Digitale Cliënten Dossier (DPD) Logopedie Inleiding Het Digitale Cliënten Dossier hierna te noemen, DPD, is een zeer uitgebreide vorm van digitale verslaglegging. Dankzij deze digitale vorm kunnen de gegevens compacter worden bewaard waardoor de back-up sneller gemaakt is. Het dossier en de journaalgegevens van dit nieuwe DPD zitten in de geavanceerde back-up van de WinMensgegevens. Als u gebruikt maakt van het DPD en de nieuwe journaalgegevens dan hoeft u geen aparte back-up meer te maken van verslaglegging en logfiles. In een later stadium zal het DPD ook makkelijker uit te wisselen zijn met collega s en/of andere zorginstellingen. Er wordt ook een module ontwikkeld waarin het mogelijk is om uw cliënten online vragenlijsten/meetinstrumenten in te laten vullen die u simpel weg met een druk op de knop kan inlezen in het DPD van WinMens. In het huidige DPD zijn de online VAS-score en HIT als demo beschikbaar om dit uit te proberen. Lees hier verderop meer over. We gaan in deze handleiding niet uitleggen wat u moet invullen, maar hoofdzakelijk hoe u het kan invullen. Tevens gaan we er vanuit dat u de basiskennis hiervoor in huis hebt. Cliënt selecteren Om met het DPD te starten moet u eerst een cliënt selecteren waarvan u de gegevens wilt gaan vastleggen en een verwijzing voor deze cliënt hebben aangemaakt. U kunt op 3 manieren naar het dossier: 1. Op de cliëntenkaart gaat u naar het 2e tabblad. De knop linksboven in is de knop naar het Digitaal Cliënten. 2. Via de F8 knop nadat de cliënt geselecteerd is in b.v. agenda of kaart. 3. Via de patientmanager met de knop Dossier bewerken. Het dossier wordt geopend op het tabblad Aanmelding tenzij je met F8 start dan kom je direct op het tabblad Journaal.
Het 1 e icoontje van de toolbox is gegevens opslaan Het 2 e icoontje van de toolbox is instellingen Het 3 e icoontje van de toolbox is printmodule Het 4 e icoontje van de toolbox is brieven maken in Word Het 5 e toolbox icoontje is brieven maken in Zorgmail Het 6 e icoontje is om het documenten beheer te openen. Zie hiervoor de handleiding van de documentenbeheer. Het 7 e icoontje is om de meetresultaten op te vragen. De kleine icoontjes er achter zijn de knopjes voor het journaal Instellingen: U kunt hier 3 zaken instellen. 1. Het inlezen van een aangepast richtlijnen (verrichtingen) bestand. Lees hier voor de Help van Verrichtingen aanpassen. 2. U kunt aangeven welke meetinstrumenten u in dit standaard dossier weergegeven wilt hebben. U kunt meetinstrumenten die u nooit gebruikt bij cliënten met het standaard dossier uitzetten door het hokje er voor uit te klikken. Nieuwe meetinstrumenten kunt u toevoegen door juist een vinkje in het hokje te zetten. U verlaat het scherm met het kruisje in het wordt dan direct opgeslagen. U moet daarna het dossier even opnieuw opstarten zodat de juiste lijst meetinstrumenten zichtbaar wordt.
3. U kunt de kleur instellen waarmee de geselecteerde keuzes in het dossier weergegeven worden. Dit is momenteel nog niet beschikbaar voor het standaard dossier. Aanmelding (tabblad) De meeste informatie wordt op dit tabblad, uit de cliëntenkaart en van de verwijskaart gehaald. De resterende gegevens kunt u zelf invullen. U vult de vakken verwijsdiagnose, diagnostische gegevens verwijzer en vraagstelling verwijzer met de informatie die op de verwijzing die ontvangen heeft van de arts. Als de cliënt via DTL gekomen is dan hoeft u hier niets in te vullen. De techniek van opslaan en bewerken is anders dan u gewend bent. b.v. in de cliëntenkaart moet u eerst op bewerk drukken en daarna op opslaan als u iets gewijzigd heeft. In het DPD kunt u meteen wijzigen en dan op de opslaan knop drukken. Er wordt zelfs bij gehouden of u iets veranderd heeft. Mocht u het DPD willen afsluiten zonder het gewijzigde te hebben opgeslagen, dan zal de vraag alsnog gesteld worden of u het wilt opslaan. Maar wen u zelf aan om voordat u van tabblad wisselt op de knop opslaan te drukken. Mocht het dossier om wat voor reden dan ook vastlopen dan zijn eerder ingevulde delen in ieder geval opgeslagen. DTL (tabblad) Als de cliënt op eigen initiatief komt dan dient u de screening op dit tabblad vast te leggen.
