Communicatieplan Ontwerpfase Haringbuys

Transcriptie

1 Communicatieplan Ontwerpfase Haringbuys Registratienummer: : Opdrachtgever: : Wethouder Tames Kokke Projectleider: : Michiel Schipper Communicatieadviseur : Margo van Staveren Budgetnummer : Datum : Inhoudsopgave 1 Aanleiding en achtergrond 1.1. Inleiding Scope Inhoudelijke terugblik Terugblik communicatie Ontwikkelingen en planning t/m besluitvorming Stedenbouwkundig Plan Communicatiedoelstelingen Strategische keuzes Communicatieboodschap Spelers Communicatiematrix- overzicht activiteiten en middelen Verantwoordelijkheden Evaluatie Toelichting op de communicatiemiddelen Relevante documenten...9

2 1.1. Inleiding De gemeenteraad heeft plannen om het Haringbuysgebied in Aerdenhout te ontwikkelen. Omwonenden hebben aangegeven dat zij graag intensief willen samenwerken met de gemeente Bloemendaal bij de ontwikkeling. De gemeente wil de omwonenden waar mogelijk tegemoet komen in hun wens. In februari stelde het college daarvoor vast dat er voor de periode tot aan het vaststellen van het Stedenbouwkundig Plan door de raad, gewerkt wordt via het consultatiemodel zoals beschreven in de Verordening Interactieve Beleidsvorming Bloemendaal In dit communicatieplan wordt de samenwerking verder uitgewerkt. Daarnaast biedt dit plan overzichten van andere spelers, specifieke communicatie/ interactiemomenten, inzet van mensen en middelen Scope Dit communicatieplan is geschreven voor de ontwerpfase zoals beschreven in het Stedenbouwkundig Programma van Eisen en loopt tot aan de besluitvorming rond het Stedenbouwkundig Plan. Daarna volgt een nieuwe fase in het planproces: de realisatiefase. Hiervoor stelt het projectteam een nieuw communicatieplan op Inhoudelijke terugblik In 2009 werd een Plan van Aanpak opgesteld. In september van dat jaar vroeg de raad het college door middel van een motie om duidelijke kaders te beschrijven voor de ontwikkeling van het gebied. Het college stelde daarvoor een globaal Stedenbouwkundig Programma van Eisen op, dat werd vastgesteld door de raad in maart Terugblik communicatie Overleg met Stichting Haringbuys Omwonenden van het plangebied in Aerdenhout verenigden zich in de stichting Haringbuys. De projectleider heeft sinds het opstarten van de ontwikkeling in 2009 verschillende gesprekken gevoerd met vertegenwoordigers van deze stichting. Bewonersavond Eind 2009 organiseerde de gemeente een avond voor bewoners om informatie te geven over de plannen en de meningen te horen van omwonenden. Tijdens deze avond gaf de gemeente ook de stichting Haringbuys de gelegenheid bewoners toe te spreken. De informatieavond werd aangekondigd in het weekblad Kennemerland Zuid en op de homepage van de gemeentelijke. De avond werd bezocht door ongeveer 200 geïnteresseerden. Oprichting Klankbordgroep Tijdens de bewonersavond maakte de gemeente bekend een klankbordgroep in het leven te roepen, zodat ook burgers die zich niet vertegenwoordigd zouden voelen door de Stichting Haringbuys hun stem kunnen laten horen en kennis kunnen inbrengen ten behoeve van het project. De klankbordgroep bestaat uit zes leden. 2

