Professionalisering bedrijfsvoering

Transcriptie

1 Professionalisering bedrijfsvoering Titel: Globaal Ontwerp IT Datum: 24 Mei 2002 Versie: 0.4

2

3 Inhoudsopgave 1. DOCUMENTBEHEER VERSIE BEHEER DISTRIBUTIE LIJST GOEDKEURING LEGENDA INLEIDING DOEL VAN HET GLOBAAL ONTWERP IT SCOPE VAN GLOBAAL ONTWERP IT MANAGEMENT SAMENVATTING SYSTEMEN EN BEHEER SYSTEEMLANDSCHAP LINK MET ANDERE APPLICATIES SAP BEHEER SAP SAP financiële modules Huidige Organisatiestructuur UU in SAP Integratie met de HR module AUTORISATIES IN SAP LINK MET ANDERE APPLICATIES INVLOEDEN OP HET PROBE PROJECT Release wissel van versie 4.5 naar DIS project Human Resource module Salaris verwerking in SAP WERKGROEP BASIS REGISTRATIE PROCES BESCHRIJVING EISEN EN WENSEN VERTAALSLAG NAAR SAP Onderscheid Onderwijs en Onderzoek Analyse Conclusies en aanbevelingen ISSUES LINK MET ANDERE APPLICATIES AUTORISATIES IN SAP PLAN VAN AANPAK WERKGROEP CONCENTRATIE F PROCES BESCHRIJVING EISEN EN WENSEN Bestelling Digitaliseren Pagina 3 van 336

4 5.2.3 Opschonen stamdata VERTAALSLAG NAAR SAP Proces van bestelling tot betaling: Proces van opdracht tot ontvangst: Proces van grootboek tot rapportages: Proces overig (Vaste activa, investeringen en projecten): ISSUES LINK MET ANDERE APPLICATIES CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN WERKGROEP CONCENTRATIE P PROCES BESCHRIJVING EISEN EN WENSEN VERTAALSLAG NAAR SAP / SYSTEMEN ISSUES LINK MET ANDERE APPLICATIES AUTORISATIES IN SAP CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN WERKGROEP PLANNING EN CONTROL PROCES BESCHRIJVING EISEN EN WENSEN VRAGEN: VERTAALSLAG NAAR SAP Begroting Verplichtingen en vorderingen in SAP Fast Close Conclusie en aanbevelingen Issues Link met andere applicaties AUTORISATIES IN SAP WERKGROEP KOSTPRIJZEN PROCES BESCHRIJVING WERKGROEP TRAININGEN SAP TRAININGEN RISICO ANALYSE EN BESLISPUNTEN RISICO ANALYSE Risico beperking BESLISPUNTEN CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN CONCLUSIES AANBEVELINGEN OPENSTAANDE ISSUES PLANNING Pagina 4 van 436

5 1. Documentbeheer 1.1 Versie beheer Versie Datum Gewijzigd door 0.1 Saskia van Apeldoorn 0.2 Saskia van Apeldoorn Mei 2002 Roy Ponsen André Kauffeld Hans Blok 1.2 Distributie lijst Naam Organisatie Functie IT Werkgroep leden Universiteit van Utrecht KPMG Marcel van der Hooft Universiteit van Utrecht Directeur CTA / Projectmanager Rob Uiterlinden KPMG Projectmanager 1.3 Goedkeuring Naam Organisatie Handtekening Pagina 5 van 536

6 1.4 Legenda SAP termen: FI Finance Module CO Controlling module PCA Profit center accounting MM Material Management Module SD Sales & Distributie Module Universiteit van Utrecht termen: UU Universiteit van Utrecht RW Faculteit Ruimtelijke Wetenschappen DIS Document informatie Systeem JBI James Boswell Instituut FBU Faciliteiten Bedrijf Utrecht UBU Universiteitsbibliotheek UBD Universitaire Bestuursdienst UM Universiteitsmuseum Systemen: PWA Personal Windows Administrator IVOP Informatie Voorziening overheidspersoneel Pagina 6 van 636

