Agenda. Introductie. Interviewresultaten en aanbevelingen. Bijlagen C

Transcriptie

1 Agenda Introductie Interviewresultaten en aanbevelingen Bijlagen 1

2 Introductie ROC Eindhoven heeft Nolan, Norton & Co. gevraagd kort te inventariseren hoe de programmaorganisatie van de Netwerkschool ingericht kan worden Achtergrond ROC Eindhoven wil vanaf het schooljaar 2010/2011 gaan experimenteren met het onderwijskundig concept Netwerkschool Het ministerie van OC&W beoogt met het Netwerkschoolexperiment door middel van innovatie te komen tot efficiëntere bedrijfsvoering van scholen, het ROC Eindhoven wil hiernaast ook de instroom van studenten doen toenemen Het experiment wordt binnen het ROC Eindhoven gehouden binnen de BOL-opleiding 1 Middenkader Engineering, niveau 4 Besloten is dat het experiment zal worden uitgevoerd in de vorm van een programma Het ROC Eindhoven is nog zoekende naar de inrichting van het programma en hoe de samenhang met de lijn geborgd kan worden Vraagstelling Hoe moet het programma de Netwerkschool georganiseerd worden, zodat de programmadoelstelling bereikt wordt en de samenhang met de lijn geborgd wordt? Bron: Intakegesprek A. Wintels, M. Blei en E. Ogink 22 september 2010 Bron: Businessplan netwerkschool techniek, overleg netwerkschool 16 september 2010 Noot: 1 BOL: Beroepsopleidende leerweg Bij de inrichting van de programmaorganisatie dient de samenhang van de Netwerkschool met de reguliere lijnorganisatie en met gerelateerde programma s geborgd te worden 2

3 Introductie De inventarisatie en de aanbevelingen zijn besproken met de betrokenen en door hen aangenomen in de afspraak van 22 oktober 2010 Agenda Bespreken inventarisatie Bespreken aanbevelingen Bepalen vervolgstappen Betrokkenen Jos Hegeman Donald Mallien Geert Croes Antoine Wintels Marieke Blei Elles Ogink (NNC) De feedback uit de meeting van 22 oktober is verwerkt in de volgende slides 3

4 Agenda Introductie Interviewresultaten en aanbevelingen Bijlagen 4

5 Samenvatting interviews Uit de interviews blijkt dat met name behoefte is aan meer duidelijkheid over de rollen, verantwoordelijkheden en juist ook vrijheden binnen het programma Onderwerp (Ver)brede doelstelling Toelichting Uit de interviews is gebleken dat het ROC Eindhoven de doelstelling breder trekt dan het verbeteren van de (efficiency van de) bedrijfsvoering door innovatie maar zich ook richt op het verbeteren van de instroom van studenten Vrijheidsgraden Inrichten programma organisatie Er is behoefte aan een structuur of organisatie waarin enerzijds gestimuleerd wordt om de gebaande paden te verlaten en mensen uit hun comfortzone te laten komen, maar anderzijds ook afspraken gemaakt worden over hoe ver de vrijheid om te experimenteren gaat. Dit ten aanzien van de richtlijnen van de onderwijsinspectie, het ROC-kader en besteding van het toegekende budget Tevens dient de programma organisatie te voorzien in het borgen van de samenhang met de reguliere lijnactiviteiten en -organisatie en de samenhang met gerelateerde programma s. Ook bestaat er behoefte aan duidelijke toekenning van rollen en verantwoordelijkheden Concretiseren programmaplan Tot slot is uit de interviews naar voren gekomen dat nog gezocht wordt naar concrete stappen en een volgorde daarin. Het hele programma is erg breed en er bestaat behoefte het programmaplan verder te concretiseren Bron: Interviews met Jos Hegeman, Geert Croes, Donald Mallien en Marieke Blei 5

