Krachtig Dalfsen: zelf doen of samenwerken?

Transcriptie

1 Plan voor communicatie & omgevingsmanagement Bestuurskrachtonderzoek Dalfsen 2011 en aansluitend de dialoog met samenleving, bestuur en organisatie Krachtig Dalfsen: zelf doen of samenwerken? 1. Aanleiding Als Hardenberg en Ommen meer dan innig gaan samenwerken, wat wordt dan in de toekomst de positie van Dalfsen in de regio, als getalsmatig relatief kleine speler tussen Zwolle en Hardenberg/Ommen? Die vraag, die hardop gesteld werd in de raadsvergadering van januari, is de aanleiding om onderzoek te doen naar de toekomstige bestuurlijke constellatie van de gemeente Dalfsen. Het is de bedoeling om in september een dialoog met de samenleving te starten over deze vraag. Om het gesprek goed te kunnen voeren is een grondige voorbereiding nodig. Daarom is opdracht gegeven voor de uitvoering van een zogenoemd bestuurskrachtonderzoek. Er wordt in kaart gebracht wat de huidige en toekomstige bestuurskracht van de gemeente Dalfsen is. Is Dalfsen als zelfstandige gemeente nu en straks in staat de wettelijke (extra) taken en geformuleerde ambities kwalitatief goed uit te voeren? Naast het bestuurskrachtonderzoek loopt er al langer een traject van (verbeterde) ambtelijke samenwerking tussen de gemeenten Staphorst, Zwartewaterland en Dalfsen (DSZ). Berenschot rond op dit moment het onderzoek af. Afhankelijk van de uitkomsten van het Bestuurskrachtonderzoek is deze optie, in de fase van de dialoog, onderdeel van het gesprek met samenleving, bestuur en organisatie. Er ligt daarnaast een uitnodiging nu al aan te sluiten bij de ambtelijke overleggen tussen Ommen en Hardenberg. Om een open proces te kunnen uitvoeren is ervoor gekozen om hier nu niet op in te gaan. Ook omdat zelfstandigheid uitgangspunt is voor de gemeente Dalfsen. Kortom: this is the moment om een proces in gang te zetten en gezamenlijk te komen tot conclusies over de toekomstige bestuurlijke constellatie. Maar dan wel eerst kijken naar de eigen kracht en ontwikkelpunten (publiekelijk functioneringsgesprek; hoe doen we het? hebben we eigenlijk wel een probleem?) en pas daarna bepalen of het nodig is om te discussiëren over mogelijke scenario s voor samenwerking. Zowel tijdens het onderzoek als de daar op volgende dialoog met samenleving, bestuur en organisatie, staan de volgende uitgangspunten centraal: Dalfsen blijft zelfstandig, tenzij het nu te starten traject tot een andere eindconclusie leidt. De missie en visie Bij Uitstek Dalfsen is een belangrijk oriëntatiepunt (M.a.w. we gaan deze discussie niet opnieuw doen). Het BKO en de dialoog leiden tot een besluit van de gemeenteraad dat duurzaam is. 2. Proces Het totale proces is in te delen in de volgende hoofdstappen: Stap 1: Bestuurskrachtonderzoek en onderzoek Berenschot We verzamelen feiten, argumenten (meningen). Het resultaat is een overzicht van bevindingen/constateringen. Niet alleen een lijstje met cijfers, maar ook een doorkijkje naar wat goed is en beter kan. Belangrijk is ook het lerend effect van het onderzoek. Er worden geen uitspraken of adviezen gepresenteerd over de bestuurlijke constellatie. In deze stap worden ook al externe partners van de gemeente betrokken en ook loslopende burgers. Het rapport van Berenschot geeft adviezen over het ambitieniveau van ambtelijke samenwerking in DSZ-verband op verschillende bedrijfsonderdelen. Het rapport wordt rond deze tijd opgeleverd. Na Communicatieplan Bestuurskrachtonderzoek 1

