Benchmark Burgerparticipatie

Transcriptie

1 Benchmark Burgerparticipatie Benchmark Burgerparticipatie Benchmark Burgerparticipatie Vergelijken Rapporten Benchmarken naar keuze Meten en vergelijken, leren en ontwikkelen Dordrecht Contact

2 Hoofdstuk 1: Benchmark Burgerparticipatie, jaar 2 1.1: Inleiding De Benchmark Burgerparticipatie is in juni 2011 van start gegaan met elf pionierende gemeenten. Het eerste jaar stond voor hen, maar ook voor het benchmarkteam, in het teken van uitproberen en leren. We konden lessen trekken uit ruim 250 geëvalueerde participatietrajecten en statistisch aantonen dat burgerparticipatie werkt! Leuke bijvangst, zou je kunnen zeggen, maar uiteindelijk draait het erom dat professionals leren van de participatietrajecten die zij begeleiden en dat gemeenten hun organisatie verder ontwikkelen en professionaliseren als het gaat om burgerparticipatie. In de jaarbijeenkomst van vorig jaar werd dé grote uitdaging voor gemeenten voor de komende jaren als volgt geformuleerd: hoe kun je voor burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties een goed samenwerkingsspeler zijn? Een vraag die met name interessant is omdat gemeenten een steeds groter beroep doen op het eigen initiatief, de kracht en de energie van de burgers. De Benchmark Burgerparticipatie ondersteunt deze uitdaging. In de tweede jaargang hebben we een twee nieuwe gemeenten verwelkomd: Maasgouw en Lansingerland. De gemeente Rotterdam is de Participatiemonitor gaan gebruiken als evaluatie instrument voor een groot aantal participatietrajecten, maar is dit jaar nog niet opgenomen in de vergelijking met andere gemeenten. De gemeenten Dordrecht, Groningen, Haarlemmermeer, Houten en Utrecht doen dit jaar voor de tweede keer mee aan de Participatiemonitor alsmede aan de Benchmark. Helaas is de financiële tegenwind bij gemeenten is ook voelbaar: Van de elf deelnemende gemeenten in de cyclus zijn er zes voorlopig gestopt na het eerste jaar. waarmee we dit jaar in totaal zeven deelnemende gemeenten hadden. Met dit jaarrapport geven we inzicht in wat het tweede benchmarkjaar heeft opgeleverd. Deelnemende gemeenten kunnen via het online benchmarkplatform een gepersonaliseerd jaarrapport opvragen. Deelnemers in hun tweede jaar treffen in hun gepersonaliseerde jaarrapport cijfers van 2013 en van 2012 aan en kunnen hun ontwikkeling zien. 1.2: Burgerparticipatie: een definitie met oog op leren en professionaliseren De Benchmark Burgerparticipatie is ontwikkeld vanuit de wens van gemeenten om van elkaar te leren en hun participatiepraktijken te professionaliseren en door te ontwikkelen. Deze wens kwam nadrukkelijk naar voren bij de evaluatie van de proeftuinen van In actie met burgers! waar in 2009 meer dan 100 gemeenten aan deelnamen. Om gezamenlijk te leren en te professionaliseren is een gemeenschappelijke taal essentieel. Het benchmarkteam hecht eraan ook in dit jaarrapport de gemeenschappelijke taal duidelijk te maken die binnen de Benchmark Burgerparticipatie geldt. Nog steeds buitelen modieuze begrippen in dit veld over elkaar heen: open planvorming, interactieve beleidsvorming, interactief werken, inspraak nieuwe stijl, participatie, publieksparticipatie, actief burgerschap, co-creatie, co-productie, zelfsturing, zelfregie, vitale coalities, overheidsparticipatie en doe-democratie. Bij de ontwikkeling van Benchmark Burgerparticipatie zijn we teruggekeerd naar de basis. We zijn op zoek gegaan naar de gemeenschappelijke noemer in al die verschillende begrippen. Ze hebben als essentie dat het gaat om samenwerking tussen overheden en burgers bij het realiseren van publieke opgaven. Het gaat om het zoeken naar oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken en problemen en een passende rolverdeling tussen overheid en burgers hierbij. Daarbij is het minder van belang wie het initiatief neemt (de overheid of een burger) of wie bij wie participeert (de overheid bij de burger of de burger bij de overheid). Wat dat betreft dekt het label `burgerparticipatie` misschien niet de hele inhoud van deze benchmark en is een kritische noot bij de titel `Benchmark Burgerparticipatie` wellicht op zijn plaats. In de Benchmark Burgerparticipatie werken