Contractmanagement in Nederland anno 2011 Samenvatting Mitopics Theo Bosselaers NEVI René van den Hoven Februari 2012 1
Periodiek onderzoekt Mitopics de professionaliteit waarmee Nederlandse organisaties Contractmanagement inrichten en uitvoeren. De update van 2011 is in samenwerking met NEVI opgezet en uitgevoerd. Strengere regelgeving en toezicht hierop als ook de maatschappelijke verantwoording, uitbesteden van (delen) van bedrijfsprocessen en kostendruk bepalen mede dat organisaties grip willen hebben op hun externe verplichtingen die zij zijn aangegaan door contracten. Versterkt door de behoefte als flexibiliseren van kosten en middelen, concentreren op kerncompetenties worden naast secundaire activiteiten (schoonmaak, catering, werkplekbeheer et cetera) steeds meer delen van primaire bedrijfsprocessen op basis van contracten geheel of gedeeltelijk uitbesteed naar leveranciers. Succesvol contractmanagement kan hierdoor heden te dage worden beschouwd als één van de kritische succesfactoren binnen organisaties voor het realiseren van haar eigen strategie en realisatie van de doelstellingen als vastgelegd in contracten. Dit belang wordt zowel binnen de profit als publieke sector ondertussen onderkend. Contractmanagment maakt het mogelijk om risico s en kosten daadwerkelijk te implementeren en te realiseren en tevens beter beheersbaar te maken mede door de prestaties van leveranciers te managen en - verbeteren. Onderhavig onderzoek inventariseert in hoeverre bedrijven Contractmanagment gestructureerd opzetten en daaruit concrete baten weten te realiseren dan wel risico s weten te minimaliseren Visie op Contractmanagement Contractmanagement is in de visie van de onderzoekers een managementproces en heeft dientengevolge een cyclisch karakter. Het ontwikkelen van visie, het faciliteren van de realisatie van die visie, het daadwerkelijk realiseren (prestatiebepalen, -contracteren en bewaken) en tenslotte het evalueren van de resultaten van één en ander staan hierbij centraal. 2
Onderzoeksopzet en verantwoording De respondenten die dit onderzoek, via internet toegankelijke enquête, hebben ingevuld komen uit de brede doelgroep van NEVI, Mitopics en IIR. De doelgroep betrof tactische inkopers, contractmanager, verantwoordelijken voor contractmanagement en managers. De respons op de enquête vertegenwoordigt een zeer breed scala aan organisaties (ondermeer finance, ICT, retail, non-profit, adviesbureaus, industrie), van middelgrote tot zeer grote bedrijven. Na analyse van de respons zijn de uitkomsten vergeleken met de resultaten van de tweede editie van Mitopics Contractmanagement onderzoek uit 2009. De verschillende stappen van het Contractmanagementproces zijn als basis genomen voor de selectie van aandachtspunten die in onderhavig onderzoek zijn betrokken. In de enquête heeft dit geleid tot de volgende aandachtspunten van Contractmanagment: Gebruikt begrippenkader Toepassingsomgeving van de respondenten (context) Contractmanagement in de organisatie waaronder beleid, verantwoordelijkheden, toegevoegde waarde, budget Het vastleggen van contracten inclusief tools De uitvoering van contractmanagement in de organisatie Leren van contractmanagement door onder meer evalueren Ontwikkelen en bewaken van de leverancier relatie 3
Conclusies Uit de resultaten van deze enquête kunnen ten aanzien van de professionaliteit waarmee Contractmanagment in Nederlandse organisaties wordt toegepast onderstaande conclusies getrokken worden. Gebruikt begrippenkader Duidelijk is geworden dat het onderscheid tussen de begrippen contractbeheer en contractmanagement met name nog niet geheel helder. Contractmanagement is in menig organisaties nog niet structureel vorm gegeven. Dit blijkt onder meer uit het feit dat de contractmanagement taken en verantwoording nog lang niet in alle organisaties voldoende zijn belegd op een wijze die de organisatie in voldoende mate toegevoegde waarde oplevert en waar derhalve voldoende tijd, opleiding en middelen beschikbaar voor zou moeten worden gesteld. Opvallend is het gegeven dat bij het aangeven waaruit de toegevoegde waarde van contractmanagement bestaat kosten besparing eerst op de 3e plaats komt. Tevens opmerkelijk is het feit dat niet overal bekend is of de uitgaven gedekt worden door contracten. De categorieën met de hoogste dekkingsgraad zijn ICT, Facilitair en die betrekking hebben op het primaire proces. 4
De kwaliteit van een gesloten contract wordt mede bepaald door de aansluiting van dat contract op het risicoprofiel en de kansen van de betreffende samenwerking met de leverancier. Bijna driekwart van de respondenten geeft aan dat risico analyse tijdens de inkoopfase niet of niet in voldoende mate wordt toegepast. Dit is mede gezien de huidige onzekere economische omstandigheden een opmerkelijke uitkomst. Het beeld wordt nog versterkt doordat lang niet overal gebruik wordt gemaakt van model SLA;s, flexibiliteit van de afspraken regelmatig onvoldoende is en niet bekend is met welke prestaties de leverancier moet leveren. Tevens kunnen we vaststellen dat de rollen en verantwoordelijkheden binnen het contract management onvoldoende belegd en geborgd zijn. Ondanks de toegenomen noodzaak kunnen we dan ook stellen dat veel organisaties in onvoldoende mate in control blijken te zijn over de prestaties van de leveranciers. Ook geeft een behoorlijk aantal organisaties aan dat zij zelf hun eigen verplichtingen in deze niet of niet naar behoren nakomen. Positief is wel dat veel organisaties over een vorm van geautomatiseerde ondersteuning beschikken en hiermee een basis voor zichzelf hebben gecreëerd voor meer transparantie. Alhoewel regelmatig relevante signaleringsfuncties in onvoldoende mate zijn geïmplementeerd en ruim de helft (zwaar) ontevreden is over de geboden functionaliteit Uit de gegeven antwoorden ontstaat het beeld dat het, bij contract management, met name gaat om het registreren, opbergen en operationeel bewaken van afspraken maar dat het leren van ervaringen, anticiperen op veranderingen et cetera nog weinig aandacht aan wordt besteedt Hierin is t.o.v. het onderzoek uit 2009 weinig verandering in gekomen. 5
Dit beeld wordt bevestigd doordat het lerend vermogen nog weinig aandacht heeft besteedt en Het ontwikkelen en uitvoeren van leveranciersmanagement nog veel ruimte tot verbetering laat Eind conclusie Uit de resultaten van dit onderzoek kan ten aanzien van de professionaliteit waarmee Contractmanagement in Nederlandse organisaties wordt toegepast het volgende geconcludeerd worden. Contractmanagement is met name gericht op het managen van operationele activiteiten. Aspecten als regie, leveranciersmanagement, proactief leren krijgen nog onvoldoende aandacht. De situatie is t.o.v. het onderzoek uit 2009 nog weinig veranderd wat gezien de veranderende markomstandigheden opmerkelijk is. 6