Interactief werken gemeente Zeist:

Transcriptie

1 Interactief werken gemeente Zeist: 'Samen doen door interactie' 1. Inleiding Eén van de projecten van Op Weg Naar De Kern ging om het vormgeven van interactieve planvorming. In dat kader hebben we het afgelopen jaar ervaring opgedaan met interactieve planvorming aan de hand van twee pilots, te weten Huis ter Heide-West en Burgerschap. Deze pilots zijn afgerond en geëvalueerd door het bureau Berenschot. Er is een evaluatierapport opgesteld (28 september 2009) dat met name ingaat op het proces. Een conclusie is dat interactieve planvorming een bruikbare werkwijze is en het is tijd om deze manier van werken verder te ontwikkelen. Het evaluatierapport is op 29 oktober 2009 breed besproken met college- en raadsleden, betrokken externen en ambtenaren. Om de rol bij interactieve planvorming per doelgroep nader te onderzoeken zijn er aparte bijeenkomsten geweest met het GMT (25 januari), de raad (28 januari), het college (9 februari) en medewerkers (1 maart). Er is een burgerpanel enquête uitgevoerd over interactief werken die een indruk geeft over de wijze waarop burgers van de gemeente Zeist willen meepraten en meedoen (15 januari). Tenslotte heeft de Nationale ombudsman onderzoek verricht naar uitgangspunten voor behoorlijke burgerparticipatie. De uitkomsten van het onderzoek zijn opgenomen in een participatiewijzer. Het evaluatierapport van Berenschot, de eerder genoemde bijeenkomsten, de resultaten van de burgerpanel enquête en de participatiewijzer van de Nationale ombudsman, zijn de basis voor deze visie: Samen doen door interactie. 2. Wat wil de burger? Er zijn drie generaties burgerinitiatief met allereerst de inspraak in de jaren 70. De overheid bereidt een besluit voor, waarover burgers en andere belanghebbenden achteraf hun mening kunnen geven, meestal over onbelangrijke details. Dit leidde vaak tot heftige discussies tussen morrende burgers en ambtenaren die het signaal gingen meenemen. In de jaren 90 ontstond de interactieve beleidsvorming, waarbij het initiatief ook bij het bestuur ligt, maar de burger de kans krijgt om al vooraf mee te praten over de beleids- en besluitvorming. Met deze vorm heeft de overheid de afgelopen 10 jaar veelvuldig gewerkt. Bij de derde generatie neemt de burger zelf het initiatief voor een actie binnen het publieke domein en speelt de overheid een faciliterende rol. Een vorm van omgekeerde participatie, waarbij de overheid participeert in een burgerinitiatief. Bij de derde generatie burgerparticipatie komt het aan op zelfbestuur of direct burgerbestuur, met een grotere eigen verantwoordelijkheid en slagvaardigheid van de initiatiefnemende burger. De overheid ondersteunt met tijd, geld, kennis, deskundigheid en materiële hulpmiddelen. Alle drie de generaties bestaan nog steeds naast elkaar, maar de derde generatie wint terrein. Er bestaan ook mengvormen, waarbij overheden het initiatief nemen, maar burgers vanaf dag één mogen meebeslissen. 1 We hebben landelijk steeds meer te maken met initiatiefnemende, mondige en betrokken burgers. De vraag is: wat willen de burgers van Zeist? Uit de burgerpanel enquête (respons 35%, 388 personen) kwam duidelijk naar voren dat de respondenten meer interactie willen. Men is minder geïnteresseerd in inspraakprocedures danwel juridische mogelijkheden om zijn/haar belang of standpunt te behartigen. Opvallend is dat 72% van de 1 Boek: Help! Een burgerinitiatief! 1