Onder de knop Rode vlaggen zit onderstaand scherm. U kunt hier, door middel van het aanvinken, aangeven welke rode vlaggen voor deze cliënt van toepassing zijn. U kunt ook aangeven dat de rest niet van toepassing is maar dat is niet noodzakelijk. Let op er zijn 2 tabbladen: Algemeen en Specifiek De gekozen rode vlaggen komen na het afsluiten van dit scherm op het tabblad DTL te staan.
Anamnese (tabblad) Naast de normale tekstvakken en aanvinkhokjes vindt u op dit tabblad 2 speciale knoppen: De knoppen Functies & Ernst en Activiteiten en Participatie & Ernst bij ervaren functioneringsprobleem. U kunt hier uw keuze maken door deze aan te vinken, van de aangevinkte zaken kunt u daarachter de ernst selecteren. De geselecteerden komen met de ernst in het vak op het tabblad Anamnese te staan. U kunt ook nog gewoon zelf tekst in het vak typen. ook een combinatie van selecteren via de knop en zelf tekst intypen is mogelijk. Anamnese aanvulling (tabblad) Bij Talen kunt u, via de knop Talen, de talen selecteren die de cliënt spreekt door deze aan te vinken. U kunt bovenaan aangeven wat de moedertaal is. De gekozen talen komen in het dossier te staan als u dit scherm met het kruisje afsluit. Er komt achter de taal die in de combobox achter moedertaal geselecteerd is komt in het dossier (moedertaal) te staan.
Bij Hulpmiddelen kunt u, via de knop [Hulpmiddelen], de hulpmiddelen selecteren die de cliënt gebruikt door deze aan te vinken. Staat het hulpmiddel er niet bij en wilt u deze toevoegen dan kunt u naar de map (C:\)\winmens\instellingen gaan en het bestandje hulpmiddelenlogo.txt openen en aanvullen. Het op de juiste manier toegevoegde hulpmiddel is direct te selecteren in het dossier. De gekozen hulpmiddelen komen in het dossier te staan als u dit scherm met het kruisje afsluit.
Bij andere zorgverlening werkt het precies hetzelfde. Onderzoek (tabblad)
U kunt in het bovenste deel aanvinken welke soorten onderzoeken u gedaan hebt en de startdatum daarvan noteren. In het vak toelichting kunt u de uitkomsten en toelichting op de uitkomsten geven. Betreft het een vragenlijst/meetinstrument die in WinMens is opgenomen dan kunt u deze in het onderste deel selecteren en daar het resultaat noteren. Meetinstrumenten/vragenlijsten/testen U wordt hier verondersteld dat u de benodigde kennis over de meetinstrumenten paraat heeft. Het meetinstrument zelf, complete uitleg, validiteit en bij behorende literatuur wordt niet door Fairware verzorgd. In WinMens hebben we er voor gekozen om de meest gebruikte meetinstrumenten toe te voegen. De meeste meetinstrumenten moeten door de cliënt ingevuld worden en u kunt de uitkomsten in de tabel invoeren. Bij Instellingen (2 e icoontje in de toolbar) kunt u aangeven welke meetinstrumenten u wilt zien in het dossier. U kunt hier meetinstrumenten die u nooit gebruikt uitzetten. Als u ze op een later tijdstip wel wilt gaan gebruiken kunt u ze weer aanzetten. Degene waarvan het hokje is aangevinkt ziet u in het dossier terug, de anderen niet.