2 oplevering wordt de vervolgdiscussie even stilgezet totdat het BKO, de dialoog en de besluitvorming door de raad heeft plaatsgevonden. Wel vindt er interne communicatie plaats over de uitkomsten en hoe die in relatie staan tot het BKO. N.B. afhankelijk van de uitkomsten van het Bestuurskrachtonderzoek is het te overwegen om eerst bestuurlijke constellatie-scenario s te ontwikkelen, voordat de dialoog met de samenleving wordt gestart. Dat maakt e.e.a. concreter. Nadeel is dat scenario s vaak nadrukkelijk de discussie bepalen, mensen denken dan een keuze te moeten maken. Stap 2: Dialoog met samenleving, bestuur en organisatie: een Dalfser aangelegenheid Op basis van de bevindingen in het BKO is het de bedoeling te komen tot besluitvorming over de toekomstige bestuurlijke constellatie. Ook hier zijn nadrukkelijk Dalfser inwoners (ook zij, die we normaal niet zo snel spreken) in beeld om mee te praten en te denken. Verder maatschappelijke organisaties, maar zeker ook ons eigen bestuur en organisatie. Wel is het te overwegen in deze fase ook externe experts te betrekken. Met een deskundige blik, of vanuit eigen ervaring kunnen zij hun beargumenteerde visie geven op het geheel. Van de maand van de dialoog moet op de een of andere manier verslag worden gedaan. Dit dient als input voor de op te stellen besluitvormende notitie, maar dien ook om het brede spectrum te laten zien en te verantwoorden hoe de dialoog is verlopen. Stap 3: Besluitvorming Op basis van het bestuurskrachtonderzoek en de dialoog komt het college met een eindvoorstel, waarover de gemeenteraad een besluit neemt. 3. Taakverdeling raad-college Zowel met college als raad is gesproken over ieders rolverdeling. De gemeenteraad heeft opdracht gegeven voor het onderzoek. Het college voert de eerste fase nu uit, nl. het feitelijke bestuurskrachtonderzoek. Als dat is opgeleverd, zou het binnen het dualisme prima passen, als het college een stap terug doet en de raad de ruimte biedt om in gezamenlijkheid de interactieve dialoog op te pakken. Vervolgens wordt op basis het bestuurskrachtonderzoek en de door de gemeenteraad uitgevoerde dialoog door het college een besluitvormende notitie opgesteld. Deze werkwijze is uitgangspunt bij de verdere uitwerking van dit communicatieplan. 4. Communicatie en omgevingsmanagement als instrument Communicatie en omgevingsmanagement zijn instrumenten die ondersteunend zijn aan het totale proces. In de eerste plaats omdat het een onderwerp is dat leeft en zo mogelijk ook emotie met zich meebrengt. Alleen al daarom is het belangrijk om gestructureerd naar binnen en buiten informatie te verstrekken over inhoud en voortgang: proces communicatie en verwachtingsmanagement. Daar komt bij dat het gemeentebestuur heeft aangegeven een volstrekt open en transparant proces te willen voeren. Omgevingsmanagement is niet voor niets toegevoegd: juist in dit soort processen moet je niet alleen willen zenden vanuit eigen behoefte, maar ook luisteren, lezen en scannen van wat anderen zeggen en vinden en daar de eigen communicatie op afstemmen. Binnen dit project ontstaat er natuurlijk communicatie en informatie-uitwisseling in de formele projectomgeving. Hiertoe behoren agenda s, verslagen, formele overleggen enz. Deze vormen van communicatie vallen buiten de scope van dit communicatieplan. Communicatieplan Bestuurskrachtonderzoek 2