we met vier algemene en tijdloze kwaliteitsmaatstaven die passen bij de brede definitie en die tevens recht doen aan de enorme diversitet participatiepraktijken van gemeenten. Het zijn kwaliteitsmaatstaven waar je in principe iedere samenwerking tussen de gemeente en de lokale samenleving op zou moeten willen beoordelen. Op dit fundament zijn alle indicatoren en de Participatiemonitor als meetinstrument gebouwd. Burgerparticipatie is deelname van individuele burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties aan het realiseren van publieke opgaven (I) Realisatiekracht Bijdrage aan slagvaardige, snelle en efficiënte realisatie van publieke opgaven door het genereren en benutten van ideeën en inzichten, effectief krachten te bundelen en verantwoordelijkheid te delen. (II) Democratie (III) Kwaliteit van samenwerking (IV) Professionele vormgeving Bijdrage aan democratisch gehalte door een zorgvuldige afweging van belangen en het vergroten van betrokkenheid, draagvlak, invloed en wederzijds begrip en vertrouwen. Open en constructieve interactie over en weer, adequate en tijdige communicatie en goed verwachtingenmanagement over en weer. Doordachte en passende inrichting van participatieprocessen vanuit overzicht met inzet van participatieve werkvormen op maat.

3 1.3: Aanbod en activiteiten De Benchmark Burgerparticipatie heeft als ondertitel meegekregen: meten, vergelijken, leren en ontwikkelen. Deze labels staan voor de vier onderdelen van het aanbod waar deelnemende gemeenten ook in het tweede benchmarkjaar gebruik van konden maken. METEN Na hun aanmelding zijn de deelnemers gestart met het invullen van bedrijfsvoeringsgegevens over hun gemeente, bijvoorbeeld over hun beleid op het gebied van burgerparticipatie en de manier waarop dat in de organisatie geborgd wordt. Het kan ook gaan over de verschillende kanalen die een gemeente heeft ingericht voor burgerparticipatie. Gemeenten kunnen al hun gegevens kwijt op het online platform waarvoor zij bij aanmelden een persoonlijke gebruikersaccount ontvangen. Gemeenten hebben participatietrajecten geïnventariseerd en geëvalueerd met de Participatiemonitor. De Participatiemonitor is een meetinstrument waarmee elk denkbaar participatietraject kan worden beoordeeld op de vier kwaliteitsmaatstaven. Dit gebeurt aan de hand van: 1. Een zelfevaluatie door de betrokken projectleider of beleidsmedewerker vanuit de gemeente. 2. Een online enquête onder burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties die aan het een traject hebben deelgenomen. Van ieder geëvalueerd traject ontvangt de gemeente een trajectrapport. Deelnemers kunnen op ieder moment zelf evaluaties uitzetten bij medewerkers en participanten via de online portal voor de Participatiemonitor. Het totaal aantal geëvalueerde trajecten ligt met 40 een stuk lager dan vorig jaar. VERGELIJKEN Het online benchmarkplatform biedt de mogelijkheid om eigen scores te vergelijken met die van andere gemeenten. Veel benchmarkcoördinatoren hebben hiervan gebruik gemaakt, bijvoorbeeld ter ondersteuning van het opstellen van een memo, college- of raadsvoorstel over de uitkomsten van de benchmark. Met de beknopte evaluatierapporten in de hand hebben veel benchmarkcoördinatoren in eigen huis uitwisseling georganiseerd over de uitkomsten van de evaluatie en trajecten onderling te vergelijken en lessen te trekken. LEREN Er zijn twee leerkringbijeenkomsten georganiseerd. De gemeente Utrecht was op 27 november 2012 gastgemeente voor de eerste leerkringbijeenkomst, de gemeente Haarlemmermeer was dat op 14 februari 2013 voor de tweede. De bijeenkomsten werden bezocht door benchmarkcoördinatoren en enkele projectleiders en beleidsmedewerkers die in hun werk met burgerparticipatie te maken hebben. Tijdens de eerste leerkringbijeenkomst is gezamenlijk, én geinspireerd door de intakegesprekken voorafgaande aan het nieuwe jaar, het jaar thema vastgesteld. De leerkringbijeenkomsten stonden daardoor in het teken van de rol van de raad bij burgerparticipatie. Van wat de bijeenkomsten hebben opgeleverd doen we verslag in hoofdstuk 3. Op 6 juni 2013 vindt een start-/slotbijeenkomst plaats die ook in het teken staat van leren van en met elkaar.