6 Doelstelling Netwerkschool Het programma kent twee duidelijke doelstellingen, namelijk het effectiever en efficiënter aanbieden van onderwijs én het verbeteren van de instroom Doelstelling Netwerkschool Doelstelling De doelstelling van de Netwerkschool zijn: 1. beter, effectiever en efficiënter onderwijs aanbieden; verhogen van het leerresultaat, een meerwaarde zijn voor de sociale omgeving van de school en het verbeteren van het financieel rendement 2. bevorderen dat meer studenten (in het bijzonder meisjes) kiezen voor een technische opleiding. De focus wordt gericht op de doelgroep geïnteresseerde generalisten en techniek wordt context gerelateerd aangeboden ROC Eindhoven streeft de volgende deelresultaten na: 1. het aantal contacturen is toegenomen en er wordt gewerkt met persoonlijke opleidingsplannen 2. elke student heeft een eigen loopbaanbegeleider 3. de inzet van ICT is aantoonbaar toegenomen 4. de Netwerkschool is 50 weken open en iedere 10 weken is er een instroommoment 5. het diplomarendement van de opleiding MiddenkaderEngineering ligt in 2015 tenminste op het huidige niveau, dat wil zeggen minimaal 70% 6. het voortijdig schoolverlaten ligt onder het ROC gemiddelde 7. het financiële resultaat per student in de alternatieve opleiding mag niet lager zijn dan het financiële resultaat per student in de reguliere opleiding Middenkader Engineering 8. de ratio onderwijsmedewerker - student wordt teruggebracht van 1:15 naar 1: 24 in 2014/ minimaal 250 extra studenten (waaronder meer meisjes en allochtonen) stromen in, in een (contextgerelateerde) technische opleiding Middenkader Engineering Bron: Projectplan Netwerkschool Middenkader Engineering 4 De doelstelling van het ROC Eindhoven is breder dan de doelstelling van het ministerie van OC&W, het is zaak te borgen dat beide doelstellingen voldoende aandacht krijgen en gerealiseerd worden 6

7 Interviewresultaten en aanbeveling: scope De programmascope is duidelijk en kent een relatie met het programma Nieuwbouw Techniek en het Centrum voor Innovatief Vakmanschap Scope Netwerkschool Scope Bevindingen: De scope van de Netwerkschool omvat alle bedrijfsprocessen aangaande de niveau 4 opleiding Middenkader Engineering (crebo nummer 94420) tot en met het schooljaar 2014/2015 Doordat de scope van de Netwerkschool alle bedrijfsprocessen omvat, bestaat er afhankelijkheid en zelfs overlap met verschillende andere programma s. Ook putten de verschillende programma s voor een groot deel uit dezelfde resourcepoule: - het programma Nieuwbouw Techniek en het Centrum voor Innovatief Vakmanschap kennen een nauwe relatie met het programma Netwerkschool omdat de ervaringen uit de Netwerkschool moeten landen in deze programma s - de Netwerkschool en de Roadmap to Excellence overlappen deels doordat ze raken aan dezelfde onderwijsthema s en de hierbij behorende aspecten op het gebied van personeel, onderwijslogistiek en systemen Aanbevelingen: 1. Bewaak de relatie met de programma s Nieuwbouw Techniek en het Centrum voor Innovatief Vakmanschap door de drie programma s te besturen vanuit één stuurgroep, daarnaast dienen de programmamanagers onderling af te stemmen 2. Bewaak de overlap met de Roadmap to Excellence door afstemming op maandelijkse basis tussen de programmamanagers en het opnemen van personen in de stuurgroep van de Netwerkschool die goed zicht hebben op de Roadmap to Excellence Bron: Projectplan Netwerkschool Middenkader Engineering 4, Interviews met Jos Hegeman, Geert Croes, Donald Mallien en Marieke Blei, analyse NNC 2010 De relatie en overlap met andere programma s zoals de Roadmap to Excellence (RtE) kan bewaakt worden door afstemming tussen de programmamanagers en door de stuurgroep 7

8 Interviewresultaten en aanbeveling: (plateau)planning Gezien de brede doelstelling en scope verdient het aanbeveling een prioriteitstelling en een fasering in het programma aan te brengen (Plateau)planning Netwerkschool Plateauplanning Bevindingen In de interviews is aangegeven dat het belangrijk is focus in het programma aan te brengen door een prioriteitstelling en fasering in het programma aan te brengen. Dit is van belang omdat de doelstelling en scope van het programma erg breed zijn en omdat niet alles tegelijkertijd opgepakt kan worden Op basis van de prioriteitstelling en fasering kan een (plateau)planning voor het programma opgesteld worden, dit vereist een concretisering van het programmaplan Aanbevelingen: 1. Concretiseer het programmaplan samen met docenten: - bepaal prioriteitstelling (waarbij oog is voor het zogenaamde low hanging fruit ) - bepaal fasering van het programma en bijbehorende (plateau)planning - identificeer projecten die onderdeel uitmaken van het programma - vul de bestaande project A4 s aan met tijdslijnen, mijlpalen etc. (zie format in bijlage) - bepaal afhankelijkheden tussen de projecten en met de andere programma s - stel een detailplanning op Bron: Projectplan Netwerkschool Middenkader Engineering 4, Interviews met Jos Hegeman, Geert Croes, Donald Mallien en Marieke Blei, analyse NNC

