Benchmark Burgerparticipatie Participatiemonitor meten en vergelijken, leren en ontwikkelen Brochure 2012 Contact www.benchmarkburgerparticipatie.nl info@benchmarkburgerparticipatie.nl 020 5141 340 Aan de slag met burgerparticipatie! Burgerparticipatie staat al jaren op de agenda van gemeenten en komt nadrukkelijk in beeld in college- en coalitieprogramma s. De bezuinigingen, het beroep op eigen verantwoordelijkheid en het ruimte bieden aan eigen initiatief hebben burgerparticipatie in een stroomversnelling gebracht. Eerder hebben het ministerie van BZK en de VNG onder de noemer In actie met burgers! proeftuinen burgerparticipatie georganiseerd. Deze laten zien dat er enorme behoefte bestaat aan professionele vormgeving van burgerparticipatie en een goede inbedding ervan in de dagelijkse praktijk van beleid en bestuur. Vrijwel alle gemeenten zijn aan het pionieren vanuit hun eigen ambities en ontwikkeling. Zij spelen in op vraagstukken als: Hoe combineren we goed luisteren naar burgers met het beslechten van belangentegenstellingen en doorhakken van politieke knopen? Hoe kunnen we bezuinigen en tegelijkertijd duurzame samenwerking met bedrijven en maatschappelijke organisaties tot stand brengen? Hoe delen we verantwoordelijkheid voor veilige en leefbare wijken met bewoners? Hoe stimuleer je eigen initiatief en zelforganisatie bij bewoners? Hoe faciliteren we dat vervolgens als gemeente? Hoe houden we beleidsprocessen en grote projecten waar we burgers bij betrekken beheersbaar, in tijd en geld? Veel gemeenten komen tot verrassende inzichten en innovatieve oplossingen die het delen waard zijn. Het ministerie van BZK en de VNG willen gemeenten ondersteunen bij een verdere groei naar succesvolle burgerparticipatie. Daarom hebben zij met Partners+Pröpper, Quint Result, Hein Albeda, KING en een negental gemeenten de Benchmark Burgerparticipatie en de Participatiemonitor ontwikkeld. Deze instrumenten helpen u uw ambities met burgerparticipatie te richten en te realiseren. De Benchmark Burgerparticipatie hein albeda p. 1/6
Het programma Het benchmarkprogramma bestaat uit de onderdelen meten, vergelijken, leren en ontwikkelen en wordt in abonnementsvorm aangeboden. U kunt dit abonnement op ieder gewenst moment laten ingaan en vervolgens gedurende 12 maanden van de onderdelen gebruikmaken. U kunt het instrument op verschillende manieren inzetten. Resultaten van burgerparticipatie zijn het best te meten aan de hand van individuele trajecten. Participatietrajecten evalueert u op ieder gewenst moment met de Participatiemonitor. Een zelfevaluatie door de projectleider en een online enquête onder participanten levert per traject een beknopt rapport op. Aanpak en resultaten worden inzichtelijk. Intern vergelijken en kennisdelen worden concreet. De verzameling van trajecten aangevuld met gegevens over gemeentebreed beleid en praktijk geven een totaalbeeld van uw gemeente. Dit kunt u met andere gemeenten gericht vergelijken om te leren en te ontwikkelen. Via het besloten benchmarkplatform kunt u zelf analyseren hoe u en anderen scoren op specifieke onderdelen. U legt snel contact met anderen om het verhaal achter de onderzoeksresultaten te delen en van elkaar te leren. We ondersteunen uw leerproces met een intakegesprek, leerkringbijeenkomsten en uitwisseling van good practices. Het jaarlijks overall rapport geeft u inzicht in trends en ontwikkelingen. In een persoonlijk gesprek helpen we u de benchmarkresultaten te duiden en te vertalen in acties. Wie gingen u in 2011 voor? Almere Bussum Dordrecht Eindhoven Haarlemmermeer Hengelo Hof van Twente Houten Oisterwijk Rijswijk Terneuzen Teylingen Tilburg Vlaardingen Zoetermeer De Benchmark Burgerparticipatie hein albeda p. 2/6
Uw wens centraal U wilt leren op procesverloop en organisatie van burgerparticipatie op basis van verschillende ervaringen bij u in huis? U kunt de Participatiemonitor gebruiken. Hiermee kunt u aan de hand van een beproefde vragenlijst meerdere projecten binnen uw gemeente evalueren vanuit het perspectief van burgers en ambtenaren, eventueel over de jaren heen. De uitkomsten van de verschillende projecten worden apart gerapporteerd. U kunt per 12 maanden meermaals een of meerdere projecten aandragen om te evalueren. U wilt uitgebreid leren en ontwikkelen op zowel procesverloop en organisatie als inhoud en daarbij gebruikmaken van de kennis en ervaring die aanwezig is bij andere gemeenten? U kunt de volledige Benchmark Burgerparticipatie gebruiken. Hiermee kunt u elke 12 maanden meermaals een of