2 respondenten interactieve planvorming aanspreekt. Dit geeft aan dat de respondenten in een vroeg stadium willen worden betrokken. En meer betrokkenheid is nodig: uit de enquête komt naar voren dat de gemeente luistert maar er vervolgens niets mee doet danwel terugkoppelt met als gevolg ervaring/gevoel dat men niet serieus wordt genomen. 3. Wat wil de politiek? Vanuit de raad en het college bestaat de nadrukkelijke wens om samen verder te werken aan de relatie met burgers, bedrijven en maatschappelijke partijen. Dat is de duidelijke boodschap van de bijeenkomsten met de raad en het college. Raad en college hebben het nodige geleerd van de pilots Burgerschap en Huis ter Heide-West en willen deze leerervaringen verder inzetten bij toekomstige interactieve projecten (zie 5.1 aandachtspunten raad, college en GMT). 4. Interactief werken vanuit drie uitgangspunten De gemeente Zeist zet in op interactief werken vanuit drie uitgangspunten: 1. Brede opvatting van interactief werken 2. Maatwerk bij inrichting interactief proces 3. Interactieve houding/attitude is de basis 4.1 Brede opvatting van interactief werken Het evaluatierapport van Berenschot geeft de aanbeveling om verschillende vormen van interactiviteit toe te passen. We kiezen voor een brede opvatting van interactief werken. Maar wat verstaan we daaronder? Wat is interactief werken? Onder interactief werken worden uiteenlopende samenwerkingsvormen verstaan, waarbij er nadrukkelijk wisselwerking tussen betrokken partijen bestaat. Interactief werken richt zich op het vooraf meedenken, meewerken, adviseren en/of meebeslissen van verschillende betrokken partijen. Het gaat erom partijen in een zo'n vroeg mogelijk stadium te betrekken bij beleid of een project om met hen tot voorbereiding, bepaling en uitvoering te komen. Betrokken partijen hebben daarbij de mogelijkheid daadwerkelijk invloed uit te oefenen op het resultaat. Het initiatief kan zowel bij de gemeente als bij de burger liggen. Interactieve planvorming is een vorm van interactief werken waarbij het gaat om het ontwikkelen van beleid en niet om het uitvoeren. Het initiatief ligt bij de gemeente. Kenmerkend is dat vooraf wordt bepaald welke invloed betrokken partijen op de inhoud van het besluit gaan krijgen. Dat kan gaan om burgers, maar ook om bedrijven, maatschappelijke partijen en andere overheden of instanties. Het proces bij interactieve planvorming wordt vooraf, in de vorm van een bestuursopdracht, aan het college en de raad voorgelegd. De pilots Huis ter Heide-West en Burgerschap zijn voorbeelden van interactieve planvorming. Kansen De wisselwerking tussen partijen biedt kansen: het benutten van kennis uit de samenleving en het versterken van wederzijdse begrip. Maar ook kansen om andere partijen te laten investeren in een gemeenschappelijke aanpak van een bepaald probleem. Niveaus van samenwerken De brede opvatting van interactief werken uit zich in verschillende niveaus van samenwerken. Het kan gaan om: 2

3 Informeren via website, gemeentepagina, wijknieuws, gericht informeren n.a.v. een vraag/behoefte vanuit de samenleving; Dialoog in de vorm van een burgerpanel, WMO-raad, het raadplegen van burgers bij beleidskwesties, samen met burgers bekijken van hoe voorkom ik overlast, raadplegen van burgers bij de ontwikkeling van de structuurvisie, het betrekken van burgers bij het samen herinrichten van een straat; Partnerships in de vorm van maatschappelijk aanbesteden van een opdracht aan burgers/bedrijven/maatschappelijke partijen (Huis ter Heide-West en Burgerschap); Faciliteren van een wijk- of burgerinitiatief bv. het inrichten en realiseren van een speeltuin door bewoners. Het zijn allemaal werkwijzen met één centrale gedachte: Samen doen door interactie. Interactief werken is daarbij geen vrijblijvendheid. Bij ieder project, beleidsproces, initiatief/verzoek van een burger, speelt de vraag: wie zijn de betrokken partijen en op welke wijze wordt het interactieve proces vormgegeven. 4.2 Maatwerk Een brede opvatting van interactief werken vraagt maatwerk. Ieder beleidsproces of project is uniek en vraagt maatwerk om het interactieve proces vorm te geven. Het evaluatierapport van Berenschot geeft aan dat de keuze voor een bepaalde vorm van interactiviteit afhangt van de omstandigheden, de kwestie zelf, en de verhoudingen tussen gemeente, burgers en maatschappelijke partijen. Soms wordt gekozen voor het raadplegen van burgers (bv structuurvisie waar dit intensief is gedaan) en soms wordt gekozen voor het faciliteren van een burgerinitiatief (bv burgers willen een speeltuintje in hun buurt en krijgen de ruimte om dit zelf vorm te geven). En in de projecten Huis ter Heide-West en Burgerschap is er een maatschappelijke aanbesteding gedaan en heeft de raad de opdracht gegeven en de kaders uitgezet. Iedere situatie vraagt om het in kaart brengen van de participanten, van de verhoudingen en van de omstandigheden. Op basis hiervan wordt de interactie ruimte bepaald en kan het interactieve proces worden ingezet middels het uitzetten van een opdracht met bijbehorende kaders. 