VERANTWOORDELIJKE ONTHAAL (M/V)

Transcriptie

1 VERANTWOORDELIJKE ONTHAAL (M/V) BRUSSEL RIZIV ANG08048 Functiecontext Het Rijksinstituut voor ziekte- en invaliditeitsverzekering (RIZIV) is een openbare instelling van sociale zekerheid belast met allerlei taken op het vlak van de organisatie van de verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging, de verzekering tegen arbeidsongeschiktheid en de moederschapsverzekering. Het RIZIV is onderverdeeld in 5 grote diensten: de Algemeen ondersteunende diensten en 4 operationele diensten, met name de Dienst voor geneeskundige verzorging, de Dienst voor uitkeringen, de Dienst voor administratieve controle en de Dienst voor geneeskundige evaluatie en controle. Meer informatie over de structuur en de opdrachten van het RIZIV vindt u op de volgende website: Momenteel is er 1 vacature verantwoordelijke onthaal binnen de afdeling onthaal. Het onthaal maakt samen met de documentproductie, de verzending, het economaat en de keuken, deel uit van de directie Logistiek. Het onthaal staat in voor: Het fysiek onthaal van interne en externe klanten binnen diverse gebouwen/verdiepingen van het RIZIV. Het telefonisch onthaal van interne en externe klanten van het RIZIV. Het beheer van de vergaderzalen van het RIZIV. De behandeling van ongeadresseerde briefwisseling. Deze opdrachten worden momenteel uitgevoerd door een team van 16 medewerkers (12 Nederlandstaligen en 4 Franstaligen). Het onthaal is doorlopend open voor het publiek van 08.00u tot 17.10u. Binnen het fysiek en het telefonisch onthaal wordt in 2 ploegen gewerkt: vroeg onthaal met beginuur en uur einduur laat onthaal met beginuur en einduur. De aanwezigheid van minstens 9 medewerkers is dagelijks vereist: voor het fysiek onthaal in de gebouwen T211, N158 en M249 met telkens 2 medewerkers 3 operatoren in het callcenter dat zich in het hoofdgebouw T211 bevindt. Als onthaalverantwoordelijke coördineer je en stuur je de activiteiten van de onthaaldienst dagelijks aan en coach je de onthaalmedewerkers. Je verzekert hierdoor de goede werking van de onthaaldienst met als doel: het onthaal efficiënt en effectief te laten functioneren volgens de geldende administratieve procedures en veiligheidsregels en met het nodige budget, personeel en materiaal een continue kwaliteitsvolle dienstverlening (klantvriendelijk en correct fysiek en telefonisch onthaal, duidelijke informatieverstrekking, correct beheer vergaderzalen, vlugge en correcte verdeling ongeadresseerde post) te verzekeren aan de klant de medewerkers individueel te begeleiden en de continue ontwikkeling van de medewerkers (kennis, vaardigheden ) te optimaliseren. Binnen deze context is de kennis van het Frans een pluspunt. 1

