Bijlage declareren/factureren Podonet Professionele patiënten administratie Inleiding Aan e-declareren worden strenge eisen gesteld door de Zorgverzekeraars. E-declareren gebeurt door een code en een bedrag naar de Zorgverzekeraar te versturen. De Zorgverzekeraar weet welke code bij welke dienst (z.g. prestatie) hoort. Podonet berekend zelf, op basis van deze codes en de vergoedingsregels (de geselecteerde verzekering), wat de eigen bijdrage van de patiënt is. Voorbereiding Voordat u gaat beginnen met factureren is het belangrijk dat u eerst alle artikelen en diensten goed definieert, zodat het een en ander netjes op de factuur komt te staan. Ga naar instellingen financieel. In de grote handleiding staat uitgebreid omschreven hoe u artikelen en groepen kunt aanmaken. Bij gebruik van de management functies worden de gegevens gebruikt die op dat moment zijn ingesteld bij de instellingen. Podonet handleiding factureren versie 2.4 (september 2016) 1
Factuur aanmaken Een factuur maken gaat vanuit de informatie tab. Omdat Podonet moet kunnen uitrekenen wat er eventueel vergoed zal worden door de zorgverzekeraar, is het belangrijk dat u eerst een COV check uitvoert (Controle op Verzekering). Deze kunt u uitvoeren door onderaan bij de tab informatie, achter de verzekering op de knop 'opvragen' te klikken. Nu wordt de verzekering van de betreffende pt. opgevraagd bij VeCoZo. Wanneer u op de gewenste polis klikt, worden de gegevens overgenomen op de patiënten kaart. Als deze velden zijn ingevuld klikt u op de knop 'factuur' en het factuurscherm wordt geopend. Podonet vult de consultdatum en factuurdatum zelf in en bepaald die op basis van gegevens uit de agenda. Indien er geen informatie uit de agenda is gevonden voor de betreffende persoon, wordt de huidige datum aangehouden. Dit geldt ook voor de behandelaar (rechts bovenin). Mocht de door Podonet geselecteerde behandelaar niet de juiste zijn, dan kunt u deze rechts bovenin het scherm aanpassen. De vergoedingsregels worden bij het veranderen van de behandelaar direct aangepast. Rechtsboven in het scherm staat het totaal bedrag wat nog openstaat bij uw patiënt. Bij dit bedrag is er al rekening gehouden met het deel wat de zorgverzekeraar (gaat) vergoeden (indien deze direct wordt gedeclareerd). Het factuurnummer wordt automatisch ingevuld bij het opslaan van de declaratie, maar zolang de declaratie nog niet is verwerkt door de zorgverzekeraar bent u vrij om deze aan te passen. Op basis van de geselecteerde Zorgverzekeraar en uw bevoegdheden, zijn er nu 2 mogelijkheden. 1. Indien de declaratie direct via VeCoZo ingediend kan worden, ziet u deze 'blauwe' artikelen onder het kopje 'Vecozo'. 2. Als dit niet geval is, zijn alle artikelen rood gekleurd. Dit wil niet zeggen dat er geen vergoeding voor de betreffende polis is! De pt. moet in dit geval de declaratie zelf indienen bij zijn/haar Zorgverzekeraar (indien van toepassing). Selecteer vervolgens de artikelen uit de lijst die u geleverd heeft. U kunt ook door op te klikken in het zoek-venster artikelen opzoeken. In dit venster staan de artikelen/diensten al in groepen ingedeeld. Hiernaast is er nog een zoekfunctie waarmee u artikelen op naam kunt zoeken in de lijst. De 'rode' artikelen komen NIET voor vergoeding in aanmerking of kunnen niet direct bij de Zorgverzekeraar gedeclareerd worden. In het zoek-venster kunt u artikelen en diensten selecteren. Podonet handleiding factureren versie 2.4 (september 2016) 2
