Raadsvoorstel jaar Raad categorie/agendanr. B. en W. 2013 RA13.0074 B 10 13/758 Onderwerp: Extra krediet Parkeergarage Westerstraat Portefeuillehouder: B.D. Wilms Programmabureau Centrumvernieuwing Lia Schomaker en Dave van Alebeek, telefoon ((0591)68 55 62) Aan de gemeenteraad Voorgesteld besluit 1 Een extra krediet te verlenen voor de Parkeergarage Westerstraat van 2.673.159. 2 De daaruit voortvloeiende kapitaallasten in 2013 ad 17.515 (op basis van 40 jaar annuïtaire afschrijving en een rentepercentage van 4,25%) te dekken uit de post onvoorzien. 3 De daaruit voortvloeiende kapitaallasten vanaf 2014 ad 140.123 (op basis van 40 jaar annuïtaire afschrijving en een rentepercentage van 4,25%) te dekken uit de begroting 2014 e.v. Samenvatting De parkeergarage Westerstraat zou volgens oorspronkelijke planning en conform de aannemingsovereenkomst met Strukton op 1 februari 2013 opgeleverd moeten worden. Voor de gemeente is het in het kader van de ontwikkeling van Centrum Noord van groot maatschappelijk belang dat de parkeergarage Westerstraat zo snel mogelijk in gebruik kan worden genomen. Dat is in het kader van de ontwikkeling van Centrum Noord op zichzelf van belang, maar moet tevens in de context worden geplaatst van de overige projecten in het centrum en daarop afgestemd worden. Afstemming en tijdsvolgorde zijn van belang voor de projecten, maar ook voor de inwoners, bezoekers en ondernemers in het centrum van Emmen. Na veelvuldig overleg en discussie tussen gemeente Emmen en Strukton omtrent de bouw van de parkeergarage Westerstraat is in dit kader op 22 augustus 2013 overeenstemming bereikt tussen Strukton en de gemeente Emmen. Middels de daaruit voortvloeiende vaststellingsovereenkomst is met Strukton overeengekomen dat de parkeergarage op 16 november 2013 gereed zal zijn voor ingebruikname en oplevering. Het college heeft ingestemd met deze vaststellingsovereenkomst. Aangezien de vaststellingsovereenkomst aanleiding geeft tot een overschrijding van het krediet voor de bouw van de parkeergarage Westerstraat wordt uw raad, in het kader van het budgetrecht van de raad, gevraagd om een aanvullend krediet beschikbaar te stellen ter hoogte van de verwachte overschrijding. De vaststellingsovereenkomst met Strukton is vastgesteld, onder voorbehoud van de benodigde besluitvorming door uw raad om hieraan uitvoering te geven. Middels dit voorstel wordt voorgesteld om een aanvullend voorbereidingskrediet ter hoogte van de verwachte overschrijding beschikbaar te stellen, zodat uitvoering kan worden gegeven aan de vaststellingsovereenkomst. Verder wordt in dit voorstel op hoofdlijnen ingegaan op het proces en de inhoud van de aanbesteding van de parkeergarage Westerstraat, het geschil met Strukton, de vaststellingsovereenkomst en de overschrijding van het krediet.