In het dossier staan links de in het programma aanwezige en door u geselecteerde meetinstrumenten en rechts staan de meetinstrumenten die door u geselecteerd zijn voor deze cliënt. Om een meetinstrument voor deze cliënt te selecteren klikt u op het meetinstrument in de linker kolom. Klik dan nog een keer op het meetinstrument, maar houdt nu de linker muistoets ingedrukt en sleep het meetinstrument naar de rechter kolom en laat daar de muistoets los. Het instrument is geselecteerd. Om het meetinstrument te openen moet u dubbelklikken op het meetinstrument in de rechter kolom. Vul de afnamedatum in en druk op de knop [Nieuwe meting]. Er opent een nieuw scherm waarin u de scores/uitkomst kunt noteren. In ons voorbeeld doen we dit met de GRBASI.
U kunt de score per vraag via de combobox selecteren maar u kunt ook de cijfers intypen. Door met het kruisje af te sluiten wordt het geheel opgeslagen. Bij de VAS en PSK dient u na het intypen van de laatste waarde even op de regel er boven of onder te klikken om de waarde op te kunnen laten slaan. Als u later nog een meting wilt maken kunt u gewoon weer een nieuwe afnamedatum invullen en op Nieuwe meting drukken. Deze wordt op een nieuwe pagina opgeslagen. Met de laatste 2 pijltjes achter de reeks pijltjes toetsen kunt u de pagina s bekijken. Boven in het kader van dit scherm zit u ook welke meting het is en hoeveel er zijn. In ons voorbeeld: Meetinstrumenten (3/3) dus de derde meting van drie metingen. Als er (sub)resultaten te bereken zijn dan geeft het programma deze onderaan in het geel weer. Die resultaten zijn ook op de vragen met het staafdiagram icoontje in de toolbar links bovenaan het dossier.
Online in laten vullen van de VAS: Om de VAS score online te gebruiken moet u eerst de cliënt vertellen waar het online meetinstrument te vinden is. Uiteraard hebben wij daar rekening mee gehouden. Belangrijk voor u als therapeut is dat u een goedwerkend e-mail adres heeft ingevuld in WinMens. Dit e-mail adres zal gebruikt gaan worden. (invullen bij Bestand, Instellingen, Praktijk/Systeemgegevens) Als extra aanvulling mag u uw website vermelden dit kunt u ook invullen bij Bestand, Instellingen, Praktijk/Systeemgegevens op het eerst tabblad achter het email adres. U vult dan in www.xxxxxxxx.nl (xxx is uw website adres) Om een e-mail klaar te zetten is het natuurlijk ook belangrijk om het e-mail adres van de cliënt te hebben. Als dit al op de cliënten kaart staat in gevuld wordt dit automatisch gebruikt. Zo niet dan kunt u dit als nog eerst invullen. Druk nu op de knop rechtsonder in het scherm [VAS email] Onderstaande scherm komt dan naar voren: Gebruikt u een standaard e-mail programma vanaf uw eigen computer, dan kunt u gewoon op [Ja] drukken. (Outlook 2003 of zo iets), ga verder met de volgende alinea. Gebruikt u b.v. Hotmail, Gmail, Windows live of een andere online e-mail applicatie dan kunt u het beste op [Nee] drukken. WinMens heeft de link van de VAS score online in het geheugen geplaatst. U kunt dan in dit geval uw e-mail programma starten en een nieuwe e-mail maken. Zet dan de muiscursor in het berichtenveld en klik met de rechtermuistoets. Kies van voor plakken of gebruik CTRL-V. U ziet nu een e-mail bericht met een vrij lange link. VERANDER HIER NIETS AAN. In principe hoeft u nu alleen maar op verzenden te drukken als het e-mail adres van de cliënt goed is ingevuld. Uiteraard kunt u ook nog eigen tekst toevoegen, als u de link maar intact laat. In de link zit een versleutelde informatie, er wordt geen cliëntinformatie meegestuurd wel het cliënt nummer. Ook uw AGBcode en de praktijkcode zodat WinMens de juiste resultaten kan ophalen. Als u de e-mail verstuurd heeft kunt u wachten totdat de cliënt de scores heeft ingevuld. Als de cliënt de scores heeft ingevuld krijgt u automatisch een e-mail (op het ingestelde e-mailadres) dat de scores zijn ingevuld met de resultaten leesbaar in de e-mail. U hoeft dit niet over te schrijven. Om de scores te verwerken zoekt u in WinMens de desbetreffende cliënt weer op, opent het dossier en gaat u naar het tabblad Meetinstrumenten. Om de VAS score meetinstrument op te roepen klikt u 1 keer op 02 VAS voor pijn uit de lijst met aanwezige meetinstrumenten. Zeer belangrijk om te weten is dat er nog geen scores ingevuld mogen zijn als u de scores wilt gaan inlezen. Dus in de kolom Resultaten (mm) moet overal 0 staan. Scores waar al een waarde staat groter dan 0 zal niet worden overschreven. U moet dan eerst [nieuwe meting] kiezen. Druk nu op de knop [Vas score] en de score worden opgehaald en in de tabel neergezet. De VAS score is klaar. Wilt u nu b.v. een tweede VAS score afnemen dan kunt u dit hele verhaal opnieuw uit voeren.