2 Opdracht en verantwoordelijkheden Als leidinggevende leid je en organiseer je de onthaaldienst door het efficiënt en effectief inzetten en beheren van de middelen en het personeel binnen het kader van het operationeel en strategisch plan. Een visie helpen ontwikkelen op de evolutie van de sectie binnen het kader van het strategisch plan en het vertalen daarvan in operationele doelstellingen, meerjarenplannen en jaarlijkse actieplannen. Het opmaken van nota s en beleidsdocumenten betreffende vernieuwingen binnen de dienst (nieuwe opdrachten, nieuwe procedures, enz.). Het bepalen van behoeften van de dienst (personeel, materiaal, ICT-middelen) en instaan voor de opvolging en controle ervan. Het rapporteren aan de directie betreffende de activiteiten en de resultaten van de dienst. Als coach begeleid je en motiveer je de medewerkers (individueel en team) dagelijks. Je ontwikkelt en evalueert de kennis, vaardigheden, en attitudes van de medewerkers via gesprekken in het kader van de ontwikkelcirkels, gepaste stijl van leidinggeven, informatieoverdracht, enz. Je stimuleert je medewerkers tot het nemen van initiatieven en je zet hen aan om hun prestaties te verbeteren en zichzelf te ontwikkelen. Het voeren van gesprekken met de medewerkers in het kader van de ontwikkelcirkels (functiegesprek, planningsgesprek, functioneringsgesprek, balansgesprek). Het geven van feedback op een opbouwende manier, zowel positief als negatief, met betrekking tot hun werkwijze, het behalen van de resultaten, het functioneren van de medewerker, Het luisteren naar problemen van medewerkers en hiervoor zoeken naar oplossingen. Het bepalen en voorzien van opleidingen en andere vormen van kennisoverdracht in functie van de noden van de medewerker(s). Als coördinator plan en organiseer je de dagelijkse activiteiten van de medewerkers van de onthaaldienst. Je ziet toe op de kwalitatieve uitvoering van de opdrachten van de sectie (onthaal, administratie, bewaking ) met als doel een kwalitatieve dienstverlening te garanderen aan alle interne en externe klanten, en de interne werking van de onthaaldienst op een efficiënte manier te realiseren. Het opstellen van een planning in overeenstemming met de prioriteiten en ze indien nodig aanpassen in functie van onvoorziene omstandigheden. Het verdelen van de activiteiten en geven van concrete taken of verantwoordelijkheden aan de rechtstreekse medewerkers, het opvolgen van de activiteiten en de resultaten van de medewerkers en het bijsturen van de resultaten indien nodig. Het controleren en opvolgen van de personeelsadministratie: planning verlof en kredieturen, planning permanenties enz. Het oplossen van de personeelsproblemen (ziekte, verlof ) door vervanging te zoeken om het onthaal te verzekeren of door eventueel zelf administratieve taken uit te voeren. Als communicator ben je het interne of externe aanspreekpunt voor het beantwoorden van vragen om inlichtingen (mondeling via telefoon, aan de balie, ) en het verschaffen van een basisuitleg over de activiteiten, werking en dienstverlening van het RIZIV aan internen en externen (medewerkers, hiërarchie, burgers, instanties, diensten, overlegorganen, organisaties, ). Je verwerft, beheert en verspreidt adequate informatie, kennis en middelen van relevante domeinen voor de onthaaldienst. Dit doe je door zelf permanent op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen en het overdragen/communiceren en implementeren van die kennis aan de hiërarchische meerderen, medewerkers, collega s, dienstverantwoordelijken, en de deskundigheid van je medewerkers te verhogen. Het opbouwen en onderhouden van een netwerk van contacten/partners. Het verzamelen van de documentatie/informatie die over het onderwerp in kwestie wordt gevonden door het raadplegen van verschillende bronnen (contactpersonen, archief, intranet ). Beschikbaar zijn als contactpersoon om een antwoord te bieden op specifieke vragen. 2

3 Het deelnemen aan overlegvergaderingen om planningen en prioriteiten binnen en buiten de sectie overeen te komen, om de visie van de medewerkers te uiten, Het opstellen of beheren van documenten of informatie die eigen zijn aan de sectie om een antwoord te kunnen geven op de vragen van de medewerkers en te waken over de juiste verspreiding van belangrijke informatie (bijvoorbeeld werkprocedures, standaardbrieven, werkmiddelen zoals lijsten enz.). Competenties Je bent in staat snel kennis en inzicht in de activiteiten en structuur van de verschillende RIZIV-diensten en in de daarmee samenhangende behoeften aan logistieke ondersteuning te verwerven. Je bent sterk in het leiden en coachen van een team. Bij voorkeur heb je daar enige ervaring in. Je bent in staat het werk efficiënt te organiseren en dit op een planmatige, resultaatgerichte en proactieve wijze. Je kan zelfstandig omgaan met onverwachte situaties, je zoekt naar alternatieven en implementeert oplossingen. Je bent klantgericht en vindt een snelle en efficiënte service aan zowel de burger als de interne klant essentieel. Je bent contactvaardig en communicatief sterk. Je beschikt over kennis van Windows, kennis van MS-office (Word, Excel, Powerpoint en Access) en kennis van internet en intranet. Arbeidsvoorwaarden Je wordt aangeworven in de graad van administratief deskundige (niveau B) met de bijhorende weddenschaal (BT1). Minimum aanvangswedde: ,73 EUR (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Verder biedt het RIZIV je: een interessante hospitalisatieverzekering gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer (trein tram bus metro) een gunstige verlofregeling uitgebreide opleidings -en ontwikkelingsmogelijkheden een moderne omgeving met de nieuwste technologieën een eigen Sociale dienst die o.m. een aantal groepsactiviteiten en -voordelen aanbiedt een bedrijfsrestaurant (met warme en koude maaltijden) aan democratische prijzen. Het RIZIV is gelegen vlak aan de metrohalte Montgomery in Brussel. Info Voor meer informatie omtrent de inhoud van de functie kan je terecht bij: Mevrouw An Decadt - Adviseur Algemeen ondersteunende diensten - Directie Logistiek -RIZIV Tel: 02/ an.decadt@riziv.fgov.be Of bij afwezigheid: Patricia Claeys - Attaché HR-dienst planning, werving en opleiding - RIZIV Tel: 02/ patricia.claeys@riziv.fgov.be 3