9 Interviewresultaten en aanbeveling: programma organisatie Er bestaat behoefte aan een heldere programma organisatie met duidelijkheid over de rollen, verantwoordelijkheden en vrijheden in het programma Programma organisatie Netwerkschool Programma organisatie Bevindingen: In de interviews is aangegeven dat de behoefte bestaat aan duidelijkheid over de volgende rollen en verantwoordelijkheden binnen het programma: - opdrachtgever, programmamanager en projectteam(s) - Stuurgroep voor strategische keuzes en budget- en resource allocatie - aanspreekpunt voor operationele afstemming met de reguliere lijn - ondersteuning in projectmatig werken - expert input m.b.t. jongerencultuur - intermediair met bedrijfsleven/ inbreng van netwerk Daarnaast is aangegeven dat het van belang is dat naast onderwijsontwikkelaars docenten betrokken worden en gestimuleerd worden uit hun comfortzone te komen Tot slot is aangegeven dat behoefte is aan duidelijke afspraken over de vrijheden die het programma heeft op inhoudelijk en ook financieel vlak en dat behoefte bestaande aan ondersteuning op het gebied van projectmatig werken Aanbevelingen: 1. Richt de programma organisatie in zoals op de volgende slide beschreven 2. Maak afspraken over de vrijheden binnen het programma ten aanzien van: - Onderwijsinspectie; hoe experimenteel mag experimenteel zijn en hoe wordt de verantwoording hierover richting de inspectie geregeld? - ROC-kader; hoe experimenteel mag experimenteel zijn en mogen de ROC-kaders (onderwijsnotities) overschreden worden? 3. Stel een separate begroting op voor de kosten en opbrengsten van het programma (los van het reguliere lijn budget) inclusief de opbrengsten van studenten 7. Ondersteun de programma organisatie in projectmatig werken Bron: Projectplan Netwerkschool Middenkader Engineering 4, Interviews met Jos Hegeman, Geert Croes, Donald Mallien en Marieke Blei, analyse NNC

10 Aanbeveling: opzet programma organisatie Aanbevolen wordt het programma te besturen separaat van de lijnorganisatie, maar heeft wel nauw af te stemmen met de reguliere (lijn)organisatie J. Hegeman (vz) A. Wintels O. van Nugteren Nieuwbouw techniek Studentenpanel Programma Organisatie Programma organisatie en plaats t.o.v. reguliere lijnorganisatie project 1 project 2 Stuurgroep Vertegenwoordiger bedrijfsleven Expert onderwijsinnovatie/ open leren Expert jongerencultuur Netwerkschool Programmamanager PL PL PL PL PL PL project 3 project 4 project.. Centrum voor Innovatief Vakmanschap Klankbordgroep project n M. Kleingeld R. Jansen Directeur School voor Techniek Directieteam Techniek Adjunct directeur Middenkader Engineering (Donald Mallien) Reguliere lijnorganisatie Toelichting Voor de uitvoer van het programma Netwerkschool wordt een programma organisatie opgezet met eigen besturingslijnen De programmaorganisatie omvat de volgende rollen: - Stuurgroep en opdrachtgever - Programmamanager - Projectleiders - Klankbordgroep - Studentenpanel De programmaorganisatie draagt zorg voor: - het besturen van het programma - het bewaken van de programma inspanningen - het uitvoeren van de programma activiteiten - het realiseren van de programma resultaten Ontwerp Implementatie Voorgesteld wordt de verschillende pilots als projecten te besturen met eigen projectteams en -leiders, het geheel wordt bestuurd door de programmamanager die hierover rapporteert aan de stuurgroep 10

11 Aanbeveling: rollen en verantwoordelijkheden programma organisatie Binnen het programma kunnen de pilots door projectteams uitgevoerd worden, waarbij het geheel wordt bestuurd door de programmamanager Toelichting programma organisatie (zie programma charters in bijlagen voor details) Voorgesteld wordt de pilots op te pakken in projectvorm, waarbij een projectteam onder aanvoering van een projectleider de uitvoering van het project voor z n rekening neemt Het projectteam bestaat, afhankelijk van de specifieke achtergrond, uit onderwijsontwikkelaars, docenten, betrokkenen uit relevante diensten en waar nodig externe experts De projectteams kunnen ideeën voorleggen aan een klankbordgroep met experts of aan een studentenpanel met studenten ter toetsing, waarbij de klankbordgroep en het studentenpanel het projectteam moeten uitdagen out of the box te denken en te innoveren. De klankbordgroep wordt op basis van de behoefte uit projecten samengesteld, afhankelijk van de benodigde expertise en input kunnen dit ook meerdere klankbordgroepen zijn voor verschillende projecten De projectteams worden aangestuurd door een projectleider, die verantwoordelijk is voor het opleveren van de producten uit zijn of haar project en hierover rapporteert aan de programmamanager De programmamanager is verantwoordelijk voor de realisatie van het programma en stuurt op de programma resultaten en beheersing van tijd, kosten, risico s, issues, standaarden en kwaliteit De programmamanager borgt de operationele afstemming met de lijnorganisatie, rapporteert over het geheel aan de stuurgroep en vraagt de stuurgroep om relevante besluitvorming De stuurgroep creëert de randvoorwaarden voor het programma en levert de benodigde financiering en bemensing, hierbij fungeert de stuurgroep als escalatiekanaal voor de programmamanager Uitgangspunt is dat de programma organisatie producten ontwerpt en oplevert, die geïmplementeerd worden door de reguliere lijnorganisatie Bron: NNC-analyse De programmamanager rapporteert aan de stuurgroep, waar strategische beslissingen (keuzes) genomen worden omtrent de doelstelling, inrichting en resultaten van het programma 11

12 Genomen besluiten o.b.v. aanbevelingen Genomen besluiten ten aanzien van het programma de Netwerkschool Genomen besluiten 1. De relatie met de programma s Nieuwbouw Techniek en het Centrum voor Innovatief Vakmanschap zal bewaakt worden door de drie programma s te besturen vanuit één stuurgroep. Deze stuurgroep heeft een flexibele agenda, een vaste kernbezetting (J. Hegeman, de CvB-leden, M. Kleingeld en R. Jansen) en stuurgroepleden voor specifieke programma s. Daarnaast dienen de programmamanagers onderling af te stemmen 2. De overlap met de Roadmap to Excellence wordt bewaakt door afstemming op maandelijkse basis tussen de programmamanagers en het opnemen van personen in de stuurgroep van de Netwerkschool die goed zicht hebben op de Roadmap to Excellence (ROC-breed zijn dit CvB-leden, M. kleingeld en R. Jansen en specifiek voor de school voor Techniek J. Hegeman) 3. Het programmaplan dient samen met docenten geconcretiseerd te worden, dit betreft: bepalen prioriteitstelling (waarbij oog is voor het zogenaamde low hanging fruit ) bepalen fasering van het programma en bijbehorende (plateau)planning identificeren projecten die onderdeel uitmaken van het programma aanvullen bestaande project A4 s met tijdslijnen, mijlpalen etc. (zie format in bijlage) bepalen afhankelijkheden tussen de projecten en met de andere programma s opstellen detailplanning 4. De voorgestelde programma organisatie wordt ingericht 5. Over de vrijheden binnen het programma worden specifieke afspraken gemaakt, dit betreft: onderwijsinspectie; hoe experimenteel mag experimenteel zijn en hoe wordt de verantwoording hierover richting de inspectie geregeld? ROC-kader; hoe experimenteel mag experimenteel zijn en mogen de ROC-kaders (onderwijsnotities) overschreden worden? 6. Er wordt een separate begroting opgesteld voor de kosten en opbrengsten van het programma (los van het reguliere lijn budget) inclusief de opbrengsten van studenten 7. De programma organisatie zal ondersteund worden in projectmatig werken, de exacte vorm waarin dit gebeurt dient nog bepaald te worden Bron: Afstemming programma organisatie Netwerkschool 22 oktober 2010 Nadat verdere afstemming tussen Antoine Wintels en Jos Hegeman heeft plaats gevonden, dient bepaald te worden wie welke vervolgactie naar aanleiding van deze besluiten oppakt 12

13 Agenda Introductie Interviewresultaten en aanbevelingen Bijlagen NNC programma management framework Voorbeeld project A4 Programma organisatie rollen 13

14 Visie van NNC op programma management Effectief programma management bestaat uit drie stappen 1. Strategische fit 2. Definitie & Organisatie 3. Uitvoering & Monitoring Programma risico analyse Programma risico analyse Programma risico analyse Doel Programma doelstellingen en resultaten zijn in lijn met de strategische doelstellingen van de organisatie Geldige onderliggende veronderstellingen (Toekomstige) veranderingen in de interne en externe omgeving worden geanalyseerd en het effect wordt geëvalueerd in een risico analyse Programma organisatie past bij scope, doelstellingen en complexiteit van het programma Rollen en verantwoordelijkheden zijn helder beschreven Betrokken en gecommitteerde stakeholders Veranderingsaanpak past bij de organisatiecultuur Mijlpalen en tijdslijnen zijn gedefinieerd Business case met heldere KPI s Programma mandaten, business cases, project plannen en budgetten zijn gedocumenteerd en up-to-date Programma wordt adequaat uitgevoerd (bv. tijd-, budget-, stakeholder-, verander-, risicoen kwaliteitsmanagement) Resultaten worden opgeleverd volgens plan (scope, doelstellingen, tijdlijnen, budget) Kwaliteit van de resultaten wordt gecontroleerd en vergeleken met de afgesproken specificaties Er is continue zicht op programma status door transparante voortgangsrapportages Eventuele afwijkingen van de business case worden bewaakt en onderbouwd Gezien de karakteristieken en de impact van de beoogde verandering in het primaire proces van het ROC Eindhoven is het wenselijk te kiezen voor een programma benadering 14

15 1. Strategische fit Een effectief programma kent een strategische fit tussen de programma agenda en de strategische agenda van de organisatie Fit tussen strategische agenda en programma agenda Strategische agenda Karakteristieken van strategische doelstellingen Tactisch/ operationeel niveau Korte termijn focus (< 1 jaar) Van invloed op 1 dienst/ school Raakt bestaande processen Investering past in going concern business plan Lage complexiteit en risico Strategisch niveau Lange termijn focus (2-5 jaar) Van invloed op meerdere diensten/ scholen Vraagt nieuwe processen dwars door de organisatie heen Significante investering Substantiële complexiteit en risico Lijn management benadering Programma management benadering Bron: NNC programma management framework De strategische agenda dient jaarlijks te worden beoordeeld om te bepalen hoe de doelstellingen het beste kunnen worden gerealiseerd; dan wel binnen de lijn dan wel binnen een programma 15

16 2. Definitie & Organisatie (1 van 2) Effectief programma management vereist een stapsgewijze benadering (plateauplanning) en concreet gedefineerde resultaten Mgt. & Org. Processen Performance Infrastructuur Mensen & Cultuur Plateauplanning Plateau 2 Beoogd resultaat Plateau 1 Beoogd resultaat Plateau 0 Beoogd resultaat Eindplateau Eindresultaat Het programma opknippen in delen Een plateau planning is een stapsgewijze planning die helpt een programma op te delen in behapbare stukken Plateau planning geeft inzicht in de reden waarom en wanneer bepaalde projecten worden opgestart Het ontwerp van een plateauplanning kent vier stappen: 1. Ontwerpen van de individuele plateaus 2. Beschrijven van de doelstellingen per plateau 3. Plannen van het eerste plateau in detail 4. Plannen van volgende plateaus op hoofdlijnen Processen Mgt. & Org. Performance Mensen & Cultuur Infrastructuur Plan van aanpak / Project plan Per plateau, concrete activiteiten en resultaten benoemen Bepaal welke activiteiten nodig zijn om het eerste plateau te bereiken Deel activiteiten op in logische werkstromen (pijlers) en deelprojecten Stel per deelproject resultaten, planning, budget, middelen, afhankelijkheden, etc. vast in een plan van aanpak / project plan Bron: NNC programma management framework 16