3 1.4. Terugblik communicatie Ontstaan Forum Op 4 januari organiseerde de gemeente een bijeenkomst voor de Stichting Haringbuys en de Klankbordgroep. Onderwerp: het concept Stedenbouwkundig Programma van Eisen (SPvE). Betrokkenen hebben veel input geleverd, waarvan de gemeente een gedeelte heeft overgenomen in het SPvE. Betrokkenen ontvingen een overzicht van wat wel en niet is overgenomen. Bij de niet overgenomen punten heeft de gemeente de reden beargumenteerd. Daarnaast is er gesproken over de vorm van samenwerken en de communicatie. De Klankbordgroep en vertegenwoordigers van de stichting gaven aan zoveel mogelijk betrokken te willen worden bij de planvorming, het liefste in coproductie. Het Plan van Aanpak dat werd vastgesteld door de raad in 2009 beschrijft een regulier en consulterend overleg met vertegenwoordigers van direct omwonenden In februari 2010 bekrachtigde het college deze participatievorm door te kiezen voor het consultatiemodel zoals beschreven in de Verordening Interactieve Beleidsvorming Bloemendaal Begin maart 2010 lichtte de portefeuillehouder het besluit toe in een bijeenkomst met de Stichting Haringbuys en de klankbordgroep. De portefeuillehouder heeft in deze bijeenkomst gezegd op constructieve wijze te willen samenwerken met omwonenden. Overleg vindt plaats met de klankbordgroep, aangevuld met een vertegenwoordiging van de stichting Haringbuys. In deze samenstelling, verder het Forum genoemd, krijgen omwonenden de gelegenheid om mee te denken over de planvorming. Zo nodig zal de gemeente ook met afzonderlijke groepen vertegenwoordigers spreken. Inwoners gemeente Bloemendaal en andere externe stakeholders Op de gemeentelijke is informatie te vinden over de ontwikkeling van het Haringbuysgebied. Daarnaast werd in een grootschalige burgerpeiling over de structuurvisie ook gepolst hoe inwoners van Bloemendaal denken over de ontwikkeling van het gebied. Raad De raad werd geïnformeerd over de voortgang van het project via de gebruikelijke lijncommunicatie. Daarnaast organiseerde het projectteam in samenwerking met de griffie een rondleiding door het gebied in het najaar van Medewerkers Direct betrokken collega s werden op de hoogte gehouden van de voortgang en ingeschakeld voor het inbrengen van kennis via de gebruikelijke projectstructuur. Andere collega s werden geïnformeerd via BLOEGLE. Media De plaatselijke en regionale media is uitgenodigd voor de informatieavond in het najaar van

4 1.5. Ontwikkelingen en planning t/m besluitvorming Stedenbouwkundig Plan Visievorming Onderzoeken en analyses April/mei 2010 Ontwerpen oplossingsrichtingen Juni/ augustus 2010 Besluitvorming college September 2010 Stedenbouwkundige visie Besluitvorming raad Stedenbouwkundige Oktober 2010 visie Projectplan Opstellen projectplan om te komen tot Oktober 2010 een beeldkwaliteitplan, een stedenbouwkundig plan en een bestemmingsplan Besluitvorming projectplan door college Oktober 2010 Bureauselectie landschappelijk en Oktober 2010 stedenbouwkundig bureau om SPvE en stedenbouwkundige visie uit te werken naar een stedenbouwkundig plan Besluitvorming raad Projectplan November 2010 Ontwerpproces Eerste vertaling van visie tot een voorlopig Januari- februari 2011 ontwerp Uitwerken concept definitief ontwerp Maart 2011 Uitwerken definitief ontwerp en Maart 2011 beeldkwaliteitplan Wijzigingsronden en informatie naar Maart- april 2011 breder publiek Besluitvorming definitief ontwerp en April 2011 beeldkwaliteitplan Stedenbouwkundig Plan ter besluitvorming Mei 2011 naar raad 4

5 2. Communicatiedoelstelingen 2.1. Strategische keuzes De kwaliteit van het planproces en de ontwikkeling hangt nauw samen met de manier waarop de gemeente omgaat met de belangen van alle spelers. Alle stakeholders moeten serieus genomen worden. De gemeente biedt omwonenden de ruimte om mee te praten over de planvorming. Daarnaast zal de gemeente regelmatig klankborden met (in- en externe) proffesionals, de welstandscommissie en belangenverenigingen op het gebied van natuur, cultuur en historie. Intensief overleg met alle stakeholders in de ontwerpfase vraagt een behoorlijke inzet van de ambtelijke organisatie. De gemeenteraad vindt deze investering noodzakelijk omdat alleen door intensief contact met alle stakeholders de verschillende belangen in beeld gebracht kunnen worden. Alleen een zorgvuldige afweging van alle belangen maakt het mogelijk de juiste keuzes kan maken Communicatieboodschap De gemeente wil het Haringbuysgebied gaan bebouwen. De uitgangspunten bij de planvorming zijn dat het gebied zo groen mogelijk blijft en dat de bebouwing past in de omgeving. De te ontwikkelen woningen moeten duurzaam zijn Bij de ontwikkeling wordt rekening gehouden met relevant gemeentelijk beleid. Bij de ontwikkeling wordt rekening gehouden met regionaal beleid zoals de Structuurvisie NH en Woningbouw in de Metropoolregio Bij de ontwikkeling wordt rekening gehouden met omwonenden 5