meerdere projecten aandragen om te evalueren vanuit het perspectief van burgers en ambtenaren en daarnaast op gemeentelijk niveau de participatiepraktijk toetsen aan de hand van een zelfevaluatie. Het resultaat is een uitgebreide, besloten benchmark waarin u uw participatiepraktijk naar wens op detailniveau kunt vergelijken met andere gemeenten. Op basis van gemeenschappelijke kenmerken (o.a. inwonertal, stedelijkheid, maar ook ambitie- of ervaringsniveau) kunt u zich gericht vergelijken met andere gemeenten. U kunt eenvoudig contact opnemen met andere deelnemers om ervaringen uit te wisselen en gebruikmaken van de online kennisbank. In 2 leerbijeenkomsten wordt dieper ingegaan op gedeelde vraagstukken en oplossingen. Naast de rapportages per project ontvangt u ook het overall jaarrapport. In een persoonlijk gesprek kijken we terug en vooruit. Wat waren uw leerwensen en ambities? Wat zijn de uitkomsten van de evaluaties en welke stappen zijn of worden gezet om te leren en te verbeteren en wat zijn daarvan de eerste resultaten? Wat heeft u eraan? Met de projectevaluaties in de hand maakt u de inzet en resultaten van burgerparticipatie zichtbaar, zowel vanuit het perspectief van de gemeente, als vanuit het perspectief van de burger. U beschikt over een stevige onderlegger om gericht te leren en te ontwikkelen. U kunt onderbouwde keuzes maken voor het ontwikkelen en aanpassen van participatiebeleid. U kunt sneller leren en ontwikkelen door gebruik te maken van de kennis en ervaringen die andere gemeenten hebben opgedaan en hoeft niet opnieuw het wiel uit te vinden. U kunt daarbij gericht contact leggen met collega s bij specifieke andere gemeenten, afhankelijk van uw leerwensen en hun ervaringen om uitdagingen en oplossingen uit te wisselen. Het programma helpt u de prestaties op het terrein van burgerparticipatie inzichtelijk te maken en te verbeteren, passend bij uw eigen ambities en ontwikkeling. De Benchmark Burgerparticipatie hein albeda p. 3/6
Inhoud van het programma Wat wordt er gemeten? In samenspraak met experts uit gemeenten en kennispartners is gekozen voor een brede definitie van burgerparticipatie waarbij de aandacht niet alleen uit gaat naar de manier waarop gemeenten burgers bij de eigen beleidsdossiers en projecten, maar ook naar initiatieven en energie uit de samenleving zelf en de mate waarin gemeenten erin slagen daarop in te spelen. De opbouw van het instrument is weergegeven in de onderstaande figuur. De indicatoren waarmee we burgerparticipatie meten hebben betrekking op wat er in de gemeente en samenleving geregeld is ten aanzien van burgerparticipatie (borging), de burgerparticipatie die feitelijk tot stand komt (praktijk) en de resultaten waartoe dat leidt, zowel feitelijk als in de beleving van participanten, bestuurders en ambtenaren. Dit maakt scores mogelijk op vier kwaliteitsmaatstaven waarop gemeenten zich onderling kunnen vergelijken: 1. Realisatiekracht: draagt burgerparticipatie bij aan het oplossen van maatschappelijke opgaven in een gemeente? 2. Democratie: doen burgers feitelijk mee? Hebben zij voldoende mogelijkheden om te participeren? Hebben burgers daadwerkelijk invloed? Zijn deelnemers representatief? 3. Kwaliteit van samenwerking: is een gemeente gericht op samenwerking met andere partijen? Is er sprake van teamspel? Vindt er een echte dialoog plaats? 4. Professionele vormgeving: wordt burgerparticipatie methodisch aangepakt? Worden er passende communicatiekanalen en werkvormen gekozen? Is er sprake van goed verwachtingenmanagement en tijdige en begrijpelijke communicatie? Hoe gaat het programma concreet in zijn werk? Stap 1: Intakegesprek Om een goede start te maken spreken we met de benchmarkcoördinator (en eventueel collega s) van uw gemeente de verschillende onderdelen van het De Benchmark Burgerparticipatie hein albeda p. 4/6
programma door. We gaan in op de gewenste ontwikkeling en de ambities van uw gemeente, de thema s die u in leerbijeenkomsten zou willen behandelen en de praktische organisatie en planning van de (eerste) projectevaluaties. Stap 2: Inventarisatie van projecten We bekijken welke projecten u wel en niet met de participatiemonitor wilt of kunt evalueren. Belangrijke uitgangspunten: de uiteindelijke verzameling van projecten vormt een goed beeld van de actuele participatiepraktijk in uw gemeente, bij voorkeur op diverse beleidsterreinen en met verschillende participatieniveaus. Hierdoor kan zowel intern als extern goed worden vergeleken en geleerd. Stap 3: Uitvoering projectevaluaties onder