17 2. Definitie & Organisatie (2 van 2) Hoewel elke situatie uniek is, bestaat een typische programma-organisatie uit een aantal helder gedefinieerde rollen Programma organisatie De stuurgroep is de eigenaar van het programma en bepaalt welke keuzes gemaakt worden Stuurgroep Programmamanager De programmamanager regisseert en coördineert het programma (in opdracht van de Stuurgroep) Expert teams kunnen worden samengesteld om specifieke issues gerelateerd aan het programma aan te pakken Een klankbordgroep kan gevormd worden om input te verkrijgen van een grotere groep managers/experts, die geen lid zijn van de stuurgroep Klankbord-groep (en) Het programma management office ondersteunt de programmamanager op het vlak van voortgangs- en risicobewaking, rapportage en communicatie De werkstromen voeren de hoofdactiviteiten uit binnen het programma. Elke werkstroom kent meerdere deelprojecten. De feitelijke oplevering van (deel)- resultaten vindt plaats in deze scherp gedefinieerde deelprojecten onder leiding van een projectleider Werkstroom 1 Deelproject X Deelproject Y Deelproject Z Werkstroom 2 Deelproject X Deelproject Y Deelproject Z Werkstroom n Deelproject X Deelproject Y Deelproject Z Bron: NNC programma management framework 17

18 3. Uitvoering & Monitoring Een succesvolle uitvoering van een programma vereist sterke programma management vaardigheden Programma management Masterplanning Verandermanagement Risicomanagement Programma Management Operationele planning & controle Budget controle Kwaliteitscontrole Bron: NNC programma management framework 18

20 Project B2.2 Rollen, competenties, functies Pijler P&O Opdrachtgever Directeur P&O, gedelegeerd pijlerregisseur Projectleider Margreet Nieuwenburg Doorlooptijd Totaal Duur van het project in weken: 52 Start Startdatum 1 maart 2010 Eind Einddatum 1 juli 2011 Achtergrond Binnen ROC Eindhoven zijn twee onderzoeken gedaan naar de vraag of aanpassing van het functiebouwwerk nodig is. Daarnaast leverden de publicaties gerelateerd aan het Convenant Actieplan Leerkracht input voor onderzoek naar eventuele aanpassing van het functiebouwwerk. De actuele en toekomstige veranderingen in het werk van onderwijsgevenden rechtvaardigen dus aanpassing van het functiebouwwerk Projectdefinitie en projectplan Projectbegrenzing (in scope) Projectdoelen De scope: ontwikkeling van instrumentarium voor de doelgroep medewerkers primaire proces. In de herziening van het competentiewoordenboek wordt o.b.p. ook meegenomen. Projectbegrenzing (out of scope) Het project behelst niet de implementatie ervan. Derhalve is ook de implementatie van een nieuw geïntegreerd personeelsadm.- en salarissysteem niet in dit project meegenomen. Competentieprofielen en functiebeschrijvingen van het OBP worden niet in het project meegenomen. 1: Het ontwikkelen van instrumentarium, in casu het functiebouwwerk primaire proces, zodat het is aangepast aan de eisen van CGO en het marktgericht werken. 2: Het ontwikkelen van nieuwe rolbeschrijvingen en nieuwe competentieprofielen voor de herziene functies in het primaire proces op basis van landelijke ontwikkelingen (bijvoorbeeld m.b.t. Taal & Rekenen, loopbaanbegeleiding en bpv) en het onderwijsconcept van ROC Eindhoven. 3: Herzien competentiewoordenboek zodat er voldoende basis is voor het nieuwe functiebouwwerk, de nieuwe rolbeschrijvingen en de nieuwe competentieprofielen. Op te leveren producten 1. Functiedifferentiatie primaire proces 5 t/m Rolbeschrijvingen en competentieprofielen voor verschillende functies 3. Herziening competentiewoordenboek ROC Eindhoven Tussenresultaten Mijlpalen Realisatiedatum 1, 2, 3 1. Maart 2011, 2. Maart 2011, 3. December 2010 Afhankelijkheden Input vanuit Professionalisering,Teamontwikkeling, Vormgeven onderwijs, Nederlands & Rekenen, loopbaanbegeleiding, bpv. Huidige functie Naam Rol binnen project Uren / week Organisatie Adv Beleid & Org HRD-adviseur Stafmw HRM Juridisch mdw Leonie Sinke Huub Peters Karin Verheijden Frank Verkamman Werkgroep Fubo Werkgroep Gecy Kennis, expertise en tijd beschikbaar stellen t.b.v. succesvolle oplevering product SILE: 0,9 uren PEHU: 0,2 uur VEKA: 2,25 uren VEFA: 0,2 uren OV: 0,8 uren EXT: 0,5 uren NIMR: 0,5 uur Business case Benefits Kosten & Investeringen Overig Risico s Wat levert het project op? Kwaliteit en efficiency Wat kost het project? ,00 Functiebeschrijving primaire proces: vertraging bij functiehouders Rolbeschrijvingen en competentieprofielen: vertraging bij functiehouders Herziening competentiewoordenboek. Beschikbare capaciteit. 20