4.3 Interactieve houding/attitude is de basis Interactief werken is mensenwerk. Het succes valt of staat met de houding/attitude van de ambtenaar, de raad, het college en de samenwerkende partijen. Een basishouding om vanuit vertrouwen, nabijheid en kracht met elkaar te werken. Het GMT heeft een visie ontwikkeld die een weergave geeft van wie we zijn als gemeente, wat we doen en zeggen. Op verschillende wijze zal deze visie onderwerp van gesprek zijn: hoe we ons verhouden tot de lokale samenleving, de uitdaging van het verbinden van partijen waar energie en creativiteit vrijkomt en het realiseren van bestuurskracht door de samenleving te laten doen waar ze goed in is. Door de gesprekken zal deze visie zich verder ontwikkelen en richting gaan geven aan de ontwikkeling van de organisatie. Interactief werken is hierbij één van de basis uitgangspunten. Het evaluatierapport van Berenschot noemt competenties als flexibiliteit en dienstbaarheid, en een passievolle en enthousiaste houding van ambtenaren. Om de vaardigheden te ontwikkelen die van belang zijn bij interactief werken, start er rond mei een opleidingstraject voor ambtenaren. Voor de nieuwe raad en het nieuwe college zal het thema interactief werken onderdeel uitmaken van het inwerkprogramma. Niet alleen de houding staat daarbij centraal maar ook ieders rol in het proces, opdrachtgeverschap, monitoring en de mate van betrokkenheid tijdens het proces. Verder zullen (op advies van Berenschot) betrokken deelnemende burgers, bedrijven en maatschappelijke partijen ondersteund worden in het interactieve proces. 3

4 5. Aandachtspunten, aanbevelingen en participatiewijzer Aandachtspunten van raad, college en GMT, de aanbevelingen uit het evaluatierapport van Berenschot en de spelregels uit de participatiewijzer van de Nationale ombudsman: deze worden meegenomen in toekomstige interactieve (planvorming)projecten. Hieronder volgt een weergave. 5.1 Aandachtspunten raad, college en GMT Bij de bijeenkomsten met de raad, het college en het GMT zijn leerervaringen besproken die we hebben opgedaan met interactieve planvorming. Hieronder zijn een aantal aandachtspunten opgesomd die in de bijeenkomsten naar voren zijn gekomen. Aandachtspunten bij de start van een interactief project Eerst een goede vraagstelling: wat is het probleem en wat is het doel? Vervolgens kaders bepalen; De raad stelt de kaders waarbij vooraf voldoende informatie dient te worden gegeven voor de bepaling ervan; Het eventueel vooronderzoek verrichten door het college; Inhoudelijke doelen formuleren en procesdoelen; Heldere rolverdeling tussen raad en college; Het belang van het bespreken van kaders met burgers opdat iedereen hetzelfde beeld heeft; Representativiteit nader definiëren door het opnemen van criteria; Bevoegdheid en status van kopgroep/denktank formuleren; Procesafspraken maken als kaders niet gehaald worden; Alle partijen aan tafel en belangen delen. Aandachtspunten tijdens het proces Loslaten: op proces ingrijpen en niet op inhoud; Eventuele interventies worden gedaan door het college, het college weegt af om de raad te informeren of het instellen van een time-out; Ruimte in het proces bouwen voor feedback: is men op de goede weg? Durven ingrijpen; Deskundigheid inbrengen zonder overnemen; De ander begrijpen; Durven loslaten (van uniformiteit); Faciliteren van contact. Aandachtspunten bij de beoordeling Terughoudendheid in politieke beoordeling en besluitvorming; Op proces beoordelen, niet op inhoud indien binnen de kaders. Algemene aandachtspunten Laten zien door te doen; Successen delen en ervaringen; Aandacht voor burgerinitiatieven; Processen en systemen anders inrichten. 