Bij de meeste artikelen is het mogelijk om de naam van het betreffende artikel te veranderen, hiervoor klikt u op het symbooltje. Ook kunt u het aantal geleverde artikelen invoeren. De artikelen worden automatisch gesorteerd op datum, echter is het ook mogelijk om de volgorde van de artikelen te veranderen. Hiervoor klikt u de linkermuisknop in op de factuurregel die u wilt verplaatsen. Terwijl u deze ingedrukt heeft, sleept u de regel naar de gewenste plaats. Hier laat u de regel los. Als u alle artikelen heeft ingevoerd, klikt u op 'opslaan'. De factuur wordt nu opgeslagen in Podonet. Het totaal openstaande bedrag van alle facturen staat rechts bovenin het venster (exclusief facturen waarbij de artikelen/diensten nog niet geleverd zijn). Volgens de polisvoorwaarden mag u pas declareren als u het artikel/de dienst daadwerkelijk heeft geleverd. Als dat het geval is, klikt u artikel/dienst geleverd aan en vervolgens op 'opslaan'. Podonet berekent wat direct gedeclareerd kan worden en vult dat op het scherm in. Wanneer de zorgverzekeraar uitbetaald heeft, komt achter vergoed bedrag het bedrag te staan dat de zorgverzekeraar daadwerkelijk vergoed heeft. Op de zaterdag NA de factuurdatum gaat de declaratie -indien mogelijk- naar de Zorgverzekeraar toe, ook al staat het gedeclareerde bedrag op 0,00, tenzij u bij de controle van de verzekering de basis verzekering heeft geselecteerd (!). Met de knop 'factuur' kunt u de factuur afdrukken. Als u dit voor de eerste keer doet, komt er boven in het scherm een waarschuwing dat uw browser een z.g. pop-up van Podonet heeft geblokkeerd. Klik rechts bovenin op 'toestaan' en klik nogmaals op 'factuur'. Als de declaratie (deels) direct via de Zorgverzekeraar gaat, is het ook mogelijk om de factuur per email (pdf) naar de pt. te sturen. Deze knop is alleen 'aanklikbaar' als er een email adres van de pt. beschikbaar is. De factuur wordt op de factuurdatum, 's avond na 18:00, naar het ingestelde email adres verzonden. Het aanbieden van declaraties bij de Zorgverzekeraars en het ophalen van de retourinformatie gaat volledig automatisch en wordt door ons permanent in de gaten gehouden. Mocht een declaratie niet of niet volledig worden goedgekeurd, dan krijgt u hiervan automatisch bericht via de mail. Podonet handleiding factureren versie 2.4 (september 2016) 3
Betaling van (rest) bedrag Bij het vakje eigen bijdrage betaald kunt u direct aangeven of en hoe de eigen bijdrage is of wordt betaald. Podonet vult voor u zelf het openstaande bedrag in van deze factuur. Hieronder staat een opsomming van de mogelijkheden en hoe dit verwerkt wordt indien het vakje eigen bijdrage betaald is aangevinkt. Methode onbekend per kas per pin via bank/giro éénmalige incasso via DirectPay via InfoMediscs via Famed Beschrijving Het bedrag wordt direct verrekend met het totaal openstaande bedrag, van de patiënt, als u op opslaan klikt. LET OP: Na het opslaan wordt het vakje eigen bijdrage betaald weer uitgevinkt en corrigeert Podonet dit naar de nog openstaande eigen bijdrage. (indien de factuur niet volledig is betaald) Het bedrag wordt klaar gezet om middels een SEPA batch naar de bank te versturen. Hiervoor heeft u een SEPA contract met uw bank nodig. Het aanmaken en versturen van de SEPA batch gaat via de tab management. Het ingevoerde bedrag wordt verrekend op het moment dat u de SEPA batch aanmaakt. Indien u gebruikt maakt van een factoring bedrijf, dan wordt het openstaande factuurbedrag nadat de zorgverzekeraar deze heeft afgehandeld doorgezet naar het factoring