Op weg naar data-gedreven personeelsbeslissingen AnalitiQs Quality in Research, Reporting & Analytics 0
"Iedere maand neemt Corporate diverse HR KPI's op in het rapport dat ze maken voor het management. Ook Finance gebruikt de informatie o.a. om een reservering te maken voor het aantal 'niet opgenomen' vakantiedagen. En iedere maand zag ik er (weer) tegenop om alle data bij elkaar te brengen die beide afdelingen daarvoor nodig hebben. Tegenwoordig wordt onze rapportage verzorgd door AnalitiQs, krijg ik automatisch een update van de voor mij belangrijkste KPI's en levert AnalitiQs ook de gewenste gegevens aan mijn collega's. Rapportage zonder zorgen. En mochten er toch vragen zijn, dan worden ze snel en accuraat door AnalitiQs beantwoord." "In ons call center werken bijna honderd medewerkers. Ondanks aandacht voor recruitment en training, kenden we een groot verloop, hetgeen veel tijd kost en gewoon duur is. Tegenwoordig gebruiken we persoonlijkheidstesten en achtergrondvragen niet meer enkel om het interview te sturen, maar voorspellen we in hoeverre een kandidaat dit werk goed zal kunnen doen én hoe groot de kans is dat de kandidaat een 'blijver' is. Hierdoor hoeven we per vacature veel minder kandidaten te interviewen en daarnaast is ons verloop sterk gedaald (en daarmee de recruitment kosten). Dankzij HR analytics." "Al jarenlang voeren we trouw een klanttevredenheidsonderzoek uit in onze winkels en houden we jaarlijks een medewerkerstevredenheidsonderzoek. Natuurlijk zagen we verschillen per winkel, maar pas sinds we deze data aan elkaar koppelen, en daarbij ook de beoordelingen, het ziekteverzuim en het verloop per winkel meenemen in de analyse, zien we het échte effect dat de medewerker heeft op de klanttevredenheid en kunnen we dit laatste effectief aanpakken door ons personeelsbeleid bij te stellen en door de managers op specifieke punten te trainen. Niet alleen de klanttevredenheid is hierdoor gestegen, maar ook de medewerkers zijn meer tevreden en blijven langer." 1
Organisatievraagstukken te lijf met HR Analytics De grootste uitgavenpost van menig bedrijf is personeel. Maar hoe effectief zijn de investeringen in deze talenten? Weet je echt of je de beste mensen hebt aangenomen? Hoe moet de organisatie er over enkele jaren uitzien om optimaal in te kunnen spelen op nieuwe uitdagingen en mogelijkheden in de markt? En kunnen onze medewerkers voldoen aan de nieuwe competenties en vereisten van een veranderende organisatie? HR Analytics helpt je bij het beantwoorden van deze en andere - vragen. Veel organisaties beschikken over allerlei data, verzameld in HR systemen, via onderzoek of testen. In deze data liggen nieuwe inzichten en kansen verborgen, maar om deze te ontdekken, moet de data wel op de juiste manier gebruikt worden. Met HR Analytics wordt de waarde van HR-data zichtbaar, doordat met behulp van deze gegevens efficiëntie en effectiviteit verhoogd kunnen worden. Voor de goede orde, wij zien HR analytics als een data-gedreven benadering om betere besluiten te kunnen maken inzake menselijke kant van een organisatie. Het omvat een reeks van tools en technieken, variërend van relatief eenvoudige rapportages van HR ken- en stuurgetallen tot aan, complexe, predictive analytics. Volgens recent onderzoek van i4cp gebruiken top performers onder bedrijven bijna twee keer zo vaak berekeningen gebaseerd op data voor strategische lange termijn planning dan slecht draaiende bedrijven (96% versus 47%) Bij 81% van de top bedrijven ontvangt het gehele management informatie over hun medewerkers, terwijl dit slechts bij 33% van laag scorende bedrijven het geval is. Predictive analytics voor menselijk kapitaal wordt nog weinig gebruikt. Het zal helpen besluiten te onderbouwen en onzekerheid te verminderen. Zowel top performers als overige bedrijven zoeken nog steeds manieren om vaardigheden en technologie te ontwikkelen om analytics te gebruiken. Waarom HR analytics? HR analytics heeft als primaire doel zowel de individuele performance van medewerkers als de performance van de organisatie als geheel (klanttevredenheid, medewerkersbetrokkenheid, financieel en reputatie) te verbeteren. Daarbij helpt HR analytics met strategische personeelsplanning en organisatievraagstukken, zoals: (internationale) mobiliteit, de vergrijzing en het nieuwe werken. Een bijkomend voordeel is, dat het kan helpen om te identificeren waar binnen HR géén tijd, inspanning of budget aan besteed hoeft te worden, en daarmee draagt HR analytics bij aan het verminderen van de werklast en de verhoging van de geloofwaardigheid van HR. 2