3 5. Doelgroepen & doelstellingen Hieronder wordt een overzicht gegeven van de belangrijkste te onderscheiden doelgroepen. Tevens worden per doelgroep de belangrijkste aandachtspunten (doelstellingen) benoemd. Extern Inwoners als collectief & individuele inwoners Om duidelijk te krijgen wat de inwoners van Dalfsen vinden, is het belangrijk om via verschillende middelen inwoners te informeren en te betrekken. In de agendasetting en het verwachtingsmanagement moet duidelijk zijn dat het gaat om de toekomstige bestuurlijke constellatie en niet over de ervaren problematiek van alledag. Naast informeren en uitvragen, is ook informatie over de voortgang van het proces belangrijk. Enkele inwoners zullen de behoefte hebben om individueel te reageren. Hier moet een platform voor worden geboden. Maatschappelijke organisaties Vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties zijn veelal ook inwoners. Echter met name bestuurders van deze organisaties kijken ook met een andere bril naar het geheel. Daarom is het belangrijk om een selectie van hen al in een vroegtijdig stadium te informeren en te betrekken. Ondernemers Hier is hetzelfde van toepassing als bij de maatschappelijke organisaties. Buurgemeenten In buurgemeenten wordt met belangstelling gevolgd wat in Dalfsen gebeurt. Het is goed om de besturen van deze gemeenten tussentijds te informeren over mijlpalen. Zeker in de eerste fase zullen in enkele gevallen bestuurders van buurgemeenten worden gevraagd om door middel van een gesprek input te leveren voor het bestuurskrachtonderzoek. Standaard worden de colleges van de volgende gemeenten geïnformeerd: Ommen, Staphorst, Hardenberg, Zwartewaterland, Zwolle, Raalte, Olst-Wijhe, Deventer. Bestuurlijke partners (bijv. regio) Hier geldt hetzelfde als bij de buurgemeenten. Provincie De provincie, de commissaris van de Koningin is mede-verantwoordelijk voor het bestuurlijk functioneren van gemeenten in Overijssel. Vanuit die rol is het logisch om de provincie ambtelijk ook input te laten leveren voor het bestuurskrachtonderzoek. Bestuurlijk moet de provincie geïnformeerd worden over voortgang en mijlpalen. De provincie is verder mede-financier van het bestuurskrachtonderzoek. Vanuit die hoedanigheid heeft men ook recht op verantwoording. Intern Gemeenteraad De gemeenteraad heeft opdracht gegeven voor het onderzoek en speelt zelf een actieve rol in de maand van de dialoog. De raad moet op gezette tijden goed worden bijgepraat over aanpak, proces en wat er van hen wordt verwacht bij dialoog en besluitvorming. Presidium Het presidium bepaalt de agenda van de raad. Het is daarom belangrijk om hen geregeld te informeren en te betrekken. College Het college, met burgemeester en secretaris/directeur als boegbeelden, voert het onderzoek uit. In het college zal het dan ook automatisch regelmatig onderwerp van gesprek zijn. Griffie De griffie is de schakel tussen raad, college en ambtelijke organisatie. Tijdens de fase van de dialoog treedt zij adviserend op richting raad. Communicatieplan Bestuurskrachtonderzoek 3

4 Medewerkers als collectief & individuele medewerkers De medewerkers zijn vanaf het begin betrokken bij het onderzoek. In de eerste plaats, omdat hen gevraagd wordt materiaal aan te leveren. Maar ook, omdat het om de toekomst van de gemeente Dalfsen gaat en uiteindelijk dus ook over hun baan en persoonlijke ontwikkeling. Dat geeft de verplichting om de medewerkers te informeren en te betrekken bij het proces in alle fasen. Management Het management bestaat in de eerste plaats ook uit medewerkers. Daarnaast kunnen zij met een meer organisatorische invalshoek input leveren. Bovendien: zij worden direct aangesproken met vragen door hun medewerkers. Daarom is het belangrijk dat ze op de hoogte zijn van de voortgang en de uitkomsten. Ondernemingsraad Het gaat in deze fase nog niet over veranderende organisatievormen, maar wel over het functioneren van de gemeente Dalfsen en dus de ambtelijke organisatie. Daarom is de OR als aparte doelgroep in beeld. 