Organisatie van de zorg Ine Debaene Dinsdag 15 november 2016
Organisatie van de zorg MANAGEMENT KWALITEITSVOLLE ZORG BEWONER MEDEWERKER ervoor zorgen dat de juiste personeelsleden, met de juiste kwaliteiten, in de juiste aantallen, op de juiste momenten, op de juiste plaats, tegen de juiste verloning de juiste dingen in de organisatie doen 2
Organisatie van de zorg Noodzakelijke elementen om te komen tot een optimale organisatie van de zorg? Visie Projectmatige aanpak x Leiderschap x = Resultaat Communicatie & betrokkenheid 3
Visie Geen duidelijke visie = een kip zonder kop 4
Visie Organisatiefocus Bewoner Management Werknemer 5
Leiderschap 6
Leiderschap Manager gisteren Sturen en beslissen Controleren en problemen oplossen Plannen Budgetbeheer (bepalen, controleren en bewaken) Macht Leider morgen Richting geven Zijn visie communiceren en implementeren Strategie ontwikkelen Samen problemen oplossen (multidisciplinair) Samen veranderingen doorvoeren De medewerkers op het terrein ondersteunen en versterken 7
Leiderschap Om klantgerichte zorg te realiseren 70 à 90% leiderschap en 10 à 30% management 8
Projectmatige aanpak 9
Projectmatige aanpak ADDIE-model 10
Verpleegkundigen & zorgkundigen 11
Analyseren 12
Stap 1: werkvolume 13
Werkvolume Werkvolume Hoe gaat het? 14
Werkvolume Werkvolume Evolutie werkdruk zorgmedewerkers Vlaanderen 2004 (29,9%) 2012 (37,6%) Werkdruk volgens bedrijfstak 6 e plaats 15
Werkvolume Werkvolume Mee bepaald door trends: minder verpleegkundigen/zorgkundigen hoofdverpleegkundigen -> managers meer bewoners met psychiatrische problematiek kleinschalig wonen grotere turnover budgettaire impasse technologie en innovatie
Werkvolume Werkvolume Definitie werklast (Grunveld, 1992) objectief, niet persoonsgebonden begrip, waarmee de hoeveelheid werk wordt aangeduid, die op een bepaalde afdeling verricht moet worden en de tijd die dit werk kost Probis: werkvolume uitgedrukt in zorguren 17
Werkvolume Werkvolume Welke factoren bepalen het werkvolume zorg? 18
Werkvolume Bewonerspopulatie Katz-scores Zorgbehoevendheidsgraad Verhouding C/Cd-profielen Verhouding A-profielen Sub-scores Fysieke parameters Psychische parameters 19
Werkvolume Zorgbehoevendheidsgraad Definitie Aantal D/B/C/Cd-profielen Totaal aantal bewoners Uitgedrukt in percentage 20
Werkvolume Verhouding C/Cd-profielen Definitie Aantal C/Cd-profielen Aantal D/B/C/Cd-profielen Uitgedrukt in percentage 21
Werkvolume Verhouding A-profielen Definitie Aantal A-profielen Aantal O/A-profielen Uitgedrukt in percentage 22
Werkvolume Sub-scores Fysieke paramaters Wassen Kleden Verplaatsing Toiletbezoek Continentie Eten Psychische parameters Oriëntatie in tijd Oriëntatie in ruimte 23
Werkvolume Fysieke parameters Wassen en kleden 24
Werkvolume Fysieke parameters Eten 25
Werkvolume Fysieke parameters Continentie 26
Werkvolume Fysieke parameters Transfer en verplaatsing 27
Werkvolume Fysieke parameters Verhouding fysieke parameters 28
Werkvolume Psychische parameters Oriëntatie in tijd en ruimte 29
Werkvolume Takenpakket 30
Werkvolume Directe zorgtaken 31