4 Deelnemingsvoorwaarden De deelnemingsvoorwaarden zijn een absolute voorwaarde voor deelname aan een selectieprocedure bij Selor. Je dient absoluut in het bezit te zijn van één van de diploma s die worden vermeld onder de titel VEREISTE DIPLOMA S. VEREISTE DIPLOMA S op 7 juli 2008: Een diploma van het hoger onderwijs van het korte type (basisopleiding van één cyclus vb. graduaat, professionele bachelor) met volledig leerplan of voor sociale promotie, afgeleverd door een hogeschool: in het studiegebied handelswetenschappen en bedrijfskunde ( vb. bedrijfsbeheer, secretariaatsbeheer, ) of in het studiegebied sociaal-agogisch werk (vb. maatschappelijk assistent, ) of in het studiegebied onderwijs in een richting handel of economie of in een richting informatica. Je kan eveneens deelnemen wanneer je: je diploma vroeger behaalde onder een andere benaming, die gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma s Je kan deelnemen onder voorbehoud wanneer je: je diploma hebt behaald in een ander land dan België Betreft het een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland? Na ontvangst van je diploma raadpleegt Selor de Vlaamse overheid om het niveau van de gedane studies te kennen. Op basis van het verstrekte advies beslist Selor om je al dan niet tot de selectie toe te laten. Deze procedure is vastgelegd bij de koninklijke besluiten van 6 en 22 mei 1996, waarbij de bepalingen van de Europese richtlijnen betreffende een algemeen stelsel van erkenning van diploma s in aanmerking worden genomen. Betreft het een land dat GEEN LIDSTAAT van de Europese Economische Ruimte is? Indien je nog niet de gelijkwaardigheid van je diploma hebt verkregen, moet je om toegelaten te worden tot de selectieprocedure de academische gelijkwaardigheid van je studiegetuigschriften met een door het selectiereglement vereist Belgisch diploma hebben verkregen VOOR het afsluiten van de selectieprocedure. Daar deze procedure relatief lang duurt, richt je je best vanaf nu tot de Vlaamse overheid op het telefoonnummer je diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands Naargelang het geval is het mogelijk dat je voorafgaand aan de selectie een taalexamen moet afleggen bij Selor om je kennis van het Nederlands te bewijzen. Als je niet zeker bent dat je op basis van je diploma aan deze selectie kunt deelnemen, neem dan vooraf contact op met de DIPLOMADIENST van Selor infolijn kandidaten: , per diploma@selor.be of per fax: Als je vragen hebt in verband met de taal van je diploma, neem dan contact op met de TAALDIENST van Selor infolijn kandidaten: , per taal@selor.be of per fax: Selectieprocedure Eigenlijke selectie Computergestuurd gedeelte: in-basket Duur: ongeveer 3 uur Op basis van verschillende taken, waarvoor je de nodige informatie ontvangt tijdens de sessie, worden je competenties op vlak van omgaan met informatie en omgaan met taken geëvalueerd. 4