7 2. Inleiding Dit document begint met de doelstelling en de scope van het globale IT ontwerp, daarna volgt er een samenvatting voor het management. Hoofdstuk 3 is bedoeld om een aantal zaken rondom SAP en SAP bij de Universiteit van Utrecht te verduidelijken. Het globale ontwerp IT wordt bepaald door de inrichting van de informatie systemen en de eisen en wensen vanuit de werkgroepen van het PROBE project. Per werkgroep worden de eisen en wensen op een rijtje gezet en vertaald naar de inrichting van SAP. In het tiende hoofdstuk worden alle oplossingen naast elkaar gezet en geanalyseerd op de risico s die er aan verbonden zijn. Vervolgens zijn er een aantal beslispunten gedefinieerd. Het document eindigt met conclusies en aanbevelingen. 2.1 Doel van het Globaal Ontwerp IT Het doel van het globaal ontwerp IT van het PROBE project is om de vertaalslag te maken van de eisen en wensen die voortvloeien uit de werkgroepen naar de implicaties voor de inrichting van de systemen van de Universiteit van Utrecht. 2.2 Scope van Globaal Ontwerp IT 1 Het deelproject IT beperkt zich tot de diensten (UBU, JBI, UBD en UM) en faculteit (RW) zoals gedefinieerd in algemene projectplan voor plateau 1. Na de zomer zal het FBU actief aan het project deelnemen. Gegeven de financiële insteek van het project, richt het deelproject IT haar aandacht op de financiële modules van SAP, FI en CO. Daarnaast kunnen er uit het project concentratie P wijzigingen kunnen voortkomen voor de HR module. Er worden geen nieuwe modules ingezet m.u.v. eventueel PCA bij de faculteit RW. Mochten uit ontwerpeisen van de andere deelprojecten toch de behoefte voor aanvullende functionaliteit van andere (deel)modules ontstaan, dan zal dit gevolgen hebben voor de benodigde resources en eventueel voor de doorlooptijd. Voor zover er sprake is van andere systemen dan SAP, zal de aandacht van het deelproject IT zich beperken tot het houden van aansluiting van deze systemen tot SAP, te denken valt aan bestandsindeling en stamgegevens voor gegevens uitwisseling. Voor de applicatie die zal worden ingezet voor het deelproject kostprijzen is geen ondersteuning nodig vanuit de IT werkgroep. De applicatie zal wel getoetst moeten worden op de samenhang met SAP Scanning en workflow vallen onder het DIS project. UU medewerkers zullen zorg dragen voor de afstemming tussen het DIS project en het PROBE project. Er spelen naast het PROBE project nog een aantal andere zaken zoals de release wissel naar versie 4.6C van SAP, het inrichten van de salarismodule in SAP en de problemen ontstaan door de inrichting van de Human Resource module in SAP. 1 Overgenomen uit document PVA_IT0.4 Pagina 7 van 736