Werkvolume Directe zorgtaken Sectorgemiddelde (minuten per dag per bewoner) 32
Werkvolume Indirecte zorgtaken sectorgemiddelde 25 à 35 minuten/dag/bewoner 33
Werkvolume Zorguren Zorguren per week 34
Werkvolume Zorguren Zorguren per dag 35
Werkvolume Zorguren Zorguren per week/30 bewoners 36
Werkvolume Organisatie van de zorg Een goede organisatie van de zorg betekent dat men streeft naar eenvoudige en excellente (directe en indirecte) zorgprocessen dewelke leiden tot een lagere werkdruk, minder ziekteverzuim en een hogere bewonerstevredenheid. 37
Organisatie van de zorg LEAN: streeft excellente interne processen na (geen verspilling, geen fouten) over de diensten heen. Hogere productiviteit en klantgerichtheid Een betere samenwerking Een hogere tevredenheid (medewerkers en bewoners) Vermindering van werkdruk 38
Lean. What s in a name? MEER met HETZELFDE en NIET HETZELFDE met MINDER 39
Lean. What s in a name? 7 + 1 verspillingen 40
Lean. What s in a name? Kritisch in vraag stellen van de huidige processen Wat wordt er gedaan en wat maakt dat dit proces nodig is? Waar wordt het gedaan en wat maakt dat men dit daar doet? Wanneer wordt het gedaan en wat maakt dat men dit dan doet? Wie doet het en wat maakt dat deze personen dit doen? Hoe wordt het gedaan en wat maakt dat men dit op deze manier doet? Waar situeert zich de verspilling? Welke veranderingen zijn noodzakelijk om van het proces een lean proces te maken? 41
Werkvolume Voorbeeld overdracht Doel: relevante informatie efficiënt doorgeven betreffende de bewoners waar men verantwoordelijk voor is zodat men zijn/haar shift naar behoren kan uitvoeren. Kritische reflectie Waar wordt het gedaan en waarom daar? Wanneer wordt het gedaan en waarom dan? Wie is aanwezig en waarom deze personen? Wie coördineert en waarom deze persoon? Hoe wordt het gedaan en waarom op deze manier? Welke info wordt meegedeeld en waarom deze info? 42
Werkvolume Voorbeeld overdracht Tijd voor overdracht per bewoner 43
Werkvolume Middelen De aanwezige middelen in een woonzorgcentrum hebben een invloed op de efficiëntie van de zorgprocessen en het werkvolume van het zorgpersoneel. 44
Werkvolume Architectuur & infrastructuur 45
Werkvolume Advies Opvolgen KPI s bewonerspopulatie en zorguren per organisatorische entiteit Periodiek opleiding Katz organiseren voor alle zorgmedewerkers Bepalen welke indicatoren nog een impact hebben op het werkvolume zorg en objectiveren/opvolgen Streven naar evenwichtig en gelijk takenpakket en organisatie van de zorg in de organisatie Directe en indirecte zorgtaken die men soms uitvoert kritisch in vraag stellen & keuzes maken 46
Werkvolume Advies Opvolgen van de beschikbare tilliften Geen veranderingen in de organisatie van de zorg of takenpakket doorvoeren zonder impact op het werkvolume na te gaan Periodiek subjectief ervaren werkvolume in kaart brengen 47
Stap 2: personeelsinzet 48
Personeelsinzet Personeelsinzet Zet men het juiste aantal medewerkers (zorgkundigen en verpleegkundigen) in op het juiste moment? Basisbezetting = niveau van kwaliteitsvolle zorg dat men wenst te hanteren in het woonzorgcentrum.