6 2.3. Spelers Intern Extern Projectteam Direct omwonenden Werkgroepen Inwoners van Bloemendaal Stuurgroep Direct belanghebbenden anders dan omwonenden (potentiële kopers/ huurders) College van B&W Belangenverenigingen op gebied van cultuur/natuur/ historie Presidium Welstandscommissie Griffie Media Commissie bestuur en middelen Ontwikkelaars, architecten, makelaars Raad Hoogheemraadschap Management De heer Van Dijk (mede eigenaar kavel 3111) Gemeente Heemstede Gemeente Haarlem Provincie Noord Holland Milieudienst IJmond Woningbouwvereniging Brederode/ Pre Wonen Archeologische Werkgroep Haarlem dhr T. Nieuwenhuizen KNNV natuurhistorische ver. afd. Haarlem Stichting Bescherming Erfgoed Zuid-Kennemerland Vogelwerkgroep Zuid Kennemerland Natuurmonumenten Landschap Noord Holland Ons Bloemendaal Milieufederatie Noord Holland Haarlems Dagblad Weekblad Zuid Kennemerland AB radio Milieuraad Bloemendaal Dhr. A.S.E. van Dijk Mevr. G. Buss Dhr. Barnhoorn WoonconsumentenCommissie Vrouwen Advies Commissie 6

7 2.4.. Communicatie Matrix atrix- Communicatieactiviteiten activiteiten en middelen PL: projectleider, PA: projectassistent, Co: communicatieadviseur, PT: projectteam, OT: ontwerpteam Activiteiten en rond ontwikkeling Stedenbouwkundige Visie Forum en andere externe spelers informeren over de onderzoeken, analyses en planning voor ontwerpfase Informatiebijeenkomst voor commissie grondgebied/ raadsleden Informatiesessie voor Forum. Uitleg over berekenen mogelijkheden Uitkomsten onderzoeken en analyses: Forum actief informeren en info beschikbaar stellen voor alle spelers. Werksessie Forum ontwikkelen Stedenbouwkundige Visie Werksessie Forum keuze voor 2 scenario s, inclusief voorkeursscenario Forum en andere spelers informeren over Raadsvoorstel, inzichtelijk maken overgenomen input, inclusief argumentatie Forum informeren over collegebesluit (17/8) Stedenbouwkundige visie Alle spelers informeren over raadsbesluit (23/9) Stedenbouwkundige Kosten/ Verantw. inzet Moment Middel PL: 4 uur PL Week 15 PL: 4 uur PL Week 17 info- avond CO: 5 uur PL: 6 uur PT Week 17 infosessie PA: 4 uur OT:12 uur Kwartaalpublicatie CO:8 uur PL: 2 uur PL Week 21/22 PA: 2 uur CO: 3 uur PL; 12 uur PT Juni werksessie PA: 2 uur OT: 24 uur CO: 8 uur PL: 8 uur PT Augustus werksessie PA: 2 uur OT: 12 uur CO: 4 uur PL: 4 uur PL September overleg PA: 2 uur PA:1 uur PL September PL: 15 uur PA: 15 uur CO 25 uur OT: 10 uur PT Oktober info-avond persbericht 7

