Samen met leden beleid maken, we doen toch niets anders? Co-creatie versterkt het draagvlak. Adviezen, tips en regels.

Transcriptie

1 06 Samen met leden beleid maken, we doen toch niets anders? Co-creatie versterkt het draagvlak. Adviezen, tips en regels. tekst: Erik van co- Laar en Therèse van t Westende-de Bijl 26 vm juni 2013

2 creatie van beleid meer dan samenwerken Participatie binnen het beleidsproces is nu nog vaak voorbehouden aan beleidsadviseurs binnen het bureau en de deelnemers en meelezers van vergadergremia. Cocreatie kan hier waarde toevoegen voor alle leden. Lobby is voor veel verenigingen de belangrijkste taak en een van de drie bladen uit het propellermodel van Tack (2002). De vraag is steeds meer hoe je onder meer het lobbybeleid binnen je vereniging, met leden vormgeeft. In het 3B-model stelt Wesselink (2010) dat leden bereid moeten zijn om zich te voegen in het collectief belang om succesvol extern te beïnvloeden. De collectieve positionering moet herkenbaar zijn voor de leden. Voor het bereiken van beoogde (externe) beïnvloedingsresultaten is legitimering door de achterban (achterwaartse beïnvloeding) essentieel. Wanneer de leden onderdeel zijn van het proces van beleidsvorming groeit het draagvlak. Maar participatie binnen de beleidsvorming van de vereniging is nu nog vaak voorbehouden aan de beleidsadviseurs van het bureau en leden en meelezers van vergadergremia. Er zijn volop kansen om meer leden bij deze processen te betrekken door co-creatie, waardoor de legitimiteit wordt vergroot. Aanknopingspunten Het voeren van (in)formeel overleg om tot een standpunt te komen is van alle tijden en verenigingen doen niets anders dan samen met leden beleid maken in werkgroepen en commissies. Wanneer hebben we het dan over co-creatie van beleid? Bekkers en Meijer (2010) geven een definitie van het begrip co-creatie bij de totstandkoming van overheidsbeleid. Het is de inbreng van belanghebbende partijen in de agendering, ontwikkeling en uitvoering van overheidsbeleid. Deze partijen zijn naast de overheid veelal bedrijven, belangenorganisaties, experts en maatschappelijke organisaties. vm juni

3 meer lezen Bekkers, V.J.J.M., Coproductie in het milieubeleid: op zoek naar een nieuwe sturingsconceptie, Bestuurswetenschappen, 3, pp , Bekkers, V. en A. Meijer, Co-creatie in de publieke sector: een verkennend onderzoek naar nieuwe digitale verbindingen tussen overheid en burger, Boom juridische uitgevers, Edelenbos, J. en R. Monnikhof, Lokale interactieve beleidsvorming, Lemma, Gehrols, C. e.a., Verantwoord verleiden in beleidsprocessen: over geven en nemen in beleidsprocessen, Van Gorcum, handhaving gebruik agendavorming beleidsvorming uitvoering besluitvorming planvorming (Bron: Verantwoord verleiden in beleidsprocessen, 2004) Figuur 1. zeven fasen van het beleidsproces Voor de beleidsvorming binnen de vereniging is deze definitie op twee manieren relevant. Co-creatie wordt nauw verbonden met het begrip beleidsvorming. je hoeft alleen de term overheidsbeleid in deze definitie te vervangen door verenigingsbeleid. Ten tweede worden verschillende stadia onderscheiden in het maken van beleid, dit biedt aanknopingpunten voor verschillende manieren van co-creëren. relevant en transparant Co-creatie levert kansen op als het gaat om het vergroten van de beleidslegitimiteit. Dit komt doordat het meedenken aan het proces niet meer is voorbehouden aan een groep leden die bijvoorbeeld is geselecteerd op beschikbaarheid en het hebben van tijd om aan een vergadering deel te nemen. Door het inzetten van co-creatie kunnen alle leden die kennis, ervaring én een mening hebben over het onderwerp in het beleidsproces participeren. Het bereiken van een bredere doelgroep heeft een positief effect op het draagvlak en zorgt voor ledenbinding. Co-creëren verhoogt daarnaast de transparantie van het beleidsproces. Doordat leden mogen meedenken en participeren binnen het proces geeft dit inzicht in de werkwijze van de vereniging. De participanten kunnen hun collega s en eventuele achterban weer informeren over de stand van zaken en het verloop van de beleidsontwikkeling. 28 vm juni 2013

