OfficeTeam Salarisgids België

Transcriptie

1 OfficeTeam Salarisgids 2012 België

2 Inhoud De salarisgids....2 Inleiding...3 Voornemens om aan te werven...3 De juiste mix: veelgevraagde vaardigheden...4 Tijdens het sollicitatiegesprek: kritische vragen om talent te identificeren...5 Salarisoverzicht...6 Er is meer dan salaris alleen...8 Evolutie van de extralegale voordelen....8 Nieuwe tendenzen....8 Strategische personeelsplanning...9 Als het tijd is om aan te werven: de waarschuwingssignalen...9 Het flexibele personeelsbestand: optimalisatie van tijdelijke ondersteuning...10 Opportuniteiten bij de war for talent...11 De salarisgids De OfficeTeam Salarisgids 2012 biedt een uitgebreid overzicht van de gangbare salarisvorken, extralegale voordelen en trends voor administratieve professionals in België. We bespreken ook welke vaardigheden het meest in trek zijn. Onze bevindingen zijn gebaseerd op de jaarlijkse workplace survey. Voor het onderzoek werden meer dan professionals, met verantwoordelijkheid op het gebied van werving en selectie in België, Oostenrijk, Tsjechië, Frankrijk, Duitsland, Italië, Luxemburg, Nederland en Zwitserland, bevraagd. Ongeveer de helft van de respondenten bestond uit senior HR-managers of leidinggevenden. De vragen hadden betrekking op rekrutering, talentmanagement en de balans tussen werk en privé. De salarissen op pagina 6 en 7 zijn gebaseerd op Belgische gemiddelden. Ze variëren naargelang de regio, de omvang van het bedrijf of de sector. Het gaat telkens over bruto maandsalarissen, die met 13,92 moeten vermenigvuldigd worden om het jaarinkomen te bekomen. Voor meer informatie over onze bevindingen of over de dienstverlening van OfficeTeam kunt u de dichtstbijzijnde vestiging raadplegen via 2

3 Inleiding De Belgische werkgevers zijn over het algemeen positief over de toekomst maar blijven toch voorzichtig. Bijna een derde (33%, wat vergelijkbaar is met het internationale percentage) heeft meer vertrouwen in de eigen groeikansen dan een jaar geleden. Dit weerspiegelt zich in hun voornemen om te rekruteren. Het belang van evaluaties valt in deze omstandigheden niet te onderschatten. Ook (de introductie van) talentmanagementprogramma s, voor het aantrekken en behouden van de beste mensen, moet overwogen worden. We denken onder meer aan administratieve professionals, die belangrijke sleutelrollen vervullen bij de ondersteuning van de groei en het concurrentievermogen. Om het hoofd te kunnen bieden aan de gevolgen van snel groeiende elektronische mailboxen, orderboeken en de werkdruk moeten senior management en HR-teams ook maatregelen plannen en prioriteiten stellen om de balans tussen werk en privé te optimaliseren en de stress op de werkplek te verminderen. Deze thema s verdienen evenveel aandacht als de ontwikkeling van administratieve, technische en zachte vaardigheden en het identificeren van de potential high performers. Hopelijk kunnen de bevindingen uit onze workplace survey een bijdrage leveren in het debat over deze kwesties en vormen ze voor werkgevers de basis voor het bedenken en implementeren van talentmanagementprogramma s. Voornemens om aan te werven Ongeveer een kwart (27%) van de werkgevers in België is van plan om administratief personeel aan te werven en 14% wil vertrekkend personeel vervangen. De belangrijkste motivatie voor managers om nu te rekruteren zijn: de toenemende werkdruk (39%) en de groei van de onderneming (38%). Deze cijfers komen grotendeels overeen met de internationale trends. Bijna een vijfde (18%) van de Belgische werkgevers heeft besloten om de jobs die tijdens de economische teruggang werden geschrapt of die niet werden bezet, opnieuw in te vullen. Een minderheid (5%) is van plan de bezetting van de administratieve afdelingen af te slanken als onderdeel van kostenbesparende strategieën. Wat is de belangrijkste reden om uw administratief team uit te breiden? 18% 5% 39% 38% Groei van de onderneming Toenemende werkdruk Invulling van jobs die geschrapt werden tijdens de economische terugval Groeiende focus op klantenrelaties Meer dan 70% van de respondenten voorspelt dat de aanwerving van administratieve professionals niet vanzelfsprekend zal zijn. De grootste problemen (15%) worden verwacht bij de rekrutering van administrators, receptionisten (15%), managementassistenten, PA s (15%) en verkoop- en marketingmedewerkers (12%). OfficeTeam Salarisgids