4 ONTWIKKELEN Iedere gemeente heeft gedurende het jaar op een eigen manier gebruik gemaakt van de opbrengst van de benchmark. Sommigen hebben het accent gelegd op interne uitwisseling en professionalisering aan de hand van de uitkomsten van de Participatiemonitor. Anderen verbinden de uitkomsten van de benchmark met andere gegevens over burgerparticipatie en vertalen dit in een raads- of collegevoorstel met een bijgestelde koers als het gaat om burgerparticipatie. Iedere gemeente heeft de gelegenheid om een adviesgesprek te houden met het benchmarkteam. Het gesprek is bedoeld om te ondersteunen bij het vertalen van de uitkomsten van de benchmark en de uitkomsten van de Participatiemonitor naar de eigen situatie. 1.4: Leeswijzer In hoofdstuk 2 komt een aantal trends en lessen uit de Participatiemonitor aan de orde, gebaseerd op statistische analyses op de 40 participatietrajecten die de deelnemers hebben geëvalueerd. Hoofdstuk 3 bevat lessen en handreikingen rond het jaarthema de rol van de raad bij burgerparticipatie. In hoofdstuk 4 is een systematisch overzicht opgenomen van alle indicatoren waaruit de Benchmark Burgerparticipatie bestaat. Per categorie zijn daar algemene bevindingen, cijfers en grafieken te vinden. Hoofdstuk 2: Trends en lessen uit de Participatiemonitor 2.1: Inleiding Een groot deel van de ruim 100 indicatoren waar de deelnemende gemeenten op zijn beoordeeld, zijn afkomstig uit de Participatiemonitor. Hiermee hebben betrokken medewerkers én participanten uiteenlopende participatietrajecten geëvalueerd. De Participatiemonitor heeft net als vorig jaar een schat aan informatie opgeleverd. De vijf van de zeven deelnemende gemeenten hebben de Participatiemonitor gebruikt en hebben samen 40 participatietrajecten geëvalueerd. Zonder de pretentie te hebben dat deze verzameling vergelijkbaar is met de 250 participatietrajecten van vorig jaar, benoemen we in dit hoofdstuk een aantal trends en lessen. 2.2: De participatiepraktijk van deelnemers op hoofdlijnen: vormgeving professioneler In het eerste benchmarkjaar zagen we dat geëvalueerde participatietrajecten enorm uiteenlopen in kwaliteit. In figuur rechtsonder zijn de scores op de vier kwaliteitsmaatstaven van vorig jaar nog eens weergegeven. Ieder traject krijgt een score tussen 0 en 100 op ieder van de vier kwaliteitsmaatstaven. Dit jaar is de spreiding veel minder groot: de slechtste trajecten hebben scores rond de 50 tegenover scores tussen 25 en 40 vorig jaar. Beoordelingen door participerende bewoners, bedrijven en organisaties zijn bij minder goede trajecten in ieder geval een stuk minder negatief. Over het geheel genomen is het niveau van de 40 participatietrajecten van dit jaar hoger dan dat van de 250 participatietrajecten van vorig jaar. Er is blijkbaar meer aandacht voor de professionele vormgeving van trajecten (71 versus 67 vorig jaar). De resultaten van de samenwerking vallen ook iets hoger uit: zowel realisatiekracht en democratie scoren hoger dan vorig jaar (resp. 66 versus 64 en 68 versus 66).