participanten en medewerkers (doorlopend, flexibel) De e-mailadressen van betrokken medewerkers en participanten worden verzameld en aangeleverd. Uitnodigingen en herinneringen aan de project-specifieke enquêtes worden automatisch verstuurd. Binnen enkele weken ontvangt u automatisch een overzichtelijke projectevaluatie van 2 pagina s. Gebruik van deze participatiemonitor is flexibel: wanneer u dat wenst. Stap 4: Gegevensinvoer gemeentelijk niveau De benchmarkcoördinator van uw gemeente beantwoordt (met hulp van collega s) een aantal vragen op gemeentelijk niveau over beleid en praktijk van burgerparticipatie. Stap 5: Binnen gemeente projectevaluaties vergelijken, tussen deelnemende gemeenten benchmarken (doorlopend) Aan de hand van de projectevaluaties kunt u binnen uw gemeente vergelijken. De gegevens worden op gemeentelijk niveau geaggregeerd en vormen met de ingevoerde gegevens op gemeentelijk niveau een totaalbeeld dat u gericht op specifieke onderdelen kunt vergelijken met andere deelnemende gemeenten. Stap 6: Verdieping: kennisdeling en leerbijeenkomsten (2x per jaar) Online delen deelnemers ondersteund door het benchmarkteam kennis en ervaringen in een beschermde omgeving. Op locatie bij deelnemers gaan we aan de slag met leerthema s die zijn geïnventariseerd. Onderwerpen worden ruim van te voren aangekondigd zodat u die collega s kunt meenemen voor wie de bijeenkomst interessant is. Stap 7: Overzicht: overall jaarrapport en jaarbijeenkomst Jaarlijks vindt een open bijeenkomst plaats voor deelnemers en geïnteresseerden waar uitwisseling van kennis en ervaring centraal staat. Het gepersonaliseerde jaarrapport geeft inzicht in de Staat van Participatie op basis van de onderzoeksgegevens, lessen uit de leerbijeenkomsten en uitgewisselde good practices. Stap 8: Adviesgesprek In een persoonlijk gesprek kijken we terug en vooruit. Wat waren uw leerwensen en ambities? Wat zijn de resultaten uit de evaluaties en welke stappen zijn of worden gezet om te leren en te verbeteren en wat zijn daarvan de eerste resultaten? De Benchmark Burgerparticipatie hein albeda p. 5/6
Praktisch Hoeveel tijd bent u kwijt? Sterk afhankelijk van uw eigen ambities en uw informatiehuishouding, kost deelname aan het volledige programma ongeveer 7 tot 10 dagen per jaar. Keer op keer blijkt uit andere benchmarks dat de meerwaarde van deelname significant toeneemt, naarmate deelnemers meer tijd investeren en actief met het programma bezig zijn. Wij ondersteunen u daarbij maximaal. Verwacht wordt dat vanuit uw organisatie één of enkele personen de deelname aan het programma coördineren. Daarnaast wordt enige inspanning verwacht van uw collega s die hun trajecten met burgerparticipatie willen laten evalueren. Daar krijgen zij inzicht concreet inzicht en aanknopingspunten en instrumenten voor verbetering voor terug! Wat kost het? De prijs voor gebruik van de Participatiemonitor of deelname aan de Benchmark Burgerparticipatie bedraagt per 1 januari 2012 6.500. Waarom is de prijs gelijk, het zijn toch verschillende producten? Als u alleen de Participatiemonitor gebruikt, beschikt u binnen uw gemeente over een instrument om intern projecten te evalueren en te vergelijken. U beschikt niet over een overzicht op gemeentelijk niveau en kunt niet vergelijken met andere gemeenten. U maakt geen onderdeel uit van de lerende gemeenschap. U kunt als u wél wilt leren van anderen, ieder moment gratis upgraden van de Participatiemonitor naar de Benchmark. U heeft dan op concernniveau overzicht op hoe uw gemeente het doet op het gebied van burgerparticipatie, ter verdieping van bijvoorbeeld waarstaatjegemeente.nl. U kunt dat gericht vergelijken met andere gemeenten en kunt gebruik maken van de gegevens en kennis van andere gemeenten via het besloten online platform en in bijeenkomsten. Tegelijkertijd draagt u zelf ook bij aan de lerende gemeenschap. U kunt er meer uithalen en draagt zelf ook meer bij, maar betaalt hetzelfde! Is maatwerk ook mogelijk? Wilt u op een andere manier gebruik maken van de Participatiemonitor, bijvoorbeeld voor slechts 1 of enkele projecten? Of bent u wel benieuwd naar de ervaringen bij andere gemeenten maar wilt u uw eigen bevindingen eerst intern houden om het leerproces zorgvuldig te doorlopen? Neem dan contact met ons op voor een oplossing op maat. Meer informatie? Aanmelden? Neem contact op met Pieter Boon: Telefoon: 020 5141 340 E-mail: info@benchmarkburgerparticipatie.nl Of kijk op: www.benchmarkburgerparticipatie.nl De Benchmark Burgerparticipatie hein albeda p. 6/6