Aan de leden van de raad. Geachte leden van de raad,

Transcriptie

1 inlichtingen bij de heer A. Heijkamp doorkiesnummer (035) uw brief van 23 november 2010 uw kenmerk Vragen PvdA renovatie oudbouw gemeentehuis uw BSN ons kenmerk ahp/p&c/ datum 14 maart 2011 Aan de leden van de raad onderwerp Renovatie oudbouw gemeentehuis Geachte leden van de raad, De beantwoording van de door de PvdA gestelde vragen betreffende de renovatie restauratie oudbouw gemeentehuis is u in eerste instantie per 22 december 2010 toegezonden. In de beantwoording is door een misverstand niet het volledige amendement van uw besluit van 28 november 2007 verwerkt. Onderstaand bieden wij u beantwoording gebaseerd op juiste feiten aan. Daarnaast geven wij u meer uitleg over de context waarin het proces heeft plaatsgevonden. 1 Wat zijn de uitgaven met betrekking tot de renovatie/restauratie tot op heden? Antw.: Zie onderstaand overzicht 2 Zijn er nog uitgaven te verwachten? Antw.: Het project is afgesloten. Er worden geen uitgaven meer verwacht. 3 Wat zal het totaal bedrag zijn van deze zaken? Antw.: nvt 4 Welke posten, die opgenomen zijn in de begroting, zijn niet uitgevoerd? Antw.: Er zijn geen posten in de begroting opgenomen die niet zijn uitgevoerd. 5 Welke posten, die opgenomen zijn in de begroting, worden niet uitgevoerd? Antw.: Er zijn geen posten in de begroting opgenomen die niet worden uitgevoerd. 6 Welke posten, die niet zijn opgenomen in de begroting, zijn uitgevoerd? Antw.: In onderstaand overzicht is aangegeven welke posten in het proces zijn aangevuld/toegevoegd aan de begroting. Buiten deze opgaven zijn er geen andere posten opgenomen. Stationsweg 18 Postbus BA Baarn t (035) f (035) e gemeente@baarn.nl I Bank Nederlandse Gemeenten Bij beantwoording graag datum en kenmerk brief vermelden.

2 Overzicht Renovatie Oudbouw Budget IT bekabeling oudbouw (2004) Raadsbesluit 26 okt 2005 onderhoud/ renovatie gemeentehuis Raadsbesluit 28 nov VJN:amendement oudbouwraadzaal VJN:cvs gunning Van Zoelen Rib :topkoeling -25jr Rib : multimedia oudbouw NJN 2010: Gordijnen/vitrages/kasten/bureaus Totaal budget Verdeling kosten budget Begroot Werkelijk IT bekabeling oudbouw (2004) Advieskosten Bouw- en installatiekosten Onvoorzien/reserveringen/meerwerk Multimedia/Beveiliging Tijdelijke huisvesting Inrichting Raadzaal en trouwzaal Plafond Gordijnen Gordijnen trouwzaal Diversen Totaal Resultaat