-2- Momenteel wordt in onze opdracht een feitenrelaas en analyse van het proces opgesteld en tegelijkertijd vindt hierop een externe beoordeling plaats. Het feitenrelaas, de analyse van het proces en de externe beoordeling zullen voor de besluitvorming van uw Raad op 26 september 2013 beschikbaar worden gesteld. Met het oog hierop hebben wij aan het presidium gevraagd om in een commissievergadering te voorzien op 23 september a.s.. Wij zullen er voor zorgen dat uw raad in week 38 het feitenrelaas en de analyse tegemoet kan zien. Bijlagen: Vaststellingsovereenkomst Stukken ter inzage: Het collegebesluit d.d. 29 augustus 2013 en de daarbij behorende stukken
jaar Raad categorie/agendanr. -3- B. en W. 2013 RA13.0074 B 10 13/758 1. Aanleiding voor het voorstel De parkeergarage Westerstraat zou volgens oorspronkelijke planning en conform de aannemingsovereenkomst met Strukton op 1 februari 2013 opgeleverd moeten worden. Voor de gemeente is het in het kader van de ontwikkeling van Centrum Noord van groot maatschappelijk belang dat de parkeergarage Westerstraat zo snel mogelijk in gebruik kan worden genomen. Dat is in het kader van de ontwikkeling van Centrum Noord op zichzelf van belang, maar moet tevens in de context worden geplaatst van de overige projecten in het centrum en daarop afgestemd worden. Afstemming en tijdsvolgorde zijn van belang voor de projecten, maar ook voor de inwoners, bezoekers en ondernemers in het centrum van Emmen. Begin februari heeft een eerste gesprek op bestuurlijk niveau, met de directie van Strukton, plaatsgevonden om uit de impasse te komen. Aanvullend hierop heeft nog een aantal gesprekken op bestuurlijk niveau plaatsgevonden. In een gesprek op 23 mei is geconstateerd dat beide partijen niet tot overeenstemming konden komen en afzonderlijk na zouden denken over eventuele vervolgstappen. Dit heeft geleid tot een briefwisseling tussen Strukton en de gemeente in juni 2013 Toen begin juli 2013 geconstateerd werd dat Strukton de werkzaamheden aan de parkeergarage Westerstraat had stilgelegd, hebben wij Strukton gesommeerd om de werkzaamheden te hervatten en om duidelijkheid te geven over de opleverdatum van de parkeergarage Westerstraat. Dit is als voorwaarde gesteld voor verder overleg. Mocht Strukton de werkzaamheden aan de parkeergarage Westerstraat niet hervatten, of niet in staat zijn deze te hervatten, dan hebben wij Strukton de gelegenheid geboden om, onder voorwaarden, vrijwillig afstand te nemen van dit project. Indien Strukton de werkzaamheden niet zou hervatten en ook niet bereid zou zijn vrijwillig afstand te doen van de opdracht op basis van de aangegeven voorwaarden, dan zou de gemeente de overeenkomst met Strukton ontbinden en het werk door een andere partij(en) af laten bouwen. De fractievoorzitters zijn hierover op 10 juli onder geheimhouding geïnformeerd. De raad is hierover geïnformeerd bij brief van 23 juli 2013 Parkeergarage Westerstraat Emmen kenmerk 13.448525. Naar aanleiding van het briefverkeer heeft Strukton de gemeente laten weten de parkeergarage op 16 november 2013 gereed te hebben voor in gebruik name. Gezien het maatschappelijk belang dat de gemeente hecht aan het zo spoedig mogelijk in gebruik kunnen nemen van de parkeergarage Westerstraat, is de gekozen oplossing de beste optie. Na veelvuldig overleg en discussie tussen gemeente Emmen en Strukton omtrent de bouw van de parkeergarage Westerstraat is in dit kader op 22 augustus 2013 overeenstemming bereikt tussen Strukton en de gemeente Emmen. Middels de daaruit voortvloeiende vaststellingsovereenkomst is met Strukton overeengekomen dat de parkeergarage op 16 november 2013 gereed zal zijn voor ingebruikname en oplevering. Het college heeft ingestemd met deze vaststellingsovereenkomst. Aangezien de vaststellingsovereenkomst aanleiding geeft tot een overschrijding van het krediet voor de bouw van de parkeergarage Westerstraat wordt uw raad, in het kader van het budgetrecht van de raad, gevraagd om een aanvullend krediet beschikbaar te stellen ter hoogte van de verwachte overschrijding. De vaststellingsovereenkomst met Strukton is door ons vastgesteld, onder voorbehoud van de benodigde besluitvorming door de raad om hieraan uitvoering te geven. Middels dit voorstel wordt voorgesteld om een aanvullend voorbereidingskrediet ter hoogte van de verwachte overschrijding beschikbaar te stellen, zodat uitvoering kan worden gegeven aan de vaststellingsovereenkomst. Verder wordt in dit voorstel op hoofdlijnen ingegaan op het proces en de inhoud van de aanbesteding van de parkeergarage Westerstraat, het geschil met Strukton, de vaststellingsovereenkomst en de overschrijding van het krediet. 2. Argumentatie/beoogd effect In de vergadering van de raad van 28 januari 2010 is de raad geïnformeerd over de planontwikkeling voor Emmen-Centrum-Noord, het Noorderplein. Op 24 juni 2010 heeft de raad een krediet van 13,7 miljoen beschikbaar gesteld voor de bouw van de parkeerkelder Emmen-Centrum-Noord. De plannen waren gebaseerd op de realisatie van een parkeerkelder van circa 400 plaatsen in 2 lagen.