Analyse (tabblad) Het tabblad analyse is de plek voor de logopedische diagnose. Een groot deel er van is automatisch te genereren met de knop [Genereer]. Deze tekst bevat de eerste 8 items die genoemd worden bij de invullingseisen. De laatste 2 moet u zelf aanvullen. Behandelplan (tabblad) Hieronder ziet u het tabblad Behandelplan. Het invullen hiervan spreek ook voor zich. Alles kunt u tekstueel invullen. Alleen bij het behandeldoel, subdoelen en logopedische verrichtingen zijn er hulpschermen beschikbaar die het mogelijk maken om uw behandeldoel en behandelplan eenvoudiger en mogelijk sneller samen te kunnen stellen. Bij behandeldoel en subdoelen hoeft u die niet te gebruiken, u kunt ook gewoon uw eigen tekst daar in vullen.
Behandeldoel samenstellen Als u er voor kiest om het behandeldoel te willen samen stellen uit voor geprogrammeerde teksten, dan kunt u op de knop [Stel behandeldoel samen] drukken. U kunt dan enkele behandeldoelen per categorie vinden. U kunt meerdere doelen selecteren ook uit meerdere categorieën. U kunt dit ook met uw eigen doelen aanvullen door het bestandje BehandeldoelLogo.txt in de map (C:\)winmens\Behandeldoel te openen, aan te vullen en op te slaan. De geselecteerde doelen komen bij het afsluiten van het scherm in het daarbij behorende vak te staan. U kunt daarna de ontbrekende gegevens zoals aantal weken en/of procenten invullen. Ook kunt u nog eigen tekst toevoegen aan het vak. Bij subdoelen werkt het precies hetzelfde als bij behandeldoel. Het aanpassen/toevoegen van subdoelen doet u dan in het bestandje BehandelsubdoelLogo.txt in de map (C:\)winmens\Behandeldoel. Logopedische verrichtingen Het samenstellen van Behandelplan gaat samen met het kiezen van de verrichtingen. U drukt op de knop [Kies Verrichtingen] en u kiest de gewenste categorie door op het plusje ervoor te klikken. Vervolgens opent de categorie zich en verschijnen de bijbehorende verrichtingen (zie afbeelding hieronder). U kunt de gewenste verrichtingen selecteren door ze aan te vinken. Door op (de)selecteer te drukken wordt de selectie omgedraaid, alle lege hokjes worden aangevinkt en de aangevinkt hokjes gaan uit. Heeft u alles geselecteerd wat u wenst te behandelen klik dan op de knop [Akkoord]. De categorieën worden in het dossier gezet bij verrichtingen.
Mochten er al eerder een categorie zijn geselecteerd, dan zal WinMens vragen of alle andere richtlijnen verwijderd moeten worden. Als u dat niet wilt, klik dan op Nee. De verrichtingen die u in tweede instantie selecteert komen niet meer onder het kopje van de gekozen categorie te staan maar onder het kopje : Aanpassing op het huidige behandelplan. De gekozen verrichtingen kunnen interactief gebruikt worden in het programma. U ziet dat terugkomen bij het journaal. U hoeft hier nog niets te doen met de hokjes behandeld en afbehandeld, dat komt later. ICF model (tabblad) Op dit tabblad kunt u de anamnese in een ICF model neerzetten. Met de knop [Genereer ICF] worden alle velden overgenomen uit de anamnese. Journaal (tabblad) De journaalgegevens inzien, bewerken en invoeren gebeurd op het tabblad Journaal van het dossier. Deze is het snelst op te roepen met de functietoets [F8]. U moet wel een cliënt geselecteerd hebben. De geselecteerde cliënt wordt weergegeven in de selectie box (rechtsboven in het hoofdscherm). Het selecteren van een cliënt is mogelijk nu door in de agenda een keer met de linker muistoets op de naam van de cliënt te klikken. In principe hoeft de cliëntenkaart als deze volledig ingevuld is niet meer geopend te worden. Het centrale punt van het programma wordt nu de agenda.