Personeelsinzet Wat? Het aantal zorguren dat verpleeg- en zorgkundigen presteren op dag- en weekbasis en de mate waarin deze zorguren fluctueren geeft een idee over de zorgkwaliteit en de werkdruk. 50
Personeelsinzet Aantal zorguren Dit zijn alle directe en indirecte zorguren gepresteerd door de verpleegkundigen en zorgkundigen. Exclusief hoofdverpleegkundigen, kine, ergo, animatie en andere disciplines betaalde en onbetaalde pauzes vergaderingen, werkoverleg met een frequentie van minder dan 1x per week 51
Personeelsinzet Aantal zorguren Gepland versus gepresteerd 52
Personeelsinzet Aantal zorguren Impact betaalde pauze 53
Personeelsinzet Aantal zorguren Aantal zorguren (gepresteerrd) - organisatieniveau 54
Personeelsinzet Waar? Op een afdeling met een hoog werkvolume is een verhoogde personeelsinzet verantwoord zodat elke verpleeg- en zorgkundige een gelijke werklast ervaart en dat elke bewoner, ongeacht in welke afdeling deze verblijft, dezelfde kwaliteitsvolle zorg krijgt. 55
Personeelsinzet Waar? Aantal zorguren afdelingsniveau 56
Personeelsinzet Waar? Aantal zorguren per 30 bewoners - afdelingsniveau 57
Personeelsinzet Wanneer? Tijdens de maaltijden en belangrijke zorgmomenten dient men ervoor te zorgen dat er voldoende handen en zorguren zijn om kwaliteitsvolle zorg te leveren. 58
Personeelsinzet Dagindeling Norminterpretaties: de organisatie van de zorg moet zoveel mogelijk worden afgestemd op de noden en wensen van de bewoner Maaltijden: aandacht voor spreiding! Ontbijt Soep Middagmaal Koffie Avondmaal Zuivelmaaltijd 59
Dagindeling Voorbeeld 60 Personeelsinzet 22:15 8:00 8:15 8:30 o n t b i j t o n t b i j t s o e p m i d d a g m a a l k o f f i e a v o n d m a a l 21:00 21:15 21:30 21:45 22:00 19:30 19:45 20:00 20:15 20:30 20:45 18:00 18:15 18:30 18:45 19:00 19:15 16:30 16:45 17:00 17:15 17:30 17:45 15:00 15:15 15:30 15:45 16:00 16:15 13:30 13:45 14:00 14:15 14:30 14:45 12:00 12:15 12:30 12:45 13:00 13:15 10:30 10:45 11:00 11:15 11:30 11:45 9:00 9:15 9:30 9:45 10:00 10:15 7:30 7:45 8:00 8:15 8:30 8:45 6:00 6:15 6:30 6:45 7:00 7:15 circa 15 uur circa 4 uur circa 3 uur circa 2.30 uur
Personeelsinzet Ochtendzorg Effectief aanwezige zorgmedewerkers 61
Personeelsinzet Ochtendzorg Theoretisch werkvolume per zorgmedewerker 62
Personeelsinzet Ochtendzorg Subjectief ervaren werkvolume 63
Personeelsinzet Avondzorg Effectief aanwezige zorgmedewerkers 64
Personeelsinzet Avondzorg Theoretisch werkvolume per zorgmedewerker 65
Personeelsinzet Avondzorg Subjectief ervaren werkvolume 66
Personeelsinzet Ontbijt Theoretisch werkvolume per zorgmedewerker 67
Personeelsinzet Middagmaal Theoretisch werkvolume per zorgmedewerker 68
Personeelsinzet Avondmaal Theoretisch werkvolume per zorgmedewerker 69
Personeelsinzet Wie? Gezien de arbeidsmarktproblematiek en in het kader van kostenbeheersing is het aan te raden zoveel mogelijk te streven naar het inzetten van de zorgverstrekker met de juiste deskundigheid en ervaring op de juiste plaats, op het juiste moment en in de meest optimale omgeving. 70
Personeelsinzet Wie? Aantal verpleeguren ten opzicht van aantal zorguren 71
Personeelsinzet Wie? Aantal verpleeguren ten opzicht van aantal zorguren 72
Personeelsinzet Wie? Procentuele verhouding verpleegkundigen/zorgkundigen 73