8 2.3 Management samenvatting Het doel van het globaal ontwerp IT van het PROBE project is om de vertaalslag te maken van de eisen en wensen die voortvloeien uit de werkgroepen naar de implicaties voor de inrichting van de systemen van de Universiteit van Utrecht. Onderscheid Onderwijs en onderzoek De aanbeveling is om de module Profit center accounting in te richten om separaat te kunnen rapporteren tussen Onderwijs en onderzoek. Daar toe moeten alle relevante interne orders opgesplitst gaan worden en moet er besloten worden hoe men de personele kosten wil toerekenen. Bijvoorbeeld op basis van het contract van een medewerker of op basis van de werkelijke uren besteed aan Onderwijs en of Onderzoek. Indien de werkelijk besteden uren de basis zijn zullen die ook geregistreerd moeten worden, hetzij via een tijdsregistratie systeem, hetzij handmatig. Het inrichten van PCA is relatief eenvoudig en levert structureel geen extra werk op voor de eindgebruiker. Bestelling tot betaling in SAP Vanuit de werkgroep Concentratie F ligt het verzoek om het complete inkoopproces vanaf de inkoopporder tot en met de betaling via SAP te laten lopen. De inkoopmodule is ingericht in SAP voor de hele universiteit, maar wordt niet door alle onderdelen gebruikt. De module kan worden uitgerold voor het dienstencentrum. Planning in SAP Vanuit de Werkgroep Planning en Control is aangegeven dat men de planning voor alle faculteiten in één systeem wil kunnen uitvoeren. Er zijn al meerdere onderdelen van de UU, die gebruik maken van de standaard SAP functionaliteit om te plannen. Het is hier belangrijk om een formaat af te spreken over de verschillende planningsniveau. Het is tevens mogelijk om met meerdere planversies te werken om aangepaste budgetten naast elkaar zichtbaar te maken. Het inrichten van planning voor interne orders en Profit centers vergt geen grote inspanning. Facturatie aan klanten via SAP Vanuit de werkgroep Concentratie F is aangegeven dat men wil gaan factureren via de Sales en Distributie module van SAP. Momenteel wordt er gefactureerd via de financiële module. De discussie over het gebruik van verkooporders is reeds eerder gevoerd. Er is toen voor facturatie via FI gekozen vanwege het geringe aantal facturen in verhouding tot de complexiteit van het inrichten en gebruik van de SD module. Voor de pilot van het dienstencentrum wordt gezien het geringe aantal verkoopfacturen daarom aanbevolen om de FI module te gebruiken. Fast Close en SAP De werkgroep Planning en Control heeft als doel om tot meerdere en snellere periode afsluitingen te komen. Belangrijk daar bij is om een overzicht te maken van alle benodigde informatie vanuit de verschillende systemen. Het is de bedoeling om zoveel mogelijk informatie rechtstreeks in SAP in te brengen. Door de inkoopmodule te gaan gebruiken voor het dienstencentrum worden verplichtingen al vast gelegd in SAP. Pagina 8 van 836

9 Digitaliseren Om de afstanden tussen de diensten en de dienstencentra te overbruggen, bestaat er vanuit Concentratie F de behoefte om gebruik te maken van een Digitaal Informatie Systeem. Op dit moment wordt er een pilot uitgevoerd binnen de UU, het DIS project. Dit onderwerp valt niet binnen de scope van de IT werkgroep. Archiveren zie paragraaf Autorisaties Autorisaties in SAP zijn gebaseerd op rollen. Met de invoering van de dienstencentra zullen de rollen moeten worden aangepast en dus ook in SAP. Verder bestaat er vanuit de beheersorganisatie sterke behoefte om het huidige autorisatie concept aan te passen. Release wissel Momenteel werkt de UU met versie 4.5 van SAP. Tot Januari 2004 kan deze release zonder extra kosten gebruikt worden. In paragraaf 3.5 worden de verschillend opties hoe om te gaan met de release wissel uitgebreid behandeld. Pagina 9 van 936

10 3. Systemen en beheer 3.1 Systeemlandschap Bovenstaand overzicht geeft aan hoe de SAP omgevingen binnen de UU zijn ingericht over de beschikbare machines. Het is een algemeen gebruikt concept wat hier is ingezet. Alvorens er wijzigingen worden doorgevoerd in het productieve systeem, zal er een prototype gebouwd worden in de acceptatieomgeving. Nadat dit is verfijnd en geaccepteerd zal dit worden getransporteerd naar het productieve systeem. Ter ondersteuning van het transportmechanisme en problemen wordt er gebruik gemaakt van een ARS systeem. Dit systeem zorgt voor het monitoren van meldingen tussen de UU en CAP/Gemini. Bij het doorvoeren van wijzigingen op de bestaande inrichting moet vanzelfsprekend ook rekening worden gehouden met interface en maatwerk van andere applicaties. 3.2 Link met andere applicaties Het gaat hier om de volgende systemen: Vetware Diergeneeskunde FI/CO PRIS Gem.Dierenlaboratorium SD Navision Faciliteitenbedrijf Utrecht FI/CO Aleph Bibliotheek MM IPA/IVOP Salaris uitbetalingssysteem FI/CO Osiris James Boswell FI/CO METIS Onderzoekregistratiesysteem 3.3 SAP Beheer De UU heeft het technische beheer van zijn SAP systemen ondergebracht bij CAP/Gemini. Binnen de CTA zijn t.a.v. het SAP systeem de volgende afdelingen te onderkennen: Technisch beheer, deze afdeling houdt zich bezig met procesbewaking om de systemen en is tevens intermediair voor CTA met CAP/Gemini. Ontwikkeling, de door de UU gewenste aanpassingen voor maatwerk worden in principe bij deze afdeling ontwikkeld. Indien de capaciteit of kennis ontbreekt kan er worden uitgeweken naar derden. In deze gevallen zal dit onderdeel als gesprekpartner optreden. Pagina 10 van 1036

