Readiness Monitor e-factureren : April 2009 Een productie van:
Colofon Dit is een uitgave van ECP-EPN Teksten: Jelle Attema, ECP-EPN Gerard Bottemanne, GBNED Friso de Jong, Platform ELFA, Factuurwijzer.nl Samenstelling en eindredactie: Jelle Attema, ECP-EPN Ontwerp omslag en binnenwerk: ECP-EPN ECP-EPN 2009 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enige andere manier, zonder voorgaande schriftelijke toestemming van de maker. Alhoewel de auteur en uitgever uiterste zorgvuldigheid betracht hebben bij het samenstellen van deze uitgave aanvaarden zij geen aansprakelijkheid voor schade van welke aard ook, die het directe of indirecte gevolg is van handelingen en/of beslissingen die (mede) gebaseerd zijn op de in deze uitgave vervatte informatie. 2
Voorwoord Elektronisch factureren staat volop in de aandacht: op 7 april 2009 hebben overheid en bedrijfsleven een convenant ondertekend. Hierin spreken zij de steun uit voor het initiatief van staatssecretaris Frank Heemskerk (ministerie van Economische Zaken) om in 2010 10% van de facturen die bij de overheid binnenkomen elektronisch te ontvangen en te verwerken. In februari 2009 besloot staatssecretaris Jan-Kees De Jager (ministerie van Financiën) om de elektronische factuur vormvrij te maken. Banken, een aantal grote factureerders en Billing Service Providers hebben het initiatief genomen voor het open e-invoicing project. Zij ontwikkelen een afsprakenstelsel om elektronische facturen vrij tussen partijen te kunnen uitwisselen. Deze en nog vele andere initiatieven maken het steeds aantrekkelijker voor ondernemers om elektronisch te gaan factureren. En,voor dienstverleners en aanbieders van producten op het terrein van elektronisch factureren om zich op die markt te begeven. ECP-EPN heeft zich ten doel gesteld het elektronisch factureren te bevorderen door initiatieven te bundelen en te versterken. Immers, het bedrijfsleven kan veel kosten besparen door facturen elektronisch te verzenden en te verwerken. ECP-EPN heeft daarvoor het Stakeholdersoverleg elektronisch factureren in het leven geroepen. Binnen dit overleg informeren de belangrijke stakeholders e-factureren elkaar over hun initiatieven en stemmen zij hun activiteiten af. Sinds 2008 is de Expertgroep Awareness efactureren actief die ondernemers en hun adviseurs informeert over de stand van zaken en ontwikkelingen op het gebied van elektronisch factureren. Deze Readiness monitor is een initiatief van de Expertgroep Awareness e-factureren en brengt halfjaarlijks in kaart (2009-2010) hoe het aanbod van diensten en producten op het gebied van e- factureren zich ontwikkelt onder invloed van deze initiatieven en ontwikkelingen. De monitor laat zien waar kansen en belemmeringen liggen en biedt een handreiking om inspanningen rond elektronisch factureren bij te sturen en te focussen. Een groeiend aanbod van informatie over dit onderwerp vindt u op de website van de Expertgroep Awareness e-factureren www.e-factureren.info en op www.ecp.nl. Arie van Bellen Directeur ECP-EPN, platform voor de informatiesamenleving 3
Inhoud Inleiding... 5 Wat is de Readiness Monitor e-factureren... 5 Achtergrond... 5 Opzet van de monitor... 6 Expertgroep Awareness e-factureren.... 6 Steekproef... 8 Resultaten: scope van de dienstverlening... 8 Verzenden van facturen... 9 Ontvangen van facturen... 10 Verwerken... 11 Overig... 12 Resultaten: bereik... 13 Resultaten: drempels en belemmeringen... 13 Groei van het aantal klanten dat gaat e-factureren... 13 Drempels... 14 Conclusie... 15 Bijlage I. Deelnemende organisaties en dienstverleners... 18 Bijlage II: Vragenlijst voor financieel dienstverleners... 22 Bijlage III: Vragenlijst voor IT-leveranciers en Billing Service Providers.... 28 4
Inleiding Wat is de Readiness Monitor e-factureren De Readiness Monitor e-factureren brengt twee keer per jaar, in de periode 2009-2010, de ontwikkelingen van dienstverlening rond efactureren in Nederland in beeld. Drie groepen dienstverleners vormen het onderwerp van dit onderzoek: 1. s, die producten leveren op het terrein van elektronisch factureren, 2. Billing Service Providers die diensten bieden op het gebied van elektronisch factureren en 3. financieel dienstverleners zoals accountants en administratiekantoren. Achtergrond voor de monitor zijn de verschillende initiatieven die bedoeld zijn om e-factureren te versterken (zie de volgende paragraaf). De monitor brengt in kaart hoe het aanbod van diensten en producten verandert onder invloed van deze initiatieven en ontwikkelingen. De monitor laat zien waar kansen en belemmeringen liggen en biedt een handreiking om inspanningen rond elektronisch factureren bij te sturen. De monitor is ontwikkeld door de Expertgroep Awareness e-factureren. In die groep hebben, gefaciliteerd door ECP-EPN, vertegenwoordigers van het bedrijfsleven, overheid (EZ, Belastingdienst) en zelfstandige experts zich verenigd om de kennis van e-factureren te verbeteren, zowel bij dienstverleners als bij ondernemers ( potentiële