8 visie 2.4. Communicatie Matrix atrix- Communicatieac activiteiten en middelen publicatie Activiteiten rond opstellen Projectplan Forum informeren over collegebesluit t.b.v. raadsvoorstel Projectplan. Alle spelers informeren over Raadsbesluit Projectplan Kosten/ inzet PL: 3 uur PA: 1 uur Verantw. Moment Middel PT Oktober PA: 1 uur PL November Activiteiten rond ontwikkeling Steden teden- bouwkundig Plan Bijeenkomst Forum over start ontwerpfase Bijeenkomst/ werksessie PT, OT, en vakspecialisten Bijeenkomst diverse belangenorganisaties Bijeenkomst Forum ivm uitwerking concept ontwerp Stedenbouwkundig Plan Info avond voor leden Commissie grondgebied over Stedenbouwkundig Plan Forum informeren over verwerking input Stedenbouwkundig Plan, incl. motivatie Alle spelers informeren over wijzigingsronden Stedenbouwkundig Plan Forum informeren over Collegebesluit Stedenbouwkundig Plan Alle spelers informeren over raadsbesluit Stedenbouwkundig plan Kosten/ inzet PL: 3 uur PA: 3 uur CO: 3 uur PT: 3 PL: 4 uur CO: 4 uur OT:20 uur PL: 4 uur PA: 4 uur PL: 4 uur PA: 4 uur CO: 4 uur OT: 6 uur PL: 3 uur CO: 4 uur PL: 3 uur PA: 1 uur PL: 1 uur PA: 1 uur Verantw. Moment Middel PT Januari infosessie PT Januari werksessie bloegle PL Januari overleg PT Februari werksessie PT Maart Info- avond PL Maart PL April publicatie PA: 1 uur PL April PL: 8 uur PT Mei info-avond PA: 4 uur interview CO: 20 uur 8

9 h-a-h brief 2.5. Verantwoordelijkheden De inzet van het team communicatie voor de communicatie rond de ontwerpfase wordt geraamd op 88 uur. De inzet zal bestaan uit het bijwonen van projectgroepvergaderingen, het adviseren over communicatie en interactieve werkvormen voor alle spelers, het voorbereiden van publicaties, brieven en interviews. De dagelijkse communicatie tussen projectteam, ontwerpteam, stuurgroep en griffie/ raad is belegd bij de projectleider volgens de gebruikelijke Bloemendaalse projectstructuur. De inzet van de projectleider, de projectassistent, het projectteam en het ontwerpteam t.b.v. communicatieactiviteiten zijn opgenomen in paragraaf 2.4. Het betreffen werkzaamheden als het voorbereiden van werksessies met stakeholders, webredactie, terugkoppeling van overleggen, etc Evaluatie Op de agenda van de projectgroepvergaderingen is communicatie een vast onderwerp. Ook op de agenda van het overleg met het forum is communicatie een vast onderdeel. Op die manier wordt alle communicatie regelmatig geëvalueerd en kan er tijdig worden bijgestuurd Toelichting op de communicatiemiddelen Overlegstructuur Overleg vindt plaats volgens de gebruikelijke projectstructuur. Werksessies In werksessies met interne- en externe specialisten wordt het plan vormgegeven. Op gezette tijden worden ook werksessies georganiseerd voor het Forum. Bijeenkomsten voor raadsleden Raadsleden en schaduwraadsleden worden uitgenodigd om op informele wijze kennis te nemen van ontwikkelingen in het project. De projectleider zal tijdens deze bijeenkomsten uitleg geven over de planvorming en indien gewenst ook een vakinhoudelijke/ technische toelichting geven. Bloemendaal.nl De gemeentelijke biedt een projectenpagina. Vanaf de homepage zijn alle lopende ruimtelijke projecten toegankelijk. Projectleiders zorgen ervoor dat deze actueel blijft. Publicatie Wekelijkse Publicatie in het Weekblad Kennemerland Zuid. Bedoeld om alle externe spelers te informeren. Altijd een verwijzing naar Bloemendaal.nl voor alle relevante documenten. Brief belanghebbenden Brief om direct omwonenden en andere direct belanghebbenden te informeren over bijvoorbeeld een informatieavond. 9

10 Persbericht Wordt ingezet bij het behalen van mijlpalen in het project en voor het aankondigen van informatiebijeenkomsten voor omwonenden. Interview met portefeuillehouder In een interview geeft de portefeuillehouder zijn visie op het project, de urgentie ervan en de aanpak. Kwartaalpublicatie Vierjaarlijkse publicatie van de gemeente Bloemendaal waarin de gemeente actuele zaken en ontwikkeling over het voetlicht brengt en daarbij aansluit bij de speerpunten van het collegeprogramma. BLOEGLE Op de homepage van het Bloemendaalse intranet BLOEGLE, staat een overzicht van Bloemendaalse projecten. Projectleiders actualiseren regelmatig de informatie die betrekking heeft op hun project Relevante documenten Plan van Aanpak ontwikkeling Haringbuys Corsanummer: Stedenbouwkundig Programma van Eisen Corsanummer: Participatienota ontwikkeling Haringbuys Corsanummer: