Handleiding Face-IT. (c) 2006 Agro Centre for Strategic Entrepreneurship versie NT NL Face-IT versie x

Transcriptie

1 Handleiding Face-IT (c) 2006 Agro Centre for Strategic Entrepreneurship versie NT NL Face-IT versie x

2 Systeem eisen Windows XP. Acrobat Reader. Evt. te downloaden op De weergaven in deze tutorial kunnen afwijken van de versie van het programma wat u gebruikt en van de gebruikersrechten van uw account. Wat is Face-IT? Face-IT Face-IT is een tool waarmee de prestaties van een bedrijf kunnen worden gepositioneerd ten opzichte van spiegelgroepen. Op basis hiervan kunnen sterke- en zwakke punten in de bedrijfsresultaten worden opgespoord. Een spiegelgroep bestaat uit een groep bedrijven die goed vergelijkbaar is met het te spiegelen bedrijf. De gebruiker van de tool kan zelf bepalen op basis van welke criteria de spiegelgroep wordt samengesteld. Een tot nu toe veel gebruikte methode is het selecteren op basis van overeenkomstige bedrijfsstructuur. Face-IT is uitgerust met aan faciliteit waarmee rapporten in pdf-formaat kunnen worden gepresenteerd. Naast cijfers in tabelvorm worden de verschillen tussen het te spiegelen bedrijf en de spiegelgroep ook grafisch weergegeven met behulp van groene en rode balkjes (zie figuur). Een groene balk betekent steeds een gunstige afwijking t.o.v. de spiegelgroep, terwijl een rode balk juist wijst op een ongunstige afwijking. Het spiegelen kan voor elk willekeurig kengetal plaatsvinden. Zodra een kengetal in de database van het programma staat, dan kan het ook gespiegeld worden. Aanvankelijk werd Face-IT met name gebruikt om te spiegelen op Profit- en Planet-kengetallen, maar momenteel wordt ook aan de invulling van Peoplekengetallen gewerkt. De tool is in eerste instantie ontwikkeld voor de melkveehouderij, maar wordt nu ook gebruikt binnen andere sectoren. De enige voorwaarde om met de tool aan de slag te gaan is het beschikbaar hebben van een database voor de desbetreffende sector. Face-IT wordt op dit moment ingezet in verschillende projecten en binnen het groene onderwijs. Het is een web-based programma, welke gedownload kan worden. Het programma kan via een wachtwoord worden opgestart.

3 Face-IT opstarten Na het starten van PFaceIT.exe kan worden gekozen uit verschillende talen voor zover deze zijn meegeleverd met de installatie. De Tools worden standaard in het Engels geschreven. Een installatie bevat standaard ook de Nederlandse vertaling. Indien een taal wordt gekozen waarvan geen taalbestand aanwezig is, dan wordt de Tool in het Engels gestart. Na het kiezen van de taal komt u in het welkomstscherm.

4 Van start met Face-IT. In het welkomstscherm kunt u de database kiezen. Wilt u veranderingen in de gebruikte gegevens van de database aanbrengen dan kan dit in het menu Setup, waar u kunt kiezen tussen formules en opties. Dit kan alleen indien dit binnen uw gebruikersrechten past. Kies nu een database, kies een jaar. Indien u de beschikking heeft over de invoer facaliteit, dan is de knop [Invoer data] zwart. Dit kan alleen indien dit binnen uw gebruikersrechten past

5 Invoer data Ga via de knop [Invoer data] naar de invoerschermen. Nu kunt u op twee manieren verder gaan. 1) Inlezen Excel-bestand 2) Handmatige invoer (alleen bedrijfseconomisch / inclusief btw) Downloaden Excel-bestand Via de link is de invoersheet voor veehouderij te downloaden. Ga hiervoor naar [Tools], [Informatie]. Om dit bestand te downloaden moet u wel eerst inloggen. Gebruik hiervoor hetzelfde account als voor Face-IT Invoer gegevens in Excel-bestand Gegevens kunnen worden ingevoerd in de sheet invoer. Kies hier Soort invoer en vul de gekleurde velden in. Sla vervolgens het bestand op en sluit Excel af. Inlezen Excel-bestand Gaat u een Excel-bestand inlezen. Sluit dan eerst alle Excel-applicaties af indien deze geopend zijn. Ga naar [Bestand], [Inlezen], [Excel-bestand]. Hierna krijgt u het volgende scherm: Zet bij sheetnaam de naam van de sheet en kies <Inlezen>. Nu krijgt u een scherm waarin u het in te lezen bestand moet selecteren. Kies <OK> en uw bestand wordt ingelezen. Indien het bedrijf al bestaat in de database, dan zal er een melding komen of u de data wilt overschrijven.

6 Als onderin het inlees scherm de melding <-klaar-> komt te staan, dan kunt u het scherm sluiten. Het is aan te raden om hierna het bedrijf te kiezen, de invoerschermen te bekijken en de data (evt.) op te slaan. Sluit u hierna de invoer af, dan kan u de volgende melding krijgen. Klik hier [No].

7 Handmatige invoer bedrijfsgegevens: Om nieuwe basis bedrijfsgegevens in te voeren, kies in het startmenu. U komt nu in het formulier Invoer basis bedrijfsgegevens. Hiervan zijn bedrijfsnummer, naam en woonplaats verplichte invoervelden. Door nu de button [Opslaan] te kiezen wordt de ingevoerde data opgeslagen en komt u in het volgende menu terecht. Kiest u [Terug] dan worden de gegevens niet opgeslagen en komt u terug in het hoofdmenu. Om een al reeds ingevoerd bedrijf te selecteren, kies [Bestaand bedrijf] in het startmenu.

8 In dit venster kunt u eenvoudig met de muis de regel van het gewenste bedrijf aanklikken en de selectie is gemaakt. U komt nu in het hoofdmenu.

9 Via de knop [Bijwerken] het startmenu komt u in het scherm Wijzig basis bedrijfsgegevens. Hier kunt u de gegevens wijzigen: wijzig de gegevens en klik op de knop [Wijzigen]. U komt dan terug in het startmenu. U kunt hier ook bedrijven verwijderen. Hiermee verwijdert u de data van het gekozen bedrijf uit de interface. Klik hiervoor de knop [Verwijderen].

10 4 Invoerscherm Heeft u een nieuw bedrijf toegevoegd of een bestaand bedrijf gekozen, dan komt u in het hoofdmenu LEI-Tools. Klik nu de knop [Invoerschermen]. Kies nu de soort invoer.

11 U komt nu in de invoerschermen. Hier worden de specifieke gegevens gevraagd afhankelijk van de gekozen database en tool. Het invoerscherm bestaat uit meerdere schermen achter elkaar. geeft aan in welk scherm u zit. U kunt via de buttons en respectievelijk vooruit en achteruit bladeren. Met [Opslaan en Terug] wordt de data opgeslagen en keert u terug naar het hoofdmenu.. Met [Cancel] verlaat u het invoerscherm zonder de data op te slaan. U wordt nog wel om een bevestiging gevraagd:

12

13 Face-IT Met het programma Face-IT kan o.a. een GSD invoerbestand gecreëerd worden op basis van een database met BIN-gegevens. Face-IT kan ook gebruikt worden om voor een bestaand bedrijf zogenaamde spiegelgroepen samen te stellen. Een spiegelgroep kan worden gebruikt als hulpmiddel voor de interne bedrijfsanalyse. Daarnaast kan Face-IT worden gebruikt ter ondersteuning van de strategievorming, door oriëntatie op andere strategieën. Hiervoor kan Face-IT gevoed worden met elke willekeurige gegevensset. Stap 1: kies hoofdinstelling: Voor het maken van een vergelijkingsgroep op basis van bedrijfsgegevens uit de Face-IT database vink [Strategie]. Voor het maken van een vergelijkingsgroep niet op basis van gegevens uit de database of voor het verkennen van strategie, vink [Strategie] aan. Het eerste deel van deze handleiding gaat alleen in op het aanmaken van een strategiegroep. U doorloopt daarbij de volgende stappen: 1. Kies in het invoerscherm een bedrijf (zie bedrijfsnummer in bijlage FACE-IT Invoerscherm ) Voor het aanmaken van een GSD-bestand is in feite niet van belang welk bedrijfsnummer u kiest. 2. Vink onder aan het strategiehokje aan (standaard aangevinkt). 3. Kies voor dat bedrijf een klein aantal relevante criteria. Voor deze criteria kunt u aangeven wat het belang hiervan is, oftewel, wat de spreiding mag zijn ( 1 houdt in geen spreiding). Omdat u onderaan in het invoerscherm het Strategie hokje heeft aangevinkt, kunt u ook streefwaarde, -belang en spreiding invullen. Face-IT zoekt op basis van de getallen die u hier invult een zo goed mogelijk passende groep bedrijven. Let op!! Hoe meer kengetallen u aanvinkt, hoe kleiner de kans dat het programma passende spiegelbedrijven kan vinden. Het kan ook zo zijn dat er geen enkele spiegelbedrijven van uw bedrijf in de database aanwezig zijn (b.v. als u een quotum heeft van liter). 4. Aandachtspunt bij de op te geven kengetallen vormen eventuele tweede takken. Zoekt u een zuiver melkveebedrijf, geef dit dan ook aan. Anders bestaat het risico dat u een bedrijf aanmaakt met enkele varkens en kippen met bijbehorende meststromen. Dit levert bij de toepassing van de spelsimulatie weer problemen op. 5. Druk op start om de berekeningen te starten. Face-IT zoekt vervolgens in de BIN-database naar bedrijven die het meest op het door u ingestelde bedrijf lijken. Tijdens de verwerking ziet u een voortgangsscherm. Nadat de berekeningen klaar zijn, verschijnt een scherm zoals in bijlage FACE-IT uitvoerscherm. Hierin ziet u boven bij bedrijven: of bedr-str (afhankelijk of u wel of niet strategie heeft aangevinkt) de gevonden bedrijven. 6. U kunt aan het getal links onderin het scherm zien hoe goed het gevonden bedrijf (eigenlijk het gemiddelde van de gevonden groep bedrijven) past bij de opgegeven criteria.

14 Als de match erg goed is dan is dit getal bijna 1. Globaal kan worden gesteld dat het getal minimaal 0.7 moet zijn. U kunt dit zelf echter ook beoordelen op basis van de kengetallen. 7. Vul in NrDataSet het bedrijfsnummer van uw bedijf in en druk op opslaan om het bedrijf met het juiste nummer op te slaan. Het bestand wordt op de GSD directory uitvoer opgeslagen. Om het zojuist gecreëerde bestand te kunnen gebruiken in GSD, dient u dit bestand eerst in de schil in te lezen. Daarna kunt u GSD pas opstarten. Standaard worden er 10 spiegelbedrijven gezocht. Onderaan in het FACE-IT Invoerscherm wordt het aantal bedrijven in de vergelijkingsgroep in de variabele #InGroep (ook#genen) vastgelegd. Dit cijfer bepaalt dus de grootte van de spiegelgroep. Wijkt de spiegelgroep sterk af van het te spiegelen bedrijf, dan kan de groepsgrootte kleiner worden gemaakt. De spiegelgroep kan uit maximaal 20 bedrijven bestaan. Wij adviseren u de instelling van de variabelen die zich naast #InGroep bevinden niet (!) te wijzigen. Voor het aanmaken van een spiegelgroep geldt bijna dezelfde handelswijze. Echter hier kunnen geen waarden worden ingevuld.

15 Uitvoer PDF-Rapportage De rapportage: - Mirror report: Deze rapportage geeft zowel de bedrijfsgegevens als de vergelijkingsgroep(en) weer, tevens worden de verschillen (grafisch) weergegeven. Kies in het uitvoerscherm [Uitvoer], [Exporteer naar rapportage PDF]. Nu wordt de data voor de rapportage berekend. Dit kan afhankelijk van de snelheid van uw internetverbinding even duren. Hierna wordt Acrobat Reader geopend met de rapportage. Let op: op sommige systemen wordt Acrobat Reader niet automatisch geopend. Open in dit geval eerst Acrobat Reader en genereer daarna het rapport. Let op: Heeft u een rapport gegenereerd en u wilt het volgende genereren onder dezelfde naam, sluit dan eerst de reeds geladen rapportage.

16 BIJLAGE: FACE-IT Invoerscherm Figuur 1, Instellingen Face-IT In dit voorbeeld wordt een spiegelgroep gezocht voor bedrijf 10. De vergelijkingsgroep bedrijf wordt gezocht op basis van de structuur van het bedrijf (grasland, akkerbouw, percentage veen, vleesvarkens en totale melkproductie). Wat voor deze sessies van belang is, is het '#Genen': dit cijfer bepaald de grootte van de spiegelgroep. Wijkt de spiegelgroep sterk af van het te spiegelen bedrijf, dan kan de groepsgrootte kleiner worden gemaakt. Afhankelijk van de licentie kan worden gekozen uit twee soorten bedrijven: de BIN-bedrijven of bedrijven die in de LEI-Tools-interface zijn ingevoerd.

17 BIJLAGE: FACE-IT Uitvoerscherm Figuur 2, Presentatie spiegelgroep. In dit scherm worden in het meest linkse vlak het aantal bedrijven ingegeven. Ook worden de absolute waarden van zowel het te spiegelen bedrijf weergegeven, als het gemiddelde van de vergelijkingsgroep. Ook wordt de spreiding weergegeven van de kengetallen. In dit scherm kan worden gecontroleerd of de vergelijkingsgroep voldoet aan de normen van de gebruiker.