Personeelsinzet Advies Enkel afwijken van de vooropgestelde personeelsinzet/basisbezetting wegens overmacht Inzet verpleegkundigen optimaliseren door deze op organisatieniveau te organiseren In vraag stellen rol & takenpakket hoofdverpleegkundige Periodiek theoretisch werkvolume opvolgen organisatorische entiteit Basisbezetting/personeelsinzet verpleegkundigen & zorgkundigen per organisatorische entiteit definiëren 74
Personeelsinzet Advies Personeelsinzet beter afstemmen op het werkvolume door het organiseren van een mobiele equipe Periodiek subjectief ervaren werkvolume nagaan Impact betaalde pauze nagaan Kritisch in vraag stellen week/weekend verhouding Dagindeling afstemmen op de behoefte van de bewoners Maaltijden voldoende spreiden 75
Personeelsinzet Advies Durf te kiezen Hou het simpel 76
Stap 3: personeelsbezetting 77
Personeelsbezetting Personeelsbezetting Hoeveel koppen, VTE en welke contracten heeft het woonzorgcentrum ter beschikking en is deze in overeenstemming met de vooropgestelde personeelsinzet? 78
Personeelsbezetting Aantal VTE Inclusief en exclusief ADV 79
Personeelsbezetting Aantal VTE Per afdeling en discipline (exclusief ADV) 80
Personeelsbezetting Aantal VTE Verhouding verpleegkundigen/zorgkundigen 81
Personeelsbezetting Aantal VTE Verhouding verpleegkundigen/zorgkundigen naar diploma 82
Personeelsbezetting Aantal VTE Afhankelijk van 1/ de personeelsinzet/planning 2/ de netto beschikbaarheid 83
Personeelsbezetting Netto beschikbaarheid Bruto beschikbaarheid = De tijd dat de werknemer (WN) ter beschikking staat van de werkgever (WG) Te presteren tijd en gelijkgestelde tijd Voltijdse werknemer (38u/week) 1.976 uur/jaar beschikbaar Netto beschikbaarheid = De arbeidsuren dat de WN effectief presteert Houdt rekening met: Vakantiedagen Feestdagen Ziekte Werkgroepen/vergaderingen Andere gewettigde afwezigheidsdagen 84
Personeelsbezetting ( ) Netto beschikbaarheid Afdelingsniveau G e l i j k v l o e r s G L V L Zorgpersoneel 2016 Dagen Uren Kalenderdagen 365 2.774,0 Weekenddagen 104 790,4 Totaal weekdagen 261 1.983,6 Feestdagen 10 76,0 Vakantiedagen 22 168,8 Werkdagen 229 1.738,9 Vormingsdagen 1 10,0 Ziekte- en afwezigheidsdagen 2 15,3 Klein verlet 0 0,0 Onbetaald verlof 0 0,0 Syndicaal verlof 0 0,0 Werkgroepen 5 34,9 Aantal dagen per VTE beschikbaar 221 1.678,7 85
Personeelsbezetting Netto beschikbaarheid Niveau discipline Verpleegkundigen 2016 Dagen Uren Kalenderdagen 365 2 774,0 Weekenddagen 104 790,4 Totaal weekdagen 261 1 983,6 Feestdagen 10 76,0 Vakantiedagen 23 174,0 Werkdagen 228 1 733,6 Vormingsdagen 1 10,0 Ziekte- en afwezigheidsdagen 6 43,0 Klein verlet 0 0,0 Onbetaald verlof 0 0,0 Syndicaal verlof 0 0,0 Werkgroepen 5 38,0 Aantal dagen per VTE beschikbaar 216 1 642,6 zorgkundigen 2016 Dagen Uren Kalenderdagen 365 2 774,0 Weekenddagen 104 790,4 Totaal weekdagen 261 1 983,6 Feestdagen 10 76,0 Vakantiedagen 22 166,7 Werkdagen 229 1 740,9 Vormingsdagen 1 10,0 Ziekte- en afwezigheidsdagen 8 63,8 Klein verlet 0 0,0 Onbetaald verlof 0 0,0 Syndicaal verlof 0 0,0 Werkgroepen 5 38,0 Aantal dagen per VTE beschikbaar 214 1 629,2 86