3 Naast de beantwoording van de vragen hechten wij eraan u nader te informeren over het verloop van de renovatie en u een nadere toelichting en analyse van de overschrijding van het budget te geven. Een aantal oorzaken ligt aan deze overschrijding ten grondslag. Zoals het gegeven dat het renoveren van een meer dan 100 jaar oud pand een bijzonder project is en de foutieve inschrijving van de laagste inschrijver tijdens het aanbestedingstraject. Het opstellen van deze analyse is vertraagd tot stand gekomen. Onder andere door het niet hanteren van een verplichtingenadministratie en een standaard projectadministratie met eenduidige wijze van vastlegging waardoor benodigde informatie minder toegankelijk is, maar ook als gevolg van diverse personele wisselingen gedurende het proces. Dit heeft onder andere geleid tot het opleiden/trainen van projectleiders en daarnaast hebben de leermomenten geleid tot aanpassing en betere monitoring van de bedrijfsvoering bij toekomstige projecten. De renovatie en restauratie van de oudbouw is in fasen opgeleverd. De aanzet werd gegeven bij raadsbesluit van 26 oktober Diverse malen is dit onderwerp in uw vergadering aan de orde geweest. Onder meer omdat de aanbesteding tegenviel. Maar ook omdat tijdens de werkzaamheden een prachtig plafond te voorschijn kwam, waarvoor door u extra gelden beschikbaar werden gesteld om dit te herstellen. Het totaal beschikbare budget is met ,-- overschreden. Een aantal oorzaken ligt hieraan ten grondslag. Bij raadsbesluit van 28 november 2007 is, aan de hand van een voorlopig ontwerp (VO), door u besloten tot renovatie en restauratie van de oudbouw van het gemeentehuis. De restauratie moest worden beperkt tot de absoluut noodzakelijke ingrepen. Het budget werd daarbij aangevuld met niet in het oorspronkelijke krediet opgenomen zaken zoals multimedia en beveiliging, het niet volledig verhaalbaar zijn van de btw en tijdelijke huisvesting. Vervolgens werd het definitief ontwerp (DO) door ons uitgewerkt en vastgesteld en werd het aanbestedingstraject ingezet. Ook werd het vergunningentraject ingezet. De aanbesteding viel zoals u weet tegen. Omdat de laagste inschrijver (Breijer b.v.) een fout had gemaakt bij de inschrijving trok deze zich terug. De tweede inschrijver, Aannemersbedrijf Van Zoelen b.v. te Utrecht, kreeg vervolgens de opdracht. Omdat het inschrijfbedrag ruim hoger lag dan de raming zijn bezuinigingen ten opzichte van het DO doorgevoerd en zijn alternatieve dekkingen gezocht voor delen van het werk. Bij voorjaarsnota 2009, de raadsinformatiebrief van 9 november 2009 en bij de najaarsnota 2010 zijn extra gelden beschikbaar gesteld voor ondermeer het herstel van het plafond in 3

4 de trouwzaal en gordijnen en vitrages trouwzaal als ook voor aanvullende inrichting meubilair oudbouw en uitbreiding multimedia ten behoeve van de trouwzaal. Over de diverse stappen hebben wij u tussentijds geïnformeerd. Zoals al is opgemerkt viel de aanbesteding tegen en moesten voor de aanvang van de werkzaamheden al bezuinigingen in het uit het DO voortvloeiende bestek worden doorgevoerd. Bijkomend probleem was dat de veel te laag opgenomen post onvoorzien in het totale project feitelijk al was opgesoupeerd. Ook is het niet vreemd dat er in een gebouw dat 100 jaar oud is tegen verrassingen wordt aangelopen, die niet van tevoren bekend konden zijn. Hierdoor is de post meerwerk met bijvoorbeeld het leien dak met veiligheidsvoorzieningen (euro ,-), het aanpassen van het leidingtracé CV installatie (euro ,-), aanpassing hardstenen bordes (euro ,-) en de noodzakelijk gebleken uitbreiding brandmeldcentrale en inbraakinstallatie (euro ,-), grotendeels toegelicht. Voorts is langer van de tijdelijke huisvesting gebruik gemaakt, vanwege vertraging in de start naar aanleiding van extra onderhandelingen maar daarnaast waren er ook extra benodigde voorzieningen vanwege ARBO en brandveiligheid (euro ). De hogere eisen op het gebied van multimedia brachten extra werkzaamheden mee, waardoor deze post uiteindelijk hoger uitviel (euro ,-). In het renovatiekrediet was alleen meubilair voor de trouw- en raadzaal opgenomen. Als belangrijkste reden daarvoor is te noemen het ontbreken van een (her-) investeringsplan meubilair, waardoor deze post niet was opgenomen in de initiële begroting. De extra kosten hiervoor bedragen euro ,- (o.a. voor raadzaal euro ,-, de trouwzaal euro ,- en kantoormeubilair oudbouw euro ,-) Tot slot merken wij op dat tijdens de werkzaamheden bleek dat sommige uitgangspunten zo sober waren gesteld, dat meerwerk onvermijdelijk was. De overschrijding(en) als genoemd zijn in de staat activa opgenomen en de kapitaallasten zijn verwerkt in de begroting Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Baarn, drs. A. Najib gemeentesecretaris drs. B. Vries burgemeester wnd 4

5 5