22 Programmaorganisatie & besturing Programma stuurgroep (inclusief opdrachtgever) De stuurgroep inclusief de programmaopdrachtgever neemt de strategische beslissingen (keuzes) over richting, inrichting en resultaten van het programma Plaats in de programmaorganisatie Studentenpanel project 1 Stuurgroep Programmamanager project 2 project 3 project 4 Klankbordgroep PL PL PL PL PL PL project.. project n Charter: Programma stuurgroep (inclusief opdrachtgever) Doel De directeur van de school voor techniek, dhr. Jos Hegeman, is de opdrachtgever van het programma In de stuurgroep worden de strategische beslissingen (keuzes) genomen omtrent doelstelling, inrichting en resultaten van het programma en ook van de aanpalende programma s Nieuwbouw Techniek en Centrum voor Innovatief Vakmanschap Deelnemers De stuurgroep bestaat uit de volgende personen: - Kernleden: dhr. J. Hegeman (voorzitter), Dhr. A. Wintels, dhr O. van Nugteren, dhr R. Jansen, mevr M. Kleingeld - Flexibele leden t.b.v. Netwerkschool: Vertegenwoordiger bedrijfsleven, Expert onderwijsinnovatie/ open leren, Expert jongerencultuur Bijeenkomsten De stuurgroep komt in haar hoedanigheid van opdrachtgever eens in de twee weken bijeen om het programma te bespreken De programmamanager is aanwezig bij deze bijeenkomst, afhankelijk van de te bespreken onderwerpen worden programmaleden uitgenodigd om deze bijeenkomst bij te wonen Tijdsbesteding (uren/wk) De gemiddelde programma tijdsbesteding voor de leden van de stuurgroep bedraagt 2 uur per week Rollen en verantwoordelijkheden Vaststellen van de programmadoelstelling en scope Nemen van strategische beslissingen omtrent scope van het programma Validatie van de tijdslijnen (plateauplanning) en de hoofdlijnen van implementatie Goedkeuren en bewaken van de business case en beschikbaar stellen van het benodigde programma budget Valideren van gerealiseerde programma resultaten en opgeleverde producten (na prevalidatie door programma managementteam) Ontwerp van de programmaorganisatie en benoemen en beschikbaar stellen van de bemensing voor de programmaorganisatie Fungeren als escalatieniveau voor het programma management 22

23 Programmaorganisatie & besturing Programmamanager De programmamanager geeft tactisch en operationeel leiding aan het programma en is verantwoordelijk voor de realisatie van het programma Plaats in de programmaorganisatie Studentenpanel project 1 Stuurgroep Programmamanager project 2 project 3 project 4 Klankbordgroep PL PL PL PL PL PL project.. project n Charter: Programmamanager Doel De programmamanager is verantwoordelijk voor de realisatie van het programma De programmamanager stuurt op de programma resultaten en beheersing van tijd, kosten, risico s, issues, standaarden en kwaliteit Deelnemers De programmamanager heeft vanuit zijn/haar reguliere functie ervaring met de inhoud van de Netwerkschool en beschikt over project management vaardigheden Rapportagelijn De programmamanager legt verantwoording af aan de stuurgroep Bijeenkomsten De Programmamanager overlegt wekelijks met de projectleiders (gezamenlijk vormen ze het programma managementteam), de programmamanager is voorzitter van dit overleg De programmamanager rapporteert in het tweewekelijks stuurgroep overleg over de voortgang van het programma De programmamanager stemt tweewekelijks over de meer operationele aangelegenheden af met de adjunctdirecteur Middenkader Engineering, dhr. D. Mallien Rollen en verantwoordelijkheden Nemen van tactische beslissingen omtrent voortgang en resultaat Voorbereiden van besluitvorming door de stuurgroep omtrent scope, oplossingsrichting, tijdslijnen (plateauplanning), resultaten en organisatie Selecteren en voordragen van de bemensing van de programmaorganisatie Managen van een tijdige oplevering van resultaten, alsmede het borgen van de kwaliteit van resultaten Beheren, bewaken en rapporteren omtrent de business case van het programma Managen van risico s en issues en escaleren naar de stuurgroep indien noodzakelijk Zorg dragen voor operationele afstemming met de reguliere lijnorganisatie Zorg dragen voor alignment met aanpalende programma s en projecten Tijdsbesteding (uren/wk) De rol van programmamanager betreft een full time rol 23