gebruikers) en aldus bij te dragen aan het wegnemen van belemmeringen voor de verdergaande adoptie van e-factureren. ECP-EPN werkt bij het opstellen en verspreiden van deze monitor nauw samen met Platform ELFA en GBNED. De monitor is mede mogelijk gemaakt door het ministerie van Economische Zaken. Meer informatie over de initiatieven rond elektronisch factureren vindt u op http://www.efactureren.info, de site van de Expertgroep Awareness e-factureren. Vanaf 7 april 2009 is daar informatie te vinden over het aanbod van leveranciers en dienstverleners e-factureren. Vanaf eind mei is deze informatie ook doorzoekbaar aan de hand van criteria. De volgende weken zullen daar voor ondernemers handleidingen en handreikingen worden gepubliceerd, hoe zij met e-factureren kunnen beginnen. Er wordt gewerkt aan een elektronische brochure speciaal gericht op accountants en administratiekantoren met bijvoorbeeld informatie over het controleren van boekhoudingen met elektronische facturen. Achtergrond Elektronische overdracht van informatie ter ondersteuning van handels- en bedrijfsprocessen vindt steeds meer toepassing. De drijvende krachten erachter komen voor een deel uit het bedrijfsleven, gelet op de zakelijke voordelen die er mee te behalen zijn, en voor een deel uit de publieke sector. Deze ontwikkelingen houden niet op bij de landsgrenzen: zij vinden plaats op Europees, en zelfs op mondiaal niveau. De Europese Commissie heeft bijvoorbeeld de Expert Group on e-invoicing ingesteld. Ondanks alle inspanningen komt de adoptie van elektronisch factureren nog niet zo snel van de grond als men op grond van de potentiële voordelen zou verwachten. Er worden veelal losstaande initiatieven ontplooid om aan de adoptie bij te dragen. Zo heeft Staatssecretaris Frank Heemskerk van het Ministerie van Economische Zaken gesteld dat in 2010 de overheid 10% van de facturen elektronisch moet kunnen ontvangen en verwerken (!). Op 7 april 2009 hebben overheid en bedrijfsleven een convenant ondertekend waarin het bedrijfsleven haar steun voor dit initiatief uitspreekt. Een van de belemmeringen voor elektronisch factureren is in februari 2009 weggenomen. Toen besloot staatssecretaris Jan-Kees De Jager van het Ministerie van Financiën dat de belastinginspecteur aan elektronische facturen dezelfde eisen moet stellen als aan papieren facturen: in beide gevallen moeten de verzender en de ontvanger op verzoek van de belastinginspecteur 5
authenticiteit (is de factuur werkelijk afkomstig van de verzender) en integriteit (is de factuur veranderd sinds verzending) kunnen aantonen. De manier waarop de ondernemer die authenticiteit en integriteit aantoont is vrij. Deze beslissing geeft softwareleveranciers, maar ook dienstverleners op het gebied van elektronisch factureren (Billing Service Providers) en financieel dienstverleners, ruim baan om nieuwe e- Facuratiediensten aan te bieden aan ondernemers. Accountants en administratiekantoren krijgen er een nieuwe taak bij: ondernemers helpen om hun administratie zo op te zetten dat de risico s die (elektronisch) factureren oplevert geminimaliseerd worden. Opzet van de monitor De Readiness Monitor geeft antwoord op vragen over de volgende indicatoren om zo de effecten van diversie inspanningen en ontwikkelingen te registreren: Scope van de diensten en producten op het gebied van elektronisch factureren: Het voordeel van elektronisch factureren is vooral gelegen in de elektronische verwerking. De dienstverleners moeten daarom ondernemers in staat stellen om het hele administratieve proces rond een factuur te ondersteunen: opstellen, verzenden, ontvangen, verwerken en uiteindelijk betalen en archiveren van de factuur. Het is daarom belangrijk om in kaart te brengen welke fasen van verwerking verschillende dienstverleners ondersteunen. Bereik van de diensten en producten: Het is voor s en BSP s vaak nog moeilijk om alle klanten en toeleveranciers van een ondernemer te bereiken omdat er geen breed geadopteerde manier is om elektronische facturen op te stellen en te verwerken. De monitor brengt in kaart in hoeverre s en dienstverleners ondernemers in staat stellen om met verschillende klanten en met verschillende toeleveranciers facturen uit te wisselen en om in te spelen op de wensen over het formaat van de factuur 1. Door inspanningen op het gebied van standaardisatie en afspraken door tal van partijen zal het bereik dat dienstverleners en s hun klanten bieden naar verwachting de komende twee jaar groeien. Drempels voor de doorbraak van elektronisch factureren:er zijn tal van drempels die verhinderen dat elektronisch factureren doorbreekt. Het beeld dat ondernemers hebben van elektronisch factureren wordt vaak aangedragen als een drempel om te gaan e-factureren. Het is dus zaak om aan die beeldvorming te werken door kennis bij ondernemers en hun adviseurs te vergroten. Beoogd resultaat is dat de dienstverleners merken dat de vraag naar diensten en producten op het gebied van e-factureren toeneemt. In bijlage II en III zijn de vragenlijsten opgenomen zoals die zijn verzonden aan s, Billing Service Providers en financieel dienstverleners. Expertgroep Awareness e-factureren. Om elektronisch factureren te bevorderen heeft ECP-EPN het Stakeholdersoverleg Elektronisch Factureren ingericht. Hierin wisselen stakeholders van de verschillende initiatieven op het gebied van e-factureren informatie uit over hun plannen en stemmen zij activiteiten af om elkaar te versterken. Vanuit het Stakeholdersoverleg is de Expertgroep Awareness e-factureren ingesteld, initiatiefnemer van de Readiness Monitor. De Expertgroep levert een bijdrage aan de doorbraak van e-factureren 1 Het open e-invoicing project zal naar verwacht die problemen grotendeels oplossen door het ontwikkelen van een breed geaccepteerd afsprakenstelsel, waardoor partijen elkaar facturen kunnen sturen. Deze afspraken zullen in lijn zijn met internationale afspraken over het uitwisselen van handelsinformatie, zoals die op dit moment worden gemaakt binnen UN/CEFACT. Tegelijkertijd werken de banken (www.viamijnbank.nl) aan mogelijkheden om consumenten elektronische facturen te sturen en deze direct te laten verwerken. 6
door ondernemers en hun adviseurs op de hoogte te brengen van de mogelijkheden van e-factureren en hen te ondersteunen bij de overstap naar e-factureren. De Expertgroep hanteert de volgende uitgangspunten: Elektronisch factureren omvat zowel de processen van het genereren en verzenden als van het ontvangen en verwerken van een elektronische factuur. Het versturen van een (wellicht beveiligde) PDF en vervolgens overtikken van gegevens door de ontvanger is geen elektronisch factureren. De Expertgroep gaat uit van een open model van e-factureren. Dat wil zeggen dat: o de toegang tot e-factureren laagdrempelig moet zijn voor ondernemers (geen hoge instapkosten); o o ondernemers vrij zijn aan te sluiten op wat in hun branche gebruikelijk is; ondernemers vrij zijn wel of geen gebruik te maken van intermediairs (Billing Service Providers, banken of administratieve dienstverleners). De expertgroep maakt geen keuze voor een specifiek model van e-factureren met een specifieke rol van specifieke partijen. De Expertgroep zoekt aansluiting bij bestaande initiatieven en projecten en probeert deze te versterken. Zij sluit aan bij nationale en internationale ontwikkelingen (relevante EU-wetgeving, CEN Workshop Agreements, ontwikkelingen op standaardisatie gebied door o.a. UN/CEFACT). 7
Steekproef Het aantal organisaties dat heeft gereageerd is 63. Van deze organisaties zijn er 30 ICTleverancier(op een totaal van naar schatting 40 die functionaliteit aanbieden op het gebied van e- Factureren). Van de Billing Service Providers hebben 16 van de ongeveer 45 organisaties gereageerd. De organisaties van financieel dienstverleners zijn via de nieuwsbrief van ICTAccountany en van NOVAK (Nederlandse Organisatie van Accountantskantoren)opgeroepen de vragenlijst in te vullen. In totaal zijn meer dan 1.500 accountants- en administratiekantoren benaderd: de response was erg laag (9). Dit is des te meer jammer omdat het juist de accountants- en administratiekantoren zijn die de MKB ondernemer adviseren op het gebied van boekhoud(software) en dus ook elektronisch factureren. In de categorie anders zijn dienstverleners opgenomen die diensten aanbieden rond document management, beveiliging, advisering of crediteurenbewaking. Resultaten: scope van de dienstverlening Elektronisch factureren is slechts een klein stapje in een heel proces van bestellen, levering, controle en betaling. Dit hoofdstuk brengt in kaart in hoeverre de verschillende onderdelen van dit proces door dienstverleners worden ondersteund. Bovendien is het belangrijk dat de dienstverleners en hun producten ondernemers in staat stellen om flexibel in te spelen op de wensen van hun klanten en toeleveranciers. Sommigen zullen kiezen voor 8
een factuur als bijlage bij een mail, of voor presentatie van factuurinformatie via internet, dan wel factureren met behulp van web-services. Een ondernemer moet hierop kunnen inspelen. Verzenden van facturen Versturen per e-mail met factuurbijlage: 17 van de 30 s bieden met hun producten de mogelijkheid een factuur te genereren en deze per e-mail te versturen. Bijna alle BSP s bieden die mogelijkheid (14/16). Verzenden van facturen via web-services: 9 van de 30 s ondersteunen deze mogelijkheid en 9 van de 16 BSP s. Verzenden van facturen met hulp van een BSP: 4 van de 30 s bieden deze functionaliteit. 9 van de 16 BSP s bemiddelen ook bij het verzenden van facturen naar een klant via andere BSP s. Via de bank facturen verzenden: wordt ondersteund door 2 s en BSP s. s leggen, zo lijkt, vooral de nadruk op het kunnen versturen van een factuurbijlage (meer dan 50% ondersteunt deze vorm). Andere vormen van elektronisch factureren, zoals het aanbieden via webservices of het presenteren van een factuur bij de ontvanger ondersteunt een derde van de s. Het kunnen versturen van facturen met behulp van Billing Service Providers ondersteunt een kleine 6%. Een ondernemer die op dit moment elektronisch wil gaan factureren zal dus goed moeten kijken welke functionaliteiten en diensten hij nodig heeft en onderzoeken welke leverancier die kan leveren: uit deze gegevens blijkt dat er grote verschillen zijn. Voor BSP s is het versturen van facturen een centrale taak. Ze kunnen bijna allemaal een factuurbijlage versturen bij een e-mail, maar velen ook op andere manieren. Ook hier geldt, dat 9
ondernemers die een BSP zoeken goed moeten kijken naar de manier waarop hun klanten en toeleveranciers willen en kunnen factureren. Veel BSP s bieden maar een beperkt aantal diensten aan. Ontvangen van facturen 7 van de 30 producten van s kunnen via webservices facturen ontvangen. 2 van de 30 via BSP s. 8 van de 16 BSP s kunnen facturen ontvangen via web-services. 6 van de 16 kunnen facturen ontvangen via andere BSP s. Ondernemers die hun factureerprocessen uitbesteden aan BSP s of investeren in ICT-oplossingen zullen ook voor het ontvangen van facturen een goede analyse moeten maken hoe hun toeleveranciers facturen willen verzenden. Mogelijkheden om elektronische facturen te ontvangen zijn beperkt bij veel leveranciers. 10
Verwerken Voor het verwerken van facturen is er een diversiteit aan functionaliteiten: De mogelijkheid om een factuur te boeken, zonder deze meteen betaalbaar te stellen: 11 van de 33 s en 8 van de 16 BSP s bieden die mogelijkheid. Handmatig facturen inboeken: 9 van de 30 s en 7 van de 16 BSP s bieden die mogelijkheid. Matchen van facturen met orders en ontvangst kan bij 9 van de 30 s en bij 7 van de 16 BSP s. Het inscannen van papieren facturen en vervolgens verwerken is mogelijk via 6 van de 30 s en bij 9 van de 16 BSP s. Het elektronisch kunnen verwerken van de factuur is een belangrijk voordeel van elektronisch factureren: inboeken, betaalbaar stellen, matchen enz. Uit deze cijfers blijkt dat niet alle aanbieders van ICT-oplossingen en BSP s functionaliteiten op dit terrein bieden. Opvallend is dat ongeveer een derde van de s producten aanbiedt met de mogelijkheid tot het verwerken van elektronische facturen en ongeveer 50% van de BSP s. Het inscannen van facturen zal vaak nog nodig zijn, in een situatie waarin een deel van de klanten of toeleveranciers nog op papier factureert: 20% van de s en ruim 50% van de BSP s biedt deze functionaliteit. 11
Overig Archiveren van facturen is een wettelijke verplichting. Voordeel van elektronisch factureren is dat de kosten van archiveren lager worden. 13 van de 30 s en 11 van de 16 BSP s leveren diensten op dit gebied. 12 van de 30 s en 9 van de 16 BSP s helpen ondernemers om facturen in te brengen in de workflow-omgeving. Om authenticiteit en integriteit van een factuur te waarborgen is de geavanceerde elektronische handtekening een effectief middel. In veel Europese landen worden specifieke eisen gesteld aan die handtekening. 6 van de 30 s bieden producten met de mogelijkheid aan om met de lichte versie van de elektronische handtekening (de geavanceerde elektronische handtekening) te werken, 4 van de 30 bieden de mogelijkheid om met de zware vorm te werken (geavanceerde gekwalificeerde elektronische handtekening). Van de Billing Service Providers bieden 5 van de 16 diensten aan op het gebied van de geavanceerde elektronische handtekening en 7 van de 16 ondersteunen de geavanceerde gekwalificeerde elektronische handtekening. Uit deze data blijkt dat ondernemers kunnen kiezen uit een breed scala aan diensten en producten bij elektronisch factureren. Er zijn echter grote verschillen tussen aanbieders van diensten en ICTproducten, zowel bij het verzenden, ontvangen, verwerken als bij het archiveren van facturen. 12
Resultaten: bereik Om elektronische facturen te kunnen verwerken moeten er afspraken zijn over het formaat van de factuur en de inhoud. EDI: 10 van de 30 s en 8 van de 16 BSP s ondersteunen EDI. XBRL: 7 van de 30 s en 7 van de 16 BSP s ondersteunen XBRL UBL 2.0: 5 van de 30 s en 7 van de 16 BSP s ondersteunen UBL 2.0 Uit deze cijfers blijkt dat de adoptie van formaten onder s achterblijft vergeleken met die door BSP s. Een derde van de s ondersteunt EDI en 25% en 20% ondersteunt XBRL en UBL. Van de BSP s ondersteunt ongeveer 50% formaten als EDI, XBRL, UBL en ebxml. Ondernemers die flexibel willen inspelen op de eisen die hun klanten en toeleveranciers stellen aan facturen, zullen ook hier goed op moeten letten. De afwezigheid van algemeen geaccepteerde formaten betekent dat het veel moeite kost om gegevens uit te wisselen met anderen: formaten moeten immers dan iedere keer onderling worden afgesproken of ontwikkeld. Resultaten: drempels en belemmeringen Groei van het aantal klanten dat gaat e-factureren Op de vraag of respondenten een groei verwachten in het aantal afnemers van hun producten of diensten zijn 13 van de 30 s (43%) en 3 van de 16 Billing Service Providers (19%) positief. 13