Het is dus nu ook zeer eenvoudig om vanuit de agenda een journaal post in te vullen. U hoeft in de agenda alleen maar de desbetreffende cliënt aan te klikken en op de functietoets [F8] te drukken of met de muis rechtsboven op F8 te klikken en het dossier wordt op het tabblad journaal geopend. De functietoets [F7] is voor de oefeningen voor oefentherapeuten. De journaal gegevens staan in een tabel. Deze tabel wordt geopend in een speciaal grid. Dit grid heeft de mogelijkheid dat u meteen bestaande gegevens kan aanpassen wat tekstinhoud betreft. U dient wel na het veranderen van de tekst een journaal regel er boven of er onder aan te klikken om te zorgen dat de gegevens bewaard blijven. De knop Opslaan van het dossier werkt hier niet. Uiteraard kunt u ook de gegevens bewerken door op de knop [Bewerken] te drukken. Bij journaal gegevens [Nieuw] of [Bewerken] krijgt het onderstaande scherm te zien. Boven in het scherm krijgt u de bestaande journaal gegevens te zien zodat u tijdens de nieuwe invoer of het bewerken terug kan kijken naar wat u bij eerdere behandelingen heeft ingevuld. In het onderste gedeelte van het journaal scherm kunt u de actuele gegevens bewerken.
De datum journaal staat standaard op de huidige datum, deze kunt u handmatig veranderen. Journaal type staat standaard op Behandeling, hier kunt u ook een andere variant kiezen. Bij Type Tussen evaluatie zal de scherm lay-out veranderen zoals in het voorbeeld hieronder. In het journaal heeft u nu de mogelijkheid om het behandelplan erbij te roepen. Dit kan als u op de knop [Behandelplan] drukt.
Rechtsboven ziet u de gekozen subdoelen staan. Tevens ziet u ook twee pijltjes staan, één boven Plan en één boven Activiteiten. Als u op één van de twee pijltjes drukt zal de geselecteerde tekst van een verrichting (vak rechtsboven) worden overgenomen in het tekstvak van het gekozen pijltje. Bij het pijltje van Activiteiten is het zo dat automatisch het vinkje Behandeld bij de verrichting wordt aangevinkt met inachtneming dat u dit u deze verrichting tijdens deze sessie behandeld heeft. Bij het pijtje boven Plan is het de bedoeling dat u daar de verrichtingen neerzet die u de volgende sessie wilt gaan behandelen. Er komt dan geen vinkje bij behandeld te staan omdat deze nog niet daadwerkelijk aan bod geweest zijn. Als u een verrichting heeft Afgehandeld kunt u dat handmatig aanvinken tijdens een tussen evaluatie. Automatisch zal de journaaldatum in het vak wordt gezet van b.v. 1 e Evaluatie (datum). Dit staat achter datum in de verrichtingentabel. Dit werkt alleen als u dit doet bij het journaal Type Tussen evaluatie Bij een tweede tussen evaluatie wordt de datum onder de 2 e evaluatie gezet in dezelfde tabel. Links boven staan ook weer de beschikbare meetinstrumenten. U kunt hier op dubbelklikken om een nieuwe meting te verwerken. Evaluatie (tabblad) Alle meetresultaten worden in het dossier op het tabblad evaluatie met de knop Toon meetresultaten weergegeven.
In het vak onder de knop Toon Meetresultaten heeft u ook nog een tekstvak waarin u de resultaten van meetinstrumenten die niet in WinMens staan kunt noteren. Afsluiting (tabblad) Geen opmerking