10 Stiens, 25 november 2014 Raadsvergadering: 11 december 2014 Voorstelnummer: 2014/86 Portefeuillehouder: J.R.A. Boertjens Behandelend ambtenaar: Directie E-mail: t.otter@leeuwarderadeel.nl Telefoonnr. : 058-2576666 Onderwerp: ICT migratie naar Leeuwarden Te nemen besluit: 1. Eenmalig 607.000,- beschikbaar te stellen voor de migratie van de ICT naar Leeuwarden. 2. Deze kosten te dekken uit de algemene reserve - buffergedeelte. Korte inhoud: Op 10 september 2013 heeft het college van B&W in principe besloten om de ICT voorziening, inclusief het technisch beheer en de ondersteuning, onder te brengen bij gemeente Leeuwarden. Op 19 juni jl. bent u geïnformeerd over de stand van zaken. De voorbereidingsfase wordt nu afgesloten met bijgaand voorstel. Inleiding: Het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) heeft in opdracht van de vijf Noordwest gemeenten onderzocht hoe de taken op ICT-gebied in de toekomst het beste uitgevoerd kunnen worden. KING onderzocht drie mogelijkheden: de ICT zelf doen in NWF-verband, samenwerken met het ISZF of samenwerken met Leeuwarden. KING concludeert in het rapport van 10 februari 2013 dat het aanbod van Leeuwarden het beste past bij de behoefte aan ICT-ondersteuning van de NWFgemeenten. In dezelfde periode als het onderzoek van KING, vond ook het referendum plaats in de gemeente Leeuwarderadeel en op basis van de uitkomsten van het referendum heeft uw raad gekozen voor een herindeling met de gemeente Leeuwarden. Op 4 juni 2013 heeft het college van de gemeente Leeuwarderadeel besloten om een intentieverklaring aan te gaan met de gemeente Leeuwarden en hier heeft u op 18 juni 2013 kennis van genomen. Vervolgens heeft het college op 10 september 2013 een voorgenomen besluit genomen om de ICT voorziening onder te brengen bij de gemeente Leeuwarden. Op 13 mei 2014 heeft het college kennis genomen van het bestuursbesluit en ingestemd met verdere voorbereiding. Op 19 juni 2014 bent u tijdens een informerende Benen Op Tafel sessie geïnformeerd over de stand van zaken inzake de ICT migratie. De zomerperiode is gebruikt om de kosten inzichtelijk te maken. De voorbereidingsfase wordt nu afgesloten met bijgaand voorstel. De doelstellingen van de samenwerking zijn: 1. Voldoen aan het landelijk beleid en de (wettelijke) eisen vanuit diverse ontwikkelingen (e-overheid, NUP, e.d.). 2. Vergelijkbaarheid creëren van informatievoorziening ten aanzien van beleidssturing.
3. Bedrijfsvoeringsprocessen harmoniseren in aanloop naar fusie. 4. Verminderen van de kwetsbaarheid. 5. Kostenvoordeel realiseren ten opzichte van de toekomstige situatie zonder samenwerking ( minder meerkosten ). 6. Behouden van kwaliteit en waar mogelijk verbeteren van kwaliteit van de informatie- en ICT-voorziening. Argumenten: 1.1 Dit voorstel is het gevolg van eerder gemaakte afspraken ICT Middelsee houdt op te bestaan als gevolg van het stopzetten van de Middelsee samenwerking en omdat de schaal van Middelsee te kwetsbaar is en te weinig toekomstvast bleek. Uit het KING rapport blijkt dat het aanbod van Leeuwarden het beste past bij de behoefte aan ICT ondersteuning en op basis daarvan is de gemeente Leeuwarderadeel een intentieverklaring aangegaan met de gemeente Leeuwarden. Deze intentieovereenkomst heeft onderstreept dat het proces dat wordt doorlopen niet vrijblijvend is. Bij het voorstel inzake de centrumregeling wordt uw raad op grond van artikel art 169, lid 4 Gemeentewet in de gelegenheid gesteld om wensen en bedenkingen kenbaar te maken over de beoogde mandatering van bestuursbevoegdheid (centrumgemeente). 