Op de vraag of er vanaf begin 2009 belangrijke veranderingen zijn opgetreden in de plannen van hun klanten om elektronisch te factureren en wat daarvan de oorzaak is, noemen 8 van de 30 s en 4 van 16 BSP s spontaan het besluit van staatssecretaris De Jager in februari 2009. Onder s is meer optimisme dan onder BSP s wat betreft het aantal klanten dat zal gaan e-factureren. Rond de 25% noemt het besluit van staatssecretaris De Jager in dat verband. Drempels Grafiek: de mate waarin respondenten belemmeringen zien. (1 = geen belemmering, 5 = grote belemmering) Er zijn veel omgevingsfactoren die een doorbraak van elektronisch factureren verhinderen. Deze belemmering zijn in bovenstaande grafiek geordend naar een overall-gemiddelde waarbij geldt: 1 = geen belemmering, 5 = grote belemmering.. Opvallend is dat de dienstverleners de belemmeringen voor een deel bij de ondernemer zien: Als grootste belemmering zien respondenten dat de ondernemer onvoldoende kennis heeft van elektronisch factureren (Gewicht is 3.5 bij s, bij Billing Service Providers bijna 3). Op de tweede plaats staan de problemen bij internationaal elektronisch factureren: buitenlandse belastingdiensten zijn vaak onduidelijk of stellen moeilijk op te volgen eisen aan een elektronische factuur. Op de derde en vierde plaats staan het kunnen verwerken en opnemen in de workflow van ontvangen facturen. Op de laatste plaats staat de stelling dat het accountant- en administratiekantoor belemmeringen vormen bij elektronisch factureren en het imago dat elektronisch factureren heeft bij allerlei dienstverleners.. Ook internationaal is elektronisch factureren een belangrijke bottleneck. Als minst grote belemmering wordt genoemd het beeld dat ondernemers van elektronisch factureren hebben (imago) en de bereidheid van accountants- en administratiekantoren om elektronisch factureren te ondersteunen.. 14
Conclusie Het aantal respondenten uit de groep Billing Service Providers (16) en s (30) is naar schatting ongeveer 50% van het totale aantal BSP s en s. Van de accountants- en administratiekantoren is het responsepercentage verwaarloosbaar (9). Over deze groep kunnen in deze monitor geen conclusies worden getrokken. Samenvattend zijn de resultaten van de Readiness Monitor als volgt: Zowel de s als de BSP s verlenen vooral diensten en producten gericht op het elektronisch kunnen verzenden van facturen (50%). Het proces van het automatisch ontvangen en verwerken van elektronische facturen wordt door 20% van de ICTleveranciers en 50% van de BSP s ondersteund. Archiveren is een functie of dienst die bijna 50% van de ICT-dienstverleners en 75% van de BSP s ondersteunen. Het brengen van facturen in de workflow wordt door ongeveer 50% van s en BSP s ondersteund. Het gebruik van formaten voor facturen is essentieel om, zonder veel kosten, met nieuwe klanten en leveranciers facturen te kunnen uitwisselen. Ongeveer een kwart van de leveranciers ondersteunt formaten als EDI, XBRL en UBL. Ongeveer 50% van de BSP s ondersteunt formaten als EDI, XBRL, UBL 2.0 en ebxml. De kennis van de ondernemer van elektronisch factureren komt op de eerste plaats van drempels en belemmeringen voor elektronisch factureren. Op de derde en vierde plaats staan de mogelijkheden om elektronische facturen te ontvangen en te verwerken. Als tweede drempel/belemmering wordt internationaal elektronische factureren genoemd. Op de laatste plaats staan administratie- en accountantskantoren en het imago van elektronisch factureren bij ondernemers en financieel dienstverleners. De resultaten van de monitor lijken te wijzen op een belangrijk knelpunt bij het ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Immers: voor het ontvangen van facturen biedt 20% van de s functionaliteiten. 50% biedt functionaliteiten om elektronische facturen in te bedden in de workflow. Het merendeel van de s ondersteunt daarbij geen formaten als EDI, XBRL, UBL 2.0 of ebxml. Maar ook de helft van de BSP s ondersteunt deze formaten niet. Dat betekent dat vaak nog afspraken moeten worden gemaakt over het formaat van de factuur voordat deze kan worden uitgewisseld. Voor respondenten staat dit knelpunt op de tweede plaats. Op de eerste plaats staat het gebrek aan kennis van de ondernemer. Op de derde en vierde plaats staan het kunnen ontvangen en verwerken van facturen. Uit het gegeven dat slechts een deel van de s en BSP s het verwerken en ontvangen van elektronische facturen ondersteunt, slechts een deel gebruik maakt van beschikbare standaardformaten voor uitwisseling van facturen, kan worden afgeleid dat het aanbod van diensten en producten een belangrijke belemmering vormt. Deze monitor zal half-jaarlijks worden herhaald, met als doel ontwikkelingen in het aanbod van diensten en producten op het gebied van elektronisch factureren te volgen en bij te sturen. De resultaten van deze eerste monitor rechtvaardigen de inspanningen van de Expertgroep Awareness e- Factureren om de s en de dienstverleners e-factureren te motiveren tot: 1. het ontwikkelen van een afsprakenstelsel om elektronische facturen