-4- Voor de stichtingskosten werd uitgegaan van een stichtingskostenprijs van 35.000 per plaats. Als basis heeft een onderzoek naar een meerlaagse parkeergarage onder het gebouw van de belastingdienst gediend ( 35.000 all-in per parkeerplaats). Op 27 januari 2011 heeft de raad besloten om het plangebied Noorderplein uit te breiden met het gebied Westertoren. Door deze uitbreiding is het aantal parkeerplaatsen uitgebreid met circa 50 parkeerplaatsen tot circa 450 plaatsen. Tevens is hierbij besloten de ingang van de parkeergarage inpandig en aan de zuidzijde in de Westerstraat te realiseren. Op basis van een raming door een extern bouwmanagementadviesbureau (Kleissen en Partners) op basis van het voorlopig ontwerp is bepaald dat de prijs per parkeerplaats 30.000 in plaats van 35.000 bedraagt en de volledige parkeergarage, inclusief de uitbreiding, gerealiseerd kan worden binnen het eerder beschikbaar gestelde krediet van 13,7 miljoen, zonder dat de overige uitgangspunten bijgesteld hoeven te worden. Op 20 september 2011 heeft het college besloten over te gaan tot de bouw/realisatie van de parkeergarage Westerstraat (inclusief sloop en aanpassing van bestaande panden). De aanbesteding van de parkeergarage Westerstraat Wij hebben gekozen voor een traditionele aanbesteding op basis van bestek. Door te kiezen voor traditionele aanbesteding op basis van bestek konden het maken van een definitief ontwerp en het aanvragen van de omgevingsvergunning gelijktijdig met de Europese aanbesteding worden uitgevoerd. Vanwege de omvang van de aanbesteding diende de gemeente Emmen de bouw van de parkeergarage Westerstraat Europees aan te besteden. De kwaliteitsaspecten die van belang zijn, zijn vastgelegd in het technisch ontwerp. Daarom is gekozen voor gunning op basis van laagste prijs. Deze wijze van aanbesteden hebben wij vastgesteld op 31 mei 2011. Op 2 december 2011 is namens het College opdracht verstrekt aan Strukton voor de bouw van de parkeergarage Westerstraat. Op basis van de aanbestedingsvoorwaarden was het college gehouden aan gunning aan Strukton als laagste inschrijver. Blijkens de opdrachtbrief is de opdracht geaccepteerd op 8 december 2011 en retour ontvangen door de gemeente op 27 december 2011. De opdracht was voor een bedrag van 10.440.000 exclusief BTW. De aanneemsom van Strukton was aanzienlijk lager (circa 1 mln.) dan de calculatie van het bestek van de gemeente. De werken zijn conform regelgeving gescheiden aanbesteed, waarbij de gemeente te maken heeft met Europese regelgeving inzake aanbesteding. Er was de voorkeur voor één aannemer voor zowel de bovenbouw als de onderbouw. Omdat de bovenbouw valt onder een andere opdrachtgever en niet onder de gemeente is door de gemeente op voorhand in het bestek opgenomen dat de coördinatie van het project behoort tot de verplichtingen van de aannemer van de parkeergarage en dat de aannemer rekening dient te houden met de bouwkundige afstemming met de bovenbouw. Hiertoe dienen overleggen georganiseerd te worden met opdrachtgevers en aannemer bovenbouw. Deze bepaling moest geëffectueerd worden doordat naderhand is gebleken dat de opdrachtgever van de bovenbouw en Strukton niet tot overeenstemming kwamen. Het geschil met Strukton Tussen de gemeente Emmen en Strukton is tijdens de bouw van de parkeergarage een inhoudelijk geschil ontstaan waar beide partijen op inhoudelijk gronden niet uitkwamen. Dit geschil is ontstaan over de volgende punten: - De (aansprakelijkheid voor de) opgetreden vertraging(en). - Betaling van