6. Centrale communicatiemiddelen Uitgangspunt is dat we voor het project bestuurskrachtonderzoek in combinatie met het rapport DSZ niet allerlei nieuwe communicatiemiddelen in het leven roepen. Dit vanuit het oogpunt van effectiviteit en kosten. Een aantal bestaande centrale middelen zetten we in voor interne en externe communicatie. Extern Website Het centrale informatiepunt voor alle doelgroepen wordt het speciaal ingerichte gedeelte op de Dalfser website: naast feitelijke informatie is hierop informatie te vinden over het proces, de planning, de activiteiten, een video-interview met burgemeester Han Noten over de achtergronden enz. De twitter-account die aan de website gekoppeld is, wordt hierbij ook ingezet. Dat geldt ook voor de digitale nieuwsbrief van de gemeente, die aan een vast adressenbestand wordt gestuurd. Kernpunten (XXL) In de gemeenterubriek Kernpunten kan tussentijds informatie worden verstrekt. Met name rondom de oplevering van het BKO en in fase 2 zal het noodzakelijk zijn via de Marskramer informatie te verspreiden door een aantal informatiepagina s in te kopen. Bij brede uitnodigingen worden advertenties geplaatst. Als het over specifieke locaties gaat, is het verstandig te bepalen wat in die plaats het best gelezen medium is. Brieven Door middel van brieven worden mensen, organisaties e.d. uitgenodigd om deel te nemen aan discussies en activiteiten. Deze brieven moeten meer zijn dan een uitnodiging. Ze bevatten ook achtergrond- en procesinformatie. Media Het is belangrijk om de vertegenwoordigers van de media op de hoogte te houden van de voortgang in het proces. Het is goed dat ze naast de uitkomsten ook de achtergronden kennen. Ons maandelijkse persuurtje wordt ingezet om hen te informeren. Ook wordt er ingezet om geregeld persberichten met proces en/of (tussentijdse) uitkomsten te versturen. Communicatieplan Bestuurskrachtonderzoek 4

5 Intern Intranet Via intranet wordt een directe link gelegd met de informatievoorziening over het bestuurskrachtonderzoek op de externe site. Tevens worden meer interne mededelingen op intranet geplaatst. Interne nieuwsbrief Op gezette tijden wordt een interne nieuwsbrief (op papier) verspreid. De komende maanden wordt in deze nieuwsbrief steeds aandacht besteed aan het bestuurskrachtonderzoek. Zeker om de organisatie in actie te krijgen om materiaal leveren. Maar ook om korte, zeer actuele informatie, te verstrekken, is het goed om in te zetten. College Het college wordt door de portefeuillehouder en de secretaris-directeur op verschillende momenten bijgepraat over de stand van zaken. Ook worden de eerste concept-versies van het rapport in het college besproken. Tevens wordt het rapport van bevindingen door het college aangeboden aan de gemeenteraad met een eigen duiding (geen advies of richtingenkeuze). Presidium In de eerste fase tot de presentatie van het rapport ligt de opdracht vooral bij het college om het proces aan te sturen. Om de fractievoorzitters op de hoogte te houden staat het BKO standaard op de agenda van het presidium. Fase 2, waarin de raad erop uittrekt voor de dialoog, zal in het presidium of in een aparte werkgroep van raadsleden moeten worden voorbereid. Directie- en managementteam Het managementteam wordt op nader te bepalen momenten bijgepraat door de secretaris-directeur, al dan niet vergezeld van het uitvoerende bureau. Dit overleg biedt een mooi platform voor interactie en aanscherping. 