4 Toepassen in het beleidsproces Binnen iedere fase van het beleidsproces (zie figuur 1) is een vorm van co-creatie mogelijk. Echter, de inzet van co-creatie verschilt per fase. Ook de doelstelling kan per fase anders zijn. We kunnen de drie verschillende toepassingen van co-creatie ideeënvorming, coproductie en co uitvoering koppelen aan de verschillende fasen in de beleidsvorming. Ideeënvorming Het begrip ideeënvorming is breed, maar zegt feitelijk waar het voor bedoeld is. Namelijk het verkrijgen van ideeën, denkrichtingen en adviezen rondom het beleid. Dit is van groot belang in de beginfase van het beleidsproces, de agendavorming. Als vereniging wil je een zo breed mogelijk kader ontwikkelen over het ontwerp van het te vormen beleid. Daarbij is input van een zo breed mogelijke achterban wenselijk, aangezien deze de verschillende denkrichtingen rondom het beleid weergeven. Alle leden die kennis, ervaring én een mening hebben kunnen in het beleidsproces participeren Deze fase van het co-creatieproces kan zowel offline, in de vorm van fysieke contactmomenten, als online plaatsvinden. Hoewel techniek niet overheersend mag zijn, is een internetplatform voor ideeëngeneratie vaak een laagdrempelig medium om te co-creeëren. Enerzijds omdat je plaats- en tijdonafhankelijk je mening kunt ventileren. Anderzijds omdat, uiteraard afhankelijk van de tools je als vereniging inzet, het eenvoudig in gebruik is. Afhankelijk van de aard van het beleidsonderwerp en de achterban kies je een passend medium. Coproductie De term coproductie van beleid vraagt om uitleg. Bekkers (1996) omschrijft het als een proces van gemeenschappelijke beeldvorming dat is gericht op het ontwikkelen van een gezamenlijke beleidspraktijk in een arena van wederzijds afhankelijke actoren. Deze definitie geeft aan dat coproductie met name kan plaatsvinden in het beleidsvormingsproces; de fase waarin keuzen worden gemaakt, oordelen worden geveld die vervolgens leiden tot besluitvorming. Coproductie in deze fase wordt ook wel interactieve beleidsvorming genoemd. Edelenbos (2001) stelt dat er vijf fasen van interactiviteit in het proces mogelijk zijn: informeren, raadplegen, adviseren, coproduceren en meebeslissen. Deze vijf fasen worden ook wel de participatieladder genoemd. Vanuit het perspectief van co-creatie moet gedacht worden aan adviseren, coproduceren en uiteindelijk beslissingsrecht binnen het besluitvormingsproces. Om coproductie te realiseren kan ICT hulmiddelen bieden. Denk aan een internetportaal met discussieplatforms, het faciliteren van chatsessies en het organiseren van webinars. Ook ings en online vragenlijsten kunnen dit proces faciliteren. Co-uitvoering Samenwerken in de uitvoering kan in veel fasen van het beleidsproces plaatsvinden, namelijk: planvorming, uitvoering, gebruik en handhaving. Deze co-uitvoering van beleid zal met name gericht zijn op het delen van kennis en ervaringen die zijn opgedaan terwijl de uitvoering in volle gang is. Deze kennis kan dan als lessons learned gebruikt worden in het visievormingsproces rondom handhaving. Maar de ervaringen in de handhaving kunnen eveneens gedeeld worden. Hoewel deze vorm van co-creatie ook weer ondersteund kan worden met internettechnologie, zal het delen van kennis met name offline plaatsvinden. Mede ook omdat bij uitvoering, gebruik en handhaving gevoelige zaken kunnen spelen voor individuele leden. Sessies waarin kennisdeling centraal staat zijn van groot belang. Deze sessies kunnen later gedeeld worden via webinars. De offline bijeenkomsten kunnen op een internetplatform een vervolg krijgen. Denk daarbij aan vormen als discussieplatforms en het posten van berichten. Kaders Hoewel deze manier van samenwerken eenvoudig klinkt, is dit in de praktijk niet zo. Het is noodzakelijk om spelregels met elkaar af te spreken over de kaders waarbinnen co-creatie plaatsvindt en over de taken en verantwoordelijkheden van de participanten. Deze regels zijn van groot belang voor co-creatie binnen brancheorganisaties, omdat er sprake kan zijn van concurrerende en tegenstrijdige belangen van participanten. Zonder spelregels kan dit leiden tot een spanningsveld, waardoor doelstellingen niet worden behaald. vm juni

5 HeT is noodzakelijk OM spelregels MeT elkaar af te spreken Een aandachtspunt is dat co-creatie de rol die je als vereniging hebt kan beïnvloeden. Waar vanuit de traditionele situatie de vereniging de rol van regie- en penvoerder heeft, kan dit in het co-creatieproces veranderen naar de functie van participant met een faciliterende rol. Mogelijk dat de regiefunctie zelfs verschuift naar een van de leden die participeert in het proces. uiteraard is dit afhankelijk van de kaders en spelregels die met de participanten worden afgesproken. tips en spelregels Om een co-creatieproces soepel en doeltreffend te laten verlopen, is het belangrijk dat de deelnemers afspraken met elkaar maken. Daarnaast is het belangrijk om de verwachtingen van bureaumedewerkers te managen. Waar moet een initiator van een co-creatieproces op letten? Kies binnen welke doelgroep(en) je de participanten om te co-creëren zoekt. Deze leden zijn namelijk de adviseurs van de vereniging. Het is een pré dat personen met verschillende meningen en achtergronden participeren. Onderhoud de afspraken met de deelnemers en benader de co-creators als een team. Het is van belang dat zij gemeenschappelijke activiteiten en rituelen delen. Een afspraak die voor alle deelnemers geldt ook de initiator is om altijd eerlijk en transparant te zijn. LejeuneAdv_201305_185x60_DEF.pdf :24:43 Focus op de interesses en expertise van de deelnemers aan het beleidsvormingsproces. Het beleidsonderwerp is van belang, niet de organisatie van de vereniging. Initieer discussies en luister zelf voornamelijk. Let op het beleidsvormingsproces en stuur zo nodig bij. Eerlijkheid en transparantie die zo belangrijk zijn kunnen ook leiden tot negatief sentiment richting de vereniging en gevoerd beleid. Ga de discussie hierover niet uit de weg, maar leer hiervan. Deel deze informatie met het team en de bestuurders en gebruik de informatie voor vervolgprocessen. Net als een regulier beleidsproces vergt een proces waarin co-creatie wordt toegepast voldoende beschikbaarheid en tijd van participanten. Dit is voor iedere participant een aandachtspunt. Erik van Laar is directeur van S2B. Therèse van t Westende-de Bijl MSc is manager projecten en services voor S2B. C M Y CM MY CY CMY K vm juni