5 De tweede figuur laat zien binnen welke bandbreedte de zeven deelnemende gemeenten vallen. Net als vorig jaar zien we dat gemeenten onderling nog behoorlijk verschillen in prestaties op de vier kwaliteitsmaatstaven. U kunt de scores voor uw gemeente van dit jaar en vorig jaar hieronder vergelijken. De scores van uw gemeente Realisatiekracht 67 Democratie 67 Kwaliteit van samenwerking 67 Professionele vormgeving : Enkele trends en ontwikkelingen HOE HOGER OP DE PARTICIPATIELADDER, HOE BETER...? GEMEENTEN DELEN STEEDS VAKER VERANTWOORDELIJKHEID EN INLVOED In het jaarrapport van 2012 poneerden we de stelling hoe hoger op de participatieladder, hoe beter!. Bij de analyse van de 250 participatietrajecten van vorig jaar bleek namelijk dat in participatietrajecten die hoger op de participatieladder zitten meer wordt bereikt. Trajecten waarin burgers vooral initiatiefnemer, samenwerkingspartner of medebeslisser zijn, scoren hoger op realisatiekracht en democratie. Trajecten waarin burgers adviseur eindspraak zijn of alleen informatie ontvangen, hebben lagere resultaten. Bovenstaande figuur laat zien hoe vaak de verschillende treden in de 40 geëvalueerde trajecten voorkomen, afgezet tegen de uitkomsten van vorig jaar. Lagere treden komen steeds minder voor. De rollen van medebeslisser en samenwerkingspartner komen iets minder voor, burgers zijn vaker initiatiefnemer. Dit sluit aan bij de trend dat burgerparticipatie steeds meer gericht is op meedoen en steeds minder op meepraten in ieder geval binnen de zeven deelnemende gemeenten en de participatietrajecten die zij hebben ingebracht in de Participatiemonitor. Enkele voorbeelden waarbij meedoen centraal staat: De Boomspiegelactie gericht op het bevorderen van zelfbeheer van de openbare ruimte door bewoners (gemeente Utrecht). Faciliteren van een burgerinitiatief om een groen dak te realiseren op een wooncomplex (gemeente Utrecht). Een beheergroep van en met bewoners gericht op het verbeteren van leefbaarheid van hun buurt (gemeente Dordrecht). Project Schoon rond de Slinger gericht op bewustmaking van de impact van zwerfvuil en mensen activeren om zwerfvuil op te ruimen (gemeente Houten).

6 E-PARTICIPATIE GROEIT DOOR De opmars van e-participatie zet door. Vorig jaar constateerden we dat gemeenten volop aan het experimenteren zijn met digitale kanalen om burgerparticipatie te organiseren, bijvoorbeeld via online discussiefora, door het inrichten van een Facebookpagina, discussie via LinkedIn of Twitter of het gebruik van Google-maps om problemen in de leefomgeving aan te kunnen geven. Vorig jaar werd in 35% van de participatietrajecten e- participatie toegepast, dit jaar is dat toegenomen naar 50%. De aanbeveling blijft dus staan om goed te kijken naar de belofte van e-participatie, wat succesvolle en beproefde benaderingen zijn en onder welke voorwaarden e-participatie het best werkt. 2.4: Uitgelicht: participanten faciliteren Als burgers steeds vaker initiatiefnemer zijn, zelf aan de slag met het realiseren van maatschappelijke opgaven en eigenaar zijn van het participatietraject, wordt de rol van de gemeente ook anders. Veel recente publicaties, waaronder die van rijksadviesorganen, besteden hier aandacht aan. De Raad voor het Openbaar Bestuur introduceert in haar advies Loslaten in vertrouwen bijvoorbeeld een overheidsparticipatietrap met vijf mogelijke rollen die een overheid kan aannemen bij particulier initiatief. Van gemeenten wordt steeds meer verwacht dat zij burgers ondersteunen zonder een initiatief of project naar zich toe te trekken of over te nemen, dat zij stimuleren, verbinden of coördineren. In onze adviespraktijk merken we dat gemeenten veel meer regisseur willen zijn en nu zoeken wat dat concreet betekent voor houding, gedrag en competenties van hun professionals. Vanuit de Benchmark Burgerparticipatie kunnen we mogelijk aan deze ontwikkeling bijdragen door te kijken hoe participanten het faciliteren door de gemeente nu ervaren. In de Participatiemonitor geven zowel de verantwoordelijke medewerker als participanten aan in hoeverre participerende burgers goed worden ondersteund met ambtelijke capaciteit, tijd, geld en informatie. Onderstaande figuur laat zien hoe geënquêteerde medewerkers en participanten oordelen over de ondersteuning die zij hebben gegeven resp. ontvangen. Als eerste valt op dat zowel medewerkers als participanten positief zijn over de ondersteuning die zij geven en ontvangen. Circa 20% van de participanten is uitgesproken negatief over de ontvangen ondersteuning en ongeveer de helft van de participanten is hierover positief. Medewerkers zijn vrijwel negatief over de ondersteuning die ze zelf hebben gegeven: 3% geeft aan participanten niet goed ondersteund te hebben met informatie. De oordelen van medewerkers en participanten over ondersteuning met informatie lopen redelijk gelijk op. Bij ondersteuning met geld, expertise en capaciteit liggen de twee groepen verder uit elkaar: 72% van de medewerkers is (zeer) positief over de gegeven ondersteuning, tegenover 44% van de participanten. Medewerkers oordelen nooit negatief over de gegeven ondersteuning, terwijl 22% van de participanten (zeer) negatief oordeelt over de ontvangen ondersteuning met geld, expertise of capaciteit. Hieruit blijkt dat er voor gemeenten een uitdaging ligt in het vinden van aansluiting bij de ondersteuningsbehoefte van participanten. Verantwoordelijke medewerkers zouden meer kunnen investeren in het bespreken van de ondersteuningsbehoefte met participanten en wat de gemeente kan bieden. Het is mogelijk dat participanten te hoge verwachtingen hebben van de mogelijkheden voor ondersteuning. Dan is het belangrijk dat in een vroeg stadium duidelijk is wat participanten mogen verwachten. 2.5: Uitgelicht: welke lessen trekken professionals zelf? In de Participatiemonitor geven professionals die het participatietraject vanuit de gemeente begeleiden aan wat voor lessen zij aan collega s zouden willen meegeven. Die lessen laten zich samenvatten in vier tips die we graag willen meegeven. BLIJF COMMUNICEREN Veel professionals benadrukken het belang van goede communicatie. Het blijft een bepalende succesfactor in hoe participanten de samenwerking met de gemeente beleven en hun uiteindelijke tevredenheid over het proces. Vorig jaar constateerden we al dat goed verwachtingenmanagement om blijvende aandacht vraagt. Uit de 40 geëvalueerde trajecten van dit jaar blijkt dat dit punt onverminderd blijf staan. Enkele concrete lessen:

7 Communiceer in een vroegtijdig stadium, als er nog wat te kiezen en te doen valt. Alleen dan krijg je mensen enthousiast. Pas de communicatiestijl aan op de demografische indeling van een wijk. Communiceer over eventuele risico s die een initiatief van bewoners kunnen belemmeren. Als een private financier zich plotseling terugtrekt, doet dat pijn. Door de risico s vooraf bespreken en hierop te anticiperen wordt deze pijn en verzacht. Wijs niet alleen op bevoegdheden en wat participanten van de gemeente mogen verwachten, maar ook op wat je als gemeente van participanten verwacht. Wat zijn hun taken en verantwoordelijkheden? Zorg bij langer lopende trajecten voor continuïteit. Voorkom radiostiltes. STEL JE OPEN OP EN JE EIGEN PROFESSIONELE OORDEEL UIT Veel professionals benadrukken het belang van een open houding. Niemand zal het daar mee oneens zijn, maar wat is een open houding precies? Een belangrijk element volgens geënquêteerde professionals is het uitstellen van het eigen professionele oordeel: stel je in eerste instantie luisterend op, stel vooral vragen om erachter te komen wat participanten drijft, wat hun doelen zijn en waaraan ze behoefte hebben. Enkele concrete lessen en tips: Heb als gemeente vooraf geen sterke mening over het resultaat dat bereikt moet worden. Luister naar wat verschillende partijen willen en zoek met hen naar de grootste gemene deler. Pleeg geen overval met sterk uitgewerkte plannen. Uitgewerkte tekeningen en digitale kaarten van een gebied komen al heel snel definitief over, ook al zijn ze dat niet. Luister, maar geef vervolgens objectief en zakelijk aan wat wel en niet kan en op waarop bewoners wel en geen invloed kunnen uitoefenen. Laat bewoners de kar trekken. Het werkt