te kunnen uitwisselen 2. het aanbieden van diensten en producten niet alleen op de verzending maar ook de verwerking van elektronische facturen te richten. Een belangrijk instrument daarbij vormt het overzicht van dienstverleners en ICT-producten dat is gepubliceerd op www.e-factureren.info. Vanaf eind mei 2009 kunnen ondernemers daar het aanbod van dienstverleners en producten doorzoeken op allerlei relevante criteria. Naar verwachting zal dit stimulerend werken op het aanbod van diensten en producten. Daarnaast richt de Expertgroep Awareness zich op accountants en administratiekantoren. De volgende maanden wordt gewerkt aan een publicatie over het controleren van administraties met elektronische facturen en een handreiking hoe accountants en administratiekantoren ondernemers het 15
beste kunnen adviseren bij vragen over e-factureren. Op www.e-factureren.info wordt deze informatie gepubliceerd. 16
Bijlage I. Deelnemende organisaties en dienstverleners De volgende organisaties hebben deelgenomen aan het onderzoek en hebben daarbij aangegeven vermeld te willen worden met hun bedrijfsnaam en dienst of product. Bedrijf Dienst of product Dienst 1.SG First Essenge Project management implementatie E-facturatie Anders 20/20 vision Europe BV 20/20 vision ABM Systems CorVu, BI - CPM - Balanced Scorecard software met ETL- en Edimogelijkheden Billing Service Provider Anders Accounting Plaza AccountView B.V. AFAS ERP Software AllSolutions Business Applications Anachron B.V. Asperion elektronische facturatie, digitale loonstrook AccountView AFAS Profit AllSolutions Business Applications e-invoicing e-accounts PayableIngis e-signature Asperion online boekhoudenmodules FINANCIEEL en FACTURATIE E-factureren als pdf en als gestructureerde data i.s.m. TNT Post factuurservices (pdf i.c.m. gestructureerde digitale data uitwisseling) Billing Service Provider Billing Service Provider Billing Service Provider Billing Service Provider
Automatiseringsburo Nicogram BV KOMAS AXI BV Basware AXI Invoice Management Basware Business TransactionsBasware Supplier PortalBasware Connectivity Billing Service Provider Bedrijvenweb Nederland B.V. Webconnector Document Management Anders BlueTools B.V. Broekhuis Automatisering Broekhuis Automatisering Cash Software bv Certipost MoneyBird WinVIS WinVIS Cash Facturering CertiONE platform (e-communicatie consolidator platform) Billing Service Provider Billing Service Provider Codast B.V. CTB ICT Flex BV www.notadigitaal.nl; www.facturendigitaal.nl Flex Management Systeem (FMS) waarin de SETU-standaard is ingebouwd DigitalInvoice DIM Billing Service Provider DISPI sofware Engineering e-captainarman Drielingh Anders Easy Brothers Software VIG / EasyAdmin / Julia e-boekhouden.nl e-boekhouden.nl EGM architecten BV het ontwerpen van grootschalige bouwwerken, zoals ziekenhuizen, Anders gevangenissen e.d. Enigma Payments Consulting Anders
ESG de elektronische signatuur B.V. e-factuur Anders Exact Software Factuurdesk Farmore Automation Freepack Software BV IBS Technology & Services IC2 IMNederland Credit Management Services BV Exact Online http://www.factuurdesk.nl PLANMYSPORT Freepack AIDA iconnect Credit Management 2.0:e-facturatie, e-debiteurenbeheer en e- incasso Billing Service Provider Billing Service Provider io ISProjects K+V van Alphen Automatiseringsdiensten BV Matadex bv MD-Automatisering Mediparc B.V. MicroStar B.V. Ohmega Software Platform OMS International financiële procesondersteuning E-invoicing voor het MKB ISP-Invoice en ISP-Purchase Digi Data Suite en Donau Suite XIPHERS AmSys ERP pakket MP-basis MicroStar software Ohmega Account E-Business platform ODEX Enterprise, met geïntegreerde workflow en ANY-to-ANY mapping tool. Billing Service Provider Anders Pantheon Automatisering BV Platform IV Quadrant Software BV King Business Software Quadrant Software BV King Business Software RO-iT Documentor Anders
Rozis BV Ediswitch Workstation Netstation Rozis Facilitair Centrum SAP Diverse producten SnelStart Stichting Netwerk Gerechtsdeurwaarders (SNG) StreamServe Benelux BV TIE Kinetix Wim Bosman WyXX b.v. SnelStart Classic e-invoice Center TIE Kinetix e-invoice Solution - Messaging Portal Transport & Logistiek WyXX facturering Billing Service Provider Billing Service Provider
Bijlage II: Vragenlijst voor financieel dienstverleners
1. Wat is de naam van uw organisatie? 2. Wat is de naam van de dienst of het product waarop de antwoorden betrekking hebben? 3. Naam contactpersoon: 4. E-mail contactpersoon: 5. Telefoon contactpersoon: 6. Bent u lid van of betrokken bij commissies en/of platforms op het gebied van elektronisch factureren? Zo ja, welke? 7. Klantcasussen: zijn er praktijkvoorbeelden beschikbaar waarin uw product of dienst wordt gebruikt? Zo ja: welke zijn dat en zijn er beschrijvingen van op internet? 8. Kent u praktijkvoorbeelden van e-factureren? Bent u daar zelf bij betrokken? 9. Wat is uw marktaandeel in Nederland (uitgedrukt in aantal klanten, zo mogelijk per pakketsoort en branche)?
10. Welke vormen van dienstverlening biedt u aan op het gebied van elektronisch factureren? 11. In welke landen biedt u diensten aan? 12. In welke sectoren biedt u diensten aan? 13. Hoeveel procent van uw klanten verstuurt elektronische facturen? 14. Welk deel van uw klanten ontvangt en verwerkt elektronische facturen? 15. Bent u in staat om elektronisch uw???? controletaken uit te voeren wanneer uw klant elektronisch factureert? 16. Bent u zelf van plan om elektronisch te factureren? 17. Zou u uw klanten adviseren om elektronisch te gaan factureren? ja/nee (s.v.p. met toelichting) 18. Hebt u voldoende informatie om klanten vakkundig te kunnen adviseren elektronisch te gaan factureren? Zo nee: welke informatie hebt u nodig? 19. Hebt u, wat elektronisch factureren betreft, specifieke verwachtingen van softwareleveranciers? 20. Welke van de genoemde aspecten ervaart u
daadwerkelijk als een belemmering voor het gebruik van elektronisch factureren? 1 - Geen belemmering 2 Factureerproces: mijn klanten hebben intern de workflow rond factureren onvoldoende op orde om van elektronisch factureren te kunnen profiteren Aanleveren: Mijn klanten vinden het moeilijk factuurgegevens uit hun administratie te halen en aan te leveren. Bereik: onvoldoende ontvangers kunnen elektronische facturen ontvangen Verwerking: ontvangers kunnen elektronische facturen niet goed verwerken in hun eigen administratieve systeem Verwerking: ontvangers hebben hun workflow onvoldoende op orde om profijt te hebben van elektronisch factureren. Banken: de ontvanger kan de elektronische factuur niet zien en direct betalen wanneer hij of zij internetbankiert Controle: de accountant of het administratiekantoor vormen een belemmering voor ondernemers om elektronische te factureren. Kennis klant: mijn klanten weten onvoldoende van 3 - Enigszins een belemmering 4 5 - Grote belemmering Geen antwoord
20. Zijn er nog andere belemmeringen? elektronisch factureren Aanbod softwareleverancier: de softwarepakketten die zij gebruiken ondersteunen onvoldoende elektronisch factureren Imago ondernemer: het beeld dat mijn klanten van elektronisch factureren hebben is negatief Imago financieel dienstverlener: het beeld dat accountants, administrateurs hebben is negatief. De Nederlandse belastinginspecteur stelt onduidelijke en/of wisselende eisen Bij internationaal elektronisch factureren stelt de belastingdienst in het andere land onduidelijke of moeilijk op te volgen eisen 21. Welke percentage van uw klanten zal in 2009/2010 gaan e-factureren? 22. Wat zijn de belangrijkste drijfveren en belemmeringen van uw klanten? 23. Zijn er vanaf begin 2009 belangrijke veranderingen opgetreden in de plannen van
uw klanten om elektronisch te factureren? Zo ja: wat is er dan veranderd?
Bijlage III: Vragenlijst voor s en Billing Service Providers.
1. Wat is de naam van uw organisatie? 2. Wat is de naam van de dienst of het product waarop de antwoorden betrekking hebben? 3. Naam contactpersoon: 4. E-mail contactpersoon 5. Telefoon contactpersoon: 6. Bent u lid van of betrokken bij commissies en/of platforms op het gebied van elektronisch factureren? Zo ja, welke? 7. Klantcasussen: zijn er praktijkvoorbeelden beschikbaar waarin uw product of dienst wordt gebruikt? Zo ja: welke zijn dat en zijn er beschrijvingen van op internet? 8. Kent u praktijkvoorbeelden van e- factureren? Bent u daar zelf bij betrokken? De volgende vragen gaan over de dienstverlening die u aanbiedt op het gebied van elektronisch factureren. Biedt u diensten aan op het gebied van:
9. het (op)maken van facturen Ja Nee Geen antwoord 10. elektronisch verzenden van facturen Selecteer de toepasselijke opties Versturen per e-mail met factuurbijlage in MS-Word, PDF, of xml bestand Versturen via web-services Versturen door de factuur via internet bij de ontvanger te presenteren Versturen via de bank Versturen naar ontvanger met behulp van gespecialiseerde partijen (als Anachron, Bluem enz.) Versturen van aanmaning of herinnering Anders: 11. elektronisch ontvangen van facturen Selecteer de toepasselijke opties Via webservices Via een bank Via gespecialiseerde partijen als Anachron, Bluem enz.
Anders: 12. elektronisch verwerken van facturen door de ontvanger in de eigen administratie Selecteer de toepasselijke opties Het voorlopig boeken van de facturen, waarbij de inkoopfactuur vastgelegd wordt in de boekhouding als verplichting, de BTW direct wordt verrekend, maar de factuur nog niet betaalbaar wordt gesteld. Het goedkeuren van facturen om deze betaalbaar te stellen Afgekeurde facturen verwerken Herkennen en matchen van facturen en factuurregels binnen de administratie Handmatig inkoopfacturen boeken in de boekhouding? Inkoopfacturen matchen met (bestel)orders en/of (goederen)ontvangst Inkoopfacturen inscannen en dan (deels) automatisch matchen en boeken in de administratie Anders: 13. Overige opties: Selecteer de toepasselijke opties De factuur binnenbrengen in de workflow van de klant Elektronisch betalen van de factuur vanuit de omgeving voor internetbankieren Creditmanagement Verzending en ontvangst van facturen met behulp van de geavanceerde elektronische handtekening Verzending en ontvangst van facturen met behulp van de geavanceerde
gekwalificeerde elektronische handtekening Archiveren Anders: 14. Wat is uw marktaandeel in Nederland (uitgedrukt in aantal klanten, zo mogelijk per pakketsoort en branche) 15. Hoeveel facturen ontvangt u per jaar? 16. Met welke sectoren factureert u? 17. Met welke landen factureert u? 18. Wat is uw marktaandeel in het buitenland (uitgedrukt in aantal klanten, zo mogelijk per pakketsoort en branche) 19. Welke formaten ondersteunt u? Selecteer de toepasselijke opties UBL 2.0 XBRL ebxml GS1 ecom UN/CEFACT EDI Anders:
20. Welke van de genoemde aspecten ervaart u daadwerkelijk als een belemmering voor het grootschalig gebruik van elektronisch factureren? Factureerproces: mijn klanten hebben intern de workflow rond factureren onvoldoende op orde om van elektronisch factureren te kunnen profiteren 1 - Geen belemmering 2 3 - Enigszins een belemmering 4 5 - Grote belemmering Geen antwoord Aanleveren: Mijn klanten vinden het moeilijk factuurgegevens uit hun administratie te halen en aan te leveren. Bereik: onvoldoende ontvangers kunnen elektronische facturen ontvangen Verwerking: ontvangers kunnen elektronische facturen niet goed verwerken in hun eigen administratieve systeem Verwerking: ontvangers hebben hun workflow onvoldoende op orde om profijt te hebben van elektronisch factureren. Banken: de ontvanger kan de elektronische factuur niet zien en direct betalen wanneer hij of zij internetbankiert Controle: de accountant of het administratiekantoor vormen een belemmering voor ondernemers om elektronische te factureren.
21. Zijn er nog andere belemmeringen? Kennis klant: mijn klanten weten onvoldoende van elektronisch factureren Aanbod softwareleverancier: de softwarepakketten die zij gebruiken ondersteunen onvoldoende elektronisch factureren Imago ondernemer: het beeld dat mijn klanten van elektronisch factureren hebben is negatief Imago financieel dienstverlener: het beeld dat accountants, administrateurs hebben is negatief. De Nederlandse belastinginspecteur stelt onduidelijke en/of wisselende eisen Bij internationaal elektronisch factureren stelt de belastingdienst in het andere land onduidelijke of moeilijk op te volgen eisen 22. Welke percentage van uw klanten zal in 2009/2010 gaan e-factureren? 23. Wat zijn de belangrijkste drijfveren en belemmeringen voor uw klanten?
24. Zijn er vanaf begin 2009 belangrijke veranderingen opgetreden in de plannen van uw klanten om elektronisch te factureren? Zo ja: wat is er dan veranderd?
ECP-EPN In het voorjaar van 2009 zijn de platforms ECP.NL, platform voor enederland, en EPN, platform voor de informatiesamenleving, geïntegreerd. Beide platforms gaan verder onder de naam ECP-EPN. Binnen dit onafhankelijke platform werken overheid en bedrijfsleven samen de ontwikkeling van onze informatiesamenleving te stimuleren. Zij bundelen en delen kennis op het gebied van de ontwikkeling en toepassing van ICT. Actuele thema s in de informatiesamenleving op het gebied van wet- en regelgeving, veiligheid, vertrouwen en standaarden worden resultaatgericht opgepakt. Hiertoe voert het platform projecten uit, verbindt partijen en agendeert de maatschappelijke betekenis van informatie- en communicatietechnologie. Onderwerpen die binnen ECP-EPN worden opgepakt zijn onder andere Privacy, efactureren, Open Mobiel Internet, Authenticatie, Identity management, Virtuele Werelden en veilig gebruik van digitale middelen (Digivaardig & Digibewust). Ruim 160 publieke en private instellingen zijn bij het platform aangesloten.