4 De juiste mix: veelgevraagde vaardigheden Administratieve professionals doen meer dan er alleen maar voor zorgen dat de organisatie en haar managers goed kunnen functioneren. Hoewel de vaardigheden en persoonlijke eigenschappen die werkgevers bij administratief personeel het meest waarderen zeer uiteenlopend zijn, kunnen we toch een top 4 samenstellen: Technologische expertise. Administratieve professionals kunnen zich onderscheiden door beter dan hun managers met Word, Excel en PowerPoint overweg te kunnen. Werkgevers verlangen steeds vaker kennis van databasepakketten en enterprise resource planning (ERP) software, zoals SAP. Inzetbaarheid. Flexibiliteit, van veel markten thuis zijn en multitasking maken het verschil. Personeelsleden die zich bereid tonen om buiten de grenzen van een formele functiebeschrijving te werken, worden vaak belast met taken met een zwaardere verantwoordelijkheid. Ze krijgen de kans om te werken aan uitdagende en unieke projecten waarin ze hun vaardigheden verder kunnen ontwikkelen. Hun loonpakket is navenant. Een klantgerichte mindset. Ondersteunende personeelsleden die zichzelf beschouwen als dienstverleners en er alles aan doen om interne klanten een eersteklas service aan te bieden, krijgen doorgaans de meeste waardering. Als dergelijke medewerkers de organisatie willen verlaten, hebben zij het meeste kans om een tegenaanbod te krijgen. Initiatie. Uitzonderlijke medewerkers onderscheiden zich door hun vermogen om, op basis van ervaring en intuïtie, te anticiperen. Ze reageren op behoeften voordat ze zich manifesteren. 4

5 Tijdens het sollicitatiegesprek: kritische vragen om talent te identificeren De technologie maakt het voor werkzoekenden eenvoudiger dan ooit om honderden sollicitatiebrieven te verzenden. In de selectieprocedure is het sollicitatiegesprek daarom de fase waarin u daadwerkelijk het juiste talent kunt identificeren. Het stellen van een reeks zorgvuldig geformuleerde, kritische vragen aan de sollicitant helpt u bij het aftoetsen van de allerbelangrijkste vaardigheden en eigenschappen waar u naar op zoek bent. Wat spreekt u het meeste aan in deze functie en waarom? Over welke vaardigheden beschikt u om een snelle en succesvolle start te kunnen nemen in uw functie en de andere aspecten van de job onder de knie te krijgen? Wat wilt u in uw nieuwe job bereiken dat u niet in uw huidige functie kunt verwezenlijken? Kunt u mij een voorbeeld geven van hoe u hebt gereageerd op constructieve feedback van een manager? Kunt u mij een voorbeeld geven van een moeilijke beslissing die u moest nemen? Wat was er zo moeilijk aan? Hoe zeker bent u dat u toen de juiste beslissing heeft genomen? Vertel eens iets over de manier waarop uw huidige functie is geëvolueerd sinds u eraan begon? In welke mate en hoe heeft u die verandering in de hand gewerkt? Kunt u mij een voorbeeld geven van de manier waarop u een conflict op de werkvloer heeft opgelost? Wat was aanvankelijk uw bezorgdheid over de situatie? Wat heeft u uit die situatie geleerd dat van pas kan komen voor eventuele latere conflicten? Als we uw professionele loopbaan even buiten beschouwing laten, wat kunt u me vertellen over uw levenservaring of uw interesses buiten het werk? Wat vertelt dit over uw persoonlijkheid en wat voor toegevoegde waarde kan dat meebrengen voor een werkgever? Kunt u mij een voorbeeld geven van een situatie waarin u uitstekend gereageerd heeft en waar u bijzonder trots op bent? Hoe kreeg u dat voor elkaar? Wie is de meest veeleisende klant intern in het bedrijf of extern die u ooit heeft ontmoet en op welke manier bent u erin geslaagd hem/haar gelukkig te maken? Wat was volgens u een van de grootste fouten die u in uw job ooit heeft gemaakt? Hoe heeft u de situatie opgelost of ervoor gezorgd dat dit niet nog eens kon gebeuren? OfficeTeam Salarisgids

6 Nationale gemiddelde salarisvorken voor administratieve professionals MANAGEMENT SUPPORT Management Assistant > 3075 Personal Assistant / Executive Assistant > 3575 OFFICE SUPPORT Data Entry Administrator > 2250 Office / Facilities Assistant > 2575 Receptionist / Telephonist > 2400 Office Manager > 3275 SALES Order Administrator > 2350 Customer Service Agent > 3075 Sales Assistant > 3075 LOGISTICS & PURCHASE Logistics Administrator / Documentation Clerk > 2575 Import / Export Assistant > 2675 Forwarding Agent > 2875 Dispatcher / Transport Planner > 2775 Stock Management Assistant > 2675 Supply Chain Assistant > 3075 Purchasing Assistant > 2675 * Ervaring in een administratieve functie 6

7 HUMAN RESOURCES Payroll Assistant > 2875 Recruiting Assistant > 2875 HR Administrator > 2575 HR Officer > 3075 MARKETING & PR (e-)marketing Assistant > 2875 PR & Communication Assistant > 2575 LEGAL Legal Secretary > 2450 Legal Assistant > 2875 FINANCE Administrative Support > 2575 * Ervaring in een administratieve functie OfficeTeam Salarisgids

8 Er is meer dan salaris alleen Wanneer administratieve professionals potentiële werkgevers evalueren, nemen ze meer dan alleen salarisvoorwaarden in beschouwing. Ze bekijken de totale mix van extralegale voordelen, bedrijfscultuur en andere omgevingsfactoren. Uit eerder onderzoek van OfficeTeam is trouwens gebleken dat 60% van de administratieve medewerkers een salarisverhoging alleen niet voldoende vindt om van job te veranderen. Evolutie van de extralegale voordelen Als we terugkijken naar OfficeTeam onderzoeken over de laatste jaren, merken we een evolutie in de manier waarop werkgevers extralegale voordelen toekennen om medewerkers aan zich te binden. Uiteraard blijven de traditionele voordelen zoals maaltijdcheques, hospitalisatieen groepsverzekeringen en de compensatie voor woon-werk verkeer hierin behoorlijke constanten. Het aanwenden van creatievere oplossingen gaat vaak gepaard met de socio-economische evolutie in een land. In moeilijke economische omstandigheden grijpen werkgevers automatisch terug naar kostenefficiënte methoden om personeel te motiveren. Over de laatste drie jaar zien we een gelijkaardige tendens wat betreft het toekennen van flexibele werktijden (33% in 2008 vs. 25% in 2011), extra vakantiedagen (25% in 2008 vs. 21% in 2011), toekenning van een bonus (19% in 2008 vs. 20% in 2011) of een laptop (15% in 2008 vs. 13% in 2011). Grote verschuivingen zijn hierin niet te onderkennen. We zien wel dat andere voordelen aan belang winnen. Het gaat hierbij eerder over niet-traditionele maatregelen, zoals sport- en cultuurcheques, opleidingsvergoedingen en een internetverbinding voor privégebruik. En ook al blijken extra s zoals een smartphone, kinderopvang of voordelen in natura sterk gewaardeerd door administratieve professionals, ze blijven toch eerder schaars. Nieuwe tendenzen: wat zit momenteel in de lift? Gezien de nakende war for talent op de arbeidsmarkt, is het voor bedrijven aangewezen extra aandacht te besteden aan employer branding of het werkgeversimago. Eén van de nieuwe trends om zich te onderscheiden van concurrerende ondernemingen is het toekennen van milieuvriendelijke voordelen zoals fietsvergoedingen, een werkgeverstussenkomst in het abonnement voor openbaar vervoer en het stimuleren van optimaal energieverbruik, zowel op de werkvloer als privé. Een tendens die de laatste jaren aan belang wint en momenteel bovenaan de verlanglijst staat, is thuiswerken en een internetverbinding voor privégebruik. In economisch betere omstandigheden steekt de aandacht voor de work-life balance traditiegetrouw de kop op en kunnen dergelijke extralegale voordelen het verschil maken voor een onderneming. En last but not least, de ecocheques. Waar tot voor kort onduidelijkheid bestond over het voortbestaan van deze cheques, is uiteindelijk een akkoord bereikt. De mogelijkheid om ecocheques te gebruiken, hangt af van de beslissingen in de paritaire comités of in de ondernemingen. Bepaalde sectoren of ondernemingen hebben de beslissing genomen om het toekennen van ecocheques te verlengen voor onbepaalde tijd. In andere sectoren moet eerst een nieuwe cao worden afgesloten. Het salaris en de extralegale voordelen zijn natuurlijk slechts een paar factoren die een rol spelen wanneer administratieve medewerkers overwegen om van werkgever te veranderen. Op pagina 11 gaan we dieper in op het belang van een talentmanagementprogramma als hoeksteen voor een gedegen retentiebeleid. 8

9 Strategische personeelsplanning De meest efficiënte strategieën op het gebied van rekrutering zijn deze waarbij voldoende flexibiliteit is ingebouwd om te reageren op gebeurtenissen, zoals wisselvallige handelsactiviteiten, seizoenspieken of onverwacht binnengehaalde opdrachten. Strategische personeelsplanning heeft te maken met het zodanig voorzien en budgetteren dat de juiste mensen en vaardigheden beschikbaar zijn om de bedrijfsdoelstellingen voor de lange termijn te behalen. Door het regelmatig evalueren van die plannen zorgt u ervoor dat vraag en aanbod op elkaar afgestemd blijven. Het vermogen waarmee mensen met stress kunnen omgaan, is echter een factor die niet mag verwaarloosd worden. Uit onderzoek blijkt dat toegenomen werkdruk, onderbemanning en onredelijke druk van het management in België tot de belangrijkste oorzaken van werkstress behoren. Dit wijst erop dat een gebrek aan strategische planning blijvend negatieve gevolgen kan hebben. Als het tijd is om aan te werven: de waarschuwingssignalen Om de concurrentiepositie te handhaven, is het cruciaal dat managers kunnen inschatten wanneer het tijd is om extra ondersteuning in te schakelen. Eerlijk antwoorden op volgende vragen, kan daarbij helpen: Burn out. Is overwerk eerder routine voor iedereen in plaats van een uitzondering voor enkelen? Worden er fouten gemaakt vanwege vermoeidheid, onoplettendheid of een geprikkeld humeur? Is de productiviteit in verhouding met de stijgende factuur voor overwerk? Besteden onze mensen veel tijd aan het blussen van brandjes? Reputatieschade. Komen er steeds vaker klachten van klanten? Wat zeggen mensen over het bedrijf op social media sites? Het aanwerven van extra mensen kost geld. Maar kunnen we het ons veroorloven om het niet te doen? Tijdnood. Zijn er goede ideeën niet gerealiseerd en zijn er belangrijke projecten herhaaldelijk uitgesteld of te laat opgeleverd? Als deze initiatieven de kwaliteit, productiviteit, omzet en winst zouden hebben vergroot: krijgen onze concurrenten dan nu een voorsprong op ons? Geen optimale inschakeling van talent. Springen onze beste teamleiders steeds in voor het vervangen van afwezige collega s? Hands-on management heeft zijn beperkingen: zou het niet goedkoper en efficiënter zijn om bekwame, tijdelijke arbeidskrachten in te huren en daarmee onze managers de gelegenheid te geven om dat te doen waar ze het best in zijn? Nieuwe opdrachten zijn geen prioriteit. Zijn we genoodzaakt nieuwe opdrachten af te wijzen omdat we over onvoldoende capaciteit beschikken? Hoe reageren onze klanten daarop? Wat zeggen onze eigen medewerkers daarover? Hoelang duurt het vooraleer onze concurrenten het te weten komen? OfficeTeam Salarisgids

10 Het flexibele personeelsbestand: optimalisatie van tijdelijke ondersteuning Het besef dat er een netwerk bestaat met betrouwbaar, beschikbaar en zorgvuldig getest administratief personeel waarop u vaak al op korte termijn een beroep kunt doen, is doorslaggevend voor een succesvolle strategische personeelsplanning. Vakantie, ziekte of zwangerschapsverlof, werkpieken, studie- of examenverlof, onverwachte of geplande trainingen, bedrijfskritische projecten, detacheringen of herplaatsingen en onverwacht lange opzegtermijnen voor nieuw personeel vormen slechts enkele van de vele oorzaken die werkgevers ertoe brengen om talentvolle administratieve professionals in te huren voor een dag, enkele weken of maanden, of zelfs een jaar of nog langer. Haal het beste uit uw uitzendkracht. Maak vooraf tijd vrij om het inzetten van tijdelijke krachten voor te bereiden en te optimaliseren. U kunt de verantwoordelijkheid voor toezicht of coaching bijvoorbeeld delegeren aan een vaste medewerker die hierdoor zijn potentieel voor promotie kan laten zien. Zorg ervoor dat de juiste apparatuur en software beschikbaar is, zodat interims meteen inzetbaar zijn. Stel hen voor aan collega s en laat hen deelnemen aan vergaderingen of sociale activiteiten wanneer dat zinvol is. Op die manier zullen tijdelijke krachten zich meteen thuis voelen. Tenslotte dragen ook duidelijke instructies, constructieve feedback en erkenning bij tot het efficiënt inzetten van een tijdelijke kracht. Reserveer budget. Zorg ervoor dat u op de hoogte bent van de uur- en dagtarieven van die categorieën tijdelijke administratieve professionals waaraan u behoefte kan hebben. Op die manier kan u maximaal beroep doen op die extra arbeidskrachten, zonder dat u daartoe andere middelen hoeft op te offeren of een businesscase vanaf nul hoeft op te stellen. Werk samen met uw wervings- en selectieadviseur. Geef zoveel mogelijk informatie over de functie en het takenpakket. Wees duidelijk over zowel de vereiste als de gewenste competenties. Sta open voor suggesties met betrekking tot overdraagbare vaardigheden. Doorgaans is tijdelijk personeel gewend aan learning on the job. Ze werken vaak snel en vertrouwen evenveel op de eigen vindingrijkheid en het persoonlijk initiatief als op de eventuele begeleiding die zij op het werk krijgen. Delegeer met vertrouwen. Tijdelijke administratieve professionals, die ervoor kiezen van het ene naar het andere project te gaan, worden steeds vaker belangrijke spelers in een strategische personeelsplanning. Vaak vervullen ze seniorfuncties en genieten ze een grote mate van autonomie. Ofwel engageren werkgevers hen om bijzondere projecten te begeleiden ofwel worden ze aangetrokken om het bedrijf draaiend te houden, terwijl het vaste personeel zich op die bijzondere projecten richt. 10

11 Opportuniteiten bij de war for talent Meer dan de helft (55%) van de door ons onderzochte bedrijven beschikt niet over een noemenswaardig talentmanagementprogramma. Slechts 51% stelt een groeiende vraag naar dergelijk initiatief vast. Minder dan vier op de tien (39%; in Luxemburg is dat 42%, in Nederland 43% en internationaal 44%) hebben een plan om high potentials te herkennen. Als indicatoren voor high performance potentieel scoren in Belgische ondernemingen innovatieve mindsets (25%) en loyaliteit en toewijding (18%) hoger dan een hoge productiviteit en technische vaardigheden (16%). Iets minder dan de helft (45%) van de bedrijven merkt al de positieve gevolgen van een actieve talentmanagementstrategie, mogelijk ten koste van zij die dat niet hebben. Vragen over talentmanagementprogramma s worden het meest (51%) gesteld tijdens functioneringsgesprekken, hoewel een vijfde (20%) van de respondenten deze vragen vooral in sollicitatiegesprekken verwacht. Wanneer krijgt u meestal de vraag over een talentmanagementprogramma in uw organisatie? 4% 15% 20% 10% Tijdens interviews met nieuwe medewerkers Tijdens evaluaties Tijdens exitinterviews Tijdens gesprekken over carrièreontwikkeling Nooit Legt uw organisatie vooral de nadruk op het behoud van medewerkers of het aantrekken van nieuwe mensen? 28% 51% 72% Behoud en ontwikkeling van huidige medewerkers Aantrekken van nieuw talent Van de bedrijven die gebruikmaken van talentmanagementprogramma s, doet meer dan twee derde (72%) dat voor de ontwikkeling en het binnen het bedrijf houden van het personeel. Voor 28% van hen zijn die programma s bedoeld om nieuwe mensen aan te trekken. Over OfficeTeam OfficeTeam is gespecialiseerd in het plaatsen van tijdelijke administratieve en secretariaatsprofielen. Met meer dan 315 vestigingen wereldwijd beschikt OfficeTeam over een uitgebreid internationaal netwerk en de juiste gespecialiseerde expertise om hooggekwalificeerde professionals aan te trekken en hen interessante opdrachten aan te bieden. In België is OfficeTeam gevestigd in Antwerpen, Brussel, Charleroi, Gent, Groot-Bijgaarden, Hasselt, Herentals, Liège, Roeselare, Wavre en Zaventem. OfficeTeam Salarisgids

12 Meer dan 315 kantoren wereldwijd Australië België Canada Tsjechië Frankrijk Duitsland Nederland Zwitserland Verenigd Koninkrijk Verenigde Staten ANTWERPEN T antwerp@officeteam.be GENT T gent@officeteam.be HERENTALS T herentals@officeteam.be WAVRE T wavre@officeteam.be BRUSSELS T brussels@officeteam.be GROOT-BIJGAARDEN T groot-bijgaarden@officeteam.be LIEGE T liege@officeteam.be ZAVENTEM T zaventem@officeteam.be CHARLEROI T charleroi@officeteam.be HASSELT T hasselt@officeteam.be ROESELARE T roeselare@officeteam.be A Robert Half Company 2011 Robert Half. An Equal Opportunity Employer.