7. Communicatie-acties in fase 1: bestuurskrachtonderzoek Het feitelijke bestuurskrachtonderzoek vindt de komende weken plaats. Op basis van stukkenonderzoek en gesprekken komt het rapport van bevindingen tot stand. De voornamelijk brede communicatie beperkt zich in deze periode tot verwachtingsmanagement en procescommunicatie. Wel wordt het brede publiek (de ongeorganiseerde burger ) in deze fase al betrokken door de uitvoering van straatinterviews. Met de in het plan van aanpak genoemde specifieke doelgroepen (intern en extern) vindt interactie plaats door middel van interviews, groepsessies en gesprekken. Het gaat dan om: Groepsinterview met vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties (zo n 10 personen); 12 juli. Betrokkenen rondom 2 succesvolle en 2 niet-succesvolle dossiers (ambtelijk). Groepsinterview met de wethouders. Groepsinterview met vertegenwoordiging raad. Diepte-interviews met sleutelpersonen, zoals burgemeester, secretaris-directeur, griffier. Gesprekken met 2 bestuurders van buurgemeenten / mede-overheden Interviews met vertegenwoordigers van twee samenwerkingsverbanden Management Afvaardiging medewerkers gemeente Dalfsen. Communicatieplan Bestuurskrachtonderzoek 5

6 Door middel van de aangegeven interne en externe communicatiemiddelen worden de deelnemers, het brede publiek en de interne doelgroepen op de hoogte gehouden van de voortgang. 8. Communicatie en acties in fase 2 Na de oplevering van het rapport van bevindingen door het onderzoeksbureau, wil het gemeentebestuur van Dalfsen in dialoog met samenleving, bestuur en organisatie. Zoals eerder aangegeven is er het plan om deze dialoog te laten uitvoeren door de gemeenteraad, als opmaat naar de notitie bestuurlijke constellatie en de besluitvorming daarover. Making-off Ten behoeve van de communicatie wordt een soort van making-off gemaakt van het proces. Dit is een film over de uitkomsten van het Bestuurskrachtonderzoek. Deze film is zo opgezet dat als je niets hebt gelezen van de stukken, je toch binnen 10 minuten een indruk krijgt van waar het over gaat en hoe het stuk tot stand is gekomen. De bedoeling is dat deze film beschikbaar komt op de website, maar als inleiding wordt gebruikt bij vrijwel alle (informatie)bijeenkomsten. Presentatie rapport bevindingen De eerste fase van het bestuurskrachtonderzoek moet netjes worden afgerond. Dat betekent dat het rapport moet worden gepresenteerd, in de eerste plaats aan de mensen, die er een belangrijke bijdrage aan hebben geleverd: Er wordt één interne bijeenkomst gehouden, waar het rapport van bevindingen wordt gepresenteerd aan de medewerkers en management van de gemeente Dalfsen. Het rapport komt beschikbaar via intranet. Er wordt één externe bijeenkomst gehouden waar het rapport van bevindingen wordt gepresenteerd aan gemeenteraad en alle externe deelnemers. Het rapport kan dan worden meegenomen, het komt beschikbaar via internet en het wordt toegestuurd aan de deelnemers, die niet bij de externe sessie aanwezig waren. De media worden geïnformeerd door de burgemeester en kunnen vragen stellen. De inhoud van het rapport van bevindingen wordt in hoofdlijnen toegelicht in speciale informatiepagina s in een Huis-aan-Huis-blad. Tevens is dit de aankondiging van de maand van de dialoog met alle activiteiten. Tussentijds wordt op dezelfde informatiepagina s ook de voortgang (terugblikken) van de maand van de dialoog teruggekoppeld. September, de maand van de dialoog; De Ronde van Dalfsen Tijdens deze maand gaan raadsleden op allerlei manieren in gesprek met de inwoners van Dalfsen. Onder de noemer De ronde van Dalfsen worden de volgende activiteiten georganiseerd. Daarbij wordt onderscheid gemaakt in activiteiten die georganiseerd worden als: - Totale gemeenteraad - Politieke fracties - Individuele raadsleden Hieronder staan verschillende mogelijkheden aangegeven om de dialoog te voeren. De vetgedrukte acties worden aanbevolen. Bijeenkomsten met sleutelfiguren, individuele inwoners in de kernen Nieuwleusen, Dalfsen en Lemelerveld. Dit zijn breed