Personeelsbezetting Netto beschikbaarheid Nachtequipe verpleegkundigen zorgkundigen 2016 2016 n a c h t Dagen Uren Dagen Uren Kalenderdagen 365 2 774,0 Kalenderdagen 365 2 774,0 Weekenddagen 104 790,4 Weekenddagen 104 790,4 Totaal weekdagen 261 1 983,6 Totaal weekdagen 261 1 983,6 Feestdagen 10 76,0 Feestdagen 10 76,0 Vakantiedagen 24 181,8 Vakantiedagen 28 214,7 Werkdagen 227 1 725,8 Werkdagen 223 1 692,9 Vormingsdagen 1 10,0 Vormingsdagen 1 10,0 Ziekte- en afwezigheidsdagen 17 132,0 Ziekte- en afwezigheidsdagen 22 167,7 Klein verlet 0 0,0 Klein verlet 0 0,0 Onbetaald verlof 0 0,0 Onbetaald verlof 0 0,0 Syndicaal verlof 0 0,0 Syndicaal verlof 0 0,0 Werkgroepen 5 34,9 Werkgroepen 5 38,0 Aantal dagen per VTE beschikbaar 204 1 548,9 Aantal dagen per VTE beschikbaar 194 1 477,2 87
Personeelsbezetting Netto beschikbaarheid Per afdeling 88
Personeelsbezetting Netto beschikbaarheid Per discipline 89
Personeelsbezetting Netto beschikbaarheid Variabelen 90
Personeelsbezetting Netto beschikbaarheid Ziekteverzuim 91
Personeelsbezetting Netto beschikbaarheid Ziekteverzuim per discipline 92
Personeelsbezetting Netto beschikbaarheid Overlegmomenten 93
Personeelsbezetting Aantal VTE Personeelsbehoefte - organisatieniveau 94
Personeelsbezetting Aantal VTE Personeelsbehoefte afdelingsniveau 95
Personeelsbezetting Aantal VTE Personeelsbehoefte afdelingsniveau 96
Personeelsbezetting Aantal koppen Hoeveel koppen zijn noodzakelijk om de vooropgestelde personeelsinzet in het weekend en vrijstellingen te kunnen garanderen? 97
Personeelsbezetting Aantal koppen Personeelsinzet zorgpersoneel 98
Personeelsbezetting Aantal koppen Personeelsinzet verpleegkundigen 99
Personeelsbezetting Aantal koppen Personeelsinzet zorgkundigen 100
Personeelsbezetting Aantal koppen Inzet versus behoefte - zorgpersoneel 101
Personeelsbezetting Aantal koppen Inzet versus behoefte verpleegkundigen 102
Personeelsbezetting Aantal koppen Inzet versus behoefte - zorgkundigen 103
Personeelsbezetting Contracten Hoeveel voltijdse, deeltijdse en halftijdse contracten zijn noodzakelijk om de vooropgestelde shiften in de personeelsinzet te realiseren? 104
Personeelsbezetting Contracten Personeelsbezetting zorgpersoneel 105
Personeelsbezetting Contracten Personeelsbezetting - verpleegkundigen 106
Personeelsbezetting Contracten Personeelsbezetting zorgkundigen 107
Personeelsbezetting Contracten Verpleegkundigen 108
Personeelsbezetting Contracten Zorgkundigen 109
Personeelsbezetting Advies Jaarlijks berekenen van de netto beschikbaarheid per afdeling per discipline (verlofrechten en feestdagen) Opvolgen KPI s per kwartaal (ziekte, vorming ) Opvolgen personeelsbezetting per organisatorische entiteit (impact eindeloopbaan) Opmaken van een gericht en effectief aanwezigheidsbeleid Vorming voor leidinggevenden rond het voeren van verzuimgesprekken Kritisch in vraag stellen van de vormingsuren, werkgroepen 110
Personeelsbezetting Advies Opvolgen outcome werkgroepen/overleg Shiften zoveel mogelijk afstemmen op het soort contracten dat men ter beschikking heeft Behoefte aantal zorgmedewerkers in het weekend voor verpleegkundigen en zorgkundigen bepalen Organiseren van één equipe verpleegkundigen op organisatieniveau Organiseren vaste mobiele equipe voor de diverse variabelen 111
Personeelsbezetting Advies Opvolgen effectieve personeelsbezetting (VTE, koppen, contracten) en nagaan of deze in verhouding is tot de personeelsinzet/behoefte 112
Meer info Probis Corporate nv Kantoor Oostkamp/Winkelom Ine Debaene ine.debaene@probis.be tel.: 050 84 10 55 113
114