5.2 Evaluatierapport Interactieve Planvorming Zeist Het rapport van Berenschot noemt een 15-tal aanbevelingen om interactieve planvorming verder vorm te geven. De aanbevelingen zijn: 1) Projectspecifieke afspraken over hoe wordt omgegaan met randvoorwaarden; 2) Ondersteun denktank/kopgroep in het doorgronden van politieke situaties; 3) Geen overdreven afstandelijke positie van raad en college; 4) Naast burgers ook belanghebbende organisaties betrekken; 5) Aandacht voor nazorg; 4

5 6) Rolverdeling tussen denktank/kopgroep en gemeenteraad; 7) Duidelijkheid over draagvlak; 8) Eerdere verplichtingen in beeld brengen; 9) Afspraken over doel en wanneer succes; 10) Onderbouw de randvoorwaarden; 11) Vormen van interactiviteit inzichtelijke maken en toepassen; 12) Korte opleiding interactief werken voor burgers; 13) Selecteer ambtenaren met competenties dienstbaarheid en flexibiliteit en een enthousiaste houding; 14) Creëer pool van ambtenaren met juiste competenties; 15) Faciliteer Interactieve Planvorming in de gemeente. 5.3 Participatiewijzer van de Nationale Ombudsman De nationale ombudsman heeft onderzoek gedaan naar de uitgangspunten voor behoorlijke burgerparticipatie. Het resultaat van het onderzoek, waar de beleving van burgers staat, zijn vastgelegd in het rapport: We gooien het de inspraak in. Hierin zijn een 10-tal spelregels opgenomen voor behoorlijk omgaan met inbreng en inspraak van burgers. Deze zijn opgenomen in een participatiewijzer en bieden een handreiking voor de gemeente. De spelregels, hieronder opgesomd, zijn aandachtspunten voor komende interactieve (planvorming)projecten. 1) De gemeente motiveert of en zo ja hoe ze burgers betrekt bij beleids- en besluitvorming; 2) De gemeente maakt participatie een vast onderdeel van het politieke en bestuurlijke besluitvormingstraject; 3) De gemeente gaat zeer terughoudend om met de mogelijkheid participatie te beperken vanwege het algemene belang; 4) De gemeente bepaalt, voordat het participatietraject van start gaat, welke rol de burger krijgt; 5) De gemeente zorgt voor een zorgvuldig vormgegeven participatieproces; 6) De gemeente is oprecht geïnteresseerd in hetgeen burgers naar voren brengen en laat dat merken in woord en daad. Van burgers mag een constructieve bijdrage worden verwacht; 7) De gemeente weegt de inbreng van burgers mee in de uiteindelijke beslissing en maakt dat zichtbaar; 8) De gemeente levert extra inspanning om álle belanghebbenden actief te betrekken, dus ook degenen die zich niet meteen in eerste instantie zelf aanmelden; 9) De gemeente informeert de burger tijdig en volledig over het onderwerp van participatie, hun rol en de manier waarop het participatieproces vorm krijgt; 10) De gemeente informeert burgers gedurende het participatieproject regelmatig over wat er gebeurt met hun inbreng. 6. Leerproces Interactief werken is een leerproces. De komende periode zullen we samen nieuwe leerervaringen opdoen. Ieder interactief project of beleidsproces wordt geëvalueerd. Bij het evalueren kijken we naar het proces en de resultaten van een project of beleidsproces. Naast het evalueren van projecten zal met enige regelmaat stil worden gestaan bij positieve en negatieve leerervaringen die we opdoen met interactief werken. Naast leerervaringen staan ook behoeften centraal: van de raad en het college maar ook van burgers, bedrijven, maatschappelijke partijen en ambtenaren. Wat hebben we geleerd, is er meer wederzijds begrip?, wordt voldoende kennis uit de maatschappij benut?, met welke niveaus van samenwerken hebben we ervaring opgedaan?, welke samenwerkingsvorm spreekt aan?, welke dilemma s spelen mee?, welke behoefte leeft er om meer samen te doen met de gemeente? Het zijn momenten van borging, om de balans op te maken maar ook om nieuwe acties te formuleren om de kwaliteit van de interactie verder te verbeteren. 5