alleen als mensen vanuit eigen energie aan de slag kunnen. Help maar neem een initiatief niet over, dan loop je het risico dat je de energie van bewoners plat slaat. WEES CREATIEF EN ZOEK NAAR NIEUWE METHODEN OM MENSEN TE BENADEREN Veel professionals benadrukken het belang van maatwerk. Ook deze les is niet nieuw. Weinig professionals zullen het belang van maatwerk in participatieve werkvormen en communicatiemiddelen ontkennen. Uit de geëvalueerde trajecten van dit jaar komt een oproep naar voren om hierin creatief te zijn en voortdurend te zoeken naar nieuwe manieren om mensen te benaderen. Zorg voor een passend abstractieniveau. Sommige bewoners denken graag mee over hoofdlijnen van toekomstige ontwikkelingen, anderen gaan het liefst aan de slag met concrete maatregelen. Zoek met je werkvormen aansluiting bij de doelgroep die je wilt bereiken. Op een traditionele informatieavond komt bijna niemand meer af. Trigger mensen met zaken die hen raken en zoek ze op plaatsen waar ze toch al zijn of komen. Rol de aanpak die je hebt bedacht niet zomaar uit, maar vraag participanten om feedback: is dit manier hoe jullie met ons willen samenwerken? Zien we niks over het hoofd? Bereiken we iedereen die we willen bereiken? FACILITEER! Gemeentelijke professionals hebben steeds vaker een faciliterende rol in initiatieven, projecten en plannen van anderen. In paragraaf 2.3 constateerden we al dat deze trend ook zichtbaar is in de twee jaar dat gemeenten nu participatietrajecten evalueren met de Participatiemonitor. Net als bij een open houding is ook bij faciliteren de vraag: wat doe je dan precies? Hoe komt faciliteren tot uiting in de houding en het gedrag van gemeentelijke professionals? Enkele tips: Begin klein. Een kleine bijdrage vanuit de gemeente is vaak al genoeg. Zorg bijvoorbeeld voor een vergaderlocatie, communicatiemiddelen en laagdrempelig advies. Laat partijen er zoveel mogelijk zelf uitkomen. Help door gemeenschappelijke belangen transparant te maken. Laat partijen zien dat ze voor 90% op één lijn zitten en dat er nog 10% verschil van mening overbrugd moet worden. Stuur op gezamenlijkheid. Wees eerlijk over de bijdrage die je kunt leveren vanuit de gemeente.

8 Hoofdstuk 3:De rol van de raad bij burgerparticipatie 3.1: De rol van de raad als verdiepingsthema In het jaarrapport 2012 constateerden we dat gemeenten over het algemeen veel aandacht hebben voor de professionele vormgeving van participatietrajecten. Met professionele vormgeving bedoelen we in de Benchmark Burgerparticipatie vooral methodisch en weloverwogen te werk gaan. Of je nu in interactie met de samenleving een nieuwe cultuurnota gaat opstellen of nagaat hoe de gemeente een initiatief om een braakliggend terrein bij een recreatieplas anders opnieuw vorm te geven, kan ondersteunen. We constateerden echter dat er meer bewustzijn nodig is ten aanzien van de rol van de raad bij burgerparticipatie. In de Participatiemonitor vragen we verantwoordelijke medewerkers aan te geven op wat voor manier de raad betrokken is bij het participatietraject. Bijvoorbeeld door te beslissen over een participatieplan, als bewaker van kaders, spelregels en procesafspraken op te reden of door zelf actief mee te doen in het traject. De rol van de raad wordt als passend beoordeeld wanneer bij onderwerpen waar de raad over gaat ook in enige mate regie heeft op het participatietraject. Met andere woorden, als de raad een besluit moet nemen over een belangrijke ontwikkeling dan ligt het voor de hand dat de raad ook gaat over de wijze waarop gemeente en partijen uit de samenleving daarbij samenwerken. Vorig jaar was de rol van de raad volgens deze redenering bij slechts 44% van de participatietrajecten passend. Samen met deelnemende gemeenten hebben we besloten de twee leerkringbijeenkomsten van dit benchmarkjaar te wijden aan de rol van de raad. Niet alleen vanuit het streven om vaker tot een passende rol van de raad te komen, maar ook omdat veel gemeenten aangeven dat gemeenteraden vaak worstelen met hun rol bij burgerparticipatie. In dit hoofdstuk komen lessen en tips aan bod die deelnemers hebben ontwikkeld. 