5 Om te slagen moet je minstens 12 op 20 behalen. Enkel de eerste 20 geslaagden zullen weerhouden worden om deel te nemen aan het mondelinge gedeelte. Mondeling gedeelte: case en interview Duur: ongeveer 45 minuten + voorbereidingstijd Het gedragsgericht interview wordt voorafgegaan door een case waarvoor de nodige tijd voorzien wordt. Tijdens het gesprek met de selectiecommissie wordt je voorbereiding verder behandeld. Het interview beoogt de evaluatie van de competenties in overeenstemming met de functie alsook van je motivatie en je interesse voor de functie en de functiecontext. Om te slagen moet je minimum 24 punten op 40 behalen. Je online-cv in Mijn Selor wordt gebruikt als bijkomende informatie bij het interview. Na iedere selectiefase kan je feedback vragen. Je moet dit wel schriftelijk en binnen een redelijke termijn (max. 3 maanden) doen (wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur). In overeenstemming met de reglementaire beschikkingen die de relaties regelen tussen de overheid en de syndicaten, heeft elke representatieve syndicale organisatie het recht zich te laten vertegenwoordigen door een afgevaardigde gedurende elk selectiegedeelte dat door Selor wordt georganiseerd. Deze afgevaardigden zijn verplicht discreet en vertrouwelijk om te gaan met informatie en documenten waarvan zij tijdens deze opdracht kennis nemen. Lijst van geslaagden De rangschikking van de geslaagden zal opgesteld worden op basis van de resultaten van het computergestuurd en het mondeling gedeelte. Voor de hierbij gemaakte rangschikking zal, bij gelijkheid van punten, de voorrang gegeven worden aan de geslaagden met het hoogste aantal punten voor het mondeling gedeelte. Bij nieuwe gelijkheid krijgt de oudste geslaagde de voorrang. Na deze selectie wordt een lijst met maximum 10 geslaagden aangelegd die 2 jaar geldig blijft. Indien er voor de toekenning van de laatste plaats verscheidene geslaagden zijn met een gelijk aantal punten, wordt het maximum aantal geslaagden in hun voordeel verhoogd. Naast deze lijst van geslaagden wordt een bijzondere lijst opgesteld van de personen met een handicap die geslaagd zijn. Deze personen worden er enkel in opgenomen op hun vraag en voor zover zij een attest hebben voorgelegd waarin hen de hoedanigheid van persoon met een handicap wordt toegekend. De personen met een handicap die zijn opgenomen in de bijzondere lijst blijven hun rangschikking behouden zonder beperking in de tijd. Kandidaten met een handicap Indien je ten gevolge een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen aan de selectieprocedure EN/OF gerangschikt wenst te worden op de bijzondere wervingslijst voorbehouden voor laureaten met een handicap (KB 6 oktober 2005) dien je in je online cv bij persoonlijke gegevens procedure voor kandidaten met handicap ja aan te vinken. Onder het luik handicap dien je vervolgens kenbaar te maken van welke mogelijkheden je gebruik wil maken. Je dient ons voor 7 juli 2008 een gepast attest te bezorgen door het op te laden in het luik handicap of door het op sturen naar Selor, t.a.v. Vincent Van Malderen, Bischoffsheimlaan 15, 1000 Brussel met de vermelding van je rijksregisternummer, je naam, je voornaam en het selectienummer ANG08048 (de datum van de poststempel geldt als bewijs). Indien je geen mogelijkheid hebt om online in te schrijven dien je zo spoedig mogelijk en uiterlijk op 07/07/2008 contact op te nemen met Ilse De Coensel via 02/

6 Aanstellingsvoorwaarden Als je geslaagd bent voor deze selectie, moet je om benoemd te worden op de datum van indiensttreding: Belg zijn of burger van een ander land behorende tot de Europese Economische Ruimte of de Zwitserse Bondsstaat een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking de burgerlijke en politieke rechten genieten. Je wordt benoemd nadat je de stageperiode met succes hebt vervuld. Hoe solliciteren? Solliciteren kan tot 7 juli 2008 via: Website: Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je je online cv volledig invult in Mijn Selor en je een kopie van je diploma oplaadt in je online-cv in Mijn Selor voor 7 juli 2008 en je online solliciteert voor deze vacature door op de knop Solliciteren te klikken in de lijst met vacatures. Indien je je diploma niet kan opladen dien je het voor 7 juli 2008 op te sturen naar Selor, T.a.v. Ilse De Coensel, Bischoffsheimlaan 15, 1000 Brussel met de vermelding van je rijksregisternummer, je naam, je voornaam en het selectienummer ANG08048 (de datum van de poststempel geldt als bewijs). Indien je geen mogelijkheid hebt om online in te schrijven, neem je best contact op met Ilse De Coensel via tel: 02/ of mail: ilse.decoensel@selor.be om eventueel op een andere manier in te schrijven (sollicitaties per post worden ook aanvaard). Solliciteren via internet biedt je echter het voordeel dat je je gegevens slechts 1 keer aan ons doorgeeft. Je krijgt ook meteen feedback of je aan bepaalde voorwaarden voldoet. Voor hulp met je online inschrijving contacteer je best de infolijn: Je kandidatuur moet beantwoorden aan de deelnemingsvoorwaarden. SELECTIEBUREAU VAN DE FEDERALE OVERHEID Gebouw Centre Etoile Bischoffsheimlaan 15 B-1000 BRUSSEL Infolijn kandidaten Fax +32 (0) selecties@selor.be 6