bedrijf. Het nog openstaande bedrag wordt automatisch gecorrigeerd als de zorgverzekeraar een ander bedrag uitkeert dan verwacht. Op het moment dat de factuur verzonden is naar het factoring bedrijf wordt het bedrag verrekend met het nog openstaande bedrag van de patiënt. Betalingen toevoegen / verwijderen U kunt op elk moment de al gedane betalingen verwijderen en toevoegen. Dit gebeurt door in de informatie tab onder aan het scherm, op de knop betaling toevoegen/ verwijderen te klikken. Mocht u een wat kleiner beeldscherm hebben of met een tablet werken, dan staat er onder de factuurknop een knop overzicht. Als u hierop klikt, komt u bij alle betalingen en facturen terecht van de patiënt. Nu staat rechtsboven in het bedrag wat de pt. zelf nog moet betalen en in de kolom te betalen staat het bedrag wat totaal nog openstaat. Indien een deel van de nota naar de zorgverzekeraar gaat (of is) dan zal dit bedrag hoger zijn dan het openstaande deel van de pt. (rechtsboven). Het is immers nog niet betaald. Het overzicht wordt gelezen van beneden naar boven. Er vanuit gaande dat de pt. met een schone lei is begonnen (geen openstaande facturen). Bij elke gemaakt factuur/betaling komt in de rij bedrag het totaal bedrag van de factuur of betaling te staan. Bij facturen zal dat doorgaans een positief bedrag zijn en bij betalingen een negatief bedrag. De kolom te betalen laat dan zien wat de openstaande schuld is. Indien alle facturen zijn betaald, zal na een betaling in de kolom te betalen het bedrag 0,00 moeten zijn. Als bij een factuur het vakje artikelen / dienst geleverd niet is aangevinkt, is het een CONCEPT factuur. D.w.z. dat deze nog niet definitief is en wordt NIET meegenomen in de openstaande facturen en omzet gegevens. Indien u de klant laat betalen voor deze factuur, zal de openstaande bedrag kleiner zijn dan 0,00 (!!) Op het moment dat een concept factuur ouder is dan 2 maanden en hij volledig is betaald, corrigeert Podonet de status naar pt. betaald zelf. Podonet handleiding factureren versie 2.4 (september 2016) 4
Betaling toevoegen In de blauwe balk kunt u een nieuwe betaling ingeven. Als u geen factuurnummer selecteert, wordt dit als een betaling gezien die niet gekoppeld is aan een factuurnummer (bv omdat de pt. in één bedrag 2 nota s tegelijk heeft betaald). Betaling verwijderen Het kan altijd voorkomen dat u een fout heeft gemaakt bij het invoeren. Door op u deze eenvoudig verwijderen. te klikken kunt Declaratie crediteren Mocht u een declaratie per abuis hebben gedeclareerd bij de zorgverzekeraar, dan kunt u middels de knop eenvoudig een credit declaratie aanmaken. Uitzonderingen Als de pt. niet in Nederland verzekerd is, de declaratie zelf wil indienen of niet wordt gevonden bij de zorgverzekeraar. Indien u om de één of andere reden niet wilt dat de declaratie naar de Zorgverzekeraar gaat, kiest u bij het informatie scherm bij Zorgverzekeraar -- declaratie wordt door patiënt zelf betaald --'. Hiermee voorkomt u dat hij toch onbedoeld naar de Zorgverzekeraar gaat. Declaratie ten onrechte ingediend bij Zorgverzekeraar / crediteren Het kan altijd een keer voorkomen dat een declaratie per abuis verkeerd wordt ingediend. Als de status nog op 'gaat naar Zorgverzekeraar' staat, kunt u deze nog geheel aanpassen. In de andere gevallen moet u wachten tot hij is verwerkt door de Zorgverzekeraar en kunt u hem daarna crediteren. Podonet handleiding factureren versie 2.4 (september 2016) 5
Betaling door Zorgverzekeraar De Zorgverzekeraars verwerken de ingediende declaraties per batch (aantal declaraties bij elkaar). Deze worden gestort op uw rekening o.v.v. een betalingskenmerk. Vul bij tab 'management' het kenmerk in van de batch, i.p.v. periode van en t/m. Klik achter 'uitbetaalde batches' op 'print/pdf'. U krijgt nu keurig een lijstje wat in de batch zit, met de bedragen. Bij de VeCoZo batches (die dus rechtstreeks naar de Zorgverzekeraar gaan), krijgt u ook de verwachte betaaldatum te zien op het moment dat de factuur door de Zorgverzekeraar is afgehandeld. Als u bij periode bijvoorbeeld 1 t/m 99000 invult, krijgt u een overzicht van alle batches die u bij de Zorgverzekeraar heeft ingediend. Declaratie status Aan de kop van het factuurvenster, onder de naam van de patiënt, ziet u de huidige status van de declaratie. Hieronder vindt u een tabel met uitleg van de verschillende stadia van een declaratie. Status Pt. betaalt zelf Beschrijving Nota kan niet direct via het declaratie portaal. Pt. regelt het zelf met zijn/ haar verzekering. Concept factuur Vakje artikelen/dienst geleverd is nog niet aangevinkt. Er gebeurt NIETS met deze declaratie. Gaat naar Zorgverzekeraar Bij VeCoZo Bij Zorgverzekeraar Afgehandeld Declaratie gaat direct via VeCoZo naar de Zorgverzekeraar op de eerst komende zaterdag na de factuurdatum. Declaratie is aangeboden bij VeCoZo en zal door de Zorgverzekeraar worden opgehaald. Declaratie is bij de betreffende Zorgverzekeraar. Declaratie is afgehandeld door de Zorgverzekeraar. Betaling wordt doorgaans na 28 dagen gestort op uw rekening. Podonet handleiding factureren versie 2.4 (september 2016) 6
Management functies Om een goed overzicht te houden over uw declaraties en openstaande betalingen, heeft u in Podonet tal van tools tot uw beschikking. Bij de informatie tab vindt u, onderaan het scherm, de declaraties die betrekking hebben op de huidige geselecteerde persoon. In de overzicht-, subtab financieel en in de agenda overzicht tab, staat de laatste factuur achter elke persoon. Hieronder vindt u een uitleg van de huidige (financiële) status van de factuur : nog niet betaald deels betaald volledig betaald er is meer betaald dan de nota Bij de overzicht- en agenda overzicht tab, kunt u door op de naam te klikken aanvullende informatie zichtbaar maken. Indien de status nog niet betaald of deels betaald is, kunt u door op of te klikken, deze als volledig betaald markeren. Podonet maakt hiervoor een betaal regel aan voor het onbetaalde bedrag. In de informatie tab staat deze informatie achter het factuurnummer. U kunt hier de betaaldatum, betaalmethode en het bedrag aflezen. Helemaal rechts staat het totale bedrag dat nog door de patiënt moet worden betaald. Indien er een deel via de Zorgverzekeraar gaat wordt het bedrag wat door de Zorgverzekeraar vergoed wordt automatisch als betaling geboekt, zodra de informatie beschikbaar is. Gaat de (rest) nota via Direct Pay, Famed of InfoMedics naar de pt., dan wordt deze ook automatisch door het systeem als betaald aangemerkt, zodra de retourinformatie beschikbaar is. Bij het maken van een incasso batch gaat Podonet er vanuit dat de batch volledig wordt goedgekeurd en wordt deze als betaling geboekt. Als een nota deels of niet wordt vergoed door de Zorgverzekeraar, dan kunt u bij VeCoZo declaraties het door Podonet berekende declaratie bedrag handmatig aanpassen in het declaratie scherm van de betreffende declaratie. Podonet handleiding factureren versie 2.4 (september 2016) 7