de kosten van de getroffen versnellingsmaatregelen. - Het recht van inhouding van kortingen met betrekking tot het overschrijden van de datum van oplevering. - Goedkeuring en hoogte van bedragen van diverse meerwerken. - Betalingstijdstip van de meerwerken door de Gemeente aan Strukton. - Betalingen van kortingen voor diverse bestekbepalingen die Strukton zou hebben overtreden. Gelet op het maatschappelijk belang van een zo snel mogelijke opening van de parkeergarage Westerstraat is de keuze voor het aangaan van een vaststellingsovereenkomst de beste optie. Hoewel de gemeente op basis van zowel intern als extern juridisch advies aan kon nemen sterk te zullen staan in een juridische procedure is hier gezien het maatschappelijk belang van een snelle oplevering van de parkeergarage niet voor gekozen. Bovendien zou het zoeken van een andere aannemer ook de nodige extra tijd in beslag hebben genomen.
De afgelopen maanden zijn de datum waarop de parkeergarage in gebruik kan worden genomen en de bouwkosten onderwerp van gesprek geweest tussen de gemeente en de aannemer Strukton. Vanuit het oogpunt om er in onderling overleg uit te komen zijn partijen op donderdag 22 augustus j.l. tot overeenstemming gekomen en is een vaststellingsovereenkomst opgesteld. -5- Zoals hiervoor reeds aangegeven is het voor de gemeente belangrijk dat de parkeergarage Westerstraat zo snel mogelijk in gebruik genomen kan worden. Dit is van groot belang voor de ondernemers en inwoners van Centrum Noord. De vaststellingsovereenkomst Door in te stemmen met de vaststellingsovereenkomst: - is de datum waarop de parkeergarage voor ingebruikname en oplevering gereed is, bepaald op 16 november 2013; - wordt door de gemeente een bedrag van 3,4 mln. aan Strukton betaald ter afdoening van alle kosten en schade (meerwerk ad 2,4 mln. en versnellingskosten ad 1 mln.) die Strukton heeft geleden en nog zal lijden ter zake van de vertraging tot 16 november 2013; - verklaren beide partijen, na uitvoering van de afspraken in de vaststellingsovereenkomst, over en weer geen vorderingen meer te hebben en verlenen elkaar ter zake het geschil finale kwijting; - zal Strukton uit eigen beweging na 21 augustus 2013 geen beroep meer op meerwerk doen; - zal meerwerk op initiatief van de gemeente Emmen uitsluitend mogelijk zijn als dit schriftelijk wordt vastgesteld en overeengekomen tussen de directie van Strukton en de wethouder van de gemeente Emmen, namens het college. Toelichting op de gemaakte afspraken in het kader van de vaststellingsovereenkomst Meerwerk Door Strukton is in totaal tot en met 21 augustus 2013 ruim 2,4 miljoen aan meerwerk ingediend. Dit meerwerk bestond per 22 augustus 2013 uit: 1.341.000 uitgevoerd en goedgekeurd meerwerk 108.000 afgekeurd meerwerk 765.000 meerwerk in behandeling 230.000 nog uit te voeren meerwerk 2.444.000 totaal meerwerk Hoewel met name nut en noodzaak en de hoogte van de kosten van een deel van dit meerwerk door de gemeente worden betwist, is als onderdeel van de vaststellingsovereenkomst tussen Strukton en de gemeente afgesproken dat de gemeente een totale meerwerksom van 2,4 miljoen accepteert. Hier is dan wel de voorwaarde aan verbonden dat Strukton uit eigen beweging na 21 augustus 2013 geen beroep meer kan doen op meerwerk. In het gesprek op 22 augustus is niet meer gesproken over de details van het geschil en de wederzijdse argumentatie. Doelstelling van dit gesprek was om te komen tot een overeenkomst en er voor te zorgen dat de parkeergarage Westerstraat zo spoedig