Gemeentebestuur Zedelgem werft aan, met aanleg van een werfreserve van 3 jaar: ADMINISTRATIEF MEDEWERKER PUBLIEKSGERICHT C1-C3 In contractueel dienstverband (voltijds) Inlichtingenbrochure IN SAMENWERKING MET 1
1. INHOUD Functiebeschrijving - p.3 voorwaarden om deel te nemen - p.9 inhoud en verloop van de selectieproeven - p.10 Reserve - p.11 Salaris - p.11 Hoe solliciteren? - p.11 Beoordeling van kandidaturen - p.11 2
2. FUNCTIEBESCHRIJVING IDENTIFICATIEGEGEVENS Functietitel Cluster dienst Niveau Graad Administratief medewerker publieksgericht Dienst waar men tewerkgesteld is C C1-C3 POSITIONERING IN HET ORGANOGRAM Rapporteert aan/ krijgt leiding van Diensthoofd van de dienst waar men tewerkgesteld is Geeft leiding aan/ DOEL VAN DE FUNCTIE De administratief medewerker publieksgericht staat in voor een optimale dienstverlening aan de klant en het administratief ondersteunen van diverse taken binnen de dienst. RESULTAATGEBIEDEN 1.Informeren, helpen en begeleiden van de klant Dit omvat ondermeer volgende taken: - Onthalen van de klant (zowel rechtstreeks als telefonisch) op een vriendelijke en gepaste manier - Geven van inlichtingen - Doorverwijzen van de klant indien nodig - Uitleg geven omtrent te volgen procedures - Meedenken naar klantgerichte oplossingen binnen de geldende regels en procedures - Afleveren van de vereiste documenten - Opvolgen van de informatie die de klant opvraagt 3
2.Administratief beheren of ondersteunen van projecten/producten/dossiers Dit omvat ondermeer volgende taken: - Onderzoek uitvoeren op basis van de reglementering - Opvolgen van alle procedures in het kader van het dossier - Inwinnen van informatie noodzakelijk voor de afhandeling - Opvolgen en toepassen van de regelgeving - Verzamelen en invullen van noodzakelijke documenten - Rapporteren over de stand van zaken aan alle betrokkenen (mondeling of schriftelijk) - Klasseren van afgewerkte dossiers 3. Instaan voor allerlei administratieve, praktische of logistieke taken Dit omvat ondermeer volgende taken: - Verzorgen van allerlei schriftelijke of mondelinge communicatie (brieven, mailings, telefonische contacten, website ) - Bestellen van materiaal - Nazien van documenten, formulieren, facturen, 4. Instaan voor een optimale informatiedoorstroming Dit omvat ondermeer volgende taken: - Constructief deelnemen aan het werkoverleg - Opmaken van verslagen - Rapporteren aan de leidinggevende in verband met de taakuitvoering, de stand van zaken inzake uitvoering van de taken, - Formuleren van suggesties of aanbrengen van verbeterinitiatieven die kunnen bijdragen tot een betere, klantgerichte dienstverlening - Signaleren van onregelmatigheden, defecten, klachten, die al dan niet direct met de eigen taakuitvoering te maken hebben 4
GEDRAGSCOMPETENTIES 1. Betrokkenheid - geeft een eerlijke en correcte weergave van de feiten - kent de gangbare waarden en normen en handelt hier consequent naar - gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke of delicate informatie - voelt zich verbonden met de organisatie en de eigen rol of opdracht hierin - vertegenwoordigt de organisatie op passende manier bij anderen bouwt mee aan een positief imago van de organisatie 2. Inzet - werkt met enthousiasme en gedrevenheid - stelt zich positief op - staat open voor vragen en taken die op zich afkomen - gaat ervoor om de taken uit te voeren - durft verantwoordelijkheid te nemen 3. Klantgerichtheid - leeft zich in de situatie van klanten in - stelt zich dienstverlenend op voor iedereen - speelt in op wensen van klanten in lijn met de beleidsrichtlijnen - neemt verantwoordelijkheid op bij fouten of klachten - streeft naar klanttevredenheid 4 Probleemoplossend werken - signaleert problemen op tijd - onderzoekt het probleem vanuit verschillende invalshoeken en zoekt naar verbanden - kan tot synthese/beoordeling komen 5
- onderbouwt zijn/haar oordeel met beschikbare informatie en geldige argumenten - betrekt de juiste mensen of instanties bij het probleem - formuleert praktische en haalbare oplossingen - bedenkt alternatieven en overweegt voor- en nadelen 5. Kwaliteitsvol werken - stelt hoge eisen aan de kwaliteit - evalueert het eigen gedrag/werk in het licht van kwaliteitsnormen - stuurt bij als de kwaliteit ondermaats is - voorkomt dat er fouten worden gemaakt 6. Flexibiliteit - verandert op praktische wijze plan of aanpak om het beoogde resultaat efficiënter te kunnen bereiken - kan overweg met diverse opdrachten, wisselende prioriteiten en plotse veranderingen - herkent weerstand en gaat hier gepast mee om - werkt in crisissituaties prioritaire opdrachten goed af - toont bereidheid te leren en mee te groeien met veranderingen 7. Stressbestendigheid - blijft resultaat- en kwaliteitsgericht werken onder tijdsdruk of in moeilijke omstandigheden - blijft bij een veelheid aan opdrachten op hetzelfde moment steeds gestructureerd werken - signaleert tijdig overmatige werkbelasting - blijft kalm en objectief in gespannen situaties - hervat moed na een tegenslag of teleurstelling - kan de rust behouden bij zichzelf en bij de groep 6