opgezette bijeenkomsten, onder leiding van raadsleden. Ze starten met de film. Vervolgens wordt de discussie gevoerd aan de hand van stellingen (bijv. met stemkastjes). De gespreksleiding kan in handen zijn van raadsleden of van een onafhankelijk gespreksleider. Huiskamerbijeenkomsten bij individuele raadsleden thuis; men nodigt zelf een aantal buurtbewoners uit, kijkt naar de video (making-off) en praat op basis van een vooraf opgesteld discussieformat over de thema s, die besproken moeten worden. De persoonlijke verslagen, die raadsleden hiervan maken, zijn terug te vinden op de website; Communicatieplan Bestuurskrachtonderzoek 6

7 Ondernemersontbijt op een centrale locatie in de gemeente. De raad nodigt ondernemers uit om te komen ontbijten van 7.00 tot 9.00 uur. Ook hier: starten met de film en aan de hand van stellingen en vragen, gesprek en discussie. Op zaterdagen en koopavonden (evt. markt) zijn raadsleden te vinden in de centra van de dorpen of andere ontmoetingspunten om met inwoners in gesprek te gaan a.d.h.v. vooraf opgestelde gespreksthema s. Hoorzitting: vertegenwoordigers van alle fracties bevragen uitgenodigde individuele inwoners, experts en evt. maatschappelijke organisaties in de raadzaal. Deze wordt uitgezonden op internet. Bewust zijn hierin ook de experts meegenomen: mensen, die vanuit hun expertise (bestuurskundige) of hun ervaring (bijv. bestuurders van andere gemeenten) zinnige dingen kunnen zeggen naar aanleiding van het rapport. E.e.a. lijkt op een setting van een parlementaire enquete. Lunch met medewerkers gemeentehuis; de raad nodigt de medewerkers uit om samen te discussiëren over het bestuurskrachtonderzoek. Ook hier geldt: film vertonen en aan de hand van stellingen in gesprek/discussie. Jongerendebat op het Agnietencollege. Discussie op internet. Aan de hand van vragen en stellingen kunnen inwoners reageren. Hierbij wordt de twitter-account ook ingezet. Fracties organiseren eigen achterban bijeenkomsten, waar de fractieleden zelf het gesprek leiden. Het is mogelijk om hiervoor een format te gebruiken. En uiteraard kan men gebruik maken van de film, die het onderzoek toelicht. Alle bijeenkomsten en sessies leveren verslagen c.q. indrukken op, die verzameld worden in een verslag / terugblik. De raad geeft dit verslag mee aan het college, die vervolgens aan de slag gaat met het uiteindelijke raadsvoorstel. De presentatie van dit voorstel is de volgende mijlpaal in het proces. 9. Communicatie in fase 3: Het democratisch proces Daarna begint het normale politieke en democratische proces, waarbij inwoners en maatschappelijke organisaties via de gebruikelijke democratische kanalen hun inbreng kunnen hebben. 10. Organisatie De communicatie rondom het proces van de eerste fase van het BKO wordt vanuit de afdeling bestuurszaken en communicatie uitgevoerd in nauwe afstemming met de portefeuillehouder en de secretaris-directeur. De betrokken communicatieadviseur maakt deel uit van de stuurgroep en is zo in staat aan de voorkant te adviseren. Dialoog De communicatie rondom de maand van de dialoog vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de gemeenteraad. De organisatie en communicatie is een samenspel van een werkgroep met raadsleden, burgemeester, griffier en communicatieadviseur. NB. Voor de uitvoering zal ondersteunende capaciteit beschikbaar moeten worden gesteld. Communicatiekalender Om een praktisch overzicht te hebben van alle communicatieacties wordt een communicatiekalender opgesteld met alle belangrijke momenten en de te ondernemen acties. Deze kalender staat standaard ter bespreking op de agenda van de projectgroep. Communicatieplan Bestuurskrachtonderzoek 7