Aan de slag met HR analytics! Veel HR-organisaties hebben een gewenste eindbestemming in gedachten, één waar ze de mogelijkheid hebben om voorspellingen te doen over hun personeelsbestand. Ze willen bijvoorbeeld in staat zijn om de kans op omzet te voorspellen voor een bepaalde rol of individu, zodat ze specifieke retentie strategieën kunnen bedenken. Of ze willen voorspellen welke high potentials de beste kans van slagen hebben als senior leider. In onze ervaring zijn er vele stappen op de HR analytics reis en organisaties zitten op verschillende punten in dit traject (op basis van hun volwassenheid op dit gebied). Stap 0: HR Intelligence Audit Als je niet precies weet waar je staat en dus waar je moet beginnen, kun je het beste starten met een HR-Intelligence Audit. Door middel van interviews met de diverse stakeholders en analyse van beschikbare data, stel je vast hoe je het beste aan de slag kunt gaan. Een HR- Intelligence Audit levert de volgende zaken op: Een analyse boom: de (initieel) te beantwoorden bedrijfsvragen en/of te monitoren metrics inclusief de onderlinge samenhang Een dimensie map: overzicht van (potentieel) verklarende variabelen Bronanalyse: analyse van bestaande en benodigde bronnen (zowel intern als extern) Prioriteitenmatrix: belang/urgentie versus complexiteit Actieplan (korte/lange termijn): planning van projecten (scope en op te leveren resultaten) Ontwerp technische architectuur (infrastructuur en tools voor rapportages, analyses) Ontwerp organisatiestructuur: benodigde competenties en taakverdeling Briefing(s) voor onderzoek: voor de zaken die (vooralsnog) niet uit interne systemen worden gehaald, maar door enquêtes of passief onderzoek worden verkregen Stap 1: verschillend per organisatie De prioriteitenmatrix in combinatie met de beschikbare resources bepalen uiteindelijk waar je mee aan de slag gaat, het plan de campagne. Dit varieert dus per bedrijf. Sommige bedrijven zullen zich eerst (willen) storten op data kwaliteit en integriteit, met als doel accurate cijfers en organisatie brede standaarden. Andere bedrijven zijn op zoek naar (basis) rapporten, compliant, voor het eerste inzicht en het monitoren van hun talent. Weer andere bedrijven hebben de rapportage reeds op orde en/óf zoeken (eerst) antwoorden op specifieke vragen. Afhankelijk van de vraag zal met basis of predictive analytics het antwoord kunnen worden gevonden. Kortom, HR analytics is een proces, een combinatie van analyses en rapportages, dat leidt tot steeds meer inzichten en onderbouwde acties. Daarbij adviseren wij twee dingen: 1. Start met één specifieke vraag/kpi en werk die uit in rapportage of analytics 2. Integreer (uiteindelijk) predictive analytics (modellen) in je rapportages 3
"Enkele jaren geleden hebben we competentie management ingevoerd in ons bedrijf. Na de invoering vroegen we ons af hoe we trainingen effectief en efficiënt konden inzetten om die competenties verder te ontwikkelen die gewenst waren en die leidden tot talentvolle managers en waardevolle contributors in de organisatie. Dankzij diverse en intensieve analyses in een meerjarig project hebben we nu vastgesteld welke trainingen daadwerkelijk bijdragen en kunnen we voorspellen hoe medewerkers zich zullen ontwikkelen op basis van hun huidige competenties en de opleidingen die ze volgen." "Strategische Personeelsplanning is voor onze onderneming van groot belang omdat we een tekort verwachten aan instroom voor enkele cruciale functies. Bij de analyse van de huidige situatie, alsmede voor het doorrekenen van de diverse scenario's maken we gebruik van predictive modellen, zodat de afwegingen zo zorgvuldig mogelijk zijn gekwantificeerd, en wijzigingen in de omgevingsfactoren automatisch en snel worden doorgerekend. Zo kunnen we onze gekozen strategie tevens goed monitoren en, waar nodig, bijstellen." "Leiderschap staat hoog op de agenda in onze organisatie. Niet alleen voor het top-management maar voor alle leidinggevenden. Analyse heeft aangetoond dat er een sterke samenhang is tussen het leiderschap dat een teamleider vertoont en de performance van zijn team. Nu worden de competenties en motivatie van al onze leiders gemeten en wordt dit afgezet tegen het type leiderschap dat een team op dat moment nodig heeft. Zo kunnen we de juiste manager op het juiste moment aan het juiste team koppelen. Dit heeft geleid tot een algehele verbetering van de productiviteit en een verhoging van de betrokkenheid van onze werknemers." 4