8. Zelfstandig werken - kan met de nodig instructies aan de slag - is stipt in het nakomen van afspraken - kan werken zonder externe controle - stuurt bij indien er fouten optreden - werkt taken volledig en tijdig af 9. Samenwerken - overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen - leeft afspraken met leidinggevenden en collega s na - blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang - helpt anderen - stelt het gezamenlijk belang boven het eigenbelang - stelt zich positief op, brengt energie en dynamiek in de groep - zoekt mee naar oplossingen bij conflicten - gaat respectvol om met anderen(n) en toont waardering voor ieders eigenheid 10. Schriftelijke en mondelinge communicatie - formuleert helder en duidelijk - houdt een samenhangend betoog - sluit de boodschap aan op de behoeften van toehoorders en gaat in op reacties - kan de aandacht vasthouden, zowel in groep als ten opzichte van één persoon - vraagt door op gegeven informatie - toetst of de boodschap goed, correct en volledig is overgekomen - brengt structuur en geeft houvast - gaat strategisch om met argumenten 7
- schrijft teksten in een duidelijke structuur en logische opbouw - past taalgebruik aan de doelgroep aan - hanteert een correct taalgebruik - schrijft helder, beknopt en foutloos 8
3. VOORWAARDEN OM DEEL TE NEMEN ALGEMENE TOELATINGSVOORWAARDEN EN ALGEMENE AANWERVINGSVOORWAARDEN Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je: 1. een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor je solliciteert. 2. de burgerlijke en politieke rechten genieten. 3. medisch geschikt zijn; enkel voor die functies waarvoor er een wettelijke vereiste is. 4. Belg zijn of afkomstig zijn uit een land dat behoort tot de Europese Economische Ruimte of Zwitserland. Om in aanmerking te komen voor aanwerving, moet je: 1. voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966. 2. slagen voor de selectieprocedure. 3. voldoen aan de diplomavereiste die geldt voor het niveau waarin de functie gesitueerd is, voor deze functie heb je een diploma van het secundair onderwijs nodig. (De lijst van erkende diploma s of getuigschriften per niveau wordt door de Vlaams minister, bevoegd voor de binnenlandse aangelegenheden, vastgesteld. Alleen de erkende diploma s of getuigschriften op die lijst komen bij aanwerving in aanmerking.) 9
4. INHOUD EN VERLOOP VAN DE SELECTIEPROEVEN DEEL 1: GENERIEKE PRESELECTIEPROEF Deze preselectieproef gaat door indien er meer dan 51 geldige kandidaturen zijn. In deze proef wordt het verbaal inzicht (begrijpend lezen), het numeriek redeneervermogen, het abstract redeneervermogen, de vaardigheid tot plannen en organiseren, de taalvaardigheid en de motivatie getest. DEEL 2: SCHRIFTELIJK GEDEELTE De 50 hoogst scorende geslaagde kandidaten (indien een preselectie) gaan door naar het schriftelijk gedeelte. DEEL 3: MONDELING GEDEELTE De 15 hoogst scorende geslaagde kandidaten (op het schriftelijk gedeelte) gaan door naar het mondelinge gedeelte. In dit mondeling gedeelte zal een rollenspel, een presentatie en een competentiegericht interview plaatsvinden. WANNEER BENT U GESLAAGD? De kandidaten dienen op ieder onderdeel 50% te behalen om te slagen. Om te slagen voor de volledige selectieprocedure, dienen kandidaten in totaliteit minstens 50% te behalen. De eindrangschikking wordt opgemaakt op basis van de punten op het schriftelijk en mondeling gedeelte. DATA EN LOCATIE SELECTIEPROEVEN Generieke selectieproef: deze gaat door op 26 maart 2018 in de namiddag en/of avond, dit is afhankelijk van het aantal deelnemers. Locatie: Zaal Wilgenmeers, Stadionlaan 48, 8210 Zedelgem Schriftelijk gedeelte: deze gaat door op 26 april 2018 om 18u. Locatie: De Braambeier, Loppemsestraat 14a, 8210 Zedelgem Mondeling gedeelte: deze gaat door op 16 mei 2018. Locatie: Voormalige Gemeenteschool, Groenestraat 20, 8210 Zedelgem. Aan het einde van de selectieprocedure kan je desgewenst feedback bekomen. 10
5. RESERVE Een wervingsreserve wordt aangelegd voor drie jaar. 6. SALARIS De bezoldiging gebeurt op basis van de salarisschaal C1-C3 - Bruto aanvangsloon op maandbasis met 0 jaar ervaring: 1940 - Brutoloon met een maximale anciënniteit (C3): 3458 EXTRALEGALE VOORDELEN - maaltijdcheques van 6 per gewerkte dag - gratis hospitalisatieverzekering - Terugbetaling woon werkverkeer met het openbaar vervoer - fietsvergoeding van 0,15/km 7. HOE SOLLICITEREN? We verwachten je kandidatuur uiterlijk op 18 maart 2018, online via www.poolstok.be/vacatures. Een volledige kandidatuur bevat je cv, motivatiebrief en een kopie van je diploma. Meer inlichtingen kan je opvragen bij Hilde Declerck (dienst personeel), 050/28.83.37, hilde.deklerck@zedelgem.be. 8. BEOORDELING VAN KANDIDATUREN Het college van burgemeester en schepenen beoordeelt na de uiterste inschrijvingsdatum de geldigheid van de kandidaturen. Indien je niet voldoet aan de opgesomde voorwaarden, word je uitgesloten van deelname aan de selectieproeven. De reden van uitsluiting wordt je schriftelijk meegedeeld. 11