkmiddelen en -methodieken Wetgeving mbt de organisatie Wetgeving mbt de werking Creativiteit Ondernemerschap Innovatie pagina 6 van 6