Overzicht maken van declaraties die nog niet of nog niet volledig zijn betaald. Het is uitermate belangrijk dat u een goed overzicht houdt van welke declaraties nog openstaan, zodat u hierop actie kunt ondernemen. Hiervoor zijn er in de management tab diverse functies voorhanden : openstaande facturen vergeten te factureren wellicht vergeten te factureren niet via factoring Eerst voert u een begin- en einddatum in. Als u de declaraties tot 6 weken geleden wilt bekijken, dan kunt u bij t/m -6w ingeven. Podonet berekend zelf dat de datum 6 weken terug moet worden ingesteld. Openstaande facturen Met deze knop krijgt u direct een overzicht van declaraties die nog niet, of niet volledig zijn betaald. Vergeten te factureren Deze functie kijkt middels uw agenda wie is geweest en waar bij de afspraak het vakje rekening is aangevinkt in de agenda. Tevens worden alle offertes in dit overzicht weergegeven. Als er geen declaratie met factuurdatum kan worden gevonden die overeenkomt met de datum in de agenda, dan zal de betreffende afspraak in dit overzicht naar voren komen. Podonet kijkt in een tijdblok van 30 dagen voor- en achteruit, om te voorkomen dat er wel een declaratie is aangemaakt, maar met een verkeerde datum. Door in de agenda het vakje rekening uit te vinken, zal de betreffende naam niet in dit overzicht naar voren komen. Wellicht vergeten te factureren Deze functie is bijna gelijk aan bovenstaande functie, maar het verschil is dat Podonet nu kijkt naar het type afspraak en hoe deze is gedefinieerd bij de instellingen, subtab agenda instellingen. Als hier is aangegeven dat bij het type afspraak een rekening verwacht wordt, dan komt de naam terug in de overzichtslijst, ongeacht of in de agenda het vakje rekening uitgevinkt is. TIP : gebruik bij deze functie een niet te grote periode voor een duidelijker overzicht. Podonet handleiding factureren versie 2.4 (september 2016) 8
Niet via factoring Met deze functie kunt u zien of bij een declaratie het vakje Fa-Med of Direct Pay vergeten is aan te vinken. Deze functie is alleen zinvol, als u de restnota laat afhandelen door een van bovenstaande factoring bedrijven. TIPS: Podonet beschikt over een tal van mogelijkheden om 'foute' facturen op te sporen. Als u vergeet bij een factuur artikelen/dienst geleverd' aan te vinken, zal de declaratie NOOIT naar de Zorgverzekeraar gaan bij e-declareren. Deze declaratie's zijn simpel op te sporen : Ga naar tab 'management', selecteer de gewenst periode, klik op 'vergeten te factureren. Nu krijgt u een lijst van alle facturen : 1. waarvan het vakje 'artikelen geleverd' niet is aangevinkt (staan een factuurnummer bij) 2. waarbij in de agenda het vakje 'rekening' is aangevinkt, maar waar nog geen declaratie voor gemaakt is. LET OP: Als een factuur aan de pt. is meegegeven en u heeft de mogelijkheid om deze ook direct te e- declareren, dan mag u niet het vakje 'artikelen geleverd' aanvinken. De declaratie gaat dan alsnog naar de Zorgverzekeraar! Ga in dit geval als volgt te werk : 1. Selecteer de pt. 2. Bij informatie tab : Selecteer bij Zorgverzekeraar declaratie wordt door patiënt zelf betaald'. 3. Klik op opslaan'. 4. Open de factuur (onderaan het scherm op het factuurnummer klikken). 5. Klik op artikelen/dienst geleverd. 6. Klik op 'opslaan' (als u het goed heeft gedaan, komt er geen bedrag op uw scherm te staan wat vergoed wordt door de Zorgverzekeraar). 7. Klik op sluiten'. 8. Voer desgewenst een controle van verzekering uit (COV). Podonet handleiding factureren versie 2.4 (september 2016) 9