Beschrijvend, verklarend én voorspellend HR analytics omvat een reeks van tools en technieken, variërend van relatief eenvoudige rapportages van HR ken- en stuurgetallen tot aan, complexe, predictive analytics. Vaak doorloop je alle stappen van beschrijvend naar verklarend of voorspellend meerdere keren om uiteindelijk de bedrijfsvragen te kunnen beantwoorden. De eerste winst in ieder HR analytics traject! De eerste, vaak minst erkende maar meest kritische, stap in ieder HR analytics proces is het onderzoeken van de beschikbare data. Naast een noodzakelijke stap, om goede analyses en/of correcte rapportages op te leveren, brengt deze stap vaak ook de eerste quick wins. In deze fase van het traject worden de structuur, de inhoud en de kwaliteit van de data geanalyseerd. Zijn de diverse bronnen te koppelen?, Welke variabelen zijn aanwezig en interessant om mee te nemen in de analyse/rapportage?, Is er veel ontbrekende data?, Zit er een logica tussen de verschillende gegeven?, Etc. Deze eerste analyse van de data (veelal beschrijvend) levert vaak directe tips op voor de HR administratie (invoerfouten en/of onhandig gebruik van het systeem), bugs in systemen en verbeterpunten voor processen. Een bijkomend voordeel van een HR analytics traject is dan ook dat de kwaliteit van de HR data (steeds) beter wordt, wat niet alleen goed is voor de analyses, maar wat ook de werkdruk op de HR afdeling verlaagt en de (interne) klanttevredenheid verhoogt. Win-Win dus! Rapportages & Analyses Na eerste analyse te hebben doorlopen, het leren kennen van de data, bestaat de rest van een HR analytics traject uit een combinatie van (eenmalige) analyses en (terugkerende) rapportages. Onze aanpak hierbij is om per bedrijfsvraag af te stemmen of dit een éénmalige analyse vereist, of dat men verwacht dit regelmatig te willen monitoren. Voor de rapportage vragen zetten we HR-CIS in, onze software waarmee je alle relevante informatie kunt weergeven, in de tijd of op een specifiek moment. Je kunt inzoomen op alle denkbare dwarsdoorsnedes en je kunt scenario s invoeren en doorrekenen. Wij houden van rapportage zonder zorgen, dat wil zeggen: Reporting as a Service (RaaS). Dit kan op afstand, vanuit ons eigen kantoor, maar ook op locatie, bij jullie. Wij bieden niet alleen een systeem maar een service, compleet met (indien nodig) handmatige stappen in het rapportage proces. En met het ondersteunen van de HR afdeling en de interne organisatie, d.w.z. het beantwoorden van vragen en training. Rapportages leveren bedrijfsvragen op. Aanvullende analyses ( on demand ) helpen deze vragen te beantwoorden. Wat moeten we doen om de performance te verbeteren?, Welke medewerkers staan op het punt onze organisatie te verlaten?, Welke competenties hebben we over twee jaar nodig, gezien de huidige ontwikkelingen?. Naast eenmalige analyses om deze zaken te verklaren en te voorspellen, kunnen we dergelijke modellen ook weer opnemen in het HR Central Intelligence Systeem, wat het gebruik van HR analytics nog vriendelijker en laagdrempeliger maakt. 5
"A good hockey player plays where the puck is. A great hockey player plays where the puck is going to be. Wayne Gretzky Over AnalitiQs Wat kunnen wij voor je doen? AnalitiQs levert organisaties de kennis en inzichten om beter te kunnen beslissen en tot actie over te gaan. Door onze ervaring en expertise worden mogelijke valkuilen vermeden en kan uit voorbeelden van andere organisaties worden geput. Onze aanpak wordt gekenmerkt door passie en resultaat. De combinatie van strategisch denken en hands-on uitvoering is onze favoriete manier van werken. Wij zijn natuurtalenten in het verzamelen, organiseren, structureren en analyseren van gegevens. Wij besteden echter ook veel aandacht aan kennisoverdracht en het bevorderen van de professionaliteit van HR- en lijnmanagers, zodat de klant het in de toekomst ook zelf kan! www.analitiqs.com www.hrhub.nl HR-Intelligence Audit, inclusief een actie plan om HR analytics te implementeren of te verbeteren AnalitiQs HR Reporting as a Service: duidelijke, begrijpelijke informatie snel beschikbaar in rapporten en dashboards. En dit alles veilig en tegen een aantrekkelijk maandbedrag Volledige of gedeeltelijke uitvoering van rapportage (inclusief data warehouse) en analytische projecten Volledige of gedeeltelijke uitvoering van (markt)onderzoekstrajecten Training en coaching in HR analytics: voor de uitbouw van de interne capaciteit Je contact bij AnalitiQs: Irma Doze Telefoon: +31 6 4309 3218 Mail: irma.doze@analitiqs.com 6