3.2: De rol van de raad in de trajecten van dit jaar De figuur hiernaast laat voor dit jaar en vorig jaar zien voor welke geëvalueerde trajecten de raad een participatieplan heeft vastgesteld en de rol van de raad bij het traject ook passend was. Allereerst valt op dat gemeenteraden bij slechts een klein gedeelte van de trajecten betrokken is de aanpak van participatie, of de manier waarop de gemeente met andere partijen gaat samenwerken. Dit jaar is dat wel vaker gebeurd dan vorig jaar (15% versus 9%). Dit betekent niet direct dat de raad te weinig in beeld komt bij beslissingen over de aanpak van participatie. Percentages liggen aanzienlijk hoger bij de vraag of de rol van de raad ook passend is. Blijkbaar was participatie vaak gericht op onderwerpen die door het college of de ambtelijke organisatie afgehandeld kunnen worden. Dit jaar had de raad vaker een passende rol dan vorig jaar: dit was bij 79% van de trajecten het geval versus 44% vorig jaar. 3.3: Enkele handreikingen In de leerkringbijeenkomsten zijn verschillende cases en uitdagende praktijkvoorbeelden van deelnemers aan de orde geweest. We laten hier twee handreikingen zien die we hebben gebruikt om de rol van de raad bij participatietrajecten vooraf goed te doordenken. ALGEHELE BETROKKENHEID VAN DE RAAD Algemene stelregel is dat de raad vooral betrokken is bij participatietrajecten als de raad ook over het onderwerp gaat. Naarmate de impact en de politieke relevantie van een onderwerp groter is, is het verstandig om grotere betrokkenheid van de gemeenteraad bij een participatieproces te organiseren. Er zijn op hoofdlijnen vier gradaties voor algehele betrokkenheid van de raad: A) Geen betrokkenheid: het onderwerp is niet of nauwelijks politiek relevant. College en ambtelijke organisatie behandelen het onderwerp en organiseren en begeleiden participatie. 1 Wanneer is een onderwerp politiek relevant? Er is sprake van een keuzevraagstuk. Er moeten belangenafwegingen worden gemaakt of dilemma s worden beslecht. 2 Het onderwerp leeft in de samenleving 3 De raad gaat er over of wil er over gaan! 4 Raadsfracties verschillen van mening en kunnen zich politiek profileren. B) Opdrachtgever: de raad fungeert als opdrachtgever en stelt vooraf bijvoorbeeld vast wat de beinvloedingsruimte is voor externe partijen, wat beoogde resultaten van participatie zijn en aan welke randvoorwaarden die resultaten moeten voldoen. C) Procesbewaker: de raad volgt het proces, neemt tussentijds beslissingen en toetst of het participatieproces

9 zorgvuldig verloopt en/of stuurt bij. D) Participant: de gehele raad, raadsfracties of individuele raadsleden hebben een actieve rol in het traject. De uiteindelijke betrokkenheid van de raad hangt niet alleen af van wat je ambtelijk of bestuurlijk bedenkt, maar ook van hoe betrokkenheid de raad graag zelf bij een participatietraject wil zijn! MOGELIJKE ROLLEN VAN RAADSLEDEN IN PARTICIPATIETRAJECTEN Als de raad, raadsfracties of individuele raadsleden een actieve rol hebben in een participatietraject, dan is het verstandig om na te denken over wat die rol precies is. Is het zinvol dat raadsleden in gesprek gaan met participanten? Of moeten verschillende belanghebbenden vooral met elkaar aan de slag en is het zinvol dat raadsleden meekijken en inzicht krijgen in de verschillende belangen en motieven? Er zijn verschillende smaken mogelijk. Welke rol of mix van rollen verstandig is, hangt af van het onderwerp. En natuurlijk weer van de voorkeur van raadsleden zelf. Om die keuze te ondersteunen, onderscheiden we acht mogelijke rollen: 1. Geen 2. Waarnemer: alleen luisteren 3. Onderzoeker: luisteren en vragen stellen 4. Discussieleider: richten en ondersteunen van de discussie tussen burgers onderling 5. Discussiedeelnemer: luisteren, vragen stellen en (open) stelling nemen 6. Verkoper: standpunten uitdragen, overtuigen 7. Onderhandelaar 8. Bemiddelaar In de praktijk zien we dat de rol van waarnemer het meest voorkomt. De Participatiemonitor laat weinig zowel dit jaar als vorig jaar weinig trajecten zien waarin raadsleden in een participatietraject zelf actief het gesprek aangaan met participanten. 