24 Programmaorganisatie & besturing Projectleiders De projectleider is verantwoordelijk voor de oplevering van producten binnen afgesproken budget, tijdslijnen en kwaliteitseisen Plaats in de programmaorganisatie Studentenpanel project 1 Stuurgroep Programmamanager project 2 project 3 project 4 Klankbordgroep PL PL PL PL PL PL project.. project n Charter: Projectleider Doel van de de Projectleider De projectleider is verantwoordelijk voor de oplevering van de producten vanuit zijn/haar project, binnen afgesproken budget, tijdslijnen en kwaliteitseisen Deelnemers De rol van projectleider wordt ingevuld door onderwijsontwikkelaars of docentontwikkelaars De projectleider heeft vanuit zijn/haar reguliere functie ervaring met de inhoud van het betreffende project en beschikt over project management vaardigheden Rapportagelijn De projectleider rapporteert aan de programmamanager Tijdsbesteding (uren/wk) De tijdsbesteding zal per project verschillen en dient daarom per project bepaald te worden Rollen en verantwoordelijkheden Tijdige oplevering van resultaten zoals beschreven in het projectplan Opstellen van een projectplan Plannen, managen en monitoren van taken en activiteiten en waarnodig bijsturen Verschaffen van een voortgangsrapportage aan de programmamanager Escaleren van project issues aan de programmamanager Bewaken afhankelijkheden met andere projecten Betrekken van scholen in het projectteam voor de ontwikkeling van producten Benoemen en coachen van projectteam medewerkers Toewijzen van taken aan projectteam medewerkers Bijeenkomsten De projectleider heeft op frequente basis afstemming met zijn/haar projectteam Wekelijks neemt de projectleider deel aan het programma managementteamoverleg, waarvan de projectleiders en de programmamanager deel uit maken 24

25 Programmaorganisatie & besturing Klankboard/ studentenpanel De klankbordgroep en het studentenpanel fungeren als referentiegroep voor de projectteams en moeten de teams uit dagen out of the box te denken Plaats in de programmaorganisatie Studentenpanel project 1 Stuurgroep Programmamanager project 2 project 3 project 4 Klankbordgroep PL PL PL PL PL PL project.. project n Charter: Klankboard/ studentenpanel Doel van het klankboard/ studentenpanel Het doel van de klanbordgroep en het studentepanel is fungeren als refenrentiegroep waar ideeen getoetst kunnen worden en projectteams uitgedaagd worden out of the box te denken Deelnemers De klankbordgroep bestaat uit interne en externe vrije geesten die kunnen helpen bij toekomstgerichte onderwijsontwikkeling, hun tijd vooruit zijn en innovatieve denkers zijn Er kunnen afhankelijk van de inhoud en context meerdere klankbordgroepen zijn die aansluiten bij de behoefte van de verschillende projecten Het studentenpanel bestaat uit studenten uit de opleiding Middenkader Engineering Rapportagelijn De klankboardgroep en het studentenpanel hebben geen rapportage verantwoordelijkheid Tijdsbesteding (uren/wk) Nader te bepalen per project Rollen en verantwoordelijkheden Het voorzien van projecttemas van advies en commentaar ten aanzien van de pilots en hieraan gerelateerde producten Uitdagen van de projecttemas om echt innovatief en out of the box te denken, zodat de projectteams hun comfortzone verlaten Valideren van projectproducten voorafgaand ana d evalidatie door de stuurgroep Bijeenkomsten Nader te bepalen per project 25