11 Functioneel beheer, hier worden de diverse modules beheerd van het systeem. Per module is er specialistische kennis aanwezig binnen de groep. Deze groep zoekt op verzoek van gebruikers naar nieuwe functies binnen het systeem om deze beschikbaar te stellen. Bestaande functionaliteit wordt verder uitgebouwd veelal in overleg met vertegenwoordigers van de onderdelen (keyusers). Van deze keyusers zijn er drie groepen te onderscheiden t.w. Financieel Logistiek Personeel Periodiek komen deze keyusers bijeen om ervaringen, wensen en ontwikkelingen met elkaar te delen. 3.4 SAP SAP financiële modules Financiële Module (FI) Ten behoeve van de Externe rapportage Controlling Module (CO) Ten behoeve van de Interne rapportage De financiële module van SAP bevat het grootboek, vaste activa administratie, debiteurenadministratie, crediteurenadministratie. In de financiële module kan er per bedrijfsnummer een Balans en een Verlies en Winstrekening gemaakt worden. In de Controlling module kunnen de opbrengsten en kosten bekeken worden per kostenplaats 2 en of interne order (budget nummer) Elke boeking op een kosten of opbrengstrekening in FI wordt automatisch ook uitgevoerd in de CO module. De totaal saldi zijn aan elkaar gelijk Huidige Organisatiestructuur UU in SAP De basis voor een goed werkend SAP systeem is de manier waarop de organisatiestructuur van een bedrijf is vastgelegd in SAP. Dit bepaald het niveau en het detail van de managementinformatie die uit SAP gehaald kan worden. Onderstaand plaatje geeft de hiërarchie aan tussen de organisatie eenheden. Controlling C gebied COUU 46 Bedrijven Controlling gebied COBV Bedrijven Controlling gebied COST Bedrijven 46 Kostenplaatsen Personeels gebieden 2 Worden alleen gebruikt voor eerste geldstroom Kostplaatsen Kostenplaatsen Pagina 11 van 1136

12 Interne Orders Interne Orders Interne Orders Er zijn voor de universiteit van Utrecht 3 Controlling gebieden gedefinieerd en 59 bedrijfsnummers, die allemaal verdeeld zijn over de 3 Controlling gebieden. 3 COUU COST COBV - Controlling gebied Universiteit van Utrecht Controlling gebied Stichtingen Controlling gebied Bedrijven Voor een bedrijfsnummer in SAP kunnen een Balans en een Verlies en Winstrekening bepaald worden. Kostenplaatsen en Interne Orders behoren tot een Bedrijfsnummer. Het saldo van de kostenplaats is automatisch onderdeel van het saldo van het Bedrijfsnummer waar de kostenplaats toe behoort. Interne Orders zijn verzamelobjecten waar zowel kosten als opbrengsten opgeboekt kunnen worden Integratie met de HR module Een personeelslid wordt in SAP gedefinieerd per personeelsgebied en kostenplaats. Deze beide hangen weer onder een bedrijf. De kostenplaats is de link tussen de HR module en de Financiële modules. 3.5 Autorisaties in SAP De huidige autorisaties zijn gebouwd door middel van rollen. Deze rollen zijn m.n. voor de inter company zeer specifiek. Hier zijn de bevoegdheden van grootboekrekeningen binnen het rekeningschema bedrijfsspecifiek gemaakt. Tevens wordt er gestuurd op de soort gebruikers. Door de inzet van de consolidatie module is het niet meer noodzakelijk om de bevoegdheden van grootboekrekeningen zo nadrukkelijk geregeld te hebben. Het systeem maakt nu het onderscheid naar intercompany op basis van de maatschappij structuur. 3.6 Link met andere applicaties Het gaat hier om de volgende systemen: Vetware Diergeneeskunde FI/CO PRIS Gem.Dierenlaboratorium SD Navision Faciliteitenbedrijf Utrecht FI/CO 3 Er zijn 59 bedrijven gedefinieerd in het productieve systeem. Pagina 12 van 1236

13 Aleph Bibliotheek MM IPA/IVOP Salaris uitbetalingssysteem FI/CO Osiris James Boswell FI/CO METIS Urenregistratie 3.7 Invloeden op het PROBE project In deze paragraaf staan alle IT gerelateerde zaken die niet onder de scope van vallen, maar wel van invloed kunnen zijn op de planning Release wissel van versie 4.5 naar 4.6 Binnen de scope van het PROBE project is er nog geen rekening gehouden met een eventuele release wissel (RW) binnen SAP. Het uitvoeren van een release wissel valt niet binnen de scope van het PROBE project. Een release wissel heeft wel invloed op het PROBE project, daarom zijn de verschillende opties met betrekking tot een release wissel naast elkaar gezet. Binnen de beheerorganisatie werd er reeds gekeken naar het moment van het wisselen van release 4.5B naar 4.6C. Bij de RW spelen een aantal factoren een belangrijke rol namelijk: Het moment van wisselen Tijdens de start van de wissel tot en met de daadwerkelijke in productie name zal het systeem bevroren 4 moeten zijn (doorlooptijd ongeveer 2 maanden) Door bovengenoemd punt, kunnen er met name voor HR geen transporten, Hotpackage en Legel Change Patches worden ingespeeld Wordt er een Payroll implementatie gestart voor 1 april Tijdens een implementatie wordt er geen Release Wissel uitgevoerd. Tijdens de Release Wissel zullen de gebruikers moeten worden getraind op de nieuwe omgeving. Release 4.5B wordt onderhouden tot en met eind 2003, daarna kan het onderhoud worden verlengd. Dit verlengen brengt wel extra kosten met zich mee. Hardware specificatie voor de eindgebruikers Gegeven de veranderende organisatie van de UU, met daar aangekoppelde veranderingen binnen het SAP systeem en de noodzaak tot een Release Wissel, kunnen we een drietal scenario s bedenken Variant A Eerst PROBE project dan Release wissel naar 4.6 Variant A betekent dat eerst het PROBE project wordt uitgevoerd in de huidige SAP omgeving versie 4.5. De release wissel naar versie 4.6 vindt hierna plaats, bij voorkeur voor Januari 2004, want dan stijgen de SAP beheerskosten voor versie Werkelijk bevroren 2 weken tot een maand Pagina 13 van 1336

14 Voorwaarden: Oplossingen moeten gerealiseerd kunnen worden binnen de huidige inrichting. Release wissel voor Januari 2004 Voordelen Haalbaar scenario geen extreme wijzigingen Nadelen 2 maanden bevroren periode Specifieke training eindgebruikers voor SAP 4.6 Geen optimalisatie Archiveren overtollige data Extra kosten voor onderhoud na 01/2004 Afhankelijk van vervolg implementaties, zoals Payroll. Hierdoor misschien nog verder in de toekomst. Autorisaties opnieuw opzetten Pagina 14 van 1436

15 Variant B Release wissel naar 4.6 PROBE parallel uitvoeren Variant B betekent het parallel uitvoeren van een release wissel en het detail ontwerp van het PROBE project. Deze variant bestaat uit de volgende stappen: 1. De ontwikkelomgeving van SAP upgraden van 4.5 naar 4.6. (Kopie van Productie) 2. Het ontwerp uitvoeren op de ontwikkelomgeving 3. Upgrade van de testomgeving van 4.5 naar Integraal testen van het ontwerp in versie Upgrade van de productie omgeving naar 4.6 / Transport nieuw ontwerp naar Productie Voorwaarden: Apart project team voor de upgrade (technische aangelegenheid) Systeem capaciteit, ruimte op de server Extra aandacht voor training eindgebruikers Voordelen Spoedig starten met een leeg systeem op 4.6C Opnieuw inrichten van systeemcomponenten, gebruik maken van nieuwe functionaliteit in 4.6 in plaats van een 1 op 1 kopie van de huidige situatie. Heropzet totaal systeem, passend bij de nieuwe organisatie structuur van de Universiteit van Utrecht. Heroverwegen keuzes t.a.v. Bedrijfsnummers, Controlling areas, business area s Nieuwe wensen o.a. PROBE zijn nooit in strijd met oude inrichting Optimalisatie van stamdata. Alleen die grootboekrekeningen, debiteuren en crediteuren invoeren die in het systeem moeten. Vaste activa opnieuw opzetten (OG) Glijdende overgang van oude inrichting naar nieuwe PROBE inrichting Autorisatieopzet conform de laatste inzichten. Eén keer trainen eindgebruikers Nadelen Grote inspanning. Alles opnieuw inrichten (Tijdelijke) extra server capaciteit Integratie van systemen middels interfaces b.v. intercompany verrekening, salaris journaalpost, HR kostenplaatsen, consolidatie e.d. Conversie stamdata en transactiedata Extra kosten voor onderhoud i.v.m. afbouw 4.5B Archiveren kost inspanning HR te zijner tijd converteren MM /SD te zijner tijd converteren Systeem bevroren tijdens release wissel Pagina 15 van 1536

16 Variant C Eerst Release wissel naar 4.6 dan PROBE In deze variant wordt eerst de complete release wissel, 1 op 1 uitgevoerd en pas daarna worden de aanpassingen vanuit PROBE doorgevoerd. Voorwaarden: SAP productie systeem stabiel Huidige organisatie concept blijft bestaan Voordelen Voor 01/01/04 klaar met de release wissel Gebruik nieuwe functionaliteit 4.6C Nadelen Korte termijn geen aanpassingen PROBE aan SAP. Invloed HR project kan er voorzorgen dat de release wissel pas laat kan starten. (zie voorwaarden) Dubbele training eindgebruikers, PROBE en SAP Twee maanden bevroren systeem DIS project Het DIS project houdt zich bezig met elektronisch beschikbaar stellen van documenten. Een van de systemen waar de documenten meer gekoppeld kunnen worden is het SAP systeem. Dit verkeerd vooralsnog in een pilot fase Human Resource module Op 1 Januari 2002 is de UU live gegaan met de HR module van SAP. Het betreft hier alle onderdelen van de UU behalve Rechten en Diergeneeskunde. Deze faculteiten maken gebruik van PWA, het is de bedoeling dat in de toekomst alle onderdelen met SAP werken. Helaas zijn SAP en de bijbehorende IPA interface nog niet stabiel Salaris verwerking in SAP Het ligt in de planning om ook de salarisverwerking via SAP te laten lopen. Dat zal echter niet dit jaar (2002) plaatsvinden maar wellicht binnen de looptijd van PROBE. Pagina 16 van 1636

17 4. Werkgroep Basis registratie 4.1 Proces beschrijving Doelstelling van het deelproject Basisregistratie is om separaat te kunnen rapporteren over de financiële prestaties van het onderwijs en de onderzoeksinstituten. 5 De volgende processen zijn geanalyseerd: Verkooporder administratie Projectenadministratie Facturering Debiteurenadministratie / Kredietbewaking Inkooporder administratie Crediteuren administratie Planning / budgettering en Forecasting Vaste activa Financiële analyse Grootboek, consolidatie en rapportage 4.2 Eisen en wensen Men wil graag separaat kunnen rapporteren tussen onderwijs en onderzoek. Aandachtspunten hierbinnen zijn: - Splitsing in kosten en opbrengsten - Splitsing in personele kosten Vragen vanuit de IT werkgroep: 1. Personeelskosten zoals die vanuit HR worden doorgegeven moeten die nog verder verdeeld worden op basis van de werkelijke uren die er besteed zijn door de individuele medewerker aan Onderwijs en Onderzoek? Wat voor tarieven moeten er gehanteerd worden? 2. Kunnen en of moeten de kosten en opbrengsten per faculteit compleet verdeeld worden tussen Onderwijs en Onderzoek. 5 Deelplan Basisregistraties Pagina 17 van 1736

18 4.3 Vertaalslag naar SAP Onderscheid Onderwijs en Onderzoek Kosten en opbrengsten per organisatorische eenheid kunnen in SAP worden bijgehouden per Bedrijfsnummer (Company code), Business Area of per Profit center. Kostenplaatsen verzamelen enkel kosten en interne orders zijn verzamelobjecten voor kosten en opbrengsten. Het volgende plaatje geeft de hiërarchie weer tussen de verschillende organisatorische eenheden: Bedrijfsnummer Profit Center Kostenplaats Interne Order Optie 1: Bedrijfsnummers uitbreiden Bedrijfsnummers in SAP zijn bedoeld voor organisatorische eenheden die tevens een juridische eenheid vormen. In het systeem van de Universiteit van Utrecht zijn alle faculteiten en de verschillende diensten centra gedefinieerd als bedrijfsnummer, in totaal zitten er nu 59 bedrijfsnummers gedefinieerd. Er vanuit gaande dat onderwijs en onderzoek tot één faculteit behoren en men wil kunnen blijven rapporteren per faculteit is het niet aan te raden om extra bedrijfsnummers aan te maken. Het onderscheid tussen onderwijs en onderzoek is ten behoeve van de interne rapportage en daarom is het logisch om een organisatie object in de Controlling module te kiezen, zijnde een oplossing met kostenplaatsen, interne orders en of Profit Centers. Pagina 18 van 1836

19 Optie 2: Profit Centers inrichten Het doel van Profit centers is om de kosten en opbrengsten van interne verantwoordelijkheidsgebieden te kunnen bepalen. Periodiek kan het resultaat bepaald worden. Een Profit center is een management georiënteerde organisatie eenheid die gebruikt wordt voor interne Controllings doeleinden. Afhankelijk van de specifieke wensen van de werkgroep Basisregistratie zou dit de meest logische keuze zijn om het onderscheid te maken tussen onderwijs en onderzoek Optie 3: Kostenplaatsen uitbreiden Zoals de naam al aangeeft zijn kostenplaatsen bedoeld voor het verzamelen van kosten en voor het definiëren van budgetten. Kostenplaatsen zijn bedoeld om onderscheid te maken in afdelingen. Bij de Universiteit van Utrecht was de kostenplaatsen structuur niet ingericht, in plaats daarvan worden in Interne orders gebruikt. Personeelsleden worden in SAP gedefinieerd per bedrijfsnummer, personeelsgebied en per kostenplaats. De kostenplaats is de link tussen de Human Resource module en de Financiële modules. Bij de invoering van HR zijn alle interne orders daarom als kostenplaats gedefinieerd. Via de salarisinterface wordt de kostenplaats omgezet naar een Interne Order. Kostenplaatsen hangen aan een bedrijfsnummer en aan een Profit center. Dat betekent dat het saldo van de kostenplaats oprolt in het Saldo van het Profit center en vervolgens in het Bedrijfsnummer. Indien er zowel kosten als opbrengsten zichtbaar moeten zijn voor onderwijs en onderzoek, dan bied de kostenplaatsen module geen oplossing Interne Orders uitbreiden Interne Orders zijn bedoeld voor het plannen en verzamelen en afrekenen van kleine projecten. Een afdeling start een onderzoek maar wil de kosten van dat onderzoek kunnen splitsen van de normale kosten van de afdeling. Door middel van een interne order worden de kosten apart zichtbaar en kunnen ze later afgerekend worden aan de kostenplaats of naar een verzamelorder. Indien er zowel kosten, opbrengsten als balansposities zichtbaar moeten zijn voor onderwijs en onderzoek, dan bied de interne order module geen oplossing. Pagina 19 van 1936

20 Optie 5: Grootboek rekeningen uitbreiden Het is mogelijk om de grootboekrekeningen op te splitsen naar Onderwijs en Onderzoek. Dit betekent dat het aantal kosten en opbrengstrekeningen verdubbeld gaat worden. Er zijn momenteel al 1975 grootboekrekeningen gedefinieerd voor de Universiteit van Utrecht. Kosten en opbrengst rapportages in SAP zitten in de Controlling module op basis van een kostenplaats, interne order of Profit center. Bij uitbreiding van het aantal grootboekrekeningen zullen er speciale rapportages gebouwd moeten worden om het onderscheid tussen onderwijs en onderzoek zichtbaar te maken. Indien het uitgangspunt is om gebruik te maken van de standaard SAP functionaliteit is het niet aan te raden om überhaupt voor oplossingen binnen de financiële module te kiezen, omdat er dan rapportages geprogrammeerd moeten gaan worden. Bovendien neemt het aantal grootboekrekeningen explosief toe, wat de beheersbaarheid niet ten goede komt. Ook voor de eindgebruiker wordt moeilijker om te bepalen welke rekening geboekt moet worden Analyse Balansposities Kosten en opbrengsten Grote invloed huidige inrichting Koppeling over bedrijven Bedrijfsnummers Ja Ja Ja Nee Profit Centers Ja Ja Nee Ja Kostenplaatsen Nee Nee Nee Nee Interne Orders Nee Ja Nee Nee Conclusies en aanbevelingen Alle argumenten voor en tegen in ogenschouw nemend, is de meest voor de handliggende oplossing het inrichten van Profit center accounting. Er hoeft geen structurele wijziging plaats te vinden van de huidige organisatie structuur in SAP, alleen een toevoeging van het Profit center in de stamgegevens van de interne order. Elke kostenplaats en interne order hangt verplicht aan een Profit Center. De kostenplaatsen en interne orders moeten dus wel in te delen zijn in Onderwijs en Onderzoek. Deze onderverdeling zou ook moeten gebeuren als het onderscheid tussen Onderwijs en Onderzoek binnen de kostenplaatsadministratie en of de interne orderadministratie zou worden opgelost. Het additionele voordeel van Profit Center accounting is dat er balansposities kunnen worden bijgehouden. Bij boekingen op balansposities moet wel rekening gehouden worden met het feit dat dit soort boekingen alleen op een grootboekrekening plaatsvinden en niet op een kostenplaats of interne order. Op boekingsregel niveau zal dus handmatig het betreffende Profit center moeten worden opgegeven. Dit geldt alleen bij boekingen van balans naar balans rekening. Bij een boeking van balans naar V&W Pagina 20 van 2036

21 rekening kan het Profit Center voor de balansrekening worden afgeleid. Er zitten standaard rapportages binnen PCA om de kosten en opbrengsten weer te geven en indien gewenst een Balansrekening. Boeking op een interne order of een kostenplaats betekent automatisch een boeking op het Profit center. Uitgangspunt is uiteraard wel dat de kostenplaats of de interne order bekend is bij de boeking van een factuur. Risico hierbij is dat niet altijd van tevoren bekend is of het onderwijs of onderzoek betreft. Er zal dus snel voor dit soort gevallen een dummy Profit center worden gebruikt. Vanuit de werkgroep basisregistratie kwam tijdens een presentatie de vraag of er in PCA een mogelijkheid is de kosten en opbrengsten van dit dummy Profit center periodiek automatisch volgens bepaalde van tevoren gedefinieerde regels door te verdelen. Dit is in principe mogelijk, maar er bestaat dan het gevaar dat alle boekingen op een dummy worden geboekt en periodiek verdeeld. Dit komt een nauwkeurige splitsing in onderwijs en onderzoek niet ten goede. De kosten bestaan voor 70% uit personele kosten. De personele kosten komen vanuit de HR module via de IPA interface naar de FICO module in SAP. Een personeelslid wordt in SAP vastgelegd op een kostenplaats Splitsing bepaald op basis van het contract van een medewerker, er zijn mensen die meerdere contracten hebben en per contract aan kostenplaats verbonden zijn. 2. Het is ook mogelijk om via een info structuur de verdeling naar kostenplaats ook binnen een contract aan te geven, deze optie wordt ook gebruikt binnen de UU Issues 1 De eisen vanuit de werkgroep Basis registratie zijn momenteel niet duidelijk genoeg bekend om met volle overtuiging aan te kunnen geven wat de beste oplossing is. 4.5 Link met andere applicaties 1 METIS Onderzoek informatie systeem. 6 Dit is Standaard SAP 7 Jolanda Dooijenweerd, 07 mei 2002 Pagina 21 van 2136