1.2 Processen worden waar mogelijk geharmoniseerd in aanloop naar de fusie Een deel van de investering vereenvoudigt de herindeling en leidt tot een efficiëntere bedrijfsvoering. 2.1 Op grond van het BBV komen deze lasten ten laste van de algemene reserve De kosten van de ICT migratie zijn voor een deel te oormerken als frictiekosten. Frictiekosten zijn incidentele extra kosten die zonder de herindeling niet gemaakt zouden zijn. Het BBV schrijft voor dat kosten die voorafgaand gemaakt worden om de fusie in goede banen te leiden ten laste van de exploitatie van de gemeente komen voor de fusie. De gemeente Leeuwarderadeel is in gesprek geweest met de gemeente Leeuwarden over mogelijke dekking van een deel van de kosten omdat investeren in de ICT migratie in 2016 een besparing in 2017 en 2018 betekent. Dit heeft tot nu toe nog geen resultaat opgeleverd. Kanttekeningen: 1.1 Het is een complexe en omvangrijke operatie Het harmoniseren van de ICT-voorziening en het onderbrengen van het technisch beheer bij Leeuwarden is een complexe en omvangrijke operatie. Tegelijkertijd moeten de gebruikelijke werkzaamheden doorgang kunnen vinden. Om het geheel te sturen is een projectorganisatie ingericht. 1.2 De kosten zijn exclusief kosten voor de ontvlechting van ICT Middelsee Omdat het projectplan inzake de ontvlechting van ICT Middelsee nog niet is goedgekeurd en daardoor het benodigde budget nog niet bekend is. Financiële toelichting: De kosten voor de ICT migratie zijn geraamd op 787.000,-. Dit is inclusief interne uren. Een deel van deze uren kunnen binnen de reguliere begroting gedekt worden. Vanwege de omvang en complexiteit van de migratie zijn de interne uren op 5.000 uren geschat. Deze kunnen niet volledig binnen de reguliere uren opgevangen worden.
Kosten: Projectkosten Leeuwarden 149.835,- Projectkosten Leeuwarderadeel 425.400,- Kosten invlechting 139.696,- Risicobudget licenties 12.000,- Onvoorzien 10% 60.069,- Totale kosten migratie 787.000,- Dekking: Uren binnen de begroting 150.000,- Budget voor functioneel beheer (Kadernota) 30.000,- Totale dekking binnen begroting 180.000,- Benodigde dekking 607.000,- Deze begroting is exclusief de kosten voor de ontvlechting van ICT Middelsee. Hiervoor ontvangt u een separaat voorstel. In de huidige kostenopzet is sprake van kosten, welke in verband kunnen worden gebracht met de komende herindeling met Leeuwarden. Deze kosten worden ten allen tijde gemaakt. Aangezien deze kosten zich nu twee jaar eerder voordoen, kunnen deze niet gedekt worden uit de integratie uitkering frictiekosten herindeling. Deze integratie uitkering kan (vanaf 2017) dan ook op een andere wijze ingezet worden. Wij stellen u voor de benodigde gelden te dekken uit de Algemene Reserve buffergedeelte. Deze reserve is vooralsnog toereikend. Uitvoering / afhandeling: Evaluatie: Conclusies Raad 1e behandeling: Bijlagen: - Geen Ter inzage gelegde stukken: - Presentatie 19 juni jl. - B&W advies
Burgemeester en wethouders van Leeuwarderadeel, de secretaris de burgemeester HARRIE SIEGERSMA drs. JOOP R.A. BOERTJENS
10 Nr. 2014/86 De raad van de gemeente Leeuwarderadeel; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van Leeuwarderadeel d.d. 25 november 2014; B E S L U I T: 1. Eenmalig 607.000,- beschikbaar te stellen voor de migratie van de ICT naar Leeuwarden. 2. Deze kosten te dekken uit de algemene reserve - buffergedeelte. Aldus besloten door de raad voornoemd in zijn openbare vergadering van 11 december 2014, de griffier, de voorzitter, (mw. mr. G.J. Olthof) (drs. J.R.A. Boertjens)