3.4: Lessen en tips rond de rol van de raad Uit de behandeling van cases en presentatie van praktijkvoorbeelden uit Utrecht en Haarlemmermeer zijn diverse tips naar voren gekomen hoe om te gaan met dilemma s en lastige situaties wat betreft de rol van de raad. HOE GA JE OM MET HET RISICO DAT DE RAAD AFWIJK VAN EEN PLAN WAAR PARTICIPANTEN HET SAMEN OVER EENS ZIJN? Leg het participatieplan van tevoren voor aan de raad. Vraag de raad vooraf inhoudelijke en procesmatige kaders te stellen en vervolgens te toetsen of er binnen de gestelde kaders is gewerkt. De inhoudelijke uitkomsten moeten zoveel mogelijk worden gerespecteerd. Neem de raad tussentijds mee in verloop en uitkomsten van het traject. Ga na of raadsleden actief mee kunnen doen, zodat ze kunnen ervaren hoe participanten samenwerken en tot resultaten komen. Check tussentijds of je geen groepen over het hoofd ziet in het participatietraject. Als dit het geval is, betrek ze er dan als nog en informeer de raad over de bijgestelde aanpak. Overtuig de raad van de kwaliteit van het gevolgde proces. HOE VERHOUDT DE ROL VAN DE GEMEENTERAAD TOT DIE VAN DORPS-WIJKRADEN? In veel gemeenten zijn dorps- en wijkraden actief waarmee het gemeentebestuur structureel overlegt en samenwerkt als het gaat om leefbaarheid, veiligheid en belangrijke ontwikkelingen in wijken en buurten. Structurele samenwerking met organen die worden geacht een achterban van bewoners te vertegenwoordigen roept in veel gemeenten spanning op met de rol van de raad. Vult een stelsel van dorps- en wijkraden het politieke primaat van de gemeenteraad aan? Of zijn zij concurrenten? De gemeente Utrecht heeft jarenlange ervaring met wijkgericht werken en heeft ervaringen ingebracht wat betreft de rol van de gemeenteraad bij de totstandkoming van de Wijkambities Zorg dat de rol van de wijkraad in de totstandkoming van de Wijkambities helder is, zowel voor de wijkraad zelf als voor bewoners en de gemeenteraad. Benadruk dat de wijkraden vooral medeorganisator zijn van de wijkdialogen en geen besluiten nemen over de Wijkambities. Zorg ervoor dat een vertegenwoordiging van alle fracties aanwezig is bij de wijkdialogen, zodat de gemeenteraad het proces van de wijkdialogen meebeleeft. Bereid behandeling van de Wijkambities door de gemeenteraad nauwgezet voor. Maak voor de gemeenteraad zichtbaar welke ambities gerealiseerd kunnen worden en welke niet, en waar politieke keuzevraagstukken liggen waar de raad iets van moet vinden. Zorg voor een realistisch tijdpad waarin wijkraden voldoende tijd hebben om zoveel mogelijk betrokkenheid van bewoners te organiseren. Zet extra in op het betrekken van moeilijk bereikbare doelgroepen. Dit versterkt de kwaliteit van de wijkdialogen en verkleint het risico dat groepen die zich niet gehoord voelen gaan lobbyen bij de raad. Maak er een gezamenlijk proces van waarin gemeenteraad, college, ambtelijke organisaties, wijkraden, bewoners en overige partijen een logische rol hebben.

10 WAT ZIJN ZINVOLLE MANIEREN OM CONTACTEN TUSSEN DE RAAD EN PARTIJEN UIT DE SAMENLEVING TE VERSTREKKEN? De gemeente Haarlemmermeer heeft met de campagne Mijn Aandeel in Haarlemmermeer verschillende acties ondernomen om de contacten tussen gemeenteraadsleden en burgers te versterken. Met als doel de bekendheid van raadsleden en het raadswerk bij burgers te vergroten en de volksvertegenwoordigende rol van de raad te ondersteunen. Voorbeelden van acties uit deze campagne zijn: Verschillende kanalen inrichten waarlangs burgers de raad kunnen bereiken en deze actief communiceren: te gast bij de raad, het raadsinformatiesysteem, webcasts, gemeentepagina in het huis-aan-huis blad, gemeentelijke website, twitter en de griffie. Diverse activiteiten waarbij de raad erop uit gaat: politiek café, ontbijt met de raad op diverse locaties in de stad en fietstochten door de raad. Specifieke activiteiten gericht op politieke participatie van jongeren: scholierendebat in de raadszaal en bezoek van raadsleden aan scholen. Oproep om zinvolle initiatieven en ideeën aan te dragen die op de raadsagenda kunnen komen.