mogelijk in gebruik kan worden genomen. Onder overschrijding van het krediet is de hoogte en samenstelling van het meerwerk op hoofdlijnen toegelicht. Versnellingskosten Naast het meerwerk heeft Strukton voor in totaal bijna 2,4 miljoen aan versnellingskosten geclaimd van de gemeente Emmen. Deze claim werd door ons betwist. Daar staat tegenover dat de gemeente over de periode 2 februari 2013 tot 16 november 2013 een boete aan Strukton oplegt van circa 1,85 miljoen voor te late oplevering (inclusief circa 41.000 overige opgelegde kortingen op grond van het bestek). Deze boete wordt op haar beurt door Strukton betwist. Per saldo zou de gemeente bij volledige wederzijdse acceptatie van de claims derhalve bijna 550.000 moeten bijbetalen aan Strukton. In het kader van de afspraken, zoals vastgelegd in de vaststellingsovereenkomst, zijn de gemeente en Strukton overeengekomen dat de gemeente in dezen in totaal 1, 0 miljoen ( 450.000 extra) vergoedt aan Strukton ter oplossing van het geschil.
-6- Overige Partijen verklaren in de vaststellingsovereenkomst na uitvoering van de gemaakte afspraken met betrekking tot het geschil, over en weer geen vorderingen meer te hebben en verlenen elkaar, met inachtneming van de bepalingen, ter zake van het geschil finale kwijting. Middels deze vaststellingsovereenkomst met Strukton is overeengekomen dat de parkeergarage op 16 november 2013 gereed is voor ingebruikname en wordt opgeleverd. Hiermee wordt derhalve het belangrijkste doel van de gemeente gerealiseerd. Risico: Het niet tijdig realiseren van het ventilatiesysteem vormt een risico voor de ingebruikname en oplevering van de parkeergarage Westerstraat op 16 november. In de vaststellingsovereenkomst is afgesproken dat partijen zich met betrekking tot de installaties in de parkeergarage ten volle zullen inspannen om het testen en de certificering daarvan voor oplevering af te ronden. Belangrijkste beheersingsmaatregelen vanuit gemeentezijde zijn: - Opstellen van een planning samen met Strukton. - Strakke monitoring van de voortgang van de realisatie. - Tijdig afstemmen met de brandweer. Wekelijks zal de voortgang van de realisatie worden gerapporteerd aan de wethouder. De overschrijding van het krediet Kijkend naar het beschikbare krediet, de werkelijk gemaakte kosten tot nu toe, de nog voorzienbare te maken kosten en rekening houdend met onderhavige besluitvorming leidt dit tot een overschrijding van het krediet voor de bouw van de parkeergarage Westerstraat van 2.673.159. Verklaring overschrijding aanneemsom A. Meerwerk Strukton Het meerwerk van Strukton ad 2,4 mln. wordt verklaard door: - Noodzakelijke aanpassingen van de constructie doorbraak Lindenhof (circa 125.000) - Extra eisen brandveiligheid (circa 100.000) - Extra kosten omgeving Lindenhof (circa 85.000) - Aanpassen diepwand (circa 150.000) - Meerwerk door vervuiling en bodemverontreiniging (circa 300.000). - Meerwerk wapening beton (circa 200.000) - Aanpassing ventilatie installatie (circa 200.000) - Regulier meerwerk (circa 600.000) - Meerwerk aanpassingen voor de boven bouw (circa 395.000) (te verrekenen met de bovenbouw) - Diverse kleine posten (circa 245.000) Voor de achtergronden van deze meerwerkposten wordt verwezen naar het nog op te stellen feitenrelaas en de analyse. b. Versnellingskosten Strukton De claim van Strukton voor versnellingskosten was circa 2,4 mln. Deze claim is in de vaststellingsovereenkomst verrekend met de boetes van de gemeente Emmen en verdisconteerd in het overeengekomen bedrag van 1 mln.
-7- Feitenrelaas, analyse van het proces en externe beoordeling Momenteel wordt in opdracht van het college een feitenrelaas en analyse van het proces opgesteld en tegelijkertijd vindt hierop een externe beoordeling plaats. Het feitenrelaas, de analyse van het proces en de externe beoordeling zullen voor de besluitvorming van uw raad op 26 september 2013 beschikbaar worden gesteld. Met het oog hierop hebben wij aan het presidium gevraagd om in een commissievergadering te voorzien op 23 september a.s.. Wij zullen er voor zorgen dat uw raad in week 38 het feitenrelaas en de analyse tegemoet kan zien. 3. Relatie met bestaand beleid/eerder genomen besluiten - RA10.0064 Ontwikkeling Noorderplein - RA10.0136 Noorderplein, uitbreiding plangebied met Westertoren 4. Afstemming met externe partijen/communicatie N.v.t. 5. Financiële consequenties/voorgestelde dekking Hieronder wordt op hoofdlijnen een overzicht gegeven van de opbouw van het krediet ten opzichte van de werkelijk verwachte kosten, inclusief verplichtingen, na ondertekening van de vaststellingsovereenkomst. Het krediet wordt op grond van deze besluitvorming met 2.673.159 overschreden. Dit leidt met ingang van 2014 tot een extra kapitaallast van 140.123 per jaar op basis van 40 jaar annuïtaire afschrijving tegen een rentepercentage van 4,25% (annuïtaire afschrijving is conform raadsbesluit van juni 2010 met betrekking tot de parkeergarage Westerstraat). Omdat de parkeergarage op 16 november 2013 in gebruik wordt genomen, wordt vanaf dat moment afgeschreven en leidt dit nog tot een kapitaallast van 17.515 in 2013. Voorgesteld wordt om een extra krediet te verlenen van 2.673.159 en de extra kapitaallasten hiervan 140.123 te dekken binnen de begroting 2014 e.v. Voorgesteld wordt de extra kapitaallast in 2013 van 17.515 te dekken uit de post onvoorzien. Bij de kredietverlening door de raad in juni 2010 was reeds duidelijk dat de investering parkeergarage Westerstraat niet volledig gedekt kon worden uit de parkeerexploitatie. De extra kapitaallasten als gevolg van de overschrijding van het krediet zullen derhalve ook niet opgevangen kunnen worden binnen de gemeentelijke parkeerexploitatie. Daarom wordt voorgesteld de extra kapitaallasten te dekken uit de reguliere gemeentelijke begroting. Een concept-besluit is bijgevoegd. Emmen, 29 augustus 2013. Burgemeester en wethouders van Emmen, de secretaris, de burgemeester, A.J. Mewe C. Bijl
jaar Raad categorie/agendanr. -8- B. en W. 2013 RA13.0074 B 10 13/758 Raadsbesluit De raad van de gemeente Emmen; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 29 augustus 2013, nummer: 13/758; constaterend dat de realisatie van de Parkeergarage Westerstraat leidt tot een extra kredietbehoefte ad 2.673.159; gezien het maatschappelijk belang van een zo spoedig mogelijke realisatie van de Parkeergarage Westerstraat en de ten behoeve hiervan door het college met Strukton overeengekomen vaststellingsovereenkomst; gezien de door het college verstrekte informatie over het verloop van het proces van de tot standkoming van de Parkeergarage Westerstraat; gelet op het bepaalde in de gemeentewet; b e s l u i t : 1 Een extra krediet te verlenen voor de Parkeergarage Westerstraat van 2.673.159. 2 De daaruit voortvloeiende kapitaallasten in 2013 ad 17.515 (op basis van 40 jaar annuïtaire afschrijving en een rentepercentage van 4,25%) te dekken uit de post onvoorzien. 3 De daaruit voortvloeiende kapitaallasten vanaf 2014 ad 140.123 (op basis van 40 jaar annuïtaire afschrijving en een rentepercentage van 4,25%) te dekken uit de begroting 2014 e.v. Vastgesteld in de openbare vergadering van 26 september 2013. de griffier, de voorzitter, H.D. Werkman C. Bijl