Functie Functienaam: Ict-deskundige Afdeling: Algemene Zaken Graadnaam: Ict-deskundige Dienst: Communicatie Functionele loopbaan: B1 B2 B3 Subdienst: ICT Doel van de entiteit Beschrijving van de afdeling De afdeling algemene zaken ondersteunt de verschillende lijndiensten van de gemeentelijke organisatie en draagt zo bij tot een efficiënte en optimale werking. Deze ondersteuning gebeurt op het vlak van financiën, secretariaat, archief, juridische ondersteuning, personeel, communicatie, informatica, beleids- en projectondersteuning,... De afdeling omvat volgende diensten: financiën, secretariaat, personeel, communicatie en ICT. Naast de afdeling algemene zaken bestaan de afdeling leven en genieten, de afdeling wonen en werken en de OCMW-diensten die de volgende diensten omvatten: burgerzaken, vrije tijd (bibliotheek, cultuur, toerisme en evenementen en jeugd en sport), kinderopvang, openbare werken en infrastructuur, leefomgeving (ruimtelijke ordening en milieu), technische dienst, mobiliteit en economie, sociale dienst en woonzorgcentrum. Beschrijving van de dienst De IT deskundige werkt beleidsondersteunend en helpt bij de digitalisering binnen de diverse diensten van de gemeente Kaprijke, het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn (OCMW) van de gemeente Kaprijke (beheersovereenkomst van 27 juni 2016) en het Autonoom Gemeentebedrijf (AGB) van de gemeente Kaprijke (beheersovereenkomst van november 2015 en latere wijzigingen). De IT deskundige staat in voor het beheer, een betrouwbare werking, het onderhoud en de verdere coherente ontplooiing van een (intern/extern) klantgerichte digitalisering. De IT deskundige heeft, naast het dagdagelijkse operationele werk, een adviserende rol naar het gemeentebestuur, het OCMW-bestuur en het bestuur van het AGB in verband met het opvolgen van de nieuwe technieken en evoluties. De dienst ontwikkelt tevens strategisch beleidsdoelstellingen en werkt ze projectmatig uit en volgt ze op. Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van en rapporteert aan: Algemeen Directeur (thans aan gemeentesecretaris, tevens secretaris van het AGB, en aan OCMW-secretaris) goedgekeurd bij besluit gemeentesecretaris van 23 maart 2018 pagina 1 van 9
Kernresultaten Strategisch beleid ICT Concipiëren en uitwerken van de strategische en operationele doelstellingen m.b.t. ICT. Deze doelstellingen toetsen aan de missie en visie van de organisaties en bijsturen. Doel: op een efficiënte en projectmatige wijze de doelstellingen uitvoeren en opvolgen Projectmatig werken Beheren van specifieke, duidelijk afgebakende en dienstoverschrijdende projecten. Doel: het meetbaar maken van vooropgestelde doelen, het tijdelijk bijeenbrengen van verschillende kennis en disciplines en het doorvoeren van veranderingen voorrang geven aan organisatie brede en klantgerichte projecten de principes en werkwijze van projectmanagement toepassen, evalueren en bijsturen coaching, advisering, opvolging en eventueel bijsturing van projecten uit de projecten de leermomenten voor de organisatie halen en deze ter beschikking stellen van de organisatie opstarten van projectgroepen ondersteunen van projectgroepen formuleren van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering met betrekking tot middelen en kosten zodat het resultaat en de kost van de projecten op een aanvaardbaar niveau worden gehouden Digitaal omgeving Mede ontwikkelen en implementeren van e-government in de organisaties. Doel: de toegankelijkheid van de interne en externe dienstverlening verbeteren door een 24u loket en andere elektronische kanalen ter beschikking te stellen identificatie en authenticatie optimaliseren beheer platform digitale ondertekening beheer digitaal betalingsplatform meewerken aan de uitbouw van een digitaal archief plaats- en fijdsonafhankelijk werken faciliteren (cloudoplossingen o.a.) introduceren en opvolgen van mid-office toepassingen (CRM o.a.) ontwikkelen van nieuwe initiatieven op basis van nieuwe ICT mogelijkheden (Chatbot of andere online communicatie) Helpdesk Bijstaan van de gebruikers op hard- en software gebied. Doel: ervoor zorgen dat de gebruikers hun digitale omgeving optimaal kunnen gebruiken uitleg aan de gebruiker verschaffen gegevens zoeken van/voor het probleem goedgekeurd bij besluit gemeentesecretaris van 23 maart 2018 pagina 2 van 9
binnenkomende probleemmeldingen zo correct mogelijk analyseren en categoriseren naar soort probleem en hoogdringendheid eenvoudige problemen zoveel mogelijk zelf oplossen. De nodige instructies doorgeven aan de probleemmelder. De overige problemen correct doorspelen naar de specialisten begeleiding van gebruikers op vlak van technische specialisatie (vb: website, kopieermachines, vaste en mobiele telefonie, multi functionele toestellen, ) contact opnemen met leveranciers / ontwikkelaars betreffende technische informatie assistentie bieden aan medewerkers bij hun informaticatoepassingen complexe problemen met medewerkers bespreken verzorgen van basisopleidingen voor medewerkers opmaak van eenvoudige handleidingen analyseren helpdesk voor relevante beleidsinfo uitbouwen helpdesk met logboek externe tussenkomsten Systeembeheer en toepassingsbeheer Beheren van het centrale computersysteem van de organisaties en onderhoud van soft- en hardware van de organisaties. up to date houden van netwerkcomponenten, servers, pc's, IP adresseringslijst, netwerkconfiguratie, statusopvolging van back-ups statusopvolging van antivirusupdates contacten onderhouden met de leveranciers van hard- en software installatie, opvolging en onderhoud van hard- en software (begeleiden) installaties, onderhoud, beheer, zoeken naar vernieuwingen en verbeteringen aan het computersysteem basiskennis verwerven van alle mid-office toepassingen, key-users begeleiden opvolgen trends in mid-office toepassingen voor lokale besturen ICT-infrastructuur Beheer van het computer-, telefoniepark en multi functionele toestellen. Begeleiden en adviseren betreffende telefonie en hard- en software van alle entiteiten. Doel: het ICT-netwerk optimaal beheren netwerk en pc's beveiligen tegen virussen, inbraakpogingen overleg met informatieveiligheidsconsulent deelnemen aan de informatieveiligheidscel installeren van pc s en randapparatuur uitvoeren van eenvoudige servertaken uitvoeren van eenvoudige netwerktaken onderhoud en planning servers, back-ups, onderhoud en planning pc s en randapparatuur onderhoud en ondersteuning componenten netwerk zowel Lan als Wifi installatie, opvolging & onderhoud van hard- en software onderhoud, ondersteuning en planning van telefoniecomponenten onderhouden van een mailsysteem met inbegrip van bescherming tegen spam goedgekeurd bij besluit gemeentesecretaris van 23 maart 2018 pagina 3 van 9
Website Uitbouwen en beheren van de webstek van de organisaties. Doel: de burger informeren over het beleid en de dienstverlening via elektronische weg opvolgen evolutie ééngemaakt burgerloket beheer en algemene structuur website in overleg met websitebouwer en communicatieambtenaar; beheer technische aspecten webstek (browsers, java-scripts, HTML-code, ) aandacht voor toepassingen die de interactie met de burger bevorderen Budgetbeheer en meerjarenplanning Waken over het opstellen en opvolgen van budgetvoorstellen en het opmaken van een meerjarenplanning van de entiteit. Doel: behalen van de beleidsmatige en de financiële doelstellingen van de organisatie inzetten van de beschikbare middelen op de meest efficiënte manier aanbrengen van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering m.b.t. middelen en kosten zorgen voor een gefundeerd, samenhangend, tijdig en nauwkeurig budgetvoorstel en voor een accuraat budgetbeheer en -controle advies verlenen om te komen tot een gefundeerd, samenhangend budgetvoorstel en voor een accuraat budgetbeheer en -controle financiële winsten zoeken door subsidies op te zoeken en gebruik te maken van bestaande raamcontracten Voorbereiding bestuursorganen Voorbereiding van dossiers en agendapunten voor de bestuursorganen. Doel: het voorleggen van informatieve en te beslissen agendapunten en dossiers met ondersteuning van het secretariaat zorgen voor een goede informatiedoorstroming binnen de eigen entiteiten voorbereiden en afwerken van dossiers zorgen voor een goede informatiedoorstroming naar de andere entiteiten Overheidsopdrachten Bijdragen tot het definiëren van het lastenboek en opvolgen van de uitbestede werken door de contractanten met ondersteuning van het secretariaat. Doel: de overheidsopdrachten correct en conform de afspraken laten geschieden bieden van technische ondersteuning voor de opmaak van het bestek opvragen prijzen controleren van de werkzaamheden controleren en rapporteren van de vorderingsstaten goedgekeurd bij besluit gemeentesecretaris van 23 maart 2018 pagina 4 van 9
Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de andere entiteiten en de besturen. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de entiteit informeren van de medewerkers van de eigen entiteit over het strategisch beleid, veranderingsprocessen organiseren en opvolgen van intern overleg informeren van de leden van het managementteam over de projecten en werkzaamheden van de entiteit zorgen voor de informatiestroom van de entiteit naar de dienst communicatie (intranet, info voor de website, folders en brochures, jaarverslag, pers, ) bevorderen van communicatie in alle richtingen (top-down, bottom-up en horizontaal) toepassen en uitvoeren van het vooropgestelde communicatieplan (systeem) afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers Uittekenen van processen Documenteren en uittekenen van processen ter verbetering van de interne organisatiebeheersing bv. als gevolg van audits. Doel:bijdragen tot het verbeteren van de organisatieprocessen jaarlijkse rapportering over opvolging IT actieplannen meewerken aan de opmaak van een informatiebeheersplan verzamelen van informatie voor het uittekenen van processen uittekenen van het proces valideren van het uitgetekend proces door de betrokkenen en de verantwoordelijken (managementteam) hertekenen van het proces, opmaken van de to be-situatie, aangeven van de wijzigingen en de gevolgen ervan bespreken/valideren van de to be bewaken van het goede verloop van de opdracht en eventuele knelpunten melden schrijven/opmaken van implementatieplan goedgekeurd bij besluit gemeentesecretaris van 23 maart 2018 pagina 5 van 9
Wetgeving en regelgeving FUNCTIEBESCHRIJVING Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen entiteit briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te houden wetgeving en regelgeving kunnen toepassen organiseren van bijscholing, vorming, voor het op peil houden van het benodigde kennisniveau vakgerichte informatie raadplegen Verruimende bepaling: op vraag van de leidinggevende verricht het personeelslid ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. goedgekeurd bij besluit gemeentesecretaris van 23 maart 2018 pagina 6 van 9
grondig voldoende elementair FUNCTIEBESCHRIJVING Technische competenties Technische competenties De definities en gradaties van de technische competenties zijn ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden drie gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Gradatie Cluster Competentie Management en beleid Strategisch management x x x Financieel management x x Communicatiemanagement x x Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie x x Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie x x x Werking en werkmiddelen Werking van de organisatie x x Werkmiddelen en werkmethodieken x x x Procedure en procesbeheer x x Projectmatig werken x x ICT-vaardigheden Algemene ICT-vaardigheden x x x Personal Information Manager-toepassing x x x Presentaties x x x Tekstverwerking x x x Rekenbladen x x x Software eigen aan de organisatie x x x Software eigen aan de functie x x x goedgekeurd bij besluit gemeentesecretaris van 23 maart 2018 pagina 7 van 9
gradatie 3 gradatie 2 gradatie 1 FUNCTIEBESCHRIJVING Gedragscompetenties Gedragcompetenties De definities en gradaties van de gedragcompetenties zijn ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden drie gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Gradatie Cluster Competentie Beheersmatige Plannen en organiseren x x x vaardigheden Informatieverwerkend Analytisch denken x x gedrag Visieontwikkeling x x Interactief gedrag Teamwerk en samenwerken x x Kwaliteit en nauwgezetheid x x Leerbereidheid x x x Probleemoplossend Besluitvaardigheid x x gedrag Klantgerichtheid x x x Waardegebonden gedrag Organisatieverbondenheid x x Resultaatgerichtheid x x goedgekeurd bij besluit gemeentesecretaris van 23 maart 2018 pagina 8 van 9
Kennisneming Kennisneming Samen met het individuele doelstellingenplan uit het evaluatiedocument vormt de functiebeschrijving de basis voor de evaluatie van het personeelslid gedurende zijn loopbaan. Gelieve handmatig en schriftelijk aan te vullen als volgt: 1. schrijf voor kennisname ; 2. onderteken met uw handtekening; 3. vul de datum van ondertekening in; 4. vul uw voornaam en familienaam in. personeelslid leidinggevende Voor kennisname Handtekening Datum Naam goedgekeurd bij besluit